Phân tích Báo cáo quản trị: nắm bắt 4 yếu tố ”then chốt”

1. Yếu tố doanh thu

Tài liệu báo cáo quản trị không phải là một tài liệu lý thuyết. Nó không phải là một cái module mang tính chi tiết cho doanh nghiệp nhưng thực sự nó sẽ giúp bạn giải quyết cho các bạn các vấn đề trên. Tuy khó, vất vả trong môi trường các bạn đang làm nhưng các bạn sẽ có được những đánh giá, nó sẽ cho các bạn thấy chi tiết trong hợp phần doanh thu ấy khi trả lời câu hỏi doanh thu bao gồm những doanh thu gì? Thông thường một doanh nghiệp sẽ có khoảng 2 – 3 ngành hàng kinh doanh/sản phẩm mấu chốt để sinh ra các loại doanh thu. Rất ít công ty chỉ có 1 loại doanh thu, bởi vì 1 công ty hoạt động bền vững luôn có ít nhất 2 – 3 sản phẩm, 2 -3 lợi thế mà các ông chủ nên có.

Thay vì báo cáo về tổng doanh thu thì báo cáo quản trị doanh thu lại có thể cung cấp thêm các thông tin như:

• Tổng lượng hàng đã bán
• Giá trị trung bình/đơn hàng
• Cơ cấu sản phẩm
• Sản phẩm được hình thành từ đâu?
• Để thu hút hoặc vận hành một dịch vụ cho khách hàng thì cần bao nhiêu chi phí?
• Tỷ lệ lãi lỗ trên mức doanh thu hoặc trên mức chi phí là như thế nào? …

Báo cáo quản trị sẽ giúp cho doanh nghiệp biết được doanh thu đến từ nguồn nào, cần cải thiện điều gì để tăng nguồn doanh thu hoặc có thể giảm bớt chi phí nào để giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp. Báo cáo quản trị đóng vai trò phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra quyết định trong doanh nghiệp.

Khi mà chúng ta đã có được 1 bản báo cáo tổng hợp thì chúng ta phải có dữ liệu đầu vào chi tiết, lúc này nó đã so sánh trực tiếp đến doanh thu của từng đơn vị, báo cáo trước là chúng ta so kỳ nhưng chi tiết hơn nữa là so đến phân hệ nhỏ trong cấu thành nên doanh thu ấy. Từ lúc này sẽ có được những chỉ báo đánh giá.

Ví dụ: Khi xét tăng trưởng doanh thu tháng 1, tháng 2, tháng 3, nếu doanh thu tháng 3 sụt giảm thì đầu đó có một đánh giá, có thể là do tốc độ pha loãng cửa hàng. Trong từng tháng và trong từng kỳ đâu đó sẽ có 1 vài mẫu chốt để so sánh lý do tại sao lại sụt giảm. Đồng thời liên quan đến lợi nhuận, khi tăng chi phí thì giảm lợi nhuận trong cùng 1 hoạt động chi tiết để tạo doanh thu của kỳ này.

>>>Xem thêm: 

• Báo cáo quản trị doanh thu bán hàng theo nhân viên
• Báo cáo doanh thu theo ngành hàng – Quản trị báo cáo doanh thu 

2. Yếu tố chi phí

Nếu đọc báo cáo đơn giản của một kỳ thì bạn sẽ không hiểu tại sao sức khỏe doanh nghiệp nó lại khác? Nhưng nếu bạn so kỳ trước và chi tiết hơn tới các hoạt động thì các bạn sẽ phát hiện mấu chốt vấn đề đang nằm ở đâu? Khi bắt đầu tiếp cận số liệu, thì bạn sẽ có được những đánh giá. Đây là một ví dụ khi tiếp cận tài liệu gọi là “Chi phí ăn mòn lợi nhuận” câu này chốt vùng quan trọng trong hệ thống của ngành kế toán. Bạn sẵn sàng nói với ông chủ doanh nghiệp là “bản thân chi phí trong kỳ là bằng nhau”. Nhưng chi phí đã ăn mòn lợi nhuận mà chúng ta kỳ vọng. Vậy chi phí đó là gi? Trong báo cáo quản trị, ở phần lập báo cáo chi phí, đó là chi phí quản trị – mọi người đừng hiểu lầm là kiểm soát chi phí.

Câu chuyện là giám đốc tài chính, nếu là một người quyết định đưa ra các quyết định quản trị cho chủ doanh nghiệp thì các bạn phải dám nói là phần báo cáo chi phí là để cắt giảm chi phí. Có những chi phí buộc phải tăng, nhưng có những chi phí buộc phải mất. Đấy là câu chuyện báo cáo quản trị chi phí.

Một vấn đề thôi nhưng các bạn có rất nhiều vấn đề giải thích, giải nghĩa với ông chủ doanh nghiệp, bạn điều hành về cấu trúc chi phí của mình đang như thế nào.

Báo cáo chi phí là tổng hợp tất cả những chi phí kể cả định tính, kể cả định lượng thành một tổng hợp chi phi. Nó cấu thành nên chi phí và cả chi phí cơ hội doanh nghiệp, mà cao hơn nữa thì có trong một báo cáo mà liên quan đến KPI tức là “Kiểm soát đo lường đánh giá mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp”.

>>> Xem thêm:

• Báo cáo cơ cấu chi phí: 5 yếu tố cấu thành nên chi phí trong doanh nghiệp
• 3 kinh nghiệm quản lý thu – chi hiệu quả trong doanh nghiệp
• Đo lường đúng chi phí để ra quyết định kinh doanh đúng đắn ( Havard Business Review) : Measure costs right – Make the right decisions
• Cơ cấu chi phí ngành dệt may: 2 nhân tố bạn cần phải biết

3. Yếu tố xu hướng

Tiếp theo ta xét đến báo cáo xu hướng, bản chất của xu hướng là nó có trong phần tài chính – kế toán. Dự báo được cái thứ nhất là tăng chi phí, thứ hai là tăng doanh thu. Vấn đề này giúp các bạn ngoài kinh nghiệm của giám đốc ra các bạn có thêm kinh nghiệm là dự báo xu hướng hoạt động của công ty ấy nó như thế nào? Nó khác hoàn toàn với câu chuyện liên quan đến báo cáo phải thu – phải trả (Vì báo cáo này liên quan đến báo cáo tổng hợp – liên quan đến báo cáo thực tiễn). Vấn đề chúng ta bàn ở đây là báo cáo quản trị tức là yếu tố “ra quyết định quản trị” dựa trên thực lực, dựa trên phân tích và đánh giá của hệ thống báo cáo mang đặc thù của công ty ấy trong nhiều kỳ.

Có một báo cáo buộc có trong mục tiêu chiến lược, đó là báo cáo chi phí cơ hội, vì nó là chi phí cơ hội các bạn không thể đo bằng các dữ liệu đầu vào được mà phải đo bằng thời gian. Thời gian thì đo bằng báo cáo xu hướng. Vì báo cáo xu hướng quyết định cuộc chơi là doanh nghiệp có dám mở hán 1 chuyên mục để tiếp đón thị trường về đào tạo quản trị cho từng nhóm ngành doanh nghiệp không? Có sẵn sàng ra một cuốn sách “mô hình báo cáo quản trị cho từng ngành cụ thể”? Nó quyết định cuộc chơi dài hạn liên quan đến báo cáo xu hướng, báo cáo cơ hội.

>>>Xem thêm: Báo cáo xu hướng ngành công nghiệp sản xuất

4. Yếu tố chỉ số

Báo cáo quản trị sẽ cho mình vai trò là một chuyên gia. Chuyên gia phân tích hoạt động công ty, nâng cấp toàn bộ lên, nhưng thực ra là một vai trò định hướng về chỉ số. Định hướng về tất cả những yếu tố quyết định cuộc chơi, nó liên quan tới tài chính, thực ra những dữ liệu các bạn tiếp cận được nó là dữ liệu kế toán.

Báo cáo về đo lường, báo cáo chỉ số, các bạn phải định biên và hoạt động của các bạn trên một chỉ số nhất định. Tôi chỉ dạy các bạn kinh nghiệm để các bạn có một báo cáo chi tiết, tôi xin nhắc lại là các bạn “phải hiểu doanh nghiệp mình”, phải có được tiếp cận dữ liệu doanh nghiệp mình thì các bạn mới hiểu được cấu thành của chi phí công ty bao gồm hợp phần gì? Các bạn đo được “doanh thu các bạn sẽ hiểu được câu chuyện là, với các hoạt động như thể thì làm sao đảm bảo được mục tiêu để đưa ra được giải pháp cho chủ doanh nghiệp với mục tiêu là ROA và ROE hay lợi nhuận có đạt tiêu chí không? Thì đó là những việc các bạn phải đánh giá.

Toàn bộ những dữ liệu như vậy, sẽ cho các bạn một câu chuyện là các bạn sẽ định hình được chỉ số tức là báo cáo đo lường. Khi mà đã đo lường được chính mình rồi, thì việc lúc này là gì? Chi phí nhân sự chiếm trong tổng chi phí bao nhiêu? Ví dụ trên thị trường họ đưa ra một cái mức là, với ngành xây dựng, quốc tế công đang diễn biến về hoạt động chi phí “chi phí quản lý là 2,7% / doanh thu. Nhưng với một công ty về quân đội cũng cùng nghề thì tôi cá với các bạn luôn là gấp đôi. Vì giữa việc nuôi cùng lúc một ông phó tổng thi công và một ông phó tổng chính trị thì từ đó minh chứng là, rõ ràng các bạn phải hiểu bối cảnh là không thể. Các bạn sẽ bảo sếp là “Đuổi cái ông chính trị đi vì nó không liên quan đến hoạt động doanh thu lợi nhuận”. Nếu vậy thì các bạn chưa hiểu cấu trúc công ty minh. Cũng làm phân tích, cũng làm cùng ngành nghề, nên là những cái vấn đề của họ các bạn áp vào mô hình của mình. Quay lại vấn đề tôi đã nói trước đó là “không được áp một mô hình nào đấy vào công ty của mình nếu mình chưa hiểu câu chuyện”.

Lúc này nó sẽ xảy ra một câu chuyện là các bạn có một bộ chỉ số do chính các bạn thiết kế cho công ty. Khi đã có được tiếp cận dữ liệu thì các bạn sẵn sàng đưa ra một bộ chỉ số và cho nó một cái khoảng điều hành chỉ số ở trong công ty đấy. Đó chính là một giải pháp “giải pháp ngân sách” hay còn gọi là “báo cáo ngân sách”. Với một mức doanh thu của một công ty là 1000 tỷ, nhân viên sẽ nói với sếp luôn rằng công ty chỉ được phép chi phí 50 tỷ. Cần Max 40, cận Min 60. Nhân viên đưa cho sếp một khoảng nhất định và sẵn sàng tuyên bố rằng “Nếu anh trên mức chỉ số đề ra thì kế hoạch bị hỏng, còn nếu anh dưới mức. đô thì rất tốt”. Như thế nó sẽ bào mòn các hoạt động, sẽ không tài trợ cho sự phát triển, tức là những vấn đề liên quan đến báo cáo quản trị.

Nếu dữ liệu mà không đúng không có cơ sở để chứng minh thì câu chuyện báo cáo quản trị sẽ bị dập trong trứng nước. Vì nó vô nghĩa, vấn đề mà tôi nói với các bạn là, mình phải đo lường được doanh nghiệp của mình, đo lường được thị trường, cao hơn nữa là đo lường được cấu trúc ngành đẩy. Nhưng trước mắt bạn hãy cố gắng đo lường doanh nghiệp mình trước trong 2 kỳ gần đây, tiếp theo trong 3 kỳ gần đây, và dự báo được rằng doanh thu ấy trong kỳ tiếp theo, chi phí trong kỳ tiếp theo nó cao hay thấp. Đấy là câu chuyện liên quan đến 4 báo cáo với nhau.

Một ví dụ nữa mọi người không được áp dụng chỉ số đo lường trung bình mà các sàn chứng khoán hay các công ty về chỉ số mà họ đưa ra. Đó là những chỉ số liên quan đến báo cáo tài chính. Thứ hai là nó đã được chuẩn  hóa và nó là những nhóm công ty tốt nhất. Nếu các bạn so sánh và về bảo sếp là “Chi phí của những người cùng ngành chỉ có 3% mà mình 10% các bạn đề nghị là cắt giảm chi phí ở phòng kinh doanh đi. Đó là một giải pháp mình phải khẳng định có những vấn đề liên quan đến quản trị, thì ông Giám đốc có thể sẽ bảo các bạn là trong lúc đấy mình đang sai, nhưng mình đang đặt tình huống phải cắt giảm chi phí của phòng kinh doanh mình phải ra quyết định. nó đã được chuẩn

Sau đó là đo đến chi phí nhân sự tức là nhân sự tạo ra hoạt động kinh doanh thì lúc đấy mình có sẵn sàng có dám đề xuất phương án đó không? Quyết định toàn bộ đến những cấu thành của 4 cái báo cáo và chi tiết hơn nữa trong phần phân hệ từng báo cáo một, từng nhóm ngành một nó có đặc thù rất riêng.

Thực tế, các nhà quản lý các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường hay không chú trọng đến yêu cầu quản trị nội bộ nên it khi đặt ra các câu hỏi và giải đáp cho các vấn đề trên. Thay vào đó, nhà quản lý thường phó mặc cho bộ phận kế toán (hoặc thuê ngoài) tự xử lý dữ liệu đầu vào, chủ yếu phục vụ cho mục đích tuân thủ quy định về báo cáo để nộp cho cơ quan chức năng. Đến một lúc nào đó, khi cần các thông tin quản trị như trên, doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để xử lý hoặc cứ loay hoay hoài mà không thực hiện được. Thông thường, một doanh nghiệp nào đó đang hoạt động mà gặp phải các vấn đề trên, nhà quản lý cần phải trả lời các câu hỏi xác định mục tiêu, phạm vi trước. Sau đó tiếp tục xác định mình đang có dữ liệu gì, thứ tự ưu tiên từng việc cần thay đổi như thế nào? Từ đó bắt tay vào thực hiệu cải thiện thực tế, sau khi thực tế đã tương đối được tổ chức bài bản thì mới nên đặt mục tiêu xây dựng ngân sách, lập kế hoạch ngân sách bài bản, khả thi và thực hiện việc điều hành, quản lý dựa trên ngân sách.

Case focus: Phân tích các chỉ tiêu trọng yếu của báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp bán lẻ và sản xuất

1.Đối với doanh nghiệp sản xuất

Sản xuất phụ thuộc vào hiệu suất sử dụng của máy móc DN hiện có và thời gian để sản xuất. Phần lớn các DN dựa vào thời gian sản xuất, bởi tiêu chí này giúp phân bổ chi phí cố định vào sản phẩm.

Ví dụ: Hiệu suất của máy móc là 85%, nhưng thực tế có thể chạy lên tới 90% thì vấn đề giá thành sẽ tốt hơn, nhưng nếu chỉ chạy được 75% hoặc 80% thì sẽ bị tăng ở phần giá thành. Việc tăng giá lên như vậy sẽ liên quan đến so sánh số liệu lúc lập kế hoạch và lúc thực hiện. Tính được năng suất hoạt động của nhà máy phù hợp với công suất là bao nhiêu % cũng là một tham chiếu trong sản xuất, bởi đối thủ có thể tối ưu hiệu suất của máy móc để tạo ra được sản phẩm giá thành ưu thế hơn.

2. Đối với doanh nghiệp bán lẻ

Đối với DN bán lẻ, doanh thu có thể áp dụng công thức:

Doanh thu = Số đơn hàng x AOV

Trong đó, AOV (Average Order Value) có ý nghĩa, giá trị bình quân trên 1 đơn hàng. Mục đích dùng để đo lường số tiền trung bình mà các khách hàng phải bỏ ra để chi trả cho các sản phẩm của DN bán lẻ trong mỗi lần giao dịch.

DN bán lẻ muốn doanh thu tăng có thể tăng số đơn hàng hoặc là AOV tăng, hoặc cả 2 chỉ tiêu trên đều tăng… việc tăng chỉ số nào liên quan đến chiến dịch kinh doanh của mỗi DN bán lẻ, nhiệm vụ của nhà quản trị là phải biết được rằng: nếu lựa chọn tăng AOV sẽ phải mất thêm bao nhiêu chi phí để kịp thời đề xuất. Ngoài ra, doanh thu còn có thể được xác định như sau:

Số khách hàng x Doanh thu/Khách hàng.

Ở phương pháp này cần phân biệt khách hàng cũ, mới, thường xuyên? Đối với nhà quản trị phải phân tích và tính tỷ lệ được khách thân thiết và khách hàng vãng lai để biết được phần lớn doanh số đến từ đâu; nếu doanh số chủ yếu đến từ khách thân thiết, thì bài toán đặt ra là làm như thế nào để tăng số khách hàng vãng; thông qua marketing, tăng khuyến mãi, tờ rơi, voucher…

Đối với khách hàng thân thiết thì cần tăng thêm sự gắn bó bằng cách: phân loại các nhóm mức chi; sau đó áp dụng các chương trình thẻ thành viên kim cương, vàng, bạc… tương ứng với đó là chiết khấu. Đây là việc giải bài toán chi phí bao nhiêu thì đủ, hoà vốn và giữ chân khách hàng, cũng là vấn đề chính của nhà quản trị, làm như thế nào để quản lý và tính toán được lượng chi phí.

Một lưu ý, khi DN đã ổn định, tăng cường phát triển về chất, tìm phương án về chính sách chiết khấu đối với các nhà cung cấp thì lúc này chỉ tiêu cần tập trung là tỉ lệ lãi gộp.

Tóm lại, cách thức thiết kế các chỉ tiêu trọng yếu khi lập báo cáo KTQT nội bộ dù DN sản xuất hay DN bán lẻ, không chỉ là con số tổng cộng trên báo cáo như thông thường, mà báo cáo KTQT nội bộ cần thể hiện được đến từng chi tiết của từng khoản mục phát sinh, tập trung phân tích các chỉ tiêu trọng yếu và dự đoán được xu hướng để ra các quyết định kinh doanh quan trọng trong quá trình điều hành hoạt động kinh doanh. Báo cáo KTQT nội bộ giúp cho nhà quản trị DN có kiến thức tổng hợp hơn. Báo cáo KTQT là cơ sở tin cậy để trả lời cho câu hỏi các DN có đủ doanh thu – chi phí và đạt được mức lợi nhuận… cũng như giúp DN đưa ra phương án kinh doanh và quản trị rủi ro hiệu quả.

SETUP Hệ thống báo cáo thông minh cho việc phân tích báo cáo quản trị được trực quan, dễ dàng

Tâm trí con người không thể xử lý quá nhiều dữ liệu cùng một lúc mà không bị quá tải. Bị choáng ngợp bởi dữ liệu từ báo cáo thủ công sẽ dẫn đến sự mệt mỏi trong quyết định – điều này khiến bạn khó suy nghĩ chiến lược hơn. Đó là lý do tại sao khi nói đến việc phân tích báo cáo quản trị, các doanh nghiệp đầu ngành  như Walmart, Amazon, Vingroup, Thế giới di động,..lại thường sử dụng các báo cáo thông minh, trực quan với những biểu đồ, cột, xu hướng, bản đồ,.. để diễn giải, nhận định, phân tich.

Trực quan hóa dữ liệu giúp chúng ta phát hiện ra các mẫu, xu hướng và sự biến đổi trong dữ liệu một cách nhanh chóng theo ngày/tuần/tháng/năm. Nó cung cấp một cách tốt hơn để truyền đạt thông tin và kết quả cho người khác, bao gồm cả đồng đội và khách hàng. Bằng cách sử dụng các biểu đồ và đồ thị, chúng ta có thể phân tích , giải thích một cách rõ ràng và hấp dẫn về những gì dữ liệu đang cho chúng ta biết chi tiết về 4 yếu tố mấu chốt xác định cuộc chơi kinh doanh là: Doanh thu – Chi phí – Xu hướng – Chỉ số.

Dưới đây là một số hình ảnh Demo về các mẫu báo quản trị nội bộ thông minh giúp nhà quản trị và các chuyên viên cùng nhau phân tích, ra quyết định kinh doanh: