Hoàn thiện công tác xây dựng lưu đồ kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp

Lưu đồ kiểm soát nội bộ là một nhân tố tuy nhỏ nhưng lại có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với hoạt động kiểm soát nội bộ của mỗi doanh nghiệp. Bill Gates – Chủ tịch kiêm kiến trúc sư của Công ty phần mềm Microsoft đồng thời là một trong những tỷ phú quyền lực bậc nhất hành tinh, từng đưa ra nhận định rằng:

“Một quy trình tồi sẽ ngốn gấp 10 lần thời gian thực sự cần cho công việc”.

Vậy làm thế nào để hình thành một quy trình thực tế phù hợp với doanh nghiệp cũng như cách lập lưu đồ kiểm soát nội bộ của mỗi doanh nghiệp như thế nào cho hiệu quả? Hãy cùng Taca tìm câu trả lời thông qua bài viết dưới đây:

Doanh nghiệp nên trình bày lưu đồ kiểm soát nội bộ như thế nào?

– Với cương vị là nhà quản lý/ chủ doanh nghiệp bạn hiểu hơn ai hết tầm quan trọng của lưu đồ kiểm soát nội bộ đối với công tác kiểm soát nội bộ nói riêng và sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp nói chung.

+ Việc thiết lập một quy trình và trình bày lưu đồ dễ hiểu, dễ thực thi không chỉ ảnh hưởng tích cực đến bộ phận kế toán và giám đốc điều hành mà còn phục vụ cho mọi đối tượng công nhân viên trong toàn doanh nghiệp.

+ Đồng thời, lưu đồ kiểm soát nội bộ giúp nâng cao năng suất, chuẩn hóa công việc và hồ sơ giao dịch, ngăn ngừa rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh, từ đó tạo ra hệ thống thông tin rõ ràng, rành mạch, nhất quán cho doanh nghiệp.

– Cách thức trình bày lưu đồ đối với từng loại lưu đồ kiểm soát nội bộ:

+ Đối với lưu đố tổng quan: Phụ thuộc vào chiến lược và mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp mà nhà quản lý cần truyền đạt được đúng mục tiêu – kỳ vọng – yêu cầu cho người thiết kế lưu đồ kiểm soát nội bộ.

>> Khi đó, người chịu trách nghiệp hoàn thiện bản lưu đồ này cần chú ý vẽ theo những ký hiệu đã được thống nhất trong toàn hệ thống, bộ phận trên toàn công ty nhằm tạo ra hệ thống đồng bộ hóa và đảm bảo mọi nhân viên đều có thể hiểu và thực thi.

+ Đối với lưu đồ chi tiết: Lưu đồ này cần sự kết hợp của bộ phận chuyên môn và bộ phận thiết kế lưu đồ, nhà quản lý có thể thiết lập một cuộc họp để các bên được ngồi lại trao đổi và đưa ra cái nhìn chi tiết về yếu tố vi mô trong hoạt động kinh doanh, cùng với đó là mô tả chi tiết về quy trình có nhiều hơn 15 bước hoặc giai đoạn.

>> Qua đó, người chịu trách nhiệm hoàn thiện bảng lưu đồ này cần xác định các bước chi tiết và độ phức tạp của quy trình hoạt động ( ví dụ: sản xuất, kinh doanh…) nhằm truy gốc vấn đề, từ đó chuẩn hóa hoặc sửa đổi quy trình hiện có một cách thực tế, hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp bạn.

Dưới đây là bảng mẫu các ký hiệu thường được dùng khi vẽ lưu đồ kiểm soát nội bộ:

Các ký hiệu thường dùng khi vẽ lưu đồ kiểm soát nội bộ (Nguồn sưu tầm)

>> Bạn nên check lại bảng lưu đồ kiểm soát nội bộ một cách kỹ lưỡng trước khi phê duyệt để đảm bảo người thiết kế lưu đồ đã thiết lập được bản lưu đồ có hệ thống: phù hợp, khoa học, logic, chuyên nghiệp và đáp ứng đủ các tiêu chí mong muốn. Từ đó, công bố quyết định áp dụng đối với toàn doanh nghiệp/ phòng ban, đồng thời doanh nghiệp cần có quyết định thưởng – phạt – hướng dẫn sử dụng đi kèm để nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp.

+ Hầu hết các lưu đồ kiểm soát nội bộ được tạo bởi 3 ký hiệu đầu tiên:

• Trong mỗi ký hiệu sẽ có nội dung phù hợp ngành nghề và loại hình doanh nghiệp.
• Các ký hiệu liên kết với nhau bằng phím mũi tên, cho thấy thứ tự các bước thực hiện công việc:

+ Các bước giúp người thiết lập lưu đồ kiểm soát nội bộ hoàn thành công việc dễ dàng hơn:

• Đầu tiên, người thiết kế cần vẽ ký hiệu số 1, ghi là “bắt đầu”
• Sau đó chuyển sang các bước công việc cụ thể bằng ký hiệu số 2, ghi các bước công việc phù hợp và đúng trình tự.
• Khi cần ra quyết định, bạn sử dụng ký hiệu số 3 – “hình kim cương”, và vẽ các mũi tên tương ứng và viết kết quả lên mũi tên đó “duyệt” hay “không duyệt”.
• Ngoài 3 ký hiệu đầu, bạn lựa chọn các ký hiệu khác như hình để vẽ cho phù hợp. Và khi kết thúc quy trình thì người thực hiện vẽ ký hiệu số 1 và ghi vào đó là “Kết thúc”.
• Cuối cùng, người thực hiện kiểm tra lại lưu đồ xem trình tự các bước thực hiện đã đầy đủ, chính xác chưa, có mẫu biểu đính kèm từng bước và giao người phụ trách đúng chưa? Có bị chồng chéo không? Có cần thêm hay rút bước không?

Tiếp theo để có thể trình bày lưu đồ kiểm soát nội bộ một cách tối ưu, doanh nghiệp có thể tham khảo gợi ý dưới đây:

Gợi ý cách trình bày lưu đồ kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Lưu đồ nên được trình bày theo hướng tổng quát từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, và trình bày theo các cột để mô tả những công việc diễn ra ở từng bộ phận chức năng, từng nhân viên.

Dưới đây là một số mẫu lưu đồ phổ biến cho doanh nghiệp:

• Lưu đồ kiểm soát, quản lý thiết bị dạy học

Lưu đồ kiểm soát, quản lý thiết bị dạy học (Nguồn sưu tầm)

• Lưu đồ đánh giá nội bộ

Lưu đồ đánh giá nội bộ (Nguồn sưu tầm)

>> Đánh giá ưu nhược điểm của lưu đồ kiểm soát nội bộ:

Nhờ biểu hiện bằng hình vẽ nên mỗi lưu đồ sẽ giúp nhà quản lý hình dung rõ ràng về toàn bộ hệ thống đang được vận hành trong doanh nghiệp, cũng như về mối quan hệ giữa các bộ phận, giữa chứng từ và sổ sách.

Ngoài ra lưu đồ còn là phương tiện và công cụ phân tích giúp nhà quản lý dễ nhận diện những thiếu sót của từng thủ tục, từng bộ phận trong doanh nghiệp. Tuy nhiên nhược điểm của lưu đồ là việc mô tả thường mất nhiều thời gian.

Gợi ý doanh nghiệp các bước xây dựng lưu đồ kiểm soát nội bộ

Bước 1: Doanh nghiệp cần thực hiện phân tích nghiên cứu doanh nghiệp và lên danh sách các hoạt động kiểm soát nội bộ cần thực hiện

Trong bước đầu, doanh nghiệp cần thực hiện nghiên cứu thực trạng doanh nghiệp, từ đó phân tích tiến trình và phân tích công việc 1 cách chi tiết như: Thực hiện trả lời 1 số câu hỏi: Bước này hiện nay ai đang làm? Giao cho vị trí công việc nào làm? Đang hoặc có thể tiềm ẩn rủi ro gì? Làm thế nào để ngăn chặn rủi ro đó?…

Sau đó, người đảm nhận cần lên danh sách những hoạt động diễn ra trong quá trình kiểm soát nội bộ: Xác định hướng đi và những rủi ro có thể gặp phải, tiến hành phân tích và lên mô hình hóa, đối chiều quy tắc quản lý, hoàn thiện quy trình, hướng dẫn thực hiện, truyền thông; thử nghiệm kế hoạch và đánh giá, rút kinh nhiệm… Sau đó, gắn những hoạt động này với các ký tự theo quy định đã được thống nhất theo quy định. Trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể đề xuất bổ sung thông tin.

Bước 2: Sắp xếp các hoạt động theo quy trình

Các hoạt động kiểm soát nội bộ này sau đó được sắp xếp một cách logic tạo thành một chuỗi hoạt động. Bước này có thể được tham chiếu trên quy trình hiện có, để cải thiện hoặc phục vụ cho quy trình mới.

Bước 3: Vẽ sơ đồ / lưu đồ kiểm soát nội bộ

Có nhiều cách để vẽ lưu đồ kiểm soát nội bộ. Trước đây, tại các doanh nghiệp, người thực hiện lập lưu đồ kiểm soát nội bộ thường xuyên phải vẽ tay, tuy nhiên, hiện nay nhờ sự phát triển của công nghệ, việc thực hiện các lưu đồ quy trình trở nên dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ đơn giản như Word, Excel hay những công cụ thiết kế tiện lợi hơn: ThinkComposer, Edraw Org Chart, RFFlow,…

Bước 4: Kiểm tra kỹ trước khi công bố

Lưu đồ kiểm soát nội bộ được lưu hành cho mọi nhân viên trong doanh nghiệp, là tiêu chuẩn để thực thi sản xuất, do đó mà nó yêu cầu độ chuẩn xác rất cao. Hãy đảm bảo doanh nghiệp không bỏ sót bước nào trong quy trình, bổ sung những bước trung gian và đối soát với quản lý.

Bước 5: Chạy thử và theo dõi trong suốt quá trình

Sau khi thống nhất, lưu đồ được đưa vào chạy thử và kiểm định trong suốt quá trình hoạt động. Lưu đồ quy trình cần được cập nhập mỗi khi có sự thay đổi hoặc cập nhật trong quy trình sản xuất để nó luôn tương thích với thực tế hoạt động.

Dưới đây là hình ảnh mô tả các bước thực hiện lưu đồ kiểm soát nội bộ:

Các bước thực hiện lưu đồ kiểm soát nội bộ

Những lỗi sai thường gặp và giải pháp khắc phục giúp doanh nghiệp tối ưu lưu đồ kiểm soát nội bộ

Vẽ lưu đồ sẽ trở nên đơn giản nếu người thực hiện nắm vững các quy tắc, các ký hiệu và phân tích kỹ tiến trình công việc trong quy trình. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có được cái nhìn tổng quan và am hiểu sâu sắc chính doanh nghiệp mình để đưa ra được lưu đồ kiểm soát nội bộ hợp lý, hiệu quả. Sau đây, Taca xin chia sẻ một số sai lầm doanh nghiệp cần tránh khi xây dựng lưu đồ kiểm soát nội bộ như:

1.Doanh nghiệp vội vành đưa ra lưu đồ kiểm soát nội bộ khi chưa thực hiện phân tích tiến trình và phân tích công việc một cách cụ thể. Điều này dẫn đến nhiều bước hành động trong lưu đồ kiểm soát nội bộ bị không khớp, thậm trí là mang lại hiệu quả ngược đối với quá trình vận hành doanh nghiệp.

>> Giải pháp: Trước khi đưa ra lưu đồ kiểm soát nội bộ doanh nghiệp cần thực hiện phân tích tiến trình và phân tích công việc 1 cách chi tiết như: Thực hiện trả lời 1 số câu hỏi: Bước này hiện nay ai đang làm? Giao cho vị trí công việc nào làm? Đang hoặc có thể tiềm ẩn rủi ro gì? Làm thế nào để ngăn chặn rủi ro đó?…

2. Một số doanh nghiệp Copy – Paste hoàn toàn lưu đồ kiểm soát nội bộ từ trên mạng xã hội, bạn bè, doanh nghiệp của đối thủ … rồi áp dụng một cách máy móc vào doanh nghiệp của mình. Đây là một cách làm chống đối, không mang lại hiệu quả cho quá trình vận hành kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

>> Giải pháp: Mỗi doanh nghiệp Tuyệt Đối không copy và nắm doanh nghiệp của mình đi theo lưu đồ kiểm soát nội bộ chưa được nghiên cứu phân tích cụ thế, phù hợp.

3. Doanh nghiệp thực hiện xây dựng quá nhiều lưu đồ với các quy trình quá dài, phức tạp, khó nhớ. Khiến cán bộ công nhân viên khó thuộc, khó hiểu và dễ bị hiểu nhầm. Điều này dẫn đến hậu quả là nhân viên chống đối hoặc thực hiện sai với chính sách và mong muốn của nhà quản lý.

>> Giải pháp: Mỗi doanh nghiệp cần có cái nhìn chi tiết và sáng xuất trong việc lựa chọn người vẽ nên lưu đồ kiểm soát nộ bộ. Bên cạnh đó, người tạo nên lưu đồ kiểm soát nội bộ cần hình thành lưu đồ theo quy trình ngắn gọ dễ hiểu, trong quy trình cần kèm theo biểu mẫu giải thích các kí hiệu và ký tự. Đồng thời, lưu đồ cần theo đuổi chủ nghĩa gói gọn trên một mặt giấy, mặt còn lại dùng để mô tả hướng dần quy định.

Những nhân sự thuộc danh sách thực thi hoạt động kiểm soát nội bộ cần phải đảm bảo thuộc và hiểu quy trình, mỗi nhân viên cần đảm bảo có thể vẽ được đúng lưu đồ kiểm soát nội bộ và tự giải thích được từng bước trong toàn bộ quy trình đồng thời họ cần chỉ ra được từng nút trong quy trình sử dụng biểu mẫu nào? Với hạn mức xử lý thời gian bao lâu? Đây là điều doanh nghiệp cần yêu cầu bộ phận đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp phải đào tạo và hướng dẫn nhân viên làm được điều đó. Ở một số doanh nghiệp sau khi tuyển nhân sự tuần đầu tiên phải học thuộc mô tả công việc, học thuộc lòng, tác nghiệp thực hiện rồi hiểu. Chỉ khi nhân viên thực sự hiểu và biết cách làm cũng như biết cách dạy cho người khác biết làm thì khi đó mới đảm bảo nhân viên đã nắm chắc được quy trình và hệ thống của doanh nghiệp. Đó là nguyên lý của truyền thông và cách tiếp cận thông tin, khi dạy được cho người khác thì tiếp cận đủ 100% thông tin.

Q&A liên quan đến xây dựng lưu đồ kiểm soát nội bộ

Lưu đồ kiểm soát nội bộ là gì?

Lưu đồ kiểm soát nội bộ, được nhiều CEO hiểu là hình vẽ mô tả hệ thống thông tin kế toán và các hoạt động kiểm soát có liên quan bằng những ký hiệu đã được quy ước. Nhà quản lý có thể sử dụng những ký hiệu chuẩn để mô tả công việc theo từng chức năng một cách đơn giản, rõ ràng cho từng loại nghiệp vụ, trình tự luân chuyển của từng chứng từ, cũng như các thủ tục kiểm soát.

>>>Xem thêm:

Internal Controls: Definition, Types, and Importance – Kiểm soát Nội bộ: Định nghĩa, Phân loại và Tầm quan trọng

Phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Phân loại lưu đồ kiểm soát nội bộ

Có hai dạng lưu đồ kiểm soát nội bộ phổ biến trong mỗi doanh nghiệp, bao gồm: lưu đồ kiểm soát nội bộ tổng quan và lưu đồ kiểm soát nội bộ chi tiết.

– Thứ nhất: Lưu đồ kiểm soát nội bộ tổng quan

Lưu đồ kiểm soát nội bộ tổng quan mô tả các bước chính của một hoạt động trong doanh nghiệp, thông thường sẽ có từ 6 – 10 giai đoạn/ bước chính.

Nhiệm vụ:  cung cấp một cái nhìn vĩ mô về quy trình kiểm soát nội bộ. Nó đặc biệt hữu ích trong giai đoạn đầu của dự án, giúp doanh nghiệp xác định được các bước triển khai và ưu tiên làm việc.

Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp: Kiến thức nhà quản trị cần biết

– Thứ hai: Lưu đồ kiểm soát nội bộ chi tiết

Lưu đồ kiểm soát nội bộ chi tiết đem đến cái nhìn vi mô về hoạt động trong doanh nghiệp, mô tả chi tiết về quy trình có nhiều hơn 15 bước hoặc giai đoạn.

Nhiệm vụ: giúp xác định các bước chi tiết và độ phức tạp của quy trình sản xuất. Bên cạnh đó, lưu đồ chi tiết còn được sử dụng để truy gốc vấn đề, từ đó chuẩn hóa hoặc sửa đổi quy trình hiện có.

Tìm hiểu về các loại thủ tục kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp là gì?

Đối với doanh nghiệp, lưu đồ kiểm soát nội bộ có vai trò như nào?

Một lưu đồ kiếm soát nội bộ được chuẩn hóa có vai trò vô cùng to lớn đối với việc vận hành của mỗi doanh nghiệp: Những thiết lập, những quy trình liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ không hiệu quả sẽ gây tốn kém về mặt tài chính, tốn thời gian và lãng phí tài nguyên cho doanh nghiệp.

+ Gia tăng tính hiệu quả trong hoạt động kiểm soát nội bộ thông qua việc tiết kiệm chi phí, thời gian, tài nguyên cho môi trường.

+ Giúp nhân viên trong mọi cấp bậc định hướng mình cần làm gì để vận hành sản xuất chính xác, hiệu quả, giảm thời gian thực hiện.

+ Giúp nhân viên dễ dàng hiểu được cách thức hoạt động của các quy trình, đặc biệt là nhân viên mới (quy trình có bao nhiêu bước, cần sử dụng những công cụ gì, cần sự hỗ trợ từ ai,…)

Nhìn vào lưu đồ kiểm soát nội bộ tiêu chuẩn trong doanh nghiệp, nhà quản lý có thể đánh giá được chất lượng vận hành của các bộ phận như thế nào? Đồng thời giúp nhà quản lý có cái nhìn khái quát và so sánh giữa thực tế chất lượng thực thi và dự kiến có sự chênh lệch như nào để dễ dàng điều chỉnh lại chính sách kiểm soát nội bộ cho hợp lý với thực trạng doanh nghiệp.

Từ đó giúp doanh nghiệp cải tiến chất lượng: Bất kỳ sai lệch nào khi doanh nghiệp thực hiện kiểm soát nội bộ so với lưu đồ kiểm soát nội bộ đã được thống nhất đều có thể dẫn tới các sự cố ngoài mong muốn làm gián đoạn thời gian thực hiện kiểm soát nội bộ và tăng tỷ lệ không hoàn thành mục tiêu. Lưu đồ kiểm soát nội bộ là kim chỉ nam dẫn lối, giúp nhân viên thực hiện nghiêm ngặt và là ‘cánh tay đắc lực’ giúp giảm thiểu rủi ro chất lượng.

• Lưu đồ kiểm soát nội bộ là bản tham chiếu cho việc tái thiết kế quy trình trong mỗi doanh nghiệp, bộ phận, phòng ban, công việc…., từ đó giúp nhà quản lý xem xét tình hình và nhận định xem doanh nghiệp cần loại bỏ những công đoạn nào dư thừa và cần bổ sung những công đoạn cần thiết nào?…
• Lưu đồ kiểm soát nội bộ giúp nhà quản lý xác định nguyên nhân lỗi: Lưu đồ kiểm soát nội bộ có thể cho phép nhà quản lý phân tích chi tiết quy trình kiểm soát nội bộ theo từng bước, tăng khả năng chẩn đoán lý do gây nên sai sót.

Ngoài ra, tính minh họa sinh động của các lưu đồ hỗ trợ rất tốt khi trình bày trong nội bộ doanh nghiệp hoặc với khách hàng.

>>Xem thêm:

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp là gì?

Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay là như thế nào?

Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết trên TACA mang đến cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quát và giải pháp cụ thể giúp doanh nghiệp hoàn thiện lưu đồ kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, bài viết chỉ phần nào định hình công tác hoàn thiện lưu đồ kiểm soát nội bộ, nếu bạn muốn thực sự thiết lập được bảng lưu đồ tổng quát – chi tiết thì cần dựa vào mục tiêu – chiến lược – mô hình và quy mô kinh doanh của mình để thiết lập lưu đồ phù hợp nhất với doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi người thiết kế cần có nền tảng kỹ năng và sự am hiểu nhất định về chuyên môn từng phòng ban cũng như tầm nhìn bao quát để có thể xây dựng lưu đồ một cách hiệu quả nhất. Hoặc doanh nghiệp có thể nhờ đến sự cố vấn cấp cao của các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực này nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt hiệu quả tối ưu nhất có thể.

Tận dụng 3 NGUỒN SỨC MẠNH: CHUYÊN MÔN – KINH NGHIỆM và CÔNG NGHỆ. TACA tự hào là một trong các đơn vị hàng đầu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, tối ưu hệ thống nội bộ nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng suất cho mọi doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Để trở thành, đơn vị tiếp theo được thừa hưởng nền tảng vững chắc về chuyên môn – kinh nghiệm – công nghệ giúp phát hiện và kịp thời xử lý các rủi ro, gian lận, thất thoát, sự bất hợp lý trong hệ thống kiểm soát nội bộ (công cụ quản trị đến cách thức vận hành trong doanh nghiệp). Đồng thời, tăng năng suất lao động, giảm sức người, tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng cơ hội mở rộng kinh doanh. TACA gửi đến bạn đọc dịch vụ tư vấn về “kiểm soát nội bộ” dưới đây:

• Dịch vụ kiểm soát nội bộ
• Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Nếu doanh nghiệp bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Webiste chính thức của TACA.

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.