Chi phí trong doanh nghiệp là gì?

Chi phí trong doanh nghiệp là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Việc xác định và hiểu rõ yếu tố chi phí trong doanh nghiệp có ý nghĩa lớn trong quản lý doanh nghiệp vì đây là cơ sở để chủ doanh nghiệp có thể phân tích và đưa ra lựa chọn về phương án sản xuất, kinh doanh có lợi nhất, đánh giá năng suất và hiệu quả của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tính toán và phân tích chi phí trong doanh nghiệp còn giúp chủ doanh nghiệp định hướng và đưa ra các quyết định phù hợp trong từng thời kỳ kinh doanh nhằm từng bước tối ưu chi phí doanh nghiệp.

1.    Chi phí trong doanh nghiệp là gì?

Chi phí là một khái niệm cơ bản nhất của bộ môn kế toán đồng thời đây cũng là khái niệm cơ bản trong kinh tế học và kinh doanh. Chi phí là các hao phí về nguồn lực để doanh nghiệp đạt được một hoặc những mục tiêu cụ thể. Nói một cách khác, hay theo phân loại của kế toán tài chính thì đó là số tiền phải trả để thực hiện các hoạt động kinh tế như sản xuất, giao dịch, … nhằm mua được các loại hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho quá trình sản xuất, kinh doanh.

Chuẩn mực Kế toán Quốc tế định nghĩa Chi phí doanh nghiệp là “sự giảm sút lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức giảm thiểu tài sản hoặc sự gia tăng nợ phải trả”.

Nói một cách dễ hiểu thì Chi phí (Expenses) là toàn bộ các khoản mà doanh nghiệp cần phải chi trả để có thể đạt được mục tiêu kinh doanh cuối cùng.

>> Xem thêm:

Tổng quan về chi phí trong doanh nghiệp

Cơ cấu chi phí trong doanh nghiệp

2. Đặc điểm chung của chi phí trong doanh nghiệp

Thứ nhất: Về đặc điểm, có thể thấy chi phí là hao phí tài nguyên: bao gồm tài nguyên hữu hình và tài nguyên vô hình, vật chất và lao động của doanh nghiệp. Thêm vào đó, những hao phí này hay chi phí doanh nghiệp gắn liền với mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Thứ hai: Những chi phí này phải gắn liền với mục đích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, không phải những chi phí cá nhân của các cá nhân trong doanh nghiệp.

Thứ ba: Để được coi là một khoản chi phí doanh nghiệp và phản ánh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phải thỏa mãn các điều kiện sau:

• Sự giảm bớt lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan đến giảm giá trị khấu hao tài sản hoặc tăng mức nợ doanh nghiệp phải chi trả.
• Mức giảm đó phải được đánh giá chính xác và đáng tin cậy.
• Khoản chi phí đó phải đảm bảo nguyên tắc, và phù hợp với số liệu thu nhập của doanh nghiệp.

Cuối cùng: một đặc điểm cực kỳ quan trọng của chi phí đó là: Chi phí cần được định lượng bằng tiền và phải xác định được trong một khoảng thời gian nhất định.

3. Những điều cơ bản cần biết về chi phí của doanh nghiệp

Có thể hiểu chi phí doanh nghiệp là toàn bộ chi phí sản xuất, chi phí tiêu thụ sản phẩm, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản tiền thuế gián thu mà doanh nghiệp phải bỏ ra để hoạt động kinh doanh trong một thời điểm nhất định. Vì thế mỗi nhà quản lý cần hiểu và nắm chắc những điều cơ bản nhất về chi phí của doanh nghiệp như:

Phân biệt chi phí và dòng tiền ra

Không ít chủ doanh nghiệp hiện nay còn nhầm lẫn về khái niệm giữa chi phí doanh nghiệp và dòng tiền ra. Không phải cứ phát sinh chi tiền đều được liệt kê vào chi phí.

Phân biệt rõ giữa chi phí và dòng tiền ra

Nhầm lẫn thường thấy nhất là: Các khoản trả trước cho người bán trong nhiều kỳ nhưng lại tính hết vào chi phí một kỳ. Trong kế toán gọi là chi phí trả trước, vì vậy cần phân biệt rõ giữa chi phí và dòng tiền ra để hạch toán trong báo cáo tài chính đúng và hợp lệ.

Ghi nhận chi phí khấu hao tài sản

Đây là sai lầm thường gặp ở một số doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp nhỏ khi chưa có bộ phận – phòng ban kế toán chuyên nghiệp.

Xem thêm:

Setup hệ thống kế toán

Kế toán trong kinh doanh

Doanh nghiệp thường ghi nhận toàn bộ nguyên giá tài sản vào trong phần chi phí của phần mua, hoặc coi là chi phí đầu tư ban đầu mà không hạch toán vào các kỳ báo cáo.

Các nhầm lẫn này khiến doanh nghiệp ghi nhận thừa hoặc thiếu chi phí, dẫn đến việc đánh giá sai kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần tiến hành trích khấu hao tài sản vào báo cáo các kỳ mà không phải liệt kê một lần cho về sau.

Cần ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí trong doanh nghiệp

Có rất nhiều khoản chi phí thực tế phát sinh hàng ngày trong doanh nghiệp nhưng bị bỏ qua vì nhiều yếu tố: chi phí nhỏ lẻ, không nằm trong phần dự chi của doanh nghiệp hoặc là bỏ xót. Tiêu biểu là chi phí lương của quản lý, chủ doanh nghiệp.

Khoản chi phí này cũng cần tính bao gồm: lương của quản lý được đưa vào chi phí quản lý doanh nghiệp, điều này đảm bảo cho việc theo dõi lợi nhuận, cấu trúc của doanh nghiệp quản lý là chính xác nhất.

Phân biệt chi phí và giá trị hàng tồn kho mua vào

Khi mua sắm nguyên vật liệu nhập kho, doanh nghiệp ghi nhận toàn bộ giá trị nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất trong kỳ là không chính xác. Vì khi nào nguyên vật liệu đó được sản xuất mới được cấu thành chi phí doanh nghiệp. Khi nguyên vật liệu còn nằm trong kho thì được coi là một dạng tài sản. Chính vì thể, doanh nghiệp cần hiểu được chi phí là gì để có thể phân biệt giữa chi phí và tài sản, từ đó có những phương pháp hạch toán nội dung đúng cách.

Chỉ ghi nhận chi phí khi nhận được hóa đơn

Một số doanh nghiệp có cách hiểu là sẽ ghi nhận chi phí khi nhận được hóa đơn từ người cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, đây có thể là hiểu sai từ doanh nghiệp bởi chi phí được thành lập khi đảm bảo được ba điều kiện bao gồm:

• Làm giảm giá trị tài sản
• Tăng nợ phải trả.
• Được xác định đáng tin cậy và đảm bảo nguyên tắc với nguyên tắc phù hợp với doanh nghiệp.

Vậy nên, việc có hóa đơn nhưng không phát sinh khoản chi, hoặc khoản chi không phù hợp với nội dung của hóa đơn cũng sẽ khó được tính vào chi phí phát sinh. Cần hiểu rõ ngành nghề kinh doanh, và hoạt động của doanh nghiệp để ghi nhận hóa đơn cũng như chi phí hợp lý.

4. Phân loại chi phí trong doanh nghiệp

Có nhiều cách để phân loại chi phí. Ở đây Taca sẽ tổng hợp cho bạn đọc một số cách phân loại chi phí phổ biến trong doanh nghiệp như sau:

Phân loại chi phí trong doanh nghiệp

* Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động:

• Chi phí sản xuất
• Chi phí ngoài sản xuất

* Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng kinh tế chi phí (khoản mục chi phí)

Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm và để thuận tiện cho việc tính giá thành toàn bộ, chi phí được phân theo khoản mục cách phân loại này dựa vào công dụng của chi phí và mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng.

Giá thành toàn bộ của sản phẩm bao gồm 5 khoản mục chi phí sau:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
• Chi phí nhân công trực tiếp
• Chi phí sản xuất chung: Chi phí nhân viên phân xưởng, Chi phí vật liệu, Chi phí dụng cụ, Chi phí khấu hao TSCĐ, Chi phí dịch vụ mua ngoài, Chi phí khác bằng tiền….

* Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế (yếu tố chi phí):

Để phục vụ cho việc tập hợp, quản lý chi phí theo nội dung kinh tế địa điểm phát sinh, chi phí được phân theo yếu tố. Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động cũng như việc lập, kiểm tra và phân tích dự toán chi phí.

Theo quy định hiện hành ở Việt Nam, toàn bộ chi phí được chi làm 7 yếu tố sau:

• Chi phí nguyên liệu, vật liệu
• Chi phí nhiên liệu, động lực sử dụng vào quá trình sản xuất – kinh doanh trong kỳ
• Chi phí lương và các khoản phụ cấp lương
• Chi phí BHYT, BHXH, phí công đoàn
• Chi phí khẩu hao TSCĐ
• Chi phí dịch vụ mua ngoài
• Chi phí bằng tiền khác

* Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng chi phí:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
• Chi phí nhân công trực tiếp
• Chi phí sản xuất chung

* Phân loại theo nội dung của chi phí:

• Chi phí nguyên vật liệu
• Chi phí nhân công
• Chi phí khấu hao tài sản cố định
• Chi phí dịch vụ mua ngoài
• Chi phí bằng tiền

* Phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động

• Biến phí
• Định phí
• Chi phí hỗn hợp

*Phân loại chi phí theo mối quan hệ với lợi nhuận:

• Chi phí thời kỳ
• Chi phí sản phẩm

* Phân loại chi phí theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả kinh doanh:

• Chi phí thời kỳ
• Chi phí sản phẩm

*Phân loại chi phí theo đối tượng tập hợp chi phí và phương pháp tập hợp chi phí:

• Chi phí trực tiếp
• Chi phí gián tiếp

* Các cách phân loại khác bao gồm:

• Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
• Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được
• Chi phí chênh lệch
• Chi phí chìm
• Chi phí cơ hội

>> Xem thêm:

Chi phí cơ hội là gì? Hiểu và áp dụng giúp doanh nghiệp tăng trưởng lợi nhuận bền vững

Chi phí cố định

Chi phí biến đổi

Các loại chi phí trong doanh nghiệp

5. Những cách hiểu sai lầm về chi phí trong doanh nghiệp

Nhầm lẫn giữa chi phí và dòng tiền ra

Không ít chủ doanh nghiệp hiện nay vẫn còn nhầm lẫn giữa khái niệm chi phí doanh nghiệp và dòng tiền ra. Nghĩa là cứ thấy có chi tiền thì xem như đã phát sinh chi phí.

Nhầm lẫn thường gặp nhất giữa chi phí và dòng tiền ra. Các khoản trả trước cho người bán trong nhiều kỳ nhưng lại tính hết vào chi phí một kỳ (trong kế toán gọi là chi phí trả trước).

Ví dụ: Tháng 6/2021 doanh nghiệp X thuê nhà của doanh nghiệp Y trong 6 tháng, phục vụ mục đích quản lý doanh nghiệp, trị giá 450 triệu đồng. Doanh nghiệp X tính ra chi phí điện nước, mặt bằng, lương nhân viên trong kỳ là 100 triệu.

Doanh nghiệp A tính chi phí tháng 6 là: 450 + 100 = 550 triệu đồng

Đây là cách tính sai bởi lẽ, khoản 450 triệu này phần lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp A thu về kéo dài 6 tháng, nên thực chất chi phí mà họ bỏ ra trong từ tháng sẽ là

450 / 5 = 90 triệu đồng

Và tổng chi phí quản lý doanh nghiệp của doanh nghiệp X trong tháng 6 sẽ là: 90 + 100 = 190 triệu đồng. Giá trị dòng tiền ra của doanh nghiệp X đang là 450 triệu nhưng thực chất chi phí mà doanh nghiệp X sử dụng trong tháng sau chỉ là 190 triệu đồng.

Sai lầm liên quan đến ghi nhận chi phí khấu hao tài sản

Đây là một sai lầm rất thường gặp ở nhiều doanh nghiệp mới thành lập khi chưa có bộ máy kế toán. Doanh nghiệp thường ghi nhận toàn bộ nguyên giá tài sản vào chi phí trong kỳ mua. Hoặc coi giá trị tài sản là chi phí đầu tư ban đầu mà không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh các kỳ.

Các nhầm lẫn này khiến DN ghi nhận thiếu/thừa chi phí. Dẫn đến đánh giá sai kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Do tài sản cố định sẽ tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ. Nên doanh nghiệp phải tiến hành trích khấu hao tài sản vào chi phí từng kỳ.

Chúng ta cùng theo dõi ví dụ sau:

Ví dụ: Doanh nghiệp X đầu năm 2021 mua một thiết bị X phục vụ cho hoạt động sản xuất, trị giá của thiết bị X là 2 tỷ đồng. Doanh nghiệp ước tính có thể sử dụng thiết bị X trong thời gian 5 năm.

Năm 2021 Doanh thu là 400 triệu, các chi phí khác là 250 triệu đồng

Năm 2022 Doanh thu là 800 triệu, các chi phí khác là 410 triệu đồng

Cách tính sai: Tính hết 2 tỷ thiết bị X vào chi phí năm 2021

Lợi nhuận năm 2021 là: – 1,6 tỷ đồng; Lợi nhuận năm 2022 là 400 triệu.

Từ đây đánh giá DN đang tăng trưởng lợi nhuận rất tốt. Đây là kết luận sai do cách tính toán sai khi ghi nhận chi phí.

=> Cách tính đúng: Trích khấu hao chi phí thiết bị X vào chi phí sản xuất mỗi năm.

Cụ thể: Chi phí mỗi năm từ khấu hao thiết bị X là: 2 tỷ: 5 = 400 triệu

Lợi nhuận năm 2021 là 400 – 400 – 250 = -250 triệu (lỗ)

Lợi nhuận năm 2022 là 800 – 400 – 410 = – 10 triệu (lỗ)

Như vậy, thực chất cả hai năm doanh nghiệp đều đang lỗ chứ không phải lãi nhiều vào năm 2022 như cách tính sai bên trên.

>> Xem thêm:

Cơ cấu lợi nhuân

Cơ cấu doanh thu

Doanh nghiệp cần làm gì để tăng doanh thu và lợi nhuận?

Không ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí trong doanh nghiệp

Có rất nhiều khoản chi phí thực tế phát sinh và đáp ứng đầy đủ 3 điều kiện ghi nhận chi phí. Nhưng thực chất lại bị bỏ qua, tiêu biểu là chi phí lương của nhóm chủ doanh nghiệp.

Nếu chủ doanh nghiệp trực tiếp tham gia điều hành, quản lý. Cần tính lương của chủ DN để đưa vào chi phí quản lý DN. Điều này đảm bảo cho việc theo dõi lợi nhuận, cấu trúc chi phí của doanh nghiệp là chính xác

Nhầm lẫn giữa chi phí và giá trị hàng tồn kho mua vào

Chẳng hạn, khi mua sắm nguyên vật liệu nhập kho, nếu ghi nhận toàn bộ giá trị nguyên vật liệu này vào. Chi phí sản xuất trong kỳ là không chính xác. Bởi lẽ, chỉ khi nào nguyên vật liệu đó được đưa vào sản xuất thì mới “đóng góp” vào chi phí doanh nghiệp. Nguyên vật liệu còn nằm trong kho là một dạng hàng tồn kho (tài sản) chứ chưa phải chi phí.

Nhận được hóa đơn mới ghi nhận chi phí

Một số doanh nghiệp có cách hiểu sai là sẽ chỉ ghi nhận khoản chi phí. Khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn từ người bán. Tuy nhiên, đây là một cách hiểu sai bởi chi phí được ghi nhận khi đảm bảo đáp ứng cả ba điều kiện. Bao gồm: làm giảm giá trị tài sản / tăng nợ phải trả. Được xác định một cách đáng tin cậy và đảm bảo nguyên tắc phù hợp với thu nhập. Như vậy, việc ghi nhận chi phí không phụ thuộc vào thời điểm doanh nghiệp nhận được hóa đơn từ người bán.

Ví dụ: Hóa đơn điện nước của tháng 12/2021, đến đầu tháng 1 doanh nghiệp mới nhận được; DN vẫn phải ghi nhận khoản điện nước này là chi phí của tháng 12 vì nó phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của tháng 12.

6.Một số phương pháp cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp

 Xem thêm:

21 Giải pháp tối ưu chi phí trong doanh nghiệp

5 Ways to Make Cost Optimization Work for the Long Term – 5 cách tối ưu hóa chi phí hoạt động lâu dài

Drive business performance with strategic cost optimization – Thúc đẩy hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa chi phí

• Cắt giảm chi phí nhân sự
• Cắt giảm và phân loại khách hàng
• Cắt giảm chi phí Marketing
• Sử dụng công nghệ để cắt giảm chi phí quản lý cho doanh nghiệp
• Cắt giảm chi phí vật tư văn phòng
• Giảm chi phí sản xuất
•  Cắt giảm chi phí tài chính
• Cắt giảm chi phí bằng cách áp dụng công nghệ thông tin
• Loại bỏ những thủ tục thừa thãi, cắt giảm quy trình chồng chéo
• Luôn theo dõi ngân sách
• Tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất

Trên đây bài viết chia sẻ tới bạn đọc chi tiết khái niệm Chi phí trong doanh nghiệp là gì? Đặc điểm chung của chi phí trong doanh nghiệp; Những điều cơ bản cần biết về chi phí của doanh nghiệp; Phân loại chi phí trong doanh nghiệp; Những cách hiểu sai lầm về chi phí trong doanh nghiệp; Đồng thời TACA cũng đưa ra cho bạn đọc, Một số phương pháp tối ưu hóa các loại chi phí trong doanh nghiệp từ đó giúp mỗi nhà quản lý có cái nhìn sâu sắc và am hiểu hơn về chi phí trong doanh nghiệp cũng như giải phát giúp nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí trong doanh nghiệp. Hi vọng bài viết trên sẽ hữu ích đối với các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp.

Để được trực tiếp nhận tư vấn và hỗ trợ từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực phân tích tài chính, phân tích quản trị doanh nghiệp của Taca. Xin vui lòng liên hệ theo Hotline CSKH: 0982 518 586

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội