Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay là như thế nào?

Kiểm soát nội bộ đóng vai trò then chốt trong quản trị rủi ro của doanh nghiệp hay nói cách khác đằng sau sự tồn tại và thành công của bất kỳ tổ chức nào đều có sự góp mặt của một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả và hợp lý. Kiểm soát nội bộ yếu kém có thể góp phần vào thua lỗ, thất bại và tổn hại đến danh tiếng của tổ chức, và ngược lại. Vì thế việc hiểu rõ vai trò của kiểm toán nội bộ là một việc vô cùng quan trọng và cần thiết để giúp chèo lái doanh nghiệp đi đến sự thành công vững mạnh. Vậy, vai trò của kiểm soát nội bộ là gì? Hãy cùng Taca tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

Kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?

Kiểm soát nội bộ là hoạt động tổ chức các kế hoạch, biện pháp, nội quy thực hiện trong nội doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do Ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể.

Mục tiêu của hoạt động này nhằm đạt được mục đích và nâng cao hiệu quả kinh doanh một cách hợp lý. Đặc biệt kiểm soát nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những rủi ro, tổn thất không may xảy ra.

Nói cách khác, đây là tập hợp những việc mà một công ty cần làm và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống kiểm soát nội bộ làm nhiệm vụ giám sát từ hệ thống, các phòng ban đến các cá nhân, nhân viên ở doanh nghiệp nhằm đảm bảo không xảy ra trường hợp thất thoát tài sản cho dù là nhỏ nhất.

>>>Xem thêm:

Internal Controls: Definition, Types, and Importance – Kiểm soát Nội bộ: Định nghĩa, Phân loại và Tầm quan trọng

Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp: Kiến thức nhà quản trị cần biết

Phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Xu hướng của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Hiện nay xu hướng toàn cầu hóa ngày nay đã và đang được mở rộng toàn cầy bởi vậy mỗi doanh nghiệp đều có thể dễ dàng nhận thấy những cơ hội và thách thức lớn cho doanh nghiệp mình, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với sự đa dạng của nhiều hình thức hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay, mức độ tăng trưởng ngày càng cao ở mỗi doanh nghiệp. Và đặc biệt hơn cả đó chính là quá trình đẩy nhanh việc vốn hóa thị trường vốn của một môi trường kinh doanh tại Việt Nam đã khiến các nhà đầu tư vốn tách rời khỏi vai trò quản lý của doanh nghiệp.

Chính bởi lý do này mà một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh hiện đang là nhu cầu cấp thiết và quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp hoạt động trên thì trường. Bởi đây chính là một công cụ hữu hiệu để có thể xác định được sự an toàn của nguồn vốn đầu tư hay có thể xác định hiệu quả điều hành và kịp thời nắm bắt tình hình hoạt động của mọi doanh nghiệp.

>>Xem thêm:

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp là gì?

Tìm hiểu về các loại thủ tục kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp là gì?

Mục tiêu, nhiệm vụ và cơ cấu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Theo định nghĩa của COSO:

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:

+ Mục tiêu kết quả hoạt động: Doanh nghiệp cần đảm bảo hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động

+ Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật thông tin tài chính và quản lý một cách cụ thể, chính xác trên báo cáo tài chính

+ Mục tiêu tuân thủ: Doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành

Nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội bộ:

+ Doanh nghiệp cần ngăn ngừa các sai phạm trong hệ thống xử lý nghiệp vụ.

+ Phát hiện kịp thời các sai phạm trong quá trình xử lý nghiệp vụ.

+ Bảo vệ doanh nghiệp trước những thất thoát có thể tránh.

+ Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh.

Yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành từ 3 yếu tố:

+ Môi trường kiểm soát

+ Hệ thống kế toán

+ Các loại nắm bắt và thủ tục kiểm soát

Cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm truyền thống

2. Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC)

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu:

+ Thứ nhất là bảo vệ tài sản của doanh nghiệp

+ Thứ hai là đảm bảo độ tin cậy của các thông tin

+ Thứ ba là đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý

+ Thứ tư là đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý

Nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội bộ:

+ Bảo vệ tài sản và thông tin của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích nhà quản lý đề ra.

+ Điều khiển và quản lý kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả.

+ Đảm bảo cho các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và các quyết định đó.

+ Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh.

+ Lập các Báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định.

Yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo quan điểm của COSO kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố:

+ Môi trường kiểm soát

+ Rủi ro kiểm soát (Risk assessment)

+ Hoạt động kiểm soát

+ Hoạt động giám sát (Monitoring)

+ Hệ thống thông tin giao tiếp (Information and communication)

Cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm mới (COSO)

Vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Về cơ bản, kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt trong việc ra quyết định của nhà quản lý, đây là một trong năm chức năng của quản lý bao gồm:

(1) Xác định mục tiêu;

(2) Lập kế hoạch;

(3) Tổ chức thực hiện;

(4) Phối hợp;

(5) Kiểm soát.

Thông qua kiểm soát nội bộ, nhà quản lý có thể nhìn nhận được những thiếu sót trong hệ thống tổ chức để đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Thông thường, tại mỗi doanh nghiệp, đều có hệ thống kiểm soát nội bộ, nhiệm vụ của nhà quả lý là thu thập đầy đủ thông tin doanh nghiệp, thị trường, đối thủ để đưa ra quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ngắn hạn và dài hạn mà doanh nghiệp hướng tới.

Để chèo lái con thuyền được thuận buồm xuôi gió, mỗi doanh nghiệp đều phải vững tay chèo để đi qua các vấn đề hoóc búa như hoạt động không hiệu quả, lãng phí nguồn lực, thiếu giám sát hiệu quả, tổ chức và chức năng kém, thiếu tầm nhìn, chiến lược rời rạc, thiếu liên kết, kiểm soát phức tạp, chi phí cao, thông tin thiếu tính toàn vẹn, phức tạp một cách không cần thiết…

Kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp các hoạt động, biện pháp, cơ chế kiểm soát bên trong doanh nghiệp nhằm giảm thiểu và ngăn ngừa những rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp. Hệ thống này thường được lồng ghép trong hệ thống quản lý và quản trị doanh nghiệp gồm 03 khía cạnh đó là hoạt động, quản lý và công tác tổ chức.

Đầu tiên, ở khía cạnh hoạt động, vai trò của kiểm soát nội bộ được thể hiện thông qua những yếu tố sau:

• Một là tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp: Kiểm soát nội bộ hữu hiệu đòi hỏi phải tích hợp và chuẩn hóa các quy trình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp giảm thời gian hao phí, tăng khối lượng công việc được xử lý trong một khoảng thời gian và giảm thời gian không hiệu quả.
• Hai là gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh: Kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ giúp các nhà quản lý hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không cần thiết hoặc những thiệt hại không đáng có, giúp doanh nghiệp có thể giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chính xác của dữ liệu.
• Ba là đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư.

Tiếp đến là khía cạnh quản lý, vai trò của kiểm soát nội bộ được thể hiện thông qua:

• Thứ nhất, Kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp quản trị nguồn lực tốt hơn: Đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng; ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp.
• Thứ hai, kiểm soát nội bộ là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và ra quyết định: Nhờ việc được cung cấp thông tin kịp thời và phong phú về tất cả các mảng hoạt động của doanh nghiệp cũng như việc kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyết định sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn; giúp việc ứng phó với các thay đổi môi trường kinh doanh tốt hơn và nhanh chóng, hiệu quả hơn.
• Thứ ba, kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu quả quản lý ở tất cả các cấp quản lý: Kiểm soát nội bộ đòi hỏi được thực hiện ở mọi khâu hoạt động, mọi cấp quản lý đều hình thành các chốt chặn kiểm soát để thực hiện việc kiểm tra, giám sát và cung cấp các thông tin hữu ích giúp người quản lý thực hiện hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn.
• Thứ tư, kiểm soát nội bộ tạo ra cơ chế vận hành trơn chu, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành của đơn vị.
• Thứ năm, kiểm soát nội bộ bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp công ty cổ phần).

Cuối cùng là ở khía cạnh công tác tổ chức, vai trò của kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ mang đến những lợi ích sau:

• Mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của doanh nghiệp cũng như các quy định của luật pháp, yêu cầu mỗi cá nhân, thể hiện qua quan điểm, đạo đức và động lực mỗi cá nhân cũng như sự phối hợp, hợp tác giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này tạo nên văn hóa chung toàn doanh nghiệp là tất cả đều cùng hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, hướng tới phong cách làm việc: chuyên nghiệp, kỷ luật, hợp tác và chịu trách nhiệm cho mỗi cá nhân ở mọi cấp bậc.
• Trong quá trình phát triển và hội nhập ngày nay, tham nhũng đã và đang được nhận diện ngày càng rõ ràng cả về tính chất, đặc điểm và tính nguy hiểm trên bình diện quốc tế nói chung và Việt Nam nói riêng, không chỉ trong khu vực công mà cả trong khu vực tư, làm suy yếu sức cạnh tranh và tạo ra những bất bình đẳng, cũng như làm giảm lòng tin đối với doanh nghiệp, xói mòn niềm tin của các nhà đầu tư – những yếu tố quan trọng để duy trì và phát triển các quan hệ xã hội và kinh tế. Điều này đòi hỏi cần sớm có các biện pháp hữu hiệu để phòng chống tham nhũng góp phần tạo dựng môi trường cạnh tranh lành mạnh, tạo tiền đề cho phát triển kinh tế bền vững. Đáp ứng những đòi hỏi tất yếu của sự phát triển nền kinh tế thị trường cũng như quá trình hội nhập quốc tế, pháp luật về phòng chống tham nhũng của Việt Nam hiện nay đang được hoàn thiện theo hướng tiếp cận điều chỉnh đa chiều, mềm dẻo, các quy định của pháp luật có liên quan được hoàn thiện theo hướng tạo cơ chế cho hoạt động phòng chống tham nhũng tại các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện một cách tự chủ, tự chịu trách nhiệm, chủ động và tích cực.

Như vậy, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh để quản lý rủi ro và ngăn ngừa tham nhũng là vấn đề mà mỗi doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm. Hệ thống này cần được thiết kế và vận hành nhằm ngăn ngừa, phát hiện, xử lý gian lận hay sai sót có nguy cơ xảy ra để đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành, đảm bảo các thông tin tài chính được công bố là đáng tin cậy đồng thời các hoạt động kiểm soát nội bộ cần đảm bảo tính hiệu lực, tính kinh tế, tính hiệu quả.

Đối tượng giữ vai trò chính trong việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ

Có nhiều nguồn lực hỗ trợ nhân viên quản lý các hệ thống, quy trình kiểm soát nội bộ. Các nguồn lực chủ yếu bao gồm Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và Bộ phận kiểm toán nội bộ.

Nhìn chung, trong khi tất cả nhân viên thuộc mọi cấp bậc trong doanh nghiệp đều có trách nhiệm về chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ, hội đồng quản trị chịu trách nhiệm đảm bảo có một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt, đề ra các chính sách phù hợp nhằm duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ, thường xuyên đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành một cách có hiệu quả cũng như đầy đủ trong việc quản trị rủi ro.

Ban giám đốc sẽ chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện các chính sách của Hội đồng quản trị; xác định và đánh giá các rủi ro chủ yếu; thiết kế, vận hành và theo dõi hệ thống kiểm soát nội bộ tại mỗi doanh nghiệp.

Bộ phận kiểm soát nội bộ (nếu hiện diện trong doanh nghiệp) chủ yếu chịu trách nhiệm hỗ trợ Ban giám đốc trong các nhiệm vụ giám sát, điều hành thông qua các cuộc kiểm toán, các ý kiến tư vấn độc lập nhằm đánh giá, phát huy hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Sau cùng, vì hệ thống kiểm soát nội bộ và công tác quản trị rủi ro là một bộ phận không thể thiếu trong việc quản lý các doanh nghiệp, Ban giám đốc cần được tư vấn tốt để huy động nguồn lực, nhằm xem xét hiện trạng của các quy trình giám sát và hệ thống kiểm soát nội bộ tùy theo từng thời điểm. Kết quả của các cuộc kiểm tra này sẽ giúp xác định các biện pháp hoàn thiện liên tục trong thời gian trước mắt và lâu dài.

Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ

Thế nào là một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu?

>>Xem thêm:

Quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh trong mỗi doanh nghiệp

Hoàn thiện công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đưa ra sự đảm bảo hợp lý nhưng không tuyệt đối về việc bảo toàn tài sản, duy trì mức độ tin cậy của các thông tin tài chính và tuân thủ luật lệ, quy định. Sự đảm bảo hợp lý là khái niệm khẳng định rằng, cần phải xây dựng, triển khai thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ để đem lại cho Ban giám đốc sự cân bằng giữa rủi ro của một hoạt động kinh doanh nhất định với mức độ kiểm soát cần thiết, sao cho đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh đề ra. Tuy vậy, giá của một biện pháp kiểm soát nội bộ không nên cao hơn lợi ích thu được từ biện pháp đó.

Vì vậy, nội dung chính của một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc phụ thuộc vào việc đánh giá thường xuyên, toàn diện tính chất, mức độ của các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải.

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu phải bao hàm 4 đặc điểm chủ yếu:

• Căn cứ trên rủi ro: có khả năng nhận diện rủi ro tác động đến mục tiêu kinh doanh.
• Được “lồng” vào trong các hoạt động của doanh nghiệp và là một bộ phận văn hóa của doanh nghiệp.
• Đảm bảo nhu cầu mạnh mẽ về việc hình thành một bộ phận Kiểm toán Nội bộ, đem lại cho Hội đồng quản trị sự đảm bảo độc lập, thường xuyên về hệ thống kiểm soát nội bộ.
• Được Hội đồng quản trị thường xuyên kiểm tra. Do chiến lược và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp thường xuyên biến đổi, cho nên các rủi ro cũng vậy. Điều này nhấn mạnh nhu cầu thường xuyên kiểm tra, tái cân đối các hoạt động kiểm soát về mặt tổ chức, nhằm đảm bảo rằng khung cơ sở hệ thống kiểm soát nội bộ đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết trên, Taca đã cung cấp cho bạn đọc các thông tin chi tiết và cụ thể về vai trò của kiểm soát nội bộ từ đó giúp mỗi nhà quản lý hiểu rõ tầm quan trọng của việc thực hiện kiểm soát nội bộ, từ đó nhà quản lý cần chú trọng và phát huy hoạt động kiểm soát nội bộ 1 cách bài bản, chyên nghiệp và hiệu quả. Để nhận được các giải pháp cụ thể và thiết thực nhất cho chính doanh nghiệp của bạn, bạn có thể liên hệ và sử dụng Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và Dịch vụ kiểm soát nội bộ của chúng tôi thông qua việc liên hệ với các chuyên gia của Taca để được hỗ trợ chuyên sâu.

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Webiste chính thức của TACA.

>> Mời quý bạn đọc truy cập dịch vụ tư vấn về “kiểm soát nội bộ” dưới đây:

Dịch vụ kiểm soát nội bộ

Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Chúc quý bạn đọc và quý doanh nghiệp sức khỏe và thành công !

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.