989233e6f4997fba15dfd593ec7219cbbd6becc31ce579a7ece7322d354e96a5 main

Quy trình kiểm soát trong mỗi doanh nghiệp hiện nay

Taca
Kiến thức quản trị kiểm soát
Cập nhật: 7 Tháng Hai, 2023

Quy trình kiểm soát là việc doanh nghiệp thực hiện công tác thu thập cẩn thận thông tin về hệ thống, quy trình, nhân sự hoặc nhóm nhân sự được yêu cầu để đưa ra các quyết định cần thiết về từng bộ phận trong quy trình. Vậy quy trình kiểm soát là gì? Các tiêu chuẩn trong quy trình kiểm soát là như thế nào? Và các bước giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các bước thực hiện thiết lập quy trình kiểm soát là gì ? Hãy cùng Taca giải đáp các câu hỏi trên thông qua bài viết dưới đây nhé:

Quy trình kiểm soát là gì?

Quy trình kiểm soát là việc doanh nghiệp thực hiện một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu.

Thực hiện quyền kiểm soát là một thách thức quản lý phổ biến và quan trọng trong doanh nghiệp. Khi tổ chức phát triển về quy mô, sự phức tạp của kiểm soát cũng tăng theo. Thuật ngữ kiểm soát liên quan đến việc điều chỉnh các hoạt động, nguồn lực và hành vi. Đối tượng chính của kiểm soát là làm nổi bật các biến thể và sửa chữa. Để thực hiện kiểm soát thì phải thông qua một quy trình nhất định.

Việc thực hiện chức năng kiểm soát quản lý có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Đồng thời, ban quản lý trong mỗi doanh nghiệp được yêu cầu thực hiện một loạt các bước để đảm bảo rằng các kế hoạch được thực hiện tương ứng. Các bước được thực hiện trong quy trình kiểm soát có thể được thực hiện cho hầu hết mọi ứng dụng, cũng để cải thiện chất lượng sản phẩm, giảm lãng phí và tăng doanh số bán hàng.

Quy trình kiểm soát là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu.

>>Xem thêm:

Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp: Yếu tố sống còn quyết định đến hiệu suất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp: Kiến thức nhà quản trị cần biết

Quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh trong mỗi doanh nghiệp

Phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Tầm quan trọng của quy trình kiểm soát đối với mỗi doanh nghiệp

Các quy trình luôn đóng một vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, đồng thời góp phần hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động đúng đắn. Một quy trình kiểm soát được lên kế hoạch và chiến lược tốt sẽ giúp doanh nghiệp theo những cách sau:

Giảm chi tiêu và rủi ro: Một quy trình kiểm soát hiệu quả sẽ làm giảm chi tiêu và rủi ro trong doanh nghiệp thông qua việc nhà quản lý có khả năng nhìn nhận được những thiếu sót trong quy trình tổ chức, vận hành để từ đó đưa ra những đề xuất và các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Đồng thời, xem xét các thiếu sót tiềm năng trong tương lai từ đó đưa ra các cách hiệu quả nhất để thực hiện các công việc một cách tối ưu.

Giảm các lỗi có tác nhân từ con người: Doanh nghiệp cần hình thành quy trình kiểm soát một cách bài bản, cần có những quy định, bảng yêu cầu và mô tả công việc cho mỗi vị trí, phòng ban để nhân viên hiểu và nắm rõ nhiệm vụ, vai trò và quyền hạn cũng như yêu cầu chuyên môn cần có của mình để liên tục phấn đấu và phát huy tốt nhất công việc của mình với mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
Cải thiện hiệu quả: Quy trình kiểm soát góp phần giúp các bộ phận nắm rõ yêu cầu cần đạt được đối với phòng ban và hiệu suất công việc của mình, từ đó làm động lực thúc đẩy sự tăng cường năng suất của mỗi bộ phận bằng cách rà soát, đánh giá các động thái và các bước có liên quan tốt nhất cho doanh nghiệp.
Tập trung nhiều vào khách hàng hơn: một quy trình kiểm soát là một động thái hướng tới khách hàng. Nó liên tục cập nhật, phân tích và so sánh giữa nhu cầu thực tế của khách hàng và thị trường, với thực tế những gì doanh nghiệp đang cung cấp.
Quản lý thời gian tốt hơn: quy trình kiểm soát cải thiện hiệu quả thời gian bằng cách ra soát lại toàn bộ các chiến lược và quá trình vận hành doanh nghiệp từ đó đưa ra nhìn nhận chính xác thực tế và giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian thực hiện các hoạt động nhất định.
Ứng dụng các công nghệ mới: Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, hiện nay rất nhiều công ty đã áp dụng tự động hóa kiểm soát quy trình bằng phần mềm quản lý công việc điều này có tác động mạnh mẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian vận hành, nhân công và phương thức hoạt động của mỗi doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, tại mỗi doanh nghiệp, nhiệm vụ của nhà quản lý là rất quan trọng, để xây dựng 1 quy tình kiểm soát hiệu quả, mỗi nhà quản lý đề cần thu thập đầy đủ thông tin doanh nghiệp, thị trường, đối thủ để đưa ra quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ngắn hạn và dài hạn mà doanh nghiệp hướng tới.

Quy trình kiểm soát trong mỗi doanh nghiệp hiện nay

quy-trinh-kiem-soat-trong-moi-doanh-nghiep

Quy trình kiểm soát trong mỗi doanh nghiệp

Bước 1: Xác định và thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát cho doanh nghiệp

Tiêu chuẩn kiểm soát là cơ sở nền tảng và là căn cứ để dựa vào đó các nhà quản lý tiến hành đánh giá và kiểm định công việc trong mỗi phòng ban. Đó là những định mức, những chuẩn mực, những kế hoạch cụ thể. Tiêu chuẩn kiểm soát được đặt ra khác nhau tuỳ thuộc vào tính chất của công việc cần kiểm soát.

Trong đó, tiêu chuẩn kiếm soát thường được chia thành 2 loại tiêu chuẩn chính:

Tiêu chuẩn định lượng (tiêu chuẩn hữu hình) là những tiêu chuẩn có thể lượng hóa được qua các con số cụ thể, từ đó giúp nhà quản lý có thể đo lường được. Chúng có thể ở dạnh chi phí, sản lượng, thời gian, lợi nhuận, doanh thu, … do đó những thông tin mang tính định lượng thường dễ kiểm sóat.
Tiêu chuẩn định tính (tiêu chuẩn vô hình) – tiêu chuẩn này thường được do lường bằng các con số cụ thể. Một số ví dụ điển hình cho tiêu chuẩn định tính như ý thức trách nhiệm, thái độ lao động của mỗi nhân viên trong công việc… đây là những thứ rất khó đong đếm và kiểm soát dựa trên số liệu thu thập cụ thể, vì thế nhà quản lý thường đánh giá chúng qua các nhân tố trung gian (ví dụ dùng tiêu chuẩn phẩm chất để đánh giá mặt đạo đức của con người).

Việc kiểm soát trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn thông qua việc thiết lập các tiêu chuẩn này vì việc kiểm soát được thực hiện trên cơ sở các tiêu chuẩn này. Ví dụ, số lượng đơn vị sản xuất là 4 do công nhân sản xuất, chi phí sản xuất, chi phí phân phối trên mỗi đơn vị, … Do đó, người lập quy trình kiểm soát phải đưa ra các tiêu chuẩn phải hợp lệ, dễ hiểu và có thể chấp nhận được một cách dễ hiểu trên toàn bộ các phòng ban từ đó, doanh nghiệp phổ biến tiêu chuẩn đến từng nhân viên nhắm đạt kết quả tốt nhất như mong đợi.

Xác định tiêu chuẩn kiểm soát

Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình: Đây là cơ sở để đánh giá việc thực hiện các chương trình mục tiêu như chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải tiến chất lượng sản phẩm.

Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ.
Các định mức kinh tế – kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm.
Tiêu chuẩn về vốn: Đây là những chỉ tiêu đo lường sự thực hiện vốn đầu tư trong các doanh nghiệp như khoản thu hồi trên vốn đầu tư, tỷ lệ giữa các khoản nợ hiện có với tài sản hiện có…
Tiêu chuẩn thu nhập: như khoản thu nhập trên một km xe khách chở khách, số tiền thu được trên một tấn hàng bán được…

Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát công việc, người thực hiện thiết lập quy trình kiểm soát cần lưu ý:

Tránh đưa ra tiêu chuẩn không đúng hoặc không quan trọng.
Tránh đưa ra tiêu chuẩn quá cao, không thể đạt được.
Tránh đưa ra tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau.
Phải giải thích được một cách hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra.

Bước 2: Đo lường hiệu suất kiểm soát

Yếu tố quan trọng thứ hai trong quá trình kiểm soát là đo lường hiệu suất thực tế. Đây không chỉ biết những gì đã xảy ra mà còn cả những gì có thể xảy ra đối với doanh nghiệp. Có nghĩa là các sai lệch phải được dự đoán trước để thực hiện hành động sửa chữa trước nhằm đạt được thành tựu ngay sau khi các hoạt động được hoàn thành. Kiểm soát cũng cần được đo lường trong khi hoạt động đang trong quá trình hoạt động để có thể thẩm định kịp thời.

Đo lường việc thực hiện quy trình kiểm soát

Đo lường kết quả thực hiện kế hoạch trên thực tế cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

• Doanh nghiệp phải dựa vào các tiêu chuẩn đặt ra;

• Doanh nghiệp phải đảm bảo tính khách quan;

• Doanh nghiệp đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi cho cá nhân, bộ phận.

Việc đo lường chính xác kết quả thực tế sẽ mang lại những lợi ích:

• Dự báo được những sai sót có thể xảy ra đồng thời có những biện pháp để can thiệp kịp thời.

• Rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động đồng thời cải tiến được công tác quản trị.

Đánh giá việc thực hiện các hoạt động kiểm soát tại doanh nghiệp

Đánh giá là sự xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với tiêu chuẩn.

– Nếu mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự điều chỉnh.

– Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì cần điều chỉnh.

Phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp.
Cần tiến hành điều chỉnh hay không và nếu cần thì phải điều chỉnh như thế nào để đạt được hiệu quả nhất.

Hiệu suất của một nhà quản lý không thể được đo lường bằng số lượng. Nó chỉ có thể được đo lường bằng:

Thái độ của người lao động,
Tinh thần của họ để làm việc,
Sự phát triển trong các thái độ liên quan đến môi trường vật chất
Giao tiếp của họ với cấp trên.

Bước 3. Đánh giá hiệu suất kiểm soát

Đánh giá là việc nhà quản lý thực hiện xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với tiêu chuẩn.

Nếu mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch thì doanh nghiệp không cần điều chỉnh.
Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì cần điều chỉnh.

+ Phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp.

+ Cần tiến hành điều chỉnh hay không và nếu cần thì phải điều chỉnh như thế nào để đạt được hiệu quả nhất.

Trong đó:

Nếu hiệu suất thực tế cao hơn so với dự kiến, các nhà quản lý có thể nhìn nhận lại các tiêu chuẩn doanh nghiệp đã đặt ra, có thể doanh nghiệp đã thiết lập các tiêu chuẩn với hiệu suất quá thấp từ đó nhà quản lý có thể nâng cao tiêu chuẩn cho giai đoạn tiếp theo để thách thức quản lý cấp dưới.

Ví dụ: Tại hầu hết các doanh nghiệp nổi tiếng tại Nhật Bản, họ luôn cố gắng để cải thiện hiệu suất trong sản xuất bằng cách không ngừng thiết lập và nâng cao các tiêu chuẩn hiệu suất để tạo động lực cho các nhà quản lý và người lao động nhằm thúc đẩy sự sáng tạo và kích thích trí tò mò của mỗi nhân viên để tìm ra những cách mới giúp giảm chi phí hoặc tăng chất lượng công việc.

Nếu hiệu suất thực tế thấp hơn so với dự kiến, và tiêu chuẩn đã không đạt được hoặc nếu các tiêu chuẩn đã được thiết lập quá cao mà nhân viên không thể đạt được những tiêu chuẩn ấy, nhà quản lý cần phải quyết định xem có nên điều chỉnh tiêu chuẩn và hành động không? Và cần thực hiện như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất.

Ví dụ: Ở Hàn quốc, chi phí lao động là rất lớn kể cả lao động phổ thông, và lao động có tay nghề. Để giảm được chi phí này, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn đầu tư vào công nghệ hoặc thực hiện tìm kiếm nhân lực từ nước ngoài (đặc biệt là các nước có nhân công giá rẻ, chăm chỉ,..).

So sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn được gọi là thẩm định. Nếu các tiêu chuẩn được xác định đúng cách và các phương pháp được truyền đạt rõ ràng thì việc đo lường hiệu suất sẽ trở nên dễ dàng hơn. Người quản lý nên tập trung vào những sai lệch lớn trong khi đánh giá kết quả hoạt động và không nên lãng phí thời gian và năng lượng của mình cho những sai lệch nhỏ. Cách làm này sẽ cho kết quả chính xác, nhanh chóng và thuận lợi.

Bước 4. Tìm ra độ lệch trong quy trình kiểm soát và điều chỉnh

Trong khi so sánh giữa thực tế với tiêu chuẩn, cần tìm ra mức độ, tính chất và nguyên nhân cơ bản dẫn đến sai lệch. Để tìm ra nguyên nhân của sai lệch người ta phải phụ thuộc vào thông tin thích hợp, chính xác và kịp thời. Người quản lý sau khi nhận được thông tin từ các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng tìm ra nguyên nhân của những sai lệch và những người chịu trách nhiệm cho những sai sót đó.

Điều chỉnh các sai lệch là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa việc thực hiện hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động.

Việc điều chỉnh các sai lệch có thể tiến hành theo các hướng:

Điều chỉnh kế hoạch;
Thay đổi mục tiêu;
Hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức;
Lựa chọn bố trí lại nhân sự, tăng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên…

Bước 5. Các biện pháp khắc phục:

Yếu tố cuối cùng nhưng ít bạo loạn nhất trong quá trình kiểm soát là Hành động khắc phục hậu quả. Việc sửa chữa những sai lệch bao gồm cải tiến công nghệ, chỉ đạo, giám sát, đặt ra các mục tiêu mới, cơ cấu lại tổ chức và sửa đổi các mục tiêu đã đặt ra trước đó. Nếu hành động sửa chữa không được thực hiện đúng cách kịp thời chống lại những sai lệch lớn thì sẽ dẫn đến tổn thất nặng nề.

Một số công cụ kiểm soát giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình kiểm soát hiệu quả

Phân tích chênh lệch

– Phân tích chênh lệch: Là quá trình so sánh doanh thu và chi phí theo kế hoạch với mức thực tế để từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

– Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể: các nhà quản trị có thể đánh giá hoạt động của doanh nghiệp mình bằng cách so sánh kết quả thực tế với dự toán tổng thể.

Cho phép nhà quản trị biết được lợi nhuận của mình có đạt được như mong muốn hay không?
Doanh nghiệp biết được kết quả có đạt được theo kế hoạch đặt ra hay không?

– Phân tích chênh lệch so với dự toán linh hoạt: cho phép các nhà quản trị đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Dự toán linh hoạt được xây dựng trên cơ sở sự thay đổi điều kiện môi trường kinh doanh.

Chỉ ra được nguyên nhân dẫn đến chênh lệch.
Giúp cho nhà quản trị xác định mức độ ứng xử của các loại chi phí trong phân tích chênh lệch.
Phân tích tổng thể dựa trên dự toán tổng thể cho phép nhà quản trị đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Phân tích chênh lệch theo dự toán linh hoạt lại cho phép nhà quản trị đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Hệ thống định mức

– Nhà quản trị có thể đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu, nhân công có phù hợp với định mức ban đầu theo kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra.

– Giúp cho nhà quản trị đúc rút được kinh nghiệm để đề ra được định mức hợp lý.

– Định mức lao động là một trong những yếu tố có tính then chốt, quan trọng trong việc quản lý điều hành một cơ quan, tổ chức.

Là cơ sở để tổ chức lao động khoa học, lập và giao kế hoạch công tác sát, đúng cho

từng đơn vị, cá nhân.

Góp phần tích cực vào việc chống lãng phí thời gian và sức lao động.
Người quản trị có thể kiểm soát được khối lượng và chất lượng công việc trong phạm vi quản lý của mình.
Để xây dựng định mức lao động, người ta thường áp dụng nhóm các phương pháp: phân tích, tiêu chuẩn, thống kê ˗ kinh nghiệm.

Định mức nguyên vật liệu:

– Định mức nguyên vật liệu: là số lượng nguyên vật liệu cho phép đối với sản phẩm đó và lượng định mức này được tính theo thiết kế hoặc theo quy chuẩn.

Nhà quản trị có thể kiểm soát được khối lượng và chất lượng nguyên vật liệu.
Là một trong những căn cứ nhằm phát hiện một cách cụ thể những thiếu sót và bất hợp lý trong hoạt động cung ứng.
Để xây dựng định mức nguyên vật liệu, người ta thường áp dụng các phương pháp: kỹ thuật, phân tích số liệu lịch sử, điều chỉnh.

Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết trên, Taca đã mang lại cho bạn đọc thông tin hữu ích về quy trình kiểm soát hiện nay và cách xây dựng quy trình kiểm soát, cũng như một số công cụ kiểm soát giúp doanh nghiệp thực hiện tối ưu hóa quy trình kiểm soát trong doanh nghiệp, từ đó giúp nhà quản lý chú trọng và phát huy hoạt động kiểm soát nội bộ 1 cách bài bản, chuyên nghiệp và hiệu quả. Để nhận được các giải pháp cụ thể và thiết thực nhất cho chính doanh nghiệp của bạn, bạn có thể liên hệ và sử dụng Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và Dịch vụ kiểm soát nội bộ của chúng tôi thông qua việc liên hệ với các chuyên gia của Taca để được hỗ trợ chuyên sâu.

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Webiste chính thức của TACA.