Giải pháp “vàng” giúp nhà quản trị quản lý chi phí hiệu quả

Quản lý chi phí là một phần không thể thiếu trong các chiến lược tăng trưởng kinh doanh, đây là yếu tố “huyết mạch” góp phần quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Bởi lẽ, yếu tố này không những giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí dư thừa mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường. Vậy, làm thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí? Hãy cùng Taca tìm lời giải đáp cho vấn đề trên thông qua bài viết dưới đây nhé!

Quản lý chi phí là gì?

Quản lý chi phí là việc kiểm soát các chi phí thực tế hoặc dự báo phát sinh của một doanh nghiệp.

Quản lý đó là một quy trình gồm các bước: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch, trên cơ sở đó để ra quyết định. Các quyết định này lại được cụ thể hoá vào giai đoạn tiếp theo.

>Xem thêm:

Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí trong doanh nghiệp là gì?

Nội dung và vai trò của quản lý chi phí

Quản lý chi phí trong doanh nghiệp bao gồm những nội dung cụ thể sau:

• Hạch toán đầy đủ chính xác các khoản chi phí phát sinh trong đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho các bộ phận có liên quan.
• Tiến hành phân tích và đánh giá tình hình chi phí phát sinh tại doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, đưa ra các biện pháp nhằm kiểm soát được chi phí, giảm thiểu chi phí đồng thời vẫn đảm bảo được hiệu quả của hoạt động kinh doanh.
• Sử dụng thông tin về chi phí để kiểm soát tình hình tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp, tránh tình trạng lãng phí, sử dụng tài sản sai mục đích và kém hiệu quả. Đồng thời, các nhà quản lý sẽ sử dụng thông tin về chi phí để đánh giá hiệu quả, hiệu năng của từng bộ phận, phòng ban, từng ngành hàng, từng thị trường để đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.

Với nội dung như trên, quản lý chi phí có vai trò đặc biệt trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.

Quản lý chi phí không chỉ giúp phân tích và đánh giá các khoản mục chi phí của doanh nghiệp mà từ đó còn chỉ ra được những mặt mạnh cũng như những thiếu sót của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Quản lý chi phí còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể của các yếu tố chi phí có ảnh hưởng tới sự tồn tại của doanh nghiệp như: xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của doanh nghiệp là mở rộng hay thu hẹp sản xuất…

Như vậy, quản lý tốt các khoản chi phí không những nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, mang lại lợi nhuận cho các chủ sở hữu mà còn góp phần quan trọng vào công tác quản lý tài sản, nguồn vốn và nguồn nhân lực của đơn vị. Các bộ phận, phòng ban có thành tích trong việc cắt giảm chi phí sẽ được doanh nghiệp đánh giá đúng mức, qua đó tạo động lực cho người lao động tham gia vào quá trình liên tục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

4 nguyên tắc “vàng” để quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả

Bốn nguyên tắc “vàng” để quản lí chi phí trong doanh nghiệp hiệu quả

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và doanh số bán hàng để gắn kết với hoạt động quản lý chi phí theo định hướng tăng trưởng bền vững

>>Xem thêm:

Doanh nghiệp cần gì để tăng tỷ lệ lợi nhuận?

Phần lớn các doanh nghiệp không thấy được tầm quan trọng của việc gắn kết giữa hoạt động quản lý chi phí với chiến lược kinh doanh, chứ chưa nói đến sự nhận thức rõ ràng về việc đó là nền tảng cho sự tăng trưởng. Trong khi tốc độ tăng trưởng lợi nhuận truyền thống tại doanh nghiệp là khá ổn định, tốc độ tăng trưởng doanh số bán hàng luôn khiêm tốn ngay cả trong những điều kiện tốt nhất. Điều này đặt ra cho nhà quản lý vấn đề cần giải quyết đó là: sự thay đổi trong hoạt động quản lý chi phí là rất cần thiết và cần thực thi ngay lập tức.”

Các doanh nghiệp sẽ chỉ có thể đạt được mức tăng trưởng lợi nhuận như mong muốn bằng việc cắt giảm chi phí nhưng đồng thời vẫn gia tăng doanh số bán hàng, qua đó tạo ra một mối liên kết không thể thiếu giữa hai nhiệm vụ quan trọng này.

Trong trường hợp một khoản chi phí quá cao của doanh nghiệp sẽ giới hạn các khoản đầu tư cho kế hoạch tăng trưởng kinh doanh. Các đối thủ cạnh tranh với phương thức chi phí hiệu quả hơn có thể đạt được những mức lợi nhuận tương tự hoặc thậm chí cao hơn trong khi vẫn đủ tiền đầu tư cho các hoạt động khác như xúc tiến kinh doanh, tiếp thị và đổi mới. Nhưng nếu chú trọng quá đến việc cắt giảm chi phí mà không đầu tư cho sự tăng trưởng dài hạn sẽ dẫn đến đình trệ trong kinh doanh, làm xói mòn vị thế kinh doanh của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 2: Điều chỉnh mục tiêu cắt giảm chi phí cho phù hợp với thực tế chi thu và chiến lược kinh doanh cụ thể của mỗi doanh nghiệp

>>Xem thêm:

Giải pháp cắt giảm chi phí trong mỗi doanh nghiệp

21 Giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp

Một mặt các doanh nghiệp cần đặt ra những mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận hấp dẫn để động viên các nhà quản lý cắt giảm những chi phí khác nhau nhằm phục vụ mục tiêu tăng trưởng đã đề ra, nhưng mặt khác doanh nghiệp cũng cần xác định rõ bao nhiêu phần trăm trong số lợi nhuận thu được từ việc cắt giảm chi phí và bao nhiêu phần trăm có được từ những nỗ lực cải thiện, phát triển kinh doanh khác.

Có ba nhân tố khác cần được quan tâm khi đặt ra các mục tiêu cắt giảm chi phí tại bất cứ doanh nghiệp nào. Những nhân tố này nên cân bằng, và không một nhân tố nào được đặc quyền ưu tiên hơn:

• Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí cho các hoạt động kinh doanh khác trong doanh nghiệp?
• Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí tương tự của các đối thủ cạnh tranh?
• Mức chi phí nào là cần thiết để trợ giúp các mục tiêu tăng trưởng dự định và đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng?

Nguyên tắc 3: Phân biệt giữa chi phí tốt và chi phí xấu

Nghệ thuật quản lý chi phí tốt hay không đều nằm ở mục tiêu cắt giảm chi phí và tăng trưởng. Bài toán đặt ra cho các nhà quản trị đó là làm thế nào để cắt giảm theo phương thức hợp lý nhất mà không mất đi năng lực thiết yếu hoặc giảm đi độ cạnh tranh của doanh nghiệp?

Chìa khóa để giải bài toán này đó là, phân biệt các loại chi phí giúp tăng trưởng lợi nhuận và chi phí có thể cắt giảm để chuyển từ tiết kiệm sang khu vực tăng trưởng, sinh lời của hoạt động kinh doanh.

Chẳng hạn như, các nhà quản lý sẽ tự đặt ra câu hỏi:

• Yếu tố nào trong các chi phí là cần thiết để giữ vị thế cạnh tranh hiện tại?
• Yếu tố nào không là cần thiết?
• Liệu những trợ cấp cho nhân viên bán hàng có thể cắt giảm được không?
• Còn các chi phí quản lý nhân sự, chi phí tài chính kế toán thì sao?
• Những yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận hiện tại là gì và việc tái đầu tư đem lại những lợi ích nào?

Các nhà quản lý phải phân biệt rõ nét giữa chi phí tốt và chi phí xấu, từ đó điều chỉnh các chi phí ở mức phù hợp nhằm tối ưu lợi nhuận cho doanh nghiệp, tạo ưu thế cạnh tranh rõ rệt cho doanh nghiệp mình.

Nguyên tắc 4: Xây dựng những điều kiện thích hợp cho việc quản lý chi phí hiện tại

Việc thay đổi các quy trình quản lý, tổ chức luôn là những điều kiện tiên quyết cho hoạt động quản lý chi phí hiệu quả nhất. Việc này có thể được thực hiện theo một vài phương cách khác nhau.

• Thứ nhất, doanh nghiệp xây dựng hệ thống báo cáo tài chính có trọng điểm, qua đó cung cấp các chi tiết về những khu vực chi phí cụ thể trong từng bộ phận kinh doanh.
• Thứ hai, ban quản lý giới thiệu các phương pháp mới để giám sát hoạt động của các chi phí cùng những giải pháp cụ thể nhằm ngăn ngừa việc chi tiêu không đúng chỗ.
• Thứ ba, doanh nghiệp lên danh sách nhóm “các chi phí trung tâm” dưới sự quản lý trực tiếp của Ban quản trị cấp cao. Nhóm các chi phí này bao gồm cả các chi phí cho hoạt động chức năng chủ chốt lẫn các hoạt động kinh doanh quan trọng.

Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất để hoạt động quản lý chi phí đạt hiệu quả cao chính là sự cân đối hài hòa giữa tiết kiệm chi phí với các yếu tố tăng trưởng kinh doanh, đảm bảo việc cắt giảm chi phí đóng một vai trò thích hợp và rõ ràng trong lịch trình tăng trưởng kinh doanh của doanh nghiệp.

4 phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả

Bốn phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả

1.    Xây dựng định mức chi phí và lập dự toán ngân sách

–        Xây dựng định mức chi phí

Quản lý và kiểm soát các chi phí là rất cần thiết, nhưng làm thế nào để biết doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng? Và nên giảm những khoản chi này bao nhiêu là đủ, là hợp lý? Chính vì vậy, trong quản lý và kiểm soát chi phí cần quyết định khoản nào cần chi rồi kiểm soát các khoản chi trong thực tế để đạt được chi phí như định mức đã đề ra.

Định mức chi phí (hay chi phí tiêu chuẩn) có liên quan đến từng đơn vị sản phẩm cụ thể. Mỗi sản phẩm chế tạo hay dịch vụ đều có một định mức phí.

Định mức chi phí là khoản chi phí được xác định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện việc làm cụ thể.

Định mức chi phí không những chỉ ra được một khoản chi phí dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào.

–        Lập dự toán sản xuất kinh doanh

Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay cùng với môi trường kinh doanh biến đổi không ngừng, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển vững chắc cần phải có chiến lược kinh doanh hợp lý, cần phải xây dựng những kế hoạch cho tương lai và lường trước những khó khăn có thể gặp phải. Có như vậy đồng vốn bỏ ra cho bất kỳ kế hoạch sản xuất nào mới đem lại hiệu quả cao. Vì vậy cụ thể hoá kế hoạch sản xuất thành những con số chi tiết cụ thể thông qua lập dự toán sản xuất kinh doanh là hết sức cần thiết.

Lập dự toán sản xuất kinh doanh có ý nghĩa to lớn trong hoạt động quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý chi phí nói riêng:

Cung cấp một cách hệ thống về tình hình chi phí từ đó có những hoạch định phù hợp cho tương lai của doanh nghiệp.

Xác định cụ thể các chỉ tiêu quản lý phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp và phù hợp với đặc điểm kinh doanh, trên cơ sở đó làm căn cứ để hệ thống hoá thông tin chi phí nhằm đánh giá, kiểm soát các chi phí.

Trên cơ sở lập dự toán chi phí cụ thể, việc quản lý từng khoản mục chi phí sẽ trở nên chặt chẽ, lường hết được những khó khăn và những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý chi tiêu để có những điều chỉnh phù hợp.

Là cơ sở cho việc phân tích tình hình biến động chi phí, xác định rõ nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan trong quá trình thực hiện dự toán. Từ đó thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần khắc phục.

2.    Xây dựng trung tâm quản lý chi phí

Nắm bắt kịp thời mọi nguồn phát sinh chi phí cũng như những nguyên nhân gây ra chi phí để từ đó có những biện pháp cắt giảm chi phí luôn gắn với mục tiêu tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp là việc hết sức cần thiết trong quản lý chi phí. Bằng cách xây dựng trung tâm quản lý chi phí doanh nghiệp có thể đáp ứng tốt yêu cầu kiểm soát chi phí một trong các nội dung của quản lý chi phí.

–        Trung tâm quản lý chi phí

Trung tâm quản lý chi phí là nơi xác định, tập hợp chi phí và sau đó gắn nó với một đơn vị tính phí. Mỗi doanh nghiệp cần xác định các đơn vị tính phí riêng của mình. Hay nói cách khác một trung tâm quản lý chi phí là “điểm” tập hợp các chi phí. Điểm ở đây có nghĩa là: một phòng ban trong một doanh nghiệp, một nơi làm việc, một cái máy hay một dây chuyền may, một người, chẳng hạn nhân viên bán hàng.

–        Mã chi phí

Có 2 loại mã chi phí:

Một mã đặc biệt cho mỗi trung tâm quản lý chi phí dùng để xác định bất kỳ khoản chi nào phát sinh trung tâm đó;

Một mã đặc biệt cho mỗi loại chi phí hay nhóm các chi phí dù cho chúng phát sinh ở bất kỳ nơi nào trong doanh nghiệp.

Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chi phí và mã số của từng loại chi phí, chúng ta có thể xác định đã chi hết bao nhiêu cho một khoản mục chi phí cụ thể nào đó tại một trung tâm chi phí bất kỳ và cứ như vậy chi phí sẽ được kiểm soát trong toàn doanh nghiệp. Điều này cho phép nhà quản lý quyết định cách sử dụng tốt nhất các nguồn lực của doanh nghiệp.

3.    Phương pháp chi phí mục tiêu (Target Cost)

Đây là một trong những phương pháp quản lý chi phí hiện đại của Nhật Bản được áp dụng ở nhiều nước phát triển. Không ai có thể phủ nhận sự thành công của các Doanh nghiệp Nhật Bản trên thương trường và một trong các lý do cho sự thành công đó là: người Nhật luôn xem quản lý chi phí là một động cơ quan trọng cho sự thành công của mình. Hầu hết các nhà sản xuất Nhật Bản đều nhấn mạnh đến chi phí mục tiêu, coi đó là công cụ kiểm soát chi phí cơ bản và hiệu quả.

“Phương pháp chi phí mục tiêu là tổng thể các phương pháp, công cụ quản trị cho phép đạt được mục tiêu chi phí và mục tiêu hoạt động ở giai đoạn thiết kế và kế hoạch hoá sản phẩm mới. Phương pháp cũng cho phép cung cấp một cơ sở kiểm soát ở giai đoạn sản xuất và bảo đảm các sản phẩm này đạt được mục tiêu lợi nhuận đã được xác định phù hợp với chu kỳ sống của sản phẩm”.

4.    Phương pháp kế toán chi phí dựa trên hoạt động – ABC (Activity based costing)

Cùng với phương pháp chi phí mục tiêu, kế toán chi phí dựa trên hoạt động cũng là một trong những phương pháp hiện đại được áp dụng nhiều ở các nước phát triển. Phương pháp này không chỉ đơn thuần thay thế cho các phương pháp kế toán chi phí truyền thống mà nó còn là một công cụ giúp các nhà quản trị quản lý chi phí một cách hiệu quả, đưa ra các quyết định đúng đắn dựa trên các thông tin về chi phí chính xác và kịp thời mà nó cung cấp.

Kế toán trưởng trong kinh doanh cần làm gì để quản lý chi phí hiệu quả?

Kế toán trưởng là một trong các quản lý cao cấp, đưa ra các khuyến nghị cho các nhà quản lý trong việc tăng lợi nhuận và cắt giảm chi phí. Khi nền kinh tế đi xuống, vai trò của họ sẽ gia tăng do các phương pháp tài chính sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn.

Để quản lý chi phí một cách hiệu quả, kế toán trưởng cần thực hiện một số hoặc tất cả các bước sau:

• Kế toán trưởng cần thu thập thông tin về chi phí hiện tại và dự kiến. Thông tin này thường đến từ sổ kế toán cho chi phí thực tế, nhưng thông tin cũng có thể được tổng hợp thông qua hệ thống chi phí dựa trên hoạt động hoặc một số phương pháp thu thập ít chính thức hơn. Chi phí dự kiến đến từ việc so sánh với các dự án hoặc sản phẩm tương tự, hoặc ước tính dựa trên các hóa đơn vật liệu dự kiến.
• Kế toán trưởng phải xem lại thông tin đã thu thập để xem liệu có thể giảm hoặc tránh hoàn toàn chi phí hay không. Điều này có thể bao gồm việc tách chi phí thành chi phí cố định, biến đổi và chi phí hỗn hợp, xem xét chi phí trên đường xu hướng, phân tích tác động đến hoạt động tắc nghẽn và so sánh chi phí với chi phí của các doanh nghiệp chuẩn.
• Kế toán trưởng cùng các ban quản lý phải báo cáo kết quả phân tích cho ban giám đốc, với các hành động được khuyến nghị.
• Ban giám đốc và kế toán trưởng cần đưa ra các biện pháp kiểm soát để đảm bảo rằng các thay đổi do ban quản lý áp đặt được tuân thủ theo cách thức đã định.
• Kế toán trưởng phải theo dõi bất kỳ thay đổi nào do ban quản lý áp dụng do kết quả của phân tích này, để xem các thay đổi đã sửa đổi hồ sơ chi phí của doanh nghiệp như thế nào.

Trong trường hợp cần thực hiện giám sát quản lý chi phí, kế toán trưởng có thể tuân theo các cách tiếp cận sau để quản lý chi phí:

• Sử dụng phân tích phương sai để làm nổi bật bất kỳ sự khác biệt nào giữa chi phí phát sinh và chi phí đã lập ngân sách.
• Sử dụng phân tích ngoại lệ để chỉ làm nổi bật những khác biệt so với chi phí được lập ngân sách vượt quá một ngưỡng nhất định.
• Sử dụng phân tích xu hướng để ghi nhận những thay đổi dài hạn trong các chi phí nhất định.

Tóm lại, quản lý chi phí là một chủ đề rộng bao gồm nhiều hoạt động thu thập, phân tích, báo cáo và kiểm soát dữ liệu. Quản lý chi phí sẽ quyết định đến thành công của doanh nghiệp, đóng vai trò như cố vấn cho doanh nghiệp, giúp đưa ra những biện pháp sử dụng hiệu quả nhất các nguồn tài nguyên, huy động nguồn vốn, phân tích và đưa ra kế hoạch kinh doanh. Vì thế việc đưa ra các quyết định và các giải pháp tối ưu hóa việc quản lý chi phí là rất cần thiết đối với mỗi nhà quản lý. Để những giải pháp này trở nên thực tế và có thể áp dụng luôn vào doanh nghiệp cụ thể của quý doanh nghiệp, chúng tôi hân hạnh giới thiệu tới quý độc giả giải pháp Dịch vụ tư vấn quản trị doanh nghiệp và Dịch vụ xây dựng và triển khai báo cáo quản trị giúp DN hiểu rõ và kiểm soát chặt chẽ hơn về tình hình kinh doanh, quản trị chi phí,..của mình và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp qua hệ thống báo cáo quản trị chi phí thông minh, báo cáo phân tích chi tiết về các chỉ số kinh doanh,…

Hoặc để được trực tiếp nhận tư vấn và hỗ trợ từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực phân tích tài chính, phân tích quản trị doanh nghiệp của Taca. Xin vui lòng liên hệ theo Hotline CSKH: 0982 518 586 

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội