Quản lý công nợ phải thu & công nợ phải trả để tránh rủi ro – Thoát khỏi “vòng xoáy” nợ nần không để nợ xấu

Quản lý công nợ là quá trình theo dõi, ghi nhận số tiền phải thu hoặc số tiền phải trả với khách hàng và nhà cung cấp khi phát sinh giao dịch mua hàng, nhập hàng, giúp doanh nghiệp có thể quản lý tài chính hiệu quả hơn. Hai mục quan trọng nhất của quản lý công nợ đó là quản lý công nợ phải thu và quản lý công nợ phải trả. 

Đối với quản lý công nợ phải thu:

 “Đứng cho vay, quỳ thu nợ” không chỉ là nỗi ám ảnh của những ngân hàng thương mại, khi mà ngày nay phải cho nợ mới bán được hàng. Đặc biệt đối với những ngành “sức cạnh tranh = cho nợ” (ví dụ như ngành sản xuất, gia công cơ khí, xây dựng, bất động sản,…). Trong khi các ngân hàng có danh mục cho vay lớn và có thể đa dạng hóa để giảm thiểu rủi ro, thì các doanh nghiệp thông thường chỉ là những “tay ngang” trong nghiệp vụ “buôn tiền”. Khoản phải thu của một đối tác gặp vấn đề có thể làm “bốc hơi” một lượng lớn lợi nhuận và tác động lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.   

Chính vì bị động trong công tác quản lý công nợ phải thu, mỗi một đơn đặt hàng khi nhận về đều là một lần “đặt cược” của chủ doanh nghiệp và doanh nghiệp chỉ thắng cược khi tiền thực về. 

Đối với quản lý công nợ phải trả: 

Quản lý công nợ phải trả giúp doanh nghiệp có kế hoạch trả nợ hợp lý & đúng hạn cũng như tận dụng thời gian “chiếm dụng vốn” hiệu quả hơn mà vẫn đảm bảo uy tín với đối tác và khách hàng. 

Mặc dù các doanh nghiệp hiện nay thường tập trung nhiều hơn vào quản lý công nợ phải thu nhưng thực chất việc quản lý công nợ phải thu hay phải trả liên quan chặt chẽ đến nhau, và những yếu kém trong công tác quản lý công nợ phải trả gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp không kém gì các khoản phải thu, ví như một khoản chi phí lãi vay thêm vì trễ nợ, hoặc khó khăn trong đàm phán kéo dài thời gian thanh toán,….

Đã kinh doanh thì khó tránh khỏi nợ nần, khách nợ bạn, bạn nợ nhà cung cấp, mọi thứ giống như một vòng lặp hệ quả ảnh hưởng đến “dòng máu” – “dòng tiền” của doanh nghiệp. Nếu không có những chính sách, quy trình quản lý công nợ và những quy định rõ ràng thì doanh nghiệp không thể thoát khỏi “vòng xoáy” nợ nần và tiêu trừ những khoản nợ xấu. 

Vậy đâu là những bí quyết để quản lý công nợ và những công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ dễ dàng từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra được những quyết định quản trị chính xác, hãy cùng Taca tìm hiểu trong bài phân tích dưới đây. 

Quản lý công nợ phải thu khách hàng – nghệ thuật đòi nợ nằm ở quy trình thu hồi nợ

Thực tế không phải khách hàng nào cũng “tự ý thức” về khoản nợ của họ để mang tới trả đúng hạn, đa phần doanh nghiệp phải chủ động đề cập với họ mới mong muốn thu được tiền. Nhưng không phải cứ thích thì đi đòi và đòi thế nào cũng được, bạn phải có một quy trình thu hồi cụ thể vừa chuyên nghiệp vừa hiệu quả. Để xem xem quy trình thu hồi nợ nào phù hợp, doanh nghiệp có thể xem xét các báo cáo công nợ phải thu, để có được những nhận định chính xác về đặc điểm của các khoản phải thu mà doanh nghiệp đang nắm giữ.

>>> Xem thêm: Báo cáo công nợ phải thu khách hàng: Thu hồi nợ mà không mất đi khách hàng

Khi mọi bước trong quy trình được viết rõ ràng, khi xảy ra vấn đề (ví dụ thái độ nhân viên thu nợ hách dịch) sẽ tìm ra nguyên nhân nhanh chóng. 

Quy trình thu hồi công nợ rõ ràng sẽ trả lời được những câu hỏi sau: 

Quy trình này cần ghi rõ ai là người liên hệ với khách hàng? 

Ai là người đi đòi nợ? 

Trước khi đi cần nhắc nhở bằng phương pháp nào 

Sau thời gian nhắc nhở bao lâu thì đi? 

Khi đòi được tiền cần đưa lại cho ai?

Nếu chưa đòi được cần đàm phán lại thế nào với khách hàng?

Quy trình thu hồi nợ sẽ đi sâu vào hành trình thu hồi từng khoản phải thu – từng khách hàng, nói vui thì, hành trình này là một phần của quá trình nâng cao trải nghiệm cá nhân hóa của khách hàng

Quy trình thu hồi công nợ

1. Xác định mỗi khách hàng thì cần phải thu khoản thu tối thiểu là bao nhiêu.

Đây là bước đầu tiên khi tiến hành thu hồi công nợ, kế toán công nợ của bạn cần phân tích ngân sách kỹ để xem cần phải thu hồi công nợ với số tiền tối thiểu bao nhiêu mới đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tính toán được khả năng thu hồi nợ và khả năng xoay vòng vốn. 

Đặt hạn mức tín dụng cho từng khách hàng dựa trên tình hình của doanh nghiệp và tiềm lực tài chính của đối tác cũng là một cách thông minh để hạn chế nợ khó đòi phòng trường hợp khách không đủ khả năng trả. Hạn mức tín dụng cho từng khách hàng ngay từ đầu sẽ giúp cho những nhà quản lý dễ đưa ra các quyết định tài chính cũng như giúp kế toán công nợ quản lý công nợ phải thu một cách hiệu quả và linh hoạt hơn. 

Giá trị này được tính dựa trên tình hình tài chính doanh nghiệp và đánh giá phân loại khách hàng. 

Không phải khoản công nợ phải thu nào cũng thu hồi được ngay và thu hồi được hết theo kiểu gối đầu các đơn hàng, vì vậy mà doanh nghiệp cần xác định một khoảng giá trị công nợ nhất định cho phép khách hàng được nợ để phù hợp với tính hình tài chính của doanh nghiệp. 

2. Phân loại thành các nhóm nợ khác nhau

Trong các khách nợ thì có nhiều nhóm khác nhau như nợ dài hạn, nợ ngắn hạn, các khoản nợ khó đòi. Phương thức thu hồi nợ đối nợ sẽ linh hoạt, mềm dẻo theo từng nhóm phân loại để nâng cao được khả năng thu hồi nợ. 

Ví dụ với các nhà hàng có thể đặt thông báo nhắc nhở khoản nợ từ các nhà cung cấp yêu cầu thanh toán theo tháng, theo quý, theo nửa năm hoặc 1 năm. Khi đã xác định trong thời gian này mình phải trả nợ ai, đòi nợ của những khách nào với tổng số tiền bao nhiêu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc xem xét và đánh giá tình hình tài chính – từ đó chủ nhà hàng biết được mình có bao nhiêu tiền tại thời điểm này để lên phương án kinh doanh hợp lý. 

3. Xem xét để chọn người thu hồi nợ thích hợp 

Doanh nghiệp cần lựa chọn người thích hợp, có khả năng thuyết phục khách hàng, có thể trực tiếp làm việc, có mối quan hệ tốt với khách hàng. 

>> Nên chọn người đòi nợ có kỹ năng thuyết phục: 

Nếu muốn lấy được tiền thì người đi đòi nợ phải thật khéo. Không nên chọn những người nóng tính, bộp chột, kỹ năng xử lý kém, mà hãy chọn người kiên nhẫn, có lập trường và dứt khoát. 

4. Nhắc nhở, thông báo cho khách hàng về thời hạn khoản nợ

Nghệ thuật đòi nợ khách hàng nằm cả ở bước này. 

Việc nhắc nhở = điểm chạm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng sẽ quyết định bạn có đòi được nợ hay không. 

(Trừ khi khách hàng không có khả năng tài chính để trả thật thì cũng đành chịu).

Khi sắp đến thời hạn trả nợ khoảng 10 ngày nên nhắc nhở khách hàng về việc trả nợ, có thể qua email, điện thoại, hoặc là hẹn gặp mặt trực tiếp nếu cần thiết và khách hàng quan trọng.

Có câu thế này: “Cho vay thì đứng, đòi nợ thì quỳ”, ý nói chuyện thu nợ gặp rất nhiều khó khăn, chủ yếu vì khách hàng trù chừ chưa chịu trả, khách viện cớ để hoãn nợ. Như vậy bạn cần chuẩn bị một số cách đòi nợ dự phòng với các trường hợp khách quá lầy, dưới đây là một số phương pháp bạn có thể tham khảo: 

Nhắc nhở thường xuyên 

Doanh nghiệp có thể nhắc nợ bằng cách gọi điện, nhắn tin, gửi email,.. để yêu cầu khách hàng trả nợ. Tần suất nhắc nợ có thể từ 2 – 3 ngày/lần. Việc nhắc nợ cần thực hiện một cách khéo léo nhưng cũng phải dứt khoát, mạnh mẽ, việc này sẽ tùy thuộc vào tâm lý, hoàn cảnh của từng khách hàng khác nhau.

Nhắc nợ thường xuyên là cần thiết nhưng đừng dồn họ vào “bước đường cùng”, gây tâm lý chây ỳ trả nợ. Thêm vào đó, lựa chọn thời điểm phù hợp cũng được xem là cách đòi nợ khách hàng hiệu quả. Hãy nhắn tin và gọi điện vào những khoảng thời gian rảnh như lúc nghỉ trưa hay chuẩn bị ra về. Khi đó, họ sẽ khó tìm ra được lý do để từ chối cuộc gọi của bạn.

Đề xuất trả góp

Trong trường hợp bạn bị khách hàng nợ một khoản tiền lớn và chưa có khả năng thanh toán hết trong một lần, bạn có thể đề xuất chia nhỏ số tiền để khách hàng trả góp theo từng tháng. 

Cách này sẽ giúp bạn tăng cơ hội đòi lại khoản vay mà đồng thời cũng giảm gánh nặng trả nợ cho người vay.

Nhắc nhở tế nhị nhưng kiên quyết

Thay vì bạn đề cập trực tiếp về khoản nợ khiến khách hàng cảm thấy ngại thì bạn nên nhắc khéo léo về khoản nợ. Tuy nhiên, bạn cũng cần kiên quyết để có thể đòi được nợ nhanh nhất. 

Nếu đã đến hẹn lần thứ hai mà khách hàng vẫn khất nợ thì bạn cần kiên quyết với họ: “Bạn cần trả tiền cho doanh nghiệp mình trước ngày…… bởi đã quá hạn 2 lần ….”

5. Đàm phán với khách nợ 

Mỗi khi chúng ta gặp khách nợ để yêu cầu thanh toán, họ rất nhẹ nhàng hứa và cam kết với chúng ta là sẽ thanh toán công nợ ngay khi có nguồn về, hoặc đợi thêm một thời gian ngắn nữa, lấy được tiền từ khách hàng sẽ thanh toán công nợ cho chúng ta ngay.

Khách nợ hứa hẹn rất nhiều nhưng không thanh toán, trường hợp này nhân viên thu nợ sẽ phải ứng xử, giải quyết như thế nào?

Trường hợp này nếu như chúng ta vẫn cứ tin tưởng để chờ đợi lời hứa của họ thì không biết khoản nợ sẽ kéo dài đến bao giờ mới thu được.

Xét về góc độ pháp lý họ không vi phạm vì họ không từ chối thanh toán, xét trên phương diện tình cảm họ không làm điều gì khiến ta phật lòng, họ luôn mong muốn chúng ta thông cảm và chia sẻ cho họ vì rất khó khăn.Nếu như khách nợ nói thẳng là chưa có tiền hoặc không thanh toán được thì chúng ta đã biết cách đối phó, đằng này mỗi lần đòi nợ khách nợ vẫn rất nhẹ nhàng hứa hẹn với chúng ta. Ngược lại, nếu chúng ta đã vội vàng có thái độ phản ứng quyết liệt, gay gắt vội vàng áp dụng mọi biện pháp quyết liệt, không cần quan tâm đến quan hệ đối tác hai bên thì việc thu nợ không chắc đã mang lại kết quả tốt.

Hơn lúc nào hết, doanh nghiệp cần phải biết nhận định phán đoán tình huống xem việc cam kết lần này có khả thi không, họ có thể thực hiện thanh toán không. Muốn có thông tin về độ tin cậy của lời cam kết, nhân viên phải đàm phán và đề nghị họ trả lời cho ta chúng ta những câu hỏi sau:

Khách nợ sẽ lấy nguồn từ đâu?

Nếu nguồn đó không có thì có nguồn khác không ?

Lần này sẽ thanh toán toàn bộ số công nợ hay thanh toán được bao nhiêu?

Để thể hiện thiện chí, khách nợ sẽ thanh toán một phần công nợ trước thời hạn cam kết?

Nếu lần này cam kết mà vẫn không thanh toán thì khách nợ giải quyết như thế nào, có chấp nhận mọi biện pháp thu nợ mà công ty sẽ áp dụng không?

Khi chúng ta đàm phán mà khách nợ sẵn sàng cung cấp, trả lời đầy đủ những thông tin như ta yêu cầu, chắc chắn chúng ta dễ dàng nhận định việc cam kết lần này của khách nợ là có khả năng thực hiện so với lần trước không.

Ngược lại, khi chúng ta trao đổi, đặt vấn đề mà họ từ chối không chịu chia sẻ cho chúng ta. Lúc đó, chúng ta phải khẳng định rằng khách nợ sẽ không có ý định thanh toán, họ cam kết chỉ muốn kéo dài thời gian.

Chúng ta nên chuẩn bị sẵn phương án đàm phán quyết liệt, dứt khoát hoặc có biện pháp thu nợ mạnh mẽ hơn để tác động, gây sức ép lên khách nợ thì mới hy vọng khả năng thu nợ cao và hiệu quả.

6. Nếu không giải quyết được thì khởi kiện ra tòa án

Đây là giải pháp cuối cùng khi dùng nhiều cách đòi nợ khác nhưng không đòi được nợ. Thực tế giải pháp khởi kiện ra tòa án mất khá nhiều thời gian và công sức vậy nên tốt nhất là khéo léo đàm phán với khách hàng để thu hồi nợ.

7. Chọn mặt gửi vàng – cân nhắc kỹ lưỡng khi cho khách nợ

Nếu ngay từ đầu biết đối tác không đáng tin thì cũng không nên cho nợ làm gì, “diệt hậu họa từ trong trứng nước”

Trước khi xác lập giao dịch với bất kì đối tác nào, dù là đối tác lâu năm hay khách hàng mới, doanh nghiệp cần tìm hiểu và thủ thập chi tiết các thông tin và tình hình hoạt động kinh doanh của đối tác và khách hàng. 

Khi thực hiện giao dịch với các đối tác mới (chưa từng giao dịch trước đó), đây có thể là các chủ thể kinh doanh có nhiều khoản nợ tồn chưa thanh toán dẫn đến không thể vay nợ hoặc không được đối tác cũ tin tưởng để tiếp tục “ăn chắc mặc bền”. 

Các đối tác này sẽ luôn tìm kiếm các doanh nghiệp mới để ký kết hợp đồng và tiếp tục lặp lại việc vay nợ như một vòng tuần hoàn. Điều này có thể gây ra rủi ro cho doanh nghiệp hợp tác cùng. 

Tất nhiên không phải đối tác mới lúc nào cũng là điềm xấu, nhưng tương đối mà nói doanh nghiệp cần cân nhắc mọi trường hợp có thể xảy ra. Vậy nên để đảm bảo rủi ro về mức thấp nhất, hãy xác minh sơ bộ về tình hình kinh doanh của các đối tác kinh doanh để “chọn mặt gửi vàng”.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý về thẩm quyền xác lập giao dịch của đối tác, khách hàng cũng như các điều khoản, nội dung trong hợp đồng. Theo quy định của pháp luật, người có thẩm quyền ký kết hợp đồng là người đại diện theo pháp luật. Trong trước hợp ủy quyền cho người khác ký kết, doanh nghiệp phải yêu cầu Giấy ủy quyền để tránh trường hợp giao dịch vô hiệu do không đúng thẩm quyền giải  quyết. 

>>> Lời khuyên với các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa: cần cân nhắc thêm quy định điều khoản về tạm ngừng cung cấp hàng hóa khi đối tác chưa hoàn thành thanh toán các khoản nợ đến hạn = dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đối tác đang có sự khó khăn về tài chính, và quyết định xem doanh nghiệp của bạn có “rút chân lại” hay không. 

Quản lý công nợ phải trả 

Cũng giống như công nợ phải thu, doanh nghiệp cần theo dõi công nợ phải trả theo từng đối tượng, theo hóa đơn hoặc theo từng dự án, để đảm bảo doanh nghiệp thanh toán đúng hạn Hoặc nếu “trót” quá hạn, thì doanh nghiệp cũng biết cách khéo léo xử lý để hạn chế tối đa thiệt hại. 

Một số khoản nợ phải trả thường thấy trong các doanh nghiệp bao gồm: nợ doanh nghiệp phải trả người bán, nợ phải trả người lao động, cho các bên đối tác liên quan, khoản nợ ngân hàng thuế,…. 

Nợ phải trả không được trả đúng hạn có thể khiến doanh nghiệp phải:

• Chịu thêm một khoản chi phí lãi vay khác: ví dụ với các khoản tín dụng sẽ có lãi suất chậm thanh toán (lãi suất phạt sẽ tùy chỉnh cho mỗi công ty khác nhau).
• Đánh mất uy tín với đối tác: trên thị trường tín dụng, điều này đặc biệt nguy hiểm, lịch sử tín dụng của doanh nghiệp và cá nhân được lưu lại trên hệ thống thông tin quốc gia và bất kỳ tổ chức tín dụng nào cũng có thể truy cập. Nếu doanh nghiệp chậm thanh toán 90 ngày cho 1 công ty thuê tài chính thì tôi dám chắc với bạn rằng không một ngân hàng hoặc công ty tài chính nào cho bạn nợ nần thêm cả. 

Quản lý công nợ phải trả hiệu quả phải đảm bảo rằng những khoản nợ hoặc trả chậm không ảnh hưởng đến dòng tiền cũng như uy tín của doanh nghiệp. Nhà cung cấp và đối tác vẫn muốn hợp tác với bạn và chấp nhận cho bạn nợ. 

Xác định mục tiêu quản lý công nợ phải trả

Mục tiêu quản lý công nợ phải trả rõ ràng ngay từ đầu giúp chủ doanh nghiệp đưa ra được hướng đi chính xác cũng như tối ưu hóa các nguồn lực và kiểm soát rủi ro tốt các khoản nợ phải trả và mối quan hệ với chủ nợ tốt hơn trong dài hạn. 

Mục tiêu quản lý công nợ phải trả là gì? Doanh nghiệp muốn giảm nợ, giữ nguyên nợ hay tăng nợ? 

Nợ phải trả tăng có thể thể hiện doanh nghiệp đang sử dụng nhiều vốn vay hơn. Điều này có thể là do doanh nghiệp đang mở rộng quy mô kinh doanh, đầu từ vào tài sản cố định hoặc gặp khó khăn trong việc huy động vốn chủ. 

Ngược lại, nợ phải trả giảm có thể thể hiện rằng doanh nghiệp đang trả nợ hoặc đang huy động vốn chủ sở hữu để giảm nợ. Điều này có thể do doanh nghiệp đang cải thiện tình hình tài chính hoặc đang thu hẹp quy mô kinh doanh. 

Hãy luôn ghi nhớ doanh nghiệp của bạn muốn sử dụng nhiều vốn hơn, muốn mở rộng hay thu hẹp hoạt động kinh doanh hay huy động các vốn chủ,… để điều hướng quản lý công nợ phải trả hiệu quả hơn. 

Theo dõi và phân tích các khoản nợ phải trả

Doanh nghiệp cần theo dõi các khoản nợ phải trả một cách thường xuyên để kịp thời phát hiện vấn đề phát sinh. Hiểu về cấu trúc nợ, khả năng thanh toán và các rủi ro tiềm ẩn sẽ tăng khả năng phản ứng của doanh nghiệp với các vấn đề đột ngột phát sinh của các khoản công nợ phải trả này

Xảy ra các sai sót đối với khoản mục nợ phải trả như chưa hạch toán hoặc khó nhìn được tình hình nợ chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp, chưa thực hiện phân loại nợ,…. đều do sự hời hợt trong công tác theo dõi và phân tích công nợ phải trả. Hệ quả là, một hóa đơn quên không ghi nhận, một khoản nợ nhỏ quá lâu khiến doanh nghiệp quên mất sự tồn tại,… cũng có thể khiến doanh nghiệp “lao đao” dù rằng trách nhiệm tài chính trả nợ của bạn cao. 

Nhưng nếu kế toán công nợ của bạn đã cố gắng hết sức để rà soát các khoản nợ, liên tục làm các báo cáo tuần, tháng, năm về tình hình công nợ phải trả nhưng hiệu quả quản lý vẫn chưa cao thì có lẽ doanh nghiệp của bạn đang thiếu công cụ –  công cụ tích hợp công nghệ hiện đại để tiết kiệm thời gian lập báo cáo và chất lượng hóa các thông tin phân tích công nợ. 

Một phần mềm ứng dụng công nợ hoặc cả một hệ thống báo cáo quản trị công nợ hiện đại dành riêng cho doanh nghiệp của bạn, là một ý tưởng tuyệt vời để việc theo dõi & phân tích khoản nợ phải trả dễ dàng, từ đó đưa ra quyết định quản trị chính xác và kịp thời hơn. 

Thiết lập chính sách quản lý công nợ phải trả

Bao gồm các quy định về hạn mức nợ, thời hạn thanh toán lãi suất và thậm chí là chính sách giá cả hàng hóa. Doanh nghiệp sẽ không bị “bối rối” tự hỏi khoản mục phải trả như thế này mình phải xử lý như thế nào? có trường hợp tương tự nào từng xảy ra mà mình có thể tham khảo hay không? 

Chính sách giá   

Chính sách giá là yếu tố do bên mua và bên bán tự thỏa thuận với nhau. Đàm phán được chính sách giá tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được số nợ phải trả. 

Có nhiều nhà cung cấp có các chính sách chiết khấu, khuyến mại tốt nếu mua nhiều hoặc thanh toán trước hạn. Doanh nghiệp cần tính toán để sắp xếp kế hoạch mua hàng trả nợ có lợi nhất cho mình.  

>>> Xem thêm: Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nội bộ: rủi ro và giải pháp

Thời hạn thanh toán

Các doanh nghiệp phải thanh toán các khoản nợ phải trả trong hoặc trước thời gian xác định (bên cung cấp có chiết khấu nếu trả trước). Điều này sẽ tốt hơn cho doanh nghiệp. 

Các khoản nợ ngắn hạn với thời hạn thường trong 1 năm, được phản ánh trên bảng cân đối kế toán và được xác định chắc chắn về giá trị và thời gian. Trong khi các khoản nợ dài hạn – từ 1 năm trở lên với cơ cấu thường là phức tạp hơn, doanh nghiệp cần theo dõi định kỳ trong thời gian dài hơn. 

Với các loại công nợ phải trả khác nhau, doanh nghiệp sẽ có những thời hạn thanh toán khác nhau phù hợp với tính chất của các khoản nợ của doanh nghiệp.

Nắm rõ được thời hạn thanh toán thông qua các tính năng nhắc nhở thông minh của phần mềm quản lý công nợ cũng là một giải pháp số hay nếu doanh nghiệp có quá nhiều khoản nợ phải trả cần quản lý hoặc việc báo cáo “thủ công” không hiệu quả. 

Quy chế quản lý công nợ phải trả

Chuyên nghiệp hơn, doanh nghiệp có thể có một bộ quy chế để quản lý công nợ. Trong quy chế này, từng cách quản lý với các loại khoản nợ phải trả khác nhau (phải trả nhà cung cấp, nguyên vật liệu, công cụ hàng hóa, các khoản phải nộp theo lương, phải nộp nhà nước, phải trả nội bộ, phải trả khác,….); các yêu cầu và nguyên tắc khi quản lý công nợ; phòng ban và cá nhân chịu trách nhiệm quản lý thực hiện, đều được quy định rõ ràng. 

Đàm phán với chủ nợ

 Thanh toán nợ là nghĩa vụ đạo đức mà mọi doanh nghiệp đều nên thực hiện và cũng để loại bỏ nguy cơ bị kiện hay rơi vào danh sách tín dụng đen. Tóm lại, nợ càng cũ, bạn càng nên ưu tiên thanh toán đầy đủ.

Trong trường hợp, doanh nghiệp thực sự không thể chi trả, hãy tỏ ra thiện chí bằng cách trả trước một phần hoặc đưa ra các giải pháp đền bù khác. Nắm giữ nghệ thuật đàm phán với chủ nợ sao cho đạt được mục đích nhưng vẫn giữ được uy tín và mối quan hệ hòa hảo, chưa bao giờ là dễ dàng.

Dưới đây là một số “nghệ thuật” nhỏ để doanh nghiệp đàm phán với chủ nợ “nghệ” hơn. 

Hiểu biết về chủ nợ

Biết càng nhiều càng tốt về bên chủ nợ vì nó sẽ đặt bạn vào vị trí đạt được những gì bạn muốn. 

Mục tiêu của chủ nợ là thu về nhiều tiền nhất có thể. Tuy nhiên, họ không thể can thiệp và tài sản của bạn trừ khi có quyết định của tòa án, vậy nên hãy tập trung vào những lý lẽ thuyết phục rằng việc gia hạn nợ cho bạn mang lại cho họ những lợi ích như thế nào. 

Nắm được quyền của bạn

Trước khi nói chuyện với chủ nợ hãy hiểu về quyền mà doanh nghiệp của bạn được hưởng

Nếu chủ nợ là người có nhiều kinh nghiệm,có nghiệp vụ “buôn tiền” xịn hãy thật cẩn thận và để ý đến các điều khoản trong hợp đồng và tham khảo các ý kiến tư vấn từ các chuyên gia. Nhờ đến sự giúp đỡ của các chuyên gia sẽ giúp doanh nghiệp của bạn cải thiện nghiệp vụ đàm phán và ở thể chủ động yêu cầu “quyền lợi”. 

Xác định khả năng chi trả

Trả hết nợ rất quan trọng, đặc biệt nếu điều đó khiến bạn cải thiện điểm tín dụng hoặc được xét duyệt cho các thẻ tín dụng và khoản vay khác.

Hãy cân nhắc liệu bạn có thể trả tất cả trong một lần hay chia thành nhiều lần. Mục tiêu của người đòi nợ là thu về càng nhiều càng tốt. Vì vậy, việc thuyết phục họ bằng các khoản thanh toán định kì là một lựa chọn tốt. Ít nhất là chủ nợ biết là bạn có thiện chí trả hết nợ. 

Ví dụ, bạn có thể đề nghị trả một khoản tiền 3.000 USD cho khoản nợ 5.000 USD và thanh toán 2.000 USD còn lại trong vòng 6 hoặc 8 tháng tới.

Đề xuất khoản thanh toán thấp hơn

Bắt đầu đàm phán bằng cách đề xuất một khoản thanh toán thấp hơn những gì bạn thực sự muốn trả. Người thu nợ có thể sẽ phản đối với số tiền cao hơn đề nghị này hoặc thậm chí có thể khăng khăng đòi bạn phải trả toàn bộ số tiền. Mục đích cuối cùng là để người đòi nợ chấp nhận khoản thanh toán bằng hoặc thấp hơn số tiền bạn có thể trả. 

Dù bạn có thân thiết với đối tác đến đâu, hãy giữ vững lập trường về các lập trường thanh toán và tránh tiết lộ những thông tin tài chính của công ty, vì đối tác có thể tận dụng điều này để đòi nợ và doanh nghiệp. Điều này sẽ làm rắc rối toàn bộ kế hoạch tài chính doanh nghiệp đã xây dựng trước đó. 

Thỏa thuận bằng văn bản 

Khi doanh nghiệp và chủ nợ đã thống nhất số tiền thanh toán phù hợp với cả hai bên, hãy ghi lại thỏa thuận bằng văn bản. Điều này đặc biệt cần thiết nếu bạn đã thực hiện một thỏa thuận thanh toán hoặc trả tiền thanh toán. 

Đừng vội trao tiền cho đến khi bạn có một thỏa thuận bằng văn bản hợp pháp với chủ nợ. Giữ một bản sao của thỏa thuận và bằng chứng về các khoản thanh toán bạn đã thực hiện tránh phát sinh rắc rối sau này. 

Việc thanh toán toàn bộ khoản nợ có thể khá dễ dàng với doanh nghiệp của bạn nhưng nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tiết kiệm tiền cho các khoản nợ, thương lượng với chủ nợ cho bạn thêm thời gian, bày tỏ thiện chí và đảm bảo sẽ uy tín gấp nhiều lần so với tránh né, im lặng hoặc lẩn trốn. 

Chủ tịch Novaland gửi tâm thư đến các bên cho vay mong tiếp tục nhận được sự hỗ trợ đồng hành

Trong bức tâm thư gửi bên cho vay này chủ tịch Novaland nhấn mạnh rằng: công ty sẵn sàng thảo luận thiện chí với các bên cho vay, trái chủ và các chủ nợ khác bên cạnh việc xem xét thực hiện các khuyến nghị mà quý vị có thể đưa ra bao gồm việc thuê bên tư vấn tài chính độc lập để hỗ trợ công ty trong quá trình làm việc để có thể cùng nhau thống nhất các giải pháp hài hòa lợi ích của các bên liên quan. 

Trong bối cảnh bất khả kháng và nằm ngoài kiểm soát của công ty: điều kiện tín dụng bất động sản bị kiểm soát chặt chẽ theo yêu cầu của nhà nước và các tài khoản tiền mặt của các dự án Novaland tạm bị khóa nên không thể thực hiện việc thanh toán theo kế hoạch.

Novaland, bằng hết khả năng của mình, áp dụng mọi biện pháp để giữ uy tín với khách hàng, trái chủ, các bên cho vay, nhà đầu tư và nhà cung cấp. 

So với việc tránh né, im lặng hay lẩn tránh, hành động thể hiện thiện chí của doanh nghiệp như trong trường hợp của Novaland rõ ràng sẽ khiến các chủ nợ trái chủ thấy yên tâm hơn và uy tín của doanh nghiệp sẽ ít bị tiêu cực.  

Quản lý công nợ phải trả luôn song hành với quản lý công nợ phải thu

Công nợ phải thu chính là nguồn tiền để thanh toán công nợ phải trả, vì vậy mà việc lên kế hoạch dòng tiền thanh toán công nợ phải trả liên quan đến dòng tiền thu hồi công nợ phải thu. Dòng tiền của doanh nghiệp chỉ ổn định khi doanh nghiệp kết hợp song hành giữa việc quản lý công nợ phải thu và công nợ phải trả. 

Cụ thể, nợ phải thu và công nợ phải trả đang ở tỷ lệ nào so với nhau và so với các chỉ tiêu khác trên báo cáo tài chính, tỷ lệ đó có hợp lý hay không, hạn mức công nợ phải thu có vượt quá hạn mức cho phép của doanh nghiệp hay không, hay có thể trì hoãn việc thanh toán hoặc thanh toán nhanh hơn cho nhà cung cấp hay không…Tất cả đều có liên quan tới nhau trong việc quản lý công nợ của doanh nghiệp.

Focus case: “Khó xoay dòng tiền, doanh nghiệp xây dựng coi chiếm dụng vốn làm giải pháp thay thế”

Nhìn vào kết quả kinh doanh và dòng tiền của một số doanh nghiệp niêm yết trên sàn chứng khoán có thể thấy các khoản vốn bị chiếm dụng có các tên gọi khác nhau như “nợ phải thu khách hàng”, “trả trước nhà cung cấp” hay “phải thu theo tiến độ hợp đồng xây dựng”…tăng lên đáng kể. 

Khi việc tiếp cận vốn trở nên khó khăn, đặc biệt là vốn tín dụng và vốn qua phát hành trái phiếu, tình trạng doanh nghiệp chiếm dụng vốn lẫn nhau ngày càng tăng. 

Doanh nghiệp doanh thu 1.000 tỷ nhưng bị chiếm dụng 700 tỷ – khách hàng nợ chưa trả

Vốn chiếm dụng thực chất là các khoản phải trả nhà cung cấp, khách hàng ứng trước, phải trả phải nộp cho nhà nước, các khoản phải trả khác mà doanh nghiệp chưa hoàn thành. Đây là nguồn vốn mà doanh nghiệp có thể chiếm dụng tạm thời và không phải trả chi phí sử dụng vốn. 

Khi nguồn vốn eo hẹp lại bị nợ đọng lớn, các doanh nghiệp xây dựng phải vay ngân hàng để trang trải thi công với lãi suất thông thường khoảng 9-10%/ năm nên có những doanh nghiệp doanh thu một quý hàng nghìn tỷ đồng nhưng lợi nhuận chỉ vài chục tỷ, thậm chí là âm lợi nhuận. 

100% doanh nghiệp xây dựng đều có “nợ đọng”

Có những doanh nghiệp nới thời gian cho đối tác vay từ 45 ngày lên 90 ngày nhưng vẫn không trả nợ đúng hạn. 

Trong trường hợp của các doanh nghiệp xây dựng và bất động sản, nguyên nhân mà doanh nghiệp không đẩy nhanh được quá trình thu hồi nợ không chỉ do quản lý công nợ không hiệu quả – mà còn vì hoàn cảnh kinh tế nói chung. 

Các doanh nghiệp xây dựng, nhìn chung gặp khó khăn tiếp cận nguồn vốn, đặc biệt là khi kênh huy động vốn tín dụng chưa được “nới” và thị trường trái phiếu trầm lắng. Không còn cách nào khác, họ đành chiếm dụng vốn của đối tác thông qua việc kéo dài thời gian giữa khi nhận hàng và thời hạn thanh toán. 

Nên là nếu doanh nghiệp của bạn đang có một quy trình với những chính sách và quy định hiệu quả nhưng vẫn chưa thể quản lý công nợ hiệu quả thì nhiều khả năng thị trường khó khăn chung thế rồi hoặc là doanh nghiệp chưa ứng dụng “DNA” công nghệ để tối ưu các tác vụ ít cần thiết. 

Công cụ quản lý công nợ trong doanh nghiệp – xu hướng tích hợp “DNA” công nghệ lên ngôi

Những công nghệ để quản lý công nợ ngày càng trở nên phổ biến, được các doanh nghiệp đầu ngành sử dụng để nâng cao hiệu quả quản lý công nợ. Những cách quản lý công nợ bằng sổ sách hay excel đang dần lạc hậu và biến mất dần. 

Tích hợp “DNA” công nghệ vào quy trình quản lý công nợ đang dần trở thành bắt buộc chứ không còn là lựa chọn doanh nghiệp thích thì làm không thích thì thôi. Vậy sử dụng những công nghệ mới giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý công nợ như thế nào so với các phương pháp cũ?

Quản lý công nợ bằng sổ sách

Cách quản lý công nợ cổ điển – nhiều cửa hàng truyền thống áp dụng. Khi có khách hàng ghi nợ hoặc lấy hàng từ các nhà cung cấp, chủ shop sẽ ghi chép các thông tin như ngày tháng, nội dung, số tiền,… vào một cuốn sổ tay. 

Ưu điểm: không tốn chi phí đầu tư, chỉ cần một chiếc bút và 1 quyển số thôi là bạn đã có thể quản lý tài chính, công nợ được rồi. 

Nhược điểm: sẽ tốn nhiều thời gian, công sức để ghi chép, việc ghi chép cũng dễ dẫn đến nhầm lẫn, chẳng phải ai cũng có một cái đầu điện tử để tính toán chi li mà không sai sót cả. 

Hơn nữa, việc ghi chép trên sổ sách tiềm ẩn rủi ro mất mát dữ liệu rất cao, nhiều cửa hàng bị mật cuốn sổ “Nam Tào” hoặc không may gặp thiên tai, hỏa hoạn thì mới tá hỏa vì lúc đó không còn cơ sở nào để mà thu nợ hay trả nợ nữa. 

Các doanh nghiệp hiện nay ít khi sử dụng sổ sách để quản lý công nợ doanh nghiệp. 

Quản lý công nợ bằng Excel

File excel sẽ giúp doanh nghiệp rảnh tay hơn chút vì có thể tính toán chính xác hơn cũng như có thể sắp xếp, quản lý công nợ theo khách hàng, nhà cung cấp khoa học hơn. 

Tuy nhiên, cách quản lý công nợ bằng excel cũng có những nhược điểm: vì được lưu trực tiếp trên thiết bị nên cách bạn cần mở bằng thiết bị đó để ghi nhận. Bạn cũng có thể chia sẻ file dữ liệu cho người khác, nhưng mọi chỉnh sửa sẽ không được cập nhật vào file đó, bạn sẽ phải chia sẻ qua lại file giữa các máy rất mất thời gian, dễ nhầm lẫn. 

Ngoài ra, tương tự như cách quản lý công nợ bằng số sách, quản lý công nợ bằng excel cũng có nguy cơ mất dữ liệu. Trường hợp người nào không biết hoặc kẻ gian có thể xóa mất file, hoặc khi thiết bị gặp sự cố bất ngờ, hỏng hóc thì cũng đồng nghĩa với việc bạn phải nói lời từ biệt với dữ liệu công nợ của bạn. 

• Khó theo dõi trong trường hợp số lượng khách hàng, nhà cung cấp lớn cần quản lý, dễ sai sót.
• Các dữ liệu được lưu thành các file riêng lẻ, độc lập do đó việc tổng hợp báo cáo thường mất nhiều thời gian và công sức của kế toán.
• Doanh nghiệp khó theo dõi được số liệu tổng hợp cuối kỳ, khó tính toán được tình hình công nợ sắp đến hạn để cân đối dòng tiền.

Quản lý công nợ bằng ứng dụng phần mềm quản lý công nợ 

Quản lý công nợ là một mắt xích vô cùng quan trọng trong bất kỳ mô hình kinh doanh nào. Đối với các mô hình kinh doanh nhỏ, vì phải “3 đầu 6 tay “ tự mình làm mọi thứ khiến người chủ quên ghi chép đơn hàng hay các khoản mua chịu của khách. Từ đó không thể kiểm soát được dòng tiền ra vào, dễ dẫn đến việc “thâm hụt” tiền hàng, vốn kinh doanh. 

Vì vậy, nếu bạn là người bán hàng nhỏ, bán tập trung trong các chung cư, khu dân cư, chủ tạp hóa nhỏ,… và chưa có nhu cầu dùng các phần mềm trả phí chuyên nghiệp hoặc ngán ngẩm với quy trình quản lý công nợ theo kiểu thủ công thì những ứng dụng tích hợp tính năng nhắc quản lý công nợ sẽ là lựa chọn hàng đầu của bạn. 

Cụ thể thì phần mềm quản lý công nợ có thể giúp bạn:

• Tiết kiệm 80% thời gian và công sức: Thay vì phải ghi chép vào số hay điền vào file excel quản lý công nợ, phần mềm quản lý công nợ tự động ghi nhận công nợ khi phát sinh các hoạt động nhập hàng, bán hàng hay ship hàng, bạn sẽ không mất công theo dõi, tính toán công nợ nữa. 
• Ghi nhận chi tiết hạn chế sai sót: Các đơn nhập hàng, bán hàng, đều được ghi lại chi tiết không chỉ giá trị công nợ mà còn thống kê chi tiết số lượng số tiền từng sản phẩm. Đặc biệt khi bạn có bán hàng trên online và có ship hàng. Phần mềm quản lý công nợ thậm chí giúp bạn theo dõi đơn giao hàng ngay trên app cũng như tính toán tiền ship, tiền COD rõ ràng, giúp bạn dễ dàng đối soát công nợ cuối kỳ. 
• Đồng bộ dữ liệu tự động: với công nghệ đám mây, tất cả dữ liệu lưu trên phần mềm sẽ được đồng bộ tự động
• Nhắc nợ tự động qua messenger, SMS
• Theo dõi lịch sử giao dịch liên kết

Ở quy mô lớn hơn, các doanh nghiệp có thể sử dụng các nền tảng quản trị ERP, kết nối phần mềm kế toán với phần mềm bán hàng để quản lý công nợ đồng bộ cả tình hình mua-bán hàng và tình hình tài chính và tính hình công nợ trong bức tranh tài chính chung. 

Quản lý công nợ bằng Hệ thống báo cáo quản trị công nợ 

Với hệ thống báo cáo quản trị công nợ, những báo cáo sẽ không chỉ dừng lại ở mức “tổng hợp” hay “phân loại” hay đo lường đơn thuần. Doanh nghiệp sẽ nhìn được xu hướng công nợ phải thu phải trả theo từng quý, kỳ, theo tuổi nợ trên một dashboard (bảng) duy nhất. 

Hệ thống báo cáo quản trị sẽ tích hợp cả phần mềm quản lý công nợ cũng như phần mềm Power BI – công cụ phần tích, kết nối và tạo ra mô hình dữ liệu trực quan do Microsoft phát triển, cho phép cung cấp dữ liệu một cách trực quan, nhanh chóng, giúp nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra quyết định quản trị kịp thời.

Các báo cáo quản trị công nợ sẽ đi từ bức tranh lớn cho đến chi tiết (From Big picture to details) sẽ giúp nhà quản trị có được góc nhìn tổng thể về các loại công nợ và sau đó tập trung vào các chi tiết đang gây “nhức nhối”. 

Có báo cáo quản trị công nợ dễ dàng hơn nhiều so với việc thu thập dữ liệu từ các file excel và “lò dò” tìm vấn đề trong đống dữ liệu dài dằng dặc – vừa mệt vừa tốn thời gian và ít hiệu quả

Khi sử dụng Excel quản lý công nợ, chủ cửa hàng sẽ có thể tạo ra báo cáo tự động dựa trên các dữ liệu lưu trữ. Trong đó có thể kể đến một số báo cáo thông dụng như: báo cáo tổng hợp cân đối công nợ, bảng cân đối công nợ theo nhân viên bán hàng, bảng phân tích 2 chiều doanh số nhân viên,… tất nhiên ở mức cơ bản. 

Có 2 dạng báo cáo công nợ mà hệ thống báo cáo quản trị công nợ có thể cung cấp cho bạn (tất nhiều là còn nhiều loại khác nữa, nhưng đây là những phân hệ chính): 

Báo cáo công nợ phải thu khách hàng 

Theo dõi nợ phải thu khách hàng hiệu quả 

• Tổng hợp tiến độ của toàn bộ công nợ trên một trang duy nhất
• Báo cáo tự động chính xác, tiết kiệm thời gian 
• Thống báo tự động nhắc nhở các khoản nợ hết hạn hoặc sắp hết hạn

“Trợ lực” chính sách quản trị công nợ phải thu khách hàng hiệu quả: 

• Hoàn thành các tác vụ đơn giản tốn nhiều thời gian để nhân viên tập trung và cốt lõi của nghệ thuật đòi nợ khách hàng.

Đo lường công nợ phải trả – hỗ trợ phân tích kinh doanh đưa ra quyết định  

• Quá trình thu thập thông tin: tự động ghi lại hoạt động mua bán nhập hàng, tiết kiệm 80% thời gian và công sức. Tra cứu được các khoản nợ cũ trong hệ thống. 
• Tính toán chỉ số và biểu đồ xu hướng động: không cần các hàng phức tạp hay rà soát các vùng dữ liệu, doanh nghiệp có thể đưa dữ liệu trực tiếp lên hệ thống báo cáo quản trị. Các chỉ số như khả năng quay vòng vốn, tỷ lệ nợ phải trả / nợ phải thu,… được tính toán tự động chỉ bằng một cú click chuột. 

Báo cáo đường xu hướng công nợ: hỗ trợ doanh nghiệp trong các quyết định như là nên mở rộng hay thu hẹp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: 

• Hệ thống báo cáo quản trị công nợ có thể tự động vẽ các biểu đồ thể hiện đường xu hướng (Trendlines) theo yêu cầu. 
• Tự động tạo và cập nhật các báo cáo cáo real-time trên nền tảng được update và xử lý liên tục. 

Báo cáo công nợ phải trả 

Về cơ bản, những tính năng phía trên mà báo cáo công nợ phải thu làm được thì báo cáo công nợ phải trả cũng có thể. 

Khác ở chỗ, đa số các khoản mục phải trả ở các doanh nghiệp thông thường đều không phức tạp bằng các khoản mục công nợ phải thu (trừ khi bạn xoay vòng vốn liên tục bằng nợ tín dụng hoặc nhận nợ của nhiều nhà cung cấp cùng lúc). Nên có những chi tiết trong báo cáo công nợ phải trả không được tường tận như trong báo cáo công nợ phải thu. 

Dù là doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp lớn, việc quản lý công nợ ảnh hưởng trực tiếp đến “dòng máu”-”dòng tiền” của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp không có dòng tiền ổn định sẽ khó mà hoạt động và phát triển lâu dài được. Mà để quản lý công nợ hiệu quả doanh nghiệp cần xây dựng cho một hệ thống báo cáo quản trị công nợ chuyên nghiệp và hiệu quả, và đặc biệt là phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp đó. 

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị

Một hệ thống báo cáo quản trị công nợ hiệu quả sẽ cung cấp góc nhìn về tình hình công nợ từ nhiều khía cạnh khác nhau, phân tích rạch ròi từng khoản mục đối tượng, biến những con số “thống kê” đơn thuần thành những con số biết nói – nói lên câu chuyện của doanh nghiệp. 

Từ đây nhà quản trị doanh nghiệp sẽ hiểu được câu chuyện quá khứ, hiện tại và có năng lực dự báo câu chuyện công nợ của doanh nghiệp trong tương lai. 

Với kinh nghiệm hơn 20 năm xây dựng và tư vấn thiết kế hệ thống báo cáo quản trị nói chung và báo cáo quản trị công nợ nói riêng, đội ngũ nhân sự 3 MẠNH – MẠNH VỀ CHUYÊN MÔN, MẠNH VỀ KINH NGHIỆM và MẠNH VỀ HỖ TRỢ, Taca tự hào và rất lấy làm vinh hạnh nếu trở thành đối tác chiến lược với doanh nghiệp cùng viết nên câu chuyện của tương lai. 

Taca với vai trò là đối tác chiến lược đáng tin cậy có thể giúp doanh nghiệp xóa bỏ hoàn toàn những sai sót trong khâu nhập liệu và theo dõi công nợ hiệu quả, từ đó đảm bảo “dòng máu” – “dòng tiền” của doanh nghiệp luôn ổn định và dồi dào. 

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị

Tham khảo dịch vụ khác của TACA:

• Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình quản lý hàng tồn kho
• Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động trong doanh nghiệp

Taca Business Consulting,