Báo cáo Công nợ Phải thu Khách hàng: Thu hồi nợ mà không mất đi khách hàng

Báo cáo công nợ phải thu khách hàng là một phần của hệ thống báo cáo quản trị nội bộ, được lập và cập nhật định kỳ theo ngày, tháng, quý, năm cũng như theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp có thể chủ động trong việc kiểm soát chặt chẽ các khoản nợ phải thu và đưa ra các kế hoạch thu hồi thanh toán công nợ phải thu, từ đó quản lý tài chính hiệu quả chính xác, giảm thiểu tối đa rủi ro và quản lý dòng tiền. 

Tuy nhiên hiện nay rất nhiều doanh nghiệp “điêu đứng” vì nợ xấu, nợ quá hạn. Khách không trả tiền, doanh nghiệp không xoay vòng được vốn, không có tiền để vận hành, phải đi vay thêm vốn, tốn thêm chi phí tài chính. Lúc này, đáng nhẽ ra là lợi nhuận thì lại trở thành chi phí.

Một phần lý do là báo cáo quản trị công nợ phải thu không hiệu quả.

Khi mà hầu hết doanh nghiệp chỉ quản lý công nợ phải thu theo phương thức thủ công, dựa vào giấy tờ sổ sách hoặc bảng tính excel ghi nợ thì rất dễ dẫn đến trường hợp bỏ sót công nợ phải thu khách hàng, khó theo dõi để nhắc nhở, đôn đốc hay đòi nợ. Mỗi khi doanh nghiệp cần báo cáo thì kế toán quản trị “sống dở chết dở” vì những công việc nhập liệu như mã số thuế, nhập liệu chi tiết giao dịch từng khách hàng, “mỏi mắt” tổng hợp xem mỗi khách hàng cuối kỳ đầu kỳ nợ bao nhiêu,… mà không có thời gian tập trung vào công việc “tạo ra giá trị thực sự” như: phân tích thực trạng tình hình công nợ phải thu và hỗ trợ giải pháp quản trị kịp thời.

Đối mặt với thách thức trên, nhiều doanh nghiệp đầu ngành đang áp dụng hệ thống báo cáo quản trị công nợ phải thu thông minh tích hợp nền tảng công nghệ tự động bao gồm Power BI – công cụ phân tích, kết nối và tạo ra mô hình dữ liệu trực quan do Microsoft phát triển giúp doanh nghiệp: 

• Kiểm soát công nợ phải thu khách hàng nhanh chóng và kịp thời 
• Tiết kiệm thời gian cho việc cập nhất công nợ phải thu khách hàng cũ 
• Tiết kiệm thời gian đối soát với từng khách hàng nhà cung cấp
• Kịp thời cảnh báo khi khách nợ quá hạn hoặc sắp hết hạn
• Hỗ trợ làm báo cáo cứng và lưu trữ 
• Giúp dự đoán được công nợ phải thu phát sinh trong kỳ. 

Từ đây, nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng kịp thời dựa trên những báo cáo quản trị trực quan, để không “vuột mất” cả Lợi nhuận & Khách hàng  

Vậy báo cáo quản trị công nợ phải thu trong doanh nghiệp đang thay đổi như thế nào khi có sự “can thiệp” của các “DNA” công nghệ và cách để tận dụng tốt những báo cáo “lai” này trong quản trị công nợ phải thu doanh nghiệp trong thời điểm công nghệ 4.0, hãy cùng Taca tìm hiểu trong bài phân tích dưới đây. 

Tận dụng báo cáo quản trị công nợ phải thu thông minh trong doanh nghiệp

Báo cáo quản trị công nợ phải thu – để theo dõi nợ phải thu khách hàng hiệu quả 

Cụ thể hệ thống báo cáo công nợ phải thu giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ và chất lượng quy trình công nợ phải thu, nhờ:

• Tổng hợp tiến độ của toàn bộ công nợ phải thu trên một trang duy nhất: Tình hình xử lý các khoản tiền được cập nhật một cách realtime trên phần mềm. Trên một màn hình, doanh nghiệp có thể nắm được bao nhiêu khoản nợ đã được lên kế hoạch thu hồi, bao nhiêu khoản đã xử lý xong và đang làm báo cáo,…
• Thông báo nhắc nhở tự động thời hạn: Ưu việt hơn Excel, khi một khoản nợ sắp đến hạn, hệ thống sẽ tự động phát thông báo nhắc nhở để kế toán biết và chủ động xử lý. Ngoài ra, hệ thống cũng đổi màu các công việc trễ hạn sang màu đỏ, nhân viên của bạn sẽ biết được chính xác khoản nợ nào đang đến hạn và xử lý. 
• Báo cáo tự động chính xác, tiết kiệm thời gian: tự động tạo các báo cáo biểu đồ trực quan cho thấy tổng quan tiến độ và thời hạn xử lý công nợ phải thu, giúp doanh nghiệp có một bức tranh toàn cảnh để có thể điều chỉnh kế hoạch tài chính của mình hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể xuất trực tiếp các công nợ phải thu được xử lý trên hệ thống báo cáo thành các báo cáo Excel để phục vụ các công việc kế toán.

Để đưa ra các quyết định kịp thời đối với các khoản nợ khó đòi, khoản nợ quá hạn hoặc khoản nợ “sắp” quá hạn, những báo cáo công nợ phải thu được thực hiện gần như là HÀNG TUẦN. 

Khi ứng dụng các phần mềm quản lý công nợ phải thu hoặc hệ thống báo cáo quản trị thì những báo cáo quản trị mới có thể hoạt động hiệu quả và theo dõi được công nợ phải thu khách hàng từ tổng quan cho đến những chi tiết nhỏ nhất, mà vẫn nhanh chóng và không gây ra “mệt mỏi” với người lập và người đọc.

Bảng theo dõi công nợ phải thu khách hàng ra đời với mục đích chính là giúp doanh nghiệp có được cái nhìn từ tổng quan cho đến các thông tin chi tiết về các khoản công nợ phải thu khách hàng. Từ đó tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác khi đưa ra quyết định quản trị với các khoản nợ – chính sách về thành toán, thời hạn nợ, khuyến mãi, chiết khấu,… cho khách hàng. 

Quản trị công nợ phải thu sao cho vừa “dĩ hòa vi quý” với khách hàng vừa không muốn mất đi lợi nhuận chưa bao giờ là dễ. 

Vậy thì tại sao ngay từ đầu không cho nợ có phải tốt hơn không?

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cạnh tranh trong một ngành mà “sức mạnh cạnh tranh” nằm ở việc cho nợ. Doanh nghiệp nào cũng cho nợ mà doanh nghiệp của bạn không cho nợ thì doanh nghiệp của bạn làm sao bán được hàng. Trừ khi doanh nghiệp của bạn có sản phẩm “đặc biệt”, nếu không phải sản phẩm do doanh nghiệp của bạn cung cấp thì không được. 

Vậy nên doanh nghiệp phải cho khách hàng nợ để “giữ chân” khách hàng, và để lợi nhuận từ khách hàng không trở thành chi phí, để doanh nghiệp không vừa mất tiền, vừa mất cả khách hàng thì doanh nghiệp (đang ở trong ngành hàng sức mạnh cạnh tranh = nợ) cần phải: 

• Cho nợ, phải vui, coi tiền cho nợ là tiền chôn vốn đề đầu tư và chi phí rủi ro
• Có một hệ thống báo cáo công nợ phải thu khách hàng hoàn chỉnh và hiệu quả

Doanh nghiệp không muốn mất đi khách hàng nhưng lại càng không muốn mất đi lợi nhuận hoặc tốn thêm chi phí cho các khoản nợ xấu nợ khó đòi, vậy nên báo cáo quản trị công nợ phải thu theo khách hàng là cần thiết và việc ứng dụng “DNA” công nghệ để báo cáo quản trị này lại càng cần thiết hơn nữa. 

>>Xem thêm: Các báo cáo tuần cần có trong doanh nghiệp

“Trợ lực” chính sách quản trị công nợ phải thu khách hàng hiệu quả 

Tùy thuộc và đặc điểm của khách hàng và tính trạng công nợ phải thu của doanh nghiệp sẽ có những quy chế chính sách quản trị công nợ phải thu riêng. Để tích hợp báo cáo quản trị công nợ phải thu hiệu quả thì trước hết doanh nghiệp cũng cần rõ ràng về những quy định và quy chế này để hạn chế những vấn đề phát sinh. Để có được những chính sách quản trị công nợ phù hợp, doanh nghiệp tìm đến lời khuyên từ các chuyên gia tư vấn dày dặn kinh nghiệm và chuyên môn

Một số chính sách quản trị công nợ phải thu với sự trợ giúp đang kể từ báo cáo công nợ phải thu.

Một là, chính sách bán hàng. Hình thức khuyến mại sẽ tác động đến các khách hàng về mặt thời gian đặt hàng, số lượng đặt hàng và số lần đặt hàng. Khuyến mại sẽ kích thích khách hàng nhận nhiều hàng trong một lần đặt hàng. DN tiết kiệm được chi phí giao hàng, nhưng để đánh đổi cho việc giảm chi phí, DN có thể phải gánh chịu một số dư nợ lớn từ phía các khách hàng  

Hai là, chính sách thu tiền. Nếu thời hạn nợ dài hạn có thể tăng doanh số bán, nợ quá hạn có thể ít đi nhưng nợ trong hạn sẽ tăng cao, doanh nghiệp sẽ bị chiếm dụng vốn và mất cân đối về tài chính, không đủ tiền để thanh toán công nợ phải thu. Nếu thời gian nợ ngắn sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo cân đối tài chính nhưng ảnh hưởng xấu đến doanh số bán bởi khi đó khách hàng sẽ đặt hàng vừa phải để thanh toán cho doanh nghiệp.

Ba là, chính sách thưởng phạt trong thanh toán một mặt giảm rủi ro trong thu hồi nợ, một mặt làm giảm sự gắn bó giữa khách hàng với doanh nghiệp. 

Khuyến khích cả đứa đòi nợ và đứa trả nợ để thu được nợ sớm. Với nhân viên, bây giờ khách hàng trả sớm nhân viên phụ trách được thưởng mà công ty trả sớm kia cũng được “thưởng”. Doanh nghiệp lo lắng: thưởng thế thì lợi nhuận chẳng còn bao nhiêu? 

Để mà biết còn lợi nhuận sau khi trừ đầu trừ đuôi hay không thì doanh nghiệp phải tính. Phải có “báo cáo công nợ phải thu” chi tiết nhanh chóng

Bốn là, sự quan tâm, đôn đốc nhắc nhở và gửi giấy xác nhận công nợ phải thu hàng tuần, hàng tháng của chi nhánh đến các đại lý. Tạo ra sự quan tâm nhiều hơn của khách hàng đối với món nợ của họ với doanh nghiệp. 

Báo cáo công nợ phải thu hàng tuần (chứ không phải hàng tháng hay hàng năm) sẽ cho biết tình hình nợ nần của khách hàng và có những thông báo quan trọng. Đối với những khoản công nợ phải thu khách hàng có thời hạn 30 ngày, 60 ngày hay 90 ngày thì nhắc trước bao nhiêu ngày, bao nhiêu ngày trước đáo hạn thì phải cảnh báo. 

Không giống như báo cáo doanh thu hay báo cáo chi phí, báo cáo công nợ phải thu khách hàng yêu cầu thời gian báo cáo gấp gáp hơn để đảm bảo doanh nghiệp hạn chế nợ quá hạn và nợ xấu ít nhất có thể. 

Năm là, cách ứng xử của nhân viên thu nợ với khách hàng. Trên thực tế những khách hàng có nợ quá hạn lâu ngày thường có sự “lẩn tránh” hoặc có biểu hiện không hợp tác khi phải tiếp chuyện với nhân viên thu nợ. Do vậy,vấn đề quản trọng là làm sao tạo được sử thoải mái khi nói chuyện, làm cho khách hàng cảm thấy họ vẫn đáng tin cậy và cần thiết với doanh nghiệp.

Báo cáo quản trị công nợ phải thu tổng thể có thể cho doanh nghiệp biết được là đối với những khách hàng khác nhau thì nhân viên phải có thái độ và cách trò chuyện phù hợp. Nếu chỉ đơn giản là gọi điện thoại “nhắc giục” và không “get insight” của họ thì khả năng đòi nợ sẽ thấp hơn. 

Sáu là, khả năng tài chính và sự sẵn lòng trả nợ của khách hàng. Một khách hàng không thể thanh toán nếu khách hàng đó không có khả năng tài chính vững mạnh hoặc một khách hàng có khả năng tài chính tốt nhưng luôn định trệ và không sẵn lòng trả nợ sẽ làm dư nợ và nợ quá hạn của doanh nghiệp. Không còn cách nào khác, việc lựa chọn đối tác trong kinh doanh rất quan trọng. 

Đo lường công nợ phải thu khách hàng – Hỗ trợ phân tích kinh doanh / đưa ra quyết định

Trong quá trình phân tích kinh doanh và đưa ra quyết định, hệ thống quản trị có thể giúp doanh nghiệp: 

• Quá trình thu thập thông tin: Thay vì việc phải luôn ghi chép tất cả và số sách, hoặc là tại các file excel để quản lý, hệ thống báo cáo quản trị sẽ tự động ghi lại hoạt động từ mua bán, nhập hàng, giao hàng, giúp tiết kiệm 80% thời gian và công sức. Bạn cũng có thể tra cứu các khoản nợ cũ trong hệ thống
• Tính toán chỉ số và biểu đồ xu hướng tự động: không cần phải nhớ các hàm phức tạp như trong excel, hay rà soát chọn vùng dữ liệu. Doanh nghiệp có thể đưa dữ liệu lên trực tiếp lên hệ thống báo cáo quản trị.

Từ những con số thực tế, doanh nghiệp tiến hành phân tích kinh doanh và đưa ra quyết định quản trị thì “lâu đài” mới không xây dựng trên “cát”. Nhưng đồng thời những con số này cũng “vây hãm” doanh nghiệp trong vòng luẩn quẩn “xử lý số liệu” thay vì “phân tích dữ liệu” nếu doanh nghiệp không thể nhận định thêm. Thay vì “get insight” nhìn thấy vấn đề từ những dữ liệu này thì doanh nghiệp lại mất thời gian cho công việc lọc dữ liệu, theo dõi, lưu trữ dữ liệu – những công việc dễ dàng được giải quyết nhờ hệ thống báo cáo quản trị thông minh. 

Phân tích tình hình công nợ phải thu bao gồm đánh giá quy mô, mức độ của các khoản công nợ phải thu phải thu, xem xét tính chất hợp lý của các khoản công nợ phải thu của công ty từ đó có góc nhìn thực tế về tình trạng công nợ phải thu của công ty. 

Cơ sở số liệu để tính công nợ phải thu khách hàng là các chỉ tiêu dựa vào số liệu bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

• Các chỉ tiêu các khoản phải thu (Tổng số, chi tiết);
• Hệ số các khoản phải thu;
• Số vòng quay các khoản phải thu và kỳ thu tiền bình quân;

Có hai phương pháp để phân tích tình hình công nợ phải thu trong doanh nghiệp. Thứ nhất là so sánh để đánh giá sự biến động của các chỉ tiêu về số tuyệt đối và tương đối. Qua đó đánh giá khái quát tình hình công nợ phải thu của doanh nghiệp.Thứ hai là phương pháp phân chia theo thời gian (năm trước, năm nay) để đánh giá sự biến động qua các năm. 

Dù là đánh giá khái quát tình hình công nợ phải thu của doanh nghiệp hay đánh giá sự biến động qua các năm thì doanh nghiệp cũng cần soi chiều và các báo cáo công nợ phải thu (theo các tiêu chí khác nhau).

Với báo cáo công nợ phải thu khách hàng được quản lý trên hệ thống thống nhất (tên khách hàng được mã hóa, phân loại quản lý theo ngày tháng năm, hiển thị số dư đầu kỳ và cuối kỳ, tính trạng trả nợ,….), sẽ góp phần giúp việc phân tích tình hình công nợ phải thu nhanh chóng và chính xác hơn nhiều.

Báo cáo công nợ phải thu thể hiện đường xu hướng (Trend lines)

Những báo cáo xu hướng nói chung bao gồm cả báo cáo công nợ phải thu khách hàng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong các quyết định xem nên mở rộng hay thu hẹp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Như đã đề cập phía trên: 

• Hệ thống báo cáo quản trị có thể tự động vẽ các biểu đồ thể hiện đường xu hướng (Trendlines) theo yêu cầu báo cáo công nợ phải thu. Ví dụ xu hướng công nợ phải thu khách hàng theo năm, xu hướng công nợ phải thu theo thời hạn (30 ngày, 60 ngày, 90 ngày, quá hạn,..),……
• Tự động tạo và cập nhật các báo cáo quản trị real-time  trên nền tảng, xu hướng được update liên tục và nhanh chóng để chủ doanh nghiệp có thể thực hiện quyết định điều hướng dựa trên những con số thống kê biết nói. 

Với riêng báo cáo xu hướng công nợ phải thu còn cho biết thêm phần nào khả năng thanh toán của doanh nghiệp (thường thì những doanh nghiệp có xu hướng công nợ phải thu khách hàng tăng nhanh sẽ có khả năng thanh toán tiền mặt giảm dần, do doanh nghiệp chưa kịp xoay vòng vốn, và dòng tiền không ổn định dẫn đến khả năng thanh toán kém). 

Công nợ phải thu đang có chiều hướng như thế nào? công nợ phải thu và chỉ số hoàn trả công nợ phải thu có tháng tăng tháng giảm nhưng chúng ta phải xem đường xu hướng của nó đang trong xu hướng tăng hay sụt giảm? 

Nếu công nợ phải thu khách hàng đang có xu hướng tăng nhanh thì doanh nghiệp có nên tiếp tục mở rộng việc bán hàng cho nợ hay không nếu đang trong xu thế sụt giảm thì có nến mở rộng thêm số lượng hàng bán hay không.

Báo cáo xu hướng công nợ phải thu khách hàng có thể kết hợp với nhiều chiều hướng khác, ví dụ như là báo cáo xu hướng với doanh thu và báo cáo xu hướng lợi nhuận. 

Ví dụ báo cáo doanh thu xu hướng của tôi đang tăng nhanh nhưng báo cáo xu hướng công nợ phải thu của tôi tăng còn nhanh hơn, thậm chí là gấp nhiều lần → bức tranh báo cáo xu hướng lợi nhuận và khả năng thanh toán tiền mặt của tôi đang không ổn. 

Thế nên doanh nghiệp cần có một cái nhìn đa chiều nhiều báo cáo xu hướng,  kết hợp linh hoạt hài hòa chứ không bắt buộc như báo cáo tài chính là chúng ta phải có bảng cân đối kế toán phải có báo cáo kết quả kinh doanh. Nhiều vấn đề bên trong mà một báo cáo không thể làm mà cần sự kết hợp từ 2 báo cáo trở lên (thường gọi là phân tích đa biến).

===> Xem thêm:

3 yếu tố không thể bỏ qua trong Báo cáo xu hướng

Quản lý công nợ phải thu & Công nợ phải trả để tránh rủi ro – Thoát khỏi “vòng xoáy” nợ nần không để nợ xấu

Ứng dụng “DNA” công nghệ để báo cáo quản trị công nợ phải thu dễ lập và dễ đọc 

Tạo lập dễ dàng với ứng dụng phần mềm công nghệ 

Báo cáo quản trị công nợ phải thu khách hàng cần được thiết kế và triển khai trên phần mềm báo cáo quản trị để một nhân viên thông thường cũng có thể nhập liệu được và giúp ban quản lý kiểm soát ra quyết định kịp thời. 

Trong trường hợp nếu có API (application programming interface) – hay một hệ thống tự động kết hợp vào phần mềm quản trị CRM, phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP, sự trợ giúp của “DNA” công nghệ sẽ khiến công việc lập báo cáo công nợ phải thu quản trị trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Tất nhiên lập báo cáo quản trị nói chung còn cần nhiều kỹ năng hơn. Bạn phải là người “hiểu” doanh nghiệp và hiểu cả công nghệ và kỹ năng phân tích. Với báo cáo công nợ phải thu, nhân viên lập còn cần phải hiểu cả khách hàng nợ. Nếu nhân viên lập báo cáo quản trị cho bạn chỉ là nhân viên thông thường, họ cần phải nỗ lực hiểu Doanh nghiệp & Khách hàng hơn nữa để có thể lập được báo cáo quản trị công nợ phải thu theo đúng nhu cầu. 

Sử dụng excel nâng cao, hay power BI đơn lẻ cũng được thôi nhưng nếu có cả một hệ thống báo cáo quản trị công nợ phải thu, kết nối nhiều phần mềm khác nhau trong doanh nghiệp, tự động hóa nhiều tác vụ sẽ giúp giảm tải công việc đi đáng kể.

Báo cáo công nợ phải thu phải trực quan

Một bức ảnh đáng giá cả nghìn lời nói

Thông thường báo cáo công nợ phải thu khách hàng sẽ là những dashboard (bảng điều khiển) chứ không phải report – những file word excel dài hàng chục trang. Những Dashboard (bảng điều khiển)không như thế mà thường là những biểu đồ, hình động trực quan dễ nhìn để “lướt” một cái, chủ doanh nghiệp biết được tình hình công nợ phải thu của công ty 

Sử dụng báo cáo quản trị nói chung là để tiết kiệm thời gian, để có cái nhìn nhanh nhất về doanh nghiệp mà chúng ta không làm cho báo cáo dễ đọc thì nó không còn ý nghĩa của báo cáo quản trị nữa. 

Logic trình bày cũng khá quan trọng. Bạn là chủ doanh nghiệp, bạn muốn một báo cáo công nợ phải thu khách hàng để làm gì? (có góc nhìn tổng quan, xem khối lượng nợ quá hạn nợ trong kỳ, nợ mới, khách hàng nào đang nợ nhiều nhất,…) thì hãy cho người lập báo cáo cho bạn biết về “ý đồ”. Để họ lập ra được dạng báo cáo mà bạn cần. 

Chứ không phải, khi bạn cần một báo cáo công nợ phải thu theo tuần xem các khách hàng nợ mới mà nhân viên lại đưa cho bạn một báo cáo theo tháng tổng quan về tình hình nợ của toàn bộ khách hàng cũ lẫn mới.  

Phương châm tìm kiếm thông tin trực quan đó là: tổng quan trước, phóng to và lọc, sau đó đến chi tiết theo yêu cầu

Bảng báo cáo công nợ phải thu khách hàng – Dashboard

Dashboard( bảng điều khiển) thể hiện báo cáo công nợ phải thu phải thu phải thu khách hàng phải thể hiện được tổng quan tình trạng của các tài khoản nợ ( Invoices By Status) tại một thời điểm nào đó: Nợ đã trả (Paid Invoices), Nợ quá hạn (Overdue Invoices), Nợ còn hạn (Open Invoices). 

Hoặc phải thể hiện được khối lượng giá trị của các tài khoản nợ. Ví dụ khối lượng giá của toàn bộ tài khoản phải thu khách hàng (Payable Account) là 3828$, trong đó 2017$ là nợ đã quá hạn (Overdue), và số tiền mặt doanh nghiệp hiện có (Cash On Hand) là 229$. 

Thời gian nợ trung bình của các khoản nợ doanh nghiệp là 122,6 ngày. Đối với phân loại nợ theo ngày (1-30 ngày, 31-60 ngày, 61-90 ngày, 90+ ngày), doanh nghiệp cũng biết được loại nợ nào đang nhiều nhất. Những khoản nợ có thời gian quá hạn càng lâu sẽ càng không tốt cho doanh nghiệp và có khả năng rủi ro cao hơn những khoản nợ ít ngày hơn. 

Với hệ thống báo cáo quản trị công nợ phải thu thông minh, doanh nghiệp sẽ loại bỏ được những tác vụ tủn mủn trong quy trình quản lý công nợ phải thu, tối ưu các chính sách quản trị công nợ phải thu khách hàng, đo lường và thể hiện dữ liệu rõ ràng và trực quan trong dashboard. Từ đó, các quyết định quản trị được đưa ra kịp thời. 

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị

Dù là những doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp nhỏ việc quản lý công nợ vô cùng quan trọng, nó không chỉ ảnh hưởng đến mối quan hệ khách hàng của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến “dòng máu” – “dòng tiền” của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp không có dòng tiền ổn định sẽ khó mà hoạt động hiệu quả và phát triển lâu dài được. Vậy nên một hệ thống báo cáo quản trị công nợ là rất cần thiết để doanh nghiệp có thể đảm bảo được tính chính xác và kịp thời trong các khâu theo dõi công nợ hiệu quả theo từng khoản mục và nhu cầu đặc trưng của từng doanh nghiệp.

Một hệ thống báo cáo quản trị công nợ hiệu quả không chỉ dừng lại ở mục “thống kê” các dữ liệu công nợ trong quá khứ hoặc phân loại các khoản mục đối tượng công nợ mà sẽ đi sâu phân tích từ nhiều góc nhìn góc độ khác nhau. Với kinh nghiệm hơn 20 năm xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị, Taca tự hào sẽ trở thành “đối tác” giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị công nợ, xóa bỏ hoàn toàn những sai sót trong khâu nhập liệu và theo dõi các khoản mục trong báo cáo công nợ một cách hiệu quả mà không mất đi khách hàng.

Cung cấp mọi góc nhìn toàn diện cho thấy tình hình kinh doanh thực sự đang diễn ra các vấn đề bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác nhất để phát triển doanh nghiệp trong tình hình kinh tế liên tục có những chuyển biến. 

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị

Mẫu báo cáo công nợ phải thu khách hàng thường gặp

Trên thị trường hiện nay, chúng ta thường bắt gặp mẫu báo cáo tổng hợp công nợ phải thu thường bao gồm những nội dung: 

• Mã: Mã của khách hàng, có thể lấy từ Sổ chi tiết công nợ phải thu
• Tên nhà cung cấp: Có ghi rõ tên khách hàng.
• Số dư đầu kỳ Nợ: Trên sổ chi tiết công nợ phải thu, số liệu này được lấy từ “Số dư Nợ đầu kỳ” của nhà cung cấp.
• Số dư đầu kỳ Có: Trên sổ chi tiết công nợ phải thu, số liệu này được lấy từ “Số dư Có đầu kỳ” của nhà cung cấp.
• Số phát sinh trong kỳ Bên Nợ: Trên sổ chi tiết công nợ phải thu, số liệu này được lấy từ mục “Tổng số phát sinh trong kỳ”.
• Số phát sinh trong kỳ bên Có: Từ sổ chi tiết công nợ phải thu lấy thông tin này ở mục “Tổng số phát sinh Có trong kỳ”.
• Số dư cuối kỳ bên Nợ: Trên Sổ Nợ, số liệu này được lấy từ “Số dư Nợ cuối kỳ” của nhà cung cấp.
• Số dư Có cuối kỳ: Trên sổ chi tiết công nợ phải thu, số liệu được lấy từ “Dư nợ Có cuối kỳ” của nhà cung cấp.
• Tổng hợp số liệu: Cộng tất cả số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ bên Nợ, bên Có của nhà cung cấp.

Mục đích của loại báo cáo công nợ phải thu này, theo đúng tên gọi, chỉ là để tổng hợp chứ chưa được lập với mục tiêu là thúc đẩy quyết định quản trị trong doanh nghiệp. 

Mẫu báo cáo công nợ phải thu khách hàng thông minh với sự tích hợp của “DNA” công nghệ không chỉ xuất được các báo cáo tổng hợp mà còn cho ra được những báo cáo xu hướng thể hiện dữ liệu một cách trực quan và thực tế. 

Ví dụ về dashboard mẫu báo cáo tổng hợp công nợ phải thu do hệ thống báo cáo quản trị: 

Hoặc mẫu báo cáo quản trị công nợ phải thu trực quan qua biểu đồ

Dạng báo cáo trực quan này sẽ thể hiện được xu hướng của: 

• Account Payable Age (Tuổi nợ): Báo cáo nợ theo thời gian đáo hạn, những khoản nợ nào đang chậm trả trong vòng bao nhiêu ngày, đã quá hạn hay còn trong hạn. 
• AP Funnel – Account Payable Funnel: khối lượng nợ. Loại tài khoản nợ nào đang chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu nợ phải thu của doanh nghiệp (nợ đã trả đúng hạn, nợ trong hạn, hay nợ quá hạn).
• Average Creditor Days: số ngày nợ trung bình của các khoản nợ. 
• Invoices by status: Tình trạng của các hóa đơn hiện tại của doanh nghiệp: hóa đơn đã thanh toán chiếm bao nhiêu phần trăm, hóa đơn quá hạn chiếm bao nhiêu phần trăm.

Báo cáo quản trị công nợ phải thu không chỉ cung cấp các thông tin chi tiết về tổng hợp công nợ phải thu khách hàng (Details) mà còn cung cấp bức tranh toàn cảnh (big pictures) về dữ liệu công nợ phải thu của doanh nghiệp. Những dữ liệu trong báo cáo quản trị đi từ bức tranh lớn cho đến chi tiết (From Big picture to details) sẽ giúp nhà quản trị có được góc nhìn tổng thể về công nợ phải thu và sau đó chỉ tập trung vào các chi tiết đang gây “nhức nhối”. 

Taca Business Consulting,