Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp: Vấn đề cốt lõi giúp nhà quản trị “tối ưu” hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh đúng với mục tiêu của doanh nghiệp. Do vậy, việc Hội Đồng Quản Trị, Ban Điều Hành, quản lý cấp trung có được cái nhìn tổng quát về kiểm soát nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp nhận ra các điểm quan trọng giúp bạn thành lập quy trình tốt hơn, quản trị doanh nghiệp tốt hơn… Hiểu được tầm quan trọng đó, TACA gửi đến doanh nghiệp bài viết dưới đây!

Những loại kiểm soát nội bộ thường tồn tại trong mỗi doanh nghiệp

Đầu tiên, mỗi khi nhắc đến kiểm soát nội bộ hay một quy trình/ quá trình được thực hiện bởi hội đồng q,,uản trị, Ban điều hành, Quản lý cấp trung và các nhân sự của đơn vị >> Thiết lập để cung cấp – đảm bảo – hợp lý nhằm thực hiện những mục tiêu như:

+ Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động:

• Doanh nghiệp cần đảm bảo các hoạt động có quy trình, có hướng dẫn, có chính sách hoạt động rõ ràng cụ cho từng phòng ban, bộ phận/ nhân viên các cấp.
• Qua đó doanh nghiệp kiểm tra mức độ hiệu của công đoạn trên nhằm cải tiến sửa đổi để đáp ứng mục tiêu đã đề ra.

+ Độ tin cậy của Báo cáo tài chính

+ Tính tuân thủ pháp luật và các quy định

Thứ nhất: Đối với cách phân loại theo thủ tục kiểm soát nội bộ

Thông qua đó, sẽ hình thành nên 2 loại thủ tục kiểm soát nội bộ bao gồm:

– Thứ nhất: Kiểm soát trực tiếp: Là quy trình, thủ tục nhằm đáp ứng trực tiếp ở mức độ chi tiết các mục tiêu kiểm soát bao gồm:

+ Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: Gồm các biện pháp quy chế kiểm soát phục vụ cho việc đảm bảo an toàn cho tài sản, thông tin của đơn vị.

+ Kiểm soát quản lý/ kiếm soát độc: Là việc kiểm soát mà người thực hiện luôn độc lập với người thực hiện hoạt động được kiểm tra, kiểm soát. Kiểm soát quản lý hay kiểm soát độc lập thường cụ thể và đi sâu vào các hành vi, các hoạt động cụ thể theo những yêu cầu, mục tiêu, nhận thức, góc nhìn khác nhau trong những điều kiện cụ thể nhưng luôn hướng tới những mục tiêu kiểm soát nói chung đã đặt ra như:

• Quy định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin, thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận đến tài sản, thông tin của những người không có trách nhiệm.
• Chế độ kiểm kê tài sản, chế độ bảo quản tài sản, các điều kiện vật chất như kho tàng, thiết bị cho việc bảo vệ và kiểm soát tài sản, sổ sách và thông tin, chế độ bảo hiểm tài sản, phòng cháy chữa cháy…

– Kiểm soát xử lý: Là quá trình kiểm soát nhiều hệ thống, công việc khác nhau và được đặt ra để xử lý các nghiệp vụ phát sinh, luân chuyển chứng từ, nghiệp vụ, quá trình xử lý, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế đảm bảo rằng nghiệp vụ đó xảy ra và việc ghi chúng vào sổ kế toán là chính xác, khách quan, đúng đắn, đúng quy trình, tin cậy.

– Thứ 2: Kiểm soát tổng quát:

Là kiểm soát tổng thể cùng một lúc nhiều hoạt động khác nhau, duới nhiều hình thức khác nhau đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường tin học, kiểm soát tổng quát trước hết thuộc về chức năng kiểm soát của phòng điện toán. Đối với những đơn vị có sử dụng hệ thống vi tính, tin học trong công tác kế toán thì công việc kiểm toán luôn phải sử dụng kết hợp giữa các chuyên gia có am hiểu về lĩnh vực máy tính, tin học và những chuyên gia có chuyên môn thuộc các lĩnh vực cần kiểm soát.

>> Các loại thủ tục kiểm soát nội bộ quan trong doanh nghiệp cần lưu tâm

Thứ 2: Đối với cách phân loại theo chức năng kiểm soát nội bộ

+ Thứ nhất: Ngăn ngừa

Ví dụ: Ngăn ngừa rủi ro gian lận bằng cách chương trình nâng cao nhận thức theo chu kỳ 6-12 tháng / lần

+ Thứ hai: Phát hiện

Ví dụ:

• Trong khâu sản xuất nước tăng lực AB, có công nhân giám sát quy trình sản xuất, nếu có bất kì sản phẩm nào bị in lỗi/ dung tích nhỏ hơn sơ với quy định => Người công nhân có thể đẩy sản phẩm ra khỏi dây chuyền để phân loại hàng lỗi hoặc sản xuất lại từ đầu
• Hoặc hàng tháng doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ thuê đơn vị về để rà soát lại sổ sách chứng từ để đảm bảo báo cáo quyết toán, mã HS, CO, trị giá hải … được đảm bảo chính xác trước kỳ kiểm tra sau thông quan.

+ Thứ ba: Khắc phục

Ví dụ:

• Cuối ngày, ngân hàng sẽ có 1 khâu là kiểm kê tiền mặt, chuyên viên sẽ có nhiệm vụ kiểm tiền thật – giả, đủ số lượng chưa, sắp xếp đúng quy định chưa…. => Xử lý kịp thời.
• Doanh nghiệp có thể trả lời các câu hỏi: AI làm? Làm ở đâu? Tại sao làm? Sử lý như nào?…

>> Khuyến nghị:

Doanh nghiệp lưu ý phát hiện rủi ro và xử lý càng sớm càng giảm thiểu nhiều rủi ro (tài chính, thời gian, uy tín cho doanh nghiệp…). Ngăn ngừa từ ban đầu chi phí doanh nghiệp phải chi trả càng thấp.

Thứ 3: Đối với cách phân loại theo tần suất kiểm soát nội bộ

+ Đang thực hiện: Liên tục 24/24

• Ví dụ: kiểm soát an ninh mạng – tường lửa giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin mật để tránh kẻ gian xâm phạm.

+ Hằng ngày/Nhiều lần trong ngày

• Ví dụ: Doanh nghiệp sử dụng hệ thống chấm công bằng vân tay
• Hoặc bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần đối chiếu liên tục hàng ngày: các phiếu nhập kho – xuất kho – đối chiếu hóa đơn liên tục để đảm bảo tính chính sách trong thông tin sổ sách lưu trữ của doanh nghiệp

+ Hàng tháng

• Ví dụ: Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ, Kiểm tra và thu hồi sản phẩm hư hỏng/ lỗi/ hết hạn sử dụng theo tháng

+ Hàng quý:

• Ví dụ: Doanh nghiệp cần rà soát báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo quý để nộp lên bản quản trị…

+ Hàng năm:

• Ví dụ: Tài chính hàng năm, kiểm tra ISO, kiểm toán độc lập rà soát tài chính hàng năm

+ Ad-hoc: Phải sử lý sự vụ sự việc

Thứ 4: Đối với cách phân loại theo ngành kiểm soát nội bộ

Một phần quan trọng của kiểm toán nội bộ là kiểm toán các báo cáo tài chính liên quan đến GAAP.

Nhiều tổ chức và doanh nghiệp cũng đang nhận ra rằng có những cuộc kiểm toán khác cần phải được thực hiện ngoài các lĩnh vực kế toán và tài chính. Một số lĩnh vực chính khác bao gồm: môi trường, công nghệ thông tin (CNTT), tuân thủ quy định, đánh giá hiệu suất và hoạt động.

+ Đánh giá tuân thủ quy định: Một số quy định có tác động đáng kể đến sức khỏe tài chính của doanh nghiệp và tổ chức. Việc không tuân thủ một số luật sẽ dẫn đến việc doanh nghiệp bị xử phạt theo luật quốc gia.

+ Kiểm toán Môi trường: Đánh giá tác động của các hoạt động kinh doanh đến môi trường, xem xét liệu doanh nghiệp có tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về việc bảo vệ môi trường hay không.

+ Kiểm toán công nghệ thông tin: Đánh giá hệ thống thông tin và cơ sở hạ tầng bên dưới, đảm bảo tính chính xác của quá trình xử lý thông tin, đảm bảo tính bảo mật và bí mật của thông tin khách hàng hoặc sở hữu trí tuệ.

+ Đánh giá hoạt động: Đánh giá hiệu quả tổng thể và độ tin cậy của các cơ chế kiểm soát của tổ chức

+ Đánh giá hiệu suất: Đánh giá xem một tổ chức hoặc doanh nghiệp có đáp ứng các chỉ số do các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đặt ra để đạt được các mục tiêu và kế hoạch hay không?

Doanh nghiệp bạn có đang kiểm soát ở tất cả các cấp độ ?

Các cấp độ kiểm soát nội bộ

Hiện nay trong mỗi doanh nghiệp sẽ tồn tại các cấp độ kiểm soát chính bao gồm (Cấp độ doanh nghiệp, cấp độ quy trình, cấp độ kiểm soát công nghệ thông tin). Trong đó:

– Kiểm soát cấp độ doanh nghiệp

+ Kiểm soát trực tiếp

• Đưa 1 phòng ban/ bộ phận trực tiếp thực hiện kiểm soát.
• Ví dụ: CEO – KSNB – KSRR – Giám sát

+ Kiểm soát gián tiếp

• Ví dụ: Quy tắc ứng xử, quy tắc chế tài phát sinh, quy chuẩn … hoặc các chính sách doanh nghiệp mong muốn nhân sự tuân thủ và thực thi tốt

– Kiểm soát cấp độ quy trình

+ Kiểm soát thủ công

• Ví dụ kiểm soát kế toán: Kiểm kê quỹ tiền mặt, cuối tháng đóng sổ, rà soát tài liệu, chứng từ…

+ Kiểm soát tự động:

• Áp dụng công nghệ thông tin để giám sát hoạt động nhân sự, thông tin tài chính…
• Ví dụ: Phần mềm kế toán, phần mềm SEO,…=> dễ dàng tra cứu mã hợp đồng, mã hóa đơn, mã đơn đặt hàng… giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hơn đặc biệt là các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ.)

– Kiểm soát công nghệ thông tin

+ Kiểm soát chung công nghệ thông tin

+ Kiểm soát ứng dụng

>> Khuyến nghị:

– Với vai trò là CEO/ nhà quản lý bạn nên tách biệt rõ 3 tuyến (*) như bảng dưới đây. Thông qua đó, doanh nghiệp cần phân tách rõ Ai thuộc tuyến nào? Ai phụ trách công việc và phải chịu trách nhiệm, nghĩa vụ của từng phòng ban như thế nào? một cách phù hợp và kỷ luật.

Tuyến thứ nhất	Tuyến Thứ 2	Tuyến thứ 3
Đơn vị thực hiện	Đơn vị kiểm soát rủi ro	Đơn vị kiểm soát nội bộ

– Doanh nghiệp cũng cần làm rõ chủ sở hữu kiểm soát – người sẽ chịu trách nhiệm chính đối với kiểm soát.

Ví dụ: 1 Nhân sự không thể cùng lúc chịu trách nhiệm phê duyệt – ghi nhân giao dịch – lưu trữ chứng từ => Qua đó doanh nghiệp cần phải tạch biệt rõ

Quy trình kiểm soát nội bộ phổ biến trong doanh nghiệp

Quy trình 1: Quy trình kiểm soát nội bộ đối với quá trình bán và giao hàng

Quy trình kiểm soát nội bộ trong bán hàng và giao hàng cần phải xác định được các yếu tố cụ thể và chi tiết nhất trong quy trình bán và quy trình mua hàng hóa. Dưới đây là các bước trong quy trình kiểm soát nội bộ trong bán hàng và mua hàng trong mỗi doanh nghiệp.

• Cam kết lịch giao hàng phù hợp
• Nhận các đơn hàng theo đúng tiêu chuẩn
• Sử dụng chính sách cho nợ tiền hàng
• Kiểm soát số lượng hàng hóa chính xác được giao tới khách hàng

Ngoài ra, trong quy trình bán hàng và giao hàng còn phải thực hiện các bước khác để đảm bảo hiệu quả công việc như: lập hóa đơn đúng, thu thập chữ kí của khách hàng trên các hóa đơn giao và nhận hàng, hạch toán chính xác

Quy trình 2: Quy trình kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng

Ở quy trình kiểm soát quá trình mua hàng, các bước cơ bản có thể kể đến như: lập phiếu mua hàng, kiểm soát tình hình chọn nhà cung cấp và kiểm soát hóa đơn mua hàng.

• Lập phiếu mua hàng
• Kiểm soát tình hình chọn nhà cung cấp
• Kiểm soát hóa đơn mua hàng

Quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Quy trình 3: Quy trình kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho

Hàng tồn kho nếu không được kiểm soát kỹ càng thì sẽ rất dễ xảy ra tình trạng mất hàng, bởi vì hầu hết doanh nghiệp chú trọng vào việc quan tâm hàng hóa được xuất bán hoặc hàng hóa mua về mà ít có để ý tới hàng tồn kho. Một lượng tài sản hoặc doanh thu của doanh nghiệp vẫn đang nằm ở các mặt hàng tồn kho.

Vì vậy mà doanh nghiệp cần phải có biện pháp để kiểm soát hàng tồn kho như là: Bảo vệ hàng tồn tránh khỏi tình trạng bị mất, bị tráo đổi… Các thủ kho cần phải có danh sách từng loại mặt hàng tồn kho, số lượng để thống kê và đối chiếu với số lượng hàng đã được sản xuất và số lượng hàng đã được xuất bán.

Đồng thời, các thủ kho chỉ được phép xuất hàng khi có chỉ thị hoặc được đồng ý bởi cấp trên (người có thẩm quyền phê duyệt các mặt hàng tồn kho).

Quy trình 4: Quy trình kiểm soát thông tin nội bộ

Thông tin nội bộ trong doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng, do đó các doanh nghiệp buộc phải có biện pháp để kiểm soát hệ thống thông tin nội bộ để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động vững mạnh. Do đó, quy trình kiểm soát nội bộ thông tin đối với các doanh nghiệp cần phải được thực hiện một cách chặt chẽ.

• Ủy quyền về việc tiếp cận các tài liệu doanh nghiệp
• Tiến hành bảo vệ hệ thống máy tính của doanh nghiệp

Trong quá trình làm việc, có rất nhiều nguy cơ xảy ra đối với hệ thống dữ liệu thông tin của bạn được lưu trữ trên máy tính như: Tin tặc có thể tấn công máy tính của bạn và lấy các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, hoặc máy tính có thể bị hỏng và mất dữ liệu, máy tính có thể bị virus xâm nhập…

>> Quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh trong mỗi doanh nghiệp

Một số yếu tố cốt lõi của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp cần nắm được

–  Yêu cầu cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm:

Tuân thủ	Chính sách lưu trữ
Chính sách/ quy trình	Kiểm soát chi phí
Phân công phân nhiệm	Chính sách bảo mật
Bảo vệ số liệu	Kênh báo cáo gian lận
Bảo vệ tài sản/ hồ sơ	Kế toán đầy đủ

– 6 công cụ kiểm soát cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Xem xét của quản lý cấp cao	Kiểm soát về mặt vật lý
Trực tiếp quản lý	Các chỉ số hoạt động
Xứ lý thông tin	Phân công phân nhiệm

>> Hệ thống kiểm soát nội bộ – những điều quan trọng doanh nghiệp cần biết

5 bộ phận quan trọng cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Tùy thuộc vào quy mô, loại hình kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ có hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau. Nhưng nhìn chung thì các bộ phận của kiểm soát nội bộ có 5 thành phần.

Bộ phận 1: Môi trường kiểm soát

– Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế, vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị.

– Trên cương vị Hội đồng quản trị/ nhà quản lý cấp cao đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế và duy trì một môi trường kiểm soát hữu hiệu:

+ Bạn là người xây dựng bầu không khí làm việc lành mạnh, tôn trọng đạo đức thông qua việc nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong đơn vị.

+ Hội đồng quản trị thực hiện trách nhiệm giám sát, cơ cấu tổ chức, phân chia trách nhiệm, quyền hạn, quy trình thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực;  các biện pháp khen thưởng và kỷ luật để đảm bảo trách nhiệm giải trình của mỗi cá nhân về kết quả đạt được.

Yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là tạo ra môi trường, cho thấy được tất cả thành viên trong doanh nghiệp ủng hộ sự quan trọng của hệ thống. Môi trường kiểm soát được xây dựng theo 5 nguyên tắc:

• Thể hiện được cam kết về tính trung thực và đảm bảo các giá trị đạo đức. Đây chính là văn hóa của tổ chức. Quản lý có nhiệm vụ là tấm gương sáng cho nhân viên noi theo.
• Hội đồng cấp trên phải chứng minh được sự độc lập và thực hiện việc giám sát sự phát triển và hoạt động của hệ thống.
• Nhà quản lý thiết lập cơ cấu quy trình báo cáo nhằm đạt được mục tiêu.
• Doanh nghiệp cam kết việc sử dụng nhân viên có năng lực qua quy trình tuyển dụng phù hợp.
• Các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo theo yêu cầu cấp trên.

>> Khuyến nghị: Doanh nghiệp có thể ứng dụng môi trường kiểm soát vào doanh nghiệp thông qua:

• Bộ quy tắc ứng trong doanh nghiệp
• Hội đồng quản trị và các ủy ban giúp việc
• Tính độc lập của các Hội Đồng Quản trị và Ban điều hành
• Xác định vai trò, các cấp báo cáo, cơ chế ủy quyền
• Lựa chọn NCC bên ngoài và các tiêu chuẩn cung cấp dịch vụ (SLA)
• Phát triển và đào tạo nhân sự có năng lực
• Đánh giá hiệu quả hoạt động
• Cấp quản lý ủng hộ các quy tắc đạo đức và tuân thủ, thúc đẩy trách nhiệm giải trình.

Bộ phận 2: Biện pháp rủi ro

Biện pháp rủi ro là quá trình nhận dạng được, phân tích được những rủi ro đã, đang và sẽ xảy đến. Từ đó, sẽ hạn chế được những rủi ro sắp tới để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Bởi cho dù quy mô, mô hình của doanh nghiệp có lớn tới đâu cũng có thể xuất hiện các rủi ro. Thậm chí là những rủi ro mà ban quản lý chưa bao giờ từng nghĩ tới. Nó có thể là các rủi ro bên trong hoặc bên ngoài. Từ đó, hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời sẽ giúp kiểm soát được những rủi ro xảy ra. Đánh giá rủi ro có chất lượng nếu như:

• Cấp trên tập trung chỉ đạo cho nhân viên nhận biết được những tác hại khi rủi ro ập tới.
• Doanh nghiệp cần chuẩn bị những biển pháp, phương án dự phòng để có hành động cụ thể giảm thiểu những thiệt hại, tổn thất lớn.
• Đưa ra mục tiêu cụ thể để nhân viên có cơ sở thực hiện công việc cho đúng quy định.

>> Khuyến nghị:

Doanh nghiệp có thể ứng dụng biện pháp rủi ro vào doanh nghiệp thông qua:

• Đặt ra các mục tiêu kinh doanh rõ ràng
• Đánh giá và liên tục phân tích các yếu tố rủi ro trong và ngoài công ty làm ảnh hưởng đến mục tiêu kinh doanh: Đánh giá kinh doanh, đánh giá vận hành
• Cân nhắc các thay đổi về luật pháp, tuân thủ và chính sách
• Phân tích rủi ro gian lận
• Đào tạo nhận thức về gian lận

5 bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Bộ phận 3: Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát chứa những chính sách đảm bảo cho các quy định, chỉ thị của cấp trên được thực hiện, được diễn ra ở nhiều cấp độ. Đó có thể là ủy quyền, xác minh, đối chiếu, bảo vệ tài sản, phân công nhiệm vụ,… Chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là thành công nếu:

• Doanh nghiệp xác định được các chỉ tiêu về tài chính và hoạt động quản lý.
• Tổng hợp và công bố kết quả làm việc và sản xuất của từng phòng, từng phân ngành riêng. So sánh kết quả với mục tiêu đề ra trước đó. Từ đó có kế hoạch bổ sung cho thời gian tới.
• Ban quản lý cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính nhưng riêng biệt với kế toán.
• Quy định người có thẩm quyền phê duyệt về các vấn đề liên quan đến công tác tài chính.
• Doanh nghiệp cần có nhiệm vụ lưu giữ bằng chứng để phân biệt rõ ràng giữa những công việc đã được thực hiện và phần giám sát để tránh có sai sót xảy ra.

>> Khuyến nghị:

Doanh nghiệp có thể ứng dụng hoạt động kiểm soát vào doanh nghiệp thông qua:

+ Các kiểm soát ở mức độ quy trình và giao dịch phù hợp với chính sách

• Trung tâm quy trình và chính sách
• Giám sát hoạt động của NCC dịch vụ thuê ngoài
• Bảo vệ tài sản
• Rà soát và phê duyệt

+ Các kiểm soát dựa trên công nghệ

• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
• Quản lý thay đổi ứng dụng
• Sửa chữa dữ liệu sản xuất
• Mức truy cập của người dùng
• Giao diện và báo cáo hệ thống

+ Phân công phân nhiệm

Bộ phận 4: Thông tin và truyền thông

Theo khái niệm, truyền thông là trao đổi đến các bên có liên quan đến cả người trong và ngoài doanh nghiệp. Hệ thống thông tin phải được đảm bảo tính chính xác, chất lượng và dễ nắm bắt được. Có 3 loại thông tin là: thông tin về tài chính, thông tin hoạt động và thông tin tuân thủ. Chất lượng hệ thống thông tin kiểm soát nội bộ phải đảm bảo:

• Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin cho cấp trên biết.
• Có hòm thư nóng để mọi người cảnh báo những sự việc bất thường có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp hay doanh nghiệp.
• Hệ thống thông tin phải đáp ứng tới nhiều người một cách nhanh chóng và chính xác.
• Lắp đặt hệ thống bảo vệ với hệ thống bảo mật an toàn tránh mất dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.

>> Khuyến nghị:

Doanh nghiệp có thể ứng dụng thông tin và truyền thông vào doanh nghiệp thông qua:

+ Hệ thống cung cấp thông tin hỗ trợ hoạt động kiểm soát:

• Ngân sách và dự báo
• Kho dữ liệu
• Hệ thống quản lý nhân lực
• Hệ thống quản lý đào tạo

+ Cập nhật thường xuyên từ Hội Đồng Quản trị

• Chiến lược, mục tiêu, rủi ro

+ Doanh nghiệp truyền đạt thông tin, các mục tiêu nội bộ và bên ngoài

• Hội thảo, diễn đàn, workshop
• Họp Doanh nghiệp/ Tập đoàn/ Quan hệ Nhà đầu tư
• Hotline/trang web Công ty

Bộ phận 5: Giám sát

Quy trình giám sát trong hệ thống kiểm soát nội bộ đánh giá chất lượng để đảm bảo việc thực hiện và cải tiến quá trình làm việc. Công việc sẽ thuận lợi nếu như thực hiện được những quy định:

• Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo phát hiện được những sai sót so với những quy định đặt ra.
• Doanh nghiệp chủ động sửa chữa những sai lầm khi bộ phận giám sát đã xác định.
• Việc giám sát cần được thực hiện bởi các nhân viên có trình độ, chuyên môn cao.
• Các sai lầm, khúc mắc trong hệ thống sẽ được kiểm toán xác định và báo cáo lên ban giám đốc xem xét.
• Nếu đảm bảo làm đúng theo các bộ phận trên chắc chắn doanh nghiệp sẽ không có thiệt hại nào, thậm chí còn có lợi nhuận kinh tế cao.

>> Khuyến nghị:

Doanh nghiệp có thể ứng dụng giám sát vào doanh nghiệp thông qua:

+ Liên tục đánh giá tuân thủ kiểm soát

• Chức năng tự giám sát doanh nghiệp
• Giám sát liên tục dựa trên nền tảng công nghệ thông tin

+ Các đánh giá riêng biệt về tuân thủ kiểm soát

• Kiểm toán nội bộ GRC (quản trị – rủi ro – tuân thủ)
• Kiểm toán ISO
• Thanh tra
• Kiểm toán độc lập
• Các cơ quan, tổ chức đánh giá khác

+ Các hoạt động khắc phục được ghi nhận, theo dõi và báo cáo

>> Doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết qua bài viết: Hoàn thiện công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

– Trong mỗi doanh nghiệp nên đảm bảo 2 yếu tố sau:

+ Thiết kế kiểm soát

+ Vận hành kiểm soát

– Kiểm soát nội bộ thực hiện bởi hệ thống:

Mức độ tin cậy cao	Mức độ tin cậy thấp
Các thủ tục đơn giản Thủ tục ngăn ngừa Thủ tục kiểm tra chéo Thủ tục gắn liền với giao dịch Thủ tục kiểm soát nội bộ Thủ tục theo thời điểm phát sinh	Các thủ tục phức tạp Thủ tục phát sinh Không có thủ tục thay thế Thủ tục phân tích Thủ tục kiểm soát theo mẫu Thủ tục thực hiện sau khi phát sinh

– Kiểm soát thực hiện thủ công

Mức độ tin cậy cao	Mức độ tin cậy thấp
Các thủ tục đơn giản Thủ tục ngăn ngừa Kiểm soát thực hiện bởi nhân sự giám sát/ quản lý Thủ tục kiểm tra chéo Kiểm soát không thực hiện bởi nhân sự trực tiếp giao dịch	Các thủ tục phức tạp Thủ tục phát hiện Kiểm soát thực hiện bởi nhân viên mới Không có thủ tục thay thế Kiểm soát thực hiện bởi nhân sự trực tiếp xử lý giao dịch

– Quy trình mua hàng trong đánh giá kiểm soát nội bộ:

Quy trình mua hàng trong đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

– Ma trận rủi ro – Kiểm soát (RCM)

Ma trận rủi ro và kiểm soát là công cụ hữu hiệu để tổng hợp và phân tích các kiểm soát trong một quy trình

Ma trận rủi ro – kiểm soát (RCM) sẽ bao gồm:

+ Mô tả rủi ro	+ Mức độ ảnh hưởng của rủi ro
+ Nguyên nhân gây ra rủi ro	+ Biện pháp kiểm soát
+ Hậu quả của rủi ro	+ Hiệu quả của biện pháp kiểm soát

Sai lầm cần tránh của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của một doanh nghiệp. Do đó, các bộ phận của kiểm soát nội bộ cần tránh những hành động sai lầm sau đây:

– Thiếu quy trình hoạt động hoàn chỉnh: nhân viên chỉ làm việc khi nhận được mệnh lệnh của cấp trên. Lúc được giao thì kiểm tra, còn không thì thôi.

– Không đưa ra văn bản yêu cầu rõ ràng: các nhà quản trị không đưa ra các văn bản yêu cầu công việc rõ ràng. Chỉ đưa ra mệnh lệnh chung chung, nhân viên có thể hiểu sai ý.

– Đùn đẩy trách nhiệm: khi gặp phải sai phạm thì đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, không ai dám đứng ra nhận lỗi lầm của mình. Điều này cần phải được chấn chỉnh nghiêm ngặt hơn trong một doanh nghiệp.

– Lỗ hổng tài chính: cần đánh giá lại hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu như bạn nghi ngờ có dấu hiệu bất thường về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Cần xem xét lại hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

– Lợi dụng kẽ hở để thu lợi bất chính: nhiều nhân viên chịu làm việc dù không đem lại lợi ích gì cho bản thân. Điều này cho thấy có thể họ đang lợi dụng kẽ hở để kiếm lợi cho mình.

– Không thay đổi, cải thiện kịp thời: nếu như bạn không cải thiện kịp thời những sai lầm này, thì sẽ đem lại hậu quả nghiêm trọng. Nặng hơn là doanh nghiệp đó có thể thua lỗ và dẫn đến phá sản.

Giải pháp phối hợp hiệu quả các bộ phận của kiểm soát nội bộ

Các doanh nghiệp cần đề ra những biện pháp, quy trình làm việc cụ thể, rõ ràng. Mục đích là để giảm thiểu được những rủi ro xuống mức thấp nhất.

– Xây dựng chính sách thưởng, phạt hợp lý: doanh nghiệp cần đặt ra những chính sách ưu đãi, lương, thưởng hợp lý. Nhằm để tạo động lực cho nhân viên làm việc năng nổ và cống hiến hết mình cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng cần có những chính sách phạt rõ ràng và phân minh, để xử phạt những ai vi kỷ cương, nề nếp của doanh nghiệp.

– Bất kỳ thành viên nào cũng tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ: hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được áp dụng cho toàn cả doanh nghiệp, cho dù là ai dù ở bất kỳ vị trí nào thì cũng phải tuân thủ theo. Chỉ có như vậy thì mới thể hiện được sự công tư phân minh, các nhân viên trong doanh nghiệp cũng sẽ được cảm thấy công bằng, bình đẳng.

– Quản lý doanh nghiệp nên giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ: các nhà quản trị, quản lý doanh nghiệp nên thường xuyên giám sát các bộ phận của kiểm soát nội bộ. Để tránh các trường hợp lợi dụng lỗ hở để đem về lợi ích cho mình.

– Phối hợp kiểm tra chéo: các phòng ban trong doanh nghiệp cần có sự phối hợp, kết nối với nhau trong quá trình làm việc. Nhằm để trao đổi thông tin, nếu có phát hiện sai sót, lỗi sai trong công việc thì chỉ ra để tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm qua lại.

– Đánh giá và cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ thường xuyên: các doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá về cách làm việc ở các bộ phận của kiểm soát nội bộ. Sau đó đưa ra được những biện pháp phù hợp để có thể cải thiện được mức độ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Q&A liên quan đến kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là gì?

Kiểm soát nội bộ là việc giám sát, kiểm tra của tổ chức, cá nhân, người làm công tác kiểm soát nội bộ và/hoặc những người có thẩm quyền đối với các phòng, ban, bộ phận, cá nhân trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao nhằm phát hiện các bất cập, thiếu sót, vi phạm để kịp thời xử lý hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý, đảm bảo việc quản lý, sử dụng các nguồn lực và hoạt động của đơn vị an toàn, hiệu quả, tuân thủ pháp luật. – Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 06/2020/TT-NHNN

“Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” – Theo Luật Kế toán

Như vậy, Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.”

>> Internal Controls: Definition, Types, and Importance – Kiểm soát Nội bộ: Định nghĩa, Phân loại và Tầm quan trọng

Nội dung hoạt động kiểm soát nội bộ

– Thường xuyên rà soát văn bản để kịp thời ban hành, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ nhằm quy định cụ thể nội dung công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của đơn vị và từng phòng, ban, cá nhân trong điều hành và xử lý công việc bảo đảm đúng quy định, chặt chẽ, khoa học.

– Thực hiện tự kiểm tra, kiểm soát, giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, kế toán, quản lý tài chính, tài sản, an toàn hoạt động kho quỹ, công nghệ thông tin và tính tuân thủ, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong đơn vị; rà soát, đánh giá về mức độ phù hợp và tính hiệu lực, hiệu quả, xác định các vấn đề còn tồn tại và đề xuất các thay đổi cần thiết đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm bảo vệ an toàn tài sản và nâng cao hiệu quả quản lý, hoạt động của đơn vị.

– Phân loại, quản lý và khai thác hệ thống thông tin, báo cáo của đơn vị phù hợp với quy định của Ngân hàng Nhà nước, đảm bảo hoạt động thông suốt, liên tục.

– Thiết lập cơ chế giám sát, báo cáo, trao đổi thông tin nội bộ hữu hiệu nhằm phòng ngừa rủi ro và phục vụ công tác quản lý, điều hành đơn vị phù hợp, hiệu quả.

(Điều 8 Thông tư 06/2020/TT-NHNN)

>> Phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Mục tiêu hoạt động kiểm soát nội bộ

Cụ thể tại Điều 4 Thông tư 06/2020/TT-NHNN, mục tiêu hoạt động kiểm soát nội bộ được quy định như sau:

– Đảm bảo triển khai thực hiện chiến lược, kế hoạch của đơn vị đúng định hướng và đạt được mục tiêu đề ra.

– Đảm bảo tính hữu hiệu, hiệu quả của hoạt động

– Đảm bảo độ tin cây của báo cáo tài chính

– Bảo đảm hoạt động của đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định của Ngân hàng Nhà nước, phòng ngừa, hạn chế rủi ro; quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực an toàn, hiệu quả, tiết kiệm.

– Phát hiện những tồn tại, bất cập và kịp thời kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các cơ chế, quy chế, quy định nội bộ nhằm tăng cường biện pháp đảm bảo an toàn tài sản, nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.

>>Mục tiêu của kiểm soát nội bộ – Những điều quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý

Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết trên TACA mang đến cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quát các thông tin liên quan đến kiểm soát nội bộ và những lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần quan tâm. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thực sự muốn củng cố lại hệ thống kiểm soát phù hợp với doanh nghiệp mình một cách hiệu quả, bạn cần dựa vào mục tiêu – chiến lược – mô hình và quy mô kinh doanh. Đồng thời, bạn cũng cần có nền tảng kỹ năng – sự am hiểu sâu về chuyên môn và nội bộ doanh nghiệp cũng như tầm nhìn bao quát để có thể xây dựng hệ thống sát nhất, thực tế nhất với nguồn lực và mục tiêu của doanh nghiệp. Hoặc doanh nghiệp có thể nhờ đến sự cố vấn cấp cao của các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực này nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt hiệu quả tối ưu nhất có thể.

Tận dụng 3 NGUỒN SỨC MẠNH: CHUYÊN MÔN – KINH NGHIỆM và CÔNG NGHỆ. TACA tự hào là một trong các đơn vị hàng đầu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, tối ưu hệ thống nội bộ nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng suất cho mọi doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Để trở thành, đơn vị tiếp theo được thừa hưởng nền tảng vững chắc về chuyên môn – kinh nghiệm – công nghệ giúp phát hiện và kịp thời xử lý các rủi ro, gian lận, thất thoát, sự bất hợp lý trong hệ thống kiểm soát nội bộ (công cụ quản trị đến cách thức vận hành trong doanh nghiệp). Đồng thời, tăng năng suất lao động, giảm sức người, tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng cơ hội mở rộng kinh doanh. TACA gửi đến bạn đọc dịch vụ tư vấn về “kiểm soát nội bộ” dưới đây:

• Dịch vụ kiểm soát nội bộ
• Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Nếu doanh nghiệp bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Webiste chính thức của TACA.

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.