Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua cách thức thực hiện KSNB

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là công việc rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp một cách đầy đủ về việc xây dựng và thực hiện các quy chế kiểm soát trong doanh nghiệp, từ đó giúp nhà quản lý đánh giá rủi ro kiểm soát, xây dựng kế hoạch kiểm toán và thiết kế phương pháp kiểm toán cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất. Bài viết này, sẽ gửi đến quý bạn đọc thông tin chi tiết, cụ thể giúp chủ doanh nghiệp đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ khách quan và chính xác nhất.

Quy trình nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Mục đích nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có ảnh hưởng rất quan trọng đến công việc của nhà quản lý. Thông qua tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý có thể đánh giá được những điểm mạnh điểm yếu của hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát đồng thời, nắm được quan điểm, tính chính trực của ban lãnh đạo, qua đó giúp nhà quản lý dễ dàng hình dung được khối lượng và mức độ phức tạp của công việc, xác định được loại sai phạm có thể xảy ra, cũng như các nhân tố làm tăng rủi ro xảy ra sai phạm.

Từ đó đánh giá sơ bộ mức rủi ro kiểm soát nội bộ, xác định được phương hướng và phạm vi kiểm tra, phương pháp kiểm soát thích hợp, dự kiến về thời gian và lực lượng nhân sự cần thiết cho cuộc kiểm soát, xây dựng chương trình kiểm soát nội bộ thích hợp và lập kế hoạch kiểm soát nội bộ.

Thu thập thông tin chung về khách hàng và đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ là những bước cơ bản trong quá trình lập kế hoạch kiểm soát nội bộ. Nếu nhà quản lí đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là hữu hiệu và hiệu quả, cho thấy rủi ro kiểm soát là thấp thì có thể giảm số lượng bằng chứng cần thu thập, từ đó có kế hoạch thích hợp về thời gian, nhân sự và chi phi cho cuộc kiểm soát nội bộ.

• Quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh trong mỗi doanh nghiệp

2. Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng được thể hiện qua sơ đồ sau:

Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Yếu tố bổ trợ cho doanh nghiệp trong quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát

2 yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hệ thống kiểm soát

Để doanh nghiệp thực hiện đánh giá quản trị rủi ro, đánh giá hệ thống nội bộ, đánh giá quản trị – quản lý doanh nghiệp thì nhà quản lý/ chủ doanh nghiệp cần đi từ 2 yếu tố quan trọng sau:

Thứ nhất: Thiết kế kiểm soát:

Tức doanh nghiệp cần đánh giá lại hệ thống kiểm soát nội bộ từng phòng ban thông qua việc trả lời cụ thể các câu hỏi sau:

• Kiểm soát đó doanh nghiệp đã viết ra chưa? Đã hướng dẫn chưa? đã thiết kế ra chưa?
• Có vận hành hiệu quả không?

>> Khuyến nghị:

+ Tùy khung chuẩn khác nhau nên yêu cầu và tiêu trí khác nhau mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những kết quả và mức độ hoàn thành khác nhau.

+ Tương tự, nhà quản lý/ chủ doanh nghiệp có thể áp dụng vào quy trình xây dựng bộ khung kiểm soát nội bộ thông quan bộ câu hỏi:

• Rủi ro này doanh nghiệp đã kiểm soát chưa? Nếu kiểm soát rồi thì nó thuộc kiểm soát nào?
• Có đủ chưa? Nếu đủ rồi thì người chủ sở hữu có làm hay không? (Đúng không? – Đủ không?) …

Thứ 2: Vận hành kiểm soát

Bước đầu tiên, để một doanh nghiệp vận hành kiểm soát thành công doanh nghiệp cần xác định và thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát doanh nghiệp một các phù hợp với nền tảng và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.

Sau đó, doanh nghiệp thực hiện các bước:

• Đo lường hiệu suất kiểm soát
• Đánh giá hiệu suất kiểm soát
• Tìm ra độ lệch trong quy trình kiểm soát điều chỉnh
• Lựa chọn phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả

>>Xem thêm: Tối ưu quy trình kiểm soát trong mỗi doanh nghiệp hiện nay

Cách thức phổ biến hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ thực hiện bởi hệ thống:

Mức độ tin cậy cao	Mức độ tin cậy thấp
Các thủ tục đơn giản Thủ tục ngăn ngừa Thủ tục kiểm tra chéo Thủ tục gắn liền với giao dịch Thủ tục kiểm soát nội bộ Thủ tục theo thời điểm phát sinh	Các thủ tục phức tạp Thủ tục phát sinh Không có thủ tục thay thế Thủ tục phân tích Thủ tục kiểm soát theo mẫu Thủ tục thực hiện sau khi phát sinh

>> Khuyến nghị:

+ Thứ nhất: Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm soát theo các thử tục đơn giản > thủ tục phức tạp, cầu kỳ   

• Đối với các biện pháp có mức độ tin cậy cao thì các thủ tục đơn giản nên được lựa chọn.
• Sau đó doanh nghiệp cần xem xét biện pháp đó có phù hợp hay không? Và có đáng để doanh nghiệp thực hiện hay không?

Ví dụ:

Doanh nghiệp A có 50 người, trên cùng 1 tòa nhà thì liệu chủ doanh nghiệp có cần thiết phải đầu tư face id hay nên chấm vân tay/thủ công?

+ Doanh nghiệp lưu ý không nên thiết kế quy trình kiểm soát quá phức tạp mà cần dễ hiểu và phù hợp cho toàn doanh nghiệp. Hoặc nhiều doanh nghiệp thuê ngoài đơn vị thứ 3 viết quy trình quản lý cho doanh nghiệp đó, mặc dù doanh nghiệp có được 1 bảng quy trình hoành tráng gồm 4 phòng ban chính bán hàng – mua hàng – kế toán – nhân sự rất dày và “chuyên nghiệp” => Tuy nhiên lúc doanh nghiệp áp dụng lại không nhận được hiệu quả. Thậm trí là doanh nghiệp bị sai 3 tuyến:

Tuyến thứ nhất	Tuyến Thứ 2	Tuyến thứ 3
Đơn vị thực hiện	Đơn vị kiểm soát rủi ro	Đơn vị kiểm soát nội bộ

Tại sao vậy?

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý: Để doanh nghiệp thực sự xây dựng được quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả và phù hợp để chạy thì người thiết lập cần là người hiểu rất rõ doanh nghiệp (nguồn lực nội tại – nền tảng – mô hình kinh doanh – quy mô kinh doanh và mục tiêu của doanh nghiệp).

Ví dụ: Mặc dù đơn vị thứ 3 tư vấn đúng quy trình kiểm soát tuy nhiên, doanh nghiệp lại không làm rõ trách nhiệm và vai trò của mình trong từng tuyến => Dẫn đến sự chưa thống nhất và mất tiếng nói chung giữa 2 đơn vị ngay từ tuyến đầu tiên. Cụ thể:

Đơn vị thứ 3 vào hỗ trợ doanh nghiệp về quy trình mua hàng >> Họ vào doanh nghiệp và gửi quy trình mẫu cho đơn vị thực hiện (Tuyến 1) để test sự phù hợp và thảo luận với doanh nghiệp những điều cần chỉnh sửa trong quy trình mua hàng. >> Nhưng:

• Người tuyến 1 không đưa ý kiến của họ lên (do họ có nhiều công việc phải làm và họ quen với lối tuân thủ quy trình từ trên chuyển xuống theo hướng máy móc và 1 chiều) => Dẫn đến tình trạng nhiều thành phần trong quy trình mua hàng bị sáo rỗng (khi quy trình chỉ phù hợp với mô hình và quy mô A mà không phù hợp với mô hình và quy mô hiện tại).
• Đơn vị thứ 3 chỉ đưa ra các thông tin chung chung, tổng quát chứ không chi tiết và sát thực thế.

+ Thứ hai: Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm soát theo các thử tục ngăn ngừa > thủ tục phát hiện:

Doanh nghiệp lưu ý, độ tin cậy của doanh nghiệp nằm ở hiệu quả và chi phí

+ Thứ ba: Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm soát theo các thử tục kiểm tra chéo > không có thủ tục thay thế: 

Ví dụ a: Đối với thủ tục kiểm tra chéo

• Trong doanh nghiệp A có người quản lý kho sau 1 tháng sẽ làm kiểm kê để báo cáo cho người quản lý
• Trong doanh nghiệp B có đơn vị thứ 3 kiểm kê theo quý (Vd: Kế toán kho đi, kiểm toán độc lập đi theo..)

=> Công ty B sẽ có độ tin cậy cao hơn công ty A

Ví dụ b: Đối với thủ tục thay thế

• Doanh nghiệp C tính tiền tại điểm bán = máy quét QR Code. >> Số tiền thanh toán sẽ được cập nhật ngay
• Doanh nghiệp D có quy mô nhỏ hơn thì sử dụng cách thức tính tay truyền thống >> Dễ dẫn đến 1 số lỗi sai như ( người bán hàng nhập sai tiền, trả lại sai tiền, tính sai giá…

=> Phương pháp thay thế sẽ là có 2 nhân viên: 1 người thu tiền, 1 người theo dõi hệ thống để đối chiếu với nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng kiểm soát hơn.

+ Thứ tư: Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm soát theo các thủ tục kiểm soát nội bộ > thủ tục kiểm soát theo mẫu:

Ví dụ: Doanh nghiệp E sở hữu dây chuyền sản xuất Nước tương đóng hộp tự động. Doanh nghiệp có đầu tư lặp Camera trên toàn hệ thống sản xuất để đảm bảo có 1 người luôn đứng quan sát cam và check xem có sản phẩm nào bị lỗi không => Kịp thời xử lý.

+ Thứ năm: Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm soát theo các thủ tục gắn liền với giao dịch > thủ tục phân tích

 

 

– Kiểm soát thực hiện thủ công

Mức độ tin cậy cao	Mức độ tin cậy thấp
Các thủ tục đơn giản Thủ tục ngăn ngừa Kiểm soát thực hiện bởi nhân sự giám sát/ quản lý Thủ tục kiểm tra chéo Kiểm soát không thực hiện bởi nhân sự trực tiếp giao dịch	Các thủ tục phức tạp Thủ tục phát hiện Kiểm soát thực hiện bởi nhân viên mới Không có thủ tục thay thế Kiểm soát thực hiện bởi nhân sự trực tiếp xử lý giao dịch

– Quy trình mua hàng trong đánh giá kiểm soát nội bộ:

Quy trình mua hàng trong đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

 

Ba thông số để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Kiểm soát quản trị

Hiện nay, kiểm soát quản trị doanh nghiệp nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của một tổ chức kinh doanh. Các hoạt động để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo quản trị doanh nghiệp phù hợp, bao gồm: Giám sát, kiểm toán nội bộ và các chính sách mạnh mẽ.

Các hoạt động kiểm soát: là các hoạt động liên quan tới những mục tiêu và rủi ro được xác định rõ ràng thường được xác định thông qua các thủ tục của doanh nghiệp và có thể đo lường được dễ dàng hơn, dưới đây là sự cần thiết trong kiểm soát quản trị:

Sự phân chia trách nhiệm giữa các phần như:

• Phát triển
• Chuẩn bị dữ liệu,
• Vận hành máy tính,
• Thư viện tệp

Kiểm soát các nhà khai thác máy tính bằng cách sử dụng:

• Hướng dẫn thủ tục hành chính,
• Lịch làm việc và luân chuyển nhiệm vụ,

Thủ tục nhận dạng tập tin bằng cách sử dụng:

• Số tham chiếu hữu hình,
• Vòng bảo vệ và
• Nhãn tiêu đề kiểm tra khi thiết lập, …

2. Kiểm soát phát triển hệ thống

Kiểm soát phát triể hệ thống nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp có một hệ thống xử lý hợp lệ mỗi khi các ứng dụng mới được phát minh, đáp ứng các yêu cầu của bộ phận quản lý và người dùng. Những mục tiêu này đạt được bằng cách:

• Việc sử dụng tài liệu tiêu chuẩn
• Việc sử dụng các thủ tục tiêu chuẩn bất cứ khi nào có thể
• Chỉ định các quy trình ủy quyền cứng nhắc bất cứ khi nào các ứng dụng mới được dự kiến hoặc các chương trình hiện có được sửa đổi hoặc mở rộng
• Việc áp dụng các thói quen kiểm tra đầy đủ trước khi thực hiện và
• Thiết lập một hệ thống toàn diện về bảo mật chương trình và tài liệu.

Kiểm soát phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Các giai đoạn phát triển hệ thống có thể được tóm tắt ngắn gọn như sau:

• Tính khả thi
• Phân tích hệ thống
• Lập trình
• Kiểm tra chương trình
• Chạy song song
• Chuyển đổi tệp

3. Kiểm soát thủ tục:

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động để kiểm soát nội bộ khác nhau có thể được thực hiện và dưới đây là những hoạt động đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chủ yếu trong đơn vị:

• Thiết lập quyền kiểm soát
• Kiểm tra trình tự và các trường dữ liệu chứa dữ liệu tham chiếu quan trọng (ví dụ: kiểm tra xác minh chữ số và khớp với các bản ghi tệp chính).
• Kiểm soát đầu vào: Ủy quyền đầu vào.
• Kiểm soát xử lý: Để đảm bảo rằng tất cả các từ chối được xử lý lại chắc chắn và kịp thời.
• Kiểm soát đầu ra: Chung chung để đảm bảo rằng bản in có chứa đủ thông tin cho việc truy tìm tài liệu nguồn và xác minh các tính toán và tổng số do máy tính tạo ra.
• Bảo trì dữ liệu giao dịch, hệ thống nên xác minh dữ liệu giao dịch trên tệp trên cơ sở bằng cách in ra các tổng số để đối chiếu độc lập hoặc với các bản ghi tổng số được thiết lập trên máy tính.

Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chưa đi sâu đánh giá các nguyên tắc căn bản của hệ thống kiểm soát nội bộ, mà chủ yếu mô tả cơ cấu tổ chức, tóm tắt tình hình thực hiện kế hoạch kiểm toán trong năm và các phát hiện xác định nguyên nhân sai sót/vi phạm, rà soát hệ thống các văn bản, quy định nội bộ, đánh giá việc thiết kế và thực thi các chốt kiểm soát trong một số quy trình cụ thể.

• Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay là như thế nào?
• Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp là gì?

Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết trên TACA mang đến cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quát về hoạt động đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đồng thời đề xuất cho doanh nghiệp một số giải pháp giúp nâng cao một cách hiệu quả và hoàn thiện đánh giá hệ thống kiểm soát doanh nghiệp. Tuy nhiên, bài viết chỉ phần nào định hình công tác hoàn thiện hệ thống kiểm soát, nếu bạn muốn thực sự xây dựng được hệ thống kiểm soát phù hợp với doanh nghiệp một cách hiệu quả, bạn cần dựa vào mục tiêu – chiến lược – mô hình và quy mô kinh doanh của mình. Điều này đòi hỏi người thực hiện cần có nền tảng kỹ năng – sự am hiểu sâu về chuyên môn và nội bộ doanh nghiệp cũng như tầm nhìn bao quát để có thể xây dựng hệ thống sát nhất, thực tế nhất với nguồn lực và mục tiêu của doanh nghiệp. Hoặc doanh nghiệp có thể nhờ đến sự cố vấn cấp cao của các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực này nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt hiệu quả tối ưu nhất có thể.

Tận dụng 3 NGUỒN SỨC MẠNH: CHUYÊN MÔN – KINH NGHIỆM và CÔNG NGHỆ. TACA tự hào là một trong các đơn vị hàng đầu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, tối ưu hệ thống nội bộ nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng suất cho mọi doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Để trở thành, đơn vị tiếp theo được thừa hưởng nền tảng vững chắc về chuyên môn – kinh nghiệm – công nghệ giúp phát hiện và kịp thời xử lý các rủi ro, gian lận, thất thoát, sự bất hợp lý trong hệ thống kiểm soát nội bộ (công cụ quản trị đến cách thức vận hành trong doanh nghiệp). Đồng thời, tăng năng suất lao động, giảm sức người, tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng cơ hội mở rộng kinh doanh. TACA gửi đến bạn đọc dịch vụ tư vấn về “kiểm soát nội bộ” dưới đây:

• Dịch vụ kiểm soát nội bộ
• Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Nếu doanh nghiệp bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Webiste chính thức của TACA.

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.