3 bước xây dựng báo cáo doanh thu bán hàng cho nhà quản trị

Taca
Kiến thức kế kiểm
Cập nhật: 20 Tháng Tám, 2022

Báo cáo doanh thu bán hàng nằm trong hệ thống báo cáo quản trị nội bộ của doanh nghiệp; báo cáo được yêu cầu lập và trình bày ở bất kì thời điểm nào khi ban quản trị cần để lập kế hoạch bán hàng và ra quyết định kinh doanh. Báo cáo doanh thu bán hàng thường bao gồm các dữ liệu đa chiều như tổng quan doanh thu bán hàng theo tháng/quý/năm; doanh thu bán hàng theo mặt hàng; doanh thu bán hàng theo thị trường; doanh thu bán hàng theo nhân viên/phòng ban, báo cáo công nợ nhà cung cấp, hàng tồn kho,…giúp nhà quản trị nắm bắt được tình hình doanh thu hàng bán theo tiến độ mục tiêu của doanh nghiệp.

Có thể được đưa vào rất nhiều yếu tố vào trong báo cáo doanh thu bán hàng. Tuy nhiên việc đưa vào quá nhiều thông tin có thể làm giảm đi những thông tin chi tiết chính mà doanh nghiệp muốn làm nổi bật. Thay vào đó, nhà quản lý nên điều chỉnh báo cáo doanh thu bán hàng tập trung vào các số liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình bán hàng của mình.

Sau đây là một số trang Báo cáo doanh thu bán hàng TACA triển khai cho khách hàng:

Xây dựng báo cáo quản trị doanh thu nội bộ cho doanh nghiệp bán lẻ

Xây dựng báo cáo quản trị doanh thu nội bộ cho doanh nghiệp bán lẻ

Báo cáo quản trị công nợ nhà cung cấp

Báo cáo quản trị công nợ nhà cung cấp

Theo dõi hàng tồn kho để quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả

Theo dõi hàng tồn kho để quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả

Các bước xây dựng báo cáo doanh thu bán hàng hoàn chỉnh được thực hiện gồm các bước dưới đây:

1. Bắt đầu một bản tóm tắt

Bắt đầu báo cáo bán hàng với cái nhìn tổng quan cho phép nhà quản lý tiếp cận những điều tốt trước. Xem lại doanh số tháng, quý hoặc năm mà doanh nghiệp muốn báo cáo để xác định các điểm chính. Khi xây dựng bản tóm tắt, hãy đưa ra câu hỏi: “Nội dung quan trọng nhất cần truyền tải trong báo cáo bán hàng là gì?”.

Trong nhiều trường hợp, dữ liệu quan trọng nhất là số lượng bán hàng trong kỳ và liệu nhóm bán hàng đã đạt đến hạn ngạch hay chưa. Các bản báo cáo hàng tuần có thể ngắn khoảng một đoạn, trong khi báo cáo hàng quý hoặc hàng năm có thể dài khoảng 1 trang.

2. Phân tích số liệu

Sau phần tóm tắt, hãy thêm một phần tập trung vào các số liệu bán hàng. Nội dung của phần này sẽ có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp, tuy nhiên nó sẽ đưa ra các trình bày chi tiết các chỉ số liên quan đến tổng doanh số bán hàng trong kỳ. Nhà quản lý có thể đưa một số mục vào báo cáo doanh thu bán hàng của mình như:

Số lượng giao dịch ở mỗi giai đoạn của quy trình
Quy mô giao dịch trung bình và giá trị của mỗi giao dịch đã đóng
Tỷ giá đóng giao dịch. Điều này cho phép nhà quản lý dự đoán số lượng khách hàng tiềm năng mới mà doanh nghiệp cần để chốt một giao dịch mới.
Độ dài chu kỳ bán hàng (mất bao lâu để kết thúc mỗi giao dịch).

3. Diễn giải kết quả báo cáo

Khi đã cung cấp tất cả các con số và dữ liệu có liên quan, người lập báo cáo nên thêm mục so sánh số liệu giữa các khoảng thời gian trước đây để có cái nhìn khách quan hơn. Sử dụng biểu đồ để hình dung các con số hiện tại so với tháng hoặc quý trước đó như thế nào.

Nhà quản lý cũng nên sử dụng phần này trong báo cáo bán hàng của mình để mô tả một số yếu tố ảnh hưởng đến doanh số bán hàng. Bất kể nhóm bán hàng đã đạt được mục tiêu hạn ngạch hay doanh số, điều quan trọng là phải phân tích những yếu tố dẫn đến những kết quả này.

Nếu hiệu suất bán hàng hàng quý của không tốt, hãy xác định vấn đề và đưa ra giải pháp dự định cải thiện trong quý tiếp theo. Nếu nhóm bán hàng vượt quá hạn ngạch bán hàng, hãy tìm cách để đạt được những kết quả này trong tương lai.

4 Tips giúp chuyên nghiệp hóa hệ thống báo cáo doanh thu bán hàng tại doanh nghiệp bạn

Trên thực tế việc xây dựng một bản báo cáo doanh thu bán hàng là công việc gây mất khá nhiều thời gian. Để giảm thiểu các khó khăn trong quá trình làm & tăng tính chuyên nghiệp hiệu quả cho hệ thống báo cáo doanh thu bán hàng, bạn có thể áp dụng một số tips sau:

Có mục tiêu cho mọi báo cáo doanh thu bán hàng

Đặt mục tiêu phù hợp cho nhóm bán hàng vào đầu mỗi tháng hoặc mỗi quý sẽ giúp việc viết báo cáo doanh thu bán hàng trở nên dễ dàng hơn. Nhà quản lý cần tạo mục tiêu hạn ngạch cụ thể để hướng tới.

Ví dụ: Mục tiêu của doanh nghiệp trong tháng này là tối ưu hóa doanh thu từ các khách hàng hiện tại, do đó báo cáo bán hàng phải nêu bật hoạt động bán hàng liên quan đến việc bán thêm và những thay đổi về lợi nhuận của các tài khoản này theo thời gian.

Đặt lịch báo cáo định kỳ và nghiêm túc thực hiện

Báo cáo định kỳ là tips để giảm thiểu gánh nặng của báo cáo doanh thu bán hàng. Thay vì tìm lý do để trì hoãn, doanh nghiệp nên thường xuyên gửi báo cáo để biến nó trở thành một phần công việc hàng ngày. Báo cáo định kỳ giúp nhà quản lý đánh giá và so sánh được các số liệu cũng như đưa ra các quyết định về hạn ngạch bán hàng, mục tiêu bán hàng, dự báo bán hàng.

Chuẩn hóa các chỉ số và dữ liệu

Lưu trữ dữ liệu một cách có tổ chức là cách giúp báo cáo doanh thu bán hàng trở nên đơn giản nhất có thể. Một hệ thống báo cáo quản trị thông minh sẽ giúp nguồn dữ liệu báo cáo doanh thu bán hàng tại công ty bạn luôn được quản lý tinh gọn và điều chỉnh dễ dàng nhanh chóng khi cần thiết.

Tận dụng giải pháp công nghệ

Thời đại số, phần lớn các doanh nghiệp B2C và B2B hiện nay đều ứng dụng giải pháp công nghệ 4.0 Power BI từ Microsoft tạo nên hệ thống báo cáo quản trị thông minh của doanh nghiệp mình để ra quyết định sáng suốt trong việc quản lý khách hàng, bán hàng,…. Hệ thống sẽ cung cấp các báo cáo về tình hình bán hàng, công nợ, tồn kho, nhập hàng.,.Từ những báo cáo này chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng nắm bắt tình hình doanh thu của doanh nghiệp, bám sát mục tiêu kinh doanh.

Ví dụ cụ thể, dưới đây là hình ảnh báo cáo nhập hàng của khách hàng doanh nghiệp bán lẻ TACA. Dựa trên bán cáo này, nhà quản lý có thông tin về tình hình hàng nhập về.

bao-cao-doanh-thu-ban-hang

Giao diện tính năng báo cáo nhập hàng trên phần mềm Power BI tại công ty khách hàng của TACA.

Ngoài cung cấp hệ thống báo cáo quản trị bán hàng theo thời gian, nhân viên, hàng hóa và khách hàng, báo cáo công nợ theo nhân viên, đơn hàng, khách hàng, nhà cung cấp, báo cáo tồn kho,… trên nền tảng công nghệ thông minh. Đội ngũ chuyên gia của TACA còn tham vấn cho các chủ doanh nghiệp cách quản lý hàng hóa, quản lý mua hàng, bán hàng, kho hàng & hướng ra quyết định kinh doanh từ những dữ liệu báo cáo tinh gọn này.

Để nhận DEMO miễn phí báo cáo quản trị bán hàng thông minh, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0982 518 586 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!

[MIỄN PHÍ] Liên hệ nhận Demo mẫu báo cáo quản trị TACA tại đây