HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ – NHỮNG ĐIỀU QUAN TRỌNG DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT

Yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Có rất nhiều khái niệm không giống nhau về các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong đó:

1. Theo quan điểm truyền thống

Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành từ 3 yếu tố – “Theo đoạn 10 chuẩn mựuc kiểm toán số 400”:

Cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm truyền thống

+ Môi trường kiểm soát : Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hành động của các thành viên trong Hội đồng quản trị, Ban Giám Đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. – “Theo điều 11 – Chuẩn mực kiếm toán số 400”:

+ Hệ thống kế toán: Là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính – “Theo điều 11, chuẩn mực kiểm toán số 400”

Yêu cầu của hoạt động kế toán: Tính đầy đủ, tính trung thực, tính phê chuẩn, tính chính xác,…

+ Các loại nắm bắt và thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lấp và chỉ đạo thự chiện trong đơn vụ nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể – “Theo điều 13, chuẩn mực kế toán số 400”

Các nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát bao gồm:

• Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
• Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
• Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

2. Theo quan điểm của COSO

Theo quan điểm của COSO kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát; công thức nhận xét rủi ro; hệ thống thông tin và truyền thông; hoạt động kiểm soát; Và giám sát nắm bắt. Theo đó, các hoạt động diễn ra luôn phải được nắm bắt và có sự nắm bắt chặt chẽ để đảm bảo độ tin cậy về kết quả nắm bắt cho những đối tượng quan tâm, nhất là các đối tượng ở bên ngoài.

Cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm mới (COSO)

+ Môi trường kiểm soát (Control environment): Phản ảnh “sắc thái” chung của đơn vị và được thể hiện thông qua quan điểm, nhận thức và hành động của Ban quản trị, Ban Giám Đốc liên quan đến Kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối vời Hội Đồng của doanh nghiệp.

Môi trường kiểm soát

+ Rủi ro kiểm soát (Risk assessment): Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá tính hiệu quả, hiệu lực của hệ thống kiểm soát để phát hiện ra những khẩu kiểm soát thiếu và yếu không thể kiểm soát có hiệu quả các hoạt động, đê tăng cường nhân lực, vật lực vào các điểm xung yếu của hệ thông, tạo nên sự vững chắc của hệ thông kiểm soát.

+ Hoạt động kiểm soát (Control activities): Là toàn bộ các chính sách và thủ tục được thực hiện nhằm trợ giúp ban giám đốc doanh nghiệp phát hiện và ngăn ngừa rủi ro để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm: Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu, chứng từ kế toán; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra số liệu giữa báo cáo tài chính, số kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết…

+ Hoạt động giám sát (Monitoring): Là một quá trình đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, trợ giúp xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ có được vận hành một cách trơn chu, hiệu quả.

+ Hệ thống thông tin giao tiếp (Information and communication): Là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong doanh nghiệp.

– Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện.

Như vậy, Theo quan điểm của COSO, khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải kèm theo báo cáo về kiểm soát nội bộ của mình cùng với những báo cáo kiểm toán nội bộ và báo cáo kiểm toán độc lập của các tổ chức kiểm toán có uy tín và danh tiếng để có minh chứng cho việc tuân thủ và tôn trọng nắm bắt nội bộ theo các quy định đặt ra.

Kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ luôn phải tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát sau đây:

• Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”
• Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”
• Nguyên tắc “uỷ quyền và phê chuẩn”

>>Xem thêm:

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp là gì?

Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ mà nhà quản lý cần lưu ý:

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Vì thế, mỗi chủ doanh nghiệp cần dành thời gian để xem xét và chấn chỉnh ngay khi nhận thấy doanh nghiệp mình tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây:

– Doanh nghiệp không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”, không có kế hoạch kiểm tra cụ thể và thực thi một cách kém hiệu quả.

– Khi nhân viên chấp nhận làm việc “không công”. Có thể họ đang lợi dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp để kiếm lợi cho mình.

– Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.

– Tài chính của doanh nghiệp thiếu rành mạch, rõ ràng, minh bạch. – Đây là dấu hiệu đáng ngại nhất cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của mỗi doanh nghiệp đang có trục trặc. Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu nhà quản lý cảm thấy không an tâm trong thu chi tài chính của doanh nghiệp.

Phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp nhà quản lý khắc phục những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Tuỳ từng doanh nghiệp (quy mô, mặt hàng, cách thức tổ chức vận hành…) và tuỳ từng khuyết điểm mà nhà quản lý sẽ có những biện pháp riêng biệt. Chẳng hạn như đối với việc kiểm soát hoạt động chi tiêu trong doanh nghiệp, nhà quản lý cần phải tìm được cách kiểm soát tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm của doanh nghiệp, vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất.

Theo nhiều chuyên gia tài chính, mỗi doanh nghiệp đừng bao giờ để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. Doanh nghiệp phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không nên có ngoại lệ: bất kỳ phòng ban nào trong doanh nghiệp muốn chi đều phải lập giấy đề xuất chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký đồng ý của người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi. Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền. Còn nếu cẩn thận hơn thì bạn nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ.

Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện pháp song song: kiểm tra đột xuất và trả lương cao. Doanh nghiệp nên trả lương thật cao cho những người làm ở bộ phận này, đồng thời phổ biến cụ thể chính sách xử phạt nặng (bồi thường / sa thải) nếu phát hiện người đó có dấu hiệu gian lận hay ǎn chênh lệch với nhà cung cấp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nhất thiết phải có những kênh thông tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu.

Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, bạn nên quy định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý. Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách và theo dõi công nợ.

Về phía các nhà quản lý trong doanh nghiệp, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của doanh nghiệp cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập…

Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang – dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều doanh nghiệp còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không… nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.

Ở các doanh nghiệp lớn trên thế giới, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính phụ trách, còn đối với các doanh nghiệp nhỏ thì chính giám đốc điều hành sẽ thực hiện.

>>Xem thêm:

Quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh trong mỗi doanh nghiệp

Hoàn thiện công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp

Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

“Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó, hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được”.

Muốn hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nó phải có đủ năm thành phần và từng thành phần phải hoạt động hiệu quả, cụ thể là:

1. Môi trường kiểm soát

Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ được triển khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

– Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.

– Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.

– Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng đế nhân viên noi theo.

– Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.

– Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiểm toán Nhà nước và kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức.

– Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân.

– Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhát quy định chi tiết việc tuyển dụng. đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả.

– Doanh nghiệp đã sử dụng “Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức.

– Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng… bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương.

– Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động SXKD của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp.

Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định.

2. Đánh giá rủi ro

Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:

– Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.

– Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.

– Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.

3. Hoạt động kiểm soát

Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

– Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra.

– Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.

– Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập rõ ràng.

– Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/ hoặc được uỷ quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.

– Doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có trách nhiệm về các sai phạm xảy ra.

– Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích.

– Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng.

4. Hệ thống thông tin và truyền thông

Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau lược đảm bảo:

– Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.

– Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.

– Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

– Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.

– Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và/ hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.

5. Hệ thống giám sát và thẩm định

Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục Hệ thống này hoạt động tốt nếu:

– Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp.

– Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo.

– Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.

– Doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.

– Nếu Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có đủ năm thành phần và nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp.

Q&A liên quan đếm hệ thống kiểm soát nội bộ

Doanh nghiệp định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?

Thực tế, hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal control system) là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do Ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điềm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp.

Internal Controls: Definition, Types, and Importance – Kiểm soát Nội bộ: Định nghĩa, Phân loại và Tầm quan trọng

Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp: Kiến thức nhà quản trị cần biết

Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với doanh nghiệp

Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp trong quá trình vận hành và phát triển. Cụ thể, vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ được thể hiện dựa trên:

– Xét về mặt hoạt động:

• Tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp
• Gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh
• Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư.

>> Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay là như thế nào?

– Xét về mặt quản lý:

• Giúp doanh nghiệp quản trị nguồn lực tốt hơn
• Công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và ra quyết định
• Gia tăng hiệu quả quản lý ở tất cả các cấp quản lý
• Tạo ra cơ chế vận hành trơn chu, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành của đơn vị.
• Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp công ty cổ phần).

– Xét về mặt công tác tổ chức:

• Mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của doanh nghiệp
• Điều này đòi hỏi cần sớm có các biện pháp hữu hiệu để phòng chống tham nhũng góp phần tạo dựng môi trường cạnh tranh lành mạnh, tạo tiền đề cho phát triển kinh tế bền vững; đồng thời đáp ứng những đòi hỏi tất yếu của sự phát triển nền kinh tế thị trường.

Kế toán trong Hệ Thống Kiểm Soát nội bộ của Doanh Nghiệp

– Thông thường, hệ thống kế toán của doanh nghiệp cần phải có đủ các hoạt động sau. Nếu thiếu một trong các hoạt động này thì các hoạt động còn lại sẽ không phát huy hết vai trò giá trị. Không phân biệt doanh nghiệp quy mô nhỏ hay lớn. Tùy vào quy mô doanh nghiệp mà kế toán thiết lập số lượng và quy mô của từng hạng mục công việc:

• Hoạt động ghi sổ và lưu trữ hồ sơ:  Việc ghi chép và lưu trữ chứng từ rất quan trọng. Vì nếu việc ghi chép sai thì không cung cấp thông tin cho các hoạt động khác như: Báo cáo quản trị, kiểm soát nội bộ, kiểm toán, giải trình thuế. Và hệ thống hồ sơ không lưu trữ tốt sẽ khó khăn cho việc tìm kiếm dễ dẫn đến mất hồ sơ và bị phạt vi phạm về thuế.
• Khai báo Thuế: Là hoạt động thực hiện nghĩa vụ với nhà nước có tính chất bắt buộc. Một số doanh nghiệp nhỏ thường thuê các công ty dịch vụ bên ngoài để tiết kiệm chi phí và giảm rủi ro.
• Kiểm toán: Kế toán hoàn toàn có thể tự kiểm toán báo cáo tài chính trước khi kiểm toán xuống doanh nghiệp làm việc bằng các kỹ thuật kiểm tra báo cáo tài chính. Kế toán cần có hoạt động này cho dù doanh nghiệp thuê kiểm toán bên ngoài hay không.
• Kế toán quản trị: Xử lý thông tin và cung cấp các thông tin cho nhà quản trị ra quyết định từ khâu lập kế hoạch , thực hiện, kiểm soát và ra quyết định …
• Kiểm soát nội bộ: Là các hoạt động nhằm kiểm soát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, các rủi ro.. để đạt các mục tiêu mong đợi thông qua các hoạt động kiểm soát như là kiểm soát tính tuân thủ và phòng ngừa các rủi ro …

– Nhiều doanh nghiệp chỉ dừng lại ở hoạt động ghi sổ mà không hề có các hoạt động còn lại. >> Điều này dễ dẫn đến:

• Sai sót không được phát hiện vì các thông tin không được kiểm soát chéo, dẫn đến các rủi ro kèm theo như là báo cáo tài chính bị sai, sai phạm về thuế dẫn đến bị phạt hay hoặc là bị thất thoát tài sản mà không hay biết.
• Hoặc khi doanh nghiệp cần thông tin để ra quyết định thì dữ liệu không dùng được vì dữ liệu trước đó không được tổ chức ghi chép để phục vụ cho mục đích quản trị.
• Kế toán mất khá nhiều công sức nhưng không tạo ra được giá trị nhiều cho doanh nghiệp cũng là một phần lý do kế toán chưa được xem trọng và đánh giá cao tại một số doanh nghiệp.>> Cho nên kế toán nên tự chủ động tổ chức hệ thống kế toán doanh nghiệp đầy đủ cho dù có được yêu cầu hay không vì nó có vai trò tương hỗ lẫn nhau và giúp kế toán tạo ra nhiều giá trị.

>> Doanh nghiệp lưu ý: Bất kể hệ thống kiểm soát nào của một doanh nghiệp có hệ thống quản trị tốt thông thường sẽ qua 6 bước sau:

1. Xác định cái gì cần kiểm soát

2. Xác lập các tiêu chuẩn

3. Đo lường thực hiện

4. So sánh giữa thực hiện và các tiêu chuẩn

5. Xác định lý do chênh lệch

6. Hành động khắc phục

Các hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp thường là: các mục tiêu, ngân sách, hành vi, các tiêu chuẩn, nội quy và thủ tục…

VÍ DỤ: Năm nay doanh nghiệp muốn đạt được chỉ tiêu tăng trưởng doanh số 20%. Doanh nghiệp sẽ xác định các công việc trong hệ thống kiểm soát như sau:

1. Cái cần kiểm soát: tăng trưởng 20%.

2. Các tiêu chuẩn gồm có: tăng giá trị bình quân một đơn hàng phải đạt >= 110%, tăng số lượng đơn hàng phải đạt >= 110%

3. Đo lường thực hiện: Kế toán tổ chức ghi chép sao cho có thể theo dõi chỉ tiêu số lượng đơn hàng và chỉ tiêu giá trị từng đơn hàng.

4. So sánh thực hiện với tiêu chuẩn: Căn cứ vào báo cáo thống kê từ dữ liệu của kế toán sẽ cho ra được báo cáo so sánh giữa thực hiện và tiêu chuẩn của 2 chỉ tiêu này (bước 2).

5. Xác định lý do chênh lệch : chẳng hạn như là vì có xuất hiện đối thủ cạnh tranh nên giảm số lượng đơn hàng do thị phần bị chia. Hay hoặc là do có 1 sản phẩm mới xuất hiện trên thị trường có tính năng tương đương… Tất cả các nội dung này được thể hiện qua báo cáo phân tích của kế toán quản trị .

6. Từ những lý do xác định được ở mục số 5 , doanh nghiệp sẽ xác định những hành động khắc phục. Ví dụ như là : thực hiện các chương trình LSM để thu hút khách hàng …

>> Lưu : Qua đây doanh nghiệp có thể thấy rằng nếu hệ thống kế toán của doanh nghiệp không tốt thì điều này cũng chính là tác nhân ảnh hưởng xấu đến hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

Mục tiêu, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Theo định nghĩa của COSO:

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:

• Mục tiêu kết quả hoạt động: Doanh nghiệp cần đảm bảo hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động như:
• Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật thông tin tài chính và quản lý một cách cụ thể, chính xác trên báo cáo tài chính
• Mục tiêu tuân thủ: Doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành như:

Nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội bộ:

• Doanh nghiệp cần ngăn ngừa các sai phạm trong hệ thống xử lý nghiệp vụ.
• Phát hiện kịp thời các sai phạm trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
• Bảo vệ doanh nghiệp trước những thất thoát có thể tránh.
• Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh.

2. Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC)

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp ký và đảm bảo hiệu quả hoạt động. Một hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu:

• Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp
• Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin
• Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý
• ảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý

Nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội bộ:

• Bảo vệ tài sản và thông tin của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích nhà quản lý đề ra.
• Điều khiển và quản lý kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả.
• Đảm bảo cho các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và các quyết định đó.
• Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh.
• Lập các Báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định.

Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết trên TACA mang đến cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quát và giải pháp cụ thể giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ qua đó giúp bạn dễ dàng ra quyết định chính xác giúp hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện hiệu quả. Tuy nhiên, bài viết chỉ phần nào định hình công tác hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu bạn muốn thực sự thiết lập được bảng hệ thống phù hợp và hiệu quả thì cần dựa vào mục tiêu – chiến lược – mô hình và quy mô kinh doanh của mình. Điều này đòi hỏi người thiết kế cần có nền tảng kỹ năng và sự am hiểu nhất định về chuyên môn từng phòng ban cũng như tầm nhìn bao quát để có thể xây dựng lưu đồ một cách hiệu quả nhất. Hoặc doanh nghiệp có thể nhờ đến sự cố vấn cấp cao của các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực này nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt hiệu quả tối ưu nhất có thể.

Tận dụng 3 NGUỒN SỨC MẠNH: CHUYÊN MÔN – KINH NGHIỆM và CÔNG NGHỆ. TACA tự hào là một trong các đơn vị hàng đầu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, tối ưu hệ thống nội bộ nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng suất cho mọi doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Để trở thành, đơn vị tiếp theo được thừa hưởng nền tảng vững chắc về chuyên môn – kinh nghiệm – công nghệ giúp phát hiện và kịp thời xử lý các rủi ro, gian lận, thất thoát, sự bất hợp lý trong hệ thống kiểm soát nội bộ (công cụ quản trị đến cách thức vận hành trong doanh nghiệp). Đồng thời, tăng năng suất lao động, giảm sức người, tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng cơ hội mở rộng kinh doanh. TACA gửi đến bạn đọc dịch vụ tư vấn về “kiểm soát nội bộ” dưới đây:

• Dịch vụ kiểm soát nội bộ
• Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Nếu doanh nghiệp bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Webiste chính thức của TACA.

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.