Sử dụng thông tin của kế toán quản trị cho việc ra quyết định của nhà quản lý

Thông tin kế toán quản trị là tập hợp các báo cáo và dữ liệu mà các nhà quản lý sử dụng để đưa ra các quyết định tài chính và có vai trò quan trọng trong quản lý và điều hành doanh nghiệp. Chúng được coi là một công cụ hữu hiệu của quản trị doanh nghiệp trong thực hiện các mục tiêu quản lý. Mục tiêu của thông tin kế toán quản trị là tạo thêm giá trị cho doanh nghiệp thông qua việc kiểm soát và sử dụng nguồn lực một cách tốt nhất.

 Hiện nay, Kế toán quản trị (KTQT) thường sử dụng các báo cáo kế toán tài chính để lập nên hệ thống báo cáo quản trị nội bộ, từ đó lên kế hoạch chiến lược hỗ trợ chủ doanh nghiệp đưa ra những quyết định sáng suốt giúp doanh nghiệp vận hành được tốt hơn. Theo đó, kế toán quản trị sẽ cung cấp 02 loại thông tin cho chủ doanh nghiệp là thông tin tài chính và thông tin phi tài chính: thông tin tài chính bao gồm các báo cáo tài chính như Báo cáo lợi nhuận, Báo cáo tài sản và Báo cáo dòng tiền; còn thông tin phi tài chính bao gồm các Báo cáo tổng quan thị trường, Báo cáo phân tích đối thủ cạnh tranh và Báo cáo phân tích khách hàng.

Để KTQT thực sự trở thành một công cụ hữu hiệu của quản trị DN, trở thành kế toán chiến lược, cần phải có cách nhìn TỔNG THỂ về hệ thống về thông tin KTQT. Bên cạnh đó là phải hiểu, biết cách vận dụng tối đa thông tin KTQT trong THỰC TẾ để ra các quyết định kinh doanh, lập kế hoạch tài chính cũng như quản lý tăng trưởng.

Bài viết chuyên sâu dưới đây sẽ cho bạn một góc nhìn toàn cảnh về Hệ thống thông tin kế toán quản trị cũng như cách để hiểu và vận dụng thông tin kế toán quản trị một cách tối đa vào việc quản trị kinh doanh.

Các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Để đảm bảo Hệ thống thông tin kế toán quản trị trong DN hoạt động hiệu quả, cần nghiên cứu trên các góc độ: Mục tiêu, cấu trúc và môi trường hoạt động của hệ thống thông tin KTQT.

Mục tiêu và Đặc điểm thông tin của kế toán quản trị

Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng thông tin kế toán quản trị là các chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý để kiểm soát và ra quyết định nhằm đảm bảo hiệu quả quản lý. Như vậy, cần phải thiết kế hệ thống báo cáo KTQT với đặc điểm là cung cấp thông tin để kiểm soát hoạt động và ra quyết định quản lý, các chỉ tiêu trên báo cáo phải linh hoạt, phù hợp từng cấp quản lý, từng thời điểm sử dụng… Về hệ thống báo cáo quản trị, trong các doanh nghiệp thường sử dụng một số loại báo cáo với các chức năng riêng:

+) Hệ thống báo cáo thực hiện chức năng kiểm soát: Kiểm soát là một chức năng quan trọng trong quản trị DN, là một tiến trình gồm nhiều hoạt động kiểm tra, giám sát để đảm bảo hoạt động được thực hiện như mục tiêu đã đặt ra.

– Báo cáo phân tích chênh lệch, được lập dưới dạng chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch, hoặc chênh lệch giữa các kỳ thực tế hoạt động, hoặc kết hợp cả hai loại báo cáo trên. Báo cáo giúp phân tích nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch đó để nhà quản trị có biện pháp thích hợp điều chỉnh.

– Báo cáo phân tích nhân tố, phân tích sự ảnh hưởng của các nhân tố lên chỉ tiêu kinh tế tổng hợp như thế nào, làm tăng hay giảm bao nhiêu, trên cơ sở đó nhà quản trị xem xét được sự ảnh hưởng của nó lên các chỉ tiêu trọng yếu trong kế hoạch và có giải pháp tác động lên nó.

– Báo cáo thành quả quản lý, đánh giá hiệu quả điều hành của nhà quản trị các cấp trong phạm vi quyền quản lý. Trên cơ sở xác định nguyên nhân sai lệch giữa thực tế và mục tiêu, đề xuất các biện pháp đưa hoạt động theo định hướng ban đầu hoặc thay đổi tiêu chuẩn để đạt hiệu quả quản lý mong đợi.

– Báo cáo kết quả bộ phận, là báo cáo trách nhiệm quản lý mà bộ phận đó có thể xác định được riêng biệt về doanh thu, thu nhập và chi phí.

+) Hệ thống báo cáo thực hiện chức năng ra quyết định: Ra quyết định là một trong các chức năng cơ bản của quản trị DN. Một quyết định đúng đắn, kịp thời sẽ mang lại hiệu quả, sự ổn định, phát triển và đảm bảo được mục tiêu của tổ chức.

– Báo cáo phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận (CVP), giúp nhà quản lý xem xét sự ảnh hưởng giữa các nhân tố về khối lượng, giá bán, biến phí, định phí, cơ cấu sản phẩm, kết cấu chi phí… lợi nhuận để có quyết định đúng đắn về sản xuất và tiêu thụ.

– Báo cáo phân tích thông tin thích hợp, theo một quy trình chọn lọc, đơn giản hoá thông tin giữa các phương án để cung cấp thông tin ngắn gọn, phù hợp và có trọng tâm cho nhà quản trị chọn lựa một phương án kinh doanh trên cơ sở nhận diện các thông tin thích hợp.

>>> Xem thêm:

Xây dựng tổ chức bộ máy kế toán như thế nào mới là ”tối ưu” cho DN ?

Bí quyết xây dựng KPI cho phòng kế toán hiệu quả

Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán quản trị

Có ba phần tử quan trọng của HTTT KTQT là con người, thiết bị và dữ liệu. Các phần tử này cần phải được nhận diện để HTTT KTQT thực hiện mục tiêu và cải tiến. Cụ thể:

– Về con người: Khi xem xét yếu tố con người cần phải tập trung một số khía cạnh sau: Năng lực, trình độ của nhân viên KTQT; Tổ chức bộ máy KTQT; Mối quan hệ giữa kế toán với các bộ phận trong DN.

– Về thiết bị, phương tiện: Đây là công cụ để thực hiện việc thu nhận, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin. Trang thiết bị kỹ thuật như hệ thống máy vi tính, thiết bị mạng và các phần mềm kế toán xử lý tự động là rất cần thiết đối với HTTT KTQT hiện đại.

– Về dữ liệu của KTQT: Là nguyên liệu của HTTT KTQT nhằm chế biến thành thông tin hữu ích cho nhà quản trị trong việc thực hiện mục tiêu hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. Dữ liệu KTQT bao gồm thông tin quá khứ, thông tin kế hoạch, thông tin tương lai, được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau bên trong và bên ngoài DN, bằng nhiều phương pháp như các phương pháp kế toán, phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phỏng vấn, phương pháp thực nghiệm,..

Môi trường hoạt động của hệ thống thông tin kế toán quản trị

Để đảm bảo HTTT KTQT hoạt động hiệu quả cần phải xem xét sự tác động qua lại với môi trường của nó. Một số nhân tố chính tác động đến HTTT KTQT có thể kể đến như sau:

– Chiến lược phát triển của DN: Chiến lược là việc tạo dựng cho DN một vị thế duy nhất và có giá trị nhờ việc triển khai một hệ thống các hoạt động khác biệt với đối thủ, trên cơ sở năng lực cốt lõi. Việc xây dựng chiến lược phát triển cần phải xem xét đến các nguồn lực hiện có và năng lực của DN. HTTT KTQT cần phải thiết lập, vận hành để hướng tới việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý trong việc xây dựng chiến lược, hoạch định mục tiêu.

– Nhu cầu thông tin KTQT của các nhà quản lý: HTTT KTQT được tổ chức tốt hay không phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của nhà quản lý. Nhận thức của nhà quản trị là nhân tố quyết định việc tổ chức, khai thác HTTT KTQT như thế nào để đáp ứng mục tiêu của nhà quản trị.

– Đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý: Mỗi DN đều có một quy trình công nghệ khác nhau, lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh, phương thức quản lý khác nhau điều này cũng ảnh hưởng đến HTTT KTQT trong từng DN.

– Môi trường khoa học công nghệ: Khoa học công nghệ ảnh hưởng rất lớn đến việc khai thác, phương thức xử lý HTTT KTQT. Với sự phát triển mạnh mẽ về công nghệ thông tin, việc tổ chức HTTT KTQT dưới sự hỗ trợ của các thiết bị hiện đại, phần mềm chuyên dụng sẽ đảm bảo khoa học trong việc thu nhận, xử lý dữ liệu góp phần cung cấp thông tin một cách thiết thực, tin cậy cho nhà quản trị để mục tiêu quản lý.

Quy trình xử lý thông tin kế toán quản trị

Quy trình xử lý thông tin kế toán quản trị bao gồm các bước như : Thu thập dữ liệu – Xử lý dữ liệu – Cung cấp thông tin – Kiểm soát thông tin.Từ đó, có thể phân chia HTTT KTQT thành các hệ thống con gồm: Hệ thống thu nhận dữ liệu; hệ thống xử lý dữ liệu; Hệ thống cung cấp thông tin; hệ thống kiểm soát thông tin với các quy trình khác nhau.

1.Hệ thống thu nhận dữ liệu

Thu nhận dữ liệu là giai đoạn đầu tiên trong quy trình thông tin KTQT, hệ thống thu nhận bao gồm các nội dung:

– Nhân sự để tổ chức thu nhận dữ liệu: Nhân viên KTQT phối hợp với các bộ phận khác trong DN trong quá trình thu thập dữ liệu, trong đó nhân viên KTQT đóng vai trò chính trong quá trình thu nhận.

– Các thủ tục khi nhập dữ liệu: Việc sử dụng phần mềm cần phải tuân thủ các quy trình, thủ tục để đảm bảo phần mềm hoạt động một cách hiệu quả.

– Tính chất của dữ liệu: Thông tin ban đầu mà HTTT KTQT thu nhận có thể là thông tin quá khứ (nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra), thông tin kế hoạch (dự toán, dự tính) hoặc thông tin tương lai (dự báo, dự đoán).

– Nguồn dữ liệu: Dữ liệu KTQT được thu thập từ kế toán tài chính, KTQT (phòng kế toán), từ các bộ phận, phòng ban trong DN (bộ phận sản xuất, bộ phận tiêu thụ, bộ phận kỹ thuật, bộ phận chiến lược, bộ phận nhân sự, bộ phận cung ứng…), từ cơ quan quản lý Nhà nước, từ đối thủ cạnh tranh, từ các hiệp hội nghề nghiệp, từ báo cáo phân tích của các chuyên gia…

– Phương pháp thu thập dữ liệu: Thông tin ban đầu bao gồm dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp được thu thập bằng nhiều phương pháp khác nhau như các phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp quan sát, điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phương pháp thực nghiệm…

2. Hệ thống xử lý dữ liệu

Hệ thống xử lý dữ liệu có nhiệm vụ chuyển dữ liệu ban đầu thành thông tin KTQT có ích cho nhà quản trị. Hệ thống xử lý dữ liệu cần thực hiện:

– Chuẩn hóa dữ liệu thu thập: Đây là giai đoạn làm cho dữ liệu có giá trị, hiệu chỉnh dữ liệu và mã hóa dữ liệu để xử lý. Nhân viên KTQT sẽ kiểm tra tính đáng tin cậy của dữ liệu thu thập được, trên cả góc độ định tính và định lượng, nếu có sai sót tiến hành hiệu chỉnh lại dữ liệu, đồng thời mã hóa dữ liệu theo các phương pháp phù hợp.

– Tổng hợp dữ liệu: Sau khi chuẩn hóa xong, dữ liệu KTQT phải được tổ chức tổng hợp theo các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật xử lý của KTQT để cung cấp thông tin.

– Phân tích thông tin: Việc phân tích thông tin KTQT thường sử dụng các phương pháp như phương pháp so sánh, phương pháp phân tích nhân tố, phương pháp cân đối, phương pháp phân tích chi tiết…

3.Hệ thống cung cấp thông tin

Thông tin KTQT sau khi tổng hợp và phân tích sẽ tiến hành cung cấp cho nhà quản trị để sử dụng. Hệ thống cung cấp thông tin xem xét trên các khía cạnh:

– Trách nhiệm của KTQT: Kế toán theo từng bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm về xử lý thông tin trên cơ sở dữ liệu thu thập được, trình kế toán trưởng để duyệt thông tin. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước nhà quản trị về việc cung cấp thông tin.

– Phương thức truyền thông tin: Là cách thức truyền tải thông tin cho nhà quản trị trên cơ sở đảm bảo yêu cầu thiết thực, kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Đối với việc sử dụng phần mềm, việc truyền tải thông tin cho nhà quản trị theo các phương thức sau: (i) KTQT xuất dữ liệu dưới dạng bản mềm (files) để gửi qua internet cho nhà quản trị, đồng thời in bản giấy, có ký xác nhận của kế toán trưởng chuyển kèm theo để tăng tính pháp lý của thông tin truyền đạt; (ii) nhà quản trị trực tiếp truy cập, truy xuất dữ liệu trên phần mềm để lấy thông tin.

– Đối tượng nhận thông tin: Thông thường là các nhà quản trị các cấp của DN, tùy theo thông tin cung cấp là loại thông tin nào để xác định đối tượng nhận tin. Nếu thông tin KTQT phục vụ cho mục tiêu chiến lược thì người nhận tin là nhà lãnh đạo cao cấp, còn nếu phục vụ cho mục tiêu tác nghiệp thì người nhận tin là các nhà quản trị các phòng ban chức năng, ban giám đốc DN.

4. Hệ thống kiểm soát thông tin

Kiểm soát thông tin là hệ thống nhằm đảm bảo cho hoạt động của HTTT KTQT được an toàn, tránh các rủi ro, đảm bảo tính bảo mật của thông tin và nhằm thực hiện mục tiêu của thông tin KTQT. Việc thiết lập hệ thống kiểm soát bao gồm:

– Phân quyền trong HTTT KTQT: Cần xác định khối lượng công việc và trách nhiệm của từng nhân viên trong việc thu thập, xử lý, cung cấp và thông tin. Cần xây dựng một quy trình chung trong việc vận hành HTTT KTQT.

– Kiểm soát phương thức xử lý của HTTT KTQT: Quá trình thu thập, tổng hợp, phân tích, cung cấp và sử dụng thông tin thường kết hợp giữa các bộ phận trong DN, kết hợp giữa con người và thiết bị kỹ thuật, kết hợp giữa nguyên lý và phương pháp KTQT. Vì vậy, nhất thiết cần phải xây dựng quy trình kiểm soát để tránh các rủi ro và đảm bảo an toàn cho HTTT KTQT.

– Bảo mật thông tin KTQT: Thông tin KTQT là thông tin trong nội bộ DN, chỉ cung cấp riêng cho các nhà quản trị để thực hiện các mục tiêu quản lý, do vậy tính bảo mật thông tin đòi hỏi rất cao. Do đó, cần phải thực hiện các biện pháp nhằm bảo mật thông tin KTQT.

>> Xem thêm:

Xây dựng hệ thống thông tin kế toán chuyên nghiệp

Xây dựng quy trình kế toán trong doanh nghiệp

Hiểu thông tin của kế toán quản trị để quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Hiểu và sử dụng thông tin kế toán quản trị thành thạo để thực thi quản lý doanh nghiệp có thể giúp cho các nhà quản lý hiểu rõ hơn về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh và các vấn đề khác liên quan đến doanh nghiệp. Những thông tin này cũng có thể giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn và đưa ra các kế hoạch tài chính, các chiến lược tăng trưởng phù hợp để phát triển doanh nghiệp.

Đầu tiên, hãy so sánh Kế toán quản trị và Kế toán tài chính ở doanh nghiệp bạn

Nhiều nhiệm vụ của kế toán hướng đến việc biên soạn các giấy tờ và báo cáo mà doanh nghiệp bạn được yêu cầu cung cấp cho các cơ quan bên ngoài và các bên liên quan. Các cơ quan chính phủ yêu cầu bạn điền vào các biểu mẫu thuế và nộp thuế dựa trên thông tin kế toán tài chính. Các ngân hàng yêu cầu bạn cung cấp báo cáo tài chính khi bạn nộp đơn xin vay và sau đó khi họ giám sát tình hình tài chính của bạn trong suốt thời hạn của khoản vay. Các cổ đông và nhà đầu tư có quyền nhận được thông tin tài chính thường xuyên thông báo cho họ về tác động của các khoản đầu tư của họ.

Tuy nhiên, kế toán quản trị sẽ chuẩn bị thông tin tài chính để sử dụng nội bộ, đặc biệt là để đưa ra các quyết định quản lý và kế hoạch chiến lược. Thông tin này có thể bao gồm bất kỳ điều gì mà người quản lý muốn làm sáng tỏ một số khách quan về hoạt động và tiềm năng lợi nhuận của công ty. 

Kế toán tài chính chuẩn bị các báo cáo dựa trên các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi để đảm bảo mức độ chặt chẽ và nhất quán giữa các ngành và trong từng doanh nghiệp. Thông tin kế toán quản trị bao gồm một số báo cáo giống như kế toán tài chính, nhưng các quy tắc đo lường và báo cáo cho kế toán quản trị chỉ cần đáp ứng các tiêu chuẩn nội bộ của bạn về tính chính xác và hữu ích vì những số liệu này thường sẽ chỉ được nhân viên của bạn xem xét và sử dụng.

Thứ hai, tìm hiểu mối liên hệ giữa Kế toán quản trị và Báo cáo tài chính

Các báo cáo tài chính được biên soạn cho kế toán tài chính cũng sẽ cung cấp kết quả cho việc thu thập thông tin kế toán quản trị. Nhân viên kế toán của bạn đã hoàn thành công việc chuẩn bị những con số này cho các cơ quan bên ngoài, nhưng bạn cũng có thể sử dụng thông tin tương tự cho các mục đích nội bộ.

• Lợi nhuận và thua lỗ. Báo cáo lãi lỗ ( P&L ) hay Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho biết doanh nghiệp của bạn đã kiếm được và chi tiêu bao nhiêu trong một khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như một tháng, một quý hoặc một năm. Kế toán tài chính phải chuẩn bị các báo cáo này để báo cáo thuế thu nhập và trách nhiệm giải trình với các cơ quan bên ngoài khác. Những báo cáo này cũng hữu ích cho kế toán quản trị vì chúng cho biết tỷ suất lợi nhuận gộp và ròng của bạn và nơi doanh nghiệp của bạn cần cắt giảm chi phí hoặc tăng doanh thu.
•  Bảng cân đối kế toán.  Bảng cân đối kế toán của bạn cho biết doanh nghiệp của bạn sở hữu bao nhiêu, nợ bao nhiêu và các tài sản và nợ phải trả này được phân phối như thế nào. Các biểu mẫu thuế doanh nghiệp yêu cầu bạn gửi bảng cân đối kế toán và các ngân hàng cũng như nhà đầu tư đặc biệt quan tâm đến thông tin bảng cân đối kế toán vì nó cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về sự ổn định tài chính của công ty bạn. Kế toán quản trị có thể sử dụng cùng một thông tin để lập kế hoạch khi bạn xác định xem bạn có cần trả nợ nhanh hơn hay bạn cần tiếp cận với nhiều tiền mặt thanh khoản hơn.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Tài liệu tài chính này trình bày tình hình tiền mặt của công ty bạn, cho biết liệu bạn có đủ vốn khả dụng để đáp ứng chi phí hoạt động hiện tại và các nghĩa vụ tài chính bên ngoài hay không. Các nhà cho vay và nhà đầu tư coi đó là một phần quan trọng của bức tranh ghép hình thể hiện sức khỏe tài chính tổng thể của công ty bạn. Tuyên bố này cũng rất có giá trị đối với kế toán quản trị vì nó cho thấy chi tiết công ty của bạn có thể cần bao nhiêu tiền tài trợ và khi nào nên cắt giảm chi tiêu một cách thận trọng.

Thứ ba, hiểu kế toán chi phí

Kế toán chi phí thuộc lĩnh vực kế toán quản trị, mặc dù nó phần lớn không liên quan đến kế toán tài chính cho các mục đích bên ngoài. Thông tin kế toán quản trị này cung cấp những hiểu biết không thể thiếu về chi phí sản xuất hoặc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ khác nhau của công ty bạn và sản phẩm nào mang lại lợi nhuận cao nhất.

Kế toán chi phí gắn liền với giá vốn hàng bán, một dòng trên báo cáo lãi lỗ (P&L) phản ánh số tiền bạn đã thực sự chi tiêu để sản xuất các dịch vụ của mình so với các chi phí cơ sở hạ tầng khác liên quan đến việc điều hành doanh nghiệp của bạn. Sau đó, giá vốn hàng bán được sử dụng để tính tỷ suất lợi nhuận gộp hoặc tỷ lệ phần trăm doanh thu còn lại của bạn sau khi trừ đi các chi phí hoạt động trực tiếp này. Mặc dù giá vốn hàng bán và tỷ suất lợi nhuận gộp cung cấp những thông tin có giá trị cho kế toán quản trị, nhưng những số liệu này chỉ cung cấp mức trung bình chung.

Để đánh giá và cải thiện khả năng sinh lời, doanh nghiệp của bạn cũng có thể chia nhỏ chi phí cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, đặc biệt là lao động trực tiếp và nguyên vật liệu cung cấp chúng. Nếu doanh nghiệp của bạn sản xuất giày, thông tin này sẽ cho bạn biết thiết kế nào bạn cung cấp có chi phí sản xuất cao nhất và mang lại lợi nhuận cao nhất. Thông tin đó cũng có thể giúp bạn đưa ra các quyết định chiến lược, chẳng hạn như có nên quảng bá mạnh mẽ thiết kế mang lại nhiều lợi nhuận hơn hay không và liệu có nên ngừng thiết kế kiếm được ít thu nhập ròng hơn hay không.

>>> Xem thêm:

Báo cáo cơ cấu chi phí: 5 yếu tố cấu thành nên chi phí trong doanh nghiệp

Báo cáo quản trị chi phí:Kiểm soát tối chi phí để tối đa hóa lợi nhuận

Thứ tư, hiếu số liệu năng suất

Là một phần trong nỗ lực kế toán quản trị, doanh nghiệp của bạn cũng có thể thu thập thông tin về năng suất của hệ thống sản xuất. Các chi tiết cụ thể của việc thu thập dữ liệu này có thể là duy nhất đối với từng doanh nghiệp riêng lẻ, nhưng ý tưởng chung là như nhau: đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc liên quan đến đầu ra cụ thể , chẳng hạn như số lượng đơn vị được sản xuất. Giống như kế toán chi phí, các số liệu về năng suất có thể cung cấp thông tin chi tiết về dịch vụ nào của bạn mang lại nhiều tiền mặt và dịch vụ nào gây áp lực lên lợi nhuận của bạn.

Dữ liệu về năng suất cũng có thể giúp bạn cải thiện hiệu quả bằng cách cung cấp thông tin khách quan về thời gian cần thiết để sản xuất một lô sản phẩm và biến số nào ảnh hưởng đến năng suất này. Có vẻ như bộ phận sản xuất của bạn đang hoạt động hiệu quả vì nó luôn hoàn thành công việc, nhưng khi bạn bắt đầu theo dõi số giờ liên quan đến sản lượng, bạn có thể thấy rằng nó khiến bạn tốn quá nhiều chi phí và bạn đang dành quá nhiều chi phí tiền lương của mình cho một quy trình sản xuất cụ thể.

Kế toán quản trị cho phép bạn cải thiện năng suất bằng cách quan sát tác động của những thay đổi có vẻ không đáng kể nhưng có thể gây ra những hậu quả ‘’khó lường’’. Việc theo dõi dữ liệu sản xuất giúp bạn tìm ra số lượng người lý tưởng cần có trong phân xưởng và quy mô lô lý tưởng để sản xuất trước khi quá trình sản xuất bắt đầu bị sa lầy hoặc tắc nghẽn. Thời gian dành thêm cho việc thu thập dữ liệu này có thể dễ dàng tự trả bằng thời gian tiết kiệm được khi thực hiện các thay đổi dựa trên các quan sát của bạn.

Thứ năm, hiểu dữ liệu bán hàng

Các cơ quan thuế quan tâm đến số liệu bán hàng tổng thể của bạn làm cơ sở cho báo cáo thuế của bạn, nhưng họ thực sự không quan tâm đến những gì đang bán chạy, ai đang mua nó và doanh số bán hàng của bạn mạnh nhất ở đâu. Tuy nhiên, thông tin này mang ý nghĩa rất quan trọng đối với tiềm năng kiếm lợi nhuận của công ty bạn.

Nếu bạn có thể xác định những người bán hàng mạnh nhất của mình và hiểu tại sao họ lại thành công như vậy, bạn sẽ có thông tin hữu ích để tăng doanh số bán hàng và cuối cùng là tăng trưởng lợi nhuận của mình. Bằng cách theo dõi doanh số bán hàng theo sản phẩm theo thời gian và địa điểm , bạn có thể thấy các biến động theo mùa, các đợt tăng đột biến và thay đổi xảy ra tại các địa điểm bán hàng khác nhau.

Tất nhiên, tính hữu ích của thông tin này phụ thuộc vào khả năng của nhân viên kế toán quản trị của bạn trong việc nhận ra mối tương quan với các sự kiện bên trong và bên ngoài và sau đó kiểm tra các lý thuyết này. Bạn có thể nhận thấy rằng một sản phẩm cụ thể bán chạy đặc biệt vào những ngày nắng, nhưng cũng có thể hợp lý khi rút ra kết luận rằng sản phẩm này bán chạy với khách du lịch và có nhiều khách du lịch đến thành phố hơn vào những thời điểm nắng hơn trong năm. Bạn có thể kiểm tra những kết luận này bằng cách xem xét dữ liệu bán hàng từ những ngày nắng trong mùa du lịch thấp điểm và cả những ngày mưa trong thời gian du lịch cao điểm trong năm.

Kế toán quản trị cũng có thể cung cấp thông tin hữu ích về bán hàng bằng cách đánh giá số liệu từ các nhân viên khác nhau. Một số nhân viên bán hàng của bạn có thể luôn thể hiện những con số cao hơn những người khác và những khác biệt này có thể đến từ các ca làm việc khác nhau mà họ làm việc, các lĩnh vực khác nhau mà họ phụ trách hoặc tính cách hoặc mức độ nhiệt tình khác nhau của họ. Bạn có thể kiểm tra các giả thuyết bằng cách luân chuyển nhân viên giữa các địa điểm và bạn cũng có thể sử dụng dữ liệu bán hàng để tạo điểm chuẩn hoặc kỳ vọng hợp lý cho doanh số bán hàng hàng ngày hoặc hàng tháng.

Thứ sáu, Xây dựng kế hoạch tài chính từ thông tin kế toán quản trị

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ của kế toán tài chính cung cấp thông tin chi tiết về vị trí tiền mặt hiện tại của bạn, nhưng kế toán quản trị cung cấp nguồn thông tin chính để lập kế hoạch tài chính khi dự đoán tương lai, dự đoán và giải quyết các thiếu hụt về dòng tiền. Một báo cáo dòng tiền là một công cụ có giá trị để nhìn trước xem khi nào bạn sẽ thiếu tiền mặt và thiếu bao nhiêu cũng như khi nào bạn sẽ có thêm tiền để chi tiêu và tiết kiệm.

Dòng tiền dự kiến, hoặc dự báo, liệt kê tất cả các nguồn tiền mặt hiện có của bạn , bao gồm tiền còn lại từ các kỳ kế toán trước, doanh thu đến từ các nguồn như bán lẻ và bán buôn và tiền từ các khoản vay mà bạn có thể đảm bảo trong giai đoạn sắp tới. Trong một phần riêng biệt, nó cũng liệt kê tất cả các khoản chi tiêu ra ngoài của bạn như tiền thuê nhà, nguyên liệu sản xuất, chi phí phương tiện, tiện ích và tiền gốc và lãi khoản vay. Bằng cách trừ tiền đi từ tiền vào hàng tháng, bạn có thể biết khi nào mình sắp rơi vào khủng hoảng dòng tiền.

Kế toán quản trị sử dụng thông tin này làm cơ sở để đảm bảo tài chính. Bằng cách xem xét mức thâm hụt mà bạn sẽ phải gánh chịu ở điểm thấp nhất trong chu kỳ hàng năm của mình, bạn có thể biết mình có thể sẽ cần vay bao nhiêu. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thông tin trên mẫu quy ước về dòng tiền của mình để xác định thời điểm tốt để thực hiện thúc đẩy bán hàng nhằm tăng doanh thu hoặc thắt chặt chi tiêu để bạn có thêm tiền khả dụng.

>>> Xem thêm:

Giải pháp nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp

Giải pháp cắt giảm chi phí trong mỗi doanh nghiệp

Phương pháp lập kế hoạch tài chính cho nhà quản trị

Quy trình lập kế hoạch tài chính

Thứ bảy, quản lý tăng trưởng cho doanh nghiệp của bạn từ thông tin kế toán quản trị

Thông tin kế toán quản trị cũng có thể cung cấp cơ sở để đánh giá cách thức và thời điểm phát triển doanh nghiệp của bạn. Tất cả dữ liệu về doanh số bán hàng, chi phí và tiền mặt hiện có đều được đưa vào các quyết định này, điều này cũng phụ thuộc vào khả năng thấu hiểu và xử lý các số liệu kế toán quản trị từ nhóm quản lý của bạn. Thực tế là doanh nghiệp của bạn cần nhiều tiền hơn không nhất thiết có nghĩa là bạn nên đầu tư vào một sản phẩm mới hoặc thị trường mới. Bạn có thể không có đủ vốn để thực hiện bước đi này một cách công bằng, hoặc bạn có thể chưa hiểu đầy đủ những gì khách hàng của mình muốn hoặc cần.

Để sử dụng thông tin kế toán quản trị để lập kế hoạch tăng trưởng, bạn phải tập hợp dữ liệu từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp của mình để cung cấp cơ sở cần thiết để đưa ra quyết định. Bạn cũng phải nghiên cứu các chi phí và thị trường tiềm năng để đưa ra những đánh giá tốt nhất có thể về cách thức mà các dự án kinh doanh mới của bạn có thể tự chi trả và trong khung thời gian nào.

Tất nhiên, không có cách nào để dự đoán doanh số bán hàng của một sản phẩm mới trong một thị trường mới với độ chính xác tuyệt đối. Tuy nhiên, nếu bạn hiểu hiệu suất trước đây của công ty mình và báo cáo xu hướng chi phí hiện tại, bạn có thể sử dụng thông tin này để đưa ra dự đoán có cơ sở cho những nỗ lực trong tương lai.

>>> Xem thêm: Báo cáo xu hướng ngành công nghiệp sản xuất 

Hoàn thiện hệ thống thông tin của kế toán quản trị cũng là tối ưu bộ máy kế toán trong doanh nghiệp bạn

Việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản trị sẽ giúp tối ưu hóa bộ máy kế toán của doanh nghiệp, từ đó tăng cường khả năng quản lý tài chính và kinh doanh, giúp Ban lãnh đạo đưa ra quyết định hiệu quả và cải thiện hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. 

Đến với dịch vụ Setup hệ thống kế toán TACA, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán – Kiểm toán – Kiểm soát nội bộ tại TACA không chỉ giúp doanh nghiệp rà soát, kiểm tra, xác nhận hệ thống số liệu kế toán quản trị khi đưa ra được số liệu đầu kỳ có cơ sở; căn cứ để tiếp tục theo dõi và thực hiện; lập Báo cáo phân tích, đánh giá về tình hình tài chính hiện tại cho Ban lãnh đạo; cảnh báo về các vấn đề số liệu trong quá khứ và có khả năng xảy ra trong tương lai,…mà còn là CHUẨN HÓA bộ máy kế toán từ các quy trình, quy chế, mẫu biểu,… theo đúng mục tiêu ngành nghề kinh doanh một cách chuyên nghiệp, nâng cao sức khỏe tài chính, đảm bảo hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách hiệu quả và bền vững.

Tìm hiểu thêm về Dịch vụ Setup hệ thống kế toán TACA theo link:

Dịch vụ setup hệ thống kế toán

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn Setup hệ thống kế toán, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 hoặc đăng kí tư vấn TẠI ĐÂY

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội