Phần mềm quản lý kho: Hàng trong kho không còn là “nỗi lo” của Doanh nghiệp

Phần mềm quản lý kho (Warehouse Management Software) được chia ra nhiều loại khác nhau, doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm triển khai phần mềm kho hoặc không có chiến lược rõ ràng từ đầu sẽ mất thời gian để thử nghiệm hơn, đôi khi mất tiền mà không có hiệu quả. Tệ hơn, doanh nghiệp đâm ra “ghét” áp dụng công nghệ vào quản lý kho. 

Quản lý hàng tồn kho yếu kém gây ra tình trạng dư thừa, tồn đọng hoặc thiều hụt hàng.Thông qua đo đạc tính toán, những sai lầm này có thể gây thất thoát hàng trăm triệu đồng cho doanh nghiệp. Vậy, làm sao để quản lý hiệu quả, tránh thất thoát, lãng phí trong toàn bộ quy trình từ việc thu thập nhu cầu sử dụng, lập kế hoạch đầu tư mua sắm, quản trị thực hiện mua sắm hàng hóa, nhập kho, cấp phát sử dụng, khấu hao,… cho đến khi thanh lý?

Trong thời đại số hiện nay, doanh nghiệp cũng cần một giải pháp số = phần mềm quản lý hàng tồn kho để có thể quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn. Và với phần mềm quản lý kho hàng, hàng hóa trong kho của doanh nghiệp sẽ không trở thành “đống tiền nằm im trong kho”.

Trong bài phân tích dưới đây, Taca sẽ chia sẻ những kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý hàng tồn kho để hóa giải những “nỗi lo” về hàng trong kho mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý kho

Mục đích sử dụng phần mềm kho

Các doanh nghiệp quan tâm đến việc tìm kiếm một giải pháp phần mềm cung cấp thông tin chính xác và kịp thời để tạo điều kiện thuận lợi cho việc luân chuyển nguyên vật liệu trong kho của họ một cách suôn sẻ. Xuất phát từ điều này, doanh nghiệp cần một giải pháp giúp giảm chi phí lưu giữ hàng tồn kho quá mức và cải thiện vòng quay hàng tồn kho.

Một doanh nghiệp khác sử dụng Phần mềm quản lý kho để quản lý mức tồn kho cho từng sản phẩm trên các kho hoặc trung tâm phân phối. Bạn có thể theo dõi vị trí sản phẩm để tăng tốc độ thực hiện đơn hàng và giao hàng, theo dõi ngày hết hạn để giảm thất thoát sản phẩm và xem mức tồn kho theo thời gian thực thông qua bảng điều khiển phần mềm.

Các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng Phần mềm quản lý kho hàng để cải thiện việc lập kế hoạch và phân bổ lực lượng lao động giữa các kho nhằm tối ưu hóa mức độ sản xuất. 

Đôi khi, doanh nghiệp cần đến Phần mềm quản lý kho để tăng mức độ bảo mật thông qua việc tự động hóa từng khâu quản lý kho. 

Nói chung là có vô vàn lý do để doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho, dù mục tiêu đó có là: tối ưu hóa nhiệm vụ và quy trình làm việc; giảm lãng phí và sai sót; khiến khách hàng hạnh phúc, giảm thời gian thực hiện, tận dụng không gian kho hàng, tăng năng suất,….thì điều này khá quan trọng. Doanh nghiệp cần rõ ràng mục tiêu của mình khi dùng phần mềm quản lý kho để có thể “đi đến cùng”.

Chỉ số hiệu suất chính (KPI) chứng minh phần mềm kho đang hoạt động mạnh khỏe

Liệu rằng công tác quản lý hàng tồn kho của bạn có đang hoạt động hiệu quả, sẽ có một số chỉ số để đánh giá “sức khỏe” hàng tồn kho của bạn.

• Độ chính xác của hàng tồn kho: So sánh số lượng mặt hàng trong kho với số lượng thực tế được ghi trong cơ sở dữ liệu
• Chi phí lưu trữ hàng tồn kho : Chi phí lưu trữ hàng tồn kho trong một khoảng thời gian và các yếu tố chi phí như nhân công, bảo hiểm, vận chuyển hàng hóa và lưu trữ
• Vòng quay hàng tồn kho: Đo lường tốc độ doanh nghiệp bán hết hàng tồn kho (giá vốn hàng bán/hàng tồn kho trung bình trong một khoảng thời gian cụ thể)
• Hiệu quả tiếp nhận : Tốc độ tính hàng tồn kho và các yếu tố về chi phí cho mỗi hạng mục nhận được, khối lượng nhận được mỗi giờ công, thời gian xe tải nhận tại bến và biên lai chính xác
• Nhận hàng để vận chuyển: Thời gian trung bình từ khi nhận hàng đến khi xác nhận lô hàng (Tổng thời gian trôi qua để xác nhận vận chuyển / Số lượng lô hàng được xác nhận)
• Biên nhận đến khi cất đi: Đo thời gian trôi qua trung bình từ khi nhận một mặt hàng cho đến khi nó được cất vào kho. KPI này tính đến thời gian chu kỳ, chi phí cho mỗi mặt hàng được lưu trữ, thời gian từ khi nhận đến khi chọn địa điểm và số giờ công cần thiết.

Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi các chỉ số “sức khỏe” kho này thông qua phần mềm quản lý kho, nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều. Khi lắp đặt phần mềm quản lý kho hãy xem xem phần mềm của bạn có thể hiển thị hoặc suy ra được những chỉ số này không.

Những doanh nghiệp nào cần phần mềm kho nhất?

Phần mềm kho (Warehouse Management Software) thường là cần thiết đối với các doanh nghiệp với quy mô lớn về số lượng hàng hóa, sản phẩm. Các phần mềm này giúp mang lại sự hiệu quả trong quá trình hoạt động kho hàng, vận kho, tồn kho khi khối lượng hàng hóa không còn được đo lường và kiểm soát bằng “mắt thường”

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể đang trong quy trình phát triển, hàng hóa của bạn chưa lớn nhưng danh mục phức tạp và đang tăng dần theo thời gian thì bạn cũng nên cân nhắc việc bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý kho ngay từ bây giờ. 

Với kinh nghiệm ở vai trò đối tác phần mềm của nhiều doanh nghiệp, chúng tôi nhận ra một điều rằng, có một số ngành nghề có nhu cầu với phần mềm quản lý hàng tồn kho đặc biệt cao hơn so với những ngành nghề khác, cụ thể đó là:

• Logistics và vận tải: Các doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa, lưu kho, và quản lý các dịch vụ vận tải cần phải theo dõi hàng tồn kho, quản lý đội xe, và tối ưu hóa các quá trình lưu kho và phân phối. Phần mềm kho giúp họ quản lý hàng tồn, kiểm tra lịch trình giao nhận, và tối ưu hóa quy trình vận chuyển.
• Bán lẻ: Doanh nghiệp bán lẻ cần theo dõi lượng hàng tồn kho, tối ưu hóa quy trình đặt hàng và xác định các điểm bán hàng hiệu quả. Phần mềm kho giúp họ quản lý kho hàng và đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn sàng để cung cấp cho khách hàng.
• Sản xuất: Trong lĩnh vực sản xuất, việc quản lý nguyên vật liệu, thành phẩm và quá trình sản xuất là quan trọng. Phần mềm kho giúp tối ưu hóa luồng làm việc, theo dõi tình trạng hàng tồn và quản lý tài nguyên sản xuất.
• Dịch vụ kỹ thuật và bảo trì: Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bảo trì hoặc sửa chữa cần quản lý các linh kiện và thiết bị. Phần mềm kho có thể giúp họ theo dõi việc cung cấp và quản lý các mặt hàng cần thiết cho dịch vụ kỹ thuật.
• Thực phẩm và Dược phẩm: Trong các lĩnh vực như thực phẩm và dược phẩm, việc quản lý hàng tồn và theo dõi nguồn gốc của các sản phẩm rất quan trọng để đảm bảo chất lượng và tuân thủ các quy định mới của pháp luật. Sản phẩn dược phẩm, thực phẩm nói chung và các sản phẩm bán lẻ là mặt hàng thiết yếu cần có định mức lưu trữ cụ thể trong kho. 
• Chăm sóc sức khỏe: Các bệnh viện và tổ chức chăm sóc sức khỏe cần theo dõi và quản lý các nguồn tài sản y tế, thuốc, và vật dụng y tế. 

Tóm lại, các lĩnh vực mà doanh nghiệp cần phần mềm kho thường liên quan đến quản lý hàng tồn, quá trình sản xuất hoặc phân phối, và quản lý tài sản hoặc hàng hoá. Nếu doanh nghiệp của bạn đang nằm trong nhóm ngành trên nhưng bạn lại cảm thấy rằng doanh nghiệp của bạn hiện tại chưa thực sự cần phần mềm quản lý hàng tồn kho thì điều này cũng không có nghĩa là doanh nghiệp của  bạn đang hoạt động không hiệu quả.

Nếu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chưa yêu cầu cấp thiết một phần mềm quản lý kho, có nghĩa là bạn vấn đang hoạt động tốt với những nhân tố và tài sản hiện tại, doanh nghiệp vẫn đang tăng trưởng tốt. Đến kho doanh nghiệp của bạn THỰC SỰ CẦN, thì hãy bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý kho.

Ứng dụng công nghệ phải bắt nguồn từ sự cần thiết cấp bách giải quyết một vấn đề, phải bắt đầu từ mong muốn “quyết liệt” của lãnh đạo – Đây là một trong những tư duy số cần có nếu bạn muốn thêm chút “DNA công nghệ” cho doanh nghiệp của mình.

Danh sách tính năng của hàng tồn kho cơ bản và nâng cao – Không phải “đủ” kỹ năng = “hợp rơ” với doanh nghiệp

Khi nghiên cứu phần mềm quản lý kho, điều quan trọng là phải biết bạn sẽ tìm kiếm những tính năng và chức năng nào. Chúng tôi đã cung cấp bảng có các tính năng WMS phổ biến nhất bên dưới.

Phần mềm quản lý kho cung cấp cho doanh nghiệp các tính năng cốt lõi để cải thiện hiệu quả tổng thể trong kho của họ như: Thiết kế kho, theo dõi, hàng tồn kho, “trợ giúp” công tác chuyển hàng, báo cáo, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý lao động. 

• Thiết kế kho: Cho phép tùy chỉnh để người dùng có thể phân phối những thứ như khối lượng công việc và dung lượng thùng rác một cách đầy đủ. .
• Theo dõi hàng tồn kho: Mã vạch hoặc các hệ thống quét khác giúp giảm thiểu số lượng lỗi của con người liên quan đến việc di chuyển hoặc lưu trữ sản phẩm.

Hầu hết các hệ thống đều cung cấp khả năng sử dụng các hệ thống theo dõi nâng cao, chẳng hạn như thu thập dữ liệu ID tự động (AIDC- Automated Identification and Data Capture), máy quét mã vạch hoặc nhận dạng tần số vô tuyến (RFID -Radio Frequency Identification) để đảm bảo rằng hàng tồn kho được ghi lại chính xác và dễ dàng định vị khi đến lúc cần di chuyển.

Sau khi hàng tồn kho được ghi lại, hệ thống quản lý kho hàng sẽ hỗ trợ việc lưu trữ hàng tồn kho để truy xuất sau này. Các hệ thống phần mềm kho cao cấp hơn còn cung cấp công nghệ pick-to-light (chọn ánh sáng) và pick-to-voice (chọn giọng nói) để hỗ trợ môi trường kho phức tạp hơn.

Hệ thống quản lý kho thường chứa nhiều tùy chọn như chọn vùng, chọn sóng và chọn theo lô để giúp người quản lý linh hoạt hơn.

• “Trợ giúp” công tác chuyển hàng: 

Tự động tạo nhãn, biểu mẫu hoặc hướng dẫn lắp ráp để gửi kèm sản phẩm.

Sau khi hàng tồn kho được đóng gói, phần mềm kho có thể gửi vận đơn (B/L – Bill of lading) – đã được chia thành từng khoản trước khi giao hàng, tạo danh sách đóng gói và hóa đơn để người mua đối chiếu các mặt hàng được vận chuyển với các mặt hàng đã đặt hàng và thậm chí bao gồm cả hướng dẫn lắp ráp nếu cần.

Sau khi các mặt hàng đã được đóng gói, phần mềm kho bãi có thể gửi thông báo lô hàng nâng cao (ASN – Advanced Shipping Notice) để thông báo cho các cơ sở khác về việc giao hàng đang chờ xử lý.

• Báo cáo: Các tính năng báo cáo nâng cao trong phần mềm có thể giúp người quản lý phân tích toàn bộ hiệu suất của hoạt động và tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện. Ví dụ: hệ thống có thể tự động phân tích số lượng chu kỳ, theo dõi một tập hợp con hàng tồn kho khác nhau mỗi ngày và cho biết nguồn hàng nào đang giảm.
• Kiểm soát hàng tồn kho:Cho phép doanh nghiệp theo dõi mức tồn kho theo mặt hàng; xác định vị trí các mặt hàng theo trọng lượng, kích thước hoặc tiêu chí khác; và xác định vị trí các đồ vật khó di chuyển.
• Quản lý lao động :Thông qua việc tích hợp phần mềm lập kế hoạch lực lượng lao động, Phần mềm kho có thể xác định nhân viên, duy trì lịch trình của nhân viên, theo dõi giờ làm việc và dự báo nhu cầu lao động vào thời gian cao điểm và thời gian ngừng hoạt động…

Trước khi mua Phần mềm quản lý kho hàng, doanh nghiệp nên so sánh tính năng và giá cả. Phần mềm quản lý kho thường đi kèm với các tính năng cơ bản phổ biến trong khi các hệ thống nâng cao hơn có xu hướng bao gồm các tiện ích bổ sung hoặc cung cấp các dịch vụ cao cấp dành riêng cho ngành. Các doanh nghiệp nên xem xét thêm khả năng Mã vạch/RFID , Khả năng tích hợp, Triển khai và đào tạo, Khả năng tùy chỉnh tính năng và Giấy phép vĩnh viễn so với Giấy phép đăng ký.

• Khả năng mã vạch/RFID: Trước tiên, doanh nghiệp nên xác định xem có sự di chuyển đáng kể của hàng tồn kho trong kho hay không để xác định xem có cần hệ thống RFID hay không. Tần số vô tuyến trong hệ thống này giúp nhân viên theo dõi vị trí của các mặt hàng trong kho. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các mặt hàng đắt tiền và nhạy cảm cần theo dõi theo thời gian thực mà không cần quét mã vạch mỗi khi chúng được di dời.
• Khả năng tích hợp: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng giải pháp có thể tích hợp với các ứng dụng hiện tại của mình, đặc biệt là kế toán, thương mại điện tử và ERP.
• Triển khai và đào tạo: Giải pháp phần mềm kho thân thiện với người dùng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí liên quan đến việc đào tạo người dùng. Doanh nghiệp nên so sánh các lựa chọn để quyết định giải pháp nào dễ triển khai và sử dụng, đồng thời cung cấp các tính năng cần thiết.
• Tùy chỉnh : Không phải tất cả các tùy chọn đều cho phép doanh nghiệp điều chỉnh các khía cạnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ như logo, biểu mẫu tùy chỉnh, v.v. Nếu ưu tiên tùy chỉnh, doanh nghiệp nên chọn giải pháp mang lại tính linh hoạt này.
• Giấy phép vĩnh viễn so với giấy phép đăng ký : Giấy phép vĩnh viễn, mặc dù tốn kém hơn, cho phép các doanh nghiệp có quyền sử dụng phần mềm kho trong thời gian không giới hạn tại cơ sở. Giấy phép này yêu cầu khoản đầu tư trả trước cao, sau đó là phí hàng năm để chi trả cho việc bảo trì và hỗ trợ. Giấy phép đăng ký cấp quyền truy cập trong một khoảng thời gian giới hạn, trong thời gian đó phí hàng tháng phải được thanh toán. Giấy phép này cho phép doanh nghiệp truy cập phần mềm từ xa.

Dịch tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đối tác phần mềm có thể cung cấp những phần mềm từ cơ bản cho đến nâng cao, phù hợp với nhu cầu quản lý hàng tồn kho của bạn thì Taca rất vinh hạnh khi được trở thành đối tác sẽ mang đến giải pháp quản lý hàng tồn kho đó cho doanh nghiệp.

Với kinh nghiệm tư vấn thiết kế và triển khai nhiều dự án xây dựng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp,  tư vấn triển khai chuyển đổi số toàn diện,..và với đội ngũ chuyên gia hơn 20 năm kinh nghiệm trong phát triển, duy trì và mở rộng giải pháp phần mềm cho DN dựa trên nền tảng hiện đại, độc quyền. Taca cam kết sẽ luôn mang đến cho doanh nghiệp những ý kiến chuyên gia sâu sắc, đảm bảo độ khả thi, thành công của hệ thống từ khi bắt đầu cho đến tận khi kết thúc và cả sau khi đã đưa vào hoạt động.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm