Quy trình lập kế hoạch tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp 

Quy trình lập kế hoạch tài chính trong kinh doanh được thiết kế cho việc dự báo kết quả tài chính trong tương lai và xác định cách sử dụng tốt nhất các nguồn lực tài chính giúp theo đuổi các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Chính vì thế, việc lập kế hoạch cần phải có tầm nhìn xa trông rộng vào tương lai cũng như dữ liệu tốt để phân tích.

Theo khảo sát tại TACA, các công ty nỗ lực phối hợp với kế hoạch tài chính của họ trong kế hoạch kinh doanh có thể tăng doanh thu với tốc độ nhanh hơn so với các tổ chức có quy trình lập kế hoạch kém hiệu quả. Nó cho thấy doanh nghiệp nên tập trung nguồn lực vào đâu để đạt hiệu quả tối đa trong việc xây dựng doanh thu và quản lý chi phí. Quản lý tài chính hiệu quả cho phép có nhiều tiền hơn để tiếp thị, mở rộng hoạt động và phát triển sản phẩm, từ đó mang lại nhiều tăng trưởng hơn.

Trong bài viết này, TACA sẽ hướng dẫn bạn quy trình lập kế hoạch tài chính hiệu quả mà các doanh nghiệp đầu ngành đang triển khai.

Cơ sở xây dựng kế hoạch tài chính doanh nghiệp

Phần lớn, các doanh nghiệp hiện nay đều xây dựng bản kế hoạch dựa vào các báo cáo tài chính. Kế hoạch theo tháng, quý hay năm sẽ tương đương với các báo cáo tài chính định kỳ theo tháng, quý hoặc năm. Một số các chỉ tiêu cần theo dõi trong báo cáo tài chính doanh nghiệp cụ thể như sau:

Report về kết quả hoạt động kinh doanh

Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh về cơ bản chỉ ra các khoản doanh thu và chi phí cũng như lãi/ lỗ của doanh nghiệp. Điểm cốt lõi của báo cáo này là giúp giám đốc tài chính tính toán được tỷ suất lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt được trong một chu kỳ kinh doanh là bao nhiêu. Từ đó, vạch ra các kế hoạch để chiều chỉnh từng khoản mục chi phí cũng như tìm phương án tăng doanh thu trong thời gian sắp tới. 

Báo cáo tài chính là nền tảng để xây dựng kế hoạch tài chính

Bảng cân đối kế toán

Ngược lại với báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán chủ yếu thể hiện tài sản hiện có của doanh nghiệp và nguồn vốn hình thành nên các tài sản đó. Các con số về tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn hay nợ ngắn hạn, nợ trung và dài hạn cũng như tỷ lệ giữa các loại tài sản này nói lên mức độ hiệu quả của việc sử dụng nguồn vốn. Nhiệm vụ của giám đốc tài chính là dựa vào bảng cân đối kế toán và đưa ra các phương án về việc tăng/giảm nguồn vốn để tiếp tục tài trợ cho các tài sản hiện có của mình. 

Báo cáo về lưu chuyển tiền tệ (phương pháp trực tiếp hoặc gián tiếp)

Tất nhiên, doanh nghiệp không thể bỏ qua báo cáo lưu chuyển của dòng tiền. Dòng tiền ra nhiều hơn dòng tiền vào chưa chắc đã phải là dấu hiệu xấu mà có thể đấy chỉ là bước đệm để đạt được mục tiêu đề ra. Với việc theo dõi sự thay đổi của dòng tiền trong các chu kỳ kinh doanh, giám đốc tài chính có thể lập được bản kế hoạch tài chính cho kỳ kinh doanh sắp tới một cách chính xác nhất.

4 yếu tố quan trọng trong quy trình lập kế hoạch tài chính

Có nhiều yếu tố khác nhau mà bạn nên xem xét trong kế hoạch tài chính doanh nghiệp của mình. Đây là một số yếu tố được sử dụng nhiều nhất mang lại nhiều giá trị  trong quy trình lập kế hoạch của bạn:

• Kế hoạch bán hàng
• Lập kế hoạch nhu cầu vốn
• kế hoạch đầu tư
• Lập kế hoạch thanh khoản

Kế hoạch bán hàng

Lập kế hoạch bán hàng là một bộ phận chủ yếu của kế hoạch tài chính doanh nghiệp. Thường kéo dài từ hai đến năm năm, nó thường đóng vai trò hỗ trợ ra quyết định cho các ngân hàng khi cấp các khoản vay. Nếu có dữ liệu từ những năm trước, dữ liệu đó phải được đưa vào kế hoạch bán hàng chiến lược, cũng như giới hạn công suất và tùy thuộc vào ngành, các hạn chế theo mùa. Mặc dù phần lớn thông tin này có thể là ước tính, nhưng bạn vẫn có thể theo dõi trong các tuần, tháng và năm sau đó xem doanh số bán hàng của mình có phát triển theo kỳ vọng hay không hoặc liệu có sai lệch nào cần được giải quyết hay không.

Lập kế hoạch yêu cầu vốn

Kế hoạch yêu cầu về vốn là một kế hoạch con khác của kế hoạch tài chính doanh nghiệp. Nó xác định những yêu cầu về vốn nào sẽ phát sinh trong công ty của bạn trong vài năm tới. Yêu cầu về vốn bao gồm chi phí khởi nghiệp (trong giai đoạn đầu của công ty), tài sản cố định và hàng tồn kho. Ngoài ra, tổn thất tiềm năng cũng nên được lên kế hoạch. Bổ sung kế hoạch yêu cầu vốn của bạn với kế hoạch yêu cầu tài chính để tìm hiểu xem nguồn tài chính của bạn sẽ đến từ đâu để đáp ứng các yêu cầu về vốn. Chúng thường đến từ vốn chủ sở hữu và vốn vay.

Kế hoạch đầu tư

Số tiền đầu tư theo kế hoạch của bạn phụ thuộc vào mô hình kinh doanh cá nhân của bạn. Ví dụ, một người hành nghề tự do có thể sẽ có mức đầu tư thấp hơn vào các thiết bị cơ bản so với việc mở một nhà hàng. Nhưng thậm chí sau giai đoạn khởi động, kế hoạch đầu tư cho phép bạn ghi lại các khoản đầu tư mở rộng có thể trở nên cần thiết trong những năm tiếp theo. Lập kế hoạch cho những tháng bạn muốn đầu tư để có sẵn tiền khi cần.

Lập kế hoạch thanh khoản

Kế hoạch thanh khoản bổ sung cho các kế hoạch phụ khác. Tất cả các biến số ảnh hưởng đến mức độ cân bằng tài khoản đều được bao gồm trong kế hoạch này. Chúng bao gồm các khoản truy thu thuế và các khoản thanh toán tạm ứng, các khoản thanh toán chuộc lại, các khoản vay và các khoản tương tự. Mục đích là luôn đảm bảo khả năng thanh toán của công ty trong tương lai. Toàn bộ yêu cầu vốn trong tương lai bắt nguồn từ kế hoạch thanh khoản. Điều này làm cho kế hoạch con này trở thành một trong những kế hoạch quan trọng nhất đối với các công ty. Lập kế hoạch thanh khoản nên bao gồm khoảng thời gian từ sáu đến mười hai tháng và nếu có thể, hãy đưa cả hai năm qua vào phân tích.

Tất cả các kế hoạch phụ được xây dựng dựa trên nhau và tương tác với nhau. Độ chính xác là rất quan trọng, bởi vì các lỗi có thể có hiệu ứng domino tiêu cực đối với phần còn lại của kế hoạch của bạn. Các kế hoạch phụ khác mà bạn có thể đưa vào kế hoạch tài chính của mình là báo cáo thu nhập dự toán, bảng cân đối ngân sách, báo cáo lãi lỗ, lập kế hoạch chi phí, tính toán khả năng sinh lời, và tính toán biên độ đóng góp. 

>>> Xem thêm:

Kế hoạch tài chính và ngân sách

Lập kế hoạch tài chính

Phương pháp lập kế hoạch tài chính cho nhà quản trị

Quy trình lập kế hoạch tài chính bao gồm 5 bước cô đọng 

Sau khi đã có đầy đủ các thông tin và tài liệu cần thiết, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về quy trình để lập được bản kế hoạch tài chính hoàn chỉnh. 

Bước 1: Xem lại kế hoạch chiến lược mục tiêu & vấn đề về tài chính của doanh nghiệp

Lập kế hoạch tài chính nên bắt đầu với kế hoạch chiến lược của công ty bạn. Bạn nên suy nghĩ về những gì bạn muốn đạt được vào đầu năm mới và tự hỏi mình một loạt câu hỏi để xác định mục tiêu tài chính:

• Tôi có cần mở rộng không?
• Tôi có cần thêm thiết bị không?
• Tôi có cần thuê thêm nhân viên không?
• Tôi có cần các tài nguyên mới khác không?
• Kế hoạch của tôi sẽ ảnh hưởng đến dòng tiền của tôi như thế nào?
• Tôi sẽ cần tài chính? Nếu có, bao nhiêu?

Đông thời, Nghiên cứu chi tiết các vấn đề về tài chính doanh nghiệp để đảm bảo các phương án trong kế hoạch đưa ra là chính xác nhất. Bắt đầu từ việc liệt kê toàn bộ các loại tài sản mà doanh nghiệp đang sở hữu như tiền mặt, bất động sản, khoản tiền tiết kiệm và các khoản đầu tư tài chính như trái phiếu, cổ phiếu, tín phiếu…Tiếp theo, doanh nghiệp cần liệt kê các khoản nợ phải trả, thế chấp tài sản, tín dụng…

Sau khi đã liệt kê toàn bộ thông tin về tài sản cũng như các khoản nợ phải trả, chúng ta sẽ có một bức tranh toàn cảnh về giá trị tài sản ròng và tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp. Lúc này, bạn sẽ xác định tác động tài chính trong 12 tháng tới, bao gồm chi tiêu cho các dự án lớn.

Bước 2: Xây dựng dự báo tài chính qua việc tìm hiểu & thu thập dữ liệu

Tạo dự báo tài chính hàng tháng bằng cách ghi lại khoản thu và chi phí dự kiến ​​của bạn cho tháng tới sau khi đã xác định được mục tiêu tài chính doanh nghiệp. Bạn cũng có thể lập dự đoán hàng tuần đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ hoạt động với dòng tiền eo hẹp; nhớ điều chỉnh khi kết hợp các chi phí bất ngờ hoặc thay đổi đột ngột trong dòng doanh thu.

Bạn cũng nên chuẩn bị một báo cáo kết quả kinh doanh dự kiến ​​và bảng cân đối kế toán. Có thể hữu ích khi bao gồm các tình huống khác nhau—chẳng hạn như những tình huống lạc quan hoặc bi quan, để bạn có thể dự đoán mỗi tình huống sẽ tác động như thế nào đến hoạt động kinh doanh của bạn trong tương lai.

Bạn nên hỏi ý kiến ​​kế toán của mình và các nhà tư vấn chuyên nghiệp khi lập kế hoạch dự báo tài chính vì chính bạn là người sẽ giải thích chi tiết về vấn đề này cho các nhà đầu tư và ngân hàng cho vay. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra được các quyết định chính xác hơn và tránh được những rủi ro về pháp lý sau này.

Bước 3: Thu xếp tài chính & Lập kế hoạch cho các trường hợp dự phòng

Dự đoán được chuẩn bị tốt sẽ giúp đảm bảo với các ngân hàng rằng bạn đáng tin cậy trong việc quản lý tài chính. Đó là lý do tại sao họ nên chuẩn bị trước bằng cách nói chuyện với các đối tác của mình về những lựa chọn nào có thể mang lại hiệu quả tốt nhất cho cả hai bên tham gia giao dịch.

Bên cạnh đó, nếu bạn đang trong tình trạng khẩn cấp về tài chính, điều cần thiết là phải có một quỹ khẩn cấp. Đây có thể là bất cứ điều gì từ việc duy trì dự trữ tiền mặt của bạn đến việc có nhiều chỗ trực tuyến để sử dụng thẻ tín dụng.

Bước 4. Phát triển & Triển khai kế hoạch tài chính

Phát triển hay nói cách khác chính là phân tích và chi tiết từng mục tiêu lớn trong bản kế hoạch. Bạn có thể đề xuất nhiều phương án khác nhau, sau đó đưa ra các ưu nhược điểm, cuối cùng là thảo luận và quyết định lựa chọn phương án tối ưu nhất. Các tiêu chí để đánh giá phương án được lựa chọn bao gồm các vấn đề về tối ưu lợi ích của người lao động và lợi nhuận cho doanh nghiệp, các vấn đề khác liên quan đến luật pháp, thuế và bảo hiểm xã hội…

Sau đó hãy hiện thực hóa bản kế hoạch của mình rồi. Hãy chắc chắn rằng các mục tiêu mà kế hoạch đề cập tới đều sẽ được thực hiện một cách tốt nhất. Đây chính là cách chứng minh rõ ràng nhất tính khả quan của bản kế hoạch. Quá trình thực hiện cho kết quả đạt được càng tốt tức là tính khả quan của kế hoạch tài chính càng cao và rất có thể doanh nghiệp bạn sẽ nhận được những lời mời hợp tác mới. 

Bước 5. Giám sát quá trình thực hiện

Chìa khóa thành công về tài chính của bạn là kiến ​​thức, và đó là lúc cần có sự giám sát. Trong suốt cả năm, bạn nên so sánh kết quả thực tế với kết quả dự kiến ​​để tránh bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào trước khi chúng vượt khỏi tầm kiểm soát.Theo dõi sát sao các phát sinh không lường trước và kịp thời đưa ra phương án giải quyết là các vấn đề chính của bước giám sát cuối cùng này. Song song với giám sát thực hiện, chúng ta cũng từng bước đưa ra các đánh giá về tính hiệu quả của từng khoản mục trong bản kế hoạch tài chính.

Lưu ý về những câu hỏi thiết yếu khi lên quy trình lập kế hoạch tài chính

Đây là những câu hỏi bạn cần tự hỏi mình trước khi bắt đầu kinh doanh. Các câu trả lời sẽ giúp hướng dẫn các bước và thông tin cần thiết cho một kế hoạch tài chính có thể được điều chỉnh riêng cho kế hoạch của bạn, cũng như cung cấp thông tin chi tiết về số tiền có thể thu được trong các thời điểm hoạt động khác nhau.

• Doanh nghiệp của bạn sẽ kiếm tiền như thế nào?
• Doanh nghiệp của bạn cần gì để cất cánh?
• Ngân sách hoạt động là gì?
• Bạn có biết chính xác số lượng tiền mặt và các khoản tương đương tiền không? Có thể tổng quan hàng tháng là đủ, nhưng điều quan trọng là bạn phải biết chính xác tình hình thanh khoản của công ty mình hàng tuần hoặc hàng ngày.
• Kế hoạch của bạn cho các khoản đầu tư trong tương lai vào công ty của bạn là gì? Sẽ cần thêm tiền để mở rộng các phòng ban riêng lẻ, cho các dự án mới hay nói chung là để phát triển kinh doanh?
• Có nhu cầu thay thế thiết bị, nhà máy, máy móc và những thứ tương tự trong những tháng tới không? Kế hoạch nhu cầu của bạn trông như thế nào?
• Bạn có đủ tiền cho tất cả những yếu tố này không?
• Bạn sẽ tìm thêm vốn ở đâu nếu thiếu hụt?

Tư vấn lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp

Hãy nghĩ về quá trình lập kế hoạch tài chính như một khoản đầu tư cho tương lai. Nếu bạn muốn công việc kinh doanh của mình thành công lâu dài thì đó sẽ là một trong những khoản đầu tư quan trọng nhất của bạn để tăng trưởng hiệu suất bền vững. 

Bằng cách hợp tác với các chuyên gia tài chính tại TACA với kinh nghiệm dày dặn 20 năm trong nghề tại các doanh nghiệp trong và ngoài nước >> đảm bảo giúp quy trình lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp bạn được thực hiện chính xác hiệu quả, kế hoạch sẽ hiển thị tài sản lưu động của bạn tại bất kỳ thời điểm nào qua giải pháp Dịch vụ xây dựng mô hình tài chính doanh nghiệp TACA . Khi đó, bạn sẽ luôn biết liệu doanh nghiệp của mình có ổn định về tài chính hay không hoặc liệu có cần phải hành động hay không. 

Tham khảo dịch vụ xây dựng mô hình tài chính dự án Taca:

Dịch vụ Xây dựng mô hình tài chính đánh giá dự án kinh doanh

Nếu bạn muốn trao đổi trực tiếp với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn kế hoạch tài chính doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 hoặc đăng kí tư vấn TẠI ĐÂY

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội