Quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp như thế nào cho hiệu quả

Quản lý dòng tiền là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các CEO và Giám đốc tài chính. Dòng tiền là nguồn sống của mọi doanh nghiệp. Quản lý tốt dòng tiền không chỉ đảm bảo việc kinh doanh được thông suốt và thuận lợi mà đó còn là cơ sở để vượt lên các đối thủ khi thời cơ đến. Vậy trả lời cho các câu hỏi: dòng tiền là gì? các loại dòng tiền trong doanh nghiệp? phương pháp quản lý dòng tiền như thế nào? Kiểm soát dòng tiền? Hay những sai lầm trong quản lý dòng tiền?

Tiền mặt là vua. Công ty không có lợi nhuận vẫn có thể tồn tại, tuy nhiên sẽ không thể tồn tại nếu dòng tiền âm (tiền vào ít hơn tiền ra).

Thực tế các doanh nghiệp nhỏ và vừa đa phần là Giám đốc điều hành hoặc chính là chủ doanh nghiệp trực tiếp lo quản lý dòng tiền. Nhiều lúc Thu – Chi theo cảm xúc, bản năng, theo cảm tính, theo kinh nghiệm. Do vậy cần có phương pháp quản lý dòng tiền khoa học, bài bản.

Dòng tiền là gì?

Dòng tiền có thể hiểu đơn giản là sự chuyển động, sự lưu chuyển vào, ra hay (thu và chi) của các khoản tiền tệ trong một doanh nghiệp. Việc lưu chuyển dòng tiền sẽ liên quan đến việc lưu chuyển của dòng tiền thuần và dòng tiền ròng.

Như vậy, bản chất của quản lý dòng tiền là Quản lý các nguồn thu vào và chi ra làm sao đạt mục tiêu: Thu vào nhanh nhất và nhiều nhất có thể, Chi ra ít nhất có thể. Khi đó tạo dòng tiền tốt trong tháng, quý, năm và tạo lợi nhuận tốt hàng tháng, quý, năm cho doanh nghiệp.

Dòng tiền vào

– Doanh thu bán hàng, hoàn thuế… 

– Doanh thu thanh lý TS, bán chứng khoán đầu tư, cổ tức nhận được… 

– Nhận nợ vay ngân hàng, thuê tài chính, cổ đông góp vốn… 

Dòng tiền ra 

– Trả chi phí sản xuất, kinh doanh (mua NPL, lương, điện, quảng cáo, khuyến mãi, thuế..), lãi vay ngân hang, nộp thuế, bị phạt… 

– Mua sắm (đầu tư) máy móc thiết bị, nhà xưởng, lãi vay được vốn hóa… 

– Trả nợ vay, trả vốn góp, chi cổ tức… 

Các dòng tiền trong doanh nghiệp

Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh

Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh là dòng tiền phát sinh từ các hoạt động tạo ra  doanh thu chủ yếu của doanh  nghiệp và các hoạt động khác không phải là  các hoạt động đầu tư hay hoạt động tài  chính.

– Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ… 

– Chi phí mua đầu vào sản xuất (NPL, lao động, điện nước…)

– Chi phí bán hàng, quản lý

– Trả lãi vay

Dòng tiền từ hoạt động đầu tư 

Dòng tiền từ hoạt động đầu tư là dòng tiền phát sinh từ các hoạt động mua sắm, xây dựng (dòng tiền chi ra), thanh lý, nhượng bán (dòng tiền thu vào) các tài sản dài hạn và các khoản đầu tư khác không được phân loại là các khoản tương đương tiền.

– Đầu tư mua máy móc, thiết bị, nhà xưởng… 

– Bán thanh lý MMTB, nhà xưởng… 

– Mua (đầu tư) cổ phiếu, trái phiếu…

Dòng tiền từ hoạt động tài chính

Phần này đề cập đến nợ và các giao dịch vốn chủ sở hữu. Các công ty thường liên tục vay và trả nợ. 

Việc phát hành chứng khoán ít xảy ra hơn. Ở đây, một lần nữa, các nhà đầu tư, đặc biệt là các nhà đầu tư vì mục đích thu nhập thì thứ quan trong nhất với họ là cổ tức được trả bằng tiền mặt.

– Vay ngân hàng, thuê tài chính 

– Trả nợ vay, nợ thuê tài chính

– Phát hành cổ phiếu/trái phiếu (nhận vốn góp) 

– Trả cổ tức…

Báo cáo dòng tiền

Đây là báo cáo số liệu về các khoản đã thu vào – chi ra và dự tính về doanh thu, chi phí cho kỳ tiếp theo. Từ báo cáo này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về dòng tiền trong kỳ tiếp theo, để có kế hoạch chuẩn bị nguồn tiền.

 

=> Tham khảo thêm báo cáo dòng tiền: https://taca.com.vn/bao-cao-dong-tien/

7 bước thực hiện quản lý dòng tiền

Quản lý dòng tiền không khó, chỉ cần làm đúng phương pháp là thành công.

Bước 1. Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh của năm làm cơ sở để xây dựng file excell dòng tiền hàng tháng. Mỗi tháng sẽ có sự điều chỉnh về việc “Dự báo nguồn doanh thu và dự toán các khoản chi phí”.

Bước 2. Ngày 25 – 28 hàng tháng, Công ty sẽ gửi mẫu file dự toán chi phí của từng phòng ban/ khối/ bộ phận để Trưởng phòng hoặc Trưởng bộ phận điền đầy đủ các khoản dự kiến chi trong tháng tới, đánh giá mức độ quan trọng của các khoản chi.

Bước 3. Ngày 28, Kế toán nội bộ hoặc kế toán tổng hợp (công ty nhỏ hay kiêm nhiệm) sẽ tổng hợp 1 file kế hoạch dòng tiền chung của toàn công ty /chi nhánh. Kế toán Trưởng hoặc phụ trách kế toán CHẤT VẤN các bộ phận về các khoản chi, khoản chi nào là CẦN hay MUỐN? Có thể trì hoãn chi sang tháng sau được không? Có thể mua thanh lý, hoặc mua các nhà cung cấp khác giá tốt hơn hay không?

Bước 4. Ngày mùng 1 đầu tháng, Giám đốc chất vấn dòng tiền với kế toán Trưởng hoặc phụ trách kế toán, chốt lại các khoản chi phí chi theo tuần. Đàm phán giãn nợ và chính sách triết khấu tốt nhất với các nhà cung cấp đầu vào, ký hợp đồng nguyên tắc với các nhà cung cấp chiến lược và kế hoạch nhập hàng kiểm soát chặt.

Bước 5. Phụ trách kế toán và Giám đốc “CÂN” dòng tiền liên tục. Cân dòng tiền thu vào là nhiều nhất có thể và các khoản chi ra theo kế hoạch, dự toán. Yêu cầu phòng kinh doanh, bộ phận thu hồi công nợ khách hàng thật nhanh, thúc đẩy phòng Marketing, kinh doanh gia tăng nguồn doanh thu. Kiểm soát các khoản chi phí hàng ngày, hàng tuần. Mục tiêu thực tế chi và kế hoạch chi sát nhau.

Bước 6. Chi theo kế hoạch chi tuần, Các khoản chi phát sinh ngoài kế hoạch thì các bộ phận phải bảo vệ trước Giám đốc về tính CẦN chi hay MUỐN chi.

Bước 7. Đào tạo đội ngũ nhân sự toàn công ty, các chi nhánh, văn phòng tinh thần tiết kiệm, tối ưu hoá chi phí, tránh lãng phí, thu chi có chứng từ, hoá đơn đầy đủ.

Với 7 bước trên khi bạn áp dụng, bạn sẽ thấy bất ngờ về việc kiểm soát chi phí, tối ưu hoá chi phí, kiểm soát doanh thu, chi phí và tăng lợi nhuận kinh doanh.

Phương pháp quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp

1. Đo lường dự báo dòng tiền

Điều đầu tiên một nhà quản trị tài chính thông minh cần làm chính là việc lập kế hoạch dòng tiền bởi lẽ một dòng tiền chính xác có thể báo động một cách tốt nhất cho những vấn đề trước khi nó xảy ra.  Chính vì vậy việc lập kế hoạch dòng tiền là rất quan trọng bở bạn phải nhìn được các khả năng sẽ xảy ra trong tương lai cả việc dự đoán cân bằng một số yếu tố như các khoản nợ, lịch sử thanh toán của khách hàng… và hãy thật cẩn thận với các giả định mà bạn đặt ra.

Việc tiếp theo của việc dự đoán dòng tiền chính xác chính là dự đoán chi tiết những khoản tiền và thời gian nào sẽ phải chi tiêu. Điều này đồng nghĩa với việc bạn phải lường trước được tất cả các khả năng như bạn không phải chỉ biết bạn tiêu tiền khi nào mà còn phải biết rõ bạn chi tiền vào việc gì thời gian nào bao nhiêu.

Việc lập kế hoạch dòng tiền không phải là điều dễ dàng cho bất kì một nhà quản trị nào nhưng nó lại là bước quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải làm, nó được xếp ngang hàng với kế hoạch kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp.

2. Dự đoán dòng tiền ra

Các nhà quản trị tài chính một doanh nghiệp cần phải xem xét chi tiêu một cách cẩn thận, bất cứ khi nào, bất cứ lúc nào hãy luôn kiểm tra chi tiêu cẩn thận để tìm ra những sai sót và vượt mức để xử lý chúng kịp thời. Có một số biện pháp giúp các nhà quản quản lý dòng tiền ra một cách hiệu quả sau:

• Tận dụng các khoản nợ đặc biệt là không nên thanh toán nợ sớm
• tạo mối quan hệ với đối tác bởi lẽ các khoản nợ của bạn có được trì hoãn hay không dựa vào mối quan hệ của bạn với đối tác đó như thế nào
• Đừng tập chung vào giá thấp đôi khi chúng ta cần sự linh hoạt trong điều khoản thanh toán hơn là việc có được giá thấp

3. Dự báo dòng tiền vào

Việc dự báo các dòng tiền vào là rất quan trọng bởi lẽ khi hoạt động doanh nghiệp luôn muốn dòng tiền của mình luôn dương thì dòng tiền vào phải lớn hơn dòng tiền ra. Dòng tiền vào có thể thu được từ các khoản doanh thu của doanh nghiệp và các nhà quản trị hoàn toàn có thể dự báo và cải thiện dòng tiền này bằng các cách sau:

• Loại bỏ hàng tồn kho, lỗi thời hết hạn bằng bất cứ thứ gì bạn có thể nhận được
• Yêu cầu khách hàng thanh toán tại thời điểm đơn hàng đặt trước thực hiện
• Đưa ra những chính sách giảm giá cho những khách hàng chi trả hóa đơn một cách nhanh chóng
• Theo dõi những khoản phải thu để xác định và ngăn chặn những khách hàng trả chậm. Xây dựng một chính sách tiền mặt khi giao hàng là một cách khác để từ chối hợp tác với những khách hàng chi trả chậm.

Kiểm soát dòng tiền

Kiểm soát Phải thu

1. Tăng tốc độ đưa vật tư, NPL vào sản xuất
2. Duy trì tồn kho hợp lý 3. Tăng tốc độ bán hàng 4. Tăng tốc độ thu tiền
3. Thương lượng kéo dài thời gian thanh toán
4. Cân nhắc lợi ích & chi phí (giá cao hơn khi kéo dài thời gian thanh toán)
5. Áp dụng chiết khấu thanh toán nhằm khuyến kích khách hàng thanh toán sớm
6. Sử dụng dịch vụ– Bảo lãnh thanh toán – Bảo hiểm thanh toán

Kiểm soát Phải trả 

1. Thương lượng kéo dài thời gian thanh toán 
2. Cân nhắc lợi ích & chi phí (giá cao hơn khi kéo dài thời gian thanh toán)
3. Không nên luôn luôn lựa chọn những nhà cung cấp có giá thấp nhất. Nhiều khi điều khoản thanh toán mềm dẻo có thể góp phần cải thiện dòng tiền của công ty
4. Tận dụng hết lợi thế từ những điều khoản mua chịu. Nếu nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trong vòng 30 ngày, thì không nên trả trong vòng 15 ngày.
5. Nên sử dụng chuyển khoản vào ngày cuối cùng của thời hạn phải thanh toán. Công ty có thể vẫn đáp ứng được yêu cầu của nhà cung cấp đồng thời vẫn có thể sử dụng được khoản tiền đó lâu nhất có thể;
6. Đàm phán với nhà cung cấp khi họ không thấy được tình hình tài chính của công ty. Nếu công ty cần trì hoãn thanh toán, cần phải có được sự tin tưởng và thông cảm từ phía nhà cung cấp;
7. Xem xét kỹ lưỡng khi chấp nhận thanh toán sớm để được hưởng chiết khấu của nhà cung cấp. Nó có thể có lợi cho công ty nhưng cũng có thể là một thiệt thòi cho công ty khi thanh toán sớm. Cần xem xét chi tiết các điều khoản; hơn là mặc cả được giá rẻ.

Kiểm soát tồn kho 

1. Thanh lý hàng tồn kho  chậm luân chuyển

Học cách Kiểm soát và cân đối dòng tiền ra – vào hợp lý!

Những sai lầm về quản lý dòng tiền

SAI LẦM 1 – QUÁ TỰ TIN VÀO DOANH THU TRONG TƯƠNG LAI

Chắc hẳn, việc phải lên ngân sách trong các năm kế tiếp để chuẩn bị nguồn tiền là việc không xa lạ gì với các chủ doanh nghiệp. Nhưng khi cần ước tính doanh thu và chi phí, rất nhiều trường hợp các chủ doanh nghiệp bị rơi vào trạng thái rất tự tin về doanh thu, dẫn tới ước tính sai về tình hình kinh doanh trong các năm kế tiếp, và đương nhiên, dòng tiền dự tính cũng không chính xác.

Thực ra, việc ước tính doanh thu trong những năm đầu mới thành lập là một việc rất khó khăn (so với các doanh nghiệp đã có 5, 10 năm hoạt động). Vì chúng ta chẳng có gì để dựa vào mà ước tính, chúng ta chỉ có ý tưởng, chỉ có niềm tin… mà thôi. Nhưng mà doanh nghiệp thì không sống bằng niềm tin, nên vẫn phải học cách ước tính sao cho thực tế thôi, chứ biết làm sao được. Lời khuyên của tôi trong trường hợp này, là chúng ta nên tìm hiểu các doanh nghiệp cùng ngành, xin ý kiến tư vấn tài chính, và đặc biệt là, nên đưa ra 3 trường hợp: xấu nhất, tốt nhất và trung bình.

SAI LẦM 2 – CHI TIÊU QUÁ NHIỀU TRONG GIAI ĐOẠN KHỞI SỰ KINH DOANH

Có tiêu thì mới biết kiếm tiền – “Lý luận” này của nhiều chủ doanh nghiệp có vẻ rất hợp lý, và nhiều trường hợp thì …nó đúng. Nhưng hình như nó lại là sự ngụy biện cho việc tiêu pha quá mức và nhiều khoản chi không hợp lý ở giai đoạn khởi sự kinh doanh.

Tôi đã gặp và tư vấn cho vài doanh nghiệp nhỏ, ban đầu, họ chỉ lựa chọn một văn phòng nhỏ, rẻ tiền, vì họ lý luận rằng văn phòng đẹp và cửa hàng chỉ thực sự cần thiết khi sản phẩm đã sẵn sàng và cần marketing mà thôi. Ngược lại, tôi cũng đã từng gặp những start up tương tự như thế, nhưng ngay từ đầu đã đầu tư ngay vào văn phòng hạng A. Tất nhiên, ngoài vấn đề về tiền, có nhiều lợi ích khác mang lại từ một văn phòng tốt, nhưng việc phải lo lắng về dòng tiền trong những năm tháng đầu tiên của doanh nghiệp cũng là một vấn đề cần phải cân nhắc và thống nhất giữa các cổ đông.

Lời khuyên cho các chủ doanh nghiệp là nên khách quan nhìn nhận mỗi khi cần chi tiêu trong giai đoạn này, nghĩa là cần cân nhắc lợi hại và các phương án khác để so sánh. Và ngoài việc ước tính doanh thu, thì cũng cần có một kế hoạch chi tiêu cụ thể và cố gắng bám sát kế hoạch chi tiêu đó để không bị “vung tay quá trán”.

SAI LẦM 3 – KHÔNG DÁM “XỬ LÝ” NỢ QUÁ HẠN

Tôi dùng chữ “xử lý” ở đây với một chút băn khoăn, vì có thể các anh chị làm kế toán hiểu rằng tôi nói đến việc xóa nợ. Không phải, tôi đang muốn nói đến thái độ của chủ doanh nghiệp với các khoản nợ quá hạn khi mới bắt đầu khởi sự kinh doanh.

Tôi cũng từng có tâm lý như thế. Vì mình mới khởi sự kinh doanh nên việc khách hàng chậm trả mình cũng cảm thấy khó mà dừng không bán hàng được, mình đang cần khách hàng quá mà. Mình cũng không dám nhắc nhở, vì mình đang cần họ quá mà. Mình cũng không dám phạt họ vì chậm trả so với hợp đồng, vì mình sợ khách hàng bỏ mình quá mà . Đủ lý do cả, cuối cùng, chỉ là chủ doanh nghiệp ngồi ôm khoản nợ quá hạn, mà không hề biết rằng dòng tiền của mình đang gặp rủi ro, vì chẳng nhà cung cấp nào thông cảm với bạn như bạn đang thông cảm với khách hàng của mình.

Vì thế, nếu đang có những khoản nợ quá hạn, hãy đặt ra “ngưỡng chịu đựng” cho mình, và khi cảm thấy sắp vượt quá ngưỡng rồi, thì cần phải có thái độ cương quyết để xử lý nó, hoặc là đòi, hoặc phạt vì quá hạn, thậm chí là dừng bán hàng với khách hàng ấy.

SAI LẦM 4 – KHÔNG DỰ BÁO DÒNG TIỀN TRONG NGẮN HẠN

Quay lại vấn đề dự báo dòng tiền, có nhiều doanh nghiệp làm ngân sách 3 năm nhưng lại chẳng có một bảng theo dõi, dự báo dòng tiền trong 1 quý tới. Điều này nghe thì tưởng như vô lý, nhưng sự thật là ngân sách 3 năm giúp cho chủ doanh nghiệp cảm thấy “yên tâm” (mặc dù đã mắc vào sai lầm 1 và 2 ở trên), nhưng thực sự cảm giác yên tâm ấy chỉ trở thành sự thật nếu trong 1, 2 quý tới, chúng ta thực sự có tiền để hoạt động mà thôi.

Trong lớp học về kế toán của các chủ doanh nghiệp gần đây, chúng tôi có một bài tập nhóm về quản lý dòng tiền ngắn hạn. Thật ngạc nhiên là khi nhìn vào bảng dòng tiền có chia cụ thể theo tuần, theo tháng, theo quý, chúng tôi thấy rằng có một số tuần dòng tiền bị âm, và khi đó, chúng tôi dễ dàng đưa ra quyết định chi tiêu hợp lý hơn (ví dụ thay vì trả lương cuối tháng sẽ trả lương đầu tháng, thay vì gọi hàng vào tuần thứ 2 thì sẽ yêu cầu mua hàng vào đầu mỗi tháng để trả tiền vào tuần thứ ba …).

SAI LẦM 5 – DỰ TRỮ TIỀN QUÁ ÍT

Bất kể là chúng ta có tránh được toàn bộ 4 sai lầm ở trên đi chăng nữa, thì vẫn thật khó mà biết được là chuyện gì sẽ xảy ra với dòng tiền của công ty mình. Vì vậy, trong mọi trường hợp, vẫn cần có dự trữ tiền để đảm bảo mức độ an toàn. Có lẽ, mức an toàn với một công ty là mức dự trữ tương đương 2 tháng chi tiêu, tất nhiên, con số này có thể điều chỉnh tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, mức độ quay vòng vốn, và …điều kiện gia đình của ông chủ doanh nghiệp.

SAI LẦM 6 – CHI TIÊU KHÔNG GẮN VỚI DOANH THU MANG LẠI

Sai lầm này rất nhiều người gặp nhưng thật khó để miêu tả. Ví dụ như chúng ta có một nhân viên kinh doanh, trong giai đoạn khởi sự, nhân viên kinh doanh này phải làm rất nhiều việc không chỉ là bán hàng, vì vậy nên chúng ta trả lương cố định để khuyến khích và thể hiện sự thông cảm với nhiều nhiệm vụ trong cùng một lúc. Nhưng điều đó thật ra lại sai lầm, vì xét trên khía cạnh dòng tiền, mức lương cố định đó (dòng tiền chi ra) đã không thực sự mang lại doanh thu (dòng tiền thu vào) của Công ty, và càng dẫn chúng ta quay lại sai lầm số 2 đã nói ở trên.

Nghĩa là, trong giai đoạn khởi sự, rất nên cố gắng gắn các chi phí với từng hoạt động mang lại doanh thu, để vừa dễ ước tính, vừa chắc chắn về việc có thể thu được tiền trang trải cho chính các chi phí đó.

SAI LẦM 7 – KHÔNG DÁM THUÊ CÁC CÔNG TY DỊCH VỤ

Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường nghĩ rằng công việc kế toán, tính lương .. của mình không phức tạp, nên thật là “phí tiền” khi thuê các công ty dịch vụ để tư vấn. Nhưng sự thật là với công việc tính lương, hoặc làm kế toán, ở mỗi công ty dù nhỏ cũng phải có người chuyên trách để làm. Và rủi ro xảy ra là do chỉ có một người làm công việc đó, nên chẳng có ai để phân tách trách nhiệm, kiểm tra chéo, đối chiếu, kiểm soát … và khi xảy ra gian lận hay sai sót, bị phạt thuế … thì chi phí và công sức chủ doanh nghiệp cần bỏ ra sẽ cao hơn rất nhiều.

Những sai lầm trên đây có thể không phải bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng mắc phải, nhưng có lẽ nếu tránh được toàn bộ các sai lầm ấy, không phải là nhiều doanh nghiệp làm được. Là chủ doanh nghiệp, là người chịu trách nhiệm sống còn với ý tưởng kinh doanh của mình, hãy học để quản lý tiền của mình thật tốt.

Tham khảo nguồn nhiều tác giả.

Trên thực tế cho thấy, quản lý dòng tiền là một lĩnh vực chuyên biệt nằm trong câu chuyện quản trị tài chính doanh nghiệp và đòi hỏi sự tư vấn của các chuyên gia tài chính. Nếu bạn cần trợ giúp cho quá trình phân tích, ra quyết định tài chính của doanh nghiệp được tối ưu, nhanh chóng thì hãy để đội ngũ chuyên gia TACA hơn 20 năm kinh nghiệm quản lý tài chính, am hiểu môi trường kinh doanh trong & ngoài nước giúp bạn qua giải pháp Dịch vụ tư vấn tài chính doanh nghiệp.

Dịch vụ Tư vấn tài chính doanh nghiệp