Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán: Rủi ro và Giải pháp

Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng & thanh toán – Nhận diện rủi ro và Giải pháp để kiểm soát tốt hơn

Điều gì xảy ra khi chu trình kiểm soát mua hàng lỏng lẻo, không được kiểm soát chặt chẽ? Những khâu quy trình tưởng như rất đơn giản, nhưng những mối nguy hiểm ngầm vẫn sẽ “len lỏi” nếu khâu kiểm soát không chất lượng sẽ dẫn tới một thiệt hại khôn lường.

Bài viết dưới sẽ chỉ cho bạn thấy, rủi ro có thể xảy từ những quy trình tưởng như đơn giản nhất.

Những “cơn sóng” nhỏ trong chu trình mua hàng tạo nên những mối nguy hiểm ngầm. Đối với chu trình mua hàng, khả năng xảy ra sai phạm diễn ra khá phổ biến với các mức độ khác nhau. Việc phân tích rủi ro là khâu cực kỳ quan trọng vì nó sẽ giúp ban kiểm soát thiết kế được các thủ tục kiểm soát tốt hơn.

Rủi ro tiềm ẩn trong chu trình mua hàng và thanh toán

• Rủi ro trong đề nghị mua hàng: Không phù hợp, trùng lặp, đặt mua nhiều hơn nhu cầu sử dụng, đặt mua quá trễ hoặc quá sớm, đặt mua hàng với chất lượng kém hoặc giá cao => Dẫn tới lãng phí, chiếm dụng kho bãi với hàng đặt nhiều hơn nhu cầu dùng, gây ứ đọng vốn, tốn kém chi phí lưu kho…
• Chọn lựa nhà cung cấp: Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp mà họ quen, tuy rằng nhà cung cấp này có mức giá đắt hơn hoặc sản phẩm không được chất lượng so với các nhà cung cấp có giá hợp lý và chất lượng khác.
• Nhận hàng: Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt. Hoặc nhận và biển thủ hàng -> không nhập kho.
• Bảo quản hàng: Hàng tồn kho có thể bị mất cắp, công nhân có thể hủy hoặc giấu những sản phẩm lỗi để tranh bị phạt. Hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn mà không biết.
• Rủi ro khi thanh toán: Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán, chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận, ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp như tên, thời hạn thanh toán, thời hạn hưởng chiết khấu. Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn. Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt, trả tiền trễ hẹn khiến công ty không được hưởng chiết khấu => Gây Thiệt hại về dòng tiền.

=> Quá nhiều lỗ hổng cần kiểm soát tại tất cả các khâu của quá trình mua hàng, hãy thiết lập ngay quy trình, quy chuẩn, hồ sơ biểu mẫu, định mức, hạn mức để ngăn ngừa rủi ro. Các quy chế thương mại, hàng tồn kho, kế hoạch dòng tiền và kế hoạch mua.

>> Xem thêm:

• Các biện pháp kiểm soát rủi ro hiệu quả đối với mỗi doanh nghiệp
• Hệ thống kiểm soát nội bộ – những điều quan trọng doanh nghiệp cần biết
• Internal Controls: Definition, Types, and Importance – Kiểm soát nội bộ: Định nghĩa, Phân loại và tầm quan

Làm thế nào để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

Khi nhìn vào những thông tin ở trên, ta có thấy bản thân quy trình đã tiềm ẩn rủi ro ở TỪNG KHÂU một. Vì vậy, khi chúng ta nhìn thấy rủi ro thì hãy tìm cách ngăn ngừa, khắc phục rủi ro đó và việc đầu tiên cần làm là thiết lập chương trình hoạt động kiểm soát.

Hoạt động kiểm soát sẽ gồm:

– Cơ chế vận hành và hệ thống kế hoạch

– Có kế hoạch rồi, cần tuân thủ hệ thống định mức, hạn mức

– Các quy trình tác nghiệp

– Hệ thống biểu mẫu tác nghiệp kèm theo từng nút trong quy trình

– Chương trình làm việc và biểu mẫu kiểm soát nội bộ (KSNB) của phòng KSNB hoặc nhân sự phụ trách KSNB trong doanh nghiệp.

Để kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán một cách chặt chẽ, doanh nghiệp cần thiết lập các thủ tục kiểm soát chung (tổng quan) và cụ thể trong từng giai đoạn như:

Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán (kiểm soát chung):

Đối với thủ tục kiểm soát chung, doanh nghiệp cần làm rõ trách nhiệm của những người trong chu trình mua hàng ở các khâu: mua hàng, xét duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng, bảo quản và ghi sổ, cụ thể:

• Bộ phận mua hàng cần độc lập với các bộ phận khác
• Quy trình mua, nhận hàng, trả tiền nhà cung cấp, người ghi sổ cần độc lập và tách biệt với nhau, tránh một người kiêm nhiệm 2-3 nhiệm vụ cùng một lúc.
• Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho.

Tiếp đó là thủ tục kiểm soát chung đối với quá trình xử lý thông tin, như:

• Kiểm soát dữ liệu: tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ
• Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ
• Kiểm soát quá trình nhập liệu: Đảm bảo tính chính xác khi nhập mã hàng tồn kho và các thông tin cần thiết của nhà cung cấp
• Kiểm soát sổ sách, chứng từ: Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để dễ kiểm tra khi cần thiết. Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng và biên bản nhận hàng hoặc phiếu nhập kho.
• Ủy quyền và xét duyệt: Có giấy đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, giấy đề nghị thanh toán cần được người có thẩm quyền xét duyệt. Việc xét duyệt nhằm kiểm soát việc mua hàng, chọn lựa nhà cung cấp, việc chi trả cũng như kiểm soát tài sản của DN như tiền và hàng hóa. DN có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt những vấn đề này thông qua việc xây dựng và ban hàng các chính sách.

Quy trình thực hiện và kiểm soát hoạt động mua hàng – thanh toán 

Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng & thanh toán trong từng giai đoạn như:

Đối với các thủ tục kiểm soát chi tiết, doanh nghiệp có thể kiểm soát ở 3 mục chính, kiểm soát giai đoạn mua hàng, khâu nhận hàng, kiểm soát khâu lưu trữ, bảo quản hàng cuối cùng là kiểm soát khâu thanh toán.

Kiểm soát quá trình mua hàng:

Khâu mua hàng sẽ gồm những giai đoạn như: đề nghị mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng), mỗi khâu sẽ cần những thủ tục kiểm soát khác nhau:

• Khâu đề nghị mua hàng: Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt (phê duyệt cụ thể hoặc thông qua ủy quyền bằng chính sách). Chỉ những người được phân công mới lập phiếu đề nghị mua hàng. Phân công cụ thể cho một người chịu trách nhiệm lập phiếu đề nghị mua hàng cho từng bộ phận nhằm tránh tình trạng đề nghị nhiều lần cho cùng một nhu cầu. Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin như bộ phận, người đề nghị, tên, quy cách, số lượng hàng cần mua, mục đích mua hàng,… Giấy đề nghị phải được người có thẩm quyền ký và lập ít nhất hai liên.
• Phê duyệt mua hàng: Giao trách nhiệm cho các bộ phận liên quan xem xét thường xuyên nhu cầu về hàng tồn kho và ước tính thời gian hợp lý để xử lý khâu mua hàng từ lúc đề nghị đến khi thực sự nhận được hàng để đề nghị mua đúng lúc, tức là không quá sớm hay quá muộn. Cần mở sổ theo dõi mặt hàng nào đã được đặt hàng và mặt hàng nào cần đặt thêm. Cần phân nhiệm việc xét duyệt mua hàng cho một cá nhân, vì nếu giao cho nhiều người sẽ có rủi ro nhiều đơn đặt hàng cùng cho cùng một mặt hàng dẫn đến số lượng vượt quá mức cần thiết.
• Lựa chọn nhà cung cấp: Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng (bảng báo giá phải chi tiết, rõ ràng, thể hiện đầy đủ các thông tin về chất lượng, số lượng, phương thức giao nhận… Thủ tục này giúp nhà quản lý có thể kiểm soát danh sách nhà cung cấp để đối chiếu với kết quả sau này.
• Khâu đặt hàng: Đơn đặt hàng là chứng từ trung tâm của việc kiểm soát chu trình mua hàng và lập ngay sau khi lựa chọn được nhà cung cấp. Đơn đặt hàng phải được lập tại bộ phận mua hàng căn cứ trên giấy đề nghị mua hàng và kết quả lựa chọn nhà cung cấp. Đơn đặt hàng thường được lập thành ít nhất là năm (5) liên: Một liên lưu tại bộ phận mua hàng, một liên gửi nhà cung cấp, một liên gửi bộ phận nhận hàng để làm căn cứ đối chiếu nhận hàng, một liên gửi bộ phận đề nghị mua hàng và một liên gửi cho kế toán công nợ làm căn cứ đối chiếu để thanh toán tiền hàng.
• Xác nhận cam kết mua hàng: Thông thường sau khi gửi đơn đặt hàng, đơn vị phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng. Nếu có thay đổi, đơn đặt hàng sẽ được lập lại hoặc điều chỉnh cho đến khi đạt được thỏa thuận cuối cùng. Lúc này các việc liên quan đến điều chỉnh đơn đặt hàng cần được lưu kèm với đơn đặt hàng gốc, sắp xếp theo số đơn đặt hàng đã thực hiện, các đơn bị hủy cần được chuyển sang lưu trong hồ sơ đơn đặt hàng bị hủy.

>>Xem thêm:

• Quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh trong mỗi doanh nghiệp
• Hoàn thiện công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp
• Hoàn thiện công tác xây dựng lưu đồ kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp

– Kiểm soát quá trình nhận hàng:

Để kiểm soát tốt việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận độc lập thực hiện, bộ phận này cần tách biệt với bộ phận đặt hàng. Đối với doanh nghiệp có quy mô trung bình, chức năng này có thể được giao hẳn cho bộ phận kho nếu tất cả hàng mua đều nhập kho. Cần quy định thủ kho chỉ được nhận hàng khi có đơn đặt hàng hay hợp đồng hợp lệ do bộ phận mua hàng gửi đến.

Khi nhận hàng, cần lập báo cáo nhận hàng, Bộ phận nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng đã được phê duyệt. Để kiểm soát tốt vấn đề này, bộ phận nhận hàng cần theo dõi: Các đơn đặt hàng chưa nhận được hàng và các đơn đặt hàng đã nhận được hàng.

Để tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót những phương diện quan trọng, đơn vị nên thiết kế các bảng kiểm tra (checklist) bao quát tất cả các đặc điểm quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng (như số lượng, quy cách, chất lượng..), và yêu cầu bộ phận nhận hàng phải hoàn thiện các bảng kiểm tra này và gởi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng.

– Kiểm soát quá trình lưu trữ:

Khi nhận được hàng sẽ tiến hành lập báo cáo nhận hàng và lập phiếu nhập kho khi hàng nhập kho, tiếp đó là bảo quản hàng và kiểm kê kho.

• Bảo quản hàng: Giao trách nhiệm bảo quản hàng trong suốt quá trình lưu trữ cho một cá nhân cụ thể (thường là thủ kho) và ban hành quy chế để hạn chế sự tiếp cận hàng tồn kho đối với những người không có nhiệm vụ.
• Thủ kho nên mở sổ theo dõi chi tiết nhập – xuất – tồn từng loại hàng tồn kho, có sơ đồ sắp xếp hàng và sử dụng thẻ để theo dõi tất cả hàng có trong kho theo vị trí sắp xếp (về chủng loại, số lượng) để tiện việc đề nghị mua thêm khi hàng sắp hết hoặc cập nhật kịp thời khi hàng mới nhập kho để tránh đề nghị mua trùng.
• Kiểm tra định kỳ hàng tồn kho để phát hiện các mặt hàng lỗi thời cần xử lý. Việc kiểm tra thường do ban kiểm tra hàng tồn kho tiến hành, trong đó có thủ kho, bộ phận mua hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất. Khi kiểm tra, cần lập báo cáo, trong đó nêu nguyên nhân và đặc biệt phải liệt kê những mặt hàng tồn trữ quá mức cần thiết.
• Nghiên cứu kỹ trước khi quyết định thay đổi cơ cấu mặt hàng kinh doanh, bởi lẽ việc thay đổi cơ cấu mặt hàng có thể sẽ đưa đến có những mặt hàng hiện hữu sẽ không còn sử dụng được. Do vậy, trước khi quyết định thay đổi cơ cấu mặt hàng, cần xem lại số lượng hàng tồn kho để lựa chọn thời điểm thích hợp.
• Kiểm kê kho: Để kiểm soát tốt hàng tồn kho cần tiến hành các cuộc kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê đột xuất. Nên tiến hành kiểm kê đột xuất nếu đơn vị phát hiện có dấu hiệu tham ô, thất thoát hàng hóa. Cuộc kiểm kê này đóng vai trò như một công cụ giám sát thường xuyên của nhà quản lý đối với hàng tồn kho, nên rất quan trọng và cần được thực hiện. Về Trình tự kiểm kê, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch kiểm kê, trong đó có hướng dẫn cụ thể về thời gian, địa điểm kiểm kê, nhân viên tham gia kiểm kê, các thủ tục cần tiến hành để đảm bảo kết quả kiểm kê phản ánh đúng số lượng và chất lượng hàng tồn kho.

– Kiểm soát nợ phải trả người bán:

Việc ghi nhận nợ phải trả vào sổ sách kế toán được thực hiện khi kế toán nhận được hóa đơn của nhà cung cấp. Trọng tâm của việc kiểm soát nợ phải trả tập trung vào việc đảm bảo sự phê duyệt thích hợp cho các khoản phải trả, chi trả đúng hạn, đúng số lượng hàng thực nhận, đúng đơn giá đã thỏa thuận, tránh trả tiền trùng lắp…

Cần có các qui định về luân chuyển chứng từ để bảo đảm hóa đơn của nhà cung cấp được chuyển ngay đến phòng kế toán.

Nếu có sai sót trên hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý sớm. Để kiểm soát tốt, cũng cần ghi số tham chiếu của đơn đặt hàng hay hợp đồng và biên bản nhận hàng cùng với tên viết tắt của nhân viên kiểm tra trên hóa đơn nhằm giúp cho quá trình đối chiếu chứng từ.

Nếu có hàng trả lại hoặc được giảm giá, các chứng từ liên quan như biên bản trả lại hàng, giấy chấp thuận giảm giá của nhà cung cấp… phải được chuyển ngay cho phòng kế toán. Khi nhận được chứng từ liên quan, nếu khoản nợ chưa được thanh toán, kế toán công nợ sẽ ghi giảm ngay khoản tiền nợ. Nếu công nợ đã được thanh toán, kế toán công nợ cần mở hồ sơ riêng để theo dõi và đôn đốc nhà cung cấp hoàn trả lại phần tiền đã thanh toán cho số hàng đã trả lại hoặc được giảm giá, hoặc cấn trừ vào các lô hàng mua tiếp theo.

>>> Xem thêm: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền: Rủi ro và Giải pháp 

8 Thủ thuật gian lận thường diễn ra phổ biến trong chu trình mua hàng

Gian lận trong chu trình mua hàng và thanh toán là loại gian lận rất dễ xảy ra khi hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém. Dưới đây là một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình mua hàng & thanh toán và các thủ tục kiểm soát phù hợp:

1. Mua hàng sử dụng cho mục đích cá nhân

Nhân viên có thể dùng tiền của đơn vị để mua sắm cho nhu cầu cá nhân. Để ngăn chận, cần kiểm soát tốt khâu xét duyệt đề nghị mua hàng và phân chia trách nhiệm hợp lý.

2. Thanh toán khống

Nhân viên có thể nộp các chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị thanh toán. Loại gian lận này thường tinh vi và khó phát hiện khi có sự thông đồng với một đơn vị bên ngoài, thông thường đơn vị bên ngoài này do chính nhân viên thực hiện gian lận hoặc người thân, quen

biết của người này lập ra. Việc tổ chức hệ thống chứng từ đầy đủ (đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho…) cùng với sự tách biệt các chức năng có thể giúp hạn chế loại gian lận này.

3. Chọn nhà cung cấp với giá cả không hợp lý

Đây thường là hành vi thông đồng giữa nhân viên của đơn vị (thường là người có thẩm quyền phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp, duyệt giá mua, duyệt thanh toán, hoặc cũng có thể ở cấp thấp hơn như nhân viên tổng hợp hồ sơ dự thầu, nhân viên chuẩn bị hồ sơ thanh toán, người phụ trách đề xuất mua hàng…) với nhà cung cấp nhằm mục đích thu được lợi ích cá nhân từ việc mua hàng.

->>> Thủ tục kiểm soát thông thường là cần có một nhân viên độc lập kiểm tra thường xuyên các hợp đồng mua hàng, đặc biệt là các hợp đồng mua hàng với giá trị lớn, có sự thay đổi nhà cung cấp… thông qua việc so sánh các điều khoản, giá cả trên hợp đồng với giá thị trường để phát hiện được những hợp đồng có dấu hiệu bất thường.

4. Thanh toán sai

Loại gian lận này thường do nhà cung cấp lợi dụng sự yếu kém của kiểm soát nội bộ trong khâu xét duyệt thanh toán để yêu cầu chi trả nhiều hơn số thực giao, thanh toán nhiều lần cho cùng một lô hàng giao hoặc trả tiền cho các hóa đơn không có thực… Để đối phó, đơn vị cần phân nhiệm cụ thể cho một cá nhân phụ trách kiểm tra hồ sơ chi trả trước khi trình duyệt thanh toán, bao gồm việc đối chiếu giữa hóa đơn với chúng từ đặt hàng và nhận hàng, và đóng dấu “Đã thanh toán” lên các hóa đơn đã trả tiền.

5. Trộm cắp, biển thủ hàng

Đây luôn là loại gian lận được nhà quản lý và doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất khi kiểm soát đối với khâu lưu trữ. Việc trộm cắp có thể được thực hiện bởi người bên ngoài hay bên trong đơn vị. Việc kiểm soát trộm từ bên ngoài thường đơn giản hơn kiểm soát trộm bên trong. Có thể sử dụng nhiều cách như hạn chế tiếp cận hàng tồn kho, sử dụng con người và thiết bị để bảo vệ đề phòng chống trộm từ bên ngoài. Để ngăn ngừa trộm cắp trong nội bộ, đơn vị phải đề cao tính chính trực của nhân viên và tăng cường kiểm tra chéo giữa các bộ phận.

6. Ngụy tạo chứng từ xuất hàng

Làm giả lệnh xuất kho để lấy cắp hàng và biển thủ hàng hóa. Loại gian lận này khá phổ biến ở các đơn vị không theo dõi hàng luân chuyển nội bộ hoặc kiểm soát yếu kém trong việc phát hành phiếu xuất kho. Để đối phó, đơn vị cần lưu ý tổ chức hệ thống sổ sách để theo dõi toàn bộ sự luân chuyển vật chất của hàng tồn kho, đặc biệt cần phân công cụ thể và giám sát chặt chẽ việc phát hành phiếu xuất kho.

7. Xóa sổ hoặc sửa sổ hàng tồn kho

Nhân viên có thể tìm cách xóa hàng tồn kho khỏi sổ sách hoặc sửa đổi sổ sách ghi chép về hàng tồn kho trước hoặc sau khi biển thủ hàng. Việc tổ chức kiểm soát hệ thống thông tin tốt, nhất là hạn chế sự tiếp cận hệ thống bằng mật khẩu, có thể giúp hạn chế việc sửa sổ. Đơn vị cũng cần qui định rõ ràng về việc xét duyệt xóa sổ hàng tồn kho.

8. Gian lận trong kiểm kê

Hoán chuyển các vị trí để đếm nhiều lần cho cùng một số hàng nhằm làm tăng số lượng kiểm kê. Loại gian lận này có thể bị ngăn chặn bằng cách đánh dấu hàng đã đếm và cần lưu ý cách đánh dấu để tránh bị xóa, thí dụ như không đánh dấu bằng phấn…

Mượn hàng từ bên ngoài để làm tăng số lượng hàng trong kho ở thời điểm kiểm kê, sau đó trả lại khi kiểm kê kết thúc. Loại gian lận này thường rất khó thực hiện nếu liên quan đến một số lượng lớn hàng hóa. Trong trường hợp này, rủi ro sẽ không lớn nếu việc chuyển hàng ra vào kho được kiểm soát chặt chẽ. Tuy nhiên, nếu đặc thù của hàng tồn kho của đơn vị là kích thước nhỏ hoặc việc chuyển hàng ra – vào kho có thể được thực hiện kín đáo, đơn vị cần quan tâm áp dụng kiểm kê đột xuất để hạn chế loại gian lận này.

Ngụy tạo hàng bằng thùng, hộp… rỗng. Loại gian lận này thườngxảy ra khi số lượng hàng tồn kho cần kiểm kê là rất lớn. Để ngăn chặn, khi kiểm kê cần phải mở bao bì, thùng, hộp để kiểm tra ngẫu nhiên.

Cố tình kiểm kê sai hoặc tác động để nhóm kiểm kê kiểm kê sai, thí dụ thủ kho cố tình sắp xếp hàng không trật tự nhằm gây khó khăn cho việc kiểm kê… Để ngăn chặn, trước khi kiểm kê cần yêu cầu thủ kho sắp xếp ngăn nắp hàng trong kho.

Góc xem thêm

Bốn biểu hiện của một hệ thống mua hàng tiên tiến

Hệ thống mua hàng tiên tiến được xây dựng dưới sự dẫn dắt của chiến lược mua hàng nhằm đảm bảo thể hiện được giá trị cốt lõi của mua hàng.

Các yếu tố cốt lõi của chiến lược mua hàng bao gồm chính sách mua hàng và mối quan hệ với nhà cung cấp, thông thường nội dung của chiến lược mua hàng được quyết định theo định hướng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đó thông qua phân tích một cách hệ thống các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để đưa ra quy định cụ thể đối với từng nội dung.

Một hệ thống mua hàng tiên tiến được thể hiện ở 4 phương diện: (1) Tham gia trước mua (có cơ chế mua hàng chuyên biệt), (2) phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp, (3) xây dựng đội ngũ chuyên gia chuyên ngành, (4) xây dựng hệ thống thông tin mua hàng.

1. Tham gia trước mua (có cơ chế mua hàng chuyên biệt)

Tham gia trước mua là một cơ chế mua hàng chuyên biệt, gọi tắt là EPI (Early Purchasing Involvement). Tham gia trước mua cần tận dụng tối đa kinh nghiệm chuyên môn của bộ phận mua hàng để dốc sức tìm kiếm giá mua và tổng chi phí mua hàng thấp nhất.

Để bộ phận mua hàng tham gia trước mua là sự công nhận và tôn trọng đối với nghiệp vụ mua hàng. Tham gia trước mua có thể hiểu theo hai lớp nghĩa: một là tham gia ngay từ đầu vào quá trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm; hai là tham gia ngay từ đầu vào việc xác định nhu cầu kinh doanh hằng ngày. Nhưng thông thường cụm từ này chủ yếu để chỉ việc tham gia sớm vào quá trình nghiên cứu phát triển sản phẩm.

2. Phát triển mối quan hệ với nhà sản xuất

Hệ thống mua hàng tiên tiến rất chú trọng phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp, phân loại nhà cung cấp căn cứ vào số tiền mua hàng và mức độ rủi ro cung ứng, sau đó áp dụng những chính sách khác nhau đối với những nhà cung cấp khác nhau.

Quản lí hằng ngày đối với nhà cung cấp chính là làm bốn việc: lựa chọn, phê duyệt, đánh giá và khích lệ nhà cung cấp, nhưng tất cả những việc này đều không thể tách rời với tiền để là mối quan hệ chiến lược với nhà cung cấp. Đối với các nhà cung cấp khác nhau nên thiết lập tiêu chuẩn lựa chọn khác nhau, như vậy mới có tính mục tiêu và tính thao tác, cuối cùng sản xuất mới hiệu quả. Quy trình phê duyệt, tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất, phương pháp khích lệ nhà cung cấp cũng có sự khác biệt bởi vì các nhà cung cấp khác nhau.

3. Xây dựng đội ngũ chuyên gia chuyên nghiệp

Hệ thống mua hàng tiên tiến tập trung vào việc phát triển tổ chức mua hàng thành một đội ngũ chuyên gia chuyên nghiệp. Điều này bao gồm việc thiết kế tổng thể tổ chức mua hàng, cũng bao gồm phân công nội bộ của tổ chức mua hàng và xây dựng năng lực của nhân viên mua hàng.

4. Xây dựng hệ thống thông tin mua hàng

Hệ thống mua hàng tiên tiến cũng sẽ dựa vào giai đoạn phát triển của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống thông tin phù hợp, có lợi cho việc thực hiện mua hàng điện tử.

Sự phát triển của hệ thống thông tin đại khái trải qua các giai đoạn phát triển sau: (1) Máy tính cá nhân PC; (2) Internet hoặc mạng nội bộ và ứng dụng của hệ thống tự động hóa văn phòng; (3) Hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu; (4) Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, là hệ thống thông tin tiên tiến hơn dựa trên cơ sở tổng hợp các hệ thống: hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, quản lí chuỗi cung ứng (Supply Chain management – SCM), quản lí quan hệ khách hàng CRM, hoạch định nhu cầu phân phối DRP (là một phương pháp được sử dụng trong quản trị kinh doanh để lập kế hoạch cho các đơn đặt hàng trong chuỗi cung ứng)…; (5) Hệ thống bổ sung tự động ARS (là một hệ thống thông tin tích hợp giữa khách hàng, nhà sản xuất và nhà cung cấp, tức tiến hành tích hợp giữa chuỗi nhu cầu và chuỗi cung ứng). Ví dụ, chia sẻ theo thời gian thực (real-time) với nhà cung cấp về thông tin nhu cầu và thông tin tồn kho, nhà cung cấp bất cứ lúc nào cũng có thể biết trong nhà máy của bên mua hàng mỗi ngày cần sản xuất những gì, cần dùng những sản phẩm gì của họ, kho hàng của họ hiện còn bao nhiêu, thiếu bao nhiêu, họ sẽ tự động bổ sung hàng từ đó hoàn chỉnh chuỗi cung ứng.

Áp dụng quy tắc 5R trong mua hàng, để khâu mua hàng trở lên chất lượng hơn

Việc kiểm soát trong quá trình mua hàng vô cùng phức tạp, để kiểm soát quy trình mua hàng hiệu quả, cần vận dụng các nguyên tắc mua hàng một cách hợp lí để vừa có lợi cho việc kiểm soát quá trình mua hàng và giảm bớt được sự rủi ro trong mua hàng và chi phí mua hàng.

Nguyên tắc cơ bản nhất trong mua hàng chính là nguyên tắc 5R, gồm: sự phù hợp về chất lượng, số lượng, giá cả, thời gian và địa điểm:

• Phù hợp về chất (Right Quality): Có nghĩa chất lượng sản phẩm phải luôn phù hợp tiêu chuẩn. Chất lượng phải tốt, đây là điều kiện tiên quyết cơ bản nhất trong quá trình mua hàng. Chất lượng không phù hợp thì tất cả đều không cần phải bàn.
• Phù hợp về lượng (Right Quantity): Là số lượng thích hợp, không trộn hàng, không bớt hàng. Số lượng vừa phải, không được ít quá, cũng không được nhiều quá. Vì ít quá sẽ dẫn đến gián đoạn sản xuất, từ đó ảnh hưởng tới việc đáp ứng nhu cầu thị trường. Nhiều quá sẽ dẫn đến “ứ đọng” nguyên vật liệu tồn kho, tăng chi phí kho bãi, ảnh hưởng đến tổng chi phí mua hàng. Trạng thái lí tưởng nhất là “cần bao nhiêu mua bấy nhiêu, không nhiều không ít mà vừa vặn”. Phù hợp về lượng đến kiểm soát lượng tồn kho trong quá trình mua hàng.
• Phù hợp về giá (Right Price): Là mua được nguyên vật liệu cần thiết với chi phí hợp lí. Giá cả phải thấp, đương nhiên là vì tổng chi phí phải thấp nhất.
• Phù hợp về thời gian (Right Time): Là các nguyên vật liệu cần thiết được cung cấp kịp thời, không bị gián đoạn. Thường dùng tỉ lệ giao hàng đúng thời gian để thể hiện, điều này liên quan trực tiếp đến chu kì mua hàng, chu kì mua hàng càng ngắn, tỉ lệ nguyên vật liệu giao đúng hạn càng cao.

Nguyên tắc phù hợp về chất lượng, số lượng, giá cả và thời gian vô cùng dễ hiểu, nguyên tắc “phù hợp về địa điểm” thường ít được nói đến, nhưng bạn có thể hiểu đơn giản:

• Phù hợp về địa điểm (Right Place): có nghĩa là khoảng cách ngắn nhất để nhà cung cấp có thể cấp nguyên vật liệu nhanh nhất; nguyên vật liệu phải ở gần bộ phận sử dụng nhất có thể để cung cấp được nhanh nhất. Điều này đòi hỏi phải mua hàng ở gần, cung cấp ở gần, vì vậy nó liên quan đến rút ngắn “bán kính mua hàng”.

Bán kính mua hàng là khoảng cách bình quân từ nhà cung cấp chính đến địa điểm giao hàng được bên mua hàng chỉ định, nó phản ánh kết quả của việc địa phương hóa nguồn cung ứng. Bán kính mua hàng vô cùng quan trọng, việc rút ngắn bán kính mua hàng còn được gọi là “mua hàng ở gần” có thể làm giảm chi phí vận chuyển và chi phí kho bãi, dẫn đến giảm tổng chi phí mua hàng cũng như khiến cho phương thức giao hàng trở nên linh hoạt hơn, giao hàng đảm bảo hơn và thậm chí còn có thể giao hàng thành nhiều lần để luân phiên trữ kho. Ví dụ giao hàng nhiều lần trong 1 ngày. Vì vậy, nhiều công ty đã đưa “bán kính mua hàng” vào tiêu chí đánh giá hiệu quả của nhân viên mua hàng.

Ngoài nguyên tắc 5R, sẽ có thêm 3 nguyên tắc quan trọng khác trong việc mua hàng mà DN cần lưu ý là: (1) không xa rời bộ phận mua hàng, (2) tập trung sức mạnh vào nguyên vật liệu loại A, (3) không tăng tốc hoàn thành việc mua hàng.

Khi doanh nghiệp kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán một cách chặt chẽ bài bản, khi đó sẽ dễ dàng đạt hiệu quả tại các khâu mua hàng, tiêu thụ và vận hành. Nhất là khi nắm trong tay hệ thống quy trình chuẩn hóa các nghiệp vụ nội bộ (nhất quán theo từng “bộ khung” nguyên tắc) giúp nhân sự phối hợp với nhau một cách “ăn khớp” và đúng trình tự, tương ứng đó là triển khai và quản lý hệ thống quy trình hoạt động chuẩn xác – hiệu quả – khoa học là một “liều thuốc bổ” giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất hoạt động kinh doanh, giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót – chi phí dư thừa, nâng cao chất lượng quản lý và tăng cường tính cạnh tranh, đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững trên thị trường.

Dịch vụ Xây dựng và triển khai hệ thống quy trình sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quy trình bài bản, tập trung dựa trên những đặc thù của ngành để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất.

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội