Hoàn thiện công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là công việc rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp một cách đầy đủ về việc xây dựng và thực hiện các quy chế kiểm soát trong doanh nghiệp, từ đó giúp nhà quản lý đánh giá rủi ro kiểm soát, xây dựng kế hoạch kiểm toán và thiết kế phương pháp kiểm toán cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất. Bài viết này, sẽ gửi đến quý bạn đọc thông tin chi tiết, cụ thể giúp chủ doanh nghiệp đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ khách quan và chính xác nhất.

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm việc rà soát và đánh giá về tính đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên việc xác định và đánh giá rủi ro, nhằm xác định các vấn đề còn tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ ở mỗi doanh nghiệp và chỉ ra các thay đổi cần thiết đối với hệ thống kiểm soát nội bộ để xử lý, khắc phục các vấn đề đó.

>Xem thêm:

Internal Controls: Definition, Types, and Importance – Kiểm soát nội bộ: Định nghĩa, Phân loại và tầm quan

Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp: Kiến thức nhà quản trị cần biết

Phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Quy trình nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

>>Xem thêm:

Quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh trong mỗi doanh nghiệp

1. Mục đích nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có ảnh hưởng rất quan trọng đến công việc của nhà quản lý. Thông qua tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý có thể đánh giá được những điểm mạnh điểm yếu của hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát đồng thời, nắm được quan điểm, tính chính trực của ban lãnh đạo, qua đó giúp nhà quản lý dễ dàng hình dung được khối lượng và mức độ phức tạp của công việc, xác định được loại sai phạm có thể xảy ra, cũng như các nhân tố làm tăng rủi ro xảy ra sai phạm.

Từ đó đánh giá sơ bộ mức rủi ro kiểm soát nội bộ, xác định được phương hướng và phạm vi kiểm tra, phương pháp kiểm soát thích hợp, dự kiến về thời gian và lực lượng nhân sự cần thiết cho cuộc kiểm soát, xây dựng chương trình kiểm soát nội bộ thích hợp và lập kế hoạch kiểm soát nội bộ.

Thu thập thông tin chung về khách hàng và đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ là những bước cơ bản trong quá trình lập kế hoạch kiểm soát nội bộ. Nếu nhà quản lí đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là hữu hiệu và hiệu quả, cho thấy rủi ro kiểm soát là thấp thì có thể giảm số lượng bằng chứng cần thu thập, từ đó có kế hoạch thích hợp về thời gian, nhân sự và chi phi cho cuộc kiểm soát nội bộ.

2. Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng được thể hiện qua sơ đồ sau:

Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Ba thông số để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Kiểm soát quản trị

Hiện nay, kiểm soát quản trị doanh nghiệp nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của một tổ chức kinh doanh. Các hoạt động để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo quản trị doanh nghiệp phù hợp, bao gồm: Giám sát, kiểm toán nội bộ và các chính sách mạnh mẽ.

Các hoạt động kiểm soát: là các hoạt động liên quan tới những mục tiêu và rủi ro được xác định rõ ràng thường được xác định thông qua các thủ tục của doanh nghiệp và có thể đo lường được dễ dàng hơn, dưới đây là sự cần thiết trong kiểm soát quản trị:

Sự phân chia trách nhiệm giữa các phần như:

• Phát triển
• Chuẩn bị dữ liệu,
• Vận hành máy tính,
• Thư viện tệp

Kiểm soát các nhà khai thác máy tính bằng cách sử dụng:

• Hướng dẫn thủ tục hành chính,
• Lịch làm việc và luân chuyển nhiệm vụ,

Thủ tục nhận dạng tập tin bằng cách sử dụng:

• Số tham chiếu hữu hình,
• Vòng bảo vệ và
• Nhãn tiêu đề kiểm tra khi thiết lập, …

2. Kiểm soát phát triển hệ thống

Kiểm soát phát triể hệ thống nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp có một hệ thống xử lý hợp lệ mỗi khi các ứng dụng mới được phát minh, đáp ứng các yêu cầu của bộ phận quản lý và người dùng. Những mục tiêu này đạt được bằng cách:

• Việc sử dụng tài liệu tiêu chuẩn
• Việc sử dụng các thủ tục tiêu chuẩn bất cứ khi nào có thể
• Chỉ định các quy trình ủy quyền cứng nhắc bất cứ khi nào các ứng dụng mới được dự kiến hoặc các chương trình hiện có được sửa đổi hoặc mở rộng
• Việc áp dụng các thói quen kiểm tra đầy đủ trước khi thực hiện và
• Thiết lập một hệ thống toàn diện về bảo mật chương trình và tài liệu.

Kiểm soát phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Các giai đoạn phát triển hệ thống có thể được tóm tắt ngắn gọn như sau:

• Tính khả thi
• Phân tích hệ thống
• Lập trình
• Kiểm tra chương trình
• Chạy song song
• Chuyển đổi tệp

3. Kiểm soát thủ tục:

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động để kiểm soát nội bộ khác nhau có thể được thực hiện và dưới đây là những hoạt động đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chủ yếu trong đơn vị:

• Thiết lập quyền kiểm soát
• Kiểm tra trình tự và các trường dữ liệu chứa dữ liệu tham chiếu quan trọng (ví dụ: kiểm tra xác minh chữ số và khớp với các bản ghi tệp chính).
• Kiểm soát đầu vào: Ủy quyền đầu vào.
• Kiểm soát xử lý: Để đảm bảo rằng tất cả các từ chối được xử lý lại chắc chắn và kịp thời.
• Kiểm soát đầu ra: Chung chung để đảm bảo rằng bản in có chứa đủ thông tin cho việc truy tìm tài liệu nguồn và xác minh các tính toán và tổng số do máy tính tạo ra.
• Bảo trì dữ liệu giao dịch, hệ thống nên xác minh dữ liệu giao dịch trên tệp trên cơ sở bằng cách in ra các tổng số để đối chiếu độc lập hoặc với các bản ghi tổng số được thiết lập trên máy tính.

Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chưa đi sâu đánh giá các nguyên tắc căn bản của hệ thống kiểm soát nội bộ, mà chủ yếu mô tả cơ cấu tổ chức, tóm tắt tình hình thực hiện kế hoạch kiểm toán trong năm và các phát hiện xác định nguyên nhân sai sót/vi phạm, rà soát hệ thống các văn bản, quy định nội bộ, đánh giá việc thiết kế và thực thi các chốt kiểm soát trong một số quy trình cụ thể.

>>Xem thêm:

Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay là như thế nào?

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp là gì?

Tìm hiểu về các loại thủ tục kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp là gì?

Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

“Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó, hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được”.

Muốn hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nó phải có đủ năm thành phần và từng thành phần phải hoạt động hiệu quả, cụ thể là:

1. Môi trường kiểm soát

Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ được triển khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

– Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.

– Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.

– Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng đế nhân viên noi theo.

– Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.

– Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiểm toán Nhà nước và kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức.

– Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân.

– Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhát quy định chi tiết việc tuyển dụng. đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả.

– Doanh nghiệp đã sử dụng “Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức.

– Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng… bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương.

– Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động SXKD của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp.

Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định.

2. Đánh giá rủi ro

Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:

– Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.

– Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.

– Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.

3. Hoạt động kiểm soát

Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

– Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra.

– Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.

– Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập rõ ràng.

– Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/ hoặc được uỷ quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.

– Doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có trách nhiệm về các sai phạm xảy ra.

– Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích.

– Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng.

4. Hệ thống thông tin và truyền thông

Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau lược đảm bảo:

– Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.

– Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.

– Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

– Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.

– Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và/ hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.

5. Hệ thống giám sát và thẩm định

Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục Hệ thống này hoạt động tốt nếu:

– Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp.

– Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo.

– Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.

– Doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.

– Nếu Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có đủ năm thành phần và nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp.

Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Doanh nghiệp

1. Đối với yếu tố Môi trường kiểm soát

Doanh nghiệp tập trung rà soát nhu cầu, xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý và chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý, viên chức làm việc tại Doanh nghiệp; đồng thời không bố trí cán bộ kiêm nhiệm quá nhiều công việc không đúng chức năng. Rà soát không để xảy ra tình trạng nơi thì nhiều việc, nơi thì không có việc.

Cần chuẩn hóa các mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể. Mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí cụ thể, lưu đồ hóa các mô tả công việc này để thuận tiện trong việc kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các phòng ban. Bộ phận công nghệ thông tin sẽ căn cứ trên những mô tả công việc cụ thể để tiến hành hệ thống hóa các mô tả công việc, công bố rộng rãi trên trang tin nội bộ của Doanh nghiệp để các nhân viên có thể nắm được các quy trình công việc của cả bản thân và sự liên kết với các phòng ban khác để dễ dàng phối hợp, hỗ trợ.

2. Đối với yếu tố Đánh giá rủi ro

Nhà quản lý phải đưa ra quyết định một cách thận trọng, lựa chọn quyết định nào có mức độ rủi ro có thể chấp nhận được trong điều kiện hoạt động của đơn vị.

Bên cạnh việc xác định mục tiêu chung và truyền đạt đến các nhân viên thông qua các văn bản cụ thể thì Doanh nghiệp cũng thiết lập mục tiêu cho từng phòng ban, từ đó quản lý các phòng ban cũng đề ra mục tiêu cụ thể cho từng nhân viên và thông báo cho nhân viên thông qua các cuộc họp. Qua đó, nhân viên sẽ hiểu rõ và cố gắng hoàn thành tốt công việc. Mặt khác, Doanh nghiệp cần đẩy mạnh công tác nhận diện các rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động của Doanh nghiệp. Khi thực hiện mục tiêu, Ban lãnh đạo Doanh nghiệp cần tổ chức họp bàn với các cán bộ chủ chốt để đưa ra những rủi ro mà Doanh nghiệp có thể gặp phải.

3. Đối với yếu tố Thông tin và truyền thông

DN cần phải xây dựng một quy trình nhận và giải quyết thông tin từ lãnh đạo đến nhân viên trực tiếp để mỗi người trong Doanh nghiệp có thể dễ dàng trao đổi thông tin liên lạc với nhau một cách đơn giản, nhanh nhất và hiệu quả nhất, đáp ứng tốt các yêu cầu cho sản xuất, kinh doanh và các yêu cầu của khách hàng bên cạnh đó mỗi người trong doanh nghiệp có thể ý thức hơn trách nhiệm công việc của mình.

Ngoài ra, Doanh nghiệp cần lập ra một cổng tra cứu thông tin, văn bản pháp luật để nhân viên thuận tiện trong việc tra cứu các văn bản, thông tin, kiến thức phục vụ công tác chuyên môn dễ dàng hơn.

4. Đối với yếu tố Hoạt động kiểm soát

Doanh nghiệp cần phải nhận thức rằng các hoạt động giám sát phải được triển khai kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả. Theo đó, Doanh nghiệp cần sử dụng nhân viên có đủ năng lực thực hiện hoạt động kiểm soát với sự tập trung cao độ và mang tính độc lập. Năng lực cần thiết để thực hiện hoạt động kiểm soát sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như sự phức tạp của hoạt động kiểm soát và khối lượng giao dịch.

Ban giám đốc phải thường xuyên xem xét, đánh giá lại các quy định, thủ tục kiểm soát để kiểm tra chúng có còn phù hợp và hiệu quả nữa hay không. Những thay đổi trong nhân sự, quy trình và công nghệ có thể làm giảm hiệu quả của hoạt động kiểm soát hoặc một số hoạt động kiểm soát trở nên dư thừa. Bất cứ khi nào có những thay đổi xảy ra, quản lý cần đánh giá lại sự liên quan của các kiểm soát hiện có và điều chỉnh chúng khi cần thiết.

5. Đối với yếu tố Hoạt động giám sát

Đánh giá và chỉ rõ những điểm yếu của hệ thống hệ thống kiểm soát nội bộ của Doanh nghiệp một cách kịp thời tới các bên chịu trách nhiệm. Khi tiến hành các hoạt động giám sát, Doanh nghiệp cần phát hiện ra những vấn đề thiếu sót của hoạt động kiểm soát thì cần phải được xử lý kịp thời. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xác định các cơ hội để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết trên, Taca đã cung cấp cho bạn đọc các thông tin chi tiết và cụ thể về hoạt động đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đồng thời đề xuất cho doanh nghiệp một số giải pháp giúp nâng cao một cách hiệu quả và hoàn thiện đánh giá hệ thống kiểm soát doanh nghiệp. Để nhận được các giải pháp cụ thể và thiết thực nhất cho chính doanh nghiệp của bạn, bạn có thể liên hệ và sử dụng Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và Dịch vụ kiểm soát nội bộ của chúng tôi thông qua việc liên hệ với các chuyên gia của Taca để được hỗ trợ chuyên sâu.

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Webiste chính thức của TACA.

>> Mời quý bạn đọc truy cập dịch vụ tư vấn về “kiểm soát nội bộ” dưới đây:

Dịch vụ kiểm soát nội bộ

Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Chúc quý bạn đọc và quý doanh nghiệp sức khỏe và thành công !

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.