Cách xây dựng hệ thống báo cáo quản trị trong doanh nghiệp

Báo cáo quản trị là một báo cáo vô cùng quan trọng phục vụ chủ yếu bên trong doanh nghiệp. Nó không có một chuẩn mực nào, nhưng sẽ giúp cho các bạn có một kiến thức tổng hợp hơn, nếu muốn hiểu chi tiết hơn mà đi đúng chuyên sâu từng ngành, nếu muốn đào tạo chuyên sâu thì đa số bạn cân nhắc chi phí “Chi phí về nhân sự”, “Chi phí về marketing”, “Chi phí về hoạt động thuê, hoạt động quản lý”, tất cả những chi phí. Nó là một trong những vấn đề là bạn có đủ “doanh thu – chi phí” và đạt được mức lợi nhuận mà bạn kỳ vọng hay không, thì nó sẽ quyết định được là bạn có dám triển khai công việc đó không?

Theo số liệu thống kê, có đến 90% doanh nghiệp Việt không làm báo cáo quản trị đúng nghĩa. Hầu hết chỉ có kế toán tài chính làm nhiệm vụ ghi chép, báo cáo số liệu tài chính theo nghiệp vụ kế toán tài chính. Báo cáo quản trị là gì? Tại sao cần báo cáo quản trị trong kinh doanh?

Chia sẻ câu chuyện về báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Báo cáo tài chính phải tuân thủ nguyên tắc về thông tin theo chuẩn mực và chế độ hiện hành của kế toán tại từng quốc gia, cũng như với cả nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế về kế toán được các quốc gia công nhận. Ví dụ Big 4 hay dùng những chuẩn mực của quốc tế nhưng bản thân Big 4 hoạt động ở Việt Nam thì phải dựa trên những chuẩn mực kế toán Việt Nam để tiến hành một cuộc kiểm toán.

Còn báo cáo quản trị thì không bắt buộc phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán chung mà cố gắng bám sát vào 2 nội dung xương sống quan trọng nhất – đó là câu chuyện quyết định hệ thống báo cáo quản trị có đến được với ông chủ doanh nghiệp, có đến được với cấp trên; có thực sự tác dụng với yếu tố phát triển dài hạn của doanh nghiệp hay không?

Lý do doanh nghiệp cần có hệ thống báo cáo quản trị

Lý do 1: Cung cấp thông tin tổng thể về công ty cho nhà quản trị

Nhà quản trị luôn luôn cần nắm được thông tin tổng thể về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Nhà quản trị ở đây có thể bao gồm HĐQT, tổng giám đốc, giám đốc hoặc lãnh đạo các phòng ban. Nhà quản trị không trực tiếp tham gia chi tiết vào tất cả quy trình trong công ty, đặc biệt là công ty hay tập đoàn lớn. Do đó, họ cần có hệ thống báo cáo trực quan để có thể nắm được tình hình vận hành của doanh nghiệp một cách nhanh nhất.

Ví dụ: Tổng giám đốc là người điều hành chung của doanh nghiệp. Họ sẽ không tham gia chi tiết vào hoạt động của bộ phận Sales hay bộ phận Marketing. Nhưng họ sẽ xem báo cáo quản trị của doanh nghiệp để biết các bộ phận này đang vận hành như thế nào.

 Lý do 2: Bổ sung thông tin báo cáo tài chính chưa cung cấp được

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ có hệ thống báo cáo tài chính theo mẫu tiêu chuẩn của Bộ Tài chính. Báo cáo tài chính không phục vụ bên trong doanh nghiệp mà nó còn hướng đến bên ngoài. Loại báo cáo này như một bức tranh hướng về quá khứ, tập trung vào các số liệu trong quá khứ. Báo cáo này không giúp nhà lãnh đạo đánh giá được tình hình tổng thể của công ty để đưa ra chiến lược phát triển phù hợp.

Những thông tin mà báo cáo tài chính chưa cung cấp được thì sẽ có trong báo cáo quản trị. Báo cáo quản trị cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính về thực trạng của doanh nghiệp, phục vụ yêu cầu quản lý điều hành và ra quyết định của nhà quản trị. Đây là một loại báo cáo nội bộ của doanh nghiệp, không hướng đến đối tượng bên ngoài.

Ví dụ: Khi điều hành một doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo thường lên một kế hoạch lớn và dài hạn. Sau đó sẽ triển khai xây dựng những kế hoạch cụ thể theo năm, theo quý và theo tháng. Ngoài ra còn có các kế hoạch hành động cho chương trình, chiến dịch cụ thể. Khi đó, báo cáo tài chính không thể cung cấp được bức tranh tổng thể về sự phát triển của công ty và mức độ theo kịp các kế hoạch đặt ra. Báo cáo tài chính chỉ có thể đưa ra số liệu về lợi nhuận, doanh thu, các khoản chi phí mà không thể thể giúp chúng ta theo dõi những phần khác. Vì vậy, báo cáo quản trị được tạo ra để giúp các doanh nghiệp đo lường chỉ số khác không chỉ về chi phí.

Trong thực tế, các doanh nghiệp vẫn có báo cáo về hoạt động của các bộ phận, phòng ban. Những báo cáo này cũng nằm trong hệ thống báo cáo quản trị. Tuy nhiên, nó chưa được tổng quát hóa và hệ thống hóa để vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Đồng thời, báo cáo quản trị đưa ra các định hướng về tương lai cho doanh nghiệp.

Lý do 3: Các quyết định phải căn cứ vào số liệu

Các nhà quản trị hay lãnh đạo trong doanh nghiệp không thể đưa ra quyết định một cách tùy ý. Cơ sở để họ đưa ra quyết định là các số liệu đến từ hệ thống báo cáo quản trị. Những số liệu từ báo cáo tài chính chỉ liên quan đến chi phí, doanh thu hay lợi nhuận không chỉ trở thành cơ sở đưa ra quyết định liên quan đến cả doanh nghiệp. Chỉ khi kết hợp với các số liệu liên quan đến tình hình vận hành trong thực tế mới là cơ sở vững chắc nhất cho những quyết định của nhà điều hành.

Lý do 4: Luôn đảm bảo doanh nghiệp đi theo đúng mục tiêu và kế hoạch

Giả sử bạn đặt ra một kế hoạch lớn từ đầu năm, tuy nhiên vì không có báo cáo quản trị nên bạn không biết nó đang được vận hành như thế nào. Có thể trong một lúc nào đó, các bộ phận trong công ty của bạn sẽ đi sai định hướng của kế hoạch ban đầu vì chính họ cũng không biết đã làm những gì và cần làm được gì tiếp theo. Vì thế, doanh nghiệp bắt buộc phải có báo cáo quản trị để theo sát và đo lường hoạt động. Từ đó, các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra sẽ được thực hiện. 

Khi đó 2 vấn đề được đặt ra:

+ Vấn đề 1: Bạn phải hiểu được doanh nghiệp của bạn? Hiểu từng chi tiết một. Cố gắng bóc tách càng tốt những hoạt động doanh nghiệp, từ nhân sự, khách hàng, thương hiệu, quản trị, chi phí, ngân sách…

+ Vấn đề 2: Sau đấy các bạn quay ngược lại cố gắng tiếp cận lại mục tiêu của công ty: “Mục tiêu ngắn hạn”, “Mục tiêu trung hạn”, “Mục tiêu dài hạn”, và “Mục tiêu của chính chủ doanh nghiệp”. Đấy là những yếu tố then chốt khi bước sang một cách tiếp cận, phương pháp triển khai và xây dựng hệ thống báo cáo quản trị cho doanh nghiệp.