Giải pháp cắt giảm chi phí trong mỗi doanh nghiệp

Cắt giảm chi phí là một hoạt động đặc biệt diễn ra trong nội bộ doanh nghiệp. Bởi chi phí vận hành cao cũng đồng nghĩa với việc lợi nhuận của doanh nghiệp bị giảm sút kéo theo lợi thế cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp dần biến mất. Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí ra sao để tối ưu hóa được lợi nhuận lại là bài toán khó đối với mỗi chủ doanh nghiệp. Vậy cắt giảm chí là gì? Và giải pháp nào là lối đi đúng đắn soi sáng và giúp doanh nghiệp thu lại lợi nhuận tối ưu mà vẫn phát triển vững mạnh? Hãy cùng Taca trả lời cho vấn đề trên thông qua 11 giải pháp giúp cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp dưới đây nhé!

Cắt giảm chi phí là gì?

Cắt giảm chi phí (Cost Cutting) là tiến đến chỉ sử dụng kinh phí cho hoạt động thực sự cần thiết. Nhờ đó mà các lợi ích kinh doanh của doanh nghiệp được tăng cao. Đây được coi là hoạt động kiểm soát chi phí đưa ra giải pháp tiết kiệm tiền, cắt giảm những chi phí không cần thiết. Các nội dung cắt giảm không làm ảnh hưởng đến hoạt động và vận hành của doanh nghiệp.

>>Xem thêm: Báo cáo quản trị chi phí: Kiểm soát tốt chi phí để tối ưu lợi nhuận

Quy trình tiến hành cắt giảm chi phí

– Bước 1: Liệt kê chi tiết các bước cần thiết khi tiến hành cắt giảm chi phí.

– Bước 2: Xác định rõ đâu là chi phí không cần thiết và không tạo ra giá trị giá tăng trong cơ cấu chi phí. Để tìm được ra chi phí đó, doanh nghiệp cần thực hiện công việc phân tích thật kĩ lưỡng.

– Bước 3: Xây dựng những điều kiện cần thiết để phù hợp với quá trình cắt giảm chi phí.

– Bước 4: Thường xuyên tiến hành kiểm tra, rà soát, nghiên cứu chỉnh sửa các mục tiêu cắt giảm chi phí để phù hợp với chi phí thực tế hiện tại và các chiến lược kinh doanh, quản trị chi phí doanh nghiệp đã đề ra.

Giải pháp cắt giảm chi phí trong mỗi doanh nghiệp

1. Cắt giảm chi phí nhân sự

• Tiêu chuẩn hóa các loại chi phí:

Để tiêu chuẩn hóa các loại chi phí, trước hết doanh nghiệp cần tiến hành sơ đồ hóa các khoản chi và tính toán tỷ trọng của chúng. Sau đó doanh nghiệp sẽ xác định được mục tiêu giảm chi phí nhân sự.

Ví dụ: tái cấu trúc vị trí nhân sự, tối ưu chính sách lương – thưởng, tập trung nhân sự vào những vị trí quan trọng, cần thiết…

• Cải thiện các quy trình làm việc, đồng thời áp dụng công nghệ hiện đại:

Giải pháp này giúp giải phóng nhân sự khỏi những tác vụ thủ công tốn thời gian, cho phép họ tập trung vào những phân đoạn quan trọng hơn và mang lại hiệu suất làm việc cao hơn.

Ví dụ: DHL thường cần 3 nhân sự vận hành mỗi container khi thực hiện bốc dỡ hàng. Sau đó DHL đã quyết định đầu tư hệ thống robot xếp dỡ container tự động cho tác vụ này. Giờ đây, mỗi container chỉ cần 1 nhân sự điều khiển hệ thống robot bốc dỡ. Hơn nữa, tốc độ thực hiện công việc của robot nhanh chóng, khả năng vận hành không ngừng nghỉ giúp tối ưu hiệu suất tác vụ bốc dỡ hàng.

• Tối ưu chính sách lương thưởng

Ví dụ: Thay vì trả lương cứng cao, doanh nghiệp có thể áp dụng lương 3P với phần lương được trả theo hiệu suất công việc.

 Hệ thống lương 3P giúp doanh nghiệp tối ưu được chính sách lương thưởng hơn

• Thúc đẩy chính sách cho nhân viên làm việc ở nhà:

Chính sách này không những giúp doanh nghiệp cắt giảm các chi phí gián tiếp như chi phí địa điểm làm việc, văn phòng phẩm, điện nước,… mà còn nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự, đẩy mạnh khả năng sáng tạo.

Ví dụ: Google áp dụng kế hoạch khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà vào giữa năm 2021. Theo đó, khoảng 60% nhân viên Google đến văn phòng vài ngày trong tuần, trong khi 20% khác sẽ làm việc tại các địa điểm văn phòng mới và 20% dự kiến sẽ làm việc từ xa.

• Thuê ngoài các hoạt động không chủ chốt:

 Việc này giúp giảm đáng kể chi phí tuyển dụng, cắt giảm chi phí đào tạo,…

Ví dụ: Skype – nền tảng kết nối trực tuyến nổi tiếng. Thay vì tự mình xây dựng phần mềm, những người sáng lập Skype đã thuê ngoài ba Developer chuyên nghiệp từ Estonia. Điều này cho phép Skype tiếp cận với các bản cập nhật công nghệ cao mới nhất và cắt giảm chi phí không cần thiết.

• Cân nhắc điều chuyển nhân viên toàn thời gian sang bán thời gian:

Mức lương và các khoản thưởng trả cho nhân sự bán thời gian thường thấp hơn nhân sự toàn thời gian. Thậm chí, một nhân sự thực hiện một vài công việc bán thời gian giúp nhân sự phát huy tối đa khả năng của mình.

Ví dụ: Doanh nghiệp A đã chuyển nhân sự trong vị trí lái xe, bốc xếp hàng hóa từ fulltime dạng partime.

– Thực hiện các biện pháp khuyến khích nhân viên cắt giảm chi phí trong dài hạn:

Để đẩy mạnh kế hoạch cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo có thể áp dụng các chính sách khuyến khích nhân viên thực hiện tiết kiệm chi phí trong một khoảng thời gian cụ thể. Việc này sẽ thúc đẩy tinh thần tự làm việc hiệu quả, hạn chế tai nạn lao động và thiệt hại. Điều này sẽ hạn chế tình trạng người quản lý phải chịu trách nhiệm toàn bộ trong việc cắt giảm chi phí.

Với giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp này, nhà quản lí có thể tận dụng số tiền có thể tiết kiệm trích ra để khen thưởng nhân viên. Điều này hứa hẹn khuyến khích họ có thêm động lực để tiết kiệm tài nguyên, vật liệu, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn chi phí.

• Đầu tư cho các giải pháp giữ chân nhân sự chất lượng

Quá trình tuyển dụng và đào tạo để có được một nhân sự chất lượng tại doanh nghiệp tốn nhiều chi phí nên sẽ rất lãng phí nếu nhân sự nghỉ việc. Các giải pháp giữ chân người lao động mà doanh nghiệp có thể áp dụng như: Đào tạo nhân sự, Tạo động lực cho nhân viên, Quản lý hiệu suất nhân viên,…

Ví dụ: Khách sạn Hyatt giữ chân nhân sự bằng cách tạo cơ hội cho họ phát triển thông qua các khóa đào tạo nội bộ. Trung bình, một nhân viên của khách sạn này sẽ gắn bó hơn 12 năm. Hơn 14.000 trong số khoảng 75.000 nhân viên Hoa Kỳ của Hyatt đã làm việc tại doanh nghiệp trong hơn 10 năm cũng là một con số ấn tượng khi nhắc đến khả năng giữ chân người lao động của Hyatt.

2. Cắt giảm và phân loại khách hàng

Trong kinh doanh, khách hàng chính là đối tượng duy trì hoạt động và quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp, vì vậy không một doanh nghiệp nào muốn cắt giảm lượng khách hàng của mình. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có nhiều nhóm khách hàng, có nhóm khách hàng mang lại lợi nhuận cao, có nhóm khách hàng thì không. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân tích thật kĩ các nhóm khách hàng để cắt bỏ nhóm khách hàng không mang lại lợi nhuận. Ngoài ra tùy từng mùa, tùy từng tính chất sản phẩm doanh nghiệp sẽ thu về đối tượng khách hàng khác nhau. Vì vậy, nhà quản lý cần phân tích chi tiết và chuyển sâu để có được cho doanh nghiệp những quyết định đầu tư vào nhóm khách hàng một cách chính xác và hiệu quả.

3. Cắt giảm chi phí Marketing

Để tăng lợi nhuận, nhiều doanh nghiệp quá chú trọng vào Marketing dẫn đến tiêu tốn quá nhiều chi phí cho khoản này. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng các kênh quảng bá sản phẩm rẻ hơn, hoặc lựa chọn những kênh quảng bá hiệu quả nhất để đầu tư tập trung vào đó.

Doanh nghiệp có thể sử dụng kênh marketing miễn phí hoặc chi phí thấp như Blog, Website, Mạng xã hội (facebook,instagram,youtube…) Đây là cách làm marketing thông minh, thu hút được nhiều người. Bên cạnh đó, các chiến dịch marketing qua nhiều kênh khác nhau như phát video trực tiếp, email, hội thảo trực tuyến, chatbot,… cũng mang lại hiệu quả tích cực với chi phí thấp.

Nguyên lý Pareto (Quy luật 80/20)

Nguyên lý Pareto (Quy luật 80/20) là chìa khóa giúp tiến hành các kế hoạch cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp hiệu quả. 80% lợi nhuận đến từ 20% khách hàng trung thành. Nếu tập trung vào đối tượng này, doanh nghiệp sẽ giảm được tiền quảng cáo, tiếp thị và đạt được hiệu quả kinh doanh lý tưởng. Thay vì tìm kiếm khách hàng mới, doanh nghiệp có thể đẩy mạnh phát triển hệ thống khách hàng mới từ những mối quan hệ cũ.

Ngoài ra, không thể phủ nhận tầm quan trọng của yếu tố marketing. Bởi marketing khiến tư duy, nhận thức, hành vi người tiêu dùng thay đổi. Cách thức bán hàng truyền thống gồm 4 yếu tố sản phẩm, chi phí, kênh phân phối và truyền thông là không đủ. Thay vì tiết kiệm chi phí marketing, doanh nghiệp cần chuyển đổi sang mô hình thương mại hoá 4C hiện đại gồm 4 thành tố:

Mô hình thương mại hóa 4C

• Giá (currency)

Trong thời đại kỹ thuật số, mức giá cố định không còn được ưa chuộng. Thay vào đó là hình thức giá linh hoạt, tùy theo nhu cầu thị trường. Doanh nghiệp có thể thu thập, xử lý thông tin sau đó đưa ra mức giá phù hợp cho từng khách hàng khác nhau giúp tối ưu lợi nhuận.

>>Xem thêm:

Cách thức gia tăng giá bán sản phẩm trong sự hài lòng của khách hàng

Doanh nghiệp cần làm gì để tăng doanh thu và lợi nhuận? 

• Đồng sáng tạo (co-creation)

Người dùng có thể tham gia vào giai đoạn lên ý tưởng (đồng sáng tạo). Từ đó có thể gia tăng tỷ lệ thành công của việc phát triển sản phẩm mới, cho phép tùy biến, cá nhân hoá các sản phẩm, dịch vụ, cam kết giá trị vượt trội cho người dùng.

• Lan truyền trong cộng đồng (communal activation)

Kênh phân phối mạnh nhất trong nền kinh tế số là phân phối ngang hàng. Hiệu ứng lan truyền cộng đồng là cách hiệu quả để tăng độ nhận diện thương hiệu, thúc đẩy doanh số.

• Đối thoại với khách hàng (conversation)

Nhờ sự phát triển của Social Media, người dùng có thể trò chuyện với thương hiệu. Cách tương tác, hồi đáp của doanh nghiệp sẽ quyết định đến thiện cảm và niềm tin đối với thương hiệu.

Bên cạnh đó, phương pháp marketing dựa trên giá trị đang trở thành xu hướng. Nhờ mạng xã hội, blog, từ khoá, thương hiệu, người có tầm ảnh hưởng… sẽ thu hút được người dùng. Và khiến họ quan tâm, rồi trở thành khách hàng của doanh nghiệp.

4. Sử dụng công nghệ để cắt giảm chi phí quản lý cho doanh nghiệp

Sử dụng các dịch vụ điện thoại, thanh toán trực tuyến, các phần mềm quản trị doanh nghiệp, quản lý bán hàng từ xa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiếm được thời gian và nhân lực để vận hành các đầu việc trên nếu làm theo phương thức truyền thống. Chính công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp vừa quản lý hiệu quả, vừa cắt giảm được chi phí dư thừa.

5. Cắt giảm chi phí vật tư văn phòng

Các chi phí đến từ giấy, mực in, bút viết, vật tư, gửi thư, bưu chính…vẫn luôn là những chi phí khá lớn dù mọi người nghĩ nó có vẻ không tốn kém lắm.

Các nhà quản lý doanh nghiệp cần quán triệt về mức độ, số lượng các đồ dùng văn phòng phẩm mà nhân viên được sử dụng. Thêm vào đó, doanh nghiệp cần đẩy mạnh thực hiện các nghiệp vụ qua Internet như sử dụng hệ thống thanh toán hóa đơn và hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy, nộp báo cáo qua Internet thay vì phải in ra rất nhiều giấy.

Ngoài ra, nhà quản lí có thể  tiết kiệm chi phí mua sắm văn phòng phẩm và những vật dụng văn phòng không cần thiết thông qua việc đàm phán về giá với nhà cung cấp văn phòng phẩm, hoặc lựa chọn một nhà cung cấp khác có chiết khấu và ưu đãi hấp dẫn hơn nhà cung cấp hiện tại.

>>>Xem thêm: Giải pháp “vàng” giúp nhà quản trị quản lý chi phí hiệu quả

6. Giảm chi phí sản xuất

Chủ doanh nghiệp luôn phải tìm cách để cắt giảm chi phi nguyên vật liệu đầu vào và tận dụng tối đa các nguồn lực. Dưới đây là một số gợi ý:

• Cố gắng bán lại các loại bìa giấy vụn, bìa carton không sử dụng và kim loại phế liệu thay vì gửi nó đến cơ sở tái chế. Ngoài ra, hãy xem xét các cách sử dụng phế phẩm và chất thải sản xuất của nhà quản lý để tạo ra một sản phẩm khác.
• Hãy tận dụng tối đa mặt bằng sản xuất của mình. Tập trung và gia cố những không gian cần thiết cho sản xuất. Phần diện tích còn lại không sử dụng có thể cho doanh nghiệp hoặc cá nhân khác thuê để làm văn phòng hoặc kho hàng của họ.
• Luôn theo dõi và đo lường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, để điều chỉnh và tối ưu hóa việc sử dụng các tài nguyên có sẵn.

7. Cắt giảm chi phí tài chính

Nghiên cứu kĩ các hợp đồng bảo hiểm và tài chính của doanh nghiệp nhà quản lý để loại bỏ những điều khoản phát sinh chi phí không cần thiết.

• Đối với chi phí bảo hiểm: hãy so sánh giữa các nhà cung cấp tìm mức phí bảo hiểm cạnh tranh nhất; sau đó chọn nhà cung cấp dịch vụ đó hoặc đàm phán với nhà bảo hiểm hiện tại về mức phí đó.
• Hợp nhất để làm giảm số lượng các hợp đồng bảo hiểm và tài khoản ngân hàng nếu có thể.
• Đánh giá các chính sách bảo hiểm để đảm bảo rằng doanh nghiệp không được bảo hiểm quá mức cần thiết và tránh trùng lặp các điều khoản gây lãng phí.
• Đừng tùy tiện tạo ra các khoản vay nợ không cần thiết. Hãy phân tích chi phí sử dụng vốn dự đoán hiệu quả sử dụng vốn khi xem xét mở rộng kinh doanh. Xem xét chi phí cơ hội và ảnh hưởng của thanh toán nợ đối với dòng tiền. Quá nhiều khoản nợ sẽ ảnh hưởng đến xếp hạng tín dụng của công, lãi suất và khả năng vay vốn trong tương lai.

8. Cắt giảm chi phí bằng cách áp dụng công nghệ thông tin

Các cuộc họp trực tuyến sẽ giúp giảm thiểu rất nhiều chi phí đi lại, các “phòng họp trực tuyến” có thể loại bỏ nhu cầu về không gian, phòng họp thực. Mặc dù không thể thay thế được tương tác trực tiếp, nhưng chúng ta có thể sử phương pháp này để cắt giảm chi phí trong rất nhiều trường hợp.

Hãy tận dụng các công nghệ Google Docs, Google Sheets, Drive, các phần mềm quản trị ứng dụng nền tảng lưu trữ đám mây để tập trung hóa tài liệu của doanh nghiệp, thay vì các tài liệu trên giấy.

Cắt giảm chi phí bằng cách áp dụng công nghệ thông tin

9. Loại bỏ những thủ tục thừa thãi, cắt giảm quy trình chồng chéo

>Xem thêm:

12 chỉ số phân tích tài chính doanh nghiệp

Chiến lược tài chính của doanh nghiệp toàn diện

Cuối năm là thời điểm tốt để doanh nghiệp rà soát lại tất cả các thủ tục và quy trình làm việc để cắt giảm những công việc thừa thãi.

• Liệu bộ máy quản lý chồng chéo có khiến đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đang phải bỏ gấp đôi công sức chỉ để giải quyết một công việc nhất định?
• Liệu doanh nghiệp có thể giảm số lượng tài liệu photocopy và nhân viên trông coi tài liệu, hồ sơ hợp đồng không?
• Liệu doanh nghiệp có thể sử dụng 1 phần mềm duy nhất thay vì 3, 4 phần mềm cho mỗi phòng ban để quản lý không?
• Có những quy trình nào đã trở nên thừa thãi nhưng nhân viên vẫn đang dành thời gian hoàn thành không?
• Có phương pháp nào giúp hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn không?

Chính những người lãnh đạo doanh nghiệp cần xem xét các cách thức mà đơn vị mình có thể áp dụng để tiết kiệm triệt để thời gian và chi phí.

10. Luôn theo dõi ngân sách

Việc lên kế hoạch và quản lý ngân sách luôn đi đôi với cắt giảm chi phí kinh doanh. Nhà quản lý sẽ không thể đưa ra những quyết định tài chính thông minh mà không có ý tưởng rõ ràng về dòng tiền nhà quản lý chảy vào ra khỏi doanh nghiệp của nhà quản lý mỗi tháng.

Quản lý ngân sách mà doanh nghiệp sử dụng hàng ngày có thể trở thành một công cụ mạnh mẽ để giảm chi phí kinh doanh hiệu quả.

11. Tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất

Thay vì tiếp tục sử dụng những nhà cung cấp cũ thì doanh nghiệp nên thỉnh thoảng tìm kiếm những nhà cung ứng nguyên vật liệu chất lượng tương ứng mà có chiết khấu cao hơn để tiết kiệm một khoản chi phí không hề nhỏ.

Hầu hết mọi nhà cung cấp đều sẵn sàng ngồi lại thương lượng giá cả. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng việc này để bàn bạc, có được cái giá phù hợp nhất. Hoặc không, thay vì lựa chọn hợp tác cùng những nhà cung cấp lớn, doanh nghiệp có thể lựa chọn tìm những nhà cung cấp có quy mô nhỏ nhưng có chất lượng tương đồng.

Trong quá trình tìm kiếm, doanh nghiệp cần cân nhắc dựa trên những tiêu chí mà mình đặt ra, bao gồm dịch vụ, chất lượng hàng hóa và chi phí, đây là giải pháp hứa hẹn giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí.

Trên đây, Taca gửi đến bạn đọc 11 giải pháp giúp cắt giảm chi phí cực kỳ hiệu quả cho mỗi doanh nghiệp. Hy vọng quý bạn đọc có thể căn cứ vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp mình để tìm ra biện pháp cũng như có những quyết định sáng suốt nhất trong việc cắt giảm chi phí phù hợp và hiệu quả.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp muốn nhận được những giải pháp thiết thực và có thể áp dụng ngay trong việc cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp bất chấp sự biến đổi khó lường từ thị trường, TACA đưa đến cho doanh nghiệp các giải pháp Dịch vụ tư vấn quản trị doanh nghiệp và Dịch vụ xây dựng và triển khai báo cáo quản trị giúp DN hiểu rõ và kiểm soát chặt chẽ hơn về tình hình kinh doanh, quản trị chi phí,..của mình và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp qua hệ thống báo cáo quản trị chi phí thông minh, báo cáo phân tích chi tiết về các chỉ số kinh doanh,…

Với sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn quản trị chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể đi sâu hơn vào những con số để sở hữu các chiến lược cạnh tranh hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và đạt được sự đột phá trong hoạt động kinh doanh.

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội