Mô hình Just in time trong sản xuất hiện đại: giải pháp ‘’tinh gọn’’ quy trình và quản lý hàng tồn kho hữu hiệu

Just in time – mô hình sản xuất tinh gọn đã trở thành từ ngữ thông dụng trong thế giới chuỗi cung ứng và rất nhiều doanh nghiệp đầu ngành đã áp dụng hệ thống sản xuất này. Với sự cạnh tranh và áp lực tăng lợi nhuận ngày càng tăng, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng giải pháp này để thúc đẩy lợi nhuận của họ.

Các nhà bán lẻ, nhà hàng, xuất bản theo yêu cầu, sản xuất công nghệ và sản xuất ô tô là những ví dụ về các ngành đã được hưởng lợi từ hệ thống giúp quản lý hàng tồn kho đúng lúc này.

Mô hình Just in time – ‘’tinh gọn’’ quy trình sản xuất

Hiểu về sản xuất Just in time (JIT)

Sản xuất Just in time là một phương pháp quản lý tập trung vào loại trừ những hao phí trong sản xuất bằng việc chỉ sản xuất đúng số lượng và kết hợp các thành phần tại đúng chỗ vào đúng thời điểm.

Nói cách khác, JIT là hệ thống sản xuất trong đó các luồng nguyên vật liệu, hàng hóa và sản phẩm truyền vận trong quá trình sản xuất và phân phối được lập kế hoạch chi tiết từng bước sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt. Qua đó, không có hạng mục nào rơi vào tình trạng để không, chờ xử lý, không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi để có đầu vào vận hành.

Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sản xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần tới. Các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng phải bỏ. Điều này cũng đúng với giai đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất, tức là hệ thống chỉ sản xuất ra cái mà khách hàng muốn. Từ đây, có thể thấy mục đích của mô hình JIT là nhằm giúp doanh nghiệp giảm thiểu những hoạt động không gia tăng giá trị và không di chuyển hàng tồn trong khu vực dây chuyền sản xuất như:

• Thời gian sản xuất nhanh hơn
• Thời gian giao hàng ngắn hơn
• Sử dụng thiết bị hiệu quả hơn
• Yêu cầu không gian nhỏ hơn
• Tỷ lệ sai lỗi sản phẩm thấp hơn
• Chi phí thấp hơn và lợi nhuận cao hơn.

Chúng ta có thể tóm gọn chiến lược Just In Time trong một câu nói: sản xuất “đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm” nhằm mục tiêu “tồn kho bằng không, thời gian chờ đợi bằng không, chi phí phát sinh bằng không”.

Các dây truyền lắp ráp của hãng Ford đã áp dụng JIT từ những năm 1930. Cần nói thêm rằng Ford là người đi đầu trong việc áp dựng các dây truyền sản xuất. Tuy nhiên, phải đến những năm 1970, quy trình sản xuất theo mô hình JIT mới được hoàn thiện và được Toyota Motors áp dụng. Nó được phát triển và hoàn thiện bởi Ohno Taiichi của Toyota, người mà bây giờ được xem như cha đẻ của JIT. Taiichi Ohno phát triển những triết học này như một phương tiện nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng với thời gian nhanh nhất. Như vậy, trước đây JIT được sử dụng không chỉ để giảm bớt hao phí trong sản xuất mà còn chủ yếu để sản xuất hàng hóa sao cho hàng hóa đến tay khách hàng chính xác khi họ cần đến.

Tại sao nên lựa chọn chiến thuật JIT?

Những nhà sản xuất đại trà theo truyền thống “đẩy” bán thành phẩm từ khâu trên xuống khâu dưới và tới khách hàng bất kể yêu cầu thực tế là gì. Một kế hoạch tổng thể được đưa ra dựa trên một yêu cầu chung. Mỗi ngày, các bộ phận đều nhận kế hoạch sản xuất để sản xuất những chi tiết mà khâu lắp ráp sẽ cần trong vài ngày sau. Vì chuyển đổi trong sản xuất lâu nên sản xuất theo mẻ lớn là phổ biến.

Vào những thập niên 1970, phương pháp làm kế hoạch sản xuất thủ công được thay thế bằng chương trình kế hoạch cung ứng vật tư được vi tính hóa (MRP) – Material Requirements Planning . Một hệ thống MRP tốt có thể ít nhiều theo dõi được hàng tồn, yêu cầu mua vật tư và gửi kế hoạch cho từng xưởng biết kế tiếp sản xuất cái gì. Nhưng có vài vấn đề lớn, nếu vài chi tiết bị sót không nhập vào hệ thống khi chúng được sản xuất từ công đoạn này qua công đoạn khác, thì sai sót bắt đầu tích lũy. Hàng hư, máy không chạy được, chuyển đổi không theo kế hoạch, và những yếu tố bất ngờ trong sản xuất sẽ làm hệ thống yêu cầu nguyên vật liệu rối tung lên.

Vào những năm 1990s một phần mềm phức tạp và đắt tiền làm kế hoạch dự toán nguồn lực cho toàn xí nghiệp – ERP (Enterprise Resource Planning) được phát triển bao gồm kế hoạch sản xuất, giao nhận hàng, kế hoạch bảo trì, quản lý chất lượng và nhân sự. Kết quả là sau một thời gian ngắn người sử dụng nhận thấy là ERP không đáp ứng yêu cầu mong muốn nhất là trong lĩnh vực giao nhận hàng.

Chính vì vậy hệ thống JIT bao gồm định nghĩa luồng sản xuất và thiết lập khu vực sản xuất sao cho luồng nguyên liệu khi được đưa vào sản xuất được thông suốt và không bị cản trở, do đó giảm bớt thời gian đợi nguyên liệu. Điều này yêu cầu khả năng của các trạm làm việc khác nhau mà nguyên liệu đi qua tương ứng và cân bằng một cách chính xác như vậy những điểm “thắt cổ chai” trong dây chuyền sản xuất sẽ được loại trừ. Cơ cấu này bảo đảm rằng nguyên liệu sẽ được gia công mà không có việc xếp hàng hay dừng lại chờ.

Khía cạnh quan trọng khác của JIT là việc sử dụng một hệ thống “kéo – Pull” để di chuyển những tồn kho xuyên qua dây chuyền sản xuất. Với một hệ thống như vậy, những yêu cầu của công đoạn tiếp theo sẽ điều chỉnh sản lượng của công đoạn trước đó. Vì vậy đối với JIT thật cần thiết để định nghĩa một quá trình nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc “kéo” các lô từ một công đoạn sang công đoạn kế tiếp.

Những lợi ích mà JIT mang lại cho nhà sản xuất là rất lớn:

• Giảm tối đa hiện tượng tồn kho, ứ đọng vốn.
• Giảm diện tích kho bãi.
• Tăng chất lượng sản phẩm.
• Giảm phế liệu, sản phẩm lỗi.
• Tăng năng suất nhờ giảm thời gian chờ đợi.
• Linh hoạt trong thay đổi qui trình sản xuất, thay đổi mẫu mã sản phẩm.
• Công nhân được tham gia sâu trong việc cải tiến, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm.
• Giảm lao động gián tiếp.
•  Giảm áp lực của khách hàng

Các tập đoàn lớn trong mọi ngành tận dụng lợi thế của quản lý hàng tồn kho JIT, bao gồm:

• Amazon.com: Gã khổng lồ bán lẻ thương mại điện tử sử dụng một biến thể của JIT: thiết lập không gian dành riêng bên trong kho của các nhà cung cấp chính. Ví dụ, Amazon có một khu vực nhỏ được rào lại bên trong nhà kho của Proctor & Gamble (P&G) ở Pennsylvania. P&G chất sản phẩm lên pallet và chỉ cần chuyển chúng đến khu vực Amazon. Sau đó, nhân viên của Amazon sẽ đóng gói, dán nhãn và vận chuyển sản phẩm trực tiếp đến người tiêu dùng đã đặt hàng. Địa điểm ở Pennsylvania cách các nhà máy sản xuất lớn nhất của P&G năm dặm và gần các thành phố lớn ở Đông Bắc và Canada. Amazon có thể đáp ứng thời hạn giao hàng quan trọng trong 24 giờ với các sản phẩm chăm sóc cá nhân của P&G.
• Apple: Với một nhà kho trung tâm ở Hoa Kỳ và khoảng 150 nhà cung cấp quan trọng trên toàn cầu, Apple có các mối quan hệ chiến lược và mạnh mẽ với nhà cung cấp. Gia công phần mềm sản xuất đã giúp Apple gọn gàng hơn, dẫn đến việc dự trữ hầu hết hàng tồn kho tại các cửa hàng bán lẻ và ít tồn kho hơn. Cách tiếp cận này đã giúp công ty công nghệ trở thành một trong những doanh nghiệp có lợi nhuận cao nhất thế giới.
• Công ty Boeing: Bắt đầu từ giữa những năm 1990, Boeing đã áp dụng JIT trong toàn doanh nghiệp để hợp tác chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp và loại bỏ các công việc dư thừa, giảm chi phí và cải thiện chất lượng sản phẩm. Boeing tiếp tục chuyển mình thành nhà tích hợp các bộ phận và hệ thống lớn, đồng thời thực hiện các nguyên tắc sản xuất tinh gọn. Công ty chủ yếu dựa vào cơ sở cung cấp của mình để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Công nghệ Dell: Dell đã áp dụng các hoạt động Lean/JIT vào những năm 1980 với hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Công ty sẽ đặt hàng các bộ phận khi bán hàng cho khách hàng. Thay vì dự trữ một kho chứa đầy máy tính đã được lắp ráp sẵn, Dell đã giảm chi phí và thời gian giao hàng bằng JIT. Công ty cuối cùng đã trở thành một thương hiệu máy tính nổi tiếng.
• Grayton: Nhà sản xuất đồng hồ cao cấp là người đầu tiên áp dụng chiến lược sản xuất tinh gọn trong ngành đồng hồ. Kết quả là Grayton đã tăng dòng tiền lên 70% trong một năm. Công ty đã tạo ra một mô hình sản xuất thời trang nhanh, hợp lý, tiết kiệm chi phí – một kỳ tích đầy thách thức trong ngành công nghiệp đồng hồ cố thủ truyền thống.
• Harley-Davidson USA: Nhà sản xuất mô tô này đã hạn chế thói quen tồn kho lớn bằng cách sử dụng phương pháp JIT để giải quyết tình trạng kém hiệu quả. Harley-Davidson đã giảm 75% lượng hàng tồn kho, loại bỏ thêm chi phí lưu kho. Công ty đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng với thời gian giao hàng tối thiểu, giúp tăng năng suất trong quá trình thực hiện.
• Công ty Kellogg: Kellogg’s là nhà sản xuất thực phẩm quy mô lớn, chỉ dự trữ đủ hàng tồn kho để đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng. Công ty sử dụng JIT cho các hoạt động, sản xuất, hàng tồn kho và phân phối. Nó tối ưu hóa chi phí sản xuất và hàng tồn kho và ngân sách với JIT. Kellogg lấy nguyên liệu thực phẩm thô từ các nhà cung cấp chính trên toàn thế giới để sản xuất 40 loại ngũ cốc và đồ ăn nhẹ khác nhau.
• Motorola: Công ty sử dụng chế độ xem trạng thái “không có độ trễ” để hiển thị mức tồn kho trong thời gian thực. Kết quả là Motorola đã giảm 20% nhu cầu và giảm thời gian trung bình để giải quyết từ vài tuần xuống đôi khi chỉ vài giờ.
• Nike: Năm 2012, Nike đã triển khai JIT để cải thiện các cơ sở sản xuất bị ngắt kết nối trên khắp Đông Nam Á. Kể từ đó, công ty đã cắt giảm 40% thời gian giao hàng, tăng 20% ​​năng suất và có thể giới thiệu các mẫu mã mới nhanh hơn 30%.
• Tesla: Bất chấp sự tăng trưởng của Tesla, công ty không thể độc lập tận hưởng lợi thế kinh tế theo quy mô như các nhà sản xuất ô tô lớn. Tesla nắm quyền sở hữu chuỗi cung ứng của mình, giữ lượng hàng tồn kho ở mức tối thiểu và về cơ bản là sản xuất theo yêu cầu. Cách làm này giúp Tesla có thêm vốn khả dụng vì nó không bị ràng buộc bởi hàng tồn kho dư thừa.
• Toyota Motor Corporation: Toyota là một trong những ví dụ nổi tiếng nhất về các công ty sử dụng phương pháp JIT. Khi khách hàng đặt hàng, Toyota chỉ nhận nguyên liệu thô tại nhà máy khi đã sẵn sàng để bắt đầu sản xuất ô tô. Quá trình này giảm thiểu chi phí giữ hàng tồn kho.
• Zara SA: Hoạt động theo phương châm tồn kho = cái chết , ông lớn dẫn đầu ngành thời trang nhanh làm chủ chuỗi cung ứng của mình và đưa hàng hóa ra thị trường cực kỳ nhanh chóng. Zara khóa 50-60% dòng hàng của mình vào đầu mùa. Điều đó có nghĩa là công ty thiết kế và sản xuất tới 50% quần áo vào giữa mùa. Khi một phong cách hoặc thiết kế cụ thể đột nhiên trở nên thịnh hành, Zara sẽ phản ứng bằng cách tạo ra các sản phẩm mới và đưa chúng vào các cửa hàng trong khi xu hướng vẫn đang lên ngôi.

>>> Xem thêm: Câu chuyện thành công – điều gì đã đưa Coomate từ nhà kho 20m2 đến top 10 ”gã khổng lồ mới nổi” tại Châu Á – Thái Bình Dương

Quản lý hàng tồn kho với mô hình Just in time: Không tồn kho – Không chờ đợi – Không chi phí

Bạn có biết rằng bạn có thể mất tiền vì giữ giữ hàng tồn kho dư thừa hoặc lỗi thời không? Nếu hàng tồn kho quá nhiều doanh nghiệp sẽ phải chi trả các chi phí lưu kho, chi phí quản lý hoặc thậm chí chi phí bảo quản sản phẩm và tồn đọng vốn, nếu hàng tồn quá ít sẽ có thể không đáp ứng được hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đó là lý do tại sao nhiều công ty đã áp dụng nguyên tắc Just In Time (JIT). JIT được Toyota đưa hệ thống sản xuất ô tô của họ vào những năm 1970. Kể từ đó, các công ty như Apple, Motorola và Kellogg’s đã áp dụng quy trình này.

Sự thực, nguyên tắc Just in time giúp DN giảm thiểu hàng tồn kho và tăng hiệu quả. Các hệ thống sản xuất JIT cắt giảm chi phí tồn kho vì các nhà sản xuất nhận nguyên vật liệu và các bộ phận cần thiết cho sản xuất và không phải trả chi phí lưu kho. Các nhà sản xuất cũng không bị bỏ lại hàng tồn kho không mong muốn nếu đơn đặt hàng bị hủy hoặc không được thực hiện. 

Một ví dụ về mô hình JIT cho điều này là một nhà sản xuất ô tô hoạt động với mức tồn kho thấp nhưng chủ yếu dựa vào chuỗi cung ứng của mình để cung cấp các bộ phận cần thiết cho việc chế tạo ô tô trên cơ sở khi cần. Do đó, nhà sản xuất chỉ đặt hàng các bộ phận cần thiết để lắp ráp xe sau khi nhận được đơn đặt hàng.

Vì mục tiêu chính thường là chất lượng chứ không phải giá thấp nhất, JIT yêu cầu hợp đồng dài hạn với các nhà cung cấp đáng tin cậy. Hơn nữa, để sản xuất JIT thành công, các công ty phải có sản xuất ổn định, tay nghề chất lượng cao, máy móc nhà máy không trục trặc và nhà cung cấp đáng tin cậy.

>>>Xem thêm: 4 đề mục phân tích báo cáo hàng tồn kho có thể bạn chưa biết 

Ứng dụng JIT giúp giảm tồn kho tối đa như thế nào?

Để áp dụng nguyên tắc JIT doanh nghiệp cần đảm bảo dòng hàng (đầu vào và đầu ra) phải liên tiếp, không được phép đứt quãng. Điều này được thực hiện dựa trên việc dự báo nhu cầu sản xuất được thực hiện liên tục 24/7. Với lượng hàng hóa được sản xuất dựa trên các kế hoạch được tính toán kĩ càng, doanh nghiệp sẽ không còn phải lo lắng với vấn đề tồn kho quá lớn, gây ảnh hưởng lợi nhuận.

Cũng trong các khu vực kho vận, mọi hàng hóa đều phải sẵn sàng cho việc xuất kho (phục vụ việc sản xuất cũng như vận chuyển cho khách hàng). Do đó, từng lô bán thành phẩm hay hàng hóa sẽ được phân bổ một cách khoa học theo quy trình sản xuất từng công đoạn. Điều này vừa giúp tăng diện tích kho bãi dự trữ, vừa đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng. Giảm đầu tư vào hàng tồn kho cũng góp phần giải phóng dòng tiền cho các bộ phận khác của doanh nghiệp.

Đặc trưng quan trọng của mô hình JIT là thiết lập những lô hàng nhỏ, nhờ vậy, việc lưu trữ trong khu vực kho rộng lớn cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Key focus Just in time tuân theo một số nguyên tắc cơ bản sau:

• Không sản xuất trừ khi khách hàng đã đặt hàng.
• Trung bình hóa yêu cầu của khách hàng và như vậy mọi nguồn lực trở nên trung bình hóa và ổn định trong toàn bộ nhà máy.
• Tất cả các công đoạn phải được thông tin nối với nhau bằng một công cụ quản lý bằng trực quan đơn giản – Kanba
• Tối đa tính linh động về nguồn lực và máy móc.

Quản lý hàng tồn kho Just in time hoạt động như thế nào?

Trong JIT, tất cả các bộ phận của bất kỳ hệ thống sản xuất hoặc dịch vụ nào, đặc biệt là con người, được kết nối với nhau. Họ thông báo cho nhau và phụ thuộc lẫn nhau để tạo ra kết quả thành công. Nguồn gốc của phương pháp này bắt nguồn từ Kaizen, một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn”. Bắt nguồn từ Nhật Bản, triết lý kinh doanh là liên tục cải thiện hoạt động và thu hút sự tham gia của tất cả nhân viên, từ công nhân dây chuyền lắp ráp đến Giám đốc điều hành. Giống như JIT, mục tiêu là giảm lãng phí và nâng cao chất lượng.

Mô hình hoạt động Just in time (just-in-time model works)

Hình ảnh dưới đây cho thấy mô hình just-in-time hoạt động như thế nào. Đầu tiên, một khách hàng đặt hàng với nhà sản xuất. Khi nhà sản xuất nhận được đơn đặt hàng, họ đặt hàng với các nhà cung cấp của họ. Các nhà cung cấp nhận đơn đặt hàng và sau đó cung cấp cho nhà sản xuất các vật liệu cần thiết để đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng. Các nguyên liệu thô sau đó được nhà sản xuất nhận, lắp ráp và bán cho khách hàng.

Just-in-time model works từ lúc khách hàng đặt hàng tới lúc khách nhận sản phẩm 

Sơ đồ quy trình Just in time (The JIT Process Diagram and Steps)

Các tổ chức có thể khác nhau về cách họ triển khai JIT trong môi trường của họ, nhưng các bước chung là giống nhau. Sơ đồ này cho thấy chu trình cải tiến liên tục hoạt động như thế nào trong quản lý hàng tồn kho JIT.

Sơ đồ quy trình Just in time trong doanh nghiệp

Các bước trong chu kỳ cải tiến liên tục cho hàng tồn kho JIT

1. Thiết kế (Design): Quy trình JIT bắt đầu bằng việc xem xét các khối xây dựng thiết yếu của sản xuất: thiết kế sản phẩm, thiết kế quy trình, nhân sự và lập kế hoạch sản xuất. Sau đó, các kế hoạch được đưa ra để loại bỏ sự gián đoạn, giảm thiểu lãng phí và xây dựng một hệ thống linh hoạt.
2. Quản lý (Manage): Đánh giá Quản lý Chất lượng Toàn diện (TQM -Total Quality Management) đảm bảo có sự cải tiến liên tục trong suốt quá trình. Đánh giá của ban quản lý xác định vai trò và trách nhiệm của người lao động, xác định và đo lường kiểm soát chất lượng thống kê, ổn định lịch trình cũng như kiểm tra lịch trình và mức tải và công suất.
3. Kéo (Pull): Hướng dẫn nhóm về các phương pháp sản xuất và rút tiền bằng cách sử dụng các phương pháp báo hiệu như Kanban. Xem lại các chính sách về kích thước lô và giảm kích thước lô.
4. Thiết lập (Establish): Mối quan hệ với nhà cung cấp là yếu tố sống còn đối với sự thành công của JIT. Xem lại danh sách nhà cung cấp. Giải quyết các nhà cung cấp ưa thích, đàm phán hợp đồng, thảo luận về thời gian giao hàng, kỳ vọng giao hàng và các số liệu và biện pháp sử dụng. Tìm hiểu cách tận dụng tối đa chúng trong chuỗi cung ứng .
5. Tinh chỉnh (Fine-tune): Xác định nhu cầu hàng tồn kho, chính sách, kiểm soát và giảm chuyển động hàng tồn kho.
6. Xây dựng (Build): Thông báo cho nhóm của bạn về các kỹ năng và khả năng mà họ cần để hoàn thành công việc của mình, đồng thời tiến hành các buổi giáo dục và trao quyền cho nhóm để giáo dục họ.
7. Tinh chỉnh lại (Refine): Giảm số lượng các bộ phận và các bước trong sản xuất bằng cách tinh chỉnh, tiêu chuẩn hóa và xem xét toàn bộ quy trình.
8. Đánh giá: Xác định và thực hiện các biện pháp và số liệu chất lượng, đồng thời tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ vấn đề nào. Nhấn mạnh các cải tiến và theo dõi xu hướng để cải thiện mọi khía cạnh của JIT.

Giới thiệu Kanban – một yếu tố quan trọng đối với mô hình Just in time

Ứng dụng Kanban trên phần mềm giúp công việc luôn trôi chảy

Kanban (thẻ báo) là “hệ thần kinh” của sản xuất JIT tinh gọn, kiểm soát quá trình sản xuất dở dang và chuyển động hàng tồn kho. Kanban rất quan trọng khi loại bỏ lãng phí sản xuất do sản xuất thừa.

Nếu như các phương pháp sản xuất hàng loạt truyền thống thường sử dụng chiến lược đẩy hàng tồn kho dựa trên số lượng doanh thu dự kiến ​​ước tính thì hệ thống kéo của Kanban tạo ra sự linh hoạt hơn trên sàn sản xuất bởi vì một công ty chỉ sản xuất hàng hóa dựa trên các đơn đặt hàng thực tế. Kanban sử dụng thẻ (giấy hoặc kỹ thuật số) để theo dõi tiến độ sản xuất trên sàn nhà máy. Khi hàng tồn kho di chuyển qua quy trình sản xuất, thẻ Kanban phản ánh tiến trình đó và có thể báo hiệu khi nào cần đặt thêm hàng.

Ngày nay, cùng với công nghệ thông tin hiện đại, Kanban là hệ thống quản lí thông tin kiểm soát số lượng linh kiện trong từng quy trình sản xuất. Mỗi Kanban được gắn vào hộp linh kiện khi chuyển qua từng công đoạn lắp ráp. Công nhân ở công đoạn nhận linh kiện từ công đoạn trước phải để lại 1 Kanban đánh dấu việc chuyển giao số lượng linh kiện. Linh kiện qua hết các công đoạn trong dây chuyền lắp ráp, Kanban đã được điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu và gửi ngược lại vừa để lưu công việc đã hoàn tất, vừa để yêu cầu cung ứng linh kiện tiếp theo.

Kanban được áp dụng theo 2 hình thức:

• Thẻ rút (Withdrawal Kanban): chi tiết chủng loại, số lượng linh kiện qui trình sau nhận từ qui trình trước.
• Thẻ đặt (Production – Ordering): chi tiết chủng loại, số lượng linh kiện qui trình sau phải thực hiện.

Phân biệt JUST IN TIME VÀ JUST IN CASE

Hệ thống tồn kho JIT trái ngược với các chiến lược dự phòng (Just in case) , trong đó các nhà sản xuất dự trữ đủ lượng tồn kho để có đủ sản phẩm đáp ứng tối đa nhu cầu thị trường.

Theo đó, Just in case là một phương pháp quản lý lưu kho và sản xuất dựa trên việc tích trữ hàng tồn kho phòng ngừa các rủi ro tiềm ẩn hoặc không chắc chắn. Theo phương pháp này, hàng hóa được sản xuất hoặc cung cấp dự trữ sẵn trong trường hợp có nhu cầu đột ngột hoặc xuất hiện sự cố. Mục tiêu của Just in case là đảm bảo sẵn có đủ hàng tồn kho để đối phó với các tình huống không lường trước được, nhưng điều này có thể dẫn đến tình trạng quá mức hàng tồn kho và tăng chi phí.

Tóm lại, Just in time tập trung vào việc sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa đúng lúc cần thiết, trong khi Just in case tập trung vào việc tích trữ hàng tồn kho phòng ngừa các rủi ro tiềm ẩn.

Vậy Just in time hay Just in case – lựa chọn nào là tốt nhất?. Câu trả lời là hãy cân bằng. TACA sẽ đưa ra cho bạn các giải pháp ngay phần bên dưới.

Những lưu ý và giải pháp khi doanh nghiệp ứng dụng mô hình Just in time

DN nào có thể sử dụng mô hình JIT để quản lý hàng tồn kho?

Xét về góc độ quy mô, Mô hình JIT phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ và các tập đoàn lớn vì nó giúp tăng cường dòng tiền và giảm vốn cần thiết để điều hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, các Công ty nhỏ, linh hoạt sẽ có ưu thế hơn các Công ty lớn. Công ty lớn có bộ máy điều hành lớn, cồng kềnh, thiếu linh hoạt, khó thay đổi dây chuyền công nghệ do chi phí chuyển đổi lớn.

Giải pháp: Các Công ty lớn có xu hướng chuyển sang mở rộng hợp tác với các Công ty liên kết địa phương để sản xuất, cung ứng các phụ tùng linh kiện trong chuỗi tạo giá trị sản phẩm. Vừa giảm giá thành để sản phẩm cạnh tranh hơn, vừa có thể linh hoạt thay đổi qui trình khi muốn tạo sản phẩm mới.

VD: Hãng Honda Việt nam đã thuê các Công ty tư nhân Việt nam sản xuất chân chống, vành xe, xích, líp theo tiêu chuẩn thiết kế Honda. Khi thị hiếu khách hàng thay đổi, Honda không mất nhiều chi phí thay đổi dây chuyền mới.

– Máy bay Boing có 11.000 chi tiết lớn nhỏ đều được sản xuất tại các Công ty vừa và nhỏ trên khắp thế giới. Toàn cầu hóa trong phân công lao động.

Xét về góc độ ngành, những DN sử dụng quản lý hàng tồn kho JIT thường được liên kết với sản xuất, hay các doanh nghiệp khác nhau từ nhà sản xuất ô tô đến thời trang, cụ thể:

• Thời trang: JIT là một cách lý tưởng để giảm chi phí tồn kho cao trong kinh doanh quần áo. Dự trữ hàng may mặc rất tốn kém và rủi ro vì cần phải vận chuyển nhiều hàng tồn kho hơn để đáp ứng sự đa dạng về kiểu dáng, kích cỡ và màu sắc cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Ô tô: JIT ra đời trong lĩnh vực ô tô để nâng cao năng lực và cạnh tranh hơn. Thực tế này vẫn được sử dụng cho đến ngày nay bởi các công ty xe hơi trên toàn thế giới.
• Nhà bán lẻ Big Box: Các cửa hàng như Walmart và Target lên lịch cho hàng hóa đến – như đồ tựu trường, thời tiết theo mùa và hàng hóa Giáng sinh – khi nhu cầu đối với các mặt hàng cụ thể tăng lên dựa trên dự đoán và kinh nghiệm trước đây. Họ dọn kệ để nhường chỗ cho hàng hóa của mùa sau khi lãi giảm dần.
• Xây dựng: Trong xây dựng, lãng phí là chờ đợi, lưu trữ hàng tồn kho và di chuyển vật liệu thường xuyên. JIT có thể giảm thiểu tối đa những vấn đề này.
• Thức ăn nhanh: Các công ty nhượng quyền thương mại cần có sẵn một lượng lớn nguyên liệu trong kho. Tuy nhiên, món ăn chỉ được làm khi có đơn đặt hàng. Quy trình JIT loại bỏ lãng phí và sử dụng nguyên liệu tươi mang lại lợi thế tiếp thị cho các chuỗi.
• Các nhà sản xuất: Trong lĩnh vực sản xuất, tốc độ đưa ra thị trường và chi phí sản xuất có thể tạo nên hoặc phá vỡ một công ty. JIT giúp giảm thời gian lưu chuyển trong hệ thống sản xuất và cải thiện thời gian phản hồi từ nhà cung cấp và khách hàng.
• Xuất bản: Các nhà xuất bản độc lập và nhà tự xuất bản sử dụng dịch vụ giao hàng đúng lúc để in và tập hợp sách trên cơ sở khi cần thiết để giảm chi phí do hàng tồn kho chưa bán được.
• Bán lẻ: JIT tập trung vào việc có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu — và không gì khác. Trước đây, các nhà bán lẻ mang theo thặng dư để họ không hết các mặt hàng mong muốn và đánh mất doanh số bán hàng tiềm năng. Tuy nhiên, đây không phải là một lựa chọn cho các cửa hàng hoạt động với ngân sách eo hẹp. Với mô hình JIT, mục tiêu là không có hàng tồn kho vật lý cho đến khi khách hàng đặt hàng. 

Lưu ý quan trọng khi DN áp dụng Just in time

Việc triển khai nguyên tắc JIT trong kho vận của doanh nghiệp bạn có thể chứa đựng những rủi ro liên quan đến tiến độ hoạt động. Bởi chỉ cần một mắt xích trong chuỗi cung ứng (khu vực sản xuất hay kho lưu trữ hàng hóa) có vấn đề, toàn bộ hệ thống sản xuất sẽ phải ngừng trệ. Do vậy, để ứng dụng JIT hiệu quả thì cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp của bạn có hoạt động sản xuất ổn định, mang tính chất lặp đi lặp lại: Bởi nguyên tắc JIT có đặc trưng là chia nhỏ những lô hàng. Do đó yêu cầu quy mô sản xuất phải tương đối giống nhau cũng như việc tiếp nhận vật tư trong suốt quá trình sản xuất là tương tự. Nguyên nhân là do việc sản xuất những lô hàng lớn dễ gây tồn kho quá lớn, có thể làm ứ đọng vốn. Ngoài ra việc chia nhỏ các lô hàng cũng giúp doanh nghiệp có thể kiểm tra chất lượng, giảm thiệt hại ngay khi có sai sót xảy ra.
• Cần được lên kế hoạch chi tiết quá trình sản xuất và phân phối sao cho các công đoạn tiếp theo có thể tiếp diễn ngay sau khi công đoạn trước hoàn thành. Điều này tránh tình trạng downtime trong sản xuất do phải đợi sản phẩm đầu vào.
• Chỉ JIT thôi chưa đủ, doanh nghiệp cần kết hợp đồng bộ nhiều nguyên tắc khác như: sản phẩm phải được chuyển theo quy trình sản xuất, nhà máy có khả năng kiểm tra lỗi ngay trên chuyền sản xuất cũng như bình chuẩn hóa việc phân bổ công việc đều mỗi ngày…
• Để có thể áp dụng thành công nguyên tắc JIT, đòi hỏi mọi mắt xích trong chuỗi cung ứng (bao gồm phía nhà cung cấp) đều phải tuân thủ thực hiện. Do đó, việc kiểm soát chặt chẽ mọi nhân tố trước khi tiến hành đơn hàng cho khách là vô cùng quan trọng.
• Doanh nghiệp cần nâng cao khả năng dự đoán, dự báo của mình để có kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu hợp lý, tránh trường hợp chi phí của chúng đột ngột tăng cao.

Giải pháp cân bằng Just in time & Just in case

Tiếp theo như đã nói ở trên, để bộ máy sản xuất của doanh nghiệp bạn đạt hiệu quả tối đa, TACA đề xuất các nhà quản lý có thể tích hợp mô hình sản xuất Tinh gọn Just In Time với mức tồn kho hiệu quả Just In Case cân bằng giữa hiệu quả và chi phí. Chiến lược này yêu cầu dự báo nhu cầu chính xác hơn so với hệ thống JIC nhưng không nhằm mục đích duy trì tồn kho ở mức 0, như trong hệ thống JIT.

JIC với mục tiêu chính là giải quyết nhu cầu sản xuất và bán hàng dài hạn và ngắn hạn bằng cách giữ mức tồn kho đủ thấp về chi phí. Nhưng đủ cao để chống lại sự chậm trễ của nhà cung cấp hoặc sản xuất hoặc đáp ứng nhu cầu gia tăng.

Tất nhiên, bạn cần cân bằng Just In Time và Just In Case. Bằng cách nào?

Các nhà lãnh đạo sẽ thiết lập nguồn hàng tồn kho hợp lý rút ngắn chuỗi cung ứng đáp ứng tối đa nhu cầu thị trường. Trước tiên, cần tính toán mức tồn kho trọng điểm. Xem xét đặc tính quan trọng của sản phẩm, mức độ khan hiếm của một mặt hàng và mức độ dễ dàng bạn có thể mua được cũng như khả năng hư hỏng hoặc lỗi thời.

Việc mua hàng được thực hiện để duy trì một kho dự trữ lành mạnh và tránh tình trạng hết nguyên liệu làm chậm hoặc ngừng sản xuất là chủ trương hàng đầu. Có thể sử dụng hàng tồn kho của JIC cho các mặt hàng trọng điểm, quay vòng nhanh, đảm bảo hàng luôn có sẵn nhưng được tiêu thụ liên tục. 

Trong mô hình sản xuất Just In Time, tất cả các bộ phận được sử dụng để tạo sản phẩm hoàn thiện đảm bảo hoàn thành và xuất kho trong một thời gian ngắn. Lưu ý việc lấp đầy kho lưu trữ với lượng lớn hàng tồn kho lưu trữ thời gian dài là không khả thi.

Giải pháp tăng trưởng toàn diện

Nhận thấy nhu cầu cần hợp tác tham vấn quản trị từ các DN ngày một cấp thiết, đội ngũ chuyên gia TACA thực chiến 20 năm kinh nghiệm tại các DN trong và ngoài nước với những chuyên môn dày dặn về quản trị, am tường công nghệ, xây dựng quy trình chuyên sâu theo ngành sẽ mang đến cho bạn giải pháp Dịch vụ xây dựng hệ thống báo cáo quản trị và Dịch vụ xây dựng quy trình quản lý hàng tồn kho. 

Chúng tôi không chỉ tham vấn giúp các tổ chức áp dụng các phương pháp quản lý một cách hợp lý mà còn là giúp DN nắm bắt thông tin cần thiết về hàng tồn kho, phân tích và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho và đáp ứng nhu cầu thị trường một cách hiệu quả, tối ưu và cạnh tranh so với thị trường:

Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn kho:

• Xây dựng báo cáo hàng tồn kho chi tiết: Tạo ra cac báo cáo đầy đủ về tình trạng hàng tồn kho, bao gồm thông tin về số lượng, giá trị, xu hướng tiêu thụ, tình trạng tồn kho cận kề hạn dùng, và các chỉ số hiệu suất lưu kho khác.
• Tích hợp biểu đồ, đường xu hướng, bản đồ trực quan: Sử dụng biểu đồ thống kê để phân tích sự biến động của hàng tồn kho theo thời gian, nhận diện xu hướng tiêu thụ và các mẫu hoạt động không hiệu quả.
• Báo cáo cảnh báo sự cần thiết: Tạo ra cảnh báo tự động khi hàng tồn kho đạt đến mức cảnh báo, giúp nhà quản lý nhận biết và xử lý kịp thời các vấn đề liên quan đến tồn kho.

Xây dựng quy trình quản lý hàng tồn kho:

• Xác định quy trình quản lý hàng tồn kho rõ ràng: Xác định các bước cụ thể trong quy trình quản lý hàng tồn kho, bao gồm kiểm tra, nhận, lưu trữ, xử lý, và phân phối hàng hoá,…
• Đặt ra các chỉ tiêu hiệu suất: Xác định các chỉ tiêu hiệu suất quan trọng như tỉ lệ lưu kho, thời gian lưu trữ hàng tồn kho, và tỷ lệ tổn hao hàng tồn kho. Theo dõi và đánh giá các chỉ tiêu này để cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho.
• Áp dụng công nghệ hỗ trợ: Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho và công nghệ tự động hóa phù hợp với nhu cầu DN để tăng cường độ chính xác và hiệu suất trong quy trình quản lý hàng tồn kho.
• Tham vẫn các phương pháp quản lý phù hợp cho sự tăng trưởng của DN

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn Dịch vụ, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 hoặc đăng kí tư vấn TẠI ĐÂY

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội