Xây dựng hệ thống thông tin kế toán chuyên nghiệp: Những yếu tố quan trọng nào cần lưu ý ?

Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System) là một cấu trúc mà doanh nghiệp sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi chép, phân loại và báo cáo thông tin tài chính. Nó cung cấp cho các kế toán viên và nhà quản lý tài chính dữ liệu chính xác và kịp thời để hỗ trợ quá trình ra quyết định kinh doanh. Nó cũng giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu Báo cáo tài chính và thuế, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Trong doanh nghiệp, các kế toán viên được đào tạo đặc biệt làm việc chuyên sâu với Hệ thống thông tin kế toán để đảm bảo mức độ chính xác cao nhất trong các giao dịch tài chính và lưu giữ hồ sơ của công ty, cũng như cung cấp dữ liệu tài chính dễ dàng cho những người cần truy cập dữ liệu đó một cách hợp pháp mà vẫn giữ được dữ liệu nguyên vẹn và an toàn.

Đáng chú ý hơn khi ngày nay, khoa học công nghệ đã và đang thay đổi rất nhiều khía cạnh trong hoạt động của con người, từ sản xuất, kinh doanh đến giám sát, quản lý và kế toán cũng không nằm ngoài trào lưu đó. Hiện nay, các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, blockchain, đám mây, IoT ( The Internet of Things ) và nhiều công nghệ khác đã được áp dụng trong lĩnh vực kế toán, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

GHI NHỚ CÁC KEYS:

• Hệ thống thông tin kế toán – HTTTKT : được các công ty sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính.
• HTTTKT có thể được sử dụng bởi các kế toán viên, nhà tư vấn, nhà phân tích kinh doanh, nhà quản lý, giám đốc tài chính, kiểm toán viên và cơ quan quản lý.
• HTTTKT giúp các phòng ban khác nhau trong công ty làm việc cùng nhau.
• Một HTTTKT tốt sử dụng phần cứng và phần mềm để lưu trữ và truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả.
• Các biện pháp kiểm soát bên trong và bên ngoài của HTTTKT rất quan trọng để bảo vệ dữ liệu ‘’mật’’ của công ty

Hiểu hệ thống thông tin kế toán

Có được một hệ thống thông tin kế toán chuẩn chỉnh là một cách để theo dõi tất cả các hoạt động kế toán và kinh doanh cho một công ty:

Bên cạnh việc quản lý thu chi, ngân sách một cách bảo mật và hiệu quả, Hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp các chức năng quản lý tài sản cho doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép doanh nghiệp theo dõi tài sản của mình, đưa ra các báo cáo về tình trạng tài sản và cập nhật thông tin tài sản khi có thay đổi. Nó cũng có thể giúp doanh nghiệp đánh giá và phân bổ tài sản hiệu quả hơn.

Ngoài ra, Hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp cho doanh nghiệp các báo cáo và chỉ số phân tích tài chính cần thiết để đánh giá hiệu quả kinh doanh và hỗ trợ quyết định chiến lược. Các báo cáo tài chính bao gồm Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Bảng cân đối kế toán. Những báo cáo này cung cấp cho giám đốc điều hành, nhà quản lý tài chính, cổ đông và các bên liên quan khác một cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Kế toán trong kinh doanh

Thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm sáu thành phần chính: Con người, Thủ tục và hướng dẫn, Dữ liệu, Phần mềm, Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và Kiểm soát nội bộ để đảm bảo vận hành ‘’mượt mà’’.  Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng thành phần đó dưới đây.

1.Con người

Con người trong hệ thống thông tin kế toán đơn giản là người dùng hệ thống. Đây cũng là thành phần quan trọng nhất của Hệ thống thông tin kế toán. Các chuyên gia cần sử dụng hệ thống trong một tổ chức bao gồm: kế toán viên, nhân viên tư vấn, chuyên gia phân tích kinh doanh, nhà quản lý, giám đốc tài chính và kiểm toán viên. Hệ thống kế toán giúp các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp phối hợp ăn ý với nhau.

Ví dụ: ban quản lý có thể thiết lập các mục tiêu bán hàng mà sau đó nhân viên có thể đặt hàng số lượng hàng tồn kho thích hợp. Lệnh kiểm kê thông báo cho bộ phận kế toán một khoản phải trả mới. Khi bán hàng được thực hiện trong một doanh nghiệp, những người và bộ phận tham gia vào quá trình bán hàng có thể bao gồm những điều sau đây:

• Nhân viên bán hàng nhập đơn đặt hàng của khách hàng vào HTTTKT.
• Kế toán lập hóa đơn hoặc gửi hóa đơn cho khách hàng.
• Nhà kho tập hợp đơn hàng.
• Bộ phận vận chuyển gửi đơn đặt hàng cho khách hàng.
• Bộ phận kế toán được thông báo về một khoản phải thu tài khoản mới, đó là các khoản phải thu từ khách hàng thường được thanh toán trong vòng 30, 60 hoặc 90 ngày. 
• Bộ phận dịch vụ khách hàng theo dõi đơn đặt hàng và lô hàng của khách hàng.
• Ban quản lý sử dụng HTTTKT để tạo báo cáo bán hàng và thực hiện phân tích chi phí, có thể bao gồm chi phí hàng tồn kho, vận chuyển và sản xuất.

Với một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế tốt, tất cả mọi nhân viên trong một tổ chức đều được ủy quyền để có thể truy cập vào hệ thống và nhận được thông tin quan trọng. Hệ thống cũng đơn giản hóa việc nhận thông tin cho những người bên ngoài tổ chức, doanh nghiệp khi cần thiết. Từ đó, chủ doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên kế toán và nhân viên sử dụng hệ thống cần có kiến thức về kế toán và khả năng sử dụng phần mềm kế toán. Các nhân viên này cần được đào tạo và hướng dẫn về cách sử dụng HTTKT để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán.

Ví dụ: Nhà quản lý có thể sử dụng thông tin trong HTTTKT để phân tích hiệu quả của cơ cấu giá của công ty bằng cách xem dữ liệu chi phí, dữ liệu bán hàng và doanh thu. Ngoài ra, kiểm toán viên có thể sử dụng dữ liệu để đánh giá khả năng kiểm soát nội bộ của công ty, tình trạng tài chính và việc tuân thủ các quy định pháp luật

Hệ thống thông tin kế toán nên được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của người dùng, hiệu quả, dễ sử dụng. TACA khuyên mọi doanh nghiệp nên xây dựng một HTTTKT với sự hiện đại, phù hợp với quy mô, ngành nghề, loại hình ngay từ đầu, hạn chế việc cải thiện nâng cấp thường xuyên.

>>> Xem thêm: 

Setup hệ thống kế toán

Xây dựng tổ chức bộ máy kế toán như thế nào mới là ”tối ưu” cho doanh nghiệp?

Bí quyết xây dựng KPI cho phòng kế toán hiệu quả

2. Thủ tục và hướng dẫn

Thủ tục và hướng dẫn của HTTTKT là các phương pháp mà nó sử dụng để thu thập, lưu trữ, truy xuất và xử lý dữ liệu. Các phương pháp này đều hoạt động một cách tự động. Dữ liệu có thể đến từ cả nguồn nội bộ (ví dụ: nhân viên) và nguồn bên ngoài (ví dụ: đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng). Các thủ tục và hướng dẫn sẽ được mã hóa vào phần mềm HTTTKT. Tuy nhiên, các thủ tục và hướng dẫn này sẽ được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán thông qua tài liệu và đào tạo. 

Để có được hiệu quả cao nhất, các thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ nhất quán.

3. Dữ liệu

HTTTKT phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin, chẳng hạn như ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) – là ngôn ngữ máy tính thường được sử dụng cho cơ sở dữ liệu. SQL cho phép thao tác và truy xuất dữ liệu trong HTTKT cho mục đích báo cáo. Hệ thống cũng sẽ cần nhiều đầu vào khác nhau để nhập dữ liệu và để cho từng người dùng hệ thống, cũng như các định dạng đầu ra khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của từng người dùng khác nhau và các loại thông tin khác nhau.

Dữ liệu chứa trong HTTTKT là tất cả thông tin tài chính phù hợp với hoạt động kinh doanh của tổ chức. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào ảnh hưởng đến tài chính của công ty đều phải được đưa vào HTTKT.

Loại dữ liệu có trong HTTTKT phụ thuộc vào bản chất của doanh nghiệp, nhưng nó có thể bao gồm những thông tin sau:

• Đơn bán hàng
• Báo cáo thanh toán của khách hàng
• Báo cáo phân tích bán hàng
• Yêu cầu mua hàng
• Hóa đơn nhà cung cấp
• Kiểm tra sổ đăng ký
• Sổ cái chung
• Dữ liệu hàng tồn kho
• Thông tin bảng lương
• Chấm công
• Thông tin về thuế

Dữ liệu có thể được sử dụng để chuẩn bị các hệ thống Báo cáo quản trị, Báo cáo tài chính và Báo cáo kiểm toán. Các báo cáo này rất quan trọng để giúp các nhà quản lý và các bên liên quan khác đánh giá tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, chúng còn giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh thông minh hơn.

Bên cạnh đó, việc lưu trữ tất cả dữ liệu này ở một nơi duy nhất – trong hệ thống thông tin kế toán sẽ tạo điều kiện cho hoạt động lưu trữ hồ sơ, phân tích, báo cáo, kiểm toán hay ra quyết định. Để dữ liệu thực sự hữu ích, nó phải đầy đủ, chính xác và đáng tin cậy.

4. Phần mềm

Phần mềm của hệ thống thông tin kế toán là các chương trình máy tính được dùng để lưu trữ, quản lý, truy xuất, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính – kế toán của doanh nghiệp. Trước khi có máy tính, hệ thống mang tính thủ công, dựa trên giấy. Tuy nhiên hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều hợp tác với đội ngũ chuyên gia tư vấn để có được một phần mềm kế toán chuyên biệt làm cơ sở cho hệ thống, phù hợp với nhu cầu phát triển, loại hình, ngành nghề,..của mỗi doanh nghiệp; đồng thời có được các chiến lược tăng trưởng bền vững của riêng mình.

Ví dụ, một doanh nghiệp có hoạt động sản xuất sẽ cần một hệ thống kế toán có tính năng quản lý kho, theo dõi chi phí sản xuất và tính toán chi phí sản phẩm. Trong khi đó, một công ty dịch vụ sẽ cần một hệ thống kế toán có tính năng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên và tính lương. Tùy chỉnh phần mềm HTTTKT giúp các doanh nghiệp sử dụng một hệ thống kế toán hiệu quả và phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.

5. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin

Cơ sở hạ tầng CNTT là tên gọi cho phần cứng được sử dụng để vận hành HTTTKT . Các phần cứng cần phải có này trong doanh nghiệp bao gồm:

• Máy tính
• Thiêt bị di động
• Máy chủ
• Máy in
• Ổn áp
• Bộ định tuyến (router)
• Thiết bị lưu trữ
• Nguồn cung cấp điện dự phòng (UPS, máy phát điện).

Ngoài vấn đề chi phí, cần xem xét các yếu tố khi lựa chọn phần cứng bao gồm tốc độ, khả năng lưu trữ và khả năng mở rộng và nâng cấp hệ thống.

Có lẽ quan trọng nhất, phần cứng được chọn cho hệ thống phải phù hợp phần mềm. Nó không chỉ phù hợp mà còn tối ưu – một hệ thống rườm rà sẽ không mang lại hiệu quả so với một hệ thống xử lý nhanh. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng đáp ứng các yêu cầu về khả năng tương thích phần cứng và phần mềm là mua một hệ thống chìa khóa trao tay bao gồm cả phần cứng và phần mềm mà doanh nghiệp cần. Về mặt lý thuyết, việc mua một hệ thống chìa khóa trao tay có nghĩa là doanh nghiệp sẽ có được sự kết hợp tối ưu giữa phần cứng và phần mềm cho HTTTKT của mình.

Một HTTTKT tốt cũng phải bao gồm kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, thay thế và nâng cấp các thành phần của hệ thống phần cứng, cũng như kế hoạch xử lý phần cứng bị hỏng và lỗi thời, có thể làm cho dữ liệu nhạy cảm bị phá hủy hoàn toàn.

6. Kiểm soát nội bộ

Việc kiểm soát nội bộ là các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu thông tin nhạy cảm. Có thể đơn giản như mật khẩu hoặc phức tạp như nhận dạng sinh trắc học. Các giao thức bảo mật sinh trắc học có thể bao gồm lưu trữ các đặc điểm của con người không thay đổi theo thời gian, chẳng hạn như dấu vân tay, giọng nói và nhận dạng khuôn mặt.

HTTKT phải có các biện pháp kiểm soát nội bộ để bảo vệ chống lại việc truy cập máy tính trái phép và hạn chế quyền truy cập của những người dùng được ủy quyền, bao gồm một số người dùng trong doanh nghiệp. Cần ngăn chặn việc truy cập tệp trái phép bởi những cá nhân chỉ được phép truy cập vào các phần được chọn của hệ thống.

HTTKT chứa thông tin mật không chỉ là các thông tin của doanh nghiệp mà còn của nhân viên và khách hàng. Dữ liệu này có thể bao gồm:

• Số CMND/CCCD, số BHXH, BHYT
• Thông tin về tiền lương và nhân sự
• Số thẻ tín dụng
• Thông tin khách hàng
• Dữ liệu tài chính của doanh nghiệp
• Thông tin tài chính của nhà cung cấp và nhà cung cấp

Tất cả dữ liệu trong HTTTKT phải được mã hóa và việc truy cập vào hệ thống phải được ghi lại và giám sát. Hoạt động của hệ thống vào được theo dõi.

HTTTKT cũng cần được bảo vệ khỏi virus, tin tặc, nhưng nguy cơ bên trong và từ bên ngoài đe dọa hệ thống bảo mật mạng. HTTTKT cần được bảo vệ trước các thảm họa như hỏa hoạn, lũ lụt, động đất, mất điện… làm mất dữ liệu.

Chức năng của hệ thống thông tin kế toán

HTTKT cần được đảm bảo rằng tất cả thông tin tài chính của công ty bạn được ghi lại trong hệ thống với độ chính xác và bảo mật cao nhất. Nó cũng cho phép các nhân viên tương ứng truy cập và truy xuất những dữ liệu nhạy cảm này khi được yêu cầu. Tất cả các chức năng của một hệ thống thông tin kế toán sẽ được nêu ra trong phần dưới đây.  

Thu thập và xử lý thông tin

Trong giai đoạn này, một hệ thống thông tin kế toán tích lũy dữ liệu từ việc bán và mua hàng bằng tiền mặt. Các khoản phải thu, phải trả, bảng lương, hóa đơn, v.v. Hệ thống sẽ xử lý tất cả dữ liệu ghi nợ và tín dụng, sau đó chuyển đổi chúng thành các thông tin có ý nghĩa. 

Lập báo cáo cho Quản lý

Những người thuộc cấp quản lý như giám đốc bán hàng, giám đốc sản xuất, nhà phân tích tài chính và các trưởng bộ phận khác có thể đưa ra quyết định dựa trên các báo cáo do HTTTKT tạo ra. Họ có thể phân tích hiệu suất tài chính và vị thế hiện tại của công ty. Do đó, họ có thể đặt các mục tiêu kinh doanh có thể đạt được phù hợp với các nguồn lực sẵn có. 

Liên thông nhiều phòng ban

HTTKT có thể lên một bảng điều khiển chung cho nhiều bộ phận có liên quan với nhau. Ví dụ: bộ phận bán hàng có thể tải lên ngân sách bán hàng của họ cho nhóm kiểm kê. Sau đó, họ có thể thực hiện các bước để dự trữ sản phẩm hoặc mua nguyên liệu. Sau đó, bộ phận tương ứng sẽ tạo hóa đơn. Thông tin này sẽ có sẵn cho bất kỳ bộ phận nào cần nó. 

Kiểm soát việc luân chuyển dữ liệu

Một hệ thống thông tin kế toán xử lý thông tin nhạy cảm của khách hàng, nhà cung cấp và của chính công ty. Bạn có thể điều chỉnh mức độ lưu thông dữ liệu với nó. HTTTKT giúp chủ sở hữu doanh nghiệp xác định ai có quyền truy cập vào dữ liệu tài chính của công ty. Bạn sẽ có toàn quyền kiểm soát nội bộ đối với dữ liệu có sẵn trên HTTTKT. 

Phát hiện các hoạt động gian lận 

Vì HTTTKT theo dõi tất cả các giao dịch tài chính của một công ty nên bạn có thể dễ dàng phát hiện bất kỳ dòng tiền trái phép và bất thường nào. Điều này cho phép các doanh nghiệp điều tra bất kỳ sự khác biệt nào trước khi quá muộn. Bạn có thể tiết kiệm hàng triệu đô la bằng cách đầu tư vào một hệ thống thông tin kế toán chất lượng. 

Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Hiện nay, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn đang gặp nhiều khó khăn. Dưới đây là một số vấn đề chính mà các doanh nghiệp đang gặp phải:

1. Thiếu nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT): Hiện nay, Việt Nam đang gặp thiếu hụt nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực CNTT, đặc biệt là các chuyên gia về phần mềm, hệ thống thông tin, an ninh mạng, v.v. Điều này khiến cho việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin trở nên khó khăn hơn.
2. Chưa tìm được đơn vị xây dựng HTTTKT chất lượng cao với giá hợp lý: Nhiều DN mất một khoản đầu tư khá lớn để Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin kế toán với các thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở hạ tầng mạng, v.v. nhưng hệ thống vẫn như một ‘’mớ bòng bong’’.
3. Khó khăn trong việc tích hợp hệ thống: Việc tích hợp các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một vấn đề khó khăn, đặc biệt là khi các hệ thống này được phát triển bởi các nhà cung cấp khác nhau. Điều này làm cho quá trình tích hợp trở nên phức tạp và tốn nhiều thời gian.
4. Vấn đề bảo mật thông tin: Hệ thống thông tin là một mục tiêu tấn công của các hacker và tội phạm mạng. Vì vậy, việc đảm bảo an ninh thông tin trở thành một vấn đề quan trọng trong việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa đầu tư đầy đủ vào hệ thống bảo mật thông tin của mình.

Những hạn chế này trong việc thiết kế hệ thống thông tin trong kỷ nguyên công nghệ 4.0 cần phải được nhanh chóng thực hiện và hoàn thiện nhằm tăng cường hiệu quả quản lý và nâng cao khả năng cạnh tranh cho các doanh nghiệp.

Thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Để thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp một cách hiệu quả, các bạn có thể tham khảo đề xuất dưới đây:

THỨ NHẤT, doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán có sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Để hệ thống thông tin kế toán hoạt động hiệu quả, các doanh nghiệp cần tổ chức bộ máy kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính trong cùng một bộ phận. Tuy nhiên, sự kết hợp này vẫn cần tách biệt, phân công một cách rõ ràng về nội dung, phạm vi cung cấp thông tin cũng như mối quan hệ giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính, giữa bộ phận kế toán chi tiết và bộ phận kế toán tổng hợp để tránh sự chồng chéo, chậm trễ trong công tác xử lý và cung cấp thông tin.

Cụ thể, Kế toán tài chính phải tập trung vào việc xử lý các số liệu tài chính và cung cấp thông tin kế toán cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp, trong khi kế toán quản trị tập trung vào việc phân tích, đánh giá các số liệu kế toán để đưa ra quyết định kinh doanh. Bên cạnh đó, việc phân công rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm giữa bộ phận kế toán chi tiết và bộ phận kế toán tổng hợp cũng rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán. Bộ phận kế toán chi tiết phải tập trung vào việc thu thập, xử lý các số liệu chi tiết để cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán tổng hợp, trong khi bộ phận kế toán tổng hợp tập trung vào việc tổng hợp và phân tích các số liệu để đưa ra quyết định kinh doanh.

>>> Xem thêm: Sử dụng thông tin của kế toán quản trị cho việc ra quyết định của nhà quản lý

THỨ HAI, cần phải thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ kế toán. Doanh nghiệp cần thiết kế lại quy trình luân chuyển chứng từ để phục vụ hiệu quả cho hệ thống thông tin kế toán. Trước hết, cần xây dựng thêm một số chứng từ về sản xuất nhằm phục vụ cho công tác quản lý chi phí và tính toán giá thành của kế toán. Đồng thời, đưa ra các mục như người viết quy trình, người xét duyệt, người kiểm tra. Ngoài ra, nội dung cần đề cập đến: danh mục chứng từ sử dụng; quy định về thời gian luân chuyển chứng từ và thời hạn quy định, quy trình bán chịu.

>>> Xem thêm: Xây dựng quy trình kế toán trong doanh nghiệp

THỨ BA, phát triển hệ thống tài khoản kế toán theo hướng cung cấp thông tin quản trị. Dựa vào cơ sở hệ thống tài khoản kế toán được Bộ Tài chính ban hành, doanh nghiệp có thể thiết kế lại bảng hệ thống thông tin kế toán để có thể theo dõi định phí, biến phí, và các mã quản lý phù hợp với nhu cầu quản lý thông tin.

Theo đó, Định phí là giá trị dự kiến của một sản phẩm hoặc dịch vụ, biến phí là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất và cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, mã quản lý là các mã được sử dụng để phân loại và quản lý các khoản thu chi trong doanh nghiệp.

Ví dụ, doanh nghiệp ABC muốn cung cấp cho quản trị thông tin về định phí và biến phí của sản phẩm A. Để làm được điều này, họ cần thiết kế lại bảng hệ thống thông tin kế toán của mình sao cho có thể lưu trữ thông tin về giá thành sản phẩm A, bao gồm các khoản chi phí cố định và chi phí biến đổi. Đồng thời, họ cũng cần tạo các mã quản lý phù hợp để phân loại và quản lý các khoản thu chi liên quan đến sản phẩm A, ví dụ như chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển, chi phí quảng cáo, vv. Thông tin về định phí và biến phí của sản phẩm A sẽ giúp quản trị có cái nhìn rõ hơn về chi phí sản xuất và lợi nhuận của sản phẩm đó. Nó cũng giúp cho doanh nghiệp có thể tính toán giá thành sản phẩm A một cách chính xác, từ đó có thể đưa ra quyết định kinh doanh hợp lý.

THỨ TƯ, xây dựng sổ sách kế toán theo hướng cung cấp thông tin phục vụ quản trị. Các loại sổ sách chi tiết, sổ cái tổng hợp, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… của hệ thống sổ sách kế toán đều có vai trò phục vụ cho công tác kế toán quản trị. Về hệ thống thông tin kế toán không bắt buộc xây dựng theo mẫu quy định. Căn cứ vào mục đích quản lý, doanh nghiệp sẽ lập ra một hệ thống sổ sách nhằm theo dõi và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản trị.

THỨ NĂM, tổ chức hệ thống báo cáo. Phần mềm báo cáo trong hệ thống thông tin kế toán được thiết kế, lập và trình bày một cách linh hoạt và phù hợp với nhu cầu của người dùng. Xuất phát từ quy mô, ngành nghề, loại hình kinh doanh và yêu cầu của người quản lý, cần có các loại báo cáo sau: 

• Nhu cầu thông tin và báo cáo phục vụ chức năng hoạch định của nhà quản trị: Báo cáo tài chính (bao gồm báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo tài sản và nợ phải trả), báo cáo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, báo cáo hoạt động đầu tư, báo cáo tình hình tài chính và tài sản,…
• Phục vụ công tác kiểm tra của nhà quản trị: Báo cáo kiểm toán, báo cáo đánh giá nội bộ, báo cáo kiểm soát nội bộ, báo cáo kiểm tra chất lượng sản phẩm, báo cáo kiểm tra an toàn và môi trường,…
• Nhu cầu thông tin và báo cáo phục vụ hoạt động ra quyết định của nhà quản trị: Báo cáo dòng tiền, Báo cáo hàng tồn kho, Báo cáo quản trị doanh thu, báo cáo phân tích đầu tư, báo cáo phân tích giá thành, báo cáo phân tích định giá cổ phiếu, báo cáo phân tích năng suất lao động, báo cáo phân tích khả năng thanh toán,…

Đáng chú ý hơn cả khi ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp phân tích, xử lý nhanh thông tin thu thập, cũng như đưa ra báo cáo kịp thời, đảm bảo được tính hữu ích của thông tin. 

Ví dụ, trí tuệ nhân tạo có thể được sử dụng để tự động hóa các công việc kế toán như xử lý hóa đơn, quản lý tài sản phát hiện gian lận và lên báo cáo. Blockchain có thể giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và tăng cường sự minh bạch trong quá trình giao dịch tài chính. Đám mây và IoT cung cấp khả năng truy cập dữ liệu từ bất cứ đâu và bất cứ khi nào, giúp giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp dễ dàng hơn. Các công nghệ này không chỉ giúp tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót trong hoạt động kế toán, mà còn giúp cắt giảm chi phí và tăng tính linh hoạt trong quản lý tài chính. 

Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ trong kế toán khi sử dụng hệ thống Báo cáo quản trị tự động, phần mềm kế toán CUSTOMISE chuyên nghiệp,..vẫn đang được các doanh nghiệp đầu ngành hiện nay thực thi với sự hợp tác cùng các chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm, thiết kế riêng một hệ thống phù hợp cho họ với những bài toán chiến lược cạnh tranh.

Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

Để đảm bảo sự an toàn cho hệ thống thông tin nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng, doanh nghiệp cần tập trung thực hiện các biện pháp sau:

Thứ nhất, bảo vệ hệ thống thông tin kế toán khỏi sự truy cập bất hợp pháp: Việc thâm nhập bất hợp pháp máy tính của các kế toán viên và máy chủ chứa phần mềm, dữ liệu kế toán có thể gây ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Do vậy, việc bảo vệ hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp khỏi sự truy cập trái phép là biện pháp đầu tiên cần được ưu tiên triển khai.

Thứ hai, giám sát hoạt động truy cập hệ thống: Ngoài ngăn chặn sự truy cập bất hợp pháp, doanh nghiệp còn phải theo dõi và giám sát tất cả hoạt động truy cập vào hệ thống thông tin kế toán. Theo đó, doanh nghiệp có thể sử dụng nhật ký truy cập, thường sẽ là một phần của module hệ điều hành bảo mật để theo dõi, kiểm soát thời gian đăng nhập, loại yêu cầu truy cập, mã người truy cập và dữ liệu truy cập.

Thứ ba, bảo vệ sự xâm nhập vật lý trái phép các thiết bị xử lý: Để hạn chế tối đa nguy cơ mất thiết bị máy tính, hay bị tiết lộ, phá hoại thông tin thì việc kiểm soát chặt chẽ sự truy cập vật lý vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết.

Thứ tư, sử dụng các công nghệ tiên tiến để ngăn chặn hành vi phá hoại dữ liệu: Trên thực tế, nguy cơ mất an toàn dữ liệu có liên quan khá nhiều đến hành vi trộm cắp hoặc thay đổi dữ liệu bằng việc sử dụng các kỹ thuật công nghệ. Do vậy, để đảm bảo an ninh hệ thống dữ liệu kế toán, doanh nghiệp cũng cần sử dụng các công nghệ tương ứng để ngăn chặn các hành vi phá hoại dữ liệu.

Thứ năm, đảm bảo an ninh đối với việc lưu trữ dữ liệu kế toán: Các biện pháp đảm bảo an ninh cho việc lưu trữ dữ liệu kế toán bao gồm: thiết bị lưu trữ như đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa nén, đĩa CD, USB hay băng từ, sao lưu dự phòng dữ liệu.

Thứ sáu, đảm bảo an ninh đối với việc truyền tải dữ liệu: Các doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ mạng máy tính để sớm phát hiện những điểm yếu về an ninh, từ đó tăng cường các hoạt động bảo trì và sao lưu dữ liệu… nhằm giảm thiểu các nguy cơ và rủi ro.

Thứ bảy, các kế hoạch phục hồi và xây dựng lại dữ liệu đã mất: DN cần có kế hoạch ngăn ngừa và phục hồi dữ liệu bằng việc thực hiện sao lưu dự phòng dữ liệu. Đối với những dữ liệu đặc biệt quan trọng cần cất giữ ở nơi an toàn, ngoài phạm vi DN càng tốt. Đồng thời, DN cần cài đặt những phần mềm ứng dụng cho phép phục hồi nhanh nhất những dữ liệu đã mất.       

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

Lưu trữ và xử lý dữ liệu

Khoa học công nghệ ngày càng phát triển, kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của các ngành kinh tế khác. Điều đó đã đặt ra một thách thức to lớn cho các doanh nghiệp về vấn đề lưu trữ và quản lý thông tin tài chính-kế toán. Lúc này, vai trò của hệ thống sẽ phát huy tối đa. Hệ thống thông tin kế toán đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ và xử lý thông tin để cung cấp những thông tin hữu ích và đáng tin cậy nhất phục vụ cho những quyết định chiến lược của doanh nghiệp.

Cầu nối cho hệ thống tác nghiệp và hệ thống quản trị

Hệ thống thông tin kế toán được phát triển như một cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp của các tổ chức và doanh nghiệp. Ngoài vai trò chính là lưu trữ và xử lý thông tin, thì hệ thống còn có nhiệm vụ thống kê tổng hợp để đưa ra các báo cáo kế toán chính xác, từ đó các doanh nghiệp có thể giải quyết công việc kế toán nhanh chóng, tăng cường tính tương tác trong quá trình làm việc.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Hệ thống thông tin kế toán góp phần không nhỏ để tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp sử dụng. Khi sử dụng hệ thống, nhà quản lý sẽ tránh được những sai sót không đáng có trong lưu trữ thông tin. Qua đó, phần nào hạn chế những tổn thất có thể xảy ra, giúp cho doanh nghiệp tránh được những thiệt hại nghiêm trọng về mặt tài chính.

Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán đã phần nào giải quyết ba vấn đề lớn của doanh nghiệp tư nhân hiện nay. Thứ nhất, hỗ trợ và nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp, thứ hai là hỗ trợ việc ra quyết định cho doanh nghiệp, cuối cùng là hỗ trợ nghiệp vụ, hoạt động sản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển thịnh vượng.

Các ví dụ thực tế về hệ thống thông tin kế toán

Hy vọng bạn đọc đã nắm được vai trò của HTTTKT trong công tác tổ chức, quản lý và điều hành doanh nghiệp, hãy phát triển sự hiểu biết sâu sắc hơn bằng cách liên hệ với các tình huống thực tế. Chúng tôi đã tổng hợp ba ví dụ thực tế ở đây để giúp bạn hiểu rõ hơn về tiện ích của HTTKT. 

–  Đối với nhà phân phối: Các nhà phân phối thường phụ thuộc rất nhiều vào các điều khoản tín dụng khi giao dịch với khách hàng của họ. Đó là lý do tại sao họ cần thông tin chính xác về các khoản phải thu. Một số nhân viên từ các bộ phận khác nhau có thể truy cập các báo cáo phải trả để họ có thể theo dõi các khoản thanh toán đến hạn và quá hạn. 

– Đối với công ty xây dựng: Một công ty xây dựng đồng thời thi công nhiều công trình. Một hệ thống thông tin kế toán giúp nó theo dõi chi phí và tiến độ của các dự án. Nó tạo ra các Báo cáo quản trị chi phí về vật liệu dành cho mỗi tòa nhà, số giờ làm việc còn lại của người lao động và tỷ lệ hoàn thành. Hơn nữa, nó cũng theo dõi hạn mức tín dụng và ngày thanh toán đến hạn của các khoản vay. 

– Case thực tế về sự thất bại của HTTTKT có thể dẫn đến PHÁ SẢN: Khi điều tra nguyên nhân dẫn đến sự sụp đổ của Lehman Brothers, việc xem xét hệ thống thông tin kế toán và các hệ thống dữ liệu khác của công ty là một điều rất quan trọng. Các hệ thống này được sử dụng để quản lý tài sản, nợ, và các khoản đầu tư của công ty. Khi Lehman Brothers phá sản, các nhà điều tra đã phải tìm hiểu liệu các hệ thống này có được quản lý đúng cách và có bất kỳ sai sót nào không.

Các Báo cáo của các chuyên gia tại Mỹ nêu rõ, “Vào thời điểm nộp đơn phá sản , Lehman duy trì một hệ thống thông tin kế toán chắp vá gồm hơn 2.600 hệ thống phần mềm và ứng dụng… Nhiều hệ thống của Lehman phức tạp, lỗi thời hoặc không chuẩn. Các nhà phân tích quyết định tập trung nỗ lực vào 96 hệ thống có vẻ phù hợp nhất và thấy rằng:  “Các hệ thống của Lehman phụ thuộc lẫn nhau rất nhiều, nhưng mối quan hệ của chúng rất khó giải mã và không được ghi chép đầy đủ. Sự thực, phải nỗ lực phi thường để gỡ rối các hệ thống này mới có được thông tin kế toán cần thiết.

Xây dựng hệ thống thông tin kế toán ”chuẩn xác” là một thành công trong việc setup và quản trị toàn bộ hệ thống kế toán DN

Hệ thống thông tin kế toán là một phần rất quan trọng trong việc Setup và quản lý hệ thống kế toán của một doanh nghiệp. Nó cho phép các bộ phận kế toán và tài chính của một tổ chức ghi nhận, lưu trữ, phân tích và báo cáo các giao dịch kinh doanh một cách chính xác. 

>> Từ đây các nguồn thông tin tài chính minh bạch cũng được cung cấp kịp thời giúp doanh nghiệp thu hút được sự quan tâm và tin tưởng của các nhà đầu tư, cơ quan thuế,.. đồng thời danh tiếng & khả năng tiếp cận nguồn vốn mới của DN cũng được nâng cao. Còn đối với nội bộ doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán cung cấp cho các nhà quản lý các thông tin về tình hình tài chính kịp thời, những rủi ro tiềm ẩn sẽ được chỉ rõ,.. giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh sắc bén và nhanh nhạy hơn.

Thay vì phải sử dụng các bảng tính và hồ sơ giấy để ghi nhận các giao dịch kế toán  có thể gặp những sai sót, thất thoát ‘’khổng lồ’’, giờ đây các bộ phận kế toán và tài chính đã có thể sử dụng các phần mềm kế toán để nhập và lưu trữ thông tin hiệu quả.

Đến với dịch vụ Setup hệ thống kế toán TACA, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán – Kiểm toán – Kiểm soát nội bộ tại TACA không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng Hệ thống thông tin kế toán đạt hiệu quả đúng mục tiêu kinh doanh, phù hợp với từng ngành nghề, loại hình,..mà còn là CHÚ TRỌNG đầu tư công cụ quản lý tài chính, kế toán hiện đại khi đã SETUP tái cấu trúc thành công toàn bộ hệ thống Báo cáo quản trị 4.0 cho hơn 500 doanh nghiệp, đồng thời sử dụng phần mềm kế toán CUSTOMISE chuyên nghiệp với đích đến tối đa năng suất làm việc cho phòng kế toán. Bên cạnh đó, với xuất phát điểm là Học viện đào tạo tài chính – kế toán hàng đầu, TACA sẽ giúp công ty lên kế hoạch đào tạo đội ngũ nhân viên cả về kỹ năng lẫn trình độ nghiệp vụ, chuyên môn sâu giúp doanh nghiệp tối ưu công tác quản lý và nâng cao năng suất lao động.

Tìm hiểu thêm về Dịch vụ Setup hệ thống kế toán TACA theo link:

Dịch vụ setup hệ thống kế toán

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn Setup hệ thống kế toán, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 hoặc đăng kí tư vấn TẠI ĐÂY

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội