Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động

Taca
Tư vấn quản trị
Cập nhật: 20 Tháng Tư, 2023

Nắm trong tay Hệ thống quy trình chuẩn hóa các nghiệp vụ nội bộ ( nhất quán theo từng “bộ khung” nguyên tắc ) giúp nhân sự phối hợp với nhau một cách ‘’ăn khớp’’ và đúng trình tự.

Triển khai và quản lý Hệ thống quy trình hoạt động chuẩn xác – hiệu quả – khoa học là một ‘’liều thuốc bổ’’ giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất hoạt động kinh doanh, giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót – chi phí dư thừa, nâng cao chất lượng quản lý và tăng cường tính cạnh tranh, đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững trên thị trường.

Tuy nhiên, điều gì ‘’bổ’’ cũng sẽ đều có những cái giá, những thách thức riêng của nó. Chẳng thế mà tại các DN vừa và nhỏ, nhiều chủ doanh nghiệp hay ’’tặc lưỡi’’ cho rằng xây dựng Hệ thống quy trình hoạt động bài bản sẽ tiêu tốn nhiều ngân sách lắm hay chỉ cần thiết với công ty quy mô lớn thôi, vậy nên chỉ quản lý, trao đổi công việc và dự án qua các ứng dụng có sẵn như chat, email hay Excel là được rồi.

=> Nhưng khi tuyển dụng 3-4 nhân viên, rồi một nhóm đến một phòng, nhiều phòng ban,… bạn sẽ thấy nếu KHÔNG CÓ Hệ thống quy trình hoạt động rõ ràng mọi thứ sẽ vất vả, chồng chéo và mất kiểm soát như thế nào khi nhân viên không thể nhớ chính xác từng quy trình, thường xuyên quên việc. Người quản lý cũng không theo dõi được từng bước để giải quyết “tắc nghẽn” kịp thời. Từ đó không những khiến công việc bị chậm trễ, sai sót, làm giảm hiệu suất nhân sự mà còn gây ra nhiều xung đột, mất đoàn kết nội bộ và phá vỡ văn hóa doanh nghiệp.

Theo một nghiên cứu, 60% công việc của doanh nghiệp thất bại là do công tác quản lý. Trong đó 76% nguyên nhân quản lý kém hiệu quả xuất phát từ việc doanh nghiệp thiếu một quy trình quản lý khoa học. Khi mọi chuyện ngày càng tệ đi, rất nhiều chủ doanh nghiệp chỉ ước mình đã xây dựng một hệ thống quy trình bài bản ngay từ đầu!

Hơn thế nữa theo thời gian, khi chủ doanh nghiệp có tham vọng MỞ RỘNG quy mô lớn hơn thì số lượng và độ PHỨC TẠP trong các quy trình lúc đó cũng ngày càng tăng cao hơn, kéo theo đó là sự TĂNG TRƯỞNG tương ứng của bộ máy nhân sự & khối lượng công việc. Lúc này, nếu bỏ qua việc chuẩn hóa các quy trình hoạt động, các DN không chỉ phải đối mặt với những rủi ro ‘’mất đoàn kết, tình anh em trong nội bộ DN’’, khó kiểm soát,.. như trên >> Mà còn là BÙNG LÊN hàng loạt các RỦI RO sai sót trong hoạt động tài chính, kinh doanh, sản xuất,.. ‘’chồng chất’’ lẫn nhau, gây lãng phí thời gian, thất thoát tiền bạc và ‘’vụt mất’’ cơ hội kinh doanh vào tay đối thủ ( đối tác và khách hàng từ đây sẽ mất niềm tin, đánh giá DN hoạt động kém hiệu quả thì sao hợp tác minh bạch, sản xuất ra chất lượng sản phẩm tốt ).

Có thể nói, nếu như khi quy mô quý doanh nghiệp còn nhỏ thì số tiền mất do quy trình hoạt động kém cũng chỉ dừng ở mức ‘’hao hụt’’ , nhiều chủ doanh nghiệp ‘’hào phóng’’ còn cười xòa cho rằng đó là ‘’chi phí cơ hội’’. Nhưng đối với một DN có quy mô lớn, đó lại là một tổn thất khổng lồ dẫn đến hệ lụy phá sản của không ít DN. Đó là một cái chết ‘’từ từ’’ nhưng đầy ‘’thương đau’’!

Nhận thức trước được điều đó, vẫn có rất nhiều doanh nghiệp thực sự QUAN TÂM đến việc xây dựng Hệ thống quy trình hoạt động bài bản NGAY TỪ ĐẦU, đặc biệt là những DN có QUY MÔ LỚN với các quy trình vận hành phức tạp cần sự chuyên nghiệp, chính xác cao. Tuy nhiên, quy trình họ xây dựng vẫn còn mang tính chắp vá thủ công, rời rạc lãng phí, không có trình tự đồng nhất. Bên cạnh đó, nhiều DN còn chỉ chú trọng vào phát triển nhân sự, trang bị máy móc, cơ sở làm việc mà quên mất việc thống nhất quy trình làm việc bài bản giữa các phòng ban. Điều này khiến tổ chức phát sinh thêm hàng loạt thao tác RƯỜM RÀ, phức tạp.

Nguyên nhân chủ yếu là do:

Thiếu chuyên môn và kinh nghiệm trong quản lý xây dựng quy trình hoạt động, phải vất vả sửa lại nhiều lần ( do chưa chuẩn bị kỹ lưỡng và phân tích cẩn thận chuyên sâu về ngành trước khi triển khai hệ thống quy trình mới ).

=> Doanh nghiệp cần tập trung đầu tư vào ĐÀO TẠO và phát triển kiến thức cho các nhân viên liên quan đến quản lý và xây dựng quy trình hoạt động. Ngoài ra, cần tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm tham vấn trong việc xây dựng quy trình hoạt động phù hợp với từng loại hình, ngành nghề doanh nghiệp.

Sự chủ quan và không đảm bảo tính liên tục của quy trình làm việc.

=> Việc thiết lập các chỉ tiêu đo lường hiệu quả của quy trình hoạt động và đánh giá thường xuyên là điều rất cần thiết lúc này. Hãy đảm bảo DN có sự GIÁM SÁT chặt chẽ và đánh giá quy trình hoạt động đạt hiệu quả thực tế.. Bên cạnh đó, việc đào tạo và hướng dẫn đầy đủ cho nhân viên về cách thực hiện và áp dụng quy trình hoạt động là điều rất quan trọng.

Không có sự đầu tư đủ về công nghệ và hệ thống quản lý để tự động hóa và tối ưu hoá quy trình làm việc.

=> DN cần có sự hiểu biết sâu sắc về CÔNG NGHỆ cũng như BỘ MÁY hoạt động của DN mình để thử nghiệm và tích hợp các công cụ, hệ thống quản lý,.. sao cho phù hợp với mục tiêu phát triển dài hạn, đảm bảo tính ổn định, bảo mật và bảo hành cao. Hơn nữa, cần phân tích rõ điểm mạnh và điểm yếu của quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến và nâng cao hiệu quả.

Trên thực tế có đến gần 50% doanh nghiệp có thể đã thiết kế và triển khai các quy trình, nhưng không biết cách đánh giá và cải tiến chúng để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của công việc.

Thiếu sự liên kết đồng bộ, chặt chẽ giữa các cá nhân và các phòng ban trong quá trình triển khai quy trình mới.

=> DN cần đảm bảo không chỉ xây dựng bộ quy trình đầy đủ, đúng mục tiêu các phòng ban Kế toán – Tài chính, Kinh doanh bán hàng, Sản xuất, Mua hàng, Quản lý kho hàng,..mà còn phải đảm bảo quy trình làm việc LIÊN THÔNG giữa các nghiệp vụ cốt lõi này. Bên cạnh đó, việc tổ chức các cuộc họp định kỳ có sự tham gia và đóng góp ý kiến của nhân viên các phòng ban trong quá trình xây dựng và triển khai quy trình hoạt động là cần thiết.

Mỗi phòng ban sẽ có những quy trình riêng biệt và cần liên thông giữa các nghiệp vụ cốt lõi:

Bộ phận Kế toán – tài chính: Tạm ứng; Thanh toán; Thu nợ; Nhập/Xuất kho; Xuất hóa đơn; Kiểm kê; Xử lý nợ xấu; Kiểm toán…

Quản trị sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất; Sản xuất; Kiểm nghiệm sản phẩm; Xử lý phế liệu/chất thải…

Quản trị bán hàng: Lập kế hoạch doanh số; Chào hàng; Đào tạo; Chăm sóc khách hàng…

Quản trị nguồn nhân lực: Tuyển dụng; Đào tạo; Đánh giá; Khen thưởng; Bổ nhiệm; Miễn nhiệm; Thuyên chuyển; Nghỉ việc…

Quản lý kho hàng: Quản lý hàng tồn kho; Tiếp nhận hàng hóa; lưu trữ hàng hóa; Kiểm kê kho; Xuất nhập kho; Báo cáo quản lý,…

Hơn hết với mỗi ngành, quy trình hoạt động phải được xây dựng TẬP TRUNG dựa trên những ĐẶC THÙ riêng của ngành đó để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất.

Ngành xây dựng: cần tập trung vào việc quản lý chất lượng, an toàn lao động, tiến độ thi công và chi phí đầu tư.
Ngành bất động sản: cần tập trung vào việc quản lý quy hoạch, giá cả và tiến độ thi công.

=> Những khó khăn trong việc xin cấp phép xây dựng, yếu tố lạm phát trong quá trình triển khai, yếu tố xã hội tác động,…cũng cần đặc biệt chú ý để xây dựng bộ quy trình hợp lý trong ngành này.

Ngành thương mại: cần tập trung vào việc quản lý hàng hóa, bán hàng, kho bãi và vận chuyển, hoạt động đánh giá và kiểm soát chất lượng nhà cung cấp.
Ngành sản xuất: cần tập trung vào việc quản lý vật liệu, quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm.
Ngành xuất nhập khẩu: cần tập trung vào việc quản lý đơn hàng, xuất nhập khẩu, phát triển thị trường và quản lý rủi ro.
Ngành dịch vụ: cần tập trung vào việc quản lý khách hàng, chất lượng dịch vụ và giải quyết khiếu nại.

Chính vì vậy, việc sử dụng Dịch vụ Xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động chất lượng là không thể hoàn hảo hơn. Vì khi sử dụng dịch vụ, các chuyên gia sẽ lựa chọn TÍCH HỢP công nghệ, số hóa Quy trình hoạt động doanh nghiệp một cách phù hợp nhất theo mục tiêu & nhu cầu của khách hàng ( Thiết lập riêng lẻ Quy trình phòng ban hoặc Số hóa tổng quy trình tập trung trên một nền tảng, liên kết đồng bộ với các phòng ban ) sau khi đã KHẢO SÁT hiện trạng và BÁO CÁO, TRAO ĐỔI tư vấn chuyên sâu thiết kế Quy trình theo từng loại hình, quy mô, ngành nghề DN với Ban Giám đốc. Đồng thời, chỉ ra những rủi ro ( bao gồm cả rủi ro hiện có và tiềm tàng ) và cách giám sát, cải tiến Quy trình hoạt động một cách bài bản. Sau cùng là đào tạo cán bộ nhân viên sử dụng bộ Quy trình thống nhất một cách có trình tự và ‘’ăn khớp’’ nhịp nhàng với nhau. Giúp DN tăng hiệu suất lao động, hiệu suất quản lý, ngăn chặn mọi rủi ro sai sót, nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững.

Dịch vụ Xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động của TACA

TACA tự hào cung cấp cho các doanh nghiệp dịch vụ Xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động với đội ngũ nhân sự 3 MẠNH – MẠNH VỀ CHUYÊN MÔN, MẠNH VỀ KINH NGHIỆM và MẠNH VỀ HỖ TRỢ, ĐÀO TẠO. Các “chiến binh” của TACA đã từng thực chiến từ các chức vụ chuyên viên đến quản lý cấp cao và lăn lộn trong các doanh nghiệp từ Việt Nam đến nước ngoài trong nhiều năm, có đủ các kiến thức để xây dựng và triển khai một ‘’bộ khung xương’’ quy trình hoạt động chắc chắn, chuyên nghiệp khi am hiểu công nghệ, cơ chế giám sát, vận hành quy trình một cách phù hợp và tối ưu với từng phòng ban, đặc thù từng ngành nghề doanh nghiệp với sự KẾT HỢP hài hòa đủ 4 yếu tố cốt lõi: Con người – Quy trình – Công nghệ – Dữ liệu.

Cụ thể những công việc TACA thực hiện cho doanh nghiệp trong quá trình sử dụng dịch vụ xây dựng và triển khai quy trình hoạt động như sau:

1.Khảo sát, phân tích và đánh giá hệ thống quy trình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp

2. Báo cáo – Tư vấn – Đề xuất các phương án tối ưu hóa hệ thống quy trình hoạt động dựa trên nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.

3. Thiết kế và triển khai các quy trình hoạt động mới, cải tiến các quy trình hiện tại.

TIẾT KIỆM hơn 95% thời gian thiết kế quy trình: tiến hành tích hợp nền tảng công nghệ đã thống nhất giúp DN dễ dàng triển khai, điều chỉnh linh hoạt, tra cứu các phiên bản chỉnh sửa trong lịch sử,..
Tư vấn thiết kế quy trình CHUYÊN SÂU theo ngành, phòng ban DN: Kết nối các quy trình, thao tác kéo thả, bàn giao dễ dàng.
Khởi tạo từng đầu việc và theo dõi tiến độ Real-time nhanh chóng
Báo cáo TỤ ĐỘNG, không mất nhiều thời gian tổng hợp Excel: Báo cáo số lượng công việc đang diễn ra, đã hoàn thành, đã thất bại (thời gian quá hạn là bao lâu, nguyên nhân,..), Báo cáo tiến độ & số lượng dự án đã/đang/chưa hoàn thành, Đo lường thời gian hoàn thành (SLA) từng giai đoạn, Báo cáo số lượng & tiến độ công việc diễn ra tại từng phòng ban, Thống kê nhân sự xuất sắc,…
Phân rõ vai trò từng cá nhân trong quy trình đã tích hợp phần mềm công nghệ phù hợp: Lên danh sách công việc theo bộ phận/dự án/cá nhân ( Cụ thể người giao, người nhận, người phối hợp, deadline, mô tả, tài liệu,…). Theo dõi tiến độ dự án & Tiến độ thực hiện công việc của từng cá nhân; Lập tức phát hiện; Thống kê chi tiết số đầu việc đã hoàn thành/ chậm deadline; Gửi thông báo nhắc nhở công việc hàng ngày.

4. Hướng dẫn và đào tạo nhân viên của doanh nghiệp về việc thực hiện các quy trình hoạt động mới hoặc cải tiến.

Xuất phát từ học viện đào tạo doanh nghiệp hàng đầu, TACA tự tin có đủ tiềm lực – năng lực – nhân lực giúp doanh nghiệp đào tạo nhân viên nâng cao chuyên môn, sử dụng thành thạo quy trình đã triển khai.

5. Theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống quy trình hoạt động sau khi triển khai.

Thiết lập các chỉ tiêu đo lường hiệu quả của quy trình hoạt động.
Bảo hành, cung cấp công cụ giám sát tình hình áp dụng quy trình và ghi nhận sự không tuân thủ, duy trì chất lượng quy trình.
Bất cứ điều gì doanh nghiệp bạn chưa có lời giải đáp hãy đề xuất với các chuyên gia, bạn sẽ thấy vấn đề của mình được giải quyết nhanh chóng.

TACA CAM KẾT đem đến cho doanh nghiệp những giải pháp tối ưu và chất lượng nhất để giúp tăng cường năng suất và cạnh tranh trên thị trường:

Ban lãnh đạo nhân được bộ Quy trình hoạt động doanh nghiệp theo đúng nhu cầu, mục tiêu quản lý.
Đảm bảo Quy trình vận hành hiệu quả, giảm thiểu giấy tờ, rút ngắn thời gian trình ký/phê duyệt, giảm thiểu sai sót, tránh công việc lặp lại,..
Kịp thời phát hiện các điểm tắc nghẽn để cải tiến quy trình. Cung cấp đầy đủ công cụ ghi nhận các yêu cầu cải tiến và theo dõi tiến độ xử lý.
Bộ các các Báo cáo khảo sát, Báo cáo giám sát, đề nghị cải tiến chi tiết trong thời gian setup
Thư tư vấn về tình hình quản lý DN trong thời gian qua, các lưu ý trong thời gian tiếp theo
Chuyển giao, đánh giá hiệu quả và đồng hành cùng doanh nghiệp.

Chúng tôi luôn nỗ lực để đem đến cho khách hàng những giá trị tốt nhất và mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng của mình.

Quy trình thực hiện dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động của TACA

Bước 1: Trực tiếp khảo sát doanh nghiệp để có cái nhìn tổng thể, đánh giá tình trạng thực tiễn của khách hàng

Bước 2: Lập kế hoạch viết quy trình

Bước 3: Khảo sát quy trình đợt 1 ( n+1 )

Bước 4: Trình bày, xin ý kiến lần 1, 2

Bước 5: Duyệt, ban hành, đào tạo áp dụng

Bước 6: Giám sát hiệu lực, chuyển giao, đánh giá hiệu quả và đồng hành cùng doanh nghiệp.

Lý do sử dụng dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động của TACA

Đội ngũ chuyên gia TACA với bề dày kinh nghiệm không chỉ tham vấn mà còn bắt tay thực hiện luôn cùng doanh nghiệp khi thực hiện triển khai hệ thống quy trình thành công cho các doanh nghiệp từ ngành xây dựng, thương mại đến bất động sản, bán lẻ,…

Hiểu sâu các vấn đề của lãnh đạo và nhân viên: Chúng tôi HIỂU SÂU SẮC các vấn đề của nhân viên, cũng như các ban lãnh đạo để có thể đưa ra một chiến lược tư vấn quy trình hoạt động doanh nghiệp thuyết phục đem lại hiệu quả cao.
Am hiểu về công nghệ: Đội ngũ triển khai dịch vụ có kiến thức chuyên sâu về công nghệ và kinh nghiệm trong việc áp dụng công nghệ vào các giải pháp kinh doanh. Họ có khả năng phát hiện các vấn đề nhanh chóng và đưa ra các lời khuyên, giải pháp chính xác và hiệu quả.

Đội ngũ chuyên môn có kinh nghiệm lâu năm: Chỉ duy nhất nhóm chuyên gia thực chiến hàng đầu lĩnh vực. Họ không chỉ nghiên cứu chuyên sâu về lý thuyết mà còn dày dạn kinh nghiệm thực tế về chủ đề mà họ phụ trách. Họ là các chuyên gia trong và ngoài nước, có kiến thức và kinh nghiệm quốc tế, đồng thời rất am tường môi trường kinh doanh tại Việt Nam.

Xuất phát điểm từ Học viện đào tạo phát triển chuyên môn hàng đầu: Lợi thế giúp DN đào tạo nâng cao kỹ năng, chuyên môn của nhân viên và giải quyết các bài toán về cung ứng nguồn nhân lực.

Phương thức thực hiện khác biệt với 3 tầng kiểm soát

Tầng 1: Các chuyên viên tối thiểu 3 năm trực tiếp thực hiện
Tầng 2: Cấp quản lý trên 10 năm kinh nghiệm kiểm tra lại số liệu chuyên viên thực hiện
Tầng 3: Giám đốc nghiệp vụ đưa ra giải pháp cho các vấn đề

Luôn có thư tư vấn (bằng chứng, sai sót, theo quy định nào, số rủi ro ước tính, đưa ra giải pháp tổng thể.

Hỗ trợ trước – trong và sau dịch vụ TRỌN ĐỜI: TACA cam kết đồng hành cùng các doanh nghiệp xử lý tận gốc mọi vấn đề và phát triển các giải pháp quản trị doanh nghiệp đến khi doanh nghiệp nhìn thấy sự thành công và bắt đầu thích nghi với những thay đổi mới.
Chính xác: Đảm bảo tuân thủ đúng và đủ các quy định pháp luật hiện hành. Cam kết mang đến lợi ích, hạn chế mọi rủi ro pháp lý có thể xảy ra với doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí: Tiết kiệm chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân sự.Tối ưu các chi phí cho hoạt động kế toán giúp doanh nghiệp có thể tập trung mọi nguồn lực tài chính vào việc phát triển
Nhanh chóng & kịp thời: Bám sát thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh để đề xuất phương án hiệu quả, toàn diện, nhanh chóng với mọi thay đổi của doanh nghiệp.Tương tác, tư vấn kịp thời trong suốt quá trình doanh nghiệp dịch vụ.
Bảo mật: TACA cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng.

Chọn một công ty tư vấn quản trị doanh nghiệp có kiến thức và kinh nghiệm để hỗ trợ bạn với các nhu cầu cụ thể của bạn.

Chi phí cho dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động của TACA

Sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như: quy mô công ty, thời gian thực hiện, số lượng nhân sự cần thực hiện, và các yêu cầu khác v.v.

Liên hệ báo giá dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình

hoạt động TACA

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Webiste chính thức của TACA.