Bí quyết xây dựng KPI cho phòng kế toán hiệu quả

Việc xây dựng KPI (Key Performance Indicators) cho phòng kế toán là quá trình thiết lập các chỉ số đo lường để đánh giá hiệu quả làm việc của phòng kế toán. KPI giúp đánh giá mức độ đóng góp của phòng kế toán đối với hoạt động kinh doanh của công ty, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện và tối ưu hiệu quả công việc.

Ngoài ra, KPI cũng là một công cụ quan trọng để các nhà lãnh đạo phát triển các chiến lược tài chính hiệu quả hơn nhằm đạt được các mục tiêu của công ty như đánh giá hiệu quả chi phí, đưa ra các giải pháp để tăng doanh thu và lợi nhuận,..Bằng cách liên tục theo dõi KPI, doanh nghiệp có thể đánh giá những gì hoạt động hiệu quả và những gì vẫn cần cải thiện.

Ý nghĩa của việc xây dựng KPI cho phòng kế toán

Các KPI của phòng kế toán có liên quan chặt chẽ đến KPI của nhân viên kế toán. Nhân viên kế toán cần đóng góp vào các chỉ số KPI của phòng kế toán bằng cách hoàn thành các nhiệm vụ và công việc của mình một cách hiệu quả và đúng thời hạn.Ví dụ, nếu một KPI của phòng kế toán là thời gian hoàn thành báo cáo tài chính, thì nhân viên kế toán cần hoàn thành công việc của mình đúng thời hạn để đảm bảo phòng kế toán hoàn thành báo cáo tài chính đúng thời gian

Vì vậy, việc áp dụng KPI đối với phòng kế toán nói chung và các nhân viên thuộc phòng kế toán nói riêng sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được chính xác nhất mức độ thực hiện công việc và hoàn thành các mục tiêu cá nhân của toàn bộ nhân viên và các bộ phận thuộc phòng kế toán. KPI phòng kế toán sẽ được thể hiện qua các tỷ lệ, số liệu, chỉ tiêu định lượng,… khác nhau và phù hợp với từng chỉ tiêu riêng biệt theo từng đặc điểm riêng biệt của kế toán.

Bên cạnh đó, hệ thống KPI tại các bộ phận sẽ có những cấp độ khác nhau tùy thuộc vào từng phòng ban kế toán tại các doanh nghiệp theo từng ngành nghề, quy mô,…  Điều này vừa làm thước đo, vừa làm mục tiêu cho các tiến độ và kết quả hoàn thành công việc.

Ví dụ, trong một doanh nghiệp sản xuất, phòng kế toán sẽ có những KPI như đánh giá quá trình sản xuất, quản lý chi phí nguyên vật liệu, đánh giá và phân bổ chi phí sản xuất vào từng sản phẩm. Trong khi đó, trong một công ty dịch vụ, phòng kế toán sẽ có các KPI như quản lý thu chi của công ty, phân bổ chi phí cho các dự án,…

>> Xem thêm:

Sử dụng thông tin của kế toán quản trị cho việc ra quyết định của nhà quản lý

Xây dựng hệ thống thông tin kế toán chuyên nghiệp

Chiến lược xây dựng chỉ số KPI cho bộ phận kế toán

Để xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả cho phòng kế toán, bạn có thể áp dụng các chiến lược như sau:

1. Đồng bộ KPI giữa cấp lãnh đạo và phòng kế toán: KPI của các cấp lãnh đạo (cấp trên) cần được đồng bộ và phù hợp với KPI của phòng kế toán (cấp dưới), để đảm bảo rằng toàn bộ doanh nghiệp đều hướng đến cùng một mục tiêu và mỗi bộ phận đóng góp vào sự thành công chung của doanh nghiệp.
2. Đưa KPI của phòng kế toán vào KPI tổng thể của doanh nghiệp: KPI của phòng kế toán cần phù hợp với KPI tổng thể của doanh nghiệp, để đảm bảo rằng mục tiêu của phòng kế toán đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
3. Xác định và đánh giá KPI của từng nhân viên trong phòng kế toán: KPI của phòng kế toán cần được xác định và đánh giá cho từng nhân viên, để đảm bảo rằng mỗi nhân viên đóng góp vào mục tiêu của phòng kế toán và sự thành công chung của doanh nghiệp.
4. Cập nhật và điều chỉnh KPI thường xuyên: KPI cần được cập nhật và điều chỉnh thường xuyên, để phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo rằng KPI đang phản ánh chính xác và đầy đủ các hoạt động của phòng kế toán.
5. Tăng cường đào tạo và hỗ trợ cho nhân viên: Để đảm bảo rằng KPI được đạt được một cách hiệu quả, cần tăng cường đào tạo và hỗ trợ cho nhân viên trong việc hiểu rõ mục tiêu và KPI của phòng kế toán, cũng như cách đo lường và báo cáo KPI một cách chính xác.

Khi tiến hành xây dựng chỉ số KPI cho phòng kế toán, người tiến hành triển khai và xây dựng chiến lược cần sử dụng thước đo của doanh nghiệp dưới tất cả các góc độ nói trên để đảm bảo hoàn thành vai trò và trách nhiệm chung của toàn bộ phòng kế toán như cung cấp thông tin đầy đủ, kiểm soát nội bộ một cách hiệu quả và vận hành tốt nhất các bộ phận thuộc doanh nghiệp.

>> Xem thêm: 

Kế toán trong kinh doanh

Setup hệ thống kế toán

Xây dựng quy trình kế toán trong doanh nghiệp  

Xây dựng tổ chức bộ máy kế toán như thế nào mới là ”tối ưu” cho doanh nghiệp?

Cách xây dựng chỉ số KPI cho phòng kế toán

 Bước 1: Xác định vai trò khi xây dựng KPI 

Trước khi xây dựng KPI cho phòng kế toán, bạn cần xác định rõ vai trò của phòng kế toán trong tổng thể hoạt động của doanh nghiệp. Các hoạt động của phòng kế toán bao gồm quản lý, kiểm soát, xử lý thông tin tài chính, thuế, hạch toán và báo cáo tài chính. Do đó, các chỉ số KPI cần phải tập trung vào các hoạt động này để đo lường hiệu quả của phòng kế toán.

Sau đó, bạn cần xác định được vai trò cũng như vị trí của người sẽ thực hiện việc xây dựng KPI. Đối với bước này, bạn có thể xác định theo hai cách đó là:

• Phòng kế toán tự chủ động xây dựng KPI cho chính phòng ban của mình với trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng) sẽ là người thực hiện giám sát. Với phương pháp này, bộ KPI sẽ bám sát tốt hơn các đặc tính của nhân viên trong phòng và công việc kế toán.
• Đội ngũ quản lý cấp cao sẽ là người đưa ra bộ KPI cho phòng kế toán hoặc phòng kế toán áp dụng bộ KPI dùng chung cho toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên để bám sát được thực tế của bộ phận kế toán và nhiệm vụ, chức năng của bộ phận thì nhà quản lý cần thêm sự tham vấn của những chuyên gia nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính kế toán để đạt được hiệu quả tối ưu nhất.

 Bước 2: Đánh giá các tiêu chí cần có của KPI 

Các tiêu chí cần có của KPI (Key Performance Indicators – Chỉ số hiệu suất chính) phải phù hợp với mục tiêu và mục đích của phòng kế toán và công ty. Để đánh giá các tiêu chí KPI, người xây dựng KPI cần xác định các tiêu chí đó phải đáp ứng những yếu tố sau:

1. Có tính đo lường được: KPI phải được đo lường bằng các con số hoặc dữ liệu cụ thể để đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên.
2. Phù hợp với mục tiêu công ty: Các tiêu chí KPI phải phù hợp với mục tiêu, chiến lược và kế hoạch của công ty.
3. Thể hiện giá trị kinh doanh: Các tiêu chí KPI phải liên quan đến giá trị kinh doanh của công ty và đóng góp vào sự phát triển của công ty.
4. Có tính khả thi: Các tiêu chí KPI phải khả thi và có thể đạt được bởi các nhân viên trong phòng kế toán.
5. Có tính thời gian: Các tiêu chí KPI phải được đặt ra theo thời gian cụ thể để có thể đánh giá và theo dõi hiệu suất của nhân viên theo từng giai đoạn.
6. Có tính cạnh tranh: Các tiêu chí KPI phải có tính cạnh tranh để động viên nhân viên cạnh tranh với nhau và đạt được thành tích tốt hơn.
7. Có tính liên tục: Các tiêu chí KPI phải có tính liên tục và được theo dõi thường xuyên để đánh giá sự tiến bộ của nhân viên.
8. Có tính phản hồi: KPI cần cung cấp phản hồi cho nhân viên về hiệu suất làm việc của họ để giúp họ cải thiện và đạt được mục tiêu

 Bước 3: Xây dựng chỉ số KPI cho phòng kế toán

Khi xây dựng chỉ số KPI cho phòng kế toán, nhà quản lý cần đảm bảo được các yếu tố có trong KPI sẽ gắn bó chặt chẽ với các mục tiêu cụ thể được đưa ra tại phòng kế toán. Sau khi thống nhất KPI với các mục tiêu mà phòng kế toán đưa ra, người xây dựng KPI cần ứng dụng các tiêu chí SMART (mục tiêu cụ thể – mục tiêu đo lường được – mục tiêu có thể đạt được – mục tiêu thực tế – mục tiêu có thời hạn cụ thể) để đánh giá chính xác từng chỉ số thực hiện từng công việc.

Chúng ta có thể lấy ví dụ về việc xây dựng chỉ số KPI cho phòng kế toán theo tiêu chí SMART như sau:

Mục tiêu cụ thể: Tăng hiệu quả công việc xử lý hóa đơn đầu vào của phòng kế toán

• Specific (Cụ thể): Giảm thời gian xử lý hóa đơn đầu vào từ 7 ngày xuống còn 5 ngày
• Measurable (Đo lường được): Thời gian xử lý hóa đơn đầu vào được đo bằng số ngày
• Achievable (Có thể đạt được): Kế hoạch đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng, sử dụng phần mềm hỗ trợ xử lý hóa đơn, tái cơ cấu lại quy trình xử lý hóa đơn để tăng hiệu quả công việc.
• Realistic (Thực tế): Kế hoạch đào tạo, sử dụng phần mềm hỗ trợ, tái cơ cấu quy trình được thực hiện trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định.
• Time-bound (Có thời hạn cụ thể): Thời hạn đạt được mục tiêu là trong 6 tháng.

KPI được xây dựng theo tiêu chí SMART sẽ giúp phòng kế toán đánh giá hiệu quả công việc xử lý hóa đơn đầu vào của mình một cách cụ thể và đo lường được kết quả. Việc đào tạo nhân viên, sử dụng phần mềm hỗ trợ và tái cơ cấu lại quy trình cũng được thiết kế để đảm bảo tính khả thi và thực tế của KPI. Đặt thời hạn cụ thể cũng giúp phòng kế toán có kế hoạch hành động cụ thể để đạt được mục tiêu trong thời gian nhất định.

Bên cạnh đó, chúng ta cũng nên vận hành phòng kế toán phối hợp ‘’ăn ý’’ với phòng kinh doanh để giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả kinh doanh tối ưu khi xây dựng KPI cho phòng kế toán theo tiêu chí SMART với mục tiêu cụ thể là : Tăng doanh thu từ bán hàng

• Specific (Cụ thể): Tăng doanh thu từ bán hàng lên 20% so với cùng kỳ năm trước
• Measurable (Đo lường được): Doanh thu được đo bằng số tiền thu được từ bán hàng
• Achievable (Có thể đạt được): Tăng số lượng khách hàng mới đăng ký trong 6 tháng tiếp theo, tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ 20% lên 25% bằng cách cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng số lượng sản phẩm được giới thiệu
• Realistic (Thực tế): Kế hoạch tăng số lượng khách hàng mới đăng ký, tăng tỷ lệ chuyển đổi và cải thiện chất lượng dịch vụ được thiết kế trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định.
• Time-bound (Có thời hạn cụ thể): Thời hạn đạt được mục tiêu là trong 6 tháng.

KPI được xây dựng theo tiêu chí SMART sẽ giúp phòng kế toán đánh giá hiệu quả của công việc kinh doanh và doanh thu từ bán hàng. Việc tăng số lượng khách hàng mới, tăng tỷ lệ chuyển đổi và cải thiện chất lượng dịch vụ cũng được thiết kế để đảm bảo tính khả thi và thực tế của KPI. Đặt thời hạn cụ thể cũng giúp phòng kế toán có kế hoạch hành động cụ thể để đạt được mục tiêu trong thời gian nhất định.

Điều gì tạo nên các chỉ số KPI kế toán tốt nhất

Lĩnh vực kế toán đang thay đổi nhanh chóng và phát triển phức tạp hơn với sự phát triển của công nghệ mới dẫn đến cải thiện năng suất trên diện rộng. Tuy nhiên, điều này có nghĩa là việc theo dõi hiệu suất sử dụng KPI kế toán quan trọng hơn bao giờ hết. Các nhà quản lý phải sử dụng các số liệu mới để theo dõi mức độ thích ứng của bộ phận thay vì chỉ thay đổi vì mục đích thay đổi. Hãy xem xét các yếu tố quan trọng sau:

• Xác định các mục tiêu SMART có liên quan ( như TACA đã nêu ra ở trên) – Mỗi KPI kế toán nên có một mục tiêu SMART: cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và kịp thời. Điều này sẽ cho phép bạn theo dõi tiến trình của mình khi tổ chức của bạn tiến gần hơn đến việc đạt được các mục tiêu của mình.
• Theo dõi tiến trình của bạn – Việc thấy KPI của bạn tiến gần hơn đến mục tiêu cho thấy rằng những thay đổi bạn đang thực hiện đang cải thiện hiệu suất. Nếu chúng đang di chuyển theo hướng khác, điều đó có thể có nghĩa là những thay đổi trong quy trình đang có tác động ngược lại và cần được xem xét lại.
• Phù hợp với Quy trình kế toán của bạn – KPI kế toán cần phải phù hợp với quy trình của bộ phận kế toán của bạn. Tạo thêm công việc vì mục tiêu KPI mới là phản tác dụng.
• Bối cảnh – KPI cần được đánh giá trong bối cảnh của toàn bộ tổ chức của bạn. Có thể khó kiểm soát các KPI dễ bị ảnh hưởng bởi các lực lượng bên ngoài.
• Dữ liệu đáng tin cậy – KPI chỉ tốt khi dữ liệu được sử dụng làm đầu vào. Phần mềm kế toán thông minh có thể giúp bạn truy xuất, phân tích và báo cáo dữ liệu được sử dụng làm đầu vào cho KPI kế toán của bạn.

Xây dựng KPI kế toán cho các bộ phận kế toán

KPI kế toán cho bộ phận tài khoản phải trả

Bộ phận kế toán phải trả đảm nhận các khoản nợ ngắn hạn của công ty. Họ chịu trách nhiệm theo dõi những gì nợ nhà cung cấp. Dữ liệu tài khoản phải trả chính xác là cần thiết để đảm bảo các nhà quản lý có thông tin tốt nhất có thể khi đưa ra các quyết định quan trọng. Khi bộ phận tài khoản phải trả thanh toán hóa đơn chính xác và đúng hạn, nó sẽ duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp bên ngoài, điều này có thể dẫn đến các điều khoản thanh toán và chiết khấu thuận lợi. Dưới đây là các chỉ số hiệu suất chính mà bộ phận tài khoản phải trả có thể sử dụng để theo dõi hiệu suất:

1. Số ngày phải trả chưa thanh toán (Days Payable Outstanding – DPO): Đây là một tỷ lệ tài chính cho thấy số ngày trung bình cần để một công ty thanh toán các hóa đơn của mình. Nghe có vẻ ngược đời, nhưng giá trị DPO cao hơn thực sự là điều đáng mong đợi vì nó cho phép một công ty giữ tiền mặt của họ lâu hơn, có thể được sử dụng cho các khoản đầu tư ngắn hạn và tăng dòng tiền tự do. Tuy nhiên, nếu DPO quá cao, điều đó có thể cho thấy công ty có thể gặp vấn đề trong việc thanh toán hóa đơn. DPO = (Khoản phải trả / Giá vốn hàng bán) x Số ngày.
2. Chi phí cho mỗi hóa đơn ( Cost per Invoice )– Đây là KPI của người quản lý kế toán cho biết tổng chi phí trung bình để xử lý một hóa đơn từ khi nhận đến khi thanh toán. Chi phí trên mỗi hóa đơn cao cho thấy có sự thiếu hiệu quả trong bộ phận tài khoản phải trả. Chi phí trên mỗi hóa đơn = Tổng chi phí của bộ phận AP / Số hóa đơn được xử lý.
3. Thời gian chu kỳ hóa đơn ( Invoice Cycle Time ) – Đây là số liệu kế toán theo dõi lượng thời gian trung bình cần thiết để hoàn thành chu kỳ thanh toán hóa đơn từ khi nhận cho đến khi thanh toán. Thời gian chu kỳ hóa đơn cao có thể gây khó khăn cho việc thanh toán kịp thời, điều này sẽ dẫn đến các khoản phạt thanh toán trễ và căng thẳng trong mối quan hệ với nhà cung cấp.
4. Tỷ lệ ngoại lệ hóa đơn ( Invoice Exception Rate ) – KPI kế toán này cho biết tỷ lệ phần trăm hóa đơn có vấn đề và yêu cầu can thiệp thủ công do thông tin bị thiếu hoặc không chính xác. Tỷ lệ ngoại lệ hóa đơn cao có liên quan đến sự chậm lại trong toàn bộ quy trình phải trả tài khoản và có khả năng dẫn đến các khoản thanh toán trùng lặp hoặc các lỗi khác. Tỷ lệ ngoại lệ hóa đơn = Tổng số hóa đơn có ngoại lệ / Tổng số hóa đơn.
5. Tỷ lệ lỗi thanh toán ( Payment Error Rate )– Chỉ số hiệu suất chính này đo lường độ chính xác của bộ phận tài khoản phải trả. Các lỗi thanh toán phổ biến bao gồm số tài khoản không chính xác, số tiền thanh toán không chính xác và thanh toán trùng lặp. Tỷ lệ lỗi thanh toán cao cho thấy có vấn đề tồn tại với nhân viên hoặc quy trình phải trả tài khoản. Tỷ lệ lỗi thanh toán = Tổng số khoản thanh toán được thực hiện có lỗi / Tổng số khoản thanh toán được thực hiện.
6. Thời gian giải quyết lỗi ( Error Resolution Time ) – Số liệu kế toán này theo dõi thời gian cần thiết để sửa lỗi khi nó được xác định. Nếu giá trị này cao, điều đó có nghĩa là quy trình giải quyết lỗi có thể được thực hiện hiệu quả hơn để giải phóng thời gian của nhân viên và đáp ứng tốt hơn cho nhà cung cấp. Thời gian giải quyết lỗi = Tổng thời gian dành cho việc giải quyết lỗi / Tổng số lỗi.
7. Hóa đơn được xử lý mỗi năm cho mỗi nhân viên toàn thời gian ( Invoices Processed per Year per Full Time Employee – FTE) – Chỉ số hiệu suất chính này cho thấy hiệu quả của nhân viên bộ phận tài khoản phải trả của bạn. Giá trị thấp cho điều này cho thấy rằng các quy trình phải trả tài khoản có chỗ cần cải thiện hoặc nhân viên có thể hưởng lợi từ việc đào tạo bổ sung. Xử lý hóa đơn mỗi năm trên mỗi FTE = Tổng số hóa đơn được xử lý trong một năm / Số FTE
8. Chi phí các khoản phải trả theo tỷ lệ phần trăm của doanh thu ( Accounts Payable Expense as a Percentage of Revenue )– Tỷ lệ này so sánh chi phí của các khoản phải trả với tổng doanh thu. Khi các công ty phát triển, họ thường sẽ cần chi tiêu nhiều hơn cho các khoản phải trả. KPI này cho phép các nhà quản lý kế toán theo dõi xem chi phí phải trả của tài khoản có tăng cùng tốc độ với doanh thu hay không. Nếu giá trị này đang tăng lên, nó có thể cho thấy sự kém hiệu quả trong bộ phận.
9. Chiết khấu nhận được khi thanh toán trong thời gian chiết khấu ( Discounts Received for Paying within Discount Period )– Thanh toán trong thời gian chiết khấu theo các điều khoản tín dụng đã thỏa thuận có thể cho phép công ty của bạn nhận được chiết khấu đáng kể và tăng khả năng sinh lời. Theo dõi số tiền giảm giá nhận được so với giảm giá bị mất cho phép các nhà quản lý kế toán xác định bộ phận tài khoản phải trả tuân thủ các điều khoản tín dụng tốt như thế nào. Nó cũng định lượng giá trị đồng đô la liên quan đến hiệu suất của chúng.
10. Tỷ lệ hóa đơn điện tử (dưới dạng tỷ lệ phần trăm của tổng số hóa đơn) – Electronic Invoices Rate (as a Percentage of Total Invoices): Hóa đơn điện tử được xử lý nhanh hơn nhiều so với hóa đơn giấy. Việc khuyến khích các nhà cung cấp cung cấp hóa đơn điện tử có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho bộ phận thanh toán của bạn. Tỷ lệ hóa đơn điện tử = Tổng số hóa đơn điện tử / Tổng số hóa đơn

KPI kế toán cho bộ phận tài khoản phải thu

Bộ phận Tài khoản phải thu chịu trách nhiệm thu tiền bán hàng tín dụng. Bằng cách quản lý ngày đến hạn của hóa đơn và giảm thiểu số lượng khoản phải thu chưa thanh toán, đây là bộ phận giúp duy trì dòng tiền và tính thanh khoản của công ty. Khả năng sinh lời cũng có thể bị ảnh hưởng bởi hiệu quả của bộ phận tài khoản phải thu vì một số khoản phải thu chuyển thành nợ khó đòi, một khoản phải thu không thể thu được. Việc giảm các yếu tố này cũng phải được cân bằng với việc duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng để có thể bán hàng lặp lại. Dưới đây là các KPI tốt nhất cho bộ phận tài khoản phải thu:

1. Số ngày bán hàng chưa thanh toán (Days Sales Outstanding – DSO) – Đây là một tỷ lệ tài chính đo lường số ngày trung bình cần thiết để một công ty thu được các khoản phải thu từ việc bán hàng. Số DSO thấp cho thấy dòng tiền tốt do các khoản phải thu được chuyển đổi thành tiền mặt nhanh chóng. DSO = (Các khoản phải thu / Tổng doanh số bán tín dụng) x Số ngày.
2. Tỷ lệ nợ khó đòi trên doanh thu ( Bad Debt to Sales Ratio )– KPI của người quản lý kế toán này cho biết số lượng hóa đơn chưa thanh toán so với tổng doanh thu. Một con số thấp nói chung là tốt vì nó có nghĩa là tránh được nợ xấu. Tuy nhiên, các công ty cũng nên cân nhắc rằng việc tránh tất cả các rủi ro tín dụng có thể dẫn đến giảm doanh thu do mất doanh thu. Tỷ lệ nợ khó đòi trên doanh thu = Tổng nợ khó đòi / Tổng doanh thu hàng năm.
3. Số ngày bán hàng vượt trội nhất có thể (Best Possible Days Sales Outstanding – BPDSO) – Chỉ số hiệu suất chính này tương tự như Số ngày bán hàng còn lại (DSO), nhưng không bao gồm các hóa đơn quá hạn và phải được so sánh với các điều khoản thanh toán của công ty bạn. Nếu BPDSO cao hơn các điều khoản thanh toán tiêu chuẩn của bạn, thì không phải tất cả hóa đơn của bạn đều được lập hóa đơn theo cùng một chính sách. Điều này có thể là do các điều khoản có lợi được đưa ra cho một số khách hàng hoặc nó có thể cho thấy có vấn đề với một số hóa đơn. BPDSO = (Khoản phải thu hiện tại / Tổng doanh số bán tín dụng) x Số ngày.
4. Số ngày quá hạn trung bình ( Average Days Delinquent – ADD) – Số liệu kế toán này theo dõi khoảng thời gian mà khoản thanh toán trung bình quá hạn. Giá trị THÊM cao có thể là một cảnh báo rằng thủ tục các khoản phải thu cần được cải thiện. Phép tính cho số liệu này là sự khác biệt giữa hai KPI mà chúng ta đã thảo luận trước đây: Số ngày bán hàng vượt trội và Số ngày bán hàng xuất sắc nhất có thể ADD = DSO – BPDSO.
5. Chỉ số hiệu quả thu nợ ( Collection Effectiveness Index – CEI) – Tính toán này đo lường khả năng của công ty trong việc thu thập tất cả các khoản phải thu từ khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Theo dõi CEI theo thời gian có thể giúp xác định các hành động đang hỗ trợ hoặc làm tổn hại đến việc thu hồi các khoản phải thu. CEI = [(Khoản phải thu đầu kỳ + Doanh số trả nợ hàng tháng – Tổng khoản phải thu cuối kỳ) / (Khoản phải thu đầu kỳ + Doanh số trả nợ hàng tháng – Khoản phải thu cuối kỳ)] x 100.
6. Tỷ lệ quay vòng các khoản phải thu ( Receivables Turnover Ratio ) – KPI của bộ phận kế toán này cho biết tần suất một công ty chuyển đổi các khoản phải thu thành tiền mặt trong một khoảng thời gian. Điều này cung cấp thông tin hữu ích về tính thanh khoản và dòng tiền. Giá trị cao có nghĩa là các khoản phải thu đang được thu hồi nhanh chóng. Tuy nhiên, nó cũng có thể chỉ ra rằng công ty quá ác cảm với việc chấp nhận bán tín dụng rủi ro hơn và mất tổng doanh thu. Tỷ lệ vòng quay các khoản phải thu = Doanh số bán tín dụng ròng / Các khoản phải thu trung bình.
7. Tỷ lệ phần trăm tài khoản có rủi ro cao ( Percentage of High-Risk Accounts )– Chỉ số kế toán này hữu ích khi kết hợp với KPI các khoản phải thu khác vì nó giúp cung cấp bối cảnh cho ý nghĩa của giá trị của chúng. Một ví dụ về điều này là nếu tỷ lệ tài khoản có rủi ro cao và tỷ lệ nợ xấu trên doanh thu thấp, chúng ta có thể yên tâm rằng bộ phận tài khoản phải thu đang hoạt động hiệu quả. Trong trường hợp này, chúng tôi biết rằng nợ xấu không thấp chỉ vì việc bán tín dụng rủi ro hơn đang được tránh.
8. Số lượng tranh chấp về hóa đơn ( Number of Invoicing Disputes )– Lỗi lập hóa đơn có thể gây tổn hại đến danh tiếng của công ty và cũng làm tăng lượng thời gian xử lý cần thiết cho một hóa đơn. Nếu giá trị này đang tăng lên, nó có thể chỉ ra rằng nhân viên hoặc những thay đổi trong quy trình đang gây ra nhiều lỗi hơn và cần được xem xét về tính hiệu quả.
9. Tỷ lệ tín dụng khả dụng ( Percentage of Credit Available )– Nếu bộ phận tài khoản phải thu của bạn đặt giới hạn về số tiền bán tín dụng mà khách hàng cá nhân có thể sử dụng, thì số tiền tín dụng được cung cấp phải được so sánh với số tiền khả dụng. Nếu bất kỳ khách hàng nào có số tiền tối đa, nhưng thường xuyên thanh toán tài khoản đúng hạn, thì việc tăng hạn mức tín dụng của họ có thể làm tăng tổng doanh thu.
10. Chi phí hoạt động cho mỗi lần thu tiền( Operational Cost Per Collection ) – KPI này theo dõi toàn bộ chi phí hoạt động của việc thu tiền một lần. Điều này cho phép công ty của bạn xác định hiệu quả của nhân viên bộ phận tài khoản phải thu và theo dõi nó thay đổi như thế nào khi các quy trình được cập nhật. Tự động hóa thủ tục các khoản phải thu có thể giúp giảm giá trị này về lâu dài.

KPI kế toán cho phòng kế toán nội bộ

Bộ phận kế toán nội bộ chịu trách nhiệm lập ngân sách và báo cáo thông tin tài chính cho các bên liên quan khác nhau trong một tổ chức. Ngân sách chính xác sẽ giảm thiểu các khoản chi phí lãng phí và các báo cáo kịp thời sẽ cho phép các nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng hơn. Cả hai điều này đều nâng cao lợi nhuận của một công ty, vì vậy điều quan trọng là phải theo dõi hiệu suất bằng cách sử dụng KPI phù hợp với bộ phận kế toán nội bộ. Dưới đây là các số liệu tốt nhất để sử dụng:

1. Ngân sách so với chênh lệch thực tế ( Budget to Actual Variances )– KPI của người quản lý kế toán này đo lường độ lệch giữa chi phí thực tế và chi phí ngân sách. Phương sai cao cho thấy ngân sách không đồng bộ với chi tiêu thực tế của các bộ phận khác. Điều này có thể có nghĩa là ngân sách đã không xem xét đầy đủ tất cả các khoản chi tiêu cần thiết hoặc nó có thể cho thấy rằng các bộ phận khác đang không kiểm soát tốt các khoản chi tiêu của họ.
2. Số ngày hoàn thành khóa sổ hàng tháng ( Days to Complete Monthly Close )– Ví dụ này cho thấy hiệu quả của bộ phận kế toán nội bộ trong việc khóa sổ sách vào cuối mỗi tháng. Nếu khoảng thời gian này quá dài có thể dẫn đến việc báo cáo thông tin tài chính bị chậm trễ.
3. Số ngày hoàn thành khóa sổ hàng năm ( Days to Complete Annual Close )– Tương tự như thước đo trước, điều này cho thấy bộ phận kế toán nội bộ của bạn đóng sổ sách cuối năm nhanh như thế nào. Sự chậm trễ trong thời gian kết thúc hàng năm có thể dẫn đến chất lượng báo cáo hàng năm kém do bị vội vàng.
4. Tỷ lệ giải quyết của lần liên hệ đầu tiên ( First Contact Resolution Rate – FCRR) – KPI của người quản lý kế toán này đo lường tỷ lệ các yêu cầu đối với bộ phận kế toán nội bộ được giải quyết trong lần liên hệ đầu tiên, do đó không cần phải liên lạc thêm. FCRR cao cho thấy mức độ dịch vụ của bộ phận kế toán nội bộ đang đáp ứng các lĩnh vực kinh doanh khác và giảm lượng thời gian mà nhân viên dành để giải quyết các vấn đề. FCRR = Số yêu cầu được giải quyết khi liên hệ lần đầu / Tổng số yêu cầu
5. Số lỗi tự xác định ( Number of Self-Identified Errors )– Mọi bộ phận kế toán nội bộ nên chạy các báo cáo kiểm toán với mục đích phát hiện lỗi. Đối với KPI này, giá trị phải được giải thích cẩn thận. Nếu con số này tăng lên theo thời gian, điều đó có thể cho thấy có nhiều lỗi hơn đang xảy ra hoặc điều đó có thể có nghĩa là quy trình kiểm toán nội bộ hiệu quả hơn.
6. Lỗi do kiểm toán viên bên ngoài phát hiện ( Errors Detected by External Auditors )– Số liệu này là bản ghi về số lượng lỗi không được kiểm toán nội bộ hoặc báo cáo phát hiện và khiến kiểm toán viên bên ngoài phát hiện tất cả các lỗi đó. Những lỗi này là nghiêm trọng vì chúng chỉ ra rằng bộ phận kế toán nội bộ không có đủ biện pháp để phát hiện sai sót. Tốt nhất là theo dõi điều này theo thời gian và đảm bảo rằng giá trị này không tăng lên.
7. Tỷ lệ nhân viên kế toán trên nhân viên toàn thời gian (Accounting Employees to Full Time Employees (FTE) Ratio) – Chỉ số hiệu suất chính này cho thấy mức độ hiệu quả của bộ phận kế toán nội bộ của bạn khi so sánh quy mô của nó với phần còn lại của công ty. Có giá trị thấp nghĩa là bộ phận kế toán nội bộ đang tiết kiệm chi phí hiệu quả bằng cách giảm số lượng nhân viên cần thiết để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, điều quan trọng là đảm bảo rằng các KPI khác không bị bỏ qua để giữ tỷ lệ này ở mức thấp. Tỷ lệ nhân viên kế toán trên FTE = Tổng số nhân viên kế toán / Tổng số FTE
8. Khiếu nại nội bộ đã nhận ( Internal Complaints Received )– Đối với bộ phận kế toán nội bộ, các lĩnh vực kinh doanh khác là khách hàng. Nếu các khiếu nại giảm dần khi các thay đổi về quy trình và chính sách xảy ra, thì đó là một dấu hiệu tốt cho thấy những thay đổi này đang có tác dụng. Điều này không chỉ làm tăng sự hài lòng của khách hàng mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí cho nhân viên kế toán để giải quyết những vấn đề này.
9. Thời gian dành cho đặc biệt  ( Ad Hoc Time Spent )– Cần theo dõi thời gian cần thiết để từng nhân viên thực hiện các nhiệm vụ không phải là một phần của công việc vận hành thông thường để theo dõi hiệu quả của các quy trình tiêu chuẩn của bộ phận kế toán nội bộ. Điều này có thể bao gồm thời gian trả lời các câu hỏi, giải quyết vấn đề hoặc cung cấp các báo cáo bất thường. Dành quá nhiều thời gian cho các quy trình đặc biệt có nghĩa là các quy trình tiêu chuẩn có thể không cung cấp đủ thông tin mà các bên liên quan ở các bộ phận khác yêu cầu.
10. Số lần lặp lại ngân sách ( Number of Budget Iterations )– KPI của bộ phận kế toán nội bộ này giúp xác định hiệu suất của quy trình lập ngân sách của công ty bằng cách ghi lại số lần ngân sách cần được lập lại trong một năm. Điều này có thể bị ảnh hưởng bởi mức độ mà quy trình đã được tự động hóa vì các quy trình thủ công có xu hướng dễ bị lỗi hơn. Các yếu tố bên ngoài bộ phận kế toán cũng phải được xem xét khi phân tích kết quả. Một số ví dụ về điều này bao gồm những thay đổi đối với chính sách liên bộ, chiến lược kinh doanh tổng thể hoặc môi trường kinh tế.

Một số mẫu KPI cho bộ phận kế toán theo chức danh

Đối với KPI cho nhân viên phòng kế toán theo từng chức danh, có 2 tiêu chí đánh giá chung để các nhà quản lý dựa vào bản mô tả công việc đưa ra đánh giá hiệu suất công việc. Bao gồm:

Tiêu chí đánh giá dựa vào thái độ

• Thể hiện sự tôn trọng cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng.
• Nhiệt tình trong công việc, không đùn đẩy việc khó.
• Sự trung thực trong mọi việc, đây là yếu tố quan trọng giúp nhân viên kế toán phân biệt được đúng sai và làm việc một cách hiệu quả nhất.
• Tính chuyên cần thể hiện ở việc đi làm đúng giờ, không về sớm, không thường xuyên xin nghỉ.
• Thái độ luôn thể hiện sự thân thiện và tinh thần làm việc tích cực.
• Do đặc thù trong công việc, những nhân viên kế toán là người phải có độ tin cậy, tính cẩn thận và tỉ mỉ.

Tiêu chí đánh giá theo năng lực

• Nhân viên hoàn thành tốt công việc quản lý, giám sát tài chính của doanh nghiệp.
• Tuân thủ các nguyên tắc trong các vấn đề kế toán.
• Khả năng kiểm soát, phát hiện các sai sót về hóa đơn và các giao dịch.
• Tỷ lệ hoàn thành và thực hiện chính xác các công việc về hạch toán trong doanh nghiệp.
• Khả năng báo cáo, phân tích các chỉ số tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh trong một doanh nghiệp.

Từ đó xác định mức KPI nhân viên kế toán

Hiệu suất làm việc của nhân viên kế toán là mức độ hoàn thành và kết quả công việc. Việc chia điểm số thành nhiều thang điểm sẽ giúp việc đánh giá KPI trở lên khách quan và chính xác hơn. Nhưng cũng không nên chia thang điểm quá thấp sẽ gây khó khăn cho quản lý trong việc đánh giá sau này. Các nhà quản lý sẽ dựa trên tiêu chí đặt ra ban đầu để xác định mức độ hoàn thành KPI của nhân viên kế toán. Từ đó, nhà quản lý sẽ đưa ra các thang điểm KPI cho từng mức độ hoàn thành công việc.

Cụ thể các mẫu tham khảo với từng chức danh kế toán như sau:

1. KPI cho kế toán trưởng

Tham khảo về mẫu KPI cho kế toán trưởng

Các chỉ tiêu cụ thể trong KPI với chức danh kế toán trưởng đó là:

• Giảm các chi phí hàng tồn kho.
• Giảm các chi phí mua hàng.
• Nâng cao năng lực quản lý của kế toán trưởng đối với phòng kế toán.
• Xây dựng được năng lực chuẩn xác của phòng.
• Hoàn thành một cách chính xác và đúng hạn các báo cáo tài chính.
• Chi tiêu các dòng tiền hợp lý.
• Đảm bảo được độ chính xác trong dự báo ngân sách.
• Đạt được mục tiêu đào tạo nhân sự.
• Các công việc thực hiện và tinh thần thái độ:
• Kiểm soát chặt chẽ, kịp thời và chính xác mọi số liệu trên hệ thống ERP.
• Hoạch định các chiến lược cân đối dòng tiền và các chiến lược về tài chính.
• Cần có tinh thần làm việc tích cực, sẵn sàng hỗ trợ, chia sẻ công việc với các đồng nghiệp.
• Các dự án và công việc đột xuất: Xây dựng nhanh chóng các kế hoạch có liên quan đến các phòng ban.

2. KPI cho kế toán tổng hợp

Tham khảo mẫu KPI cho kế toán tổng hợp

Các chỉ tiêu cụ thể trong KPI dành cho chức danh kế toán tổng hợp đó là: 

• Kết quả kỳ vọng hay mục tiêu cá nhân gắn liền với KPI bộ phận
• Nâng cao năng lực quản lý cao nhất cho phòng kế toán.
• Xây dựng năng lực của phòng một cách chuẩn xác.
• Hoàn thành một cách chính xác và đúng hạn các báo cáo tài chính.
• Phân tích một cách cụ thể nhất các chỉ số tài chính
• Xác định tỷ lệ nợ trên số vốn sở hữu.
• Các công việc thường xuyên thực hiện và tinh thần thái độ: 
• Cập nhật một cách chính xác và kịp thời các số liệu trên hệ thống ERP.
• Kiểm soát tuân thủ các báo cáo thuế và chuẩn mực kế toán
• Quản lý chặt chẽ các công nợ
• Quản lý các tài sản vô hình và hữu hình
• Thực hiện các báo cáo quản trị và báo cáo thống kê theo đúng yêu cầu kinh doanh.
• Thường xuyên tham gia các khóa đào tạo để nâng cao năng lực.
• Cần có tinh thần hỗ trợ, san sẻ công việc với đồng nghiệp.
• Các dự án và công việc đột xuất: Mức độ hoàn thành các nhiệm vụ đột xuất được giao bởi trưởng phòng. 

3. KPI cho kế toán thanh toán

Tham khảo mẫu KPI cho kế toán thanh toán

Đối với chức danh kế toán thanh toán, các chỉ tiêu KPi cụ thể bao gồm:

• Kết quá kỳ vọng hay mục tiêu cá nhân gắn liền với KPI bộ phận:
• Xây dựng năng lực của phòng một cách chuẩn xác.
• Hoàn thành một cách chính xác và đúng hạn các báo cáo tài chính.
• Chi tiêu hợp lý các dòng tiền thu và chi.
• Các công việc thường xuyên thực hiện và tinh thần thái độ: 
• Cập nhật một cách chính xác và kịp thời các số liệu trên hệ thống ERP.
• Kiểm soát tuân thủ kế toán thanh toán, hạch toán kế toán và quy định về thuế.
• Cần có tinh thần hỗ trợ, san sẻ công việc với đồng nghiệp.
• Các dự án và công việc đột xuất: Mức độ hoàn thành các nhiệm vụ đột xuất được giao bởi trưởng phòng. 

Bí quyết xây dựng KPI hiệu quả cho phòng kế toán trong doanh nghiệp

Với những chia sẻ TACA đã nêu ở trên có thể giúp bạn hiểu rõ được ý nghĩa, các chiến lược xây dựng chỉ số KPI phòng Kế toán cũng như các mẫu KPI cho từng bộ phận. Từ đó có thể dễ dàng xây dựng được KPI phù hợp với doanh nghiệp mình.

Tuy nhiên, hệ thống KPI với những tiêu chí đánh giá chức danh kế toán của các công ty, phòng ban, vị trí khác nhau sẽ là khác nhau. Bên cạnh đó với đặc thù theo quy mô, ngành nghề và thiếu nhân sự chuyên môn cao, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong quá trình xây dựng KPI và áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Thấu hiểu khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải, đội ngũ chuyên gia dày dặn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán – Kiểm toán – Kiểm soát nội bộ tại TACA mang đến cho bạn giải pháp : ‘’Dịch vụ setup hệ thống kế toán’’ đảm bảo cho doanh nghiệp vận hành kế toán trơn tru cùng phòng kinh doanh, đồng thời xây dựng KPI phòng kế toán theo đúng mục tiêu ngành nghề kinh doanh một cách chuyên nghiệp, hiệu quả, không chỉ giúp nâng cao sức khỏe tài chính, tăng cường thu hút vốn để phát triển vững mạnh mà còn là đốc thúc, tăng chất lượng nhân sự kế toán hiệu quả.

Dịch vụ setup hệ thống kế toán

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn Setup hệ thống kế toán, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 hoặc đăng kí tư vấn TẠI ĐÂY

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội