Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là công việc rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp một cách đầy đủ về việc xây dựng và thực hiện các quy chế kiểm soát trong doanh nghiệp, từ đó giúp nhà quản lý đánh giá rủi ro kiểm soát, xây dựng kế hoạch kiểm toán và thiết kế phương pháp kiểm toán cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất. Bài viết này, sẽ gửi đến quý bạn đọc thông tin chi tiết, cụ thể giúp chủ doanh nghiệp đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ khách quan và chính xác nhất.
Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có ảnh hưởng rất quan trọng đến công việc của nhà quản lý. Thông qua tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý có thể đánh giá được những điểm mạnh điểm yếu của hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát đồng thời, nắm được quan điểm, tính chính trực của ban lãnh đạo, qua đó giúp nhà quản lý dễ dàng hình dung được khối lượng và mức độ phức tạp của công việc, xác định được loại sai phạm có thể xảy ra, cũng như các nhân tố làm tăng rủi ro xảy ra sai phạm.
Từ đó đánh giá sơ bộ mức rủi ro kiểm soát nội bộ, xác định được phương hướng và phạm vi kiểm tra, phương pháp kiểm soát thích hợp, dự kiến về thời gian và lực lượng nhân sự cần thiết cho cuộc kiểm soát, xây dựng chương trình kiểm soát nội bộ thích hợp và lập kế hoạch kiểm soát nội bộ.
Thu thập thông tin chung về khách hàng và đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ là những bước cơ bản trong quá trình lập kế hoạch kiểm soát nội bộ. Nếu nhà quản lí đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là hữu hiệu và hiệu quả, cho thấy rủi ro kiểm soát là thấp thì có thể giảm số lượng bằng chứng cần thu thập, từ đó có kế hoạch thích hợp về thời gian, nhân sự và chi phi cho cuộc kiểm soát nội bộ.
Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng được thể hiện qua sơ đồ sau:
Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Để doanh nghiệp thực hiện đánh giá quản trị rủi ro, đánh giá hệ thống nội bộ, đánh giá quản trị – quản lý doanh nghiệp thì nhà quản lý/ chủ doanh nghiệp cần đi từ 2 yếu tố quan trọng sau:
Thứ nhất: Thiết kế kiểm soát:
Tức doanh nghiệp cần đánh giá lại hệ thống kiểm soát nội bộ từng phòng ban thông qua việc trả lời cụ thể các câu hỏi sau:
>> Khuyến nghị:
+ Tùy khung chuẩn khác nhau nên yêu cầu và tiêu trí khác nhau mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những kết quả và mức độ hoàn thành khác nhau.
+ Tương tự, nhà quản lý/ chủ doanh nghiệp có thể áp dụng vào quy trình xây dựng bộ khung kiểm soát nội bộ thông quan bộ câu hỏi:
Thứ 2: Vận hành kiểm soát
Bước đầu tiên, để một doanh nghiệp vận hành kiểm soát thành công doanh nghiệp cần xác định và thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát doanh nghiệp một các phù hợp với nền tảng và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.
Sau đó, doanh nghiệp thực hiện các bước:
>>Xem thêm: Tối ưu quy trình kiểm soát trong mỗi doanh nghiệp hiện nay
Mức độ tin cậy cao | Mức độ tin cậy thấp |
|
|
>> Khuyến nghị:
+ Thứ nhất: Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm soát theo các thử tục đơn giản > thủ tục phức tạp, cầu kỳ
Ví dụ:
Doanh nghiệp A có 50 người, trên cùng 1 tòa nhà thì liệu chủ doanh nghiệp có cần thiết phải đầu tư face id hay nên chấm vân tay/thủ công?
+ Doanh nghiệp lưu ý không nên thiết kế quy trình kiểm soát quá phức tạp mà cần dễ hiểu và phù hợp cho toàn doanh nghiệp. Hoặc nhiều doanh nghiệp thuê ngoài đơn vị thứ 3 viết quy trình quản lý cho doanh nghiệp đó, mặc dù doanh nghiệp có được 1 bảng quy trình hoành tráng gồm 4 phòng ban chính bán hàng – mua hàng – kế toán – nhân sự rất dày và “chuyên nghiệp” => Tuy nhiên lúc doanh nghiệp áp dụng lại không nhận được hiệu quả. Thậm trí là doanh nghiệp bị sai 3 tuyến:
Tuyến thứ nhất | Tuyến Thứ 2 | Tuyến thứ 3 |
Đơn vị thực hiện | Đơn vị kiểm soát rủi ro | Đơn vị kiểm soát nội bộ |
Tại sao vậy?
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý: Để doanh nghiệp thực sự xây dựng được quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả và phù hợp để chạy thì người thiết lập cần là người hiểu rất rõ doanh nghiệp (nguồn lực nội tại – nền tảng – mô hình kinh doanh – quy mô kinh doanh và mục tiêu của doanh nghiệp).
Ví dụ: Mặc dù đơn vị thứ 3 tư vấn đúng quy trình kiểm soát tuy nhiên, doanh nghiệp lại không làm rõ trách nhiệm và vai trò của mình trong từng tuyến => Dẫn đến sự chưa thống nhất và mất tiếng nói chung giữa 2 đơn vị ngay từ tuyến đầu tiên. Cụ thể:
Đơn vị thứ 3 vào hỗ trợ doanh nghiệp về quy trình mua hàng >> Họ vào doanh nghiệp và gửi quy trình mẫu cho đơn vị thực hiện (Tuyến 1) để test sự phù hợp và thảo luận với doanh nghiệp những điều cần chỉnh sửa trong quy trình mua hàng. >> Nhưng:
+ Thứ hai: Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm soát theo các thử tục ngăn ngừa > thủ tục phát hiện:
Doanh nghiệp lưu ý, độ tin cậy của doanh nghiệp nằm ở hiệu quả và chi phí
+ Thứ ba: Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm soát theo các thử tục kiểm tra chéo > không có thủ tục thay thế:
Ví dụ a: Đối với thủ tục kiểm tra chéo
=> Công ty B sẽ có độ tin cậy cao hơn công ty A
Ví dụ b: Đối với thủ tục thay thế
=> Phương pháp thay thế sẽ là có 2 nhân viên: 1 người thu tiền, 1 người theo dõi hệ thống để đối chiếu với nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng kiểm soát hơn.
+ Thứ tư: Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm soát theo các thủ tục kiểm soát nội bộ > thủ tục kiểm soát theo mẫu:
Ví dụ: Doanh nghiệp E sở hữu dây chuyền sản xuất Nước tương đóng hộp tự động. Doanh nghiệp có đầu tư lặp Camera trên toàn hệ thống sản xuất để đảm bảo có 1 người luôn đứng quan sát cam và check xem có sản phẩm nào bị lỗi không => Kịp thời xử lý.
+ Thứ năm: Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm soát theo các thủ tục gắn liền với giao dịch > thủ tục phân tích
– Kiểm soát thực hiện thủ công
Mức độ tin cậy cao | Mức độ tin cậy thấp |
|
|
– Quy trình mua hàng trong đánh giá kiểm soát nội bộ:
Quy trình mua hàng trong đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Hiện nay, kiểm soát quản trị doanh nghiệp nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của một tổ chức kinh doanh. Các hoạt động để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo quản trị doanh nghiệp phù hợp, bao gồm: Giám sát, kiểm toán nội bộ và các chính sách mạnh mẽ.
Các hoạt động kiểm soát: là các hoạt động liên quan tới những mục tiêu và rủi ro được xác định rõ ràng thường được xác định thông qua các thủ tục của doanh nghiệp và có thể đo lường được dễ dàng hơn, dưới đây là sự cần thiết trong kiểm soát quản trị:
Sự phân chia trách nhiệm giữa các phần như:
Kiểm soát các nhà khai thác máy tính bằng cách sử dụng:
Thủ tục nhận dạng tập tin bằng cách sử dụng:
Kiểm soát phát triể hệ thống nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp có một hệ thống xử lý hợp lệ mỗi khi các ứng dụng mới được phát minh, đáp ứng các yêu cầu của bộ phận quản lý và người dùng. Những mục tiêu này đạt được bằng cách:
Cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm mới (COSO)
Kiểm soát phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Các giai đoạn phát triển hệ thống có thể được tóm tắt ngắn gọn như sau:
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động để kiểm soát nội bộ khác nhau có thể được thực hiện và dưới đây là những hoạt động đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chủ yếu trong đơn vị:
Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chưa đi sâu đánh giá các nguyên tắc căn bản của hệ thống kiểm soát nội bộ, mà chủ yếu mô tả cơ cấu tổ chức, tóm tắt tình hình thực hiện kế hoạch kiểm toán trong năm và các phát hiện xác định nguyên nhân sai sót/vi phạm, rà soát hệ thống các văn bản, quy định nội bộ, đánh giá việc thiết kế và thực thi các chốt kiểm soát trong một số quy trình cụ thể.
Như vậy, thông qua bài viết trên TACA mang đến cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quát về hoạt động đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đồng thời đề xuất cho doanh nghiệp một số giải pháp giúp nâng cao một cách hiệu quả và hoàn thiện đánh giá hệ thống kiểm soát doanh nghiệp. Tuy nhiên, bài viết chỉ phần nào định hình công tác hoàn thiện hệ thống kiểm soát, nếu bạn muốn thực sự xây dựng được hệ thống kiểm soát phù hợp với doanh nghiệp một cách hiệu quả, bạn cần dựa vào mục tiêu – chiến lược – mô hình và quy mô kinh doanh của mình. Điều này đòi hỏi người thực hiện cần có nền tảng kỹ năng – sự am hiểu sâu về chuyên môn và nội bộ doanh nghiệp cũng như tầm nhìn bao quát để có thể xây dựng hệ thống sát nhất, thực tế nhất với nguồn lực và mục tiêu của doanh nghiệp. Hoặc doanh nghiệp có thể nhờ đến sự cố vấn cấp cao của các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực này nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt hiệu quả tối ưu nhất có thể.
Tận dụng 3 NGUỒN SỨC MẠNH: CHUYÊN MÔN – KINH NGHIỆM và CÔNG NGHỆ. TACA tự hào là một trong các đơn vị hàng đầu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, tối ưu hệ thống nội bộ nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng suất cho mọi doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Để trở thành, đơn vị tiếp theo được thừa hưởng nền tảng vững chắc về chuyên môn – kinh nghiệm – công nghệ giúp phát hiện và kịp thời xử lý các rủi ro, gian lận, thất thoát, sự bất hợp lý trong hệ thống kiểm soát nội bộ (công cụ quản trị đến cách thức vận hành trong doanh nghiệp). Đồng thời, tăng năng suất lao động, giảm sức người, tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng cơ hội mở rộng kinh doanh. TACA gửi đến bạn đọc dịch vụ tư vấn về “kiểm soát nội bộ” dưới đây:
Nếu doanh nghiệp bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Webiste chính thức của TACA.
Taca Business Consulting,
Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.
Trụ sở chính: Tầng 2 tòa A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 0982 518 586
Support@taca.edu.vn
Vincom Đồng Khởi, Quận 1, TP. HCM
Hotline: 0985 611 911