Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình quản lý hàng tồn kho

Taca
Tư vấn quản trị
Cập nhật: 26 Tháng 4, 2023

Giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa Quy Trình Quản Lý Hàng Tồn Kho nhằm nâng cao hiệu suất kinh doanh và giành lấy vị trí đầu bảng trên thị trường.

Xây dựng và triển khai Hệ Thống Quy Trình Quản Lý Hàng Tồn Kho giúp nhà quản trị dễ dàng kiểm soát, rà soát và giải quyết vấn đề HTK NHANH CHÓNG, còn nhân viên thì luôn biết cách phối hợp ‘’nhịp nhàng’’, thực hiện CHÍNH XÁC từng bước và hiểu đúng công việc. Từ đó, doanh nghiệp sẽ luôn có ƯU THẾ trong việc quản lý hàng tồn kho, tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tránh tình trạng Thất thoát – Thiếu – Thừa hàng, tiết kiệm thời gian và chi phí lưu kho, tăng cường tính minh bạch và chuẩn xác trong báo cáo hàng tồn kho.

Đồng thời, nắm trong tay quy trình quản lý hàng tồn kho bài bản còn giúp doanh nghiệp luân chuyển hàng hóa trơn tru, cải thiện hiệu suất bán hàng & quản lý đơn hàng để tăng khả năng cạnh tranh trong dài hạn.

Là chủ doanh nghiệp (nhất là ở các ngành bán lẻ thời trang phải đẩy mạnh việc đẩy hàng, xả hàng để tránh tồn hàng lỗi mốt, chuyển mùa,..; Ngành nông nghiệp cần đẩy hàng tồn kho để đảm bảo sự tươi mới và chất lượng của sản phẩm; Ngành dược phẩm thì phải xoay xở với các loại thuốc ”cận đát”, hết đát,.. ), chắc hẳn bạn đã từng ở trong tình trạng tối ngày phải ‘’trăn trở’’ vì hàng loạt những câu hỏi:

Hàng tồn kho hiện giờ có bị thiếu hụt hay thừa, có đáp ứng được nhu cầu khách hàng trong thời gian ngắn nhất hay không?
Hàng tồn kho của mình đang ở đâu và có số lượng bao nhiêu?
Xử lý các mặt hàng bị lỗi, hỏng đến đâu rồi?
Chi phí lưu kho của DN có đang cao hơn so với lợi ích mà nó mang lại?
Làm thế nào để cân bằng giữa việc lưu kho và vốn lưu động?
Làm sao để giảm chi phí hàng tồn kho, tăng biên độ lợi nhuận lên?
Làm sao để quản lí số liệu kinh doanh chính xác hơn?
Làm sao để tối ưu quy trình quản lí hàng tồn kho bây giờ?
……

Thực tế cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp hiện nay (đặc biệt là ở các DN vừa và nhỏ) thường không có quy trình quản lý HTK rõ ràng mà chỉ tổ chức vận hành theo thói quen, chưa cập nhật công nghệ mà vẫn chỉ sử dụng một số công cụ thủ công như sổ sách, bảng tính, giấy bút, dẫn đến khi thực hiện ‘’mỗi lúc một khác’’ và kết quả đầu ra luôn BẤT ỔN như mâu thuẫn nội bộ, dự báo kém, bán hàng thấp, cập nhật báo cáo liên tục chậm trễ và sai sót, thất thoát hàng hóa, không kiểm soát được số lượng hàng hóa nhập vào và xuất ra, báo cáo tài chính thường xuyên sai lệch về giá trị tồn kho và lợi nhuận,..

Ngược lại, có những doanh nghiệp (đặc biệt là tại các DN có quy mô lớn với nhiều hoạt động phức tạp) thì lại rất quan tâm tới việc xây dựng quy trình quản lí hàng tồn kho bài bản nhưng cách vận hành vẫn còn rườm rà, chồng chéo thiếu thống nhất, chưa chọn được công nghệ quản lý phù hợp, hệ thống vẫn còn thiếu đồng bộ và phức tạp trong khâu sử dụng, giám sát. Quy trình quản lý hàng tồn kho lúc này vẫn bị ‘’lỏng lẻo’’ và rối như một ‘’mớ bòng bong’’.

Như vậy, khi không kiểm soát chặt chẽ được hàng tồn kho, Báo cáo sai lệch vì thiếu quy trình quản lý chuẩn chỉnh, cũng là không đáp ứng được NHU CẦU của khách hàng (nhập không đủ hàng để giao nhanh cho khách), làm mất niềm tin từ đối tác, mất khả năng cạnh tranh trên thị trường. Từ đó, lượng tồn kho sẽ ngày một TĂNG LÊN (vượt quá dự tính) do các đơn hàng bị hủy hoặc trả lại, sản phẩm bị hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng không được quản lý sát sao sẽ làm tăng chi phí lưu kho, giảm vòng quay của vốn, lỗ lớn trong thời gian dài. >>> Đây cũng là một trong những ‘’nhát dao chí mạng’’ gây nên tình trạng ‘’chết lâm sàng’’, thậm chí là bị ‘’đào thải khỏi thị trường’’ của hơn 70% DN khi đứng trước nguy cơ mất thanh khoản, giảm doanh thu lợi nhuận và nợ xấu cao đột biến.

Những NGUYÊN NHÂN gốc rễ hầu hết đều xuất phát từ:

Bộ phận nhân viên thiếu chuyên môn và kinh nghiệm trong việc xây dựng quy trình quản lý hàng tồn kho chuyên biệt, thiếu hiểu biết về việc áp dụng và sử dụng công nghệ cao. Bộ quy trình lúc này đưa ra không phù hợp với mô hình kinh doanh, ngành nghề của DN.
Thiếu sự liên kết, đồng bộ giữa các phòng ban khi xây dựng quy trình. Theo đó, DN cần có quy trình hoạt động chặt chẽ, đảm bảo Bộ phận kinh doanh, Bộ phận kế hoạch vật tư, Bộ phận quản lý chất lượng, Quản lý mã hàng,.. phối hợp chặt chẽ với Kế toán để lên báo cáo, quản lý HTK một cách chính xác.
Thiếu sự đánh giá và kiểm soát hợp lý. DN cần xây dựng cho mình một Hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn kho tự động để tăng cường hoạt động quản lý kho, giải quyết sai sót nhanh chóng giúp TỐI ƯU quy trình hoạt động.
Doanh nghiệp chưa thực sự hiểu rõ đặc thù vận hành của ngành, hiểu thị trường để xác định rõ xem nên quản lý hàng tồn kho, xây dựng quy trình như thế nào cho phù hợp: Tồn kho cao hay thấp mới là tốt, các phương án dự phòng, thẩm định nhà cung cấp, chiết khấu đơn hàng,..?

Vì vậy, cũng cần chú ý đến đến đặc điểm ‘’riêng biệt’’ của từng NGÀNH để tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho sao cho ‘’ăn khớp’’:

Ngành thương mại: quy trình quản lý tồn kho phải ‘’ trôi chảy’’ để hàng hóa trong kho luôn ở trạng thái ‘’đủ lượng và đủ chất’’ , đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng. Ngoài ra, cần tránh tình trạng hàng tồn quá nhiều hoặc quá ít gây lãng phí tài nguyên hoặc mất cơ hội bán hàng.
Ngành sản xuất: chú ý xác định ‘’mẻ sản xuất tối ưu’’ liên quan chặt chẽ đến ‘’biến số’’ giá thành, theo sát quy trình quản lý hàng tồn kho từ quá trình Sản xuất – Lưu trữ – Vận chuyển – Bảo quản để luôn đảm bảo chất lượng hàng hóa, đơn giá hợp lý và thời gian giao hàng đúng hạn, dễ dàng kiểm soát mã hàng,..
Đối với doanh nghiệp xây dựng, bất động sản: quản lý sát sao bất động sản để bán đang xây dựng, số lượng và chất lượng các vật tư và vật liệu xây dựng,.. đảm bảo chúng được lưu trữ, bảo quản đúng cách để BÁM SÁT tiến độ và chất lượng dự án.
Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu: cần lưu ý đến quy định của các cơ quan chức năng về xuất nhập khẩu hàng hóa. Ngoài ra, cũng cần chú trọng đến khâu kiểm soát mã hàng, chất lượng hàng hóa đối với các mặt hàng nhập khẩu để tránh rủi ro về vấn đề pháp lý và ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.

Thấu hiểu điều đó, TACA tự hào cung cấp cho các doanh nghiệp dịch vụ Xây dựng và triển khai hệ thống quy trình quản lý hàng tồn kho với đội ngũ nhân sự 3 MẠNH – MẠNH VỀ CHUYÊN MÔN, MẠNH VỀ KINH NGHIỆM và MẠNH VỀ HỖ TRỢ, ĐÀO TẠO. Các “chiến binh” của TACA đã từng thực chiến từ các chức vụ chuyên viên đến quản lý cấp cao và lăn lộn trong các doanh nghiệp từ Việt Nam đến nước ngoài trong nhiều năm, có đủ các kiến thức để xây dựng và triển khai một ‘’bộ khung xương’’ quy trình quản lý hàng tồn kho chuyên sâu theo ngành khi am hiểu công nghệ, cơ chế giám sát, vận hành quy trình một cách phù hợp và tối ưu với từng hoạt động Quản lý mã hàng – Quản lý hoạt động nhập kho – Quản lý hoạt động xuất kho với sự KẾT HỢP hài hòa đủ 4 yếu tố cốt lõi: Con người – Quy trình – Công nghệ – Dữ liệu.

Để xây dựng được toàn vẹn quy trình quản lý hàng tồn kho, TACA sẽ giúp doanh nghiệp:

Khảo sát, phân tích và đánh giá hệ thống quy trình quản lý hàng tồn kho hiện tại của doanh nghiệp
Báo cáo – Tư vấn – Đề xuất các phương án tối ưu hóa hệ thống quy trình quản lý hàng tồn kho dựa trên nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
Thiết kế và triển khai các quy trình hoạt động mới, cải tiến các quy trình hiện tại.

TIẾT KIỆM hơn 95% thời gian thiết kế quy trình: tiến hành tích hợp nền tảng công nghệ đã thống nhất giúp DN DỄ DÀNG triển khai, chỉnh sửa, ĐƠN GIẢN hóa công đoạn xuất – nhập hàng, xem lại các phiên bản lịch sử mọi giao dịch. Từ đó, biết rõ nguyên nhân từ đâu và hạn chế tình trạng thất thoát.
TIẾT KIỆM 50% chi phí : Bạn không cần phải tốn nhiều chi phí và nhân lực kiểm kho mỗi ngày vì mọi hành động xuất nhập tồn hàng hóa đều được số hóa trên một nền tảng, rất dễ truy xuất và quản lý.
Tư vấn thiết kế quy trình CHUYÊN SÂU theo ngành, LIÊN KẾT các bộ phận quản lý: KẾT NỐI các quy trình, thao tác kéo thả, bàn giao dễ dàng.
Khởi tạo từng đầu việc và theo dõi tiến độ Real-time nhanh chóng.
Báo cáo quản trị hàng tồn kho TỰ ĐỘNG, dễ dàng kiểm soát – chỉnh sửa theo giờ/ngày/tháng/năm, không mất nhiều thời gian tổng hợp Excel: Báo cáo định mức hàng hóa, Báo cáo nhập tồn chi tiết, Hệ thống quản lý kho hàng 24/7,.. tích hợp tính năng THỐNG KÊ nhập tồn hàng hóa chính xác, CẢNH BÁO hàng sắp hết – GỢI Ý nhập hàng,…
Phân rõ vai trò từng cá nhân trong quy trình quản lý hàng tồn kho đã tích hợp phần mềm công nghệ phù hợp: Lên danh sách công việc ( cập nhật mã, sửa mã hàng, thông báo kế hoạch nhập kho, lệnh xuất kho, kiểm tra tồn kho,…) theo bộ phận/dự án/cá nhân ( cụ thể người giao, người nhận, người phối hợp, deadline, mô tả, tài liệu,…). Theo dõi tiến độ công việc xử lý hàng của từng bộ phận, cá nhân; Lập tức phát hiện; Thống kê chi tiết số đầu việc đã hoàn thành/ chậm deadline; Gửi thông báo nhắc nhở công việc hàng ngày để đảm bảo hàng hóa LUÂN CHUYỂN mượt mà, CẢI THIỆN bán hàng.

Hướng dẫn và đào tạo nhân viên của doanh nghiệp về việc thực hiện các quy trình hoạt động mới hoặc cải tiến.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống quy trình hoạt động sau khi triển khai.

Thiết lập báo cáo theo dõi chỉ tiêu KPI hàng tồn kho thông minh.
Bảo hành, cung cấp công cụ giám sát tình hình áp dụng quy trình và ghi nhận sự không tuân thủ, duy trì chất lượng quy trình.
Bất cứ điều gì doanh nghiệp bạn chưa có lời giải đáp hãy đề xuất với các chuyên gia, bạn sẽ thấy vấn đề của mình được giải quyết nhanh chóng.

TACA CAM KẾT đem đến cho doanh nghiệp những giải pháp tối ưu và chất lượng nhất để giúp tăng cường năng suất và cạnh tranh trên thị trường:

Ban lãnh đạo nhân được bộ Quy trình quản lí hàng tồn kho theo đúng nhu cầu, mục tiêu quản lý.
Đảm bảo Quy trình vận hành hiệu quả, giảm thiểu giấy tờ, rút ngắn thời gian trình ký/phê duyệt, giảm thiểu sai sót, tránh công việc lặp lại,..
Kịp thời phát hiện các điểm tắc nghẽn để cải tiến quy trình. Cung cấp đầy đủ công cụ ghi nhận các yêu cầu cải tiến và theo dõi tiến độ xử lý.
Bộ các các Báo cáo khảo sát, Báo cáo giám sát, đề nghị cải tiến chi tiết trong thời gian setup
Thư tư vấn về tình hình quản lý DN trong thời gian qua, các lưu ý trong thời gian tiếp theo
Chuyển giao, đánh giá hiệu quả và đồng hành cùng doanh nghiệp.

TACA hiểu rằng một hệ thống quy trình quản lý hàng tồn kho ‘’chuẩn’’ là phải đảm bảo cho doanh nghiệp:

– Nhanh chóng nắm bắt SỐ LƯỢNG tồn kho của từng mặt hàng khi có biến động xuất – nhập hàng.

– Tối đa hoá KHÔNG GIAN lưu trữ của kho hàng, giảm thất thoát, hỏng hóc trong quá trình lưu trữ hàng hoá.

– Tối ưu THỜI GIAN nhặt hàng, đóng gói giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng, tăng hiệu quả bán hàng.

– Giảm tỷ lệ HOÀN HÀNG bằng cách theo dõi báo cáo quản trị các nguyên nhân khách trả hàng để xử lý vấn đề tận gốc.

– Quy trình quản lý HTK CHÍNH XÁC thì các báo cáo kho, báo cáo doanh thu, lãi lỗ cũng sẽ được tính toán 1 cách chính xác.

Quy trình thực hiện dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động của TACA

Bước 1: Trực tiếp khảo sát doanh nghiệp để có cái nhìn tổng thể, đánh giá tình trạng thực tiễn của khách hàng

Bước 2: Lập kế hoạch viết quy trình

Bước 3: Khảo sát quy trình đợt 1 ( n+1 )

Bước 4: Trình bày, xin ý kiến lần 1, 2

Bước 5: Duyệt, ban hành, đào tạo áp dụng

Bước 6: Giám sát hiệu lực, chuyển giao, đánh giá hiệu quả và đồng hành cùng doanh nghiệp.

Lý do sử dụng dịch vụ xây dựng và triển khai quy trình quản lý hàng tồn kho của TACA

Đội ngũ chuyên gia TACA với bề dày kinh nghiệm không chỉ tham vấn mà còn bắt tay thực hiện luôn cùng doanh nghiệp khi thực hiện triển khai hệ thống quy trình thành công cho các doanh nghiệp từ ngành thương mại, sản xuất đến xuất nhập khẩu, xây dựng, bất động sản…

Hiểu sâu các vấn đề của lãnh đạo và nhân viên: Chúng tôi HIỂU SÂU SẮC các vấn đề của nhân, cũng như các ban lãnh đạo để có thể đưa ra một chiến lược tư vấn xây dựng quy trình hoạt động doanh nghiệp thuyết phục đem lại hiệu quả cao.
Am hiểu về công nghệ: Đội ngũ triển khai dịch vụ có kiến thức chuyên sâu về công nghệ và kinh nghiệm trong việc áp dụng công nghệ vào các giải pháp kinh doanh. Họ có khả năng phát hiện các vấn đề nhanh chóng và đưa ra các lời khuyên, giải pháp chính xác và hiệu quả.

Đội ngũ chuyên môn có kinh nghiệm lâu năm: Chỉ duy nhất nhóm chuyên gia thực chiến hàng đầu lĩnh vực. Họ không chỉ nghiên cứu chuyên sâu về lý thuyết mà còn dày dạn kinh nghiệm thực tế về chủ đề mà họ phụ trách. Họ là các chuyên gia trong và ngoài nước, có kiến thức và kinh nghiệm quốc tế, đồng thời rất am tường môi trường kinh doanh tại Việt Nam.

Hỗ trợ & đào tạo: Lợi thế giúp DN đào tạo nâng cao kỹ năng, chuyên môn của nhân viên và giải quyết các bài toán về cung ứng nguồn nhân lực.
Phương thức thực hiện khác biệt với 3 tầng kiểm soát
Hỗ trợ trước – trong và sau dịch vụ TRỌN ĐỜI: TACA cam kết đồng hành cùng các doanh nghiệp xử lý tận gốc mọi vấn đề và phát triển các giải pháp quản trị doanh nghiệp đến khi doanh nghiệp nhìn thấy sự thành công và bắt đầu thích nghi với những thay đổi mới.
Chính xác: Đảm bảo tuân thủ đúng và đủ các quy định pháp luật hiện hành. Cam kết mang đến lợi ích, hạn chế mọi rủi ro pháp lý có thể xảy ra với doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí: Tiết kiệm chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân sự.Tối ưu các chi phí cho hoạt động kế toán giúp doanh nghiệp có thể tập trung mọi nguồn lực tài chính vào việc phát triển
Nhanh chóng & kịp thời: Bám sát thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh để đề xuất phương án hiệu quả, toàn diện, nhanh chóng với mọi thay đổi của doanh nghiệp.Tương tác, tư vấn kịp thời trong suốt quá trình doanh nghiệp dịch vụ.
Bảo mật: TACA cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng.

Chọn một công ty tư vấn quản trị doanh nghiệp có kiến thức và kinh nghiệm để hỗ trợ bạn với các nhu cầu cụ thể của bạn.

Chi phí cho dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho của TACA

Sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như: quy mô công ty, thời gian thực hiện, số lượng nhân sự cần thực hiện, và các yêu cầu khác v.v.

Liên hệ báo giá dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho TACA

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Website chính thức của TACA.