Xây dựng tổ chức bộ máy kế toán như thế nào mới là ”tối ưu” cho doanh nghiệp?

Xây dựng tổ chức bộ máy kế toán sao cho gọn nhẹ, khoa học, hợp lý, hiệu quả và phù hợp với đặc điểm kinh doanh, ngành nghề từng doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng quyết định đến tính hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán tại mỗi đơn vị.

Bên cạnh đó, để tổ chức bộ máy kế toán thành công, doanh nghiệp cần có sự phân công và phân nhiệm rõ ràng để đảm bảo các nhiệm vụ kế toán được thực hiện đầy đủ và chính xác. Các nhân viên kế toán cần được phân công công việc một cách rõ ràng, được đào tạo và trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả. 

Hơn nữa, việc xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau và mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận QUẢN LÝ khác trong đơn vị cũng rất quan trọng ( các bộ phận quản lý khác bao gồm: bộ phận quản lý tài chính, sản xuất, kinh doanh, nhân sự,..). Nhà quản lý cần đảm bảo các nhân viên kế toán làm việc chặt chẽ với nhau để hoàn thành các nhiệm vụ kế toán, đồng thời cần phối hợp với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các thông tin kế toán và báo cáo tài chính.

Tầm quan trọng của việc tổ chức bộ máy kế toán trong mỗi doanh nghiệp

Trước sự thay đổi không ngừng của nền kinh tế, các doanh nghiệp cần phải giữ vai trò cầu nối trong kinh doanh thương mại, dịch vụ, không ngừng nâng cao chất lượng hàng hóa, dịch vụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh, làm chủ được thị trường giá cả và từ đó góp sức cạnh tranh với hàng nhập ngoại. Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao đòi hỏi các nhà quản lý phải có những thông tin kịp thời để ra quyết định kinh doanh. Chính vì thế, tổ chức bộ máy kế toán hợp lý được coi như một công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế với nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, cung cấp một cách kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý, làm cơ sở để các nhà quản lý có được các quyết định kinh doanh đúng đắn, từ đó giúp doanh nghiệp có hướng đi đúng, tạo hiệu quả kinh doanh, gia tăng lợi nhuận và không ngừng phát triển trong lĩnh vực mà công ty đang hoạt động

Đi sâu vào bộ phận kế toán của một doanh nghiệp thì đây chính là một bộ máy kế toán bao hàm cả tập thể các cán bộ, nhân viên kế toán cùng với các phương tiện, thiết bị kỹ thuật, phần mềm kế toán,.. để thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê và công tác tài chính tại doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán của doanh nghiệp.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp phải bố trí người làm kế toán đảm bảo các quy định của Luật Kế toán, trong đó, số lượng người làm kế toán nhiều hay ít tùy thuộc vào quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý, mức độ phức tạp của công việc và biên chế của đơn vị. Doanh nghiệp có thể bố trí người làm kế toán kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế toán không nghiêm cấm.

Bên cạnh đó, Tổ chức bộ máy kế toán còn là phần không thể thiếu trong công tác xây dựng hệ thống kế toán, tài chính, kinh doanh,.. của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán, tài chính tốt là hệ thống giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu chiến lược của mình khi thiết lập mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các thông tin kế toán, nó bao gồm:

1. Bộ phận quản lý tài chính: Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý tài chính và các hoạt động liên quan đến tài chính của đơn vị, bao gồm quản lý ngân sách, tiền gửi, khoản đầu tư và các khoản vay nợ. Bộ phận kế toán cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận quản lý tài chính để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các thông tin kế toán liên quan đến tài chính, hỗ trợ cho công tác tài chính (nguồn vay, lãi vay…) và quản trị (thiết lập Báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu, lợi nhuận…)
2. Bộ phận quản lý sản xuất: Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý quá trình sản xuất của đơn vị. Các thông tin kế toán liên quan đến sản xuất (như chi phí nguyên vật liệu, chi phí lao động, chi phí sản xuất…) cần được cung cấp đầy đủ và chính xác để bộ phận kế toán có thể thực hiện các báo cáo kế toán liên quan đến sản xuất. Từ đó tạo cơ sở cho việc cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc sản xuất các sản phẩm với chi phí thấp (nguyên liệu, nhân công, khấu hao, chi phí chung…)
3. Bộ phận quản lý nhân sự: Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý và giám sát các hoạt động liên quan đến nhân sự của đơn vị. Các thông tin kế toán liên quan đến lương, phụ cấp, và các khoản chi phí liên quan đến nhân sự cần được cung cấp chính xác để bộ phận kế toán có thể thực hiện các báo cáo kế toán liên quan đến nhân sự.
4. Bộ phận quản lý kinh doanh: Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý và phát triển các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Bộ phận kế toán cần phối hợp với bộ phận quản lý kinh doanh để thu thập thông tin về doanh thu và chi phí liên quan đến các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Đồng thời hỗ trợ cho việc kinh doanh (phân loại khách hàng, tổ chức tiêu thụ hàng hóa…)

Quan trọng hơn ngoài tính cảnh báo khi có các chỉ số tài chính không tốt, liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban thì hệ thống còn phải giúp doanh nghiệp luôn hoạt động nhịp nhàng trong suốt quá trình hoạt động. Kể cả trong trường hợp nhân sự thay đổi, bộ máy kế toán cũng như các hoạt động của doanh nghiệp vẫn vận hành ổn định.

>>> Xem thêm:

Setup hệ thống kế toán

Sử dụng thông tin của kế toán quản trị cho việc ra quyết định của nhà quản lý

Làm sao để xây dựng bộ máy kế toán gọn nhẹ, khoa học, hiệu quả phù hợp với từng ngành nghề

Điểm mấu chốt ở đây chính là Khối lượng công tác kế toán, chúng là cơ sở ban đầu và quan trọng nhất để xây dựng bộ máy kế toán đúng quy mô và hiệu quả. Trước khi xây dựng bộ máy kế toán, đơn vị cần phải đánh giá khối lượng công việc kế toán cần thiết theo đặc điểm từng ngành để có thể đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các thông tin kế toán. Nếu khối lượng công tác kế toán được định lượng, tập trung chính xác và tối ưu, đơn vị sẽ có thể xác định được số lượng nhân viên kế toán cần thiết, cũng như đánh giá được trình độ và năng lực của từng nhân viên kế toán, gia tăng tính chính xác và đầy đủ của các thông tin kế toán theo ngành, quy mô doanh nghiệp.

Cơ sở tổ chức bộ máy kế toán

Cùng tìm hiểu sâu hơn về Khối lượng công tác kế toán trong doanh nghiệp:

1. Khối lượng công tác kế toán bao hàm các giai đoạn, các công việc nghiệp vụ mà cán bộ kế toán phải thực hiện theo quy định của các cấp quản lý vì mục đích thu thập – ghi chép – kiểm tra – kiểm soát – báo cáo thông tin về hoạt động kinh tế – tài chính của đơn vị kế toán. 
2. Xét theo giai đoạn của quá trình hạch toán kế toán thì khối lượng công tác kế toán được thể hiện bằng các công việc cần hoàn thành ở từng giai đoạn cụ thể như sau: Giai đoạn lập chứng từ kế toán từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Giai đoạn phân loại sắp xếp thông tin trên các chứng từ kế toán đã lập và hạch toán lên sổ kế toán; Giai đoạn xử lý chọn lọc số liệu, kiểm soát và tiến hành lập báo cáo kế toán.
3. Nếu dựa vào mức độ các nghiệp vụ phát sinh cần ghi chép và phản ánh, khối lượng công tác kế toán bao gồm khối lượng công tác kế toán tổng hợp và khối lượng công tác kế toán chi tiết. 
4. Xét theo đối tượng của việc cung cấp thông tin thì khối lượng công tác kế toán được chia thành công tác kế toán tài chính và công tác kế toán quản trị. 
5. Theo từng nội dung nghiệp vụ cụ thể, khối lượng công tác kế toán được chia thành các phần hành kế toán. Mỗi phần hành kế toán là sự cụ thể hóa một nội dung công tác kế toán, gắn với đặc trưng của từng đối tượng kế toán, dó đó, nó thể hiện công việc kế toán gắn với một đối tượng kế toán nhất định. Tuy quy định về hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là giống nhau, nhưng tính chất của lĩnh vực hoạt động, quy mô và chức năng hoạt động của các đơn vị khác nhau sẽ dẫn đến phần hành kế toán trong các đơn vị kế toán không như nhau. 

Ngoài ra, Khối lượng công tác kế toán còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô, phạm vi địa bàn hoạt động, ngành nghề sản xuất kinh doanh, yêu cầu của công tác quản lý và mục đích cung cấp thông tin của đơn vị, đồng thời cũng phụ thuộc vào trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên kế toán, trình độ trang bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, công nghệ thông tin, khả năng phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận…. Đây chính là những căn cứ giúp giám đốc, chủ doanh nghiệp, trưởng bộ phận tài chính kế toán từ đó xem xét xác định cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán thích hợp tại đơn vị mình.

Từ các căn cứ khách quan bao gồm: lĩnh vực hoạt động; quy mô, phạm vi địa bàn hoạt động; đặc điểm tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, người chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán sẽ xác định cơ cấu doanh thu, chi phí; ước tính, liệt kê khối lượng, mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo ngày, theo tháng và tính cho một năm của đơn vị mình. Hơn nữa, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến những ‘’nút thắt’’ trong bộ máy kế toán của từng ngành nghề để tập trung cải thiện vào những nội dung công tác kế toán dưới đây nhằm đạt được các mục tiêu cạnh tranh, tăng trưởng:

• Trong khi Doanh nghiệp sản xuất gặp khó khăn trong việc tính giá thành kéo theo bài toán liên quan đến quản trị hao hụt, giảm thiểu chi phí thì Doanh nghiệp thương mại phải ‘’loay hoay’’ với 2 vấn đề mấu chốt là quản lý doanh thu và quản lý chuỗi khi mở rộng nhiều cửa hàng, doanh thu ngày một lớn, hàng tồn kho ngày càng nhiều.
• Ngành xây dựng khó khăn trong việc tính chi phí xây dựng theo tỉ lệ, theo dự toán hay khâu xử lý hồ sơ không hiệu quả gây ảnh hưởng đến chi phí thuế, dữ liệu thanh toán, nghiệm thu, bàn giao.
• Doanh nghiệp Bất động sản với đặc điểm phải quản lý lượng vốn lớn, nhiều dự án dày đặc thì bài toán tối ưu quản trị dòng tiền, cải thiện năng lực tài chính để thu hút vốn, huy động vốn được diễn ra thuận lợi được coi là ưu tiên.
• Ngành Xuất nhập khẩu thì phải đặc biệt chú ý về việc thanh toán nước ngoài, vấn đề về tỷ giá, những vấn đề về thuế nhập khẩu, gia tăng, hoàn thuế,…Trong đó Ngành Dịch vụ cần lưu ý tới việc tính giá vốn & hoạt động triển khai.

Vậy nên, với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thì khối lượng công tác kế toán tập trung ở nội dung nghiệp vụ kế toán bán hàng, kế toán kho, kế toán tiền mặt và kế toán công nợ. Tại các doanh nghiệp sản xuất và xây lắp, khối lượng công tác kế toán ngoài các nghiệp vụ bán hàng, kho, công nợ, thanh toán… còn tập trung phần lớn ở nội dung công tác quản lý chi phí, giá thành. Các đơn đơn vị hoạt động trong ngành dịch vụ thì khối lượng công việc kế toán có thể chỉ phát sinh nội dung mua hàng, bán hàng, thanh toán. Quy mô nghiệp vụ kế toán phát sinh ở mỗi đơn vị khác nhau, phụ thuộc thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 

Với nhóm các nhân tố chủ quan bao gồm: biên chế, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ quản lý, nhân viên kế toán; trình độ trang bị, sử dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, công nghệ thông tin; mức độ phân cấp quản lý tài chính, kết hợp với quy mô và tính chất khối lượng công tác kế toán, người chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán sẽ phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán và thiết lập các mối quan hệ trong công tác kế toán phù hợp.

Vậy có thể thấy, để xây dựng bộ máy kế toán còn cần dựa vào những căn cứ sau:

– Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ.

– Lĩnh vực hoạt động của đơn vị.

– Đặc điểm tổ chức và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh.

– Biên chế bộ máy kế toán và trình độ nghề nghiệp của đội ngũ nhân viên hiện có.

– Trình độ trang bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán.

– Quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động của đơn vị.

>> Xem thêm:

Xây dựng quy trình kế toán trong doanh nghiệp

Xây dựng hệ thống thông tin kế toán chuyên nghiệp

Các hình thức hay còn gọi là mô hình tổ chức bộ máy kế toán phổ biến

Có nhiều mô hình tổ chức bộ máy kế toán khác nhau tùy thuộc vào những cơ sở vừa nêu trên, nhưng DN có thể lựa chọn một trong các mô hình sau:

1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung – Lựa chọn thường gặp ở hộ kinh doanh cá thể, lĩnh vực bán lẻ

Tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức mà toàn bộ doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán thực hiện và chịu trách nhiệm tất cả các công việc liên quan, từ thu nhận, xử lý, hệ thống hóa các thông tin kế toán phục vụ cho đến quản lý kinh tế, tài chính đến công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, chứng từ kế toán của doanh nghiệp. 

Đối với công ty có các bộ phận trực thuộc, nhân viên của phòng kế toán (nếu có) chỉ thực hiện công tác kế toán ban đầu như: Lập, thu thập, kiểm tra chứng từ, rồi định kỳ chuyển các tài liệu, thông tin này về phòng kế toán trung tâm, nói cách khác là không xây dựng bộ phận kế toán riêng tại địa bàn khác hoặc tại đơn vị phụ thuộc. 

Trong trường hợp các đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh nhiều, có thể bố trí nhân viên trực tiếp đảm nhận một số phần hành công việc kế toán cụ thể tại đơn vị và lập báo cáo gửi về phòng kế toán trung tâm để tổng hợp. 

Có thể kể đến một số doanh nghiệp thường tổ chức bộ máy kế toán tập trung như là kinh doanh cá thể, hộ gia đình; Các công ty hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ như thời trang, giày dép, vàng bạc đá quý, điện máy,… mặc dù nhiều chi nhánh, cơ sở kinh doanh trên một địa bàn nhưng chỉ có một phòng kế toán tập trung. 

Tham khảo Mô hình kế toán tập trung tại các doanh nghiệp hiện nay ( Nguồn: Sưu tầm )

• Ưu điểm của Mô hình kế toán tập trung: Tối ưu chi phí – Tiết kiệm thời gian – Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, dễ vận hành khi tất cả hoạt động kế toán – tài chính được tập trung tại một phòng kế toán duy nhất nên dễ dàng kiểm soát mọi vấn đề phát sinh và có thể vận hành trơn tru theo một quy trình thống nhất. Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin cho phép tổ chức bộ máy kế toán tập trung có thể thiết lập tự động hóa các thao tác chung cho toàn bộ nhân viên, giảm tối đa các giao dịch thủ công, tránh xảy ra những sai sót không đáng có, nhờ vậy tiết kiệm được nhân lực và thời gian.
• Nhược điểm của Mô hình kế toán tập trung: Nếu địa bàn hoạt động của công ty không tập trung, phương tiện truyền tin bị hạn chế thì bất lợi cho việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng.

2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán – Lựa chọn đáng lưu tâm với các doanh nghiệp có nhiều văn phòng đại diện

Mô hình bộ máy kế toán phân tán tức là công tác kế toán được phân bổ chủ yếu cho các đơn vị cấp dưới. Các công việc kế toán thực hiện ở cấp trên chủ yếu là tổng hợp và lâp báo cáo tài chính tổng hợp toàn doanh nghiệp.

Trong mô hình này, phòng kế toán trung tâm được lập tại đơn vị chính. Còn các đơn vị kế toán phụ thuộc đều có tổ chức kế toán riêng và đã được phân cấp tự quản lý tài chính của mình.Quan hệ giữa phòng kế toán cấp trên với bộ phận kế toán phụ thuộc là quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ và tiếp nhận thông tin thông qua chế độ báo cáo kế toán do đơn vị quy định.

Trong thực tế,mô hình tổ chức kế toán này thường được áp dụng đối với những đơn vị có quy mô sản xuất kinh doanh lớn có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động rộng. Các đơn vị phụ thuộc ở xa trung tâm chỉ huy được phân cấp tự quản lý hay  các doanh nghiệp có văn phòng đại diện đặt ở nhiều địa bàn khác nhau , phụ trách những khu vực kinh doanh riêng biệt như các công ty kinh doanh phần mềm bán hàng.

Mô hình kế toán phân tán được biểu diễn theo sơ đồ sau:

Tham khảo Mô hình kế toán phân tán tại các doanh nghiệp hiện nay ( Nguồn: Sưu tầm )

• Ưu điểm của mô hình kế toán phân tán: Do công tác kế toán gắn liền với cơ sở sản xuất kinh doanh nơi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ kế toán phát sinh tại đơn vị nào, đơn vị đó tự thanh toán và hạch toán không phải gửi chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Nhờ đó làm tăng tính chính xác, kịp thời của công tác kế toán.
• Nhược điểm của mô hình kế toán phân tán: Do phân nhiều cấp nên bộ máy kế toán sẽ cồng kềnh. Việc tổng hợp số liệu kế toán ở phòng kế toán trung tâm sẽ lớn và dễ bị chậm tiến độ do phải đợi số liệu kế toán của các đơn vị phụ thuộc gửi lên

3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp – Sự lựa chọn ‘’sáng giá’’ dành cho doanh nghiệp lớn

Trong thực tế, các doanh nghiệp có quy mô và cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh rất đa dạng. Vì vậy bộ máy kế toán của các doanh nghiệp không phải chỉ thuần túy được tổ chức theo mô hình tập trung hay phân tán mà thường có sự kết hợp giữa mô hình tập trung và mô hình phân tán với những mức độ kết hợp khác nhau tùy theo điều kiện của mỗi đơn vị. Mô hình này được gọi là mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp – tức là vừa tập trung vừa phân tán.

Mô hình kế toán hỗn hợp được biểu diễn theo sơ đồ sau:

Tham khảo Mô hình kế toán hỗn hợp tại các doanh nghiệp hiện nay ( Nguồn: Sưu tầm )

Mô hình tổ chức hỗn hợp thường được lựa chọn để áp dụng tại các doanh nghiệp có bộ máy hoạt động tại đơn vị trực thuộc phức tạp, có thể là do các đơn vị cấp dưới có nhiều sự khác biệt về vị trí, đặc điểm, quy mô…

Ví dụ: một số đơn vị trực thuộc có quy mô hoạt động lớn, ở xa trung tâm, khi đó khoảng cách địa lý làm nảy sinh nhu cầu được trao quyền để thực hiện hạch toán độc lập. Trên thực tế, chúng ta dễ bắt gặp mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp tại các công ty có hệ thống cửa hàng bán lẻ. Tại đó, các cửa hàng có quy mô nhỏ thường định kì chỉ thực hiện công việc nộp tiền vào tài khoản tiền mặt của công ty, còn chứng từ, hóa đơn sẽ chuyển về phòng kế toán trung tâm, trong khi các cửa hàng có quy mô lớn, bán nhiều mặt hàng mới có bộ phận riêng để hằng ngày kiểm kê, giao nhận hàng/tiền và thực hiện bút toán, ghi sổ, sau đó định kì chuyển báo cáo và chứng từ về phòng kế toán trung tâm.

• Ưu điểm của mô hình kế toán hỗn hợp: Vì là sự kết hợp của cả hai mô hình kể trên, nên hiển nhiên hình thức tổ chức kế toán hỗn hợp kế thừa được ưu điểm của cả hai mô hình và đem lại không ít những thuận lợi cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, đó là:

Thứ nhất, hình thức này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp đa ngành, đa nghề, có nhiều công ty con và các đơn vị trực thuộc, mà bản thân các đơn vị hay công ty con trực thuộc đó lại có rất nhiều sự khác biệt liên quan đến vị trí địa lí, cách thức hoạt động, quy mô, hình thức tổ chức và các đặc điểm sản xuất kinh doanh (sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh hoặc hệ thống nhà cung cấp, nhà phân phối khác nhau). Rõ ràng, để tổ chức một bộ máy kế toán thống nhất và đồng bộ theo chỉ một hình thức là tập trung hay phân tán đối với các tập đoàn, doanh nghiệp lớn là điều cực kì khó khăn, đây là điều kiện để doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn hình thức hỗn hợp – nó giống như một phương pháp độc đáo và hiệu quả để giải quyết sự phức tạp kể trên.

Thứ hai, việc kết hợp cả hai hình thức sẽ giúp các công ty giảm thiểu phần nào những nhược điểm của sự chậm trễ thông tin đến từ mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán, cũng như giảm tải đáng kể khối lượng và gánh nặng công việc cho bộ phận kế toán trung tâm so với khi chỉ áp dụng mô hình kế toán tập trung.

• Nhược điểm của mô hình kế toán hỗn hợp: Tuy có nhiều ưu điểm kể trên là thế, tuy nhiên hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp vẫn có những nhược điểm nhất định khiến các doanh nghiệp gặp những khó khăn trong quá trình quản lý và vận hành. Nhược điểm lớn nhất có thể thấy ngay, đó là với việc kết hợp một lúc hai hình thức sẽ làm cho bộ máy kế toán của doanh nghiệp dễ trở nên cồng kềnh, khó thống nhất để thực hiện chỉ đạo chung của kế toán trưởng, việc cung cấp thông tin và tổng hợp số liệu dễ gặp phải tình trạng không kịp thời. Điều này đòi hỏi chủ doanh nghiệp cần cân nhắc tính toán để ngoài xây dựng bộ quy chuẩn chung về công tác nghiệp vụ cho bộ máy kế toán còn cần đáp ứng yêu cầu về nguồn nhân lực dồi dào hơn so với các hình thức khác, điều này cũng sẽ khiến các doanh nghiệp gánh chịu không ít áp lực về chi phí lương nhân viên.

>> Giải pháp cho việc khắc phục nhược điểm này mà nhiều doanh nghiệp tìm đến là trang bị phần mềm kế toán, đảm bảo thông suốt về thông tin và hỗ trợ tốt cho việc hạch toán, báo cáo cũng như tra soát, đối chiếu số liệu. Một phần mềm kế toán tốt cũng giúp tiết kiệm khoản chi phí lương cho nhân viên khi có thể giảm thiểu kế toán làm thuê, nhất là kế toán làm thuê tại các đơn vị trực thuộc! 

Ngoài ra, nhà quản trị cần quan tâm đến Tổ chức công tác kế toán tài chính, kế toán quản trị trong doanh nghiệp khi căn cứ vào tính chất và yêu cầu quản lý, quy mô, phạm vi hoạt động của đơn vị mình để tổ chức thực hiện cả hai nội dung này cho phù hợp theo một trong các hình thức như Hình thức kết hợp, Hình thức tách biệt, Hình thức hỗn hợp

• Hình thức kết hợp: Tổ chức kết hợp giữa KTTC và KTQT theo từng phần hành kế toán. Kế toán viên theo dõi phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả KTTC và KTQT phần hành đó. Ngoài ra, doanh nghiệp phải bố trí người thực hiện các nội dung KTQT chung khác, như: thu thập, phân tích các thông tin phục vụ việc lập dự toán, phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp. Nội dung công việc này có thể bố trí để kế toán tổng hợp hoặc trực tiếp do kế toán trưởng đảm nhiệm.

Mô hình này có ưu điểm là tận dụng được lao động, người làm KTTC do hiểu rõ phần hành của mình nên thường nắm khá rõ thông tin, có điều kiện tốt để thực hiện công tác KTQT, tuy nhiên lại không chuyên môn hóa được phần KTQT để đạt được hiệu quả quản trị như mong muốn. Mô hình này được áp dụng khá phổ biến, phù hợp với các doanh nghiệp SME hoặc các doanh nghiệp trong giai đoạn đầu mới thành lập.

• Hình thức tách biệt: Tổ chức thành một bộ phận KTQT riêng biệt với bộ phận KTTC trong phòng kế toán của doanh nghiệp. Trên thực tế, hình thức này hầu như ít  được áp dụng vì đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao, do đó, hình thức này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn như: Tổng công ty, tập đoàn kinh tế, …
• Hình thức hỗn hợp: Là hình thức kết hợp hai hình thức nêu trên, ví dụ: đối với các công ty SME trong lĩnh vực sản xuất và xây dựng, do yêu cầu cần tập trung theo dõi, kiểm soát giá thành nên sẽ tổ chức bộ phận kế toán quản trị chi phí giá thành riêng, còn các nội dung khác thì theo hình thức kết hợp.

Trên thực tế, đối với các doanh nghiệp SME và các doanh nghiệp trong giai đoạn mới thành lập, giám đốc, người quản lý điều hành doanh nghiệp có thể tự kiểm soát được các số liệu kế toán quản trị do quy mô hoạt động nhỏ, lĩnh vực hoạt động tập trung hoặc công tác kế toán quản trị chưa được chú trọng nên bộ máy kế toán tại doanh nghiệp có thể chỉ đơn thuần thực hiện chức năng kế toán tài chính.

Việc tổ chức công tác kế toán quản trị nói chung và bộ máy kế toán quản trị nói riêng đóng vai trò quan trọng và cần thiết đối với sự hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Kế toán quản trị cung cấp thông tin định lượng về hoạt động của đơn vị một một cách cụ thể, giúp các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị. Ở nước ta hiện nay, cùng với sự phát triển, bùng nổ của khoa học công nghệ, các doanh nghiệp ngày càng đề cao, chú trọng công tác tổ chức kế toán quản trị hướng doanh nghiệp tới sự phát triển bền vững, ổn định.

Xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cao cho bộ máy kế toán

Với nhiều năm kinh nghiệm kinh doanh, các CEOs đều quá nằm lòng câu nói :’’ Tài chính xuất phát điểm từ kế toán’’. Vì thế, ông chủ nào cũng muốn Tổ chức bộ máy kế toán với đội ngũ nhân sự có chuyên môn và trách nhiệm cao, vận hành mượt mà xoay quanh ba keywords: Kiểm soát – Ghi nhận – Báo cáo cung cấp số liệu >> thì mới quản trị được doanh nghiệp, tài chính hiệu quả.

– Để đạt được điều đó, đầu tiên doanh nghiệp cần chú ý đến việc lựa chọn mô hình tổ chức kế toán phù hợp như đã nêu ở trên, từ đó bắt tay vào xây dựng cơ cấu tổ chức phòng kế toán chuẩn chỉnh: kế toán gồm nhiều mảng, nhiều hạng mục công việc khác nhau. Có những công ty nhỏ chỉ cần một kế toán để phụ trách mọi hạng mục. Nhưng cũng có những đơn vị phải cần đến một bộ phận “khổng lồ”. Tùy theo quy mô, nhu cầu, hoạch định thực tế để DN xây dựng được cơ cấu nhân sự phòng kế toán phù hợp nhất, hiệu quả nhất và tiết kiệm chi phí nhất cho doanh nghiệp. Đó có thể là một phòng ban với đầy đủ kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thu chi, kế toán tiền lương, kế toán thuế…. Hoặc là một phòng kế toán nhỏ chỉ gồm 2-4 nhân sự…

Ngoài ra, đối với mỗi vị trí, Doanh nghiệp cũng cần đưa ra các tiêu chí, tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp, đạo đức để thuận lợi hơn trong quá trình tuyển dụng.

– Xây dựng mô tả công việc cho phòng ban và từng vị trí: Đây là điều then chốt để doanh nghiệp nói chung, phòng kế toán nói riêng có thể định hướng, định lượng rõ ràng công việc phải làm. Từ đó vận hành phòng kế toán một cách trơn tru nhất.

Điều này cũng sẽ giúp doanh nghiệp, trưởng bộ phận kế toán dễ dàng xây dựng KPI cho phòng ban và mỗi nhân viên. Dựa trên đặc thù của ngành nghề và quy định riêng của mỗi doanh nghiệp, TACA sẽ xây dựng mô tả công việc chi tiết để các nhân viên đều hiểu rõ:

• Cần phải làm gì
• Mục tiêu và tiêu chuẩn công việc
• Không bị trùng lặp công việc với người khác
• Biết rõ ai sẽ là người cần liên hệ để giải quyết công việc

– Nâng cao nghiệp vụ kế toán cho đội ngũ nhân viên: Để đảm bảo vận hành phòng kế toán theo quy trình chuẩn thì các nhân viên cũng cần được đào tạo một cách bài bản. 

>>> Xem thêm: Bí quyết xây dựng KPI chi phòng kế toán hiệu quả

Giải pháp xây dựng tổ chức bộ máy kế toán vượt trội dành riêng cho doanh nghiệp bạn

Đến với dịch vụ Setup hệ thống kế toán TACA, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán – Kiểm toán – Kiểm soát nội bộ tại TACA không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng tổ chức bộ máy kế toán đạt hiệu quả đúng mục tiêu kinh doanh, phù hợp với từng ngành nghề, loại hình,..mà còn là CHÚ TRỌNG đầu tư công cụ quản lý tài chính, kế toán hiện đại khi đã SETUP tái cấu trúc thành công toàn bộ hệ thống Báo cáo quản trị 4.0 cho hơn 500 doanh nghiệp, đồng thời sử dụng phần mềm kế toán CUSTOMISE chuyên nghiệp với đích đến tối đa năng suất làm việc cho phòng kế toán. Bên cạnh đó, với xuất phát điểm là Học viện đào tạo tài chính – kế toán hàng đầu, TACA sẽ giúp công ty lên kế hoạch đào tạo đội ngũ nhân viên cả về kỹ năng lẫn trình độ nghiệp vụ, chuyên môn sâu giúp doanh nghiệp tối ưu công tác quản lý và nâng cao năng suất lao động.

Tìm hiểu thêm về Dịch vụ Setup hệ thống kế toán TACA theo link:

Dịch vụ setup hệ thống kế toán

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn Setup hệ thống kế toán, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 hoặc đăng kí tư vấn TẠI ĐÂY

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội