Quản lý hàng tồn kho – thách thức và giải pháp để kiểm soát “đống tiền trong kho” hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho là nhiệm vụ quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nắm thế chủ động trong việc xuất nhập hàng và có kế hoạch phát triển phù hợp. Quản lý kho là một công việc rất vất vả cho người chủ shop, chủ doanh nghiệp và thủ kho. Khi cửa hàng, doanh nghiệp ngày càng phát triển thì số lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng cao đồng nghĩa doanh nghiệp phải nỗ lực quản trị hàng tồn kho hiệu quả hơn.

​Là nhà quản trị, bạn đã từng đối mặt với hàng tồn kho tăng do chậm luân chuyển, vòng quay chậm lại, doanh số bán hàng sụt giảm và đồng thời với đó là việc phải cân đối vốn lưu động (cân đối vòng quay tài sản khác để bù đắp vốn lưu động). Một số biện pháp thường được áp dụng để cứu vãn dòng tiền, đó là: giãn nợ phải trả, tăng tiền khách hàng ứng trước, vay ngân hàng chấp nhận trả lãi, chấp nhận công nợ khách hàng tăng, chấp nhận cắt lãi nhằm dọn dẹp hàng tồn kho và bù đắp việc đầu tư hàng tồn kho. Tuy nhiên, việc này tạo ra sức ép thu hồi công nợ nếu không muốn biến thành nợ xấu và việc giảm lãi lấy tiền là giải pháp cuối cùng chắc chắn không ai mong muốn khi quản lý hàng tồn kho. 

Lựa chọn quyết định giữa lợi ích đầu tư hàng tồn kho để đảm bảo tính mùa vụ/ chi phí lưu kho tăng hay chọn kênh đầu tư sinh lời khác (đầu tư chứng khoán, gửi tiền mặt để sinh lời,…), đồng thời giảm rủi ro ứ đọng vốn lưu kho lớn khi giá cả biến động mạnh, cầu giảm, hàng hư hỏng lỗi mốt? Đó là câu hỏi làm đau đầu không ít nhà quản trị doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ trả lời được những câu hỏi: 

Tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý là bao nhiêu?

Cách kiểm soát lượng hàng tồn như thế nào?

Diện tích kho hàng có đủ điều kiện chứa số lượng hàng hóa như vậy không?

Điều kiện về cơ sở vật chất, máy móc sản xuất, trang thiết bị có đủ đáp ứng được nhu cầu sản xuất của nguyên vật liệu và thời gian sản xuất hay không?

Nhu cầu của khách hàng về mặt hàng?

Chi phí quản lý trong thời gian hàng tồn kho có phù hợp không?

Chi phí cơ hội của việc quản lý hàng tồn kho

Hầu hết mọi người đều rất sợ từ “tồn kho”. Bởi vì hàng hóa trong kho là rất nhiều nên nếu không biết cách quản lý hàng tồn kho khoa học thì rất dễ gặp phải những sai lầm về quản lý kho hàng. Trong bài phân tích dưới đây, hãy cùng Taca cùng tìm hiểu mục đích của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả, những rủi ro khi quản lý hàng tồn kho và bí kíp để quản trị hàng tồn kho hiệu quả trong thời đại công nghệ 4.0. 

Mục đích quản lý hàng tồn kho

Doanh nghiệp luôn có xu hướng muốn bán hết các hàng hóa sẵn có, và không muốn có hàng tồn kho trong thời gian dài vì phải mất chi phí trong việc bù lỗ hàng hóa mất mát/ hư hại/ lỗi thời và việc quản lý hàng hóa trong kho. Nhưng có nhiều lý do buộc doanh nghiệp phải giữ hàng trong kho và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả: để giao dịch, đầu cơ, dự phòng và giảm thiểu chi phí. 

1.Giao dịch liên tục 

Nhiều doanh nghiệp không muốn lưu giữ hàng tồn kho vì nó phát sinh nhiều chi phí, đôi khi là gây tổn thất bởi những hàng hóa bị hư hại. Tuy nhiên, không vì thế mà doanh nghiệp “bán tháo bán để” để không còn hàng hóa tồn trong kho. Doanh nghiệp cần có một lượng hàng tồn kho dự trữ để có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng (giao dịch liên tục), cũng như hạn chế được tình trạng gián đoạn quy trình sản xuất do thiếu nguyên liệu. 

Duy trì hàng tồn kho chính là biện pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tắc nghẽn hàng hóa trong quá trình sản xuất và tiêu thụ. Hay hiểu đơn giản là doanh nghiệp sẽ không bị gián đoạn sản xuất do thiếu nguyên liệu thô và cung không bị thiếu hụt sản phẩm cung ứng ra thị trường do có sẵn hàng thành phẩm dự phòng.

2. Đầu cơ 

Nếu hệ thống quản lý sản xuất bị thiếu hụt nguyên liệu và thị trường cũng đang thiếu hụt nguyên liệu đó thì hàng tồn kho sẽ giúp ích cho doanh nghiệp bổ sung nguyên liệu và tránh bị ép giá cao do doanh nghiệp khác đầu cơ.

Thị trường thường xuyên biến động và giá thành nguyên vật liệu tường có dấu hiệu tăng lên. Chính vì thế, việc tích trữ hàng hóa hay nguyên vật liệu thô chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Thông thường, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm để có thể bảo quản được lâu, hạn chế được tình trạng hư hỏng.

3. Dự phòng – đảm bảo hàng tồn kho có sẵn trong mọi thời điểm

Nếu quản lý hiệu quả thì hàng tồn kho sẽ trở thành một khoản dự phòng đáng tin cậy. 

Quản lý hàng tồn kho bao gồm quản lý thành phẩm dở dang, kho nguyên vật liệu chế biến, linh kiện và hàng tồn kho công cụ dùng trong sản xuất,.. nên có thể coi hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn – 1 khoản dự phòng khi doanh nghiệp khi doanh nghiệp chưa có tiền mặt. 

Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp

Đôi khi trong một thời điểm nào đó, nhu cầu tăng một cách đột biến, hàng hóa thị trường không đủ để đáp ứng thì lúc này vai trò của hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội và thu về lợi ích cực lớn.

Hàng tồn kho là nguồn dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại hoặc tương lai 

Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, vì hàng tồn kho dù dư thừa hay thiếu hụt quá nhiều sẽ gây ra sự tốn kém trong tổ chức điều hành. 

Khi thiếu hụt hàng tồn kho, dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn, việc sản xuất giảm sút hoặc không thể sản xuất. Do đó việc kinh doanh bị ảnh hưởng, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp cũng sẽ giảm. Mặt khác, dư thừa hàng tồn kho quá nhiều khiến quá trình sản xuất và phân phối luồng hàng hoá trở nên khó kiểm soát và phân loại thứ tự ưu tiên. 

Vậy nên dù dự trữ thì hàng tồn kho cũng cần có định mức để đảm bảo vừa đáp ứng nhu cầu của khách hàng vừa tránh thất thoát cho doanh nghiệp. 

4. Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho

Vì khoản tiền nằm ở hàng tồn kho là khoản tiền bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng nên nếu quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ hạn chế được tình trạng đó và có thể sử dụng khoản tiền này để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời. Hơn nữa, quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm các chi phí thực hiện liên quan đến hàng tồn kho, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Quản lý tồn kho là một phần của việc quản lý chuỗi cung ứng với mục đích chính là đảm bảo số lượng sản phẩm để bán tại mọi thời điểm. Việc đảm bảo quy trình này là yếu tố quan trọng hàng đầu để tối ưu doanh số bán hàng và tiết kiệm chi phí giải quyết tồn kho khó bán.

Cùng với đó, quản lý kho còn bao gồm việc kiểm soát mọi sản phẩm từ bán chạy đến hàng dư khó bán để đưa ra phương án kịp thời, giải phóng không gian nhà kho, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả tốt nhất.

Với những doanh nghiệp lớn hay có chuỗi cung ứng và hoạt động sản xuất, lưu chuyển phức tạp thì việc quản trị kho hàng có rủi ro cao hơn, khó khăn trong việc kiểm soát tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho. Do vậy, việc lựa chọn phương thức quản lý phù hợp là điều mà doanh nghiệp đó cân nhắc thực hiện nhằm tối đa hóa lợi ích, giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.

3 rủi ro khi quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho nếu không được quản lý một cách hiệu quả sẽ dẫn đến những rủi ro tiềm ẩn và thậm chí có thể khiến cho doanh nghiệp phải chịu tổn thất nặng nề. 

1. Không báo cáo kịp thời lượng tồn kho tối thiểu/ tối đa của sản phẩm trong kho

Không ít chủ shop, chủ doanh nghiệp tâm sự với Taca sau vài tháng hoạt động rằng: “Tôi không thể nào khớp chính xác giữa số hàng tồn trong kho và số hàng đã bán đi.” hay “Sao hàng này bán chậm thế mà tồn kho lại còn ít như thế này?”. Tình trạng hỗn loạn này hoàn toàn có khả năng xảy ra nếu cửa hàng hoặc doanh nghiệp không thường xuyên cân đối kho tính toán nhập – xuất – tồn kho hàng để kịp thời báo lên ban quản lý về tình hình sản phẩm trong kho. 

Nếu không nắm rõ số lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp khó có thể cung ứng hàng hóa kịp thời khi xảy ra các phát sinh bất ngờ. Từ đó, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Những rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi không thông báo kịp thời lượng tồn kho tối thiểu/ tối đa của sản phẩm trong kho đó là:  

• Nếu số lượng tồn kho quá ít sẽ khiến doanh nghiệp không thể xoay sở kịp khi nhu cầu thị trường tăng đột biến và sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh, làm hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng không nhỏ. 
• Nếu số lượng tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến tình trạng lạm dụng vốn, làm gia tăng nhiều loại chi phí khác như: chi phí lưu kho, quản lý, bảo quản,…

2. Hàng quá đát, quá hạn, lỗi thời

Đây chính là rủi ro lớn nhất của hàng tồn kho, đặc biệt là với những loại hàng hóa có vòng đời ngắn như; thực phẩm, thời trang,… Những mặt hàng này nếu không có biện pháp quản lý kho hàng tốt thì sẽ dẫn đến tổn thất rất lớn về hàng hóa và chi phí của doanh nghiệp.

Với những doanh nghiệp sản xuất máy móc, thiết bị thì thời gian hao mòn lâu hơn nên có thể lưu trữ lâu. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần có biện pháp quản lý phù hợp để tránh trường hợp máy bị hư hỏng do chịu tác động của các yếu tố bên ngoài.

3. Rủi ro khi quản lý kho thủ công

Phương pháp quản lý kho thủ công hiện nay vẫn còn tồn tại ở rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, khuyến khích doanh nghiệp không nên quản lý bằng phương pháp này mà thay vào đó là ứng dụng công nghệ, phần mềm quản lý hàng tồn kho hiện đại để hạn chế tình trạng thất thoáng hàng hóa, không thể kiểm kê chính xác số lượng thực gây khó khăn trong việc quản lý hàng xuất, nhập, tồn. 

Nếu tình trạng này kéo dài sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến nguồn vốn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ không dự trù được những tình huống bất chợt (ví dụ không nắm bắt được cơ hội kinh doanh,…), nên doanh nghiệp không ở thế chủ động để đón nhận cơ hội và thách thức:  

• Doanh số của bạn tăng đột biến và bạn bán quá mức hàng hóa trong kho;

• Bạn rơi vào tình trạng thiếu dòng tiền và không thể thanh toán cho sản phẩm bạn đang rất cần;

• Kho của bạn không có đủ chỗ để tăng doanh số theo mùa của bạn;

• Tính toán sai trong hàng tồn kho và bạn có ít sản phẩm hơn bạn nghĩ;

• Một sản phẩm bán chậm chiếm hết không gian lưu kho của bạn;

• Nhà sản xuất của bạn hết sản phẩm mà bạn mong muốn; và bạn cần có đơn đặt hàng thế chỗ;
• Nhà sản xuất đã ngừng sản xuất sản phẩm của bạn mà không đưa ra cảnh báo.

Hiện nay, các shop nhỏ có thể quản lý xuất nhập tồn kho bằng file Excel vì số lượng sản phẩm không nhiều. Nhưng khi mở rộng quy mô, số lượng hàng hóa lên đến hàng nghìn hay có nhiều kho hàng khác nhau, các đơn vị kinh doanh cần phải sử dụng phần mềm quản lý kho để rút ngắn thời gian, tiết kiệm nguồn lực, chi phí và tăng hiệu quả quản lý..

Hành trình quản lý hàng tồn kho: Doanh nghiệp bắt đầu quản lý kho với một tờ giấy trắng

Mỗi khi nhập hàng, ghi vào một dòng ngày hôm nay, nhập hàng gì,của ai bao nhiêu tiền.

Ngày mai có ai mua hàng, ghi vào hôm nay bán hàng cho ai,còn nợ bao nhiêu tiền.

Ngày tiếp theo, lật sang trang tiếp theo, có ai xuất hàng đi đâu, chuyển hàng từ kho này đến kho kia, lại ghi vào.

Và việc sử dụng cuốn “sổ kho” như thế này rất là tiện cho doanh nghiệp. Cách quản lý bản năng và ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, nó gặp khó khăn khi chúng ta quản lý hàng tồn, kiểm kho, vì chúng ta cộng bằng tay từng con số 1, rất mất thời gian / rất dễ sai sót.

Một số doanh nghiệp hiện đại hơn chúng ta dùng File Excel, Google Sheet để quản lý hàng tồn kho, lợi một điều là là doanh nghiệp không còn phải ngồi cộng tay. Máy tính sẽ làm công việc tính toán này cho ta. Tên hàng hóa và khách hàng cũng được chuẩn hóa, thành ra sẽ không sợ bị trùng lặp trong khâu kiểm kê. Tuy nhiên khi doanh nghiệp muốn mở rộng thì…

Cứ một tháng mới chúng ta mở thêm một Tab mới, một File mới. Hoặc khi chúng ta thêm một cơ sở kho mới, chúng ta copy y nguyên “bộ xương” sang file mới, số liệu bị “dàn trải, không tập trung”.

Tuy rằng Google Sheet là làm online trên cloud, nhưng cũng chỉ được 100 MB = 200 File dữ liệu. Còn Excel tối đa là 1 triệu dòng. Mà doanh nghiệp tải được một triệu dòng như thế thì còn cần một máy tính khủng và thêm một “chuyên gia”. Nên khả năng cho doanh nghiệp mở rộng hơn số này là không thể.

Với dạng Excel và Google Sheet chúng ta không quản lý phần quyền chỉnh sửa được. Vô tình thôi, đôi khi chúng ta rơi cái gì vào bàn phím thôi, quay đi quay lại chúng ta bị sai toàn bị dữ liệu. Chẳng hiếm trường hợp, nhân viên trong doanh nghiệp phải thực đêm về nhà muộn nhiều ngày để rà soát các giao dịch vì “trót” xóa nhầm, doanh nghiệp cũng tổn thất vài khách hàng lớn hoặc thất thoát chi phí cũng vì cái “trót” đó.

Để quản lý kho một cách chuyên nghiệp, doanh nghiệp chuyển sang hệ thống phần mềm. Nhưng mà không phải cứ tìm kiếm đối tác yêu cầu tư vấn phần mềm là doanh nghiệp có cái phần mềm áp dụng, xong cái “rụp”, mọi vấn đề quản lý hàng tồn kho xong hết.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho còn chia ra vài loại.

Phần mềm kế toán tích hợp tính năng quản lý hàng tồn kho, bao gồm cả các công tác định khoản kế toán – phần mềm này dân kế toán chuyên mới dùng được

Phần mềm quản lý nói chung: phần mềm quản lý bán hàng có thể tính năng quản lý hàng tồn kho, phần mềm quản ly kho chuyên dụng. Phần mềm quản lý chung chung thì quản lý – người không có chuyên môn về kế toán vẫn dùng được. Tuy nhiên, ví dụ như phần mềm bán hàng thì lại quan tâm đến bán hàng nhiều hơn, gặp vấn đề thì họ sẽ không xử lý đi vào chi tiết trong kho như: định lượng, chuyển mã hàng hóa, hàng đóng gói hàng, đóng thùng.

Phần mềm quản lý kho chuyên dụng thường là phân hệ của phần mềm ERP, hầu hết dành cho doanh nghiệp hơn 100 quân trở lên và thời gian để triển khai tầm 6-18 tháng tối thiểu, chi phí triển khai tư vấn và chi phí vận hàng rất lớn, lên đến tiền tỷ. Thành ra dùng cái này mà quản lý kho hàng thông thường chẳng khác gì “dùng dao giết trâu để mổ gà”.

Trên thực tế, doanh nghiệp có rất nhiều “nỗi lo” như thế trong quản lý hàng tồn kho: số sách thì dễ hỏng, excel không mở rộng dễ bị chỉnh sửa, phần mềm kế toán khó dùng về kỹ năng kế toán và định khoản. Phần mềm quản lý chung chung thì lại không đầy đủ.

Chủ doanh nghiệp vẫn đau đầu không biết làm sao để các dữ liệu phần mềm quản lý kho được đồng bộ với nhau thành một hệ thống để họ kiểm soát được.

Những kinh nghiệm mà Taca chia sẻ trong phần tiếp theo được đúc kết sau một thời gian dài đội ngũ của Taca hoạt động với vai trò là đối tác phần mềm doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt là những doanh nghiệp đối tác cần sử dụng phần mềm quản lý kho bãi. Hi vọng những kinh nghiệm này sẽ hữu ích với các doanh nghiệp đang gặp khó trong công tác quản lý kho bãi của mình.

5 Bí kíp Quản lý hàng tồn kho hiệu quả – nghệ thuật quản trị hàng tồn kho

Vậy làm thế nào để đề phòng và ngăn ngừa rủi ro liên quan đến hàng tồn kho? Từ đó tiết kiệm chi phí đầu vào, đảm bảo cung ứng đủ hàng ở mọi thời điểm, tăng tính cạnh tranh của DN. Hay cụ thể hơn: 

• Làm thế nào để tính được tồn kho tối ưu (tối thiểu, tối đa) để lên kế hoạch mua chuẩn xác? Khi nào nên nhập hàng? Khi nào nên tăng hoặc hạn chế sản xuất để điều chỉnh lượng hàng?

• Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho khoa học: xác định đúng vị trí từng nhóm hàng, xuất hàng kịp thời, không bị hết date?
• Làm thế nào để tránh nguy cơ thất thoát hàng hóa khi lưu trữ?

Không ít câu hỏi làm đau đầu các nhà quản trị, nhưng nếu bạn trang bị kỹ năng quản lý kho hàng khoa học, nhiều chi phí được tiết kiệm và ngăn ngừa những rủi ro từ khâu nhập xuất, bảo quản,… trong quá trình quản trị hàng tồn kho. 

1.Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh

​Hãy tưởng tượng bạn bước vào siêu thị, nếu không có khu vực cụ thể để sắp xếp mặt hàng, hàng hoá được để lộn xộn không xếp lên kệ ngay ngắn, liệu bạn có đủ kiên trì để tìm mua? 

Kho hàng của bạn cũng vậy, hơn thế nữa, việc sắp xếp vị trí kho hàng thông minh sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc xuất kho, kiểm kho. Từ đó, hạn chế được tình trạng bị thất thoát hay nhầm lẫn hàng hóa. 

Có 2 cách sắp xếp hàng hóa thông dụng được sử dụng: 

• Sắp xếp cố định (Fixed location): mặt hàng được sắp xếp cố định tại một vị trí để dễ dàng xác định một cách nhanh chóng. Bố trí kho hàng theo từng khu vực, theo từng chủng loại hàng hoá, theo mức độ xuất nhập hàng ví dụ như: khu vực hàng khô, hàng đông lạnh, hàng ăn, hàng dễ vỡ, dễ cháy, hàng máy móc, hàng cố định cất trên cao, hàng thường xuyên nhập xuất để tầng dưới, gần cửa ra vào, hàng nguyên đai nguyên kiện và hàng lẻ để riêng…

Tuy nhiên, điểm hạn chế là tốn nhiều diện tích nên sẽ không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và có sự luân chuyển thường xuyên.

• Sắp xếp vị trí linh hoạt (Free location): Là mặt hàng sẽ không đặt tại một vị trí cố định nào. Thay vào đó, các vị trí sẽ được đánh dấu và thể hiện trên bản đồ kho hoặc sơ đồ lưu kho.  

Sơ đồ lưu kho là bản vẽ này sẽ thể hiện vị trí của từng loại hàng hoá, khu vực trong kho, khu vực nhập, xuất, đóng gói, …giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng, làm tăng hiệu suất và lợi nhuận. Thủ kho nhất định phải nắm vững vị trí hàng hóa bằng sơ đồ này, bất cứ sự thay đổi nào cần được phổ biến ngay đến toàn bộ những người có liên quan. Cùng với sơ đồ lưu kho là các bảng chỉ dẫn các khu vực để nhân viên của bạn có thể tìm được hàng hóa một cách nhanh chóng và dễ dàng trong kho.

Phương pháp này giúp quản lý hàng tồn kho tiết kiệm được tối đa diện tích kho chứa. Tuy nhiên, nó lại khiến tốn khá nhiều thời gian để sắp xếp và hiển thị kho hàng cũng như là tư duy không gian linh hoạt. 

Bên cạnh cách sắp xếp thì thiết kế khoảng cách giữa các kệ hàng, nơi soạn hàng ở mức phù hợp để thuận tiện cho việc vận chuyển, lưu thông không khí, hạn chế ẩm mốc, hạn chế tác động xấu lẫn nhau, … cũng khá quan trọng. Lối đi nên tổ chức thành các đường thẳng song song, tạo thuận tiện cho quá trình xuất nhập hàng cũng như quản lý. Và một việc không kém phần quan trọng là bạn nên tách bạch giữa cửa nhập và xuất để tránh nhập lẫn và ùn tắc khi nhập xuất hàng.

>>> Phân tích hàng tồn kho ABC – phân cấp sắp xếp hàng tồn kho

Kỹ thuật này nhằm xác định hàng tồn kho nào đang mang lại lợi nhuận cho bạn và sắp xếp dựa trên giá trị lợi nhuận đó. Bằng cách phân loại hàng hóa thành các cấp khác nhau theo giá trị của chúng: A, B và C. Các mặt hàng A đã phân loại có giá trị cao. Chúng có thể là những mặt hàng đắt nhất bạn đang mua hoặc những mặt hàng mang lại lợi nhuận cao nhất. Các mục được phân loại B ở giữa. B không có giá trị bằng A, nhưng có giá trị cao hơn các mục được phân loại C – thường là các mặt hàng có khối lượng lớn, giá trị thấp hoặc ít sử dụng, 

Các mặt hàng ABC sau khi được phân loại theo tiêu chí (dùng nhiều – hiếm dùng; lợi nhuận cao – lợi nhuận thấp,…)  sẽ được sắp xếp ở các vị trí khác nhau tiện cho việc sản xuất. Ví dụ như mặt hàng A sẽ được sắp xếp ở gần cửa xuất hơn hoặc cao hơn vì thường xuyên phải vận chuyển ra ngoài để sử dụng – thời gian lưu kho ngắn, lấy trước.  

2. Mã hóa vật tư/ hàng hóa

 Mã hóa vật tư để quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn là phương pháp được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Ưu điểm của phương pháp quản lý này chính là tránh việc trùng lặp tên hàng, hạn chế sai sót trong quá trình xuất, nhập. Tùy thuộc vào mức độ chi tiết yêu cầu quản lý thông tin, thói quen người tiêu dùng và cơ chế kiểm soát việc sử dụng mã, mà mỗi doanh nghiệp sẽ tạo nên bộ mã hóa khoa học khác nhau. 

Trong thời đại công nghệ phát triển, doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho để giảm chi phí nhân viên và thời gian kiểm hàng đặc biệt là khi sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện các công việc, kiểm hàng, xuất và nhập vật tư/ hàng hóa, sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tình trạng hàng hóa trong kho, cảnh báo tồn kho tối đa, tối thiểu, ….

Theo truyền thống, các cửa hàng chủ yếu quản lý tồn kho bằng sổ sách, việc làm này rất dễ gây sai sót và mất thời gian. Với cách làm cũ đó, bạn không thể quản lý hàng hoá tồn, lượng nhập, xuất, thống kê doanh thu, … kịp thời. Do vậy, việc ứng dụng mã vạch trong quản lý hàng tồn kho là rất cần thiết. 

Mã vạch cho phép chi tiết hoá hàng hoá thông qua phần mềm chuyên biệt, giúp bạn nắm rõ tồn kho, tuổi hàng, giảm thiệt hại do tồn kho quá lâu, đáp ứng nhanh chóng đơn đặt hàng, giảm thao tác nhập liệu,… Mỗi mặt hàng sẽ tương ứng một mã vạch và quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập, xuất chứa toàn bộ thông tin liên quan đến hàng hoá đó để áp dụng trong suốt quá trình nhập xuất và quản lý.

3.Kiểm tra kỹ thông tin xuất – nhập kho 

Đối với quy trình nhập kho, nhà quản lý cần nắm rõ chi tiết thông tin về lô hàng như số lượng, loại hàng, ngày nhập,… để có biện pháp quản lý phù hợp. Khi xuất hàng hóa thì nhà quản lý cũng cần kiểm soát chặt chẽ để tránh những rủi ro không cần thiết. Việc kiểm tra hàng hóa kỹ lưỡng trước khi xuất kho cũng thể hiện được phong cách làm việc chuyên nghiệp và uy tín, đảm bảo hàng hóa được gửi đi không gặp bất kỳ sự cố nào.

>>> Áp dụng phương pháp xuất- nhập FIFO hoặc LIFO – phù hợp với doanh nghiệp

Hai thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho là FIFO và LIFO. Trong đó:

Phương pháp FIFO (First in – First out) là những loại hàng hóa được nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất trước. Phương pháp này phù hợp với những mặt hàng có tính chất ngắn hạn như thực phẩm, thời trang,…. FIFO hoặc Nhập trước xuất trước giúp quản lý nguồn hàng, giá cả của hàng hoá tốt hơn bởi hàng hóa qua thời gian có thể bị hết hạn,bào mòn hoặc bao bì dễ bị hỏng,…

Đối với một doanh nghiệp có sản phẩm dễ hư hỏng, chẳng hạn như hoa hoặc thực phẩm, sẽ liên quan đến việc bán hàng tồn kho thì nên sử dụng chiến lược FIFO – các sản phẩm, nguyên liệu cũ sẽ cạn kiệt trước. 

Phương pháp LIFO (Last In – First Out) thì ngược lại, những hàng hóa vừa mới nhập vào sẽ ưu tiên xuất đi trước để đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất và có kế hoạch bán hàng phù hợp. Phương pháp này thường được ứng dụng với những nguyên vật liệu có thời gian tồn kho lâu như vật liệu xây dựng. 

>>> Thiết lập các cấp tồn kho tối đa – tối thiểu cho mỗi sản phẩm trước khi nhập kho

Đừng quên xác định hàng tồn kho tối ưu (tối thiểu – tối đa) để giảm chi phí đầu tư cho vốn lưu động và đảm bảo cung ứng đầy đủ

Hàng hóa tồn kho tồn tại hai dạng: mức tồn kho tối thiểu và mức tồn kho tối đa.  

Mức tồn kho tối thiểu là số lượng sản phẩm còn lại trong kho ở mức tối thiểu có thể sẵn sàng cung cấp cho khách hàng bất cứ lúc nào. Dựa vào mức tồn tối thiểu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định thời gian và số lượng hàng cần nhập là bao nhiêu. Đây cũng được xem là mức tồn kho lý tưởng của doanh nghiệp.

Mức tồn kho tối đa là số lượng hàng tối đa có trong kho. Dựa vào mức tồn này, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng mua hàng quá tay, nhập hàng không cần thiết. 

Tùy thuộc và tình hình kinh doanh mà doanh nghiệp đưa ra lựa chọn nhập từng loại sản phẩm theo mức tối đa hoặc tối thiểu. 

4. Tiến hành kiểm kê kho định kỳ, đột xuất

​Tại sao lại phải kiểm kê? Kiểm kê là để điều chỉnh số lượng tồn kho sổ sách (tồn kho trên phần mềm) theo đúng số lượng thực tế. Khi có lượng chênh lệch bắt buộc phải tìm ra nguyên nhân và cần điều chỉnh ngay sau khi phát hiện, đồng thời xử lý những mặt hàng hư hỏng, cận date, … 

Đừng làm cho có! Tần suất kiểm kê có thể 1 tháng/ lần, 1 quý/ lần, hoặc 6 tháng/ lần thậm chí kiểm kê đột xuất đối với từng nhóm hàng, từng kho hàng, từng khu vực.Việc kiểm kê đột xuất giúp bạn biết chính xác tình hình hoạt động của kho hàng và chất lượng để kịp thời tìm ra biện pháp xử lý phù hợp.

Về kiểm kê, doanh nghiệp có thể lựa chọn theo các cách kiểm kê sau: 

Kiểm kê vật lý 

Là việc kiểm kê tất cả hàng tồn kho cùng lúc. Quy trình này thường được thực hiện vào giai đoạn cuối năm, vì doanh nghiệp cần thống kê kế toán và nộp thuế thu nhập của các doanh nghiệp thông qua phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của ERP. Ưu điểm nổi bật của phương pháp này chính là tính xác thực cao. Nhược điểm là do mỗi năm thực hiện một lần nên số lượng dữ liệu nhiều, thực hiện cần tốn nhiều thời gian và công sức.

Kiểm kê tại chỗ 

Là chọn một sản phẩm cụ thể, tiến hành kiểm kê và so sánh với số lượng thực tế. Cách này sẽ giúp nhà quản lý nhận biết được mặt hàng này có đang được bán chạy hay không. Phương pháp này giúp cung cấp lượng hàng tồn kho liên tục vào bất kỳ thời điểm nào. Đổi lại, doanh nghiệp phải tốn rất nhiều thời gian, nhân sự và khối lượng công việc của phòng kế toán của bạn cũng tăng lên.

Kiểm kê theo chu kỳ

Việc kiểm kho sẽ được thực hiện theo kế hoạch đề ra cụ thể, ví dụ từng quý, nửa năm hay cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp. Ưu điểm là có thể tập trung công việc vào một thời điểm. Tuy nhiên, thời gian giữa các lần kiểm kê khá lâu nên sẽ gặp khó khăn khi có vấn đề bất ngờ xảy ra. 

Kiểm kê đúng lúc (Just in time) 

Just in time có nghĩa là chỉ giữ lại lượng hàng tồn kho cần thiết trong quá trình sản xuất. Sẽ không có hàng tồn kho dư thừa trong kho. Điều này có thể loại bớt các chi phí và rủi ro liên quan đến việc giữ một lượng lớn hàng tồn kho trong tay. 

Mức tồn kho tối thiểu là số lượng sản phẩm tối thiểu trong kho có thể sẵn sàng cung cấp cho khách hàng mọi lúc. Từ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định được thời điểm và số lượng nhập bổ sung hàng hóa. Mức tồn kho tối đa là số lượng sản phẩm tối đa có trong kho để giúp doanh nghiệp tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết. Mức tồn kho lý tưởng nhất là mức tối thiểu của số lượng tồn kho. 

Mức tồn kho sẽ khác nhau tùy theo sản phẩm, mức độ bán sản phẩm và khoảng thời gian nhận hàng. Để thiết lập mức tồn kho cần phải phân tích, nghiên cứu và đưa ra quyết định. Thêm vào đó, mức tồn kho tối thiểu hay tối đa cũng thay đổi tùy từng giai đoạn nên cần giám sát, kiểm tra lại và cân nhắc định kỳ trong năm để xác định mức tồn kho phù hợp với từng thời điểm.

tồn kho phù hợp với từng thời điểm.

>>Xem thêm:

Mô hình Just in Time trong sản xuất hiện đại: Giải pháp “tinh gọn” quy trình và quản lý hàng tồn kho hữu hiệu

Điều gì đã đưa Coolmate từ nhà kho 20m2 đến top 10 gã “khổng lồ mới nổi” tại Châu Á – Thái Bình Dương

>>> Dự báo chính xác nhu cầu

Khi đã kiểm kê hàng hóa trong kho ra những con số thì công việc vẫn chưa kết thúc. Dựa trên những nghiên cứu thị trường, khách hàng, doanh nghiệp tiến hành xác định nhu cầu của khách hàng và lập kế hoạch nhập hàng trong kho cho phù hợp với nhu cầu mà doanh nghiệp đã dự đoán. 

Người quản lý dựa vào những dữ liệu để giúp họ theo dõi việc sử dụng – bao gồm hồ sơ về doanh số bán trước đây, xu hướng thị trường, thời vụ và công nghệ như phân tích dự đoán để giúp người quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. 

Tuy nhiên, các yếu tố như thời tiết, nền kinh tế, sự thay đổi của nhu cầu. Khả năng dự báo chính xác nhu cầu có thể đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí hàng tồn kho và tối đa hóa cơ hội bán hàng. Vậy nên hãy kết hợp nghiên cứu dữ liệu và cả kinh nghiệm kinh doanh của người quản lý để đưa ra nhu cầu hàng tồn kho phù hợp. 

5. Tuyển chọn kỹ nhân sự quản lý kho, phân quyền/ đảo nhân sự và có chính sách thưởng phạt rõ ràng

​Theo thống kê, tỷ lệ thất thoát hàng tồn kho nguyên nhân chủ yếu đến từ nội bộ do nhân viên mang hàng ra ngoài, nhân viên sử dụng cho mục đích cá nhân, cố ý viết chứng từ sai thực tế, … 

Vậy nên, hãy tuyển thủ kho là người có lý lịch rõ ràng, đáng tin cậy. Bên cạnh đó, bạn nên đảo nhân sự thường xuyên – hoặc kiểm soát thường xuyên để tránh trường hợp nhân viên làm lâu dễ thông đồng và che dấu gian lận. Quy trình sẽ mất tác dụng nếu có sự thông đồng. Đồng thời cần tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm: thủ kho và kế toán kho phải tách bạch và phân quyền rõ ràng với từng nhân sự để tránh đùn đẩy trách nhiệm khi sự cố xảy ra.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho

Thực tế cho thấy, hầu hết các phương pháp quản lý hàng tồn kho truyền thống hoặc thủ công đều tốn rất nhiều thời gian và cần nhiều nhân sự để thực hiện. Đôi khi, các phương pháp này còn xảy ra sai sót, số liệu không chính xác. 

Do đó, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hàng tồn kho trong thời đại công nghệ 4.0 là vô cùng cần thiết. Điều này, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận. Phương án quản lý tồn kho thông qua ứng dụng công nghệ thông minh có thể giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán về tối ưu chi phí nhân công và tiết kiệm. 

Phần mềm quản lý hàng tồn kho

Phần mềm quản lý kho tốt nhất định sẽ giúp bạn quản lý vị trí của sản phẩm trong kho, quản lý thời gian của từng sản phẩm, báo cáo nhập xuất tồn, thống kê sản phẩm bán chạy, chậm luân chuyển để có kế hoạch thanh lý kịp thời.

Cảnh báo tồn kho tối thiểu

Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo nếu tỷ lệ tồn kho ở mức tối thiểu. Giúp doanh nghiệp đưa ra được phương án điều chỉnh hợp lý.

Dễ dàng quản lý cùng lúc nhiều kho

Đối với các doanh nghiệp lớn sở hữu kho tổng và nhiều kho con. Cloudify hỗ trợ quản lý tổng quát và quá trình điều chuyển hàng hóa giữa các kho được diễn ra xuyên suốt, đáp ứng mọi nhu cầu hàng hóa một cách nhanh nhất.

Thay vì phải tải một phần mềm thứ 3, bạn dễ dàng quét mã vạch thông qua màn hình camera, từ đó cắt giảm một khoản chi phí đáng kể trong quá trình quản trị hàng tồn kho.

Quản lý hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính

Hỗ trợ quản lý đối với nhiều loại sản phẩm, hàng hóa khác nhau, kể các các mặt hàng đặc biệt như gas, vải, thức ăn và cả những sản phẩm có thể thay đổi kích thước theo thời gian.

Những mặt khác khác nhau đều được quản lý dưới nhiều đơn vị đặc thù: Quản lý theo từng lô, date, ngày hết hạn. Đưa ra cảnh báo sử dụng hàng hóa hợp lý hay quản lý hàng mượn, trả, đặt cọc dễ dàng.

Tiết kiệm chi phí

• Chi phí nguyên vật liệu, vật tư: Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho qua thời gian có thể bị hỏng hóc, hao mòn hoặc hết hạn sử dụng… dẫn đến tình trạng hàng hoá không còn đảm bảo chất lượng thậm chí phải tiêu huỷ. Do đó, nếu quản lý hàng tồn kho hiệu quả bằng cách thống kê chặt chẽ và liên tục trên các phần mềm quản lý hàng tồn kho, lên ngân sách dự trù sát sao thì doanh nghiệp sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có

• Tiết kiệm chi phí lưu kho: Chi phí lưu kho thường không cố định mà phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa lưu kho. Hàng tồn kho càng nhiều và càng lớn doanh nghiệp càng cần phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho và các chi phí phát sinh như điện, nước, nhân công,… dẫn đến chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Do vậy, quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm để có biện pháp giải phóng và lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời nhằm tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.

>>>Xem thêm: 

Phần mềm quản lý hàng tồn kho: Để hàng trong kho không còn là nỗi lo của doanh nghiệp

Hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn kho

Với hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn kho, những báo cáo sẽ không chỉ dừng lại ở mức “tổng hợp” hay “phân loại” hay đo lường đơn thuần. Doanh nghiệp sẽ nhìn được xu hướng của hàng trong kho theo từng quý, kỳ, theo từng danh mục sản phẩm  trên một dashboard (bảng) duy nhất. 

Hệ thống báo cáo quản trị sẽ tích hợp cả phần mềm quản lý hàng tồn kho cũng như Power BI – công cụ phân tích, kết nối và tạo ra mô hình dữ liệu trực quan do Microsoft phát triển, cho phép cung cấp dữ liệu một cách trực quan, nhanh chóng, giúp nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra quyết định quản trị kịp thời.

Các báo cáo quản trị hàng tồn kho sẽ đi từ bức tranh lớn cho đến chi tiết (From Big picture to details) sẽ giúp nhà quản trị có được góc nhìn tổng thể về các loại hàng tồn kho doanh nghiệp đang sở hữu và sau đó tập trung vào các chi tiết đang gây “nhức nhối”. 

Có báo cáo quản trị hàng tồn kho dễ dàng hơn nhiều so với việc thu thập dữ liệu từ các file excel và “lò dò” tìm vấn đề trong đống dữ liệu dài dằng dặc – vừa mệt vừa tốn thời gian và ít hiệu quả

>>>Xem thêm: 

4 đề mục phân tích báo cáo hàng tồn kho có thể bạn chưa biết

>>> Khuyến nghị: 

Quản lý kho là công việc quan trọng của mỗi cửa hàng, của mỗi doanh nghiệp để có thể bán hàng và thống kê chi tiết thu chi cần phải theo dõi sát sao nguồn hàng hóa trong kho. Với việc triển khai ứng dụng các phần mềm quản lý kho để thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu bằng tay thủ công đã giúp doanh nghiệp hạn chế được nhiều sai sót và mất mát từ đó tăng lợi nhuận và doanh thu. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên sử dụng những phần mềm quản lý hàng tồn kho miễn phí hoặc được thiết kế hàng loạt – tức là nhiều doanh nghiệp có thể sử dụng. Vì những phần mềm quản lý hàng tồn kho này không được CUSTOMISE, CODE riêng, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp.

Hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn kho cũng là một giải pháp thông minh tân tiến hiện đại để các doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho của mình một cách hiệu quả. Hệ thống báo cáo hàng tồn kho này cũng nên được thiết kế phù hợp với tình hình kinh doanh cũng những danh mục hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang nắm giữ để đạt được hiệu quả quản lý hàng tồn kho lý tưởng nhất. 

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị 

Một hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn kho hiệu quả sẽ cung cấp góc nhìn về tình hình tồn kho từ nhiều khía cạnh khác nhau, phân tích rạch ròi từng khoản mục đối tượng, biến những con số “thống kê” đơn thuần thành những con số biết nói – nói lên câu chuyện của doanh nghiệp. 

Từ đây nhà quản trị doanh nghiệp sẽ hiểu được câu chuyện quá khứ, hiện tại và có năng lực dự báo câu chuyện hàng tồn kho của doanh nghiệp trong tương lai. 

Với kinh nghiệm hơn 20 năm xây dựng và tư vấn thiết kế hệ thống báo cáo quản trị nói chung và báo cáo quản trị công nợ nói riêng, đội ngũ nhân sự 3 MẠNH – MẠNH VỀ CHUYÊN MÔN, MẠNH VỀ KINH NGHIỆM và MẠNH VỀ HỖ TRỢ, Taca tự hào và rất lấy làm vinh hạnh nếu trở thành đối tác chiến lược với doanh nghiệp cùng viết nên câu chuyện của tương lai. 

Taca với vai trò là đối tác chiến lược đáng tin cậy có thể giúp doanh nghiệp xóa bỏ hoàn toàn những sai sót để kiểm soát hàng tồn kho một cách chặt chẽ. 

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị

Taca Business Consulting,