Ứng dụng phần mềm ERP toàn diện cho doanh nghiệp

Phần mềm ERP – phần mềm hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp được doanh nghiệp sử dụng để tích hợp tất cả quy trình cần thiết để điều hành công ty thành một hệ thống duy nhất. Nếu muốn chuyển đổi số thành công cũng như tồn tại lâu dài trong môi trường kinh doanh 4.0, ứng dụng các phần mềm ERP là không thể tránh khỏi.

Trong bài phân tích dưới đây có thể giúp doanh nghiệp biết được cách để ứng dụng phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Ứng dụng phần mềm ERP hiệu quả cho doanh nghiệp 

Quy trình lựa chọn ứng dụng phần ERP trong doanh nghiệp 

Phần mềm ERP không đơn thuần là công nghệ. Trên hết, nó là nơi tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp.

Vì vậy ở Việt Nam, tuy có rất nhiều doanh nghiệp đã triển khai phần mềm ERP, thậm chí bỏ ra chi phí lớn sử dụng những phần mềm ERP của các nhà cung cấp nước ngoài. Nhưng lợi ích mang lại chưa tương xứng với số tiền bỏ ra. Dưới đây là những tư vấn cơ bản về những gì Doanh nghiệp cần chuẩn bị để có thể ứng dụng phần mềm ERP hiệu quả nhất:

• Xác định rõ nhu cầu, đặc thù nghiệp vụ và khả năng chi trả của doanh nghiệp mình: Việc đầu tiên và vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến mọi quyết định và hiệu quả của cách sử dụng phần mềm ERP sau này là xác định được rõ nhu cầu, đặc thù nghiệp vụ và khả năng chi trả của doanh nghiệp mình. Bước này giúp doanh nghiệp hình dung ra được sản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với mình từ đó tìm được nhà cung cấp tốt nhất. Mặt khác, bước này là tiền đề để họ có được những yêu cầu cho đơn vị triển khai phần mềm ERP sau này.
• Lựa chọn nhà cung cấp: Khi thực hiện xong bước trên, việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Một trong những điểm quan trọng khi chọn nhà cung cấp là cần tìm hiểu kỹ năng lực cũng như các dự án đã được họ triển khai thành công.
• Triển khai dự án: Dự án thành công cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp. Các bước cơ bản sau sẽ giúp một dự án triển khai phần mềm ERP thành công là: 

Bước 1: Chuẩn bị dự án phần mềm ERP: Các doanh nghiệp cũng thường yêu cầu nhà cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều hơn một phương án để lựa chọn. Thêm vào đó, trong bước chuẩn bị này, các doanh nghiệp cũng chuẩn bị về mặt tinh thần, đặc biệt là tạo sự tin tưởng, thiện chí làm việc với nhà cung cấp để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi.

Bước 2: Lập kế hoạch thực hiện dự án phần mềm ERP: Giai đoạn tiếp theo của quy trình triển khai dự án này thực sự mới là sự khởi đầu của dự án. Xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi. Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án của doanh nghiệp nên bao gồm các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một kế hoạch thực hiện cụ thể, từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó.

Bước 3: Phân tích dự án phần mềm ERP: Giai đoạn này doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên biết những kiến thức cơ bản các bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP. Nhân viên là người thực sự hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động và nhu cầu họ cần từ một hệ thống ERP.

Bước 4: Thực hiện dự án phần mềm ERP: Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của doanh nghiệp để đi tới các đích cuối cùng đã được hoạch định ngay bước 1.

Bước 5: Xác nhận dự án phần mềm ERP: Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho người dùng cuối – là các cán bộ nhân viên trực tiếp sử dụng phần mềm ERP. Sau khi hoàn thành, xác nhận của hệ thống ERP mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai.

Bước 6: Triển khai hệ thống phần mềm ERP: Tất cả mọi thứ đã được xây dựng đều hướng tới giai đoạn cuối cùng này. Doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng.

80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai phần mềm ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Hầu hết các dự án ERP không thành công là do khâu tư vấn triển khai. Chúng ta nên thuê các đơn vị tư vấn uy tín, vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm. Đáng tiếc là nhiều doanh nghiệp vẫn chưa coi tư vấn là then chốt, không chấp nhận đầu tư chi phí này.

Khi nào doanh nghiệp của bạn cần ERP

Mặc dù phần mềm ERP ban đầu được thiết kế cho các doanh nghiệp – như tên gọi – các dịch vụ phần mềm ERP dưới dạng dịch vụ (SaaS) dựa trên đám mây ngày nay đã hạ thấp các rào cản gia nhập và giúp vô số công ty mới nổi và vừa tăng cường hiệu quả, khả năng hiển thị và quay vòng, khả năng sinh lời.

Dưới đây là một số mẹo giúp xác định xem ERP có dành cho bạn hay không:

• Thường xuyên xem xét công nghệ hiện tại của bạn và hỏi: Công nghệ của chúng tôi có giúp ích hay cản trở chúng tôi không? Khi các hệ thống lỗi thời hoặc không đầy đủ gây ra sự thiếu hiệu quả, làm xáo trộn vùng dữ liệu hoặc không thể hỗ trợ những thay đổi mà doanh nghiệp muốn thực hiện, đã đến lúc tìm kiếm một giải pháp mới.
• Dữ liệu không chính xác là một dấu hiệu khác đã đến lúc bạn nên sử dụng hệ thống ERP đầu tiên hoặc mới. Nếu dữ liệu của bạn không đáng tin cậy, bạn không thể tin tưởng vào các báo cáo và thông tin chi tiết mà nó tạo ra — và đó là một vấn đề lớn.
• Lỗi có liên tục gây ra sự cố không, cho dù đó là gửi nhầm mặt hàng cho khách hàng hay sai lệch giữa đơn đặt hàng và nhu cầu? Một hệ thống thống nhất có thể tổ chức hoạt động của bạn và cải tiến các quy trình để giảm bớt những trở ngại này.
• Quá phụ thuộc vào email và bảng tính để đối chiếu và chia sẻ thông tin quan trọng là một dấu hiệu khác mà bạn cần ERP. Bảng tính yêu cầu cập nhật thủ công, thường xuyên, nghĩa là chúng thường lỗi thời. Chia sẻ dữ liệu nhạy cảm qua email gây ra rủi ro bảo mật thực sự và có thể gây khó khăn cho việc tìm thấy thứ bạn cần.
• Việc thiếu tích hợp giữa các hệ thống là một dấu hiệu khác cho thấy bạn đã sẵn sàng cho ERP. Hệ thống có thể loại bỏ việc truyền dữ liệu thủ công và kết nối không ổn định bằng cách tập hợp thông tin từ tất cả các chức năng kinh doanh chính vào một nơi.

Mặc dù có những chi phí đi kèm với việc mua và triển khai phần mềm ERP nhưng nó thường mang lại lợi tức đầu tư nhanh chóng. Và luôn có sự trợ giúp dành cho những ai muốn xây dựng một đề án kinh doanh.

Theo đánh giá việc sử dụng phần mềm ERP toàn diện có thể giả phí tồn kho 10%, giảm chi phí quản lý 30%, giảm chi phí phát sinh do giao hàng trễ 60%, giảm đầu tư công nghệ thông tin cho các năm tiếp theo 20%, giảm chi phí giấy tờ 20% (nhờ có hệ thống báo cáo online); giảm thời gian chuẩn bị báo cáo tài chính và quản trị (còn 5 ngày). 

Ứng dụng phần mềm ERP theo dạng doanh nghiệp

Doanh nghiệp SME (Doanh nghiệp vừa và nhỏ) có cần “sắm” phần mềm ERP?

Ở nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhiều nhân viên chủ chốt phải làm việc của nhiều vị trí khác nhau nên rất dễ xảy ra sai sót. Việc áp dụng phần mềm ERP vào doanh nghiệp sẽ giúp các hoạt động như xử lý đơn hàng, sản xuất và tài chính được tự động hóa. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là rất cần thiết, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động mạnh trong lĩnh vực tài chính.

Không quan trọng là doanh nghiệp nhỏ và vừa hay doanh nghiệp lớn, quan trọng là khi triển khai áp dụng ERP doanh nghiệp cần phải có kế hoạch cẩn thận để đạt được mục tiêu đề ra và tránh thất bại làm “tê liệt” toàn bộ doanh nghiệp. Nếu sử dụng hệ thống phần mềm ERP tốt, dù là doanh nghiệp SME cũng có thể nhận được tỷ số hoàn vốn thực tế cao. 

Doanh nghiệp thường xuyên gặp sai sót và nhầm lẫn trong các hoạt động nhập/ xuất và chuyển dữ liệu. Ví dụ như nhầm lẫn giao hàng cho khách hay chồng chéo thông tin hóa đơn. 

ERP cung cấp dữ liệu theo thời gian thực và tổ chức dữ liệu thành một dòng chảy thống nhất. Phần mềm ERP sẽ cập nhật liên tục trạng thái kho hàng (mặt hàng nào thiếu, mặt hàng nào tồn đã lâu,…) giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, ví dụ giúp cho nhân viên Sale luôn nắm rõ chính xác tình trạng hàng để tư vấn khách phù hợp. 

Nếu doanh nghiệp chưa đủ tiềm lực tài chính để áp dụng toàn bộ phần mềm ERP, thì có thể áp dụng theo phương pháp “nhỏ giọt”. Mô đun nào của phần mềm ERP giúp ích được nhiều nhất thì TRIỂN KHAI TRƯỚC.

Doanh nghiệp “Ngôi sao đang lên”

Những doanh nghiệp với khối lượng giao dịch tăng lên nhanh chóng, dòng chảy thông tin “dồi dào” và “ồ ạt”. Các sản phẩm cung cấp và khối lượng sản xuất bắt đầu vượt “ngưỡng” của hệ thống quản lý của công ty. Hệ quả, các thông tin trở nên “manh mún”, không tập trung, nằm rải rác ở nhiều nơi khác nhau. 

Áp dụng phần mềm ERP giúp cho dạng doanh nghiệp này tăng khả năng kiểm soát theo phòng ban. Ví dụ  một công ty sản xuất gia đình quy mô nhỏ, nhưng sau một thời gian dài hoạt động, quy mô cấu trúc công ty cũng như là quy mô sản xuất đã mở rộng. Lúc này, công ty buộc phải chuyên biệt hóa chức chức năng, sản phẩm, kế toán, marketing thành các bộ phận riêng để dễ quản lý. Khi chuyên biệt hóa các phòng ban thì doanh nghiệp không chỉ nâng cao khả năng kiểm soát mà còn nhanh chóng nâng cao năng suất sản xuất. 

Phần mềm ERP được lập trình bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, nhưng được gắn kết trong cùng một hệ thống. Vậy nên, dù chuyên biệt hóa theo phòng ban nhưng thông tin vẫn được tập trung tại một nơi duy nhất, không bị “tủn mủn” và gây khó khăn khi tìm kiếm. 

Doanh nghiệp “ì ạch” vì bộ quản quản lý cồng kềnh và kém hiệu quả

Một bộ máy quản trị doanh nghiệp phải đi qua quá nhiều bước trước khi đưa ra quyết định cuối cùng gây ra nhiều chi phí hơn chúng ta tưởng. Các công việc lặp đi lặp lại nhưng không mang lại giá trị, khoảng thời gian chết khi phải thực hiện các thủ công ngốn nhiều thời gian và công sức. 

ERP với khả năng tự động hóa cao, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong doanh nghiệp sẽ giúp loại bỏ những công việc “vô bổ” hoặc “ít giá trị”.

Ví dụ với công việc xử lý đơn từ gồm các hoạt động tạo đơn, trình đơn, phê duyệt, lưu trữ phê duyệt sẽ được tự động xử lý theo một quy trình. Quy trình này sẽ loại bỏ các hoạt động như là in ấn, di chuyển, đợi phê duyệt. Với các quy trình phê duyệt đơn từ ERP sẽ thể hiện thành một báo cáo gồm số lượng đơn cần duyệt,…Doanh nghiệp cũng có thể thấy được hiệu suất phê duyệt đơn từ, hoạt động nào cần nhiều đơn từ nhất,… Từ đây doanh nghiệp sẽ có một bức tranh rõ ràng về các hoạt động liên quan đến đơn từ. \

Doanh nghiệp với quy mô lớn

Trên thực tế, rất khó để một doanh nghiệp tồn tại ở quy mô lớn mà không áp dụng các phần mềm ERP để tối ưu quy trình quản trị trong doanh nghiệp.

Hầu hết các giải pháp ERP, bao gồm SAP (System Application Programming), ban đầu được phát triển cho các tập đoàn lớn. Ví dụ một công ty sản xuất đa quốc gia lớn có thể theo dõi hoạt động khu vực của mình bằng giải pháp ERP. Một điều nữa, các phần mềm ERP hầu hết đều phức tạp và đắt tiền nên có thể là “rào cản” cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hơn là doanh nghiệp lớn. 

Các doanh nghiệp lớn sử dụng các phần mềm ERP để quản lý và tự động hóa các tác vụ hằng ngày, thường tốn rất nhiều thời gian khi thực hiện thủ công. Ngoài ra, nhờ hệ thống phần mềm ERP, doanh nghiệp lớn có thể tăng sự giao tiếp hiệu quả giữa nhiều bộ phận và nhân viên bằng cách chia sẻ thông tin và dữ liệu theo thời gian thực. 

===> Xem thêm: Big Company ERP Versus Small To Medium Enterprise (SME) ERP – Phần mềm ERP của doanh nghiệp lớn so với phần mềm ERP của doanh nghiệp SME (Vừa và nhỏ)

Ứng dụng phần mềm ERP – Nhóm mô đun theo ngành

13 Mô đun phần mềm ERP thường gặp

ERP bao gồm một số mô-đun khác nhau – các gói tính năng được thiết kế riêng cho các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm cả vai trò ở bộ phận hậu cần và tiền sảnh. Điều này vượt xa các chức năng tài chính và cơ bản khác như quản lý chuỗi cung ứng và giao tiếp với khách hàng. Dưới đây là bảng phân tích nhanh về các mô-đun ERP được sử dụng rộng rãi nhất:

Tài chính. Một mô-đun tài chính , nền tảng của mọi hệ thống ERP, quản lý sổ cái chung và tất cả dữ liệu tài chính. Nó theo dõi mọi giao dịch, bao gồm các tài khoản phải trả (AP) và các tài khoản phải thu (AR), đồng thời xử lý các đối chiếu và báo cáo tài chính.

Mua sắm.  Mô -đun mua sắm quản lý việc mua hàng, cho dù là nguyên liệu thô hay thành phẩm. Nó có thể tự động hóa các yêu cầu báo giá và đơn đặt hàng, đồng thời khi được liên kết với việc lập kế hoạch nhu cầu, sẽ giảm thiểu tình trạng mua quá mức và mua dưới mức.

Sản xuất. Sản xuất có thể phức tạp và mô-đun này giúp các công ty điều phối tất cả các bước tạo ra sản phẩm. Mô-đun này có thể đảm bảo hoạt động sản xuất phù hợp với nhu cầu và giám sát số lượng sản phẩm dở dang và thành phẩm.

Quản lý hàng tồn kho. Mô -đun quản lý hàng tồn kho hiển thị mức tồn kho hiện tại cho đến cấp SKU và cập nhật những con số đó theo thời gian thực. Nó cũng đo lường các số liệu quan trọng liên quan đến hàng tồn kho. Bất kỳ công ty kinh doanh sản phẩm nào cũng cần mô-đun này để tối ưu hóa lượng hàng tồn kho dựa trên nhu cầu hiện tại và dự báo

Quản lý đơn hàng. Ứng dụng này giám sát và ưu tiên các đơn đặt hàng của khách hàng từ tất cả các kênh khi họ đến và theo dõi tiến trình của họ thông qua việc giao hàng. Mô -đun quản lý đơn hàng có thể tăng tốc thời gian thực hiện và giao hàng, đồng thời cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Quản lý kho. Mô -đun quản lý kho chỉ đạo các hoạt động của kho như nhận, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển. Nó có thể tiết kiệm thời gian và chi phí trong kho bằng cách xác định các cách hiệu quả hơn để thực hiện các nhiệm vụ này.

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management). CRM là một mô-đun phổ biến dành cho các doanh nghiệp ở  nhiều ngành công nghiệp. Nó theo dõi tất cả thông tin liên lạc với khách hàng, hỗ trợ quản lý khách hàng tiềm năng và có thể nâng cao dịch vụ khách hàng cũng như tăng doanh số bán hàng.

Quản trị dịch vụ dự án. Các doanh nghiệp dịch vụ thường sử dụng mô- đun tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp (PSA) để lập kế hoạch và theo dõi các dự án, bao gồm cả thời gian và nguồn lực dành cho chúng. Nó có thể đơn giản hóa việc thanh toán cho khách hàng và khuyến khích sự hợp tác giữa các nhân viên làm việc trong một dự án.

Quản lý lực lượng lao động (WFM). Mô -đun quản lý lực lượng lao động (WFM) theo dõi việc chấm công và số giờ làm việc, đồng thời một số mô-đun cũng có thể quản lý bảng lương. Công cụ này có thể ghi lại tình trạng vắng mặt và năng suất của từng bộ phận, nhóm và từng nhân viên.

Quản lý nguồn nhân lực (HRM). Mô- đun quản lý nguồn nhân lực (HRM) hoặc quản lý nguồn nhân lực (HCM) tương tự như mô-đun quản lý lực lượng lao động. Nó lưu giữ hồ sơ nhân viên với thông tin chi tiết, như PTO có sẵn và đánh giá hiệu suất, đồng thời có thể tìm ra xu hướng lực lượng lao động ở các phòng ban hoặc nhân khẩu học khác nhau.

Thương mại điện tử. Mô -đun thương mại điện tử cho phép các nhà bán lẻ và thương hiệu quản lý mặt sau và mặt trước của cửa hàng trực tuyến của họ. Họ có thể thay đổi giao diện trang web cũng như thêm và cập nhật các trang sản phẩm bằng ứng dụng này.

Tự động hóa tiếp thị. Mô-đun này quản lý các nỗ lực tiếp thị trên tất cả các kênh kỹ thuật số – email, web, mạng xã hội – và cho phép các tổ chức tối ưu hóa và cá nhân hóa thông điệp của họ. Một công cụ tự động hóa tiếp thị có thể tăng lượng khách hàng tiềm năng, doanh số bán hàng và lòng trung thành của khách hàng.

Các phân hệ phần mềm ERP mà doanh nghiệp ngành nào cũng nên có: 

• Phân hệ tài chính kế toán – “trái tim” của ERP: tiền là nguồn động lực chính của mọi hoạt động sản xuất. Vậy nên trong lần đầu tiên khi mới triển khai ERP, hãy triển khai phần mềm ERP tài chính sau đó mới xem xét các phân hệ còn lại. 
• Phân hệ quản lý nhân sự: xử lý các nhiệm vụ như tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng bảo hiểm,..và quan trọng nhất là TÍNH LƯƠNG. Việc gửi bảng lương trực tiếp theo cách thủ công tốn rất nhiều thời gian và chi phí. Nhân viên có thể dễ dàng quản lý phiếu lương của mình và phản hồi dễ dàng nếu có bất kì sai sót nào.  
• Phân hệ marketing – bán hàng: các phần mềm quản lý chiến dịch tiếp thị, quản lý thông tin khách hàng, quản lý đơn hàng và bán hàng, quản lý doanh số bán hàng và hiệu quả tiếp thị,… giúp tối ưu hoạt động tiếp thị và bán hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo mối quan hệ khách hàng bền vững. 
• Phân hệ quản trị -điều hành: gồm các phần mềm như là quản lý dự án/công việc; quản lý tài sản & ghi chép; ký tài liệu số; quản lý phòng họp; giao tiếp nội bộ,…Quan trọng nhất, những phần mềm lẻ trong phân hệ này cung cấp cho doanh nghiệp các BÁO CÁO TOÀN DIỆN. Tích hợp các phần hệ trong phần mềm, hệ thống tổng hợp và phân tích dữ liệu để đưa ra các báo cáo đa chiều  về tính hình hoạt động, hỗ trợ doanh nghiệp “xóa nhòa” ranh giới giữa các phòng ban, đem đến cho doanh nghiệp cái nhìn đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh hay lập kế hoạch chiến lược. 

Đối với các doanh nghiệp bán lẻ

Các mô đun như là CRM (quản lý quan hệ khách hàng), quản lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho tương đối có hiệu quả. Ví dụ với CRM, doanh nghiệp có thể nắm bắt mọi thông tin bao gồm cả lịch sử mua hàng của khách hàng, dữ liệu này có thể được sử dụng để phân tích xu hướng của người mua, cho phép doanh nghiệp cá nhân hóa các giao dịch và đáp ứng nhu cầu và cung cấp trải nghiệm mua sắm tốt hơn. 

Còn đối với sản phẩm (đơn hàng, hàng tồn kho), phân hệ của phần mềm ERP giúp kiểm soát và quản lý một số lượng “khủng” hàng hóa tại điểm bản hoặc kho tổng, cũng như là điều chuyển giữa các kho khác nhau. 

Đối với doanh nghiệp sản xuất 

Giải pháp ERP sản xuất giúp cho doanh nghiệp hoạch định, theo dõi tất cả hoạt động xuyên suốt quy trình của doanh nghiệp, bao gồm: hoạch định nhu cầu từ đơn hàng & kế hoạch kinh doanh; Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu; Hoạch định Kế hoạch sản xuất, hoạch định Nguồn lực và năng lực sản xuất của nhà máy, quản lý và kiểm soát quy trình cung ứng, quản lý tiến độ sản xuất; kiểm soát chặt chẽ tồn kho;…

Bên cạnh đó, các phần mềm ERP dành riêng cho lĩnh vực sản xuất giúp quản lý tiến độ sản xuất bằng các báo cáo liên tục tình hình sản xuất cũng như dự báo tình trạng sản xuất (Trễ hạn, thiếu nguồn nguyên liệu, hiệu quả năng suất giảm…) giúp cho doanh nghiệp đưa ra giải pháp thích hợp nhất ở từng thời điểm, tương hợp cụ thể.

Đối với doanh nghiệp ngành Logistics

Phần mềm ERP dành riêng cho ngành Logistics (bao gồm vận tải, nghiệp vụ Logistics); quản lý khách hàng CRM, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý kho là những phân hệ chính của phần mềm ERP ngành logistics. 

Hệ thống phần mềm ERP sẽ được thiết kế và lập trình chuyên dụng cho các doanh nghiệp hoạt động trong ngành giao nhận vận chuyển quốc tế giúp giảm chi phí quản lý và điều hành doanh nghiệp, loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người nhập một dữ liệu; quản trị thông tin hiệu quả hơn trên cùng một hệ thống. Và đặc biệt là có thể DỄ DÀNG KIỂM SOÁT. 

===> Xem thêm: 10 Nguyên tắc “vàng” để chuyển đổi số trong kinh doanh và quản trị thành công

Nếu bạn vẫn chưa biết mình cần những mô đun nào, dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm do TACA cung cấp có thể giúp bạn.

Mỗi doanh nghiệp với những yêu cầu về phần mềm khác nhau, với những tính năng RIÊNG BIỆT theo ngành để làm “bệ phóng” hoàn hảo cho các chiến lược cạnh tranh. Taca Business Consulting với kinh nghiệm tư vấn triển khai 830+ dự án giải pháp công nghệ thành công, tự tin sẽ là lựa chọn phù hợp nhất cho các doanh nghiệp mong muốn một hệ thống ERP hiệu quả. 

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm

Câu hỏi thường gặp 

ERP là gì? Phần mềm (ERP) là gì?

ERP là gì? ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Lập kế hoạch nguồn nhân sự ) là một nền tảng mà các công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các bộ phận thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của họ. Nhiều ứng dụng phần mềm ERP rất quan trọng đối với các công ty vì chúng giúp họ thực hiện việc hoạch định nguồn lực bằng cách tích hợp tất cả các quy trình cần thiết để điều hành công ty của họ với một hệ thống duy nhất.

Hệ thống phần mềm ERP cũng có thể tích hợp việc lập kế hoạch, mua hàng tồn kho, bán hàng, tiếp thị, tài chính, nhân sự, v.v

Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là gì?

Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một nền tảng mà các công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các bộ phận thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của họ. Nhiều ứng dụng phần mềm ERP rất quan trọng đối với các công ty vì chúng giúp họ thực hiện việc hoạch định nguồn lực bằng cách tích hợp tất cả các quy trình cần thiết để điều hành công ty của họ với một hệ thống duy nhất.

Hệ thống phần mềm ERP cũng có thể tích hợp việc lập kế hoạch, mua hàng tồn kho, bán hàng, tiếp thị, tài chính, nhân sự, v.v.

Chức năng của phần mềm ERP ? 

Thứ nhất, phần mềm ERP hợp nhất mọi quá trình sản xuất kinh doanh, quản trị trong doanh nghiệp thành một hệ thống có trật tự rõ ràng.

Thứ hai, các phòng ban trong doanh nghiệp đã triển khai ERP đều được liên kết với nhau, do đó mọi vấn đề về trao đổi thông tin, hợp tác đều diễn ra rất dễ dàng.

Thứ ba, với ERP, mọi kế hoạch đều được thể hiện chi tiết, cụ thể.

Thứ tư, đây là một giải pháp hỗ trợ cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn chứ không hoàn toàn thay thế cho người lao động.

ERP hoạt động như thế nào? 

ERP đã phát triển qua nhiều năm từ các mô hình phần mềm truyền thống sử dụng máy chủ vật lý và hệ thống nhập thủ công sang phần mềm ERP dựa trên đám mây với khả năng truy cập từ xa, dựa trên web. Nền tảng này thường được duy trì bởi công ty đã tạo ra nó, còn các công ty khách hàng thuê các dịch vụ do nền tảng này cung cấp.

Doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng mình muốn sử dụng. Sau đó, công ty lưu trữ tải các ứng dụng lên máy chủ mà khách hàng đang thuê và cả hai bên bắt đầu làm việc để tích hợp các quy trình và dữ liệu của khách hàng vào nền tảng.

Sau khi tất cả các phòng ban được liên kết với hệ thống, tất cả dữ liệu sẽ được thu thập trên máy chủ và sẽ có sẵn ngay lập tức cho những người được phép sử dụng dữ liệu đó. Báo cáo có thể được tạo bằng các số liệu, đồ thị hoặc hình ảnh trực quan khác và hỗ trợ khách hàng có thể cần để xác định doanh nghiệp và các bộ phận của nó đang hoạt động như thế nào.

Những ngành nghề có thể sử dụng phần mềm ERP

Các công ty ở MỌI  ngành nghề, với mô hình kinh doanh đa dạng, đã nhận ra những lợi ích mà phần mềm ERP mang lại. Các giải pháp linh hoạt với chức năng mở rộng có thể phục vụ nhiều tổ chức và yêu cầu khác nhau.

Các ngành dựa vào ERP để điều hành hoạt động kinh doanh của họ bao gồm:

• Quảng cáo và truyền thông kỹ thuật số
• Quần áo, giày dép và phụ kiện
• Cửa hàng trong khuôn viên trường
• Tư vấn
• Giáo dục
• Năng lượng
• Các dịch vụ tài chính
• Đồ ăn và đồ uống
• Sức khỏe và sắc đẹp
• Khoa học sức khỏe và đời sống
• dịch vụ IT
• Chế tạo sản xuất
• Truyền thông và xuất bản
• Nhà hàng và khách sạn
• Bán lẻ
• Phần mềm và công nghệ
• Vận tải và Logistics
• Phân phối bán buôn

 Lợi ích của hệ thống phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

Các giải pháp ERP ngày nay có bộ tính năng phong phú mang lại vô số lợi ích cho doanh nghiệp. Phần mềm này đã được hầu hết các công ty có quy mô nhất định áp dụng rộng rãi vì nó thúc đẩy những cải tiến thực sự. Mặc dù những gì một công ty riêng lẻ coi là giá trị lớn nhất của công nghệ này sẽ khác nhau, đây là những lợi thế chung chính mà ERP mang lại:

1. Tiết kiệm chi phí. Có lẽ đề xuất giá trị lớn nhất của hệ thống ERP là chúng có thể tiết kiệm tiền cho tổ chức của bạn theo một số cách. Bằng cách tự động hóa nhiều nhiệm vụ đơn giản, lặp đi lặp lại, bạn giảm thiểu sai sót và nhu cầu bổ sung nhân viên với tốc độ tương đương với tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp. Khả năng hiển thị giữa các công ty giúp dễ dàng phát hiện những điểm thiếu hiệu quả làm tăng chi phí và dẫn đến việc triển khai tốt hơn tất cả các nguồn lực, từ nhân công, hàng tồn kho đến thiết bị. Và với ERP đám mây, các công ty có thể nhanh chóng nhận thấy giá trị gia tăng từ phần mềm ERP, vượt xa số tiền họ chi tiêu.
2. Khả năng hiển thị quy trình làm việc. Với tất cả quy trình công việc và thông tin ở một nơi, nhân viên có quyền truy cập vào hệ thống có thể xem trạng thái của dự án và hiệu suất của các chức năng kinh doanh khác nhau có liên quan đến công việc của họ. Khả năng hiển thị này có thể đặc biệt có giá trị đối với các nhà quản lý và lãnh đạo, đồng thời nó nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều so với việc tìm kiếm các tài liệu phù hợp và liên tục yêu cầu đồng nghiệp cập nhật.
3. Báo cáo/phân tích. Dữ liệu chỉ hữu ích nếu các công ty có thể phân tích và hiểu nó và ERP sẽ hỗ trợ điều đó. Các giải pháp hàng đầu có các công cụ báo cáo và phân tích ấn tượng cho phép người dùng không chỉ theo dõi KPI mà còn hiển thị bất kỳ số liệu hoặc so sánh nào mà họ có thể mơ ước. Vì ERP có tính toàn diện nên nó có thể giúp doanh nghiệp hiểu được sự thay đổi hoặc vấn đề xảy ra với một quy trình ở một bộ phận sẽ ảnh hưởng đến phần còn lại của công ty như thế nào.
4. Thông tin/thông tin chi tiết về doanh nghiệp. Vì ERP có thể truy cập dữ liệu theo thời gian thực từ khắp công ty nên các hệ thống này có thể phát hiện ra các xu hướng có tác động và cung cấp những hiểu biết sâu rộng về hoạt động kinh doanh. Điều này giúp các nhà lãnh đạo tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn, những người hiện có thể truy cập dễ dàng vào tất cả các dữ liệu liên quan.
5. Tuân thủ quy định và bảo mật dữ liệu. Các tiêu chuẩn báo cáo tài chính cũng như các quy định bảo mật dữ liệu cụ thể của chính phủ và ngành thay đổi thường xuyên và ERP có thể giúp công ty của bạn luôn an toàn và tuân thủ. ERP cung cấp quy trình kiểm toán bằng cách theo dõi vòng đời của mỗi giao dịch, bao gồm cả việc tuân thủ các quy trình phê duyệt bắt buộc. Các doanh nghiệp cũng có thể giảm nguy cơ xảy ra lỗi và các trở ngại về tuân thủ liên quan bằng tự động hóa. Phần mềm ERP cung cấp các báo cáo tài chính tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định, đồng thời các ứng dụng SaaS được trang bị tốt để giúp các công ty tuân thủ PCI-DSS.
6. Quản lý rủi ro. Công nghệ ERP làm giảm rủi ro theo một số cách. Kiểm soát truy cập chi tiết và quy trình phê duyệt được xác định có thể tăng cường kiểm soát tài chính và giảm gian lận. Ngoài ra, dữ liệu chính xác hơn sẽ tránh được những sai sót có thể dẫn đến mất doanh thu hoặc bị phạt. Và cuối cùng, khả năng xem trạng thái của toàn bộ hoạt động giúp nhân viên xử lý nhanh chóng các rủi ro do gián đoạn kinh doanh gây ra.
7. Bảo mật dữ liệu. Các nhà cung cấp ERP hiểu rằng hệ thống của bạn chứa dữ liệu quan trọng, nhạy cảm và thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo hệ thống được an toàn. Sự siêng năng này quan trọng hơn bao giờ hết khi số lượng và quy mô của các cuộc tấn công mạng ngày càng tăng. Đặc biệt, phần mềm ERP đám mây do nhà cung cấp quản lý sử dụng các giao thức bảo mật tiên tiến để đảm bảo công ty của bạn không trở thành nạn nhân của một cuộc tấn công gây thiệt hại.
8. Hợp tác. Nhân viên làm việc hiệu quả nhất khi họ làm việc cùng nhau. Giải pháp ERP giúp dễ dàng chia sẻ thông tin — như đơn đặt hàng, hợp đồng và hồ sơ hỗ trợ khách hàng — giữa các nhóm. Nó phá bỏ các bức tường giữa các phòng ban bằng cách cung cấp cho nhân viên quyền truy cập phù hợp vào dữ liệu thời gian thực về các chức năng kinh doanh liên quan.
9. Khả năng mở rộng. Hệ thống ERP phù hợp sẽ có khả năng mở rộng và đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn ngày hôm nay và trong tương lai gần. Các hệ thống đám mây đặc biệt thích ứng với những thay đổi vận hành nhỏ và lớn ngay cả khi lượng dữ liệu tổ chức thu thập và nhu cầu truy cập tăng lên.
10. Tính linh hoạt. Mặc dù phần mềm ERP giúp doanh nghiệp thực hiện theo các phương pháp hay nhất nhưng nó cũng mang lại sự linh hoạt để hỗ trợ các quy trình và mục tiêu riêng biệt. Hệ thống cung cấp cho quản trị viên khả năng xây dựng quy trình công việc dành riêng cho công ty và tạo các báo cáo tự động quan trọng cho các phòng ban và giám đốc điều hành khác nhau. ERP nâng cao sự đổi mới và sáng tạo của tổ chức bạn.
11. Tùy chỉnh. Trong khi hầu hết các công ty nhận thấy rằng các hệ thống ERP hiện đại hỗ trợ hoạt động kinh doanh của họ một cách “tuyệt vời”, một số công ty cần bổ sung thêm chức năng tích hợp mở rộng. Nếu bạn có nhiều quy trình chuyên biệt, hãy tìm một hệ thống có thể mở rộng cho phép nhà tích hợp hoặc nhân viên CNTT của bạn viết mã để bổ sung các tính năng cần thiết hoặc có thể tích hợp với các giải pháp nội bộ hoặc kế thừa. Tuy nhiên, trước khi thực hiện lộ trình tùy chỉnh, hãy xem xét kỹ các quy trình của bạn — chức năng và cấu hình dựng sẵn hỗ trợ các giải pháp ERP hiện đại dựa trên các phương pháp hay nhất được thu thập từ hàng nghìn công ty. Nhằm mục đích giảm thiểu các tùy chỉnh.
12. Quản lý khách hàng & đối tác. ERP có thể tăng cường mối quan hệ đối tác và khách hàng của công ty. Nó có thể cung cấp thông tin chi tiết về nhà cung cấp, hãng vận chuyển và nhà cung cấp dịch vụ, với đám mây cho phép trao đổi thông tin thuận tiện hơn, tốt hơn. Khi nói đến khách hàng, giải pháp có thể theo dõi các phản hồi khảo sát, yêu cầu hỗ trợ, trả lại, v.v. để tổ chức có thể theo dõi nhịp độ hài lòng của khách hàng.

Xu hướng phát triển của phần mềm ERP trước làn sóng chuyển đổi số

ERP di động và lưu trữ đám mây

Với sự phát triển không ngừng của thiết bị di động, ERP di động đang trở thành một xu hướng không thể bỏ qua trong doanh nghiệp hiện đại. Việc sử dụng ERP di động cho phép người dùng truy cập vào hệ thống ERP của doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi và từ bất kỳ thiết bị di động nào có kết nối internet. Điều này giúp cho nhân viên của doanh nghiệp có thể quản lý tài nguyên và thông tin doanh nghiệp một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Lưu trữ đám mây cũng là một xu hướng tiên tiến mới nhất trong ERP. Thay vì sử dụng máy chủ và phần mềm nội bộ để lưu trữ dữ liệu, ERP lưu trữ đám mây sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây. Điều này cho phép doanh nghiệp tiết kiệm chi phí về phần cứng và phần mềm, đồng thời cung cấp khả năng mở rộng linh hoạt hơn để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Sự phát triển của AI và IoT trong ERP

Sự phát triển của trí tuệ nhân tạo (AI) và internet vạn vật (IoT) đã ảnh hưởng đến các hệ thống ERP, tạo ra nhiều cơ hội mới để cải thiện quy trình kinh doanh. Với sự tích hợp của AI và IoT trong ERP, doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp, giúp tăng cường hiệu quả và độ chính xác của dữ liệu. Ngoài ra, các công ty cũng có thể sử dụng AI và IoT để thu thập và phân tích dữ liệu từ các thiết bị thông minh, từ đó tạo ra thông tin quan trọng để hỗ trợ quyết định kinh doanh.

Tích hợp với các nền tảng công nghệ mới

Các doanh nghiệp hiện nay đang đổi mới quy trình kinh doanh để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Điều này đòi hỏi hệ thống ERP cần được cập nhật và tích hợp với các nền tảng công nghệ mới để đáp ứng yêu cầu. Các công ty có thể sử dụng các nền tảng công nghệ mới như blockchain, big data và trí tuệ nhân tạo để tăng cường tính toàn vẹn dữ liệu, cải thiện an ninh thông tin và tạo ra những quy trình kinh doanh hiệu quả.

ERP tích hợp Blockchain

Blockchain là một công nghệ mới, đặc biệt là trong lĩnh vực tài chính và quản lý chuỗi cung ứng. Các doanh nghiệp đang tích hợp Blockchain vào hệ thống ERP của mình để giúp cải thiện tính bảo mật, giảm chi phí và tăng tính minh bạch. ERP tích hợp Blockchain cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý dữ liệu an toàn và đáng tin cậy hơn.

===> Xem thêm: 

Tư duy số đúng đắn để doanh nghiệp Chuyển đổi số thành công

3 chiến lược chuyển đổi dẫn dắt doanh nghiệp đi đúng hướng

Taca Business Consulting,