BÁO CÁO DÒNG TIỀN – LÀM SAO ĐỂ QUẢN TRỊ “DÒNG MÁU” CỦA DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ ?

Báo cáo dòng tiền là một trong những yếu tố tiên quyết phản ánh trực tiếp “sức khỏe” tài chính của một doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đa phần nhà quản lý chỉ tập trung vào 2 con số chính là Doanh thu, Chi phí và xem nhẹ hoặc đôi khi là không quan tâm đến Báo cáo dòng tiền. Điều này sẽ gây bất lợi cho chính chủ doanh nghiệp trong việc kiểm soát được chính xác đồng tiền của mình đang ở đâu. Hơn nữa, Báo cáo dòng tiền còn là một phần của kế hoạch dòng tiền giúp nâng cao hoạt động của công ty và đảm bảo tốt hơn rằng tất cả các khoản thanh toán bằng tiền mặt đều đến đúng mục đích kinh doanh. 

Hãy cùng TACA mổ xẻ sâu hơn để nhìn rõ được lý do tại sao các doanh nghiệp không kể lớn hay nhỏ đều cần thiết phải xây dựng một mô hình Báo cáo dòng tiền cho công tác quản trị của mình. Liệu công cụ Báo cáo dòng tiền này còn móc nối và ảnh hưởng đến những khía cạnh tài chính nào nữa của Doanh nghiệp ?   

DÒNG TIỀN VÀ BÁO CÁO DÒNG TIỀN

Để hiểu được Báo cáo dòng tiền là gì, trước tiên cần phải nắm bắt được bản chất của Dòng tiền trong doanh nghiệp. Dòng tiền có thể hiểu đơn giản là sự vận động vào, ra của đồng tiền (tức là thu và chi) trong một thời kỳ nhất định doanh nghiệp đó. Dòng tiền bao gồm dòng tiền vào, dòng tiền ra và dòng tiền thuần. 

Ví dụ: Khi doanh nghiệp nhập vải vóc về để may ra được thành phẩm là một chiếc áo thì đó là dòng tiền ra. Khi khách hàng trả tiền mua áo do doanh nghiệp sản xuất thì số tiền đó là dòng tiền vào. 

Hãy cùng đi sâu thêm một chút để hiểu về nội tại của dòng tiền này trong doanh nghiệp, khi nào thì dòng tiền này được gọi là dòng tiền dương, khi nào thì nó trở thành dòng tiền âm? 

Tưởng tượng đơn giản, dòng tiền này đại diện cho tất cả các giao dịch trong tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Khi số tiền trong tài khoản nhiều hơn, cho phép doanh nghiệp trang trải được các khoản phải trả, khi đó sẽ có một dòng tiền dương. Nhưng khi tiền ra khỏi doanh nghiệp ( tức là chi phí) vượt quá tiền mặt đi vào hoạt động kinh doanh (tức là doanh thu và thu nhập), đó là lúc doanh nghiệp gặp vấn đề về dòng tiền âm. 

Mục tiêu của các doanh nghiệp là tạo ra được một dòng tiền dương, tức là làm sao để nhận tiền vào nhiều hơn chi tiền ra. Điều này nghe thì có vẻ đơn giản nhưng rất nhiều doanh nghiệp gặp vấn đề với dòng tiền của mình. Giữ được cho dòng tiền luôn dương là một điều rất “tuyệt” đối với doanh nghiệp. Và để có thể quản lý dòng tiền này một cách hiệu quả thì việc cần thiết đầu tiên là phải lập được một Báo cáo dòng tiền chi tiết cho doanh nghiệp. Báo cáo này đặc biệt quan trọng trong việc quản trị tài chính của doanh nghiệp. 

Tiếp nối cho phần tìm hiểu về dòng tiền, bài viết sẽ đi làm rõ “Báo cáo dòng tiền” là gì ? Khi đọc một “Báo cáo dòng tiền” của doanh nghiệp cần lưu ý những điểm mấu chốt nào ?

Nếu như Dòng tiền là sự vận động vào, ra của doanh nghiệp thì Báo cáo dòng tiền chính là 

một bảng thống kê lại tất cả những biến động đó trong một khoảng thời gian nhất định (tháng, quý hay năm tài chính) một cách chi tiết nhất theo trình tự ghi nhận phát sinh của kế toán. Dựa vào thông tin dòng tiền lớn hay nhỏ, âm hay dương từ Báo cáo dòng tiền mà chủ doanh nghiệp hay các nhà quản trị có thể dự kiến trước được dòng tiền vào, dòng tiền ra để từ đó cho ra một bản kế hoạch kinh doanh chi tiết cho kỳ sắp tới. 

Đọc thêm:

• Những yếu tố then chốt khi phân tích Báo cáo quản trị
• Báo cáo xu hướng ngành công nghiệp sản xuất năm 2022
• Cách quản lý dòng tiền hiệu quả
• 7 Chiến lược quản lý dòng tiền- Cambridge University ( 7 cash flow strategies)

5 CỐT LÕI CỦA MỘT “BÁO CÁO DÒNG TIỀN” 

Nhìn trên đây có thể thấy một ví dụ điển hình, đơn giản nhất trong việc xây dựng một Báo cáo dòng tiền cho một Doanh nghiệp bán lẻ với các chuỗi cửa hàng khác nhau. Một Báo cáo dòng tiền cơ bản sẽ bao gồm 5 khoản mục chính liên kết chặt chẽ với nhau: 

1. Dòng tiền vào 

Khoản mục này sẽ theo dõi và liệt kê các biến động tiền vào từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (tiền nhận được từ khách hàng cho hàng hóa và dịch vụ doanh nghiệp đã cung cấp và các khoản thu khác). Đây là một phần quan trọng để tính toán lợi nhuận của doanh nghiệp.

2. Dòng tiền ra 

Đây là dòng tiền phản ánh số tiền rời khỏi doanh nghiệp. Khoản mục này có thể bao gồm: Chi thanh toán tiền hàng, Chi lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên, chi đầu tư, mua sắm thiết bị,… 

3. Dòng tiền thuần trong kỳ 

Dòng tiền thuần chính là khoản chênh lệch giữa dòng tiền vào so với dòng tiền ra của doanh nghiệp trong cùng một kỳ. 

Đến đây ta sẽ đặt ra câu hỏi, liệu Dòng tiền thuần và Lợi nhuận có phải là một ? 

Dòng tiền thuần và lợi nhuận là hai khái niệm liên quan với nhau nhưng lại khác nhau. Hãy cùng TACA đi phân biệt 2 khái niệm này. Theo khái niệm ta có thể biết được công thức của 2 khái niệm trên như sau: 

Dòng tiền thuần trong kỳ = Dòng tiền vào – Dòng tiền ra

Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí

Nhìn đến đây, hẳn nhiều người sẽ ngờ vực cho rằng “Ủa vậy thì có gì khác nhau đâu” vì đơn giản nghĩ rằng Dòng tiền vào cũng là Doanh thu và Dòng tiền ra cũng như Chi phí. Nhưng sự thật lại không phải vậy. Có lợi nhuận chưa chắc đã có tiền mặt, có tiền mặt cũng chưa chắc sinh được lời. Thử xem xét một ví dụ đơn giản nhé:

Anh A mở doanh nghiệp dệt may, xong xuôi còn dư 500 triệu tiền vốn. Tháng đầu tiên doanh nghiệp thu được 100 triệu tiền bán hàng. Chi phí nguyên vật liệu và sản xuất phải thanh toán là 50 triệu. Sau khi thấy được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, Anh B góp vốn đầu tư với anh A 200 triệu nữa. Ở đây ta có:

 

4. Tiền tồn đầu kỳ 

Tiền tồn đầu kỳ của kỳ hiện tại chính là khoản Tiền tồn cuối kỳ của kỳ kế toán trước chuyển sang.  

5. Tiền tồn cuối kỳ 

Kết hợp với số tiền tồn đầu kỳ, chúng ta có thể xác định số tiền cuối kỳ theo công thức:

Số tiền tồn cuối kỳ = Số tiền tồn đầu kỳ + Dòng tiền thuần trong kỳ

TẠI SAO DOANH NGHIỆP CẦN PHẢI XÂY DỰNG BÁO CÁO DÒNG TIỀN

Việc xây dựng Báo cáo dòng tiền sẽ phục vụ trực tiếp cho mục đích kế toán quản trị và các nhà quản trị doanh nghiệp để có thể theo dõi sát sao những biến động thu chi ở trong kỳ, so sánh số liệu kỳ này với kỳ trước, từ đó đưa ra những dự báo về chi phí, doanh thu, lỗ lãi, kỳ vọng lợi nhuận và kế hoạch kinh doanh cho kỳ tới.

Từ những dự báo và kế hoạch kinh doanh đã đề ra, Báo cáo dòng tiền sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những phương án dự phòng để giải quyết vấn đề quản trị tài chính của doanh nghiệp,  Khi nào nên thắt chặt chi tiêu ? Cần phải hành động như thế nào khi dòng tiền âm ? Kế hoạch duy trì dòng tiền dương ?

Quản trị tốt Báo cáo dòng tiền sẽ là cơ hội cho các doanh nghiệp huy động vốn và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên cương vị là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn đang muốn đăng ký một khoản vay nhằm huy động vốn cho các dự án sắp tới thì một trong những điều quan trọng đầu tiên mà nhà đầu tư sẽ xem xét là tình trạng dòng tiền của công ty bạn. Điều này là tất yếu vì mục tiêu chính của người cho vay chính là đảm bảo được rằng doanh nghiệp của bạn sẽ có thể trả lại khoản vay. Việc bạn cần làm là xây dựng một Báo cáo dòng tiền và đưa ra một kế hoạch kinh doanh có thể khiến cho nhà đầu tư có thể tin tưởng. 

Do đây bản chất là báo cáo quản trị nên hoàn toàn có thể chủ động thay đổi và liệt kê chi tiết từng khoản thu, chi và không cần khuôn mẫu như các báo cáo tài chính. Điều này cũng cho phép các doanh nghiệp có thể linh hoạt xây dựng một Báo cáo dòng tiền đặc trưng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình. 

DÒNG TIỀN SUY YẾU, THIẾU TIỀN ĐỂ HOẠT ĐỘNG ? 

Thực tế cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp trục trặc trong việc quản trị dòng tiền của mình ( dòng tiền suy yếu qua các tháng, âm liên tục hoặc cứ mãi đứng yên, …). 

Nguyên nhân chủ yếu gây mất kiểm soát trong quản trị Báo cáo dòng tiền:

• Bạn thấy hoạt động kinh doanh tháng này cải thiện đáng kể, bạn thẳng tay ký quyết định đầu tư thêm cơ sở vật chất mặc cho các khoản mục này không có trong bản kế hoạch kinh doanh đã đề ra. Tháng tiếp theo doanh thu không còn được như dự kiến nhưng các khoản chi phí phát sinh vẫn phải tiếp tục thanh toán dẫn đến dòng tiền của doanh nghiệp bị âm. Việc không xây dựng được ngân sách chi tiêu hợp lý theo Báo cáo dòng tiền, dẫn đến chi tùy tiện, không theo dự án là một trong các nguyên nhân thường thấy mà các doanh nghiệp hay mắc phải.  
• Doanh nghiệp chăm chăm chạy theo lợi nhuận mà không để ý đến các vấn đề khác như khả năng thu hồi nợ, hiểm họa từ nợ xấu,…Chính việc quản lý tài chính yếu, nhà quản trị không có kiến thức chuyên sâu về quản trị Báo cáo dòng tiền dẫn đến việc mất cân bằng tài chính trong doanh nghiệp. 

Rủi ro của việc quản trị dòng tiền đối với hoạt động kinh doanh và đầu tư mở rộng của doanh nghiệp. 

• Thiếu tiền cho hoạt động kinh doanh hay rủi ro về việc mất thanh khoản trong trường hợp doanh số giảm mạnh 
• Thiếu tiền để đầu tư mở rộng kinh doanh 
• Làm giảm hiệu quả sử dụng vốn và rủi ro mất vốn.

GIẢI PHÁP KIỂM SOÁT “DÒNG MÁU” CỦA DOANH NGHIỆP QUA QUẢN TRỊ BÁO CÁO DÒNG TIỀN

• Dựa vào Báo cáo dòng tiền để xây dựng một kế hoạch chi tiêu, ngân sách cụ thể phù hợp với từng giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp. 
• Theo sát kế hoạch chi tiêu đã đề ra, hạn chế việc chi tiêu tùy tiện những khoản không nằm trong kế hoạch, hạn chế việc đầu tư, cho vay không phục vụ hoạt động kinh doanh.
• Quản trị chặt chẽ 3 dòng tiền quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Quản trị công nợ, Quản trị chi phí (bán hàng và Marketing) và Quản trị hàng hóa. 
• Lập các quỹ đầu tư phát triển doanh nghiệp, trực tiếp tham gia quản trị Báo cáo dòng tiền. 

• Ngoài quản trị tốt dòng tiền của doanh nghiệp thì việc cung cấp một công cụ toàn diện để tối ưu hóa Báo cáo dòng tiền là vô cùng cần thiết để có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực cho doanh nghiệp. Một trong những nền tảng đã được TACA lựa chọn vô cùng kỹ càng đó chính là Power BI. TACA hoàn toàn có thể hỗ trợ các nhà quản trị kiểm soát được toàn bộ công cụ quản trị này. 

Power BI hiện nay được xem như một công cụ quản lý dữ liệu vô cùng hiệu quả của các doanh nghiệp. Thoáng nghe tên chắc hẳn bạn sẽ thấy Power BI có vẻ hơi xa lạ. Nhưng thật ra, đây là một sản phẩm thuộc phân khúc ứng dụng văn phòng của nhà Microsoft. Chi tiết hơn thì Power BI nằm trong nhóm kinh doanh thông minh (Business Intelligence) với nhiệm vụ chính là tối giản hóa và nâng cao chất lượng việc thể hiện dữ liệu trên các báo cáo tài chính, doanh số, …

Thông thường, để xây dựng một Báo cáo dòng tiền trên Power BI có thể phân ra theo dõi phát sinh theo các khoản mục: Tiền mặt, Tiền gửi tại các ngân hàng và Ngoại tệ. Dưới đây là một trong nhiều sản phẩm thuộc Hệ thống Báo cáo quản trị đã được TACA hỗ trợ xây dựng và kiểm soát cho doanh nghiệp. 

 

Giải quyết các vấn đề về Báo cáo dòng tiền đôi khi rất đơn giản nhưng nhiều lúc lại vô cùng khó khăn. Dịch vụ xây dựng và triển khai Hệ thống báo cáo quản trị của TACA sẽ đồng hành cùng bạn, chúng tôi không chỉ đào sâu cho bạn về khía cạnh Báo cáo dòng tiền mà còn cung cấp mọi góc nhìn toàn diện, cho thấy tình hình kinh doanh thực sự đang diễn ra các vấn đề bên trong doanh nghiệp. Giúp chủ doanh nghiệp đưa ra những quyết định sáng xuất để phát triển doanh nghiệp trong tình hình kinh tế liên tục có những chuyển biến.

Trong bài viết tiếp theo  TACA sẽ đưa ra cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn về Báo cáo dòng tiền trong một doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh cụ thể. Cùng đón đọc nhé!

Sự khác biệt của báo cáo quản trị chính là tạo ra giá trị cho doanh nghiệp!

Link chi tiết dịch vụ tư vấn của chúng tôi:

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị

Taca consulting,