Quản trị chi phí
Quản trị chi phí là việc vô cùng quan trọng và có ý nghĩa to lớn quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, đồng thời đây là việc góp phần quyết định vị thế của mỗi doanh nghiệp trên thị trường. Bởi lẽ, việc quản trị doanh nghiệp giúp chủ doanh nghiệp nhìn nhận chính xác về tình hình hoạt động của doanh nghiệp hiện tại từ đó đưa ra các chiến lược tăng trưởng, kiểm soát chi phí, cũng nhưng các quyết định và kế hoạch cho tương lai. Chính vì quản trị chi phí có tầm quan trọng vô cùng to lớn với mỗi doanh nghiệp, nên TACA đã quyết định đồng hành cùng chủ doanh nghiệp nhằm giải quyết vấn đề “Làm sao để quản trị chi phí của doanh nghiệp hiệu quả” thông qua bài viết dưới đây:
Quản trị chi phi là các hoạt động nhằm kiểm soát chi phi sản xuất sản phẩm và cung ứng dịch vụ nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản trị trong việc lập kế hoạch và kiểm soát chi phi trong cả ngắn hạn và dài hạn.
Quản trị chi phi được xem như một bộ phận không thể tách rời của những chiến lược hình doanh then chốt. Một trong những cách của quan trọng nhất dẫn tới thành công của doanh nghiệp chính là “cánh cửa chi phí này”. Một doanh nghiệp có thể quản trị chi phí tốt cũng giống như nắm được chìa khóa trong tay nhằm đưa doanh nghiệp phát triển lớn mạnh. Muốn các hoạt động kinh doanh diễn ra tột cách hiệu quả và đồng bộ thì doanh nghiệp luôn phải đảm bảo tính hình tài chính lành mạnh. Và sự lành mạnh đó có được hay không phụ thuộc phần lớn vào khả năng quản trị chi phí của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm:
Báo cáo cơ cấu chi phí:5 yếu tố cấu thành nên chi phí trong doanh nghiệp
Báo cáo quản trị chi phí: Kiểm soát tốt chi phí để tối ưu hóa lợi nhuận
Gỉai pháp cắt giảm chi phí trong mỗi doanh nghiệp
Hạn chế của quản trị chi phí truyền thống
Hạn chế của quản trị chi phí truyền thống
Hệ thống quản trị chi phí truyền thống tập trung giải quyết việc phân bổ chi phí trực tiếp và chi phí sản xuất chung cho quá trình sản xuất nhằm kiểm soát chi phí và cắt giảm chi phí. Giả định cơ bản là công ty có thể đạt được lợi nhuận tốt hơn nếu giảm được chi phí trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Để đạt được mục tiêu này, hệ thống quản trị chi phí truyền thống thường tiến hành so sánh chi phí thực tế phát sinh với chi phí tiêu chuẩn và phân tích sự chênh lệch giữa chúng. Hệ thống quản trị chi phí truyền thống thường có những hạn chế sau:
– Trọng tâm của quản trị chi phí truyền thống là kiểm soát và cắt giảm chi phí.
– Hệ thống quản trị chi phí truyền thống chỉ quan tâm đến yếu tố nội bộ mà không xem xét các yếu tố bên ngoài như yếu tố cạnh tranh, tăng trưởng thị trường, yêu cầu của khách hàng…
– Kỳ vọng của khách hàng hiện đại có thể khác nhau. Tập trung quá mức vào việc cắt giảm chi phí có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ, dẫn đến giảm số lượng khách hàng, doanh số và lợi nhuận cũng thấp hơn.
– Hệ thống kế toán chi phí truyền thống dựa trên dữ liệu kế toán có thể gây hiểu nhầm Báo cáo tài chính là một công cụ báo cáo tuyệt vời, nhưng thực chất các báo cáo này không thể hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Bởi vì nó không xem xét động lực của marketing. Hạn chế tập trung vào việc xem xét và ứng biến các quy trình và hoạt động hiện có. Quản trị chi phí truyền thống còn khá thụ động trong việc quản trị chi phí. Chỉ quan tâm đến ngắn hạn như tiết kiệm chi phí hàng năm mà không quan tâm đến dài hạn.
Quản trị chi phí – công cụ quản trị hiện đại
Bốn giai đoạn quản trị chi phí
Bốn giai đoạn quản trị chi phí
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, các doanh nghiệp không chỉ kiểm soát chi phí mà còn phải tập trung quản trị chi phí. Các doanh nghiệp ngày nay hoạt động trong một môi trường cạnh tranh gay gắt, nhu cầu của người tiêu dùng về chất lượng sản phẩm và cách mạng công nghệ. Mục tiêu cuối cùng của kinh doanh là tạo ra lợi nhuận tốt hơn và tạo ra giá trị cho các cổ đông. Điều này chỉ có thể đạt được bởi hiệu quả vượt trội so với các đối thủ cạnh tranh. Quản trị chi phí là việc áp dụng các kỹ thuật quản trị chi phí để cải thiện chiến lược của doanh nghiệp, cũng như giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí. Đồng thời, quản trị chi phí cũng tích hợp thông tin chi phí vào quá trình ra quyết định để hỗ trợ chiến lược tổng thể của tổ chức. Nó không giới hạn trong việc kiểm soát chi phí mà còn sử dụng thông tin chi phí cho việc ra các quyết định quản trị.
Mục đích cơ bản của quản trị chi phí là giúp các doanh nghiệp đạt đợi lợi thế cạnh tranh bền vững thông qua sự khác biệt về sản phẩm và dẫn đầu về chi phí. Quản trị chi phí tập trung nhiều hơn vào việc cải tiến liên tục để mang lại sự vượt trội về chất lượng sản phẩm đến khách hàng, đồng thời, cũng là một phần không thể thiếu của chuỗi giá trị. Điều quan trọng của quản trị chi phí có liên quan ở giai đoạn đầu của chu kỳ phát triển của sản phẩm để tránh phát sinh các chi phí thiệt hại.
Quản trị chi phí sử dụng thông tin quản trị chi phí được định hướng rõ ràng trong 4 giai đoạn của quản trị chiến lược. Quản trị chi phí gồm 3 nội dung chủ yếu:
So sánh quản trị chi phí hiện đại và quản trị chi phí truyền thống
So sánh quản trị chi phí hiện đại và quản trị chi phí truyền thống
– Phân tích chuỗi giá trị: Là một quá trình trong đó công ty xác định và phân tích các hoạt động khác nhau làm tăng giá trị cho sản phẩm cuối cùng. Mục đích là xác định những hoạt động không tạo thêm giá trị cho sản phẩm/dịch vụ cuối cùng và loại bỏ các hoạt động không có giá trị gia tăng đó. Việc phân tích chuỗi giá trị giúp một công ty có được sự dẫn đầu về chi phí hoặc cải thiện sự khác biệt hóa sản phẩm. Tài nguyên phải được triển khai trong các hoạt động có khả năng sản xuất các sản phẩm có giá trị của khách hàng.
Quản trị chi phí tập trung nhiều hơn vào việc cải tiến liên tục để mang lại sự vượt trội về chất lượng sản phẩm đến khách hàng, đồng thời, cũng là một phần không thể thiếu của chuỗi giá trị. Điều quan trọng của quản trị chi phí có liên quan ở giai đoạn đầu của chu kỳ phát triển của sản phẩm để tránh phát sinh các chi phí thiệt hại.
– Phân tích tiêu thức phân bổ chi phí: Chi phí được phát sinh bởi các yếu tố khác nhau của quá trình sản xuất. Chi phí không chỉ liên quan đến khối lượng sản xuất như hệ thống kế toán chi phí truyền thống đang thực hiện. Khái niệm tiêu thức phân bổ chi phí được giải thích theo hai cách rộng rãi trong quản trị chi phí là tiêu thức phân bổ chi phí cấu trúc và tiêu thức phân bổ chi phí thực hiện.
– Phân tích chiến lược định vị: Chiến lược định vị phản ánh các lựa chọn của một công ty về loại giá trị mà nó sẽ tạo ra và làm sao để giá trị đó khác biệt với các đối thủ. Phân tích chiến lược định vị là quan tâm đến tác động của môi trường bên ngoài và bên trong đến chiến lược chung của một công ty. Điều quan trọng là phải tính đến tương lai và đánh giá xem chiến lược hiện tại có phù hợp hay không phù hợp với vị trí chiến lược.
Tóm lại, quản trị chi phí hiện đại ngày càng phát triển và mở rộng nội dung bao hàm cả các quyết định chiến lược của quá trình kinh doanh như chiến lược định vị, chiến lược chuỗi giá trị… Tuy nhiên, việc quản trị chi phí mới chỉ được các doanh nghiệp tại Việt Nam tiếp cận theo cách truyền thống, còn tồn tại nhiều hạn chế. Quản trị chi phí là một công cụ quản trị hiện đại nhằm giúp doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh bền vững trong môi trường kinh doanh toàn cầu hóa hiện nay.
>>> Xem thêm:
Cơ cấu chi phí trong doanh nghiệp
Chi phí cố định trong doanh nghiệp
Hệ thống kế toán chi phí theo hoạt động phân bổ chi phí cho các sản phẩm trên cơ sở của loại hoạt động và số lượng các hoạt động phải thực hiện để tạo ra các sản phẩm đó. Hệ thống kế toán chi phí này tập hợp chi phí theo các trung tâm hoạt động theo nhiều các tổ hợp chi phí và ở các mức độ đa dạng (đơn vị sản phẩm, lô sản phẩm, và toàn doanh nghiệp) và sau đó phân bổ các chi phí này theo nhiều tiêu chuẩn phân bổ (cost drives), bao gồm cả tiêu chuẩn liên quan đến khối lượng và các tiêu chuẩn không liên quan đến khối lượng. Chính vì vậy mà các chi phí được phân bổ chính xác hơn và các nhà quản trị có thể tập trung vào việc kiểm soát các hoạt động mà nó gây ra chi phí hơn là cố gắng để cắt giảm các chi phí.
Sử dụng hệ thống kế toán chi phí theo hoạt động sẽ cung cấp một bức tranh hiện thực hơn về giá thành thực tế so với các hệ thống kế toán chi phí truyển thống có sẵn. Hơn nữa, hệ thống kế toán chi phí theo hoạt động cho phép đánh giá lợi nhuận theo khách hàng, theo thị trường,…
Trong hệ thống kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động, chi phí không được phân loại thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ như trong các hệ thống kế toán chi phí truyền thống mà được phân loại theo cấp độ chi phí, bao gồm các cấp độ: Cấp độ đơn vị sản phẩm; cấp độ lô sản phẩm; cấp độ loại sản phẩm / quy trình sản xuất; cấp độ toàn doanh nghiệp. Ngoài ra có thể xem xét chi phí ở cấp độ thị trường hoặc cấp độ khách hàng. Việc phân loại trên là cơ sở để tập hợp các chi phí theo hoạt động và sau đó phân bổ cho các sản phẩm/ dịch vụ.
Phương pháp kế toán chi phí mục tiêu ra đời để đáp ứng với môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt và chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng ngắn lại. Giai đoạn nghiên cứu và phát triển có ý nghĩa quan trọng đến chi phí trong toàn bộ chu kỳ sống của sản phẩm. Do vậy, việc xem xét kỹ lưỡng giai đoạn này là rất cần thiết trong việc quản trị chi phí. Theo hệ thống kế toán chi phí mục tiêu, doanh nghiệp sẽ ước tính giá bán của sản phẩm thông qua các nghiên cứu thị trường và trừ lãi gộp mong muốn khỏi giá bán ước tính sẽ cho chi phí tối đa có thể chấp nhận được của sản phẩm – gọi là chi phí mục tiêu, công thức xác định chi phí mục tiêu cho sản phẩm được xác định như sau:
Chi phí mục tiêu của sản phẩm = Giá bán ước tính của sản phẩm – Lãi mong muốn |
Nếu chi phí ước tính của doanh nghiệp lớn hơn chi phí mục tiêu, doanh nghiệp cần tiếp tục tiếp các giải pháp thay thế trong thiết kế để có được chi phí ước tính thấp hơn hoặc bằng chi phí mục tiêu, hoặc cũng có thể không phát triển sản phẩm đó. Phương pháp kế toán chi phí này thích hợp với các doanh nghiệp tự thiết kế sản phẩm của mình, bởi vì nó cho phép doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm một cách đáng kể trước khi chúng bị “ khóa” sau khi quá trình thiết kế hoàn thành. Hệ thống kế toán chi phí này được áp dụng khá thành công trong các doanh nghiệp ô tô của Nhật Bản, với công ty đi đầu là Toyota.
Hệ thống chi phí theo hướng cải tiến liên tục – Kaizen là sự vận dụng quan điểm quản trị theo hướng cải tiến liên tục xuất phát từ Nhật Bản. Theo quan điểm này, các doanh nghiệp sẽ liên tục đưa ra các cải tiến mới dù là nhỏ nhất để nhằm kiểm soát tốt chi phí, chất lượng sản phẩm tốt để nhằm mục đích thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng. Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong một công ty như: xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân; xu hướng quản trị theo mạng lưới hơn là cơ cấu quản trị theo mệnh lệnh, cấp bậc; xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được coi trọng hơn là vốn; xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến. Theo quan điểm của Kaizen costing, để đạt được mục tiêu cắt giảm chi phí, mỗi công ty được phân cấp rõ ràng tới từng bộ phận nhỏ, người phụ trách mỗi bộ phận ở từng cấp bậc dù nhỏ nhất đều phải có trách nhiệm tìm kiếm giải pháp cải tiến để nhằm đạt mục tiêu chung. Điều này cũng có nghĩa, ở các công ty này các nhà quản trị dù ở cấp bậc thấp nhất cũng được quyền đưa ra các chính sách, chuẩn mực hay các quy tắc áp dụng trong bộ phận của mình để nhằm nâng cao hiệu quả tốt nhất tại bộ phận mình phụ trách. Sự trao quyền và đề cao năng lực của nhân viên càng khuyến khích họ tham gia tốt hơn vào quá trình cải tiến hàng ngày.
Hệ thống chi phí Kaizen không sử dụng chi phí định mức cố định hàng năm. Đối với Kaizen costing thì thước đo tiêu chuẩn để đánh giá chi phí của kỳ phát sinh chính là chi phí thực tế của kỳ sản xuất gần nhất trước đó, nó được gọi là Kaizen costs, chi phí này cũng được coi là chi phí kế hoạch để đánh giá cho kỳ tiếp theo. Bởi vì luôn xảy ra sự cải tiến từng bước một cách liên tục qua các chu kỳ sản xuất có thể theo tuần hay tháng, trong khi chi phí định mức thì thường chỉ được thay đổi sau ít nhất 1 năm. Chẳng hạn, đối với các hãng sản xuất ô tô Nhật Bản, mục tiêu của cải tiến chi phí theo Kaizen thường được đặt ra là 3 tháng. Đối với hãng sản xuất máy bay Boeing, kỳ cải tiến chi phí được xác lập là mỗi 6 tháng.
Đây là phương pháp tính toán giá thành sản phẩm dành cho các doanh nghiệp đã có quy trình sản xuất được xây dựng ổn định và có thể quản trị định mức, tổng hợp chi phí sản xuất và trình độ tổ chức, bao gồm:
Vai trò của quản trị chi phí ở giai đoạn nào cũng quan trọng để đảm bảo doanh thu của công ty nhưng vào mỗi giai đoạn phát triển của doanh nghiệp lại có những mối quan tâm và cách làm khác nhau. Đặc biệt trong giai đoạn hội nhập kinh tế thì “nước cờ” thông minh nhất mà doanh nghiệp nào cũng phải tính đến là việc quản trị và tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ của mình ngày càng có chất lượng, giá cả phù hợp hơn với khách hàng.
Các doanh nghiệp mới thành lập muốn quản trị chi phí hiệu quả cần xác định rõ chiến lược quản trị nền tảng làm định hướng cho toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Một trong những cách thực hành tiết kiệm thiết thực nhất của các doanh nghiệp mới hoạt động trong thời gian ngắn, là có được khách hàng, tạo ra doanh thu càng sớm càng tốt để bù đắp định phí và các chi phí thành lập doanh nghiệp ban đầu.
Ngoài ra để quản trị chi phí tốt đối với mỗi doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần lập bảng kế hoạch kinh doanh
+ Việc lập kế hoạch này bắt đầu từ việc doanh nghiệp đưa ra mục tiêu bằng con số và không được đặt mục tiêu thấp.
+ Sau khi quyết định được mục tiêu, chủ doanh nghiệp sẽ thực hiện tính ngược từ đích trở về để lập kế hoạch.
+ Nhà quản trị quyết định kế hoạch hành động băng 5W2H – 5W2H là sự kết hợp giữa 5W1H và “Bao nhiêu tiền (How much)”. 5W1H bao gồm “Khi nào (When?)”, “Ở đâu (Where)”, “Ai (Who)”, “Làm cái gì (What)”, “Tại sao (Why)”, “Làm như thế nào (How)”.
+ Thực hiện việc lập kế hoạch kinh doanh: Về bản chất, chủ doanh nghiệp cần phải lập dự toán một cách chặt chẽ nhất để không có sai lầm hay mẫu thuẫn với những kế hoạch như kế hoạch kinh phí kinh doanh, kế hoạch đầu tư trang thiết bị, kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý thông tin, kế hoạch nhân sự… Nếu không làm được điều đó thì dự toán sẽ không có ý nghĩa gì cả. Để hiểu rõ hơn về mối quan hệ đó mời nhà quản trị tham khảo bảng “Nội dung bản kế hoạch kinh doanh (dự toán) trong 1 năm”.
Nội dung bảng kế hoạch kinh doanh (dự toán) trong 1 năm
Nội dung bản kế hoạch kinh doanh (dự toán) trong 1 năm
Các doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả, uy tín thương hiệu gia tăng, cơ hội tăng trưởng và phát triển mở rộng gặp nhiều thuận lợi…cũng cần phải quan tâm chú trọng đến việc thực hành tiết kiệm như bao doanh nghiệp khác bằng cách:
+ Tiết kiệm về bán hàng và tiếp thị
+ Quảng cáo bằng một số tiền nhỏ: đây là cách giúp nhà quản trị nhìn thấy nhiều hơn với chi phí ít hơn.
+ Đo lường kết quả kinh doanh: Đây là công cụ chủ yếy của việc cắt giảm chi phí khi bàn đến việc đối phó với phí tổng quảng cáo và khuyến mãi.
+ Lựa chọn các phương tiện truyền thông: báo trí, tivi, phương tiện vận chuyển, internet, radio,…
+ Mạng internet: đây là đồng minh tốt nhất của quản trị chi phí doanh nghiệp (bao gồm: quảng cáo trên mạng, tiếp thị bằng e-mail, quảng cáo các phương tiện truy cập…)
+ Quan hệ công chúng, quảng cáo miễn phí
+ Bán hàng nhiều hơn, chi phí ít hơn ( giữ được nhiều khách hàng, ký hợp đồng bên ngoài để bán hàng, sử dụng doanh nghiệp bán hàng ở bên ngoài..)
+ Tiết kiệm về thiết kế trang web
+ Giảm thiểu chi phí xe cộ và đi lại
+ Tiết kiệm các tiện ích và liên lạc viễn thông (giảm bớt việc thắp sáng điện, tắt máy khi không sử dụng,…)
+ Áp dụng phương pháp kinh doanh không cần giấy tờ
+ Tối thiểu hóa các chi phí tài chính và thuế: Tìm kiến tài trợ, giảm chi phí tài chính ngân hàng, giảm bớt tiền thuế, giảm chi phí kế toán…)
Các doanh nghiệp đang bị khó khăn bủa vây càng phải chú trọng hơn đến hoạt động quản trị chi phí kinh doanh. Trước tiên cần xem xét cắt bỏ sự phức tạp không cần thiết trong cách tiến hành kinh doanh hiện tại của mình. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn mang lại sự hài lòng lớn hơn cho khách hàng nhờ việc bỏ bớt những hoạt động lãng phí không cần thiết:
Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể thực hiện quản trị chi phí thông qua việc cắt giảm chi phí trong khung khoảng như:
+ Cắt bớt chi phí lương: Việc này có thể thực hiện thông qua cắt giảm nhân viên, hạn chế thuê mướn nhân công, giảm tổng tiền lương, sa thải nhân sự một cách có căn cứ và công bằng…
+ Loại trừ các chi phí tài chính
+ Chuyển tài sản thành tiền mặt (hay thu được tiền mặt từ tài sản): Bán đất, bán và thuê lại các tài sản,
+ Chuyển tới nơi có mức thuế thấp: Giảm bớt cổ tức, Thương lượng một kế hoạch thời gian đóng thuế, di chuyển đến nơi có mức thuế thấp hơn, hoán đổi nợ để lấy vốn cổ phần
+ Tái sinh: Để có thể tái sinh hay duy trì tiến trình hoạt động kinh doanh, nhà quản trị cần thiết lập ngân sách chi phí, đặt ra các tiêu chuẩn, thành lập các ưu tiên, thúc đẩy các công cụ chắt giảm chi phí, duy trì hoạt động kinh doanh.
Như vậy, trên đây Taca đã gửi đến bạn đọc bài viết rất chi tiết và cụ thể giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ thông tin về quản trị chi phí trong doanh nghiệp, đồng thời chúng tôi đã đưa ra một số phương pháp và cách thức quản trị chi phí tối ưu và hiệu quả. Hy vọng thông qua bài viết này nhà quản trị đã có cho mình những hiểu biết, nhận định và quyết định đúng đắn cho việc quản trị chi phí trong doanh nghiệp của mình. Để nhận được các giải pháp cụ thể và thiết thực nhất cho chính doanh nghiệp của bạn, bạn có thể liên hệ và sử dụng Dịch vụ tư vấn quản trị doanh nghiệp và Dịch vụ xây dựng và triển khai báo cáo quản trị giúp DN hiểu rõ và kiểm soát chặt chẽ hơn về tình hình kinh doanh, quản trị chi phí,..của mình và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp qua hệ thống báo cáo quản trị chi phí thông minh, báo cáo phân tích chi tiết về các chỉ số kinh doanh,…
Hoặc Vui lòng liên vệ với chúng tôi theo số Hotline CSKH: 0982 518 586.
>>Xem thêm: Mời bạn đọc tham khảo thêm một số giải pháp chuyên sâu dưới đây:
21 giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp
Đánh giá doanh nghiệp hiệu quả
Doanh nghiệp cần làm gì để tăng doanh thu và lợi nhuận?
Chiến lược tài chính của doanh nghiệp toàn diện
Giải pháp cắt giảm chi phí trong mỗi doanh nghiệp
Chúc quý bạn đọc và quý doanh nghiệp sức khỏe và thành công !
Taca Business Consulting,
Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.
Trụ sở chính: Tầng 2 tòa A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 0982 518 586
Support@taca.edu.vn
Vincom Đồng Khởi, Quận 1, TP. HCM
Hotline: 0985 611 911