Quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh trong mỗi doanh nghiệp

Quy trình kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt công việc, biện pháp, kế hoạch, khái niệm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong công ty để bảo đảm tổ chức đó hoạt động đạt kết quả tốt, đạt được kết quả trước mắt đặt ra một cách hợp lý. Vậy thế nào là một quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh? Hãy cùng Taca tìm hiểu chi tiết về quy trình và các đưa ra các biện pháp giúp nhà quản lý đưa ra được quy trình kiểm soát  nội bộ phù hợp, hiệu quả và tối ưu cho doanh nghiệp thông qua bài viết dưới đây nhé!

Quy trình kiểm soát nội bộ là gì?

Kiểm soát nội bộ là hệ thống những quy tắc và các quy trình kiểm soát nhằm kiểm tra tính an toàn và chính xác của những thông tin về tài chính. Có thể nói, kiểm soát nội bộ rất quan trọng, vì ngoài kiểm soát nó còn giúp cải thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Quy trình kiểm soát nội bộ là sự tích hợp một loạt công việc, biện pháp, kế hoạch, khái niệm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong công ty để bảo đảm tổ chức đó hoạt động đạt kết quả tốt, đạt được kết quả trước mắt đặt ra một cách hợp lý. Đồng thời việc thiết lập một quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả không chỉ giúp cho doanh nghiệp tăng tính chủ động, tiết kiệm thời gian, công sức mà còn mang lại hiệu quả kinh doanh tăng cao hơn.

>>>Xem thêm:

Internal Controls: Definition, Types, and Importance –Kiểm soát Nội bộ: Định nghĩa, Phân loại và Tầm quan trọng

Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp: Kiến thức nhà quản trị cần biết

Quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Tại sao phải xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh?

Kiểm soát nội bộ là một bộ phận vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, bởi vậy việc xây dựng cho doanh nghiệp một quy trình cụ thể, rõ ràng và hiệu quả sẽ mang lại cho doanh nghiệp một quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh đồng thời đem lại các lợi ích sau cho doanh nghiệp:

• Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty
• Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra
• Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty
• Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty
• Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ

Thông thường, khi doanh nghiệp phát triển càng lớn mạnh thì lợi ích của một quy trình kiểm sáot nội bộ bàn bản, chuyên nghiệp sẽ càng trở nên quan trọng và to lớn hơn bao giờ hết. Vì quy mô doanh nghiệp càng lớn, thì người chủ của doanh nghiệp đó sẽ càn phải đối mặt với nhiều vấn đề khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro, nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân.

Quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp (Nguồn: Sưu tầm)

Xây dựng một quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh là điều vô cùng cần thiết cho mỗi doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một quy trình hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao cho cổ đông. Xét về điểm này, một quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố định hướng và là kim chỉ nam của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với doanh nghiệp có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những doanh nghiệp có rủi ro thấp hơn.

Các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh

Để có một bộ máy kiểm soát nội bộ hoàn hảo, trước tiên mỗi doanh nghiệp cần có sự am hiểu về doanh nghiệp của mình và xây dựng cho mình một quy trình kiểm soát bài bản, chuyên nghiệp và vững mạnh. Việc xây dựng quy trình kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, không sao lãng trong quá trình thực hiện. Dưới đây là các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ:

Các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh

Bước 1: Xác định hướng đi và những rủi ro có thể gặp phải

Một trong những việc đầu tiên mà mỗi doanh nghiệp cần làm để xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, chính là việc đề ra hướng đi phù hợp, tốt nhất. Tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ đưa ra sẽ khác nhau. Vì thế việc hiểu rõ tình hình doanh nghiệp và định hướng của doanh nghiệp là điều mà mỗi nhà quản lý cần nắm rõ, để từ đó thực hiện xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ theo một số việc sau:

+ Vạch ra kế hoạch tổ chức quản lý thích hợp nhất với công ty. Sau đó thiết lập nên nội quy, quy chế, quy định trong doanh nghiệp. Bộ máy nội quy này bất cứ ai trong đó đều phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt.

+ Đề ra chính sách quản trị con người, chính sách tăng trưởng công ty và sản phẩm dịch vụ của công ty.

+ Xác định những rủi ro có thể xảy ra đối với công ty trong hệ thống quy trình kiểm soát nội bộ này. Những rủi ro thường hay gặp phải nhất chính là rủi ro về tài chính. Hoặc rủi ro về chiến lược và rủi ro về hoạt động tổ chức tại doanh nghiệp. Những rủi ro này, thường sẽ để lại hậu quả rất lớn cho doanh nghiệp.

Bước 2: Tiến hành phân tích và lên mô hình hóa

Việc tiến hành phân tích và mô hình hóa sẽ giúp doanh nghiệp hình dung rõ nhất về quy trình kiểm soát của mình sau khi đã xác định hướng đi và rủi ro trước đó. Với bước này, doanh nghiệp cần phải vẽ ra mô hình cụ thể nhất về hệ thống. Việc cần làm của công ty sau đó là đưa ra những phân tích về hệ thống của mình gồm có những gì. Doanh nghiệp cần chú ý làm cụ thể và rõ ràng khi tiến hành phân tích và mô hình hóa để từng cá nhân có thể hiểu rõ mình cần làm gì trong hệ thống.

Bước 3: Đối chiếu quy tắc quản lý

Sau khi tiến hành và lên mô hình hóa cho quy trình kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp, quy tắc quản lý của doanh nghiệp cần phải được đối chiếu và so sánh xem có phù hợp hay không. Những quy định cần phải bị loại bỏ nếu nó không phù hợp hoặc trái với quy tắc doanh nghiệp. Nếu không phù hợp hoặc trái với quy tắc doanh nghiệp thì cần loại bỏ những quy định đó. Chú ý rằng, khi lên kế hoạch đối chiếu quy tắc quản lý cần phải có môi trường làm việc phù hợp để có một hệ thống hoàn hảo.

Bước 4: Hoàn thiện quy trình, hướng dẫn thực hiện – truyền thông

Sau khi đã hoàn tất đầy đủ những bước trên doanh nghiệp phải có các hướng dẫn cụ thể thực hiện sau khi đã hoàn thành các bước trước đó. Hướng dẫn này cũng cần phải đưa đến các nhân viên, phòng ban để họ thực hiện đúng theo hệ thống đã xây dựng. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý đảm bảo tất cả mọi người nắm rõ về kế hoạch kiểm soát nội bộ. Chỉ cần một cá nhân làm sai quy trình, cả hệ thống sẽ không thể hoàn chỉnh.

Bước 5: Thử nghiệm kế hoạch và đánh giá, rút kinh nghiệm

Việc thử nghiệm sau khi đã xây dựng quy trình kiểm soát nội là hết sức cần thiết để không xảy ra sai lầm lớn gây rủi ro nhiều cho doanh nghiệp. Trước tiên, doanh nghiệp nên thử nghiệm kiểm soát ở một bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp. Sau khi đánh giá tác động tới bộ phận đó (mặt lợi hại, điều chỉnh phù hợp với quy mô doanh nghiệp lớn), nếu hiệu quả rồi thì mới nhân rộng ra toàn bộ công ty.

Trên đây là các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hãy áp dụng mô hình hệ thống này. Bởi hiện nay, việc kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình cần thiết.

Chi tiết quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1. Quy trình kiểm soát nội bộ đối với quá trình bán và giao hàng

Quy trình kiểm soát nội bộ trong bán hàng và giao hàng cần phải xác định được các yếu tố cụ thể và chi tiết nhất trong quy trình bán và quy trình mua hàng hóa. Dưới đây là các bước trong quy trình kiểm soát nội bộ trong bán hàng và mua hàng trong mỗi doanh nghiệp.

• Cam kết lịch giao hàng phù hợp

Trong bước cam kết lịch giao hàng, doanh nghiệp sẽ gặp một số rủi ro đó là nhân viên bán hàng khi cam kết và hẹn lịch giao với khách hàng, tuy nhiên thì rất có thể nhà máy sẽ không thể nào sản xuất kịp tiến độ để đáp ứng tất cả các đơn hàng.

Chính bởi vậy mà doanh nghiệp cần phải đưa ra giải pháp cụ thể, đó là nằm ở chỗ nhân viên bán hàng trước khi nhận các đơn hang thì cần phải báo cáo lên cấp trên hoặc là làm việc với phòng kế hoạch sản xuất hàng hóa để biết được tình hình và số lượng của hàng hóa hoặc để phòng kế hoạch lên các kế hoạch sản xuất.

• Nhận các đơn hàng theo đúng tiêu chuẩn

Đơn đặt hàng mà bộ phận bán hàng nhận cần phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, đúng điều khoản dịch vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải đưa ra một vài tiêu chí trong quy trình để xét duyệt các đơn hàng đủ tiêu chuẩn.

+ Doanh nghiệp cần nghiên cứu và cho ra những mẫu đơn hàng chuẩn để áp dụng đối với từng mặt hàng, những tiêu chí phù hợp để đánh giá hàng hóa…

+ Với mỗi điều khoản, điều kiện đơn hàng thì sẽ có thể có sự khác nhau tùy vào từng đơn hàng, từng loại mặt hàng.

+ Kiểm tra khả năng chi trả mặt hàng, khả năng thanh toán và độ tin cậy của khách hàng khi đặt hàng.

• Sử dụng chính sách cho nợ tiền hàng

Nhiều nhân viên bán hàng đã cho khách hàng chịu tiền hàng nhiều, dẫn tới nợ vượt mức cho phép hoặc là số tiền mà khách hàng đang thiếu nợ khó đòi, bởi vậy mà doanh nghiệp có nguy cơ lỗ vốn nhiều. Để khắc phục tình trạng này thì doanh nghiệp cần đưa ra quy định rất rõ ràng về giới hạn cho phép khách hàng chịu tiền hàng trong một giới hạn nhất định.

Phân loại từng đối tượng khách hàng, đó là các khách hàng quen, các khách hàng ít mua hàng hoặc chỉ mua hàng một vài lần rồi thôi, khách hàng nhỏ lẻ, khách hàng lớn.

• Kiểm soát số lượng hàng hóa chính xác được giao tới khách hàng

Trong quá trình giao hàng, các doanh nghiệp cũng gặp không ít khó khăn trong việc đảm bảo chính xác số lượng hàng hóa cho khách hàng. Nhiều khách hàng phàn nàn về chất lượng hàng hóa hoặc là không nhận hàng…

Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần yêu cầu nhân viên giao hàng cung cấp các phiếu giao hàng, các hóa đơn chứng từ của hàng hóa… các phiếu giao hàng cần phải được ký hiệu khớp với đơn hàng trên hệ thống của doanh nghiệp để nhân viên kiểm soát có thể rà soát lượng hàng hóa đã được giao và lượng hàng hóa còn thiếu chưa giao cho khách hàng hoặc là giao thừa cho khách hàng.

Ngoài ra, trong quy trình bán hàng và giao hàng còn phải thực hiện các bước khác để đảm bảo hiệu quả công việc như: lập hóa đơn đúng, thu thập chữ kí của khách hàng trên các hóa đơn giao và nhận hàng, hạch toán chính xác,

2. Quy trình kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng

Ở quy trình kiểm soát quá trình mua hàng, các bước cơ bản có thể kể đến như: lập phiếu mua hàng, kiểm soát tình hình chọn nhà cung cấp và kiểm soát hóa đơn mua hàng.

• Lập phiếu mua hàng

Trong quy trình kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng thì có quy định rất rõ ràng đó là chỉ những người có quyền trong doanh nghiệp, được phân công nhiệm vụ kiểm soát quá trình mua hàng của doanh nghiệp thì mới có quyền để tiến hành lập phiếu đề nghị doanh nghiệp mua hàng.

Các doanh nghiệp cần phải đánh số đối với từng phiếu mua hàng của từng bộ phận khi có đề nghị mua hàng. Đây là cách để các doanh nghiệp kiểm soát được tình hình hàng hóa đã mua, kiểm soát về tài chính, số lượng hàng hóa mà bạn nhận được đúng và chính xác.

Không phải ai cũng có thể lập phiếu mua hàng, người có thẩm quyền lập phiếu mua hàng và người được ủy quyền lập phiếu mua hàng sẽ có cơ hội để lập các phiếu mua hàng.

• Kiểm soát tình hình chọn nhà cung cấp

Các nhân viên mua hàng có thể lựa chọn các nguồn hàng có giá thấp nhất thị trường, khi hàng hóa có giá rất thấp thì khó có thể dảm bảo về chất lượng hàng hóa để cung cấp đến khách hàng, từ đó có thể gây mất uy tín cho doanh nghiệp.

Để khắc phục điều thì thì doanh nghiệp cần kiểm soát kỹ nguồn hàng đến từ đâu, giá cả nhập hàng ra sao? Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần có quy định, chính sách để luân chuyển vị trí công việc định kỳ, tránh tình trạng nhân viên mua hàng, bán hàng có mỗi quan hệ với khách hàng dựa trên lợi ích cá nhân.

• Kiểm soát hóa đơn mua hàng

Doanh nghiệp cần phải xem xét và kiểm soát kỹ từng hóa đơn, cần phải có biện pháp để ngăn chặn những hóa đơn giả được cung cấp bởi các nhà cung cấp không rõ ràng. Rất nhiều hóa đơn đã cố tình được ghi sai về số lượng hàng hóa mua vào, sai về giá trị của hàng hóa hoặc là sai ngày sản xuất hòng mục đích trục lợi.

Doanh nghiệp có nhiều hướng giải quyết và kiểm soát về vấn đề này, điển hình việc đóng dấu vào hóa đơn, thống kê và lập danh sách các hóa đơn, ghi rõ thông tin của hóa đơn vào hệ thống bao gồm số hàng hóa, tổng tiền thanh toán, các loại mặt hàng…

3. Quy trình kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho

Hàng tồn kho nếu không được kiểm soát kỹ càng thì sẽ rất dễ xảy ra tình trạng mất hàng, bởi vì hầu hết doanh nghiệp chú trọng vào việc quan tâm hàng hóa được xuất bán hoặc hàng hóa mua về mà ít có để ý tới hàng tồn kho. Một lượng tài sản hoặc doanh thu của doanh nghiệp vẫn đang nằm ở các mặt hàng tồn kho.

Vì vậy mà doanh nghiệp cần phải có biện pháp để kiểm soát hàng tồn kho như là: Bảo vệ hàng tồn tránh khỏi tình trạng bị mất, bị tráo đổi… Các thủ kho cần phải có danh sách từng loại mặt hàng tồn kho, số lượng để thống kê và đối chiếu với số lượng hàng đã được sản xuất và số lượng hàng đã được xuất bán.

Đồng thời, các thủ kho chỉ được phép xuất hàng khi có chỉ thị hoặc được đồng ý bởi cấp trên (người có thẩm quyền phê duyệt các mặt hàng tồn kho).

4. Quy trình kiểm soát thông tin nội bộ

Thông tin nội bộ trong doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng, do đó các doanh nghiệp buộc phải có biện pháp để kiểm soát hệ thống thông tin nội bộ để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động vững mạnh. Do đó, quy trình kiểm soát nội bộ thông tin đối với các doanh nghiệp cần phải được thực hiện một cách chặt chẽ.

• Ủy quyền về việc tiếp cận các tài liệu doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, tất cả các dữ liệu về chiến lược phát triển, dữ liệu của kế toán, các dữ liệu của khách hàng, các loại tài sản… đều sẽ có quy cơ bị kẻ xấu đánh cắp để thực hiện mục đích xấu. Chính vì thế mà các doanh nghiệp cần phải có biện pháp để bảo vệ những thông tin này.

Doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống bảo mật thông tin trên các máy tính của nhân viên, có sự kiểm soát trong từng máy tính, trên hệ thống máy chủ của doanh nghiệp, mỗi nhân viên trong công ty sẽ sở hữu một tài khoản đăng nhập vào máy tính của mình được doanh nghiệp cung cấp.

Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý được những thông tin, người kiểm soát và thực hiện thông tin đó, mỗi người quản lý tài khoản sẽ được trao quyền để tiến hành sử dụng một phần của hồ sơ hoặc là toàn bộ hồ sơ, các dữ liệu của công ty.

• Tiến hành bảo vệ hệ thống máy tính của doanh nghiệp

Trong quá trình làm việc, có rất nhiều nguy cơ xảy ra đối với hệ thống dữ liệu thông tin của bạn được lưu trữ trên máy tính như: Tin tặc có thể tấn công máy tính của bạn và lấy các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, hoặc máy tính có thể bị hỏng và mất dữ liệu, máy tính có thể bị virus xâm

nhập…

Để khắc phục tình trạng này thì doanh nghiệp cần tiến hành nhiều biện pháp khác nhau như: cài phần mềm diệt virus uy tín trên toàn bộ hệ thống máy tính của doanh nghiệp, đưa ra các quy định về việc kiểm soát các phần mềm không rõ nguồn gốc, không phục vụ cho công việc. Ngoài những quy trình kiểm soát nội bộ được nêu trên đây thì trong cuộc sống của chúng ta, có rất nhiều quy trình khác cần phải kiểm soát nội bộ để đảm bảo tính an toàn cho hệ thống và đảm bảo công việc được diễn ra thuận lợi, bảo mật thông tin. Trong bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần phải có quy trình kiểm soát nội bộ, do đó các bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ về quy trình này để vận dụng tốt trong quá trình làm việc.

Yếu tố quan trọng để thực hiện thành công quy trình kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp

Để thực hiện thành công quy trình kiểm soát nội bộ, những yếu tố quan trọng cần được doanh nghiệp chú ý thực hiện thành công theo như: nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng trong một môi trường văn hóa, xác định rõ ràng bằng văn bản quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ, phân chia rõ ràng các hoạt động rủi ro với từng nhân viên, thực hiện tất cả các giao dịch với sự uỷ quyền thích hợp, hệ thống kiểm soát nội bộ phải được mọi nhân viên tuân thủ, phân chia rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát, tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập theo định kỳ, ghi lại dưới dạng văn bản mọi giao dịch quan trọng và cuối cùng là định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.

>>Ngoài ra bạn đọc có thể tham khảo một số bài phân tích chuyên sâu dưới đây:

Tìm hiểu về các loại thủ tục kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp là gì?

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp là gì?

Hoàn thiện công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp

Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay là như thế nào?

Phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp: Yếu tố sống còn quyết định đến hiệu suất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết trên, Taca đã cung cấp cho bạn đọc các thông tin chi tiết và cụ thể về quy trình kiểm soát nội bộ đồng thời gua doanh nghiệp từ đó giúp nhà quản lý dễ dàng xây dưng hệ thống kiểm soát nội bộ tại mỗi doanh nghiệp. Để nhận được các giải pháp cụ thể và thiết thực nhất cho chính doanh nghiệp của bạn, bạn có thể liên hệ và sử dụng Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và Dịch vụ kiểm soát nội bộ của chúng tôi thông qua việc liên hệ với các chuyên gia của Taca để được hỗ trợ chuyên sâu.

Liên hệ báo giá dịch vụ kiểm soát nội bộ TACA

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Webiste chính thức của TACA.

>> Mời quý bạn đọc truy cập dịch vụ tư vấn về “kiểm soát nội bộ” dưới đây:

Dịch vụ kiểm soát nội bộ

Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Chúc quý bạn đọc và quý doanh nghiệp sức khỏe và thành công !

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.