Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp: Kiến thức nhà quản trị cần biết

Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra… Hay nói cách khác, kiểm soát nội bộ xuất hiện có vai trò lớn trong việc kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh đúng với mục tiêu. Vậy hãy cũng Taca tìm hiểu chi tiết thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ qua bài viết dưới đây nhé:

Kiểm soát nội bộ là gì?

Kiểm soát nội bộ là việc giám sát, kiểm tra của tổ chức, cá nhân, người làm công tác kiểm soát nội bộ và/hoặc những người có thẩm quyền đối với các phòng, ban, bộ phận, cá nhân trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao nhằm phát hiện các bất cập, thiếu sót, vi phạm để kịp thời xử lý hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý, đảm bảo việc quản lý, sử dụng các nguồn lực và hoạt động của đơn vị an toàn, hiệu quả, tuân thủ pháp luật. – Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 06/2020/TT-NHNN

“Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” – Theo Luật Kế toán

Như vậy, Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.”

>>>Xem thêm:

Internal Controls: Definition, Types, and Importance –Kiểm soát Nội bộ: Định nghĩa, Phân loại và Tầm quan trọng

Phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Nội dung hoạt động kiểm soát nội bộ

– Thường xuyên rà soát văn bản để kịp thời ban hành, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ nhằm quy định cụ thể nội dung công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của đơn vị và từng phòng, ban, cá nhân trong điều hành và xử lý công việc bảo đảm đúng quy định, chặt chẽ, khoa học.

– Thực hiện tự kiểm tra, kiểm soát, giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, kế toán, quản lý tài chính, tài sản, an toàn hoạt động kho quỹ, công nghệ thông tin và tính tuân thủ, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong đơn vị; rà soát, đánh giá về mức độ phù hợp và tính hiệu lực, hiệu quả, xác định các vấn đề còn tồn tại và đề xuất các thay đổi cần thiết đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm bảo vệ an toàn tài sản và nâng cao hiệu quả quản lý, hoạt động của đơn vị.

– Phân loại, quản lý và khai thác hệ thống thông tin, báo cáo của đơn vị phù hợp với quy định của Ngân hàng Nhà nước, đảm bảo hoạt động thông suốt, liên tục.

– Thiết lập cơ chế giám sát, báo cáo, trao đổi thông tin nội bộ hữu hiệu nhằm phòng ngừa rủi ro và phục vụ công tác quản lý, điều hành đơn vị phù hợp, hiệu quả.

(Điều 8 Thông tư 06/2020/TT-NHNN)

Mục tiêu hoạt động kiểm soát nội bộ

Cụ thể tại Điều 4 Thông tư 06/2020/TT-NHNN, mục tiêu hoạt động kiểm soát nội bộ được quy định như sau:

– Đảm bảo triển khai thực hiện chiến lược, kế hoạch của đơn vị đúng định hướng và đạt được mục tiêu đề ra.

– Bảo đảm hoạt động của đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định của Ngân hàng Nhà nước, phòng ngừa, hạn chế rủi ro; quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực an toàn, hiệu quả, tiết kiệm.

– Phát hiện những tồn tại, bất cập và kịp thời kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các cơ chế, quy chế, quy định nội bộ nhằm tăng cường biện pháp đảm bảo an toàn tài sản, nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.

>>Xem thêm:

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp là gì?

Các loại kiểm soát nội bộ và thủ tục kiểm soát nội bộ thường bao gồm:

Phân loại kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Một là, kiểm soát trực tiếp (kiểm soát quản lý (kiểm soát độc lập) và kiểm soát xử lý):

– Kiểm soát quản lý hay kiểm soát độc lập. Đây là loại kiểm soát mà người thực hiện luôn độc lập với người thực hiện hoạt động được kiểm tra, kiểm soát. Kiểm soát quản lý hay kiểm soát độc lập thường cụ thể và đi sâu vào các hành vi, các hoạt động cụ thể theo những yêu cầu, mục tiêu, nhận thức, góc nhìn khác nhau trong những điều kiện cụ thể nhưng luôn hướng tới những mục tiêu kiểm soát nói chung đã đặt ra như: Quy định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin, thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận đến tài sản, thông tin của những người không có trách nhiệm. Chế độ kiểm kê tài sản, chế độ bảo quản tài sản, các điều kiện vật chất như kho tàng, thiết bị cho việc bảo vệ và kiểm soát tài sản, sổ sách và thông tin, chế độ bảo hiểm tài sản, phòng cháy chữa cháy…

– Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát được đặt ra để xử lý các nghiệp vụ phát sinh, luân chuyển chứng từ, nghiệp vụ, quá trình xử lý, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế đảm bảo rằng nghiệp vụ đó xảy ra và việc ghi chúng vào sổ kế toán là chính xác, khách quan, đúng đắn, đúng quy trình, tin cậy.

Hai là, kiểm soát tổng quát: Là kiểm soát tổng thể cùng một lúc nhiều hoạt động khác nhau, duới nhiều hình thức khác nhau đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường tin học, kiểm soát tổng quát trước hết thuộc về chức năng kiểm soát của phòng điện toán. Đối với những đơn vị có sử dụng hệ thống vi tính, tin học trong công tác kế toán thì công việc kiểm toán luôn phải sử dụng kết hợp giữa các chuyên gia có am hiểu về lĩnh vực máy tính, tin học và những chuyên gia có chuyên môn thuộc các lĩnh vực cần kiểm soát.

>>Xem thêm:

Tìm hiểu về các loại thủ tục kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp là gì?

5 bộ phận quan trọng cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ có hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau. Nhưng nhìn chung thì các bộ phận của kiểm soát nội bộ có 5 thành phần.

5 bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát

Yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là tạo ra môi trường, cho thấy được tất cả thành viên trong doanh nghiệp ủng hộ sự quan trọng của hệ thống. Môi trường kiểm soát được xây dựng theo 5 nguyên tắc:

• Thể hiện được cam kết về tính trung thực và đảm bảo các giá trị đạo đức. Đây chính là văn hóa của tổ chức. Quản lý có nhiệm vụ là tấm gương sáng cho nhân viên noi theo.
• Hội đồng cấp trên phải chứng minh được sự độc lập và thực hiện việc giám sát sự phát triển và hoạt động của hệ thống.
• Nhà quản lý thiết lập cơ cấu quy trình báo cáo nhằm đạt được mục tiêu.
• Doanh nghiệp cam kết việc sử dụng nhân viên có năng lực qua quy trình tuyển dụng phù hợp.
• Các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo theo yêu cầu cấp trên.

Biện pháp rủi ro

Biện pháp rủi ro là quá trình nhận dạng được, phân tích được những rủi ro đã, đang và sẽ xảy đến. Từ đó, sẽ hạn chế được những rủi ro sắp tới để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Bởi cho dù quy mô, mô hình của doanh nghiệp có lớn tới đâu cũng có thể xuất hiện các rủi ro. Thậm chí là những rủi ro mà ban quản lý chưa bao giờ từng nghĩ tới. Nó có thể là các rủi ro bên trong hoặc bên ngoài. Từ đó, hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời sẽ giúp kiểm soát được những rủi ro xảy ra. Đánh giá rủi ro có chất lượng nếu như:

• Cấp trên tập trung chỉ đạo cho nhân viên nhận biết được những tác hại khi rủi ro ập tới.
• Doanh nghiệp cần chuẩn bị những biển pháp, phương án dự phòng để có hành động cụ thể giảm thiểu những thiệt hại, tổn thất lớn.
• Đưa ra mục tiêu cụ thể để nhân viên có cơ sở thực hiện công việc cho đúng quy định.

Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát chứa những chính sách đảm bảo cho các quy định, chỉ thị của cấp trên được thực hiện, được diễn ra ở nhiều cấp độ. Đó có thể là ủy quyền, xác minh, đối chiếu, bảo vệ tài sản, phân công nhiệm vụ,… Chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là thành công nếu:

• Doanh nghiệp xác định được các chỉ tiêu về tài chính và hoạt động quản lý.
• Tổng hợp và công bố kết quả làm việc và sản xuất của từng phòng, từng phân ngành riêng. So sánh kết quả với mục tiêu đề ra trước đó. Từ đó có kế hoạch bổ sung cho thời gian tới.
• Ban quản lý cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính nhưng riêng biệt với kế toán.
• Quy định người có thẩm quyền phê duyệt về các vấn đề liên quan đến công tác tài chính.
• Doanh nghiệp cần có nhiệm vụ lưu giữ bằng chứng để phân biệt rõ ràng giữa những công việc đã được thực hiện và phần giám sát để tránh có sai sót xảy ra.

Thông tin và truyền thông

Theo khái niệm, truyền thông là trao đổi đến các bên có liên quan đến cả người trong và ngoài doanh nghiệp. Hệ thống thông tin phải được đảm bảo tính chính xác, chất lượng và dễ nắm bắt được. Có 3 loại thông tin là: thông tin về tài chính, thông tin hoạt động và thông tin tuân thủ. Chất lượng hệ thống thông tin kiểm soát nội bộ phải đảm bảo:

• Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin cho cấp trên biết.
• Có hòm thư nóng để mọi người cảnh báo những sự việc bất thường có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp hay doanh nghiệp.
• Hệ thống thông tin phải đáp ứng tới nhiều người một cách nhanh chóng và chính xác.
• Lắp đặt hệ thống bảo vệ với hệ thống bảo mật an toàn tránh mất dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.

Giám sát

Quy trình giám sát trong hệ thống kiểm soát nội bộ đánh giá chất lượng để đảm bảo việc thực hiện và cải tiến quá trình làm việc. Công việc sẽ thuận lợi nếu như thực hiện được những quy định:

• Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo phát hiện được những sai sót so với những quy định đặt ra.
• Doanh nghiệp chủ động sửa chữa những sai lầm khi bộ phận giám sát đã xác định.
• Việc giám sát cần được thực hiện bởi các nhân viên có trình độ, chuyên môn cao.
• Các sai lầm, khúc mắc trong hệ thống sẽ được kiểm toán xác định và báo cáo lên ban giám đốc xem xét.
• Nếu đảm bảo làm đúng theo các bộ phận trên chắc chắn doanh nghiệp sẽ không có thiệt hại nào, thậm chí còn có lợi nhuận kinh tế cao.

>>Xem thêm:

Hoàn thiện công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp

Chi tiết quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1. Quy trình kiểm soát nội bộ đối với quá trình bán và giao hàng

Quy trình kiểm soát nội bộ trong bán hàng và giao hàng cần phải xác định được các yếu tố cụ thể và chi tiết nhất trong quy trình bán và quy trình mua hàng hóa. Dưới đây là các bước trong quy trình kiểm soát nội bộ trong bán hàng và mua hàng trong mỗi doanh nghiệp.

• Cam kết lịch giao hàng phù hợp
• Nhận các đơn hàng theo đúng tiêu chuẩn
• Sử dụng chính sách cho nợ tiền hàng
• Kiểm soát số lượng hàng hóa chính xác được giao tới khách hàng

Ngoài ra, trong quy trình bán hàng và giao hàng còn phải thực hiện các bước khác để đảm bảo hiệu quả công việc như: lập hóa đơn đúng, thu thập chữ kí của khách hàng trên các hóa đơn giao và nhận hàng, hạch toán chính xác

2. Quy trình kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng

Ở quy trình kiểm soát quá trình mua hàng, các bước cơ bản có thể kể đến như: lập phiếu mua hàng, kiểm soát tình hình chọn nhà cung cấp và kiểm soát hóa đơn mua hàng.

• Lập phiếu mua hàng
• Kiểm soát tình hình chọn nhà cung cấp
• Kiểm soát hóa đơn mua hàng

3. Quy trình kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho

Hàng tồn kho nếu không được kiểm soát kỹ càng thì sẽ rất dễ xảy ra tình trạng mất hàng, bởi vì hầu hết doanh nghiệp chú trọng vào việc quan tâm hàng hóa được xuất bán hoặc hàng hóa mua về mà ít có để ý tới hàng tồn kho. Một lượng tài sản hoặc doanh thu của doanh nghiệp vẫn đang nằm ở các mặt hàng tồn kho.

Vì vậy mà doanh nghiệp cần phải có biện pháp để kiểm soát hàng tồn kho như là: Bảo vệ hàng tồn tránh khỏi tình trạng bị mất, bị tráo đổi… Các thủ kho cần phải có danh sách từng loại mặt hàng tồn kho, số lượng để thống kê và đối chiếu với số lượng hàng đã được sản xuất và số lượng hàng đã được xuất bán.

Đồng thời, các thủ kho chỉ được phép xuất hàng khi có chỉ thị hoặc được đồng ý bởi cấp trên (người có thẩm quyền phê duyệt các mặt hàng tồn kho).

4. Quy trình kiểm soát thông tin nội bộ

Thông tin nội bộ trong doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng, do đó các doanh nghiệp buộc phải có biện pháp để kiểm soát hệ thống thông tin nội bộ để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động vững mạnh. Do đó, quy trình kiểm soát nội bộ thông tin đối với các doanh nghiệp cần phải được thực hiện một cách chặt chẽ.

• Ủy quyền về việc tiếp cận các tài liệu doanh nghiệp
• Tiến hành bảo vệ hệ thống máy tính của doanh nghiệp

Trong quá trình làm việc, có rất nhiều nguy cơ xảy ra đối với hệ thống dữ liệu thông tin của bạn được lưu trữ trên máy tính như: Tin tặc có thể tấn công máy tính của bạn và lấy các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, hoặc máy tính có thể bị hỏng và mất dữ liệu, máy tính có thể bị virus xâm nhập…

>>>Xem thêm:

Quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh trong mỗi doanh nghiệp

Sai lầm cần tránh của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của một doanh nghiệp. Do đó, các bộ phận của kiểm soát nội bộ cần tránh những hành động sai lầm sau đây:

– Thiếu quy trình hoạt động hoàn chỉnh: nhân viên chỉ làm việc khi nhận được mệnh lệnh của cấp trên. Lúc được giao thì kiểm tra, còn không thì thôi.

– Không đưa ra văn bản yêu cầu rõ ràng: các nhà quản trị không đưa ra các văn bản yêu cầu công việc rõ ràng. Chỉ đưa ra mệnh lệnh chung chung, nhân viên có thể hiểu sai ý.

– Đùn đẩy trách nhiệm: khi gặp phải sai phạm thì đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, không ai dám đứng ra nhận lỗi lầm của mình. Điều này cần phải được chấn chỉnh nghiêm ngặt hơn trong một doanh nghiệp.

– Lỗ hổng tài chính: cần đánh giá lại hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu như bạn nghi ngờ có dấu hiệu bất thường về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Cần xem xét lại hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

– Lợi dụng kẽ hở để thu lợi bất chính: nhiều nhân viên chịu làm việc dù không đem lại lợi ích gì cho bản thân. Điều này cho thấy có thể họ đang lợi dụng kẽ hở để kiếm lợi cho mình.

– Không thay đổi, cải thiện kịp thời: nếu như bạn không cải thiện kịp thời những sai lầm này, thì sẽ đem lại hậu quả nghiêm trọng. Nặng hơn là doanh nghiệp đó có thể thua lỗ và dẫn đến phá sản.

Giải pháp phối hợp hiệu quả các bộ phận của kiểm soát nội bộ

Các doanh nghiệp cần đề ra những biện pháp, quy trình làm việc cụ thể, rõ ràng. Mục đích là để giảm thiểu được những rủi ro xuống mức thấp nhất.

– Xây dựng chính sách thưởng, phạt hợp lý: doanh nghiệp cần đặt ra những chính sách ưu đãi, lương, thưởng hợp lý. Nhằm để tạo động lực cho nhân viên làm việc năng nổ và cống hiến hết mình cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng cần có những chính sách phạt rõ ràng và phân minh, để xử phạt những ai vi kỷ cương, nề nếp của doanh nghiệp.

– Bất kỳ thành viên nào cũng tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ: hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được áp dụng cho toàn cả doanh nghiệp, cho dù là ai dù ở bất kỳ vị trí nào thì cũng phải tuân thủ theo. Chỉ có như vậy thì mới thể hiện được sự công tư phân minh, các nhân viên trong doanh nghiệp cũng sẽ được cảm thấy công bằng, bình đẳng.

– Quản lý doanh nghiệp nên giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ: các nhà quản trị, quản lý doanh nghiệp nên thường xuyên giám sát các bộ phận của kiểm soát nội bộ. Để tránh các trường hợp lợi dụng lỗ hở để đem về lợi ích cho mình.

– Phối hợp kiểm tra chéo: các phòng ban trong doanh nghiệp cần có sự phối hợp, kết nối với nhau trong quá trình làm việc. Nhằm để trao đổi thông tin, nếu có phát hiện sai sót, lỗi sai trong công việc thì chỉ ra để tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm qua lại.

– Đánh giá và cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ thường xuyên: các doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá về cách làm việc ở các bộ phận của kiểm soát nội bộ. Sau đó đưa ra được những biện pháp phù hợp để có thể cải thiện được mức độ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết trên, Taca đã cung cấp cho bạn đọc các thông tin chi tiết và cụ thể về Kiểm soát nội bộ và giúp doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chính xác giúp hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện hiệu quả. Để nhận được các giải pháp cụ thể và thiết thực nhất cho chính doanh nghiệp của bạn, bạn có thể liên hệ và sử dụng Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và Dịch vụ kiểm soát nội bộ của chúng tôi thông qua việc liên hệ với các chuyên gia của Taca để được hỗ trợ chuyên sâu.

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Webiste chính thức của TACA.

>> Mời quý bạn đọc truy cập dịch vụ tư vấn về “kiểm soát nội bộ” dưới đây:

Dịch vụ kiểm soát nội bộ

Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Chúc quý bạn đọc và quý doanh nghiệp sức khỏe và thành công !

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.