5 bước tối ưu quy trình kiểm soát trong mỗi doanh nghiệp

Quy trình kiểm soát – một phần vô cùng quan trong đối với mỗi doanh nghiệp trong công tác kiểm soát nội bộ. Đồng thời, đây còn là công cụ đắc lực giúp CEO/ nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc quản lý và nâng cao nguồn lực nội tại trong doanh nghiệp giúp doanh nghiệp thu ngắn thời gian hoàn thành mục tiêu, gia tăng hiệu suất và tối ưu chi phí. Để đạt được điều đó, mời quý doanh nghiệp tham khảo bài viết dưới đây!

Các doanh nghiệp thành công hiện nay thường áp dụng quy trình kiểm soát nào?

Hiện nay, đa số doanh nghiệp thành công thường thực hiện kiểm soát theo quy trình bao gồm 5 bước ‘cốt lõi’ bao gồm:

– Bước 1: Xác định và thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát cho doanh nghiệp

– Bước 2: Đo lường hiệu suất kiểm soát

– Bước 3: Đánh giá hiệu suất kiểm soát

– Bước 4: Tìm ra độ lệch trong quy trình kiểm soát điều chỉnh

– Bước 5: Lựa chọn phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả

Doanh nghiệp có thể tham khảo cụ thể công tác thức hiện của từng bước dưới đây:

Bước 1: Xác định và thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát cho doanh nghiệp

Ở bước này, đầu tiên doanh nghiệp cần rà lại về: “Tiêu chuẩn kiểm soát – cơ sở nền tảng + căn cứ để giúp các nhà quản lý tiến hành đánh giá và kiểm định công việc trong mỗi phòng ban (bao gồm: định mức, chuẩn mực, kế hoạch cụ thể…). Tiêu chuẩn này có thể đã được hình thành sẵn trong mỗi doanh nghiệp, qua đó nhà quản lý/ chủ doanh nghiệp có thể xem xét/ sửa đổi/ thiết lập các tiêu chuẩn phù hợp tính chất công việc cần kiểm soát.

Thứ nhất: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát

Kết quả hoạt động chung của một phòng ban/ DN ảnh hưởng rất lớn bởi mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân trong DN dựa trên bảng tiêu chuẩn kiểm soát doanh nghiệp.

Do đó, nhà quản lý và Hội đồng quản trị cần chịu trách nhiệm xây dựng tiêu thức đo lường kết quả hoạt động, đặc biệt là các tiêu chuẩn đo lường kết quả hoạt động phù hợp với các trách nhiệm khác nhau ở tất cả các cấp cũng như xem xét cả việc đáp ứng mục tiêu ngắn hạn – dài hạn chung cho toàn doanh nghiệp.

Để giúp doanh nghiệp đi sâu vào phương thức hình thành nên tiêu chuẩn kiểm soát, doanh nghiệp có thể chia tiêu chuẩn này thành 2 loại chính, bao gồm:

• Tiêu chuẩn định lượng (tiêu chuẩn hữu hình): đây là tiêu chuẩn có thể lượng hóa được các con số cụ thể ở thông qua (doanh thu, chi phí, sản lượng, thời gian, lợi nhuận…) >> Tiêu chuẩn giúp nhà quản lý dễ kiểm soát do chúng mang tính định lượng và dễ đo lường.
• Tiêu chuẩn định tính (tiêu chuẩn vô hình): các tiêu chuẩn này không lượng hóa thành các con số chính xác, chuẩn chính được (ý thức, trách nhiệm, thái độ lao động của mỗi nhân viên trong công việc… >> Đối với tiêu chuẩn này, nhà quản lý rất khó đong đếm do chúng mang tính định tình và không dễ đo lường. Để đánh giá chúng các nhà quản lý có thể đánh giá chúng qua các nhân tố trung gian (ví dụ dùng tiêu chuẩn phẩm chất để đánh giá mặt đạo đức của con người).

>> Khuyến nghị:

+ Thông qua 2 tiêu chuẩn định tính và định lượng, nhà quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc đo lường hiệu quả công việc từ đó điều chỉnh các tiêu chuẩn này nhằm đảm bảo tính phù hợp với chiến lược kinh doanh, chiến lược cạnh tranh, mô hình kinh doanh … một cách phù hợp và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.

+ Tuy nhiên, người lập quy trình kiểm soát phải đưa ra các tiêu chuẩn hợp lệ, dễ hiểu và có thể chấp nhận được một cách dễ hiểu trên toàn bộ các phòng ban từ đó, doanh nghiệp phổ biến tiêu chuẩn đến từng nhân viên nhắm đạt kết quả tốt nhất như mong đợi.

Ví dụ: Doanh nghiệp A cần xác định tiêu chuẩn kiểm soát khi thực hiện chương trình (chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải tiến chất lượng sản phẩm…) khi đó doanh nghiệp có thể xây dựng:

+ Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ.

+ Các định mức kinh tế – kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm.

+ Tiêu chuẩn về vốn: Đây là những chỉ tiêu đo lường sự thực hiện vốn đầu tư trong các doanh nghiệp như khoản thu hồi trên vốn đầu tư, tỷ lệ giữa các khoản nợ hiện có với tài sản hiện có…

+ Tiêu chuẩn thu nhập: như khoản thu nhập trên một km xe khách chở khách, số tiền thu được trên một tấn hàng bán được…

Thứ hai: Tự đặt câu hỏi – từ trả lời

Để xác định được các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành nhà quản trị/ nhà quản lý hay nhân sự, doanh nghiệp cần soi chiếu vào doanh nghiệp – đối thủ cạnh tranh – bối cảnh thị trường để tự đặt những câu hỏi thích hợp.

Từ đó trả lời được những câu hỏi sát với mục tiêu và nguồn lực của doanh nghiệp – điều này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát, quản lý của mỗi doanh nghiệp.

Ví dụ: Doanh nghiệp có thể tham khảo ví dụ 1 số câu hỏi của doanh nghiệp muốn cải thiện năng lực bán hàng dưới đây:

+ Công việc nào cần đánh giá: trong hệ thống lực lượng bán hàng cùng với những hoạt động bán hàng khác nhau, sản phẩm hàng hoá khác nhau…Tất yếu việc xem công việc nào là việc phải đưa vào nội dung đánh giá là hết sức quan trọng. Điều này giúp cho người đánh giá đi đúng hướng của mình chứ không lệch sang nhóm công việc khác không cần đánh giá.

+ Các kỹ năng nào cần đánh giá: Kỹ năng là điều bắt buộc cần thiết với bất kỳ một nhân viên bán hàng nào. Chính bởi vậy, muốn xác định rõ mục tiêu đánh giá thì nhà quản trị cần phải thực hiện lựa chọn những kỹ năng có ảnh hưởng nhiều nhất đến việc bán hàng.

+ Kết quả nào cần đánh giá: một nhân viên bán hàng luôn mong muốn hoàn thành tốt công việc của mình nên khi nhà quản trị tiến hành xác định thì cũng phải nhìn nhận những tiêu chí để xem những kết quả nào thực sự là vấn đề có lợi cho nhân viên và doanh số công ty.

+ Mối liên quan giữa chúng với các mục tiêu của doanh nghiệp: Người quản lý hoạt động của lực lượng bán hàng muốn đưa ra được tiêu chuẩn đánh giá tốt nhất thì cần phải có sự kết nối giữa những mục tiêu chiến lược chung của cả doanh nghiệp với những hoạt động bán hàng cụ thể của từng nhân viên. Không thể cứ dựa vào những điểm tốt của họ mà đánh giá hoặc những điểm chưa được của họ. Là nhà quản trị, là người trực tiếp lên mục tiêu để đánh giá họ thì cần mang tính khách quan, gắn chặt những yếu tố trong tiêu chuẩn cụ thể với những yếu tố trong tiêu chuẩn của mục tiêu chiến lược, từ đó mới có thể đưa ra những mục tiêu đánh giá chuẩn nhất, chính xác, phù hợp và công bằng nhất. Vì trên thực tế, mọi hoạt động nào của doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn đều với một định hướng chung là hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp đó.

Thứ ba: Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá (khen thưởng / kỷ luật)

– Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thiết lập tiêu chuẩn đánh giá (bao gồm khen thưởng hoặc kỷ luật) nhằm khuyến khích tạo động lực cho nhà quản lý và nhận viên hoàn thành nhiệm vụ.

>>Khuyến nghị:

Nhà quản lý có thể thông qua những tiêu chuẩn đánh giá để thực hiện:

+ Tăng lương hay tiền thưởng là cách thức khuyến kích phổ biến nhưng việc tin tưởng giao phó nhiều trách nhiệm hơn, sự công nhận đóng góp của nhân viên và các hình thức khen thưởng phi tiền tệ khác cũng là biện pháp khuyến khích hiệu quả.

+ Nhà quản lý cần áp dụng nhất quán và rà soát thường xuyên để xem tài liệu các tiêu thức đo lường kết quả hoạt động, các hình thức khen thưởng, kỷ luật có phù hợp hay không, có khuyến khích các hành vi không thích hợp hay không?

+ Tương tự như vậy, khi bạn quyết định nâng lương và khen thưởng, bao gồm tuyển dụng và đề bạt, bạn cần gắn kết với việc xem xét liệu hành vi ứng xử của cá nhân này có phù hợp về mặt đạo đức hay không? Các cá nhân không tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử sẽ bị kỷ luật và không được đề bạt hay khen.

Bước 2: Đo lường hiệu suất kiểm soát

Yếu tố quan trọng thứ hai trong quy trình kiểm soát là đo lường hiệu suất thực tế. Công tác này không chỉ giúp nhà quản lý làm chủ những gì đã xảy ra mà còn gia tăng tỷ lệ chính xác với những gì dự kiến có thể xảy ra đối với doanh nghiệp. Đồng thời, việc đo lường hiệu suất kiểm soát cũng giúp nhà quản lý có thể dễ dàng đánh giá thành quả thực tế của từng phòng ban và từng nhân sự vận hành.

Thứ nhất: Đo lường việc thực hiện quy trình kiểm soát 

– Đo lường kết quả thực hiện kế hoạch trên thực tế cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

• Doanh nghiệp phải dựa vào các tiêu chuẩn đặt ra >> Đánh giá kết quả hoạt động của các phòng/ ban cũng như nhân viên trong doanh nghiệp;

• Doanh nghiệp phải đảm bảo tính khách quan. >> Muốn vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ trách nhiệm, thái độ của cấp quản trị, không được thành kiến, độc đoán, tránh buộc tội, bất công, tránh nhận định chủ quan khi chưa có đủ cơ sở;

• Doanh nghiệp đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi cho cá nhân, bộ phận >> Thông qua kiểm tra, quản trị viên cấp cao đánh giá được năng lực của cấp quản trị viên cấp dưới. Đồng thời, đối với cấp quản trị viên cấp dưới có thể qua đo lường khẳng định được vị trí của mình, nhận thức được những thiếu sót, hạn chế để có biện pháp khắc phục kịp thời.

– Việc đo lường chính xác kết quả thực tế sẽ mang lại những lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp:

• Dự báo được những sai sót có thể xảy ra đồng thời có những biện pháp để can thiệp kịp thời. Ngoài ra, việc đo lường nhiều khi phải được thực hiện đối với đầu vào của hoạt động, kết quả của từng giai đoạn hoạt động, những dấu hiệu và thay đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động nhằm có tác động điều chỉnh kịp thời.
• Rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động đồng thời cải tiến được công tác quản trị.

Thứ 2: Đánh giá việc thực hiện các hoạt động kiểm soát tại doanh nghiệp

Nhà quản lý/ chủ doanh nghiệp cần xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với tiêu chuẩn.

– Nếu mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự điều chỉnh.

– Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì cần điều chỉnh.

• Phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp.
• Cần tiến hành điều chỉnh hay không và nếu cần thì phải điều chỉnh như thế nào để đạt được hiệu quả nhất.

Hiệu suất của một nhà quản lý không thể được đo lường bằng số lượng. Nó chỉ có thể được đo lường bằng:

• Thái độ của người lao động,
• Tinh thần của họ để làm việc,
• Sự phát triển trong các thái độ liên quan đến môi trường vật chất
• Giao tiếp của họ với cấp trên.

Quy trình kiểm soát trong mỗi doanh nghiệp

Bước 3. Đánh giá hiệu suất kiểm soát

Đánh giá là việc nhà quản lý thực hiện xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với tiêu chuẩn.

• Nếu mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch thì doanh nghiệp không cần điều chỉnh.
• Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì cần điều chỉnh.

+ Phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp.

+ Cần tiến hành điều chỉnh hay không và nếu cần thì phải điều chỉnh như thế nào để đạt được hiệu quả nhất.

Trong đó:

• Nếu hiệu suất thực tế cao hơn so với dự kiến, các nhà quản lý có thể nhìn nhận lại các tiêu chuẩn doanh nghiệp đã đặt ra, có thể doanh nghiệp đã thiết lập các tiêu chuẩn với hiệu suất quá thấp từ đó nhà quản lý có thể nâng cao tiêu chuẩn cho giai đoạn tiếp theo để thách thức quản lý cấp dưới.

Ví dụ: Tại hầu hết các doanh nghiệp nổi tiếng tại Nhật Bản, họ luôn cố gắng để cải thiện hiệu suất trong sản xuất bằng cách không ngừng thiết lập và nâng cao các tiêu chuẩn hiệu suất để tạo động lực cho các nhà quản lý và người lao động nhằm thúc đẩy sự sáng tạo và kích thích trí tò mò của mỗi nhân viên để tìm ra những cách mới giúp giảm chi phí hoặc tăng chất lượng công việc.

• Nếu hiệu suất thực tế thấp hơn so với dự kiến, và tiêu chuẩn đã không đạt được hoặc nếu các tiêu chuẩn đã được thiết lập quá cao mà nhân viên không thể đạt được những tiêu chuẩn ấy, nhà quản lý cần phải quyết định xem có nên điều chỉnh tiêu chuẩn và hành động không? Và cần thực hiện như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất.

Ví dụ: Ở Hàn quốc, chi phí lao động là rất lớn kể cả lao động phổ thông, và lao động có tay nghề. Để giảm được chi phí này, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn đầu tư vào công nghệ hoặc thực hiện tìm kiếm nhân lực từ nước ngoài (đặc biệt là các nước có nhân công giá rẻ, chăm chỉ,..).

So sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn được gọi là thẩm định. Nếu các tiêu chuẩn được xác định đúng cách và các phương pháp được truyền đạt rõ ràng thì việc đo lường hiệu suất sẽ trở nên dễ dàng hơn. Người quản lý nên tập trung vào những sai lệch lớn trong khi đánh giá kết quả hoạt động và không nên lãng phí thời gian và năng lượng của mình cho những sai lệch nhỏ. Cách làm này sẽ cho kết quả chính xác, nhanh chóng và thuận lợi.

Bước 4. Tìm ra độ lệch trong quy trình kiểm soát và điều chỉnh

Trong khi so sánh giữa thực tế với tiêu chuẩn, cần tìm ra mức độ, tính chất và nguyên nhân cơ bản dẫn đến sai lệch. Để tìm ra nguyên nhân của sai lệch người ta phải phụ thuộc vào thông tin thích hợp, chính xác và kịp thời. Người quản lý sau khi nhận được thông tin từ các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng tìm ra nguyên nhân của những sai lệch và những người chịu trách nhiệm cho những sai sót đó.

Điều chỉnh các sai lệch là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa việc thực hiện hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động.

Việc điều chỉnh các sai lệch có thể tiến hành theo các hướng:

• Điều chỉnh kế hoạch;
• Thay đổi mục tiêu;
• Hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức;
• Lựa chọn bố trí lại nhân sự, tăng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên…

Bước 5. Các biện pháp khắc phục:

Yếu tố cuối cùng nhưng ít bạo loạn nhất trong quá trình kiểm soát là Hành động khắc phục hậu quả. Việc sửa chữa những sai lệch bao gồm cải tiến công nghệ, chỉ đạo, giám sát, đặt ra các mục tiêu mới, cơ cấu lại tổ chức và sửa đổi các mục tiêu đã đặt ra trước đó. Nếu hành động sửa chữa không được thực hiện đúng cách kịp thời chống lại những sai lệch lớn thì sẽ dẫn đến tổn thất nặng nề.

Một số công cụ kiểm soát giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình kiểm soát hiệu quả

Thứ nhất: Phân tích chênh lệch

– Phân tích chênh lệch: Là quá trình so sánh doanh thu và chi phí theo kế hoạch với mức thực tế để từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

– Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể: các nhà quản trị có thể đánh giá hoạt động của doanh nghiệp mình bằng cách so sánh kết quả thực tế với dự toán tổng thể.

• Cho phép nhà quản trị biết được lợi nhuận của mình có đạt được như mong muốn hay không?
• Doanh nghiệp biết được kết quả có đạt được theo kế hoạch đặt ra hay không?

– Phân tích chênh lệch so với dự toán linh hoạt: cho phép các nhà quản trị đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Dự toán linh hoạt được xây dựng trên cơ sở sự thay đổi điều kiện môi trường kinh doanh.

• Chỉ ra được nguyên nhân dẫn đến chênh lệch.
• Giúp cho nhà quản trị xác định mức độ ứng xử của các loại chi phí trong phân tích chênh lệch.
• Phân tích tổng thể dựa trên dự toán tổng thể cho phép nhà quản trị đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Phân tích chênh lệch theo dự toán linh hoạt lại cho phép nhà quản trị đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Thứ 2: Hệ thống định mức

– Nhà quản trị có thể đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu, nhân công có phù hợp với định mức ban đầu theo kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra.

– Giúp cho nhà quản trị đúc rút được kinh nghiệm để đề ra được định mức hợp lý.

– Định mức lao động là một trong những yếu tố có tính then chốt, quan trọng trong việc quản lý điều hành một cơ quan, tổ chức.

• Là cơ sở để tổ chức lao động khoa học, lập và giao kế hoạch công tác sát, đúng cho

từng đơn vị, cá nhân.

• Góp phần tích cực vào việc chống lãng phí thời gian và sức lao động.
• Người quản trị có thể kiểm soát được khối lượng và chất lượng công việc trong phạm vi quản lý của mình.
• Để xây dựng định mức lao động, người ta thường áp dụng nhóm các phương pháp: phân tích, tiêu chuẩn, thống kê ˗ kinh nghiệm.

Thứ 3: Định mức nguyên vật liệu:

– Định mức nguyên vật liệu: là số lượng nguyên vật liệu cho phép đối với sản phẩm đó và lượng định mức này được tính theo thiết kế hoặc theo quy chuẩn.

• Nhà quản trị có thể kiểm soát được khối lượng và chất lượng nguyên vật liệu.
• Là một trong những căn cứ nhằm phát hiện một cách cụ thể những thiếu sót và bất hợp lý trong hoạt động cung ứng.
• Để xây dựng định mức nguyên vật liệu, người ta thường áp dụng các phương pháp: kỹ thuật, phân tích số liệu lịch sử, điều chỉnh.

>>Mời doanh nghiệp tham khảo:

• Quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh trong mỗi doanh nghiệp
• Phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Q&A liên quan đến quy trình kiểm soát

Quy trình kiểm soát là gì?

Quy trình kiểm soát là việc doanh nghiệp thực hiện một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu.

Thực hiện quyền kiểm soát là một thách thức quản lý phổ biến và quan trọng trong doanh nghiệp. Khi tổ chức phát triển về quy mô, sự phức tạp của kiểm soát cũng tăng theo. Thuật ngữ kiểm soát liên quan đến việc điều chỉnh các hoạt động, nguồn lực và hành vi. Đối tượng chính của kiểm soát là làm nổi bật các biến thể và sửa chữa. Để thực hiện kiểm soát thì phải thông qua một quy trình nhất định.

Việc thực hiện chức năng kiểm soát quản lý có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Đồng thời, ban quản lý trong mỗi doanh nghiệp được yêu cầu thực hiện một loạt các bước để đảm bảo rằng các kế hoạch được thực hiện tương ứng. Các bước được thực hiện trong quy trình kiểm soát có thể được thực hiện cho hầu hết mọi ứng dụng, cũng để cải thiện chất lượng sản phẩm, giảm lãng phí và tăng doanh số bán hàng.

Quy trình kiểm soát là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu.

>>Mời doanh nghiệp tham khảo:

• Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp: Yếu tố sống còn quyết định đến hiệu suất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp
• Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp: Kiến thức nhà quản trị cần biết

Tầm quan trọng của quy trình kiểm soát đối với mỗi doanh nghiệp

Các quy trình luôn đóng một vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, đồng thời góp phần hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động đúng đắn. Một quy trình kiểm soát được lên kế hoạch và chiến lược tốt sẽ giúp doanh nghiệp theo những cách sau:

• Giảm chi tiêu và rủi ro: Một quy trình kiểm soát hiệu quả sẽ làm giảm chi tiêu và rủi ro trong doanh nghiệp thông qua việc nhà quản lý có khả năng nhìn nhận được những thiếu sót trong quy trình tổ chức, vận hành để từ đó đưa ra những đề xuất và các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Đồng thời, xem xét các thiếu sót tiềm năng trong tương lai từ đó đưa ra các cách hiệu quả nhất để thực hiện các công việc một cách tối ưu.

• Giảm các lỗi có tác nhân từ con người: Doanh nghiệp cần hình thành quy trình kiểm soát một cách bài bản, cần có những quy định, bảng yêu cầu và mô tả công việc cho mỗi vị trí, phòng ban để nhân viên hiểu và nắm rõ nhiệm vụ, vai trò và quyền hạn cũng như yêu cầu chuyên môn cần có của mình để liên tục phấn đấu và phát huy tốt nhất công việc của mình với mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
• Cải thiện hiệu quả: Quy trình kiểm soát góp phần giúp các bộ phận nắm rõ yêu cầu cần đạt được đối với phòng ban và hiệu suất công việc của mình, từ đó làm động lực thúc đẩy sự tăng cường năng suất của mỗi bộ phận bằng cách rà soát, đánh giá các động thái và các bước có liên quan tốt nhất cho doanh nghiệp.
• Tập trung nhiều vào khách hàng hơn: một quy trình kiểm soát là một động thái hướng tới khách hàng. Nó liên tục cập nhật, phân tích và so sánh giữa nhu cầu thực tế của khách hàng và thị trường, với thực tế những gì doanh nghiệp đang cung cấp.
• Quản lý thời gian tốt hơn: quy trình kiểm soát cải thiện hiệu quả thời gian bằng cách ra soát lại toàn bộ các chiến lược và quá trình vận hành doanh nghiệp từ đó đưa ra nhìn nhận chính xác thực tế và giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian thực hiện các hoạt động nhất định.
• Ứng dụng các công nghệ mới: Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, hiện nay rất nhiều công ty đã áp dụng tự động hóa kiểm soát quy trình bằng phần mềm quản lý công việc điều này có tác động mạnh mẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian vận hành, nhân công và phương thức hoạt động của mỗi doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, tại mỗi doanh nghiệp, nhiệm vụ của nhà quản lý là rất quan trọng, để xây dựng 1 quy tình kiểm soát hiệu quả, mỗi nhà quản lý đề cần thu thập đầy đủ thông tin doanh nghiệp, thị trường, đối thủ để đưa ra quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ngắn hạn và dài hạn mà doanh nghiệp hướng tới.

Tiêu chuẩn kiểm soát doanh nghiệp cần ‘nằm lòng’

Mặc dù trong bước 1 của quy trình kiểm soát bạn đã nắm được thông tin cơ bản về tiêu chuẩn kiểm soát. Tuy nhiên, ở mục này chúng ta mổ xẻ kỹ hơn về vấn đề này và những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu “tiêu chuẩn kiểm soát”:

Tiêu chuẩn kiểm soát là gì?

Tiêu chuẩn kiểm soát tạo ra các “mốc” cần thiết để đánh giá những công việc đã/sẽ diễn ra có còn ở trong giới hạn cho phép của doanh nghiệp hay không?

+ Bao gồm: tiêu chuẩn định lượng – định tính và tiêu chuẩn đáng giá (khen thưởng – kỷ luật) kèm theo. Qua đó, doanh nghiệp có thể phân loại, bổ sung tiêu chuẩn một cách hợp lý nhằm hỗ trợ quá trình quản lý, kiểm soát (số lượng, chất lượng, thời gian, hành vi…)

+ Trong hoạt động của một doanh nghiệp thì có rất nhiều loại tiêu chuẩn kiểm soát khác nhau do: đặc thù của doanh nghiệp, sự đa dạng của hàng hóa và dịch vụ. Do vậy, để hoạt động kiểm soát đạt được hiệu quả tốt nhất thì các tiêu chuẩn kiểm soát đề ra cần phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế.

Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn này là một điều nên tránh ngay từ đầu. Nếu biết cách xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắm vững được chức năng, nhiệm vụ của các phòng/ban cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp thì lúc đó hoạt động kiểm soát trở nên tương đối dễ dàng và đạt được hiệu quả cao.

Doanh nghiệp nên tránh điều gì khi xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát?

• Tránh đưa ra tiêu chuẩn không đúng hoặc không quan trọng.
• Tránh đưa ra tiêu chuẩn quá cao, không thể đạt được.
• Tránh đưa ra tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau.
• Phải giải thích được một cách hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra.

Doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu – dung sai mục tiêu – thời gian phù hợp để hoàn thành mục tiêu – những gì cần kiểm soát để đạt mục tiêu:

– Là một doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng và hoạt động hiệu suất cao; nhất định doanh nghiệp đó đang xác định rất rõ từng mục tiêu – dung sai của mục tiêu – thời gian phù hợp để hoàn thiện mục tiêu cũng như những gì cần kiểm soát để đạt mục tiêu đã đề ra.

Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất và phân phối thiết bị công nghiệp A muốn tăng doanh số bán hàng và chất lượng sản phẩm:

+ Mục Tiêu: Tăng doanh số bán hàng và chất lượng sản phẩm.

+ Dung Sai: Doanh số bán hàng sẽ tăng từ 100 triệu lên 150 triệu trong vòng 12 tháng. Chất lượng sản phẩm phải đạt độ tin cậy 99% và không có hơn 1% sản phẩm bị lỗi trong cùng thời kỳ.

+ Thời Gian: Đạt được mục tiêu tăng doanh số và chất lượng trong vòng 12 tháng.

+ Kiểm Soát: Để đảm bảo doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu, doanh nghiệp đã:

• Thiết lập các tiêu chuẩn về sản xuất, kiểm tra chất lượng hàng loạt, trang bị nền tảng (nhân sự – công nghệ – cơ sở hạ tầng) và thời gian sản xuất.
• Các chỉ số sản xuất hàng ngày và tuần được theo dõi chặt chẽ để xác định bất kỳ sai sót nào và đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời.
• Hệ thống kiểm tra chất lượng định kỳ và kiểm tra sản phẩm mẫu là một phần quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn đạt đúng tiêu chuẩn.

>> Có thể thấy:

Các tiêu chuẩn kiểm soát cũng có thể phản ánh rõ nét các hoạt động hành vi cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức. Nói cách khác, để sớm hoàn thành mục tiêu, doanh nghiệp có thể chuyển các mục tiêu => tiêu chuẩn hiệu suất (thông qua việc biến mục tiêu thành đơn vị có thể đo lường cụ thể nhất có thể).

Ví dụ: Mục tiêu của tổ chức là tăng thị phần, được biểu đạt qua tiêu chuẩn hiệu suất của nhà quản lý cấp cao: “Mục tiêu tăng thị phần lên 10% trong vòng 12 tháng.”

=> Để đánh giá hiệu suất chiến lược, tổ chức doanh nghiệp có thể sử dụng các chỉ số quan trọng sau: doanh số bán hàng (tổng và theo bộ phận, danh mục sản phẩm và khu vực), tăng trưởng doanh số bán hàng, lợi nhuận ròng, lợi tức bán hàng, tài sản, vốn chủ sở hữu và chi phí đầu tư bán hàng, dòng tiền, thị phần, chất lượng sản phẩm, giá trị gia tăng và năng suất của nhân viên…

– Một số khó khăn doanh nghiệp cần vượt qua khi thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát:

+ Việc định lượng tiêu chuẩn khách quan đôi khi rất khó khăn. Ví dụ, hãy xem xét mục tiêu của lãnh đạo sản phẩm. Một tổ chức so sánh sản phẩm của mình với sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh và xác định mức độ mà tổ chức đó đi tiên phong trong việc giới thiệu sản phẩm cơ bản và cải tiến sản phẩm. Các tiêu chuẩn này có thể tồn tại ngay cả khi chúng không được công bố chính thức và rõ ràng.

+ Việc thiết lập thời gian kết hợp với các tiêu chuẩn cũng là một vấn đề đối với nhiều tổ chức. Không có gì lạ khi các mục tiêu ngắn hạn được thực hiện với chi phí của các mục tiêu dài hạn.

> Ban giám đốc phải phát triển các tiêu chuẩn trong tất cả các lĩnh vực hoạt động theo các mục tiêu đã thiết lập của tổ chức. Các tiêu chuẩn biểu mẫu khác nhau phụ thuộc vào những gì đang được đo lường và vào cấp quản lý chịu trách nhiệm thực hiện hành động khắc phục.

– Doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc nào khi xây dựng quy trình kiểm soát?

Để doanh nghiệp thiết kế được quy trình kiểm soát hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

– Kiểm soát phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức và phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm soát: Chẳng hạn, kiểm soát hoạt động bán hàng sẽ khác kiểm soát bộ phận tài chính, kiểm soát công tác của phó giám đốc khác kiểm soát công tác của tổ trưởng.

– Việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị: Kiểm soát làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Vì vậy, việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp.

– Việc kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu: Những yếu tố có ý nghĩa đối với hoạt động của tổ chức là các điểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu và tình trạng không đạt mục tiêu; đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại; ít tốn kém nhất và là tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất.

– Việc kiểm soát phải khách quan: Nếu việc kiểm soát được thực hiện với những định kiến, thiên vị sẽ cho kết quả không đúng và sai lệch.

– Việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức: Nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng, mâu thuẫn không đáng có.

– Việc kiểm soát phải tiết kiệm” Hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏi những chi phí nhất định. Do vậy cần phải tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất.

– Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động: Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi những sai lệch được sửa sai, điều chỉnh; nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa.

Loại tiêu chuẩn kiểm soát nào các doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng?

– Tiêu chuẩn định tính: tiêu chuẩn không biểu hiện dưới dạng các số đo vật lý hoặc giá trị như: lòng trung thành của nhân viên, tính kỷ luật trong công việc…

– Tiêu chuẩn định lượng là những chỉ tiêu có thể đo lường bằng các đơn vị cụ thể như: thị phần, doanh thu bán hàng, giá bán sản phẩm

–  Dựa vào các mục tiêu của doanh nghiệp: đây là những tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất vì đó là thước đo sự thành công của các kế hoạch; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp cũng như mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của các phòng/ban, cá nhân. Do đó, các mục tiêu này cần cố gắng thể hiện dưới dạng định lượng, bằng những chỉ tiêu cụ thể.

– Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình: Đây là cơ sở để đánh giá việc thực hiện các chương trình mục tiêu như chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải tiến chất lượng sản phẩm, chương trình thay đổi nhãn hiệu.

– Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ.

– Các định mức kinh tế – kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm.

– Các tiêu chuẩn về vốn: Đây là những chỉ tiêu đo lường sự thực hiện vốn đầu tư trong các doanh nghiệp như khoản thu hồi trên vốn đầu tư, tỷ lệ giữa các khoản nợ hiện có với tài sản hiện có…

– Các tiêu chuẩn thu nhập: Như khoản thu nhập trên một km xe khách chở khách, số tiền thu được trên một tấn hàng bán được

Hoặc mốt số tiêu chuẩn khác nếu có như các tiêu chuẩn: khả năng sinh lời, vị thế trên thị trường, năng suất, dẫn đầu về sản phẩm, phát triển nhân sự, thái độ của nhân viên, trách nhiệm công, phản ánh sự cân bằng giữa các mục tiêu tầm ngắn và tầm xa, các tiêu chuẩn và điểm kiểm soát tới hạn…

Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết trên TACA mang đến cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quát và giải pháp cụ thể giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình kiểm soát cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, bài viết chỉ phần nào định hình công tác hoàn thiện quy trình kiểm soát, nếu bạn muốn thực sự xây dựng được quy trình kiểm soát phù hợp với doanh nghiệp một cách hiệu quả, bạn cần dựa vào mục tiêu – chiến lược – mô hình và quy mô kinh doanh của mình. Điều này đòi hỏi người thiết kế cần có nền tảng kỹ năng và sự am hiểu nhất định về chuyên môn và nội bộ doanh nghiệp cũng như tầm nhìn bao quát để có thể xây dựng quy trình sát nhất, thực tế nhất với nguồn lực và mục tiêu của doanh nghiệp. Hoặc doanh nghiệp có thể nhờ đến sự cố vấn cấp cao của các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực này nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt hiệu quả tối ưu nhất có thể.

Tận dụng 3 NGUỒN SỨC MẠNH: CHUYÊN MÔN – KINH NGHIỆM và CÔNG NGHỆ. TACA tự hào là một trong các đơn vị hàng đầu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, tối ưu hệ thống nội bộ nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng suất cho mọi doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Để trở thành, đơn vị tiếp theo được thừa hưởng nền tảng vững chắc về chuyên môn – kinh nghiệm – công nghệ giúp phát hiện và kịp thời xử lý các rủi ro, gian lận, thất thoát, sự bất hợp lý trong hệ thống kiểm soát nội bộ (công cụ quản trị đến cách thức vận hành trong doanh nghiệp). Đồng thời, tăng năng suất lao động, giảm sức người, tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng cơ hội mở rộng kinh doanh. TACA gửi đến bạn đọc dịch vụ tư vấn về “kiểm soát nội bộ” dưới đây:

• Dịch vụ kiểm soát nội bộ
• Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
• Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động trong doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Webiste chính thức của TACA.

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.