Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền: Rủi ro và giải pháp

Làm thế nào để kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và công nợ phải thu một cách “chặt chẽ” và bài bản?

Mục tiêu của bán hàng là bán đúng khách, đúng giá, đúng hàng, đủ số lượng, kịp thời hạn cam kết với khách hàng. Mục tiêu của việc thu tiền là thu đúng (đúng khách hàng, đúng lô hàng), thu đủ, thu kịp thời (không để nợ quá hạn). Mục tiêu của việc ghi nhận báo cáo là đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu (với cả bộ phận kế toán và bán hàng).

Tuy nhiên trong thực tế, quy trình bán hàng và công nợ phải thu trải qua nhiều khâu, liên quan đến nhiều nguồn tài sản quan trọng như: nợ phải thu, hàng tồn kho, tiền nên so với rủi ro thất thoát trong khâu mua hàng thì bán hàng cũng tiềm ẩn không ít rủi ro, chưa kể nhiều doanh nghiệp triển khai chính sách bán chịu cũng làm gia tăng rủi ro thất thoát. Hơn nữa chính sự cạnh tranh gay gắt giành giật khách hàng của doanh nghiệp, nên các doanh nghiệp rất dễ mở rộng bán chịu và điều này càng làm tăng rủi ro thất thoát. 

Thường rủi ro trong chu trình bán hàng sẽ xuất phát điểm từ các sai phạm, gian lận trong các khâu bán hàng như:

– Xử lý đơn hàng của người mua -> Xét duyệt bán chịu -> Chuyển giao hàng -> Lập hóa đơn gửi khách hàng và ghi nhận doanh thu -> Xử lý và ghi sổ nghiệp vụ thu tiền hàng -> Xử lý hàng bán giảm giá, đổi trả …

6 Rủi ro chính trong chu trình bán hàng – công nợ phải thu

• Rủi ro trong khâu Xử lý đơn đặt hàng: Chấp nhận đơn đặt hàng khi chưa được phê duyệt, đồng ý bán hàng nhưng KHÔNG CÓ khả năng cung ứng, ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác -> Sai phạm này gây ấn tượng xấu và ảnh hưởng xấu tới hình ảnh của DN.

• Xét duyệt bán chịu: Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền. Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
• Chuyển giao hàng: Giao hàng khi chưa được xét duyệt, giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng. Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm. Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.
• Lập hóa đơn và thu tiền: Cố ý quên xuất hóa đơn, xuất trùng, xuất hóa đơn không giao hàng, xuất hóa đơn ảo treo công nợ hợp thức hóa hàng tồn kho mất, ghi số lượng, giá nhỏ hơn thực tế để biển thủ.
• Ghi chép doanh thu và theo dõi Nợ phải thu khách hàng: Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán, ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng, ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn. Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ, hay không đòi được nợ…Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt, xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt, nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ, không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng, không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ, không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp.
• Xử lý hàng bán giảm giá và đổi trả: Bán hàng sai giá, tính sai chiết khấu, hạ giá trị thương hiệu, giảm mất lợi nhuận, thất thoát hàng hóa, lạm dụng chính sách đổi trả, gây mất lòng tin với khách hàng.

Khi kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng không chặt chẽ sẽ gây nên các rủi ro không thể lường trước được.

Giải pháp nào cho quy trình bán hàng – thu tiền?

Từ những rủi ro trên, ban kiểm soát có thể chia nhỏ các khâu để thiết lập cơ chế kiểm soát và đặt ra được tiêu chuẩn kiểm soát, cụ thể:

• Giải pháp kiểm soát rủi ro khâu nhận đơn đặt hàng của khách:

+ Xem xét và thông báo cho khách hàng về khả năng cung ứng (mặt hàng, số lượng, thời gian) -> Mục tiêu: Kiểm soát chặt chẽ các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót.

+ Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu -> Mục tiêu kiểm soát: Kiểm soát các nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt nhằm đảm bảo khả năng trả nợ của khách hàng.

• Kiểm soát rủi ro khâu giao hàng

+ Dựa trên đơn đặt hàng đã được phên chuẩn để chuẩn bị hàng bao gồm: Chủng loại, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm -> Mục tiêu: Giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm.

+Xác định phương thức vận chuyển hàng thích hợp -> Mục tiêu: Bảo vệ hàng hóa tránh hư hỏng, mấy phẩm chất trong quá trình giao hàng.

• Giải pháp khâu lập hóa đơn và thu tiền

+ Lập hóa đơn chính xác về tên khách hàng, số lượng và giá trị -> Mục tiêu: Tuân thủ pháp luật và các quy định về lập chứng từ.

+ Xem xét các khoản phải thu khách hàng đến hạn để có kế hoạch thu nợ -> Mục tiêu kiểm soát: Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải thu của khách hàng.

+ Phát hiện các khách hàng đã quá thời hạn thanh toán nhưng vẫn chưa thanh toán hay không có khả năng thanh toán để nhắc nợ hoặc có những biện pháp khác thích hợp -> Mục tiêu: Bảo vệ tài sản (tiền, séc…).

• Giải pháp khâu Ghi nhận doanh thu

Ghi nhận doanh thu, nợ phải thu khách hàng hay tiền vào sổ sách kế toán, căn cứ trên các chứng từ liên quan đến bán hàng sau khi đã đối chiếu sự phù hợp giữa các chứng từ này -> Mục tiêu: Doanh thu và nợ phải thu khách hàng được ghi nhận chính xác, bảo vệ tài sản.

• Giải pháp khâu Xử lý hàng bán giảm giá và đổi trả

Phê duyệt giá, cập nhật giá vào phần mềm, cập nhật chiết khấu, xây dựng chính sách bán hàng minh bạch và chặt chẽ, đảm bảo khách hàng hiểu rõ về quyền lợi và điều kiện khi mua hàng, sử dụng hệ thống quản lý kho hiệu quả để theo dõi tình trạng hàng tồn kho, hàng bán giảm giá và hàng đổi trả -> điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa luôn được cập nhật và quản lý một cách hiệu quả.

Trên đây, là những rủi ro tiềm ẩn kèm giải pháp khắc phục tại khâu bán hàng, giúp các cấp quản lý có thể thắt chặt quy trình kiểm soát khâu bán hàng để tránh được những thất thoát không đáng có. Bên cạnh đó, cấp quản lý cần quán triệt chấm dứt việc xây dựng quy trình, quy chuẩn, biểu mẫu “gom nhặt” và áp dụng mang tính chất hình thức.

Đặc biệt, bạn cũng cần nắm chắc mục tiêu của bán hàng là bán đúng khách hàng, đúng giá, đúng hàng, đủ số lượng, kịp thời hạn, cam kết với khách hàng. Mục tiêu của việc thu tiền là thu đúng (đúng khách hàng, đúng lô hàng), thu đủ, thu kịp thời (không để nợ quá hạn). Mục tiêu của việc ghi nhận báo cáo là đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu (với cả bộ phận kế toán và bán hàng).

>> Xem thêm:

• Hoàn thiện công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp
• Hệ thống kiểm soát nội bộ – những điều quan trọng doanh nghiệp cần biết
• Internal Controls: Definition, Types, and Importance – Kiểm soát nội bộ: Định nghĩa, Phân loại và tầm quan

Doanh nghiệp cần thực hiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng như thế nào?

Trong việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thủ tục kiểm soát luôn được chia thành 2 giai đoạn riêng rẽ và rõ ràng, đó là thủ tục kiểm soát chung và thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn:

Đối với thủ thục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền (kiểm soát chung)

Ở giai đoạn này doanh nghiệp cần làm rõ nhiệm vụ của từng phòng đảm nhiệm trong chu trình bán hàng, như:

• Bộ phận nào chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn hàng và lập lệnh bán hàng?
• Ai chịu trách nhiệm xét duyệt tất cả các trường hợp bán chịu theo đúng chính sách đã quy định? Nếu khách hàng muốn trả chậm, trả góp thì cần phải trình báo lên cấp trên.
• Ai chịu trách nhiệm kiểm tra độc lập hàng hóa trước khi giao hoặc gửi cho khách hàng và giao hàng.
• Ai chịu trách nhiệm ghi nhận nợ phải thu, liên lạc với khách hàng, đốc thúc việc trả tiền, phân tích tuổi nợ và đề xuất xóa sổ nợ khó đòi. 

Nhằm đảm bảo phân chia trách nhiệm hợp lý đối với chu trình bán hàng – thu tiền, doanh nghiệp cần tách biệt các nhiệm vụ giữa các bộ phận như:

• Bộ phận xét duyệt bán chịu tách biệt với bộ phận bán hàng 
• Bộ phận bán hàng tách biệt với bộ phận ghi nhận nợ phải thu 
• Bộ phận bán hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền 
• Người có quyền xóa sổ nợ phải thu khó đòi độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu
• Kế roán nợ phải thu khách hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền 

>> Xem thêm:

• Kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán: Rủi ro và Giải pháp 
• Quy trình kiểm soát trong mỗi doanh nghiệp hiện nay
• Hoàn thiện công tác xây dựng lưu đồ kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp

Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng cụ thể trong từng giai đoạn như:

Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu

Đây là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng – thu tiền. Trong doanh nghiệp, phòng kinh doanh/bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn hàng. Để kiểm soát, doanh nghiệp nên thiết kế đơn đặt hàng theo mẫu thống nhất và có đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. 

Những nội dung chính cần có trong đơn đặt hàng là tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, mặt hàng cần mua (bao gồm tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá), thời hạn, địa điểm giao hàng dự kiến. Đơn đặt hàng phải được người có thẩm quyền của đơn vị xét duyệt.

Nếu để sai phạm ngay từ khâu đầu tiên sẽ ảnh hưởng đến các khâu tiếp theo của quy trình, vì vậy thủ tục kiểm soát cần thực hiện là:

• Xác minh người mua hàng: Ngoại trừ các khách hàng quen của doanh nghiệp, thì khi nhận được một đơn đặt hàng từ khách hàng cho dù có đầy đủ thông tin, doanh nghiệp đều phải tiến hành xác minh người mua hàng. Vì chưa chắc người đặt mua là có thực. Vì vậy, doanh nghiệp cần liên hệ với khách hàng để đảm bảo đơn đặt hàng thực sự do họ đặt, nhất là đói với những đơn đặt hàng có số lượng hoặc giá trị lớn. Điều này nhằm hạn chế tình trạng bán hàng cho những khách hàng giả mạo và không thu được tiền.
• Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của DN: Trường hợp này thường xảy ra, khi trên web đặt hàng của công ty chưa cập nhật giá mới cho sản phẩm đó, cộng thêm sự biến động của thị trường và chính sách bán hàng của doanh nghiệp thường là nguyên nhân khiến cho bảng giá thay đổi. Ngoài ra, có thể vì khách hàng chưa tính thuế giá trị gia tăng hay chi phí vận chuyển và bảo hiểm (nếu có) trong đơn đặt hàng. Vì vậy khi thực hiện đối chiếu nếu phát hiện có sự khác biệt, nhân viên bán hàng cần liên hệ ngay với khách hàng và nếu họ đồng ý với giá hiện hành trên bảng giá chính thức, yêu cầu họ gửi lại đơn đặt hàng cũ cho tới khi nhận được đơn đặt hàng mới. Nếu không kiểm soát chặt chẽ ở khâu này, có thể dẫn đến những tranh chấp không đáng có về sau.
• Xác nhận khả năng cung ứng: Trong một số trường hợp, nhân viên bán hàng cần xác minh lượng hàng tồn kho có đủ để đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng hay không, bằng cách liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có được thông tin về số lượng tồn kho. Nếu không, sẽ đề xuất với khách hàng để thay thế bằng mặt hàng tương tự. Hoặc đề nghị mua hàng, sản xuất bổ sung nếu đảm bảo thời hạn giao hàng mà khách hàng yêu cầu.
• Lập lệnh bán hàng: Sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng là khâu ghi các thông tin trên đơn đặt hàng của khách hàng vào lệnh bán hàng. Lệnh bán hàng thường được lập thành 5 liên. Trên đó có ghi thêm mã hàng cho từng mặt hàng mà khách hàng yêu cầu. Chú ý để điều chỉnh các thông tin sai lệch (nếu có) giữa đơn đặt hàng với lệnh bán hàng.
• Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng. Đây là khâu kiểm soát rất quan trọng trogn chu trình bán hàng – thu tiền. Vì vậy cần xây dựng một chính sách bán chịu hợp lý, cũng như sử dụng những nhân viên có năng lực và đạo đức ở khâu này để quyết định và bảo vệ tài sản cho DN.
  Đây là một khâu có rủi ro cao nên bộ phận xét duyệt hạn mức bán chịu phải độc lập với nhân viên/bộ phận bán hàng. Doanh nghiệp phải có chính sách bán chịu minh bạch, rõ ràng và cần có hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng. Thông thường, các quy định cần chặt chẽ hơn đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần hay những khách hàng nhỏ. Vì các khách này thường có rủi ro là không trả được nợ cao hơn những khách hàng lớn và thường xuyên. Khi phê chuẩn, bộ phận xét duyệt bán chịu cần ký hoặc đánh dấu lên lệnh bán hàng, bộ phận kho không được xuất hàng cho những lệnh bán hàng không có phê chuẩn của bộ phận xét duyệt bán chịu.

Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn

Trong thực tế, tùy từng doanh nghiệp, chứng từ để giao hàng có thể là lệnh xuất hàng hay phiếu xuất kho, các phiếu này được lập căn cứ dựa trên lệnh bán hàng đã được phê chuẩn và phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. 

Chứng từ giao hàng được gửi cho bộ phận kho để xuất hàng và kho cũng phải lưu trữ chứng từ này làm bằng chứng cho việc xuất hàng. Chứng từ giao hàng cần ghi phần tham chiếu đến phiếu đóng gói trước khi vận chuyển. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp sử dụng mã số/ mã vạch, chứng từ này cần ghi rõ mã số/ mã vạch tham chiếu. 

Đối với trường hợp cần vận chuyển hàng để giao cho khách hàng, nhân viên giao hàng cần lập chứng từ vận chuyển thành 3 liên. Một liên gửi kèm với hàng, một liên gửi cho bộ phận giao hàng, một liên gửi cho bộ phận lập hóa đơn (để họ biết được là hàng đã gửi đi) và một liên để lưu. Cuối ngày, bộ phận giao hàng căn cứ vào chứng từ vận chuyển đã xuất để lập bảng tổng hợp hàng đã gửi đi trong ngày và chuyển cho bộ phận lập hóa đơn.

Lưu ý rằng, chứng từ vận chuyển phải được khách hàng ký nhận để làm bằng chứng là họ đã nhận được và chấp nhận hàng trên thực tế. Trên chứng từ vận chuyển, cần ghi rõ số lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa, thời hạn và các thông tin khác về khách hàng để bộ phận giao hàng có thể giao hàng đúng, tránh tình trạng sai về số lượng, chất lượng hoặc quy cách khiến cho khách hàng không chấp nhận hoặc dẫn đến phát sinh những chi phí phụ thêm. 

Để tránh tình trạng quên lập hóa đơn cho hàng đã giao, hoặc nhân viên có thể lập sai thông tin trên hóa đơn, hoặc lập trùng hóa đơn, lập hóa đơn khống trong khi thực tế không giao hàng…, đơn vị khi lập hóa đơn cần căn cứ vào:

• Chứng từ giao hàng đã được khách hàng ký nhận
• Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển;
• Hợp đồng giao hàng (nếu có)

Bên cạnh đó, hóa đơn (sau khi lập) cần được một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn như số tiền, mã số thuế, địa chỉ khách hàng…hoặc kiểm tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất định.

Tốt nhất, hóa đơn được lập ngay khi hoàn tất việc giao hàng, điều này giúp hạn chế những rủi ro như quên không lập hóa đơn hoặc ghi sai kỳ kế toán…Doanh nghiệp còn cần ghi trên hóa đơn hoặc trên sổ sách kế toán về số tham chiếu chứng từ gửi hàng hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra và nên sử dụng bảng giá bán đã được phê duyệt để ghi chính xác giá bán trên hóa đơn.

Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng 

Ở khâu kiểm soát này, cần phải kiểm soát đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt, đối với phương thức bán chịu.

• Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt:

Nếu bán hàng thu tiền mặt, số lượng tiền mặt sẽ phát sinh thường xuyên và lớn, nên thủ quỹ hoặc thu ngân có thể đánh cắp tiền do khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền đó được ghi nhận hệ thống sổ sách. Để giảm thiểu rủi ro này, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng là:

– Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng.

– Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn.

– Nên sử dụng máy tính tiền tự động (POS – Point Of Sale) hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểm bán hàng, thí dụ như ở các siêu thị…Các máy này vừa in biên lai cho khách hàng, vừa lưu trữ về giao dịch trong tập tin của máy tính.

– Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền hoặc máy phát hành hóa đơn. 

– Ngoài ra, nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên sổ cái.

– Cuối cùng, định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi vào sổ. 

• Đối với phương thức bán chịu 

Việc kiểm soát tập trung vào kế toán nợ phải thu khách háng và bộ phận thu nợ. Do nợ phải thu phát sinh đồng thời với doanh thu, nên khi bán chịu sẽ có bút toán ghi nhận đồng thời doanh thu và nợ phải thu khách hàng. Bộ chứng từ bao gồm đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng được dùng làm căn cứ ghi sổ.

Bộ phận theo dõi nợ phải thu cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng. Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm đảm bảo kế toán phản ánh kịp thời những thay đổi về nợ phải thu, khắc phục các sai sót và ngăn ngừa gian lận. 

Doanh nghiệp cũng cần ban hành chính sách lập dự phòng phải thu khó đòi và chính sách xóa sổ nợ phải thu khó đòi. Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cần tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Do số dự phòng cần lập là ước tính kế toán nên khó có thể chính xác, nhưng đó không phải là lý do chính đáng để bỏ qua việc lập khoản dự phòng này khi có những nghi vấn về khả năng thu hồi nợ phải thu.

Doanh nghiệp cần phân công rõ ràng trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể về việc này và mức dự phòng đề xuất phải được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền. Căn cứ vào bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ, kinh nghiệm thực tế và những thông tin khác, doanh nghiệp sẽ ước tính mức dự phòng cần lập cho phù hợp nhất.

Định kỳ, doanh nghiệp cần in các báo cáo về số dự phòng phải thu khó đòi đề nghị trích lập, số nợ khó đòi đã xóa sổ theo từng nhân viên theo dõi công nợ. Thủ tục kiểm soát này nhằm phát hiện kịp thời những biến động bất thường trong quá trình theo dõi nợ phải thu. Ví dụ một nhân viên có thể chiếm dụng số tiền khách hàng đã trả hoặc thông đồng với nhân viên ở bộ phận khác để chiếm dụng, sau đó đề nghị xóa sổ với lý do là nợ khó đòi.

Kiểm soát tốt nợ phải thu còn đòi hỏi nợ phải thu phải được trình bày và khai báo đúng trên BCTC. Những vấn đề mà doanh nghiệp cần lưu tâm đó là có một người vừa là nguồi mua vừa là người bán cho đơn vị hoặc các trường hợp mua bán giữa các đơn vị trong cùng một tập đoàn.

3 thủ thuật gian lận phổ biến thường diễn ra trong quy trình bán hàng của DN