Setup hệ thống kế toán

Setup hệ thống kế toán bao gồm việc cung cấp thông tin để hỗ trợ tối đa cho việc sản xuất các sản phẩm với chi phí thấp (nguyên liệu, nhân công, khấu hao…), hỗ trợ cho việc kinh doanh (phân loại khách hàng, hàng hóa tiêu thụ…), hỗ trợ cho công tác tài chính (nguồn vay, lãi suất…), hỗ trợ cho việc quản trị (lập báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu, lợi nhuận…). Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo cho hệ thống luôn ổn định, hiệu quả xuyên suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Tại các doanh nghiệp, Bộ máy kế toán là bộ phận nắm vai trò chủ chốt, góp phần ổn định hệ thống tài chính, xây dựng nền tảng bền vững và mang lại sự phát triển cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp mới thành lập cần setup một bộ máy kế toán hoạt động năng suất, ổn định. Trong khi đó các doanh nghiệp đã thành lập cũng cần tái thiết lập, tối ưu bộ máy kế toán để bắt nhịp tốc độ phát triển của doanh nghiệp.

Các bước Setup hệ thống kế toán

Có 4 bước hiệu quả để setup một hệ thống kế toán doanh nghiệp:

• Xác định những ai tham gia vào hệ thống kế toán, nhiệm vụ, vài trò và quyền của những người tham gia.

Ở ngoài thực tế thì Tùy vào quy mô cũng như nhu cầu quản lý của từng DN mà Bộ máy kế toán được xây dựng phù hợp. Có những DN chỉ sử dụng 1 kế toán duy nhất để thực hiện và hoàn thiện tất cả các phần hành kế toán trong DN, tuy nhiên cũng có những DN xây dựng cả hệ thống kế toán như sau:

Xây dựng hệ thống kế toán trong doanh nghiệp

Xây dựng hệ thống kế toán trong doanh nghiệp

• Xác định phân quyền quản lý như là: ai có thể thực hiện việc nhập dữ liệu, ai có thể kiểm tra và ai tạo báo cáo.

Trong doanh nghiệp, có 2 loại kế toán trong kinh doanh khác nhau đó là kế toán tài chính và kế toán quản trị.

Kế toán tài chính dùng Báo cáo tài chính để truyền đạt thông tin cho mội đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin thường là bên ngoài doanh nghiệp như cơ quan thuế, ngân hàng hay các cổ đông. Do vậy, Báo cáo tài chính gồm những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và nợ phải trả cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính,…

>>>>Xem thêm: Kế toán trong kinh doanh

Kế toán quản trị dùng Báo cáo quản trị để truyền đạt thông tin đến những người liên quan trong nội bộ công ty như chủ doanh nghiệp hay người quản lý. Trong đó hệ thống báo cáo được sử dụng chính là hệ thống báo cáo kế toán quản trị, bao gồm rất nhiều loại báo cáo khác nhau theo nhu cầu của doanh nghiệp: Báo cáo quản trị doanh thu, Báo cáo quản trị chi phí, Bảng tính giá bán sản phẩm, Báo cáo quản trị phân tích chỉ số tài chính,…

Báo cáo quản trị phân tích chỉ số tài chính trong doanh nghiệp

Báo cáo quản trị phân tích chỉ số tài chính trong doanh nghiệp TACA triển khai cho khách hàng

>>> Xem thêm: Sử dụng thông tin của kế toán quản trị cho việc ra quyết định của nhà quản lý

Xây dựng Cấu trúc bộ máy kế toán công ty

Tổ chức bộ máy kế toán là công việc của tất cả các doanh nghiệp khi tham gia vào nền kinh tế. Tuy nhiên bản thân việc xây dựng bộ máy kế toán tại mỗi đơn vị lại rất khác nhau. Vậy đâu là cơ sở, căn cứ để xây dựng một bộ máy kế toán phù hợp?

Cơ sở tổ chức bộ máy kế toán

Cơ sở tổ chức bộ máy kế toán

Khối lượng công tác kế toán là cơ sở ban đầu và quan trọng nhất để xây dựng bộ máy kế toán.

Khối lượng công tác kế toán bao hàm các giai đoạn, các công việc nghiệp vụ mà cán bộ kế toán phải thực hiện theo quy định của các cấp quản lý vì mục đích thu thập, ghi chép, kiểm tra, kiểm soát, báo cáo thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

Xét theo giai đoạn của quá trình hạch toán kế toán thì khối lượng công tác kế toán được thể hiện bằng các công việc cần hoàn thành ở từng giai đoạn cụ thể như sau:

• Giai đoạn lập chứng từ kế toán từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
• Giai đoạn phân loại sắp xếp thông tin trên các chứng từ kế toán đã lập và hạch toán lên sổ kế toán;
• Giai đoạn xử lý chọn lọc số liệu, kiểm soát và tiến hành lập báo cáo kế toán.

Nếu dựa vào mức độ các nghiệp vụ phát sinh cần ghi chép và phản ánh, khối lượng công tác kế toán bao gồm khối lượng công tác kế toán tổng hợp và khối lượng công tác kế toán chi tiết.

Xét theo đối tượng của việc cung cấp thông tin thì khối lượng công tác kế toán được chia thành công tác kế toán tài chính và công tác kế toán quản trị.

Theo từng nội dung nghiệp vụ cụ thể, khối lượng công tác kế toán được chia thành các phần hành kế toán. Mỗi phần hành kế toán là sự cụ thể hóa một nội dung công tác kế toán, gắn với đặc trưng của từng đối tượng kế toán, dó đó, nó thể hiện công việc kế toán gắn với một đối tượng kế toán nhất định. Tuy quy định về hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là giống nhau, nhưng tính chất của lĩnh vực hoạt động, quy mô và chức năng hoạt động của các đơn vị khác nhau sẽ dẫn đến phần hành kế toán trong các đơn vị kế toán không như nhau.

Khối lượng công tác kế toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô, phạm vi địa bàn hoạt động, ngành nghề sản xuất kinh doanh, yêu cầu của công tác quản lý và mục đích cung cấp thông tin của đơn vị, đồng thời cũng phụ thuộc vào trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên kế toán, trình độ trang bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, công nghệ thông tin, khả năng phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận…. Đây chính là những căn cứ giúp giám đốc, chủ doanh nghiệp, trưởng bộ phận tài chính kế toán từ đó xem xét xác định cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán thích hợp tại đơn vị mình.

Từ các căn cứ khách quan bao gồm: lĩnh vực hoạt động; quy mô, phạm vi địa bàn hoạt động; đặc điểm tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, người chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán sẽ xác định cơ cấu doanh thu, chi phí; ước tính, liệt kê khối lượng, mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo ngày, theo tháng và tính cho một năm của đơn vị mình.

Ví dụ: với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thì khối lượng công tác kế toán tập trung ở nội dung nghiệp vụ kế toán bán hàng, kế toán kho, kế toán tiền mặt và kế toán công nợ. Tại các doanh nghiệp sản xuất và xây lắp, khối lượng công tác kế toán ngoài các nghiệp vụ bán hàng, kho, công nợ, thanh toán… còn tập trung phần lớn ở nội dung công tác quản lý chi phí, giá thành. Các đơn đơn vị hoạt động trong ngành dịch vụ thì khối lượng công việc kế toán có thể chỉ phát sinh nội dung mua hàng, bán hàng, thanh toán. Quy mô nghiệp vụ kế toán phát sinh ở mỗi đơn vị khác nhau, phụ thuộc thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Với nhóm các nhân tố chủ quan bao gồm: biên chế, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ quản lý, nhân viên kế toán; trình độ trang bị, sử dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, công nghệ thông tin; mức độ phân cấp quản lý tài chính, kết hợp với quy mô và tính chất khối lượng công tác kế toán, người chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán sẽ phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán và thiết lập các mối quan hệ trong công tác kế toán phù hợp.

Xây dựng KPIs cho từng vị trí phòng kế toán

Để xây dựng chỉ số KPI phòng kế toán một cách có hiệu quả và đạt được những ý nghĩa nói trên, bạn cần thực hiện theo hướng dẫn của TACA với các bước bao gồm:

Bước 1: Xác định vai trò khi xây dựng kpi

Trước tiên, bạn cần xác định được vai trò cũng như vị trí của người sẽ thực hiện việc xây dựng KPI. Đối với bước này, bạn có thể xác định theo hai cách đó là:

• Phòng kế toán tự chủ động xây dựng KPI cho chính phòng ban của mình với trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng) sẽ là người thực hiện giám sát. Với phương pháp này, bộ KPI sẽ bám sát tốt hơn các đặc tính của nhân viên trong phòng và công việc kế toán.
• Đội ngũ quản lý cấp cao sẽ là người đưa ra bộ KPI cho phòng kế toán hoặc phòng kế toán áp dụng bộ KPI dùng chung cho toàn doanh nghiệp. Tuy là phương pháp khoa học và khách quan nhưng lại không thể bám sát được thực tế của bộ phận kế toán và nhiệm vụ, chức năng của bộ phận.

Bước 2: Đánh giá các tiêu chí cần có của kpi

Để có thể thu hẹp một cách triệt để các tiêu chí đo lường của KPI phòng kế toán, trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng) sẽ là người đánh giá các tiêu chí cần thiêt phải có của KPI dựa trên bản mô tả công việc.

Bước 3: Xây dựng chỉ số KPI cho kế toán

Khi xây dựng chỉ số KPI cho phòng kế toán, bạn cần đảm bảo được các yếu tố có trong KPI sẽ gắn bó chặt chẽ với các mục tiêu cụ thể được đưa ra tại phòng kế toán. Sau khi thống nhất KPI với các mục tiêu mà phòng kế toán đưa ra, người xây dựng KPI cần ứng dụng các tiêu chí SMART (mục tiêu cụ thể – mục tiêu đo lường được – mục tiêu có thể đạt được – mục tiêu thực tế – mục tiêu có thời hạn cụ thể) để đánh giá chính xác từng chỉ số thực hiện từng công việc.

>>> Xem thêm: Bí quyết xây dựng KPI cho phòng kế toán hiệu quả

Xây dựng quỹ lương cho nhân sự hiện tại và theo kế hoạch kinh doanh

Quỹ tiền lương cho nhân sự hiện tại là toàn bộ số tiền lương mà doanh nghiệp chi trả cho các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng, bao gồm tiền lương chính, phụ cấp, tiền thưởng, chi phí phúc lợi….được xây dựng dựa trên các cơ sở pháp lý của Luật Lao động và các văn bản quy định liên quan.Về nguyên tắc quản lý tài chính, phòng ban phải quản lý chặt chẽ quỹ tiền lương như: chi quỹ lương theo đúng mục đích, gắn với kết quả sản xuất – kinh doanh trên cơ sở các định mức lao động và đơn giá tiền lương hợp lý được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

Nhắc tới Quỹ tiền lương kế hoạch, nó được dự toán trước khi thực hiện thu chi thực tế của doanh nghiệp dựa trên kết quả kinh doanh hiện tại và mục tiêu kinh doanh sắp tới của doanh nghiệp. Việc xác định quỹ tiền lương chính là cơ sở để doanh nghiệp quyết định tăng hoặc giảm số lượng người lao động, các khoản thưởng của hiện có và nhu cầu của doanh nghiệp.

 Cách lập quỹ tiền lương kế hoạch

Quỹ tiền lương bao gồm các khoản chủ yếu sau:

• Tiền lương tính theo thời gian, lương khoán, tiền lương tính theo sản phẩm.
• Tiền ăn trưa, ăn ca
• Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất, ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian điều động đi học tập, công tác, nghỉ phép, nghỉ lễ.
• Tiền lương làm thêm giờ
• Phụ cấp làm thêm giờ, làm ca đêm
• Các loại phụ cấp có tính chất thường xuyên.
• Các khoản tiền chi trợ cấp, phúc lợi cho người lao động: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, sinh nhật, hiếu hỉ…

Để xây dựng được quỹ tiền lương kế hoạch của từng tháng, năm. Người chịu trách nhiệm lên kế hoạch cho quỹ tiền lương phải nắm được mục tiêu, chiến lược của công ty và phải nắm được mức lương thị trường và phải làm việc cùng với các phòng ban khác trong công ty để xây dựng được một thang bảng lương phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp với số lượng nhân viên, tiền thưởng cần tăng trong tháng/năm tới.

Phòng tài chính sẽ dựa vào quỹ lương kế hoạch để xây dựng các khoản chi trong tháng/năm tới của doanh nghiệp, đảm bảo tổng tất cả các danh mục cần chi tiêu không vượt quá ngân sách của doanh nghiệp. Đồng thời người chịu trách nhiệm lập quỹ tiền lương kế hoạch cần so sánh quỹ lương chính thức với quỹ lương theo kế hoạch để rút kinh nghiệm, nhận xét cho việc lập quỹ tiền lương cho tháng/năm tiếp theo

Dịch vụ setup hệ thống kế toán TACA

Nếu ví von doanh nghiệp là một cơ thể thì kế toán đóng vai trò quan trọng như các mạch máu liên kết và nuôi dưỡng tất cả các bộ phận. Vậy nên thiết lập một bộ máy kế toán chuyên nghiệp, chặt chẽ ngay từ những bước đầu là điều kiện tiên quyết để hệ thống hoạt động trơn tru, hoàn thành mọi mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Đến với Dịch vụ setup hệ thống kế toán TACA, đội ngũ chuyên gia gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, thuế am tường các quy định chính sách tại Việt Nam sẽ tư vấn và thực hiện Set up hệ thống kế toán cho quý doanh nghiệp đảm bảo tiến độ chính xác kịp thời, chuyên nghiệp và bảo mật tuyệt đối giúp hệ thống kế toán doanh nghiệp đi vào hoạt động trơn tru, hợp lí & hiệu quả.

Dịch vụ setup hệ thống kế toán

Taca business consulting,