Báo cáo thương mại

3 Kinh nghiệm quản lý thu chi hiệu quả trong doanh nghiệp

Taca
Kiến thức quản trị kiểm soát
Cập nhật: 19 Tháng 10, 2022

Quản lý thu chi hiệu quả giúp các nhà quản lý đưa ra được những phương án kinh doanh chính xác. Việc nắm rõ này cũng giúp giảm thiểu và loại bỏ tối đa các khoản chi không cần thiết. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa quản lý thu chi một cách chính xác, dẫn đến thiệt hại về doanh thu đáng kể.

Vậy làm thế nào để quản lý thu chi hiệu quả? Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây để có thêm những kinh nghiệm giúp việc quản lý chi tiêu của doanh nghiệp chính xác hơn.

Nắm rõ bản chất của việc quản lý thu chi

Quản lý thu chi là việc kiểm soát các hoạt động thu, chi tiền mặt tại công ty. Đó là các công việc liên quan đến tiền bạc của nhân viên trong công ty. Đầu mỗi ngày bạn bàn giao cho nhân viên một khoản tiền mặt. Trong ngày, nhân viên thực hiện chi các khoản cần thiết tại công ty hoặc thu vào từ việc bán hàng. Cuối ngày, bạn phải tính toán để nhân viên bàn giao lại tiền cho bạn. Kiểm soát thất thoát và sai sót nếu có.

Doanh thu cũng chính là một phần trong thu chi. Nó cũng là một khoản tiền thu được từ hoạt động bán hàng. Nếu khách hàng thực hiện chuyển khoản hoặc nợ thì đó không được tính là khoản thu tiền mặt. Nhân viên bán hàng không được trực tiếp thu tiền mặt từ khách.

Thu trừ chi là một khoản chênh lệch tiền mặt giữ cuối ngày và đầu ngày. Vì vậy nó không phải lợi nhuận. Lợi nhuận muốn tính toán được bạn cần cân nhắc đến nhiều chi phí khác như: Lương nhân viên, tiền mặt bằng,…

Lý do cần quản lý thu chi trong kinh doanh

Quản lý thu chi trong kinh doanh là việc vô cùng quan trọng. Từ việc thu chi bạn sẽ có cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh của công ty. Đồng thời bạn cũng sẽ cân đối được thu chi, loại bỏ những khoản chi chưa hợp lý. Ngoài ra, nó cũng giúp bạn quản lý nhân viên hiệu quả. Nhân viên sẽ có tâm lý làm việc nghiêm túc hơn, không nghĩ đến việc gian lận.

Quản lý thu chi giúp chủ cửa hàng quan sát được tổng thể tình hình kinh doanh.

Thông thường, các cửa hàng sẽ quản lý thu chi bằng cách ghi ra sổ sách hoặc excel. Cuối ngày bạn chỉ cần nhìn vào số liệu là biết khoản tiền thu chi tại cửa hàng mà không cần trao đổi với nhân viên. Nhưng số liệu tính toán nhiều, tính thủ công như vậy cũng sẽ khó tránh khỏi những sai số. Vậy nên bạn cần hết sức lưu ý.

Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã sử dụng Báo cáo quản trị thu – chi thông minh giúp công cuộc quản lý nhận định, phân tích thu chi trong doanh nghiệp được trôi chảy chuẩn xác:

Báo cáo quản trị thu – chi theo chi nhánh tại công ty khách hàng TACA

Báo cáo quản trị thu – chi theo chi nhánh tại công ty khách hàng TACA

Báo cáo quản trị thu – chi phòng kinh doanh

Báo cáo quản trị thu – chi phòng kinh doanh

Báo cáo quản trị ngân sách chi tại doanh nghiệp

Báo cáo quản trị ngân sách chi tại doanh nghiệp

>> Xem thêm:

1. Báo cáo quản trị chi phí: Kiểm soát tốt chi phí để tối ưu hóa lợi nhuận

2. Cơ cấu chi phí ngành dệt may: 2 nhân tố bạn cần phải biết

3. Đo lường đúng chi phí để ra quyết định kinh doanh đúng đắn ( Havard Business Review) : Measure costs right – Make the right decisions

Quản lý thu chi nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý các dòng tiền

Doanh nghiệp luôn có vô vàn các khoản thu chi khác nhau, vì thế cần phải kiểm soát dòng tiền một cách chặt chẽ. Dưới đây là một số cách để doanh nghiệp có thể tự quản lý dòng tiền:

Chia tiền ra cho nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau. Mỗi tài khoản này sẽ quản lý một khoản tiền: Tiền lương, tiền thu nợ. Việc làm này sẽ loại bỏ những khoản chi phí không cần thiết và là một phương pháp kiểm soát thu chi nội bộ hiệu quả.
Thương lượng với các ngân hàng về điều kiện và ưu đãi tốt nhất về phí, lãi suất cho các tài khoản. Trong khi đó, các tài khoản ngân hàng cũng cần được kiểm soát và quản lý chặt chẽ.
Thường xuyên theo dõi biến động số dư, phát hiện kịp thời sự chênh lệch trong tài khoản để đối chiếu và theo dõi.
Tối ưu hóa các khoản thanh toán cho nhà cung cấp bằng việc sử dụng điều kiện tín dụng và lập trình thanh toán đúng hạn. Tận dụng khoản chiết khấu khi thanh toán sớm.

Kiểm soát việc sử dụng các tài sản.

Các chi phí liên quan đến việc sử dụng tài sản cần phải được quản lý chặt chẽ. Sau đây là một số lưu ý khi kiểm soát tài sản của công ty:

– Tắt hoặc chỉ sử dụng các vật dụng tiêu hao năng lượng khi thực sự cần thiết. Thay thế các vật dụng tắt bật tự động khi không có người sử dụng.

– Quản lý chặt chẽ các thiết bị văn phòng, lập biên bản bàn giao tránh việc hư hỏng, thất thoát tài sản.

– Những vật dụng đắt đỏ và thỉnh thoảng mới sử dụng nên thuê bên ngoài.

Cắt giảm chi phí không quan trọng

Vấn đề này cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo được lợi ích và tránh rủi ro.

Dưới đây là một số cách cắt giảm chi phí hiệu quả.

Thuê cộng tác viên và nhân viên thời vụ để tiết kiệm chi phí
Tìm hiểu nhiều nhà cung cấp khác nhau để có mức giá tốt nhất
Tận dụng tối đa dữ liệu hiện có của doanh nghiệp, hạn chế chi phí một cách tối đa.
Đàm phán chi phí về thẻ tín dụng cho doanh nghiệp của bạn
Sử dụng Hệ thống báo cáo quản trị thu chi nội bộ thông minh cho doanh nghiệp
Tận dụng công nghệ để quản lý thu chi cũng là một trong những cách giúp cắt giảm chi phí hiệu quả. Hệ thống báo cáo quản trị tự động không chỉ giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền lớn để thuê nhân công mà còn giải quyết những mặt hạn chế và sai sót của con người.

Giải pháp hệ thống báo cáo quản trị – quản trị chi phí thông minh, giúp doanh nghiệp quản lý thu-chi hiểu quả, tối ưu hóa lợi nhuận

Lật từng viên gạch chi phí, bóc tách từng hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác & nhanh chóng

Theo thống kê có đến 80% báo cáo viên mới chỉ dừng lại ở việc “”thống kê”” dữ liệu quá khứ, và chỉ số ít trong đó biết sắp xếp và phân loại rạch ròi, từng khoản mục đối tượng. Điều khó khăn nhất mà báo cáo viên gặp phải là họ chưa thực sự hiểu ý nghĩa đằng sau những con số và chưa biết cách tổ chức, phân tích một cách chuyên sâu, độc lập để buộc chúng biết nói và giúp chủ doanh nghiệp ra các quyết định.

Có rất nhiều chỉ số phân tích tài chính doanh nghiệp được sử dụng như một phương pháp chuẩn đoán tình trạng sức khỏe của công ty. Tuy nhiên trong thực tế, việc phân tích sẽ không chính xác nếu chỉ sử dụng vào chỉ số, mà cần phải phân tích từ nhiều góc nhìn.

Có một vài nguyên nhân khiến hệ thống báo cáo quản trị của doanh nghiệp chưa được hiệu quả:

Doanh nghiệp chưa xây dựng được rõ nét bản đồ chiến lược dữ liệu quản trị tổng thể liên kết chặt chẽ giữa Mô hình kinh doanh – Mục tiêu kinh doanh – Thước đo (KPI/KR) – Dữ liệu cần – Dữ liệu có, dẫn đến khó nhận diện các khoảng trống cần khắc phục.
Hệ thống công cụ tạo báo cáo hiện tại vẫn còn rời rạc, thiếu liên kết giữa các phòng ban, ít có kết nối sẵn cho các phần mềm phổ biến của SME Việt Nam như phần mềm bán hàng, kế toán, khó phân quyền chia sẻ… (trong khi mỗi phòng ban sở hữu và kiểm soát dữ liệu riêng, chưa có cơ chế phối hợp giữa các bộ phận).
Báo cáo tĩnh, khó tương tác, khó theo dõi KPI và xu hướng. Chỉ cung cấp thông tin trong quá khứ mà không gợi ý nguyên nhân hoặc dự báo tương lai, không có khả năng phân tích đa chiều để đánh giá hiệu quả kinh doanh theo nhiều góc độ khác nhau đúng nhu cầu DN.

Nhận thấy công tác Quản lý thu chi nội bộ trong doanh nghiệp luôn là yếu tố quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh. TACA mang đến cho bạn giải pháp xây dựng Báo cáo quản trị thông minh giúp doanh nghiệp quản lý thu – chi hiệu quả được thiết kế may đo phù hợp với từng ngành nghề doanh nghiệp.

Đặc biệt phần mềm báo cáo quản trị B-canvas được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp Việt Nam bởi đội ngũ chuyên gia am tường sâu sắc thị trường và văn hóa kinh doanh bản địa. Với nền tảng độc quyền, xây dựng ứng dụng công nghệ mới, chuyên môn, kinh nghiệm sâu về quản lý doanh nghiệp, phần mềm tự động hóa đến 70% thời gian làm báo cáo, tích hợp mượt mà với các hệ thống phần mềm hiện có, là Nền tảng công Nghệ All-in-One với những lợi ích vượt trội – Biến dữ liệu thành sức mạnh kinh doanh.

Phần mềm B-canvas của TACA cũng giải quyết triển để những rào cản khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi triển khai báo cáo quản trị – đảm bảo doanh nghiệp không chỉ sở hữu công cụ mà còn làm chủ hoàn toàn được hệ thống quản trị và dữ liệu của mình, kể cả khi quy mô DN mở rộng:

Không cần am hiểu chuyên sâu về kỹ thuật hay lập trình, Hệ thống giúp doanh nghiệp khai thác sức mạnh dữ liệu chỉ với vài thao tác đơn giản, giúp doanh nghiệp khai thác dữ liệu theo thời gian thực, tối ưu hiệu suất vận hành và ra quyết định chính xác hơn.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giảm đáng kể thời gian học tập, giúp người dùng thành thạo nhanh chóng mà không cần mất hàng tháng để làm quen.
Phần mềm tự động làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu, kiểm tra chất lượng và độ nhất quán từ dữ liệu của các bộ phận phòng ban, thích ứng linh hoạt với dữ liệu đầu vào ngay cả khi chưa có cấu trúc chuẩn và chất lượng cao, tích hợp hoàn hảo với các phần mềm hiện có mà vẫn tối ưu hóa và đơn giản hóa quy trình, giúp các SME Việt Nam dễ dàng triển khai mà không bị ràng buộc bởi yêu cầu dữ liệu hoặc chuyên môn quá khắt khe.
Chi phí tối ưu, không phụ thuộc vào các gói nâng cấp đắt đỏ, doanh nghiệp có thể áp dụng rộng rãi, phổ cập quyền khai thác dữ liệu phù hợp cho từng nhân viên, giúp phát huy tối đa năng suất toàn hệ thống mà không phải lo lắng về ngân sách.
Không cần thuê thêm nhân sự chuyên trách về dữ liệu, hệ thống được thiết kế để doanh nghiệp có thể tự vận hành, đồng thời đội ngũ chuyên gia của Taca luôn đồng hành – từ thiết lập, đào tạo, đến tối ưu hóa vận hành theo nhu cầu thực tế theo phương pháp triển khai từng phần (modular), đảm bảo hoạt động DN vẫn diễn ra ngày càng mượt mà, nhìn thấy giá trị ngay lập tức. Các khóa đào tạo tập trung vào tình huống thực tế của doanh nghiệp, giúp khai thác tối đa tính năng phần mềm.

Link chi tiết Dịch vụ Xây dựng & Triển khai Báo cáo quản trị thông minh TACA: