CO form D – Điểm trọng yếu giúp doanh nghiệp tối ưu chứng nhận xuất xứ hàng hóa đi các nước ASEAN

Taca
Kiến thức hải quan
Cập nhật: 1 Tháng 7, 2023

CO form D – Certificate of Origin form D là giấy chứng nhận xuất xứ phổ biến đối với các doanh nghiệp xuất khẩu sang các nước ASEAN thuộc diện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định CEPT. Tuy nhiên, để doanh nghiệp bạn thật sự tối ưu chứng nhận xuất xứ hàng hóa mẫu D khi xuất hàng đi các nước Đông Nam Á nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và hưởng trọn ưu đãi từ hiệp định thương mại trong việc cắt giảm/ xóa bỏ thuế quan theo quy định, doanh nghiệp cần chú trọng các yếu tố sau!

>> Xem thêm: Tổng hợp chi tiết các mẫu CO form phổ biến & những lưu ý quan trọng tương ứng

Yếu tố quyết định doanh nghiệp có được áp dụng CO form D là gì?

Thứ nhất: Doanh nghiệp không thuộc các trường hợp bị cơ quan quản lý từ chối cấp CO form D

Thực tế, có không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng bị từ chối cấp CO form D khiến doanh nghiệp khó khăn/ mất nhiều thời gian để hoàn thiện thủ tục hải quan và chứng từ mà vẫn khó nhận được ưu đãi đáng có. Vậy đâu là trường hợp bị từ chối cấp CO form D?

Câu trả lời nằm ở việc doanh nghiệp sơ xuất trong:

– Hồ sơ đề nghị cấp CO form D không chính xác, kèm theo đó là không đầy đủ

– Hồ sơ có nội dung không đồng nhất

– Bộ hồ sơ cấp CO không đúng với địa điểm đăng ký hồ sơ

– CO Form D khai bằng chữ viết tay hoặc đã bị tẩy xóa, không đọc được hoặc in bằng nhiều màu mực khác nhau

– Hàng hóa không đảm bảo được tiêu chuẩn cũng như xuất xứ, không xác định được xuất xứ theo tiêu chuẩn.

Như vậy thì khi doanh nghiệp không đáp ứng được những yêu cầu của C/O đưa ra thì dĩ nhiên rằng doanh nghiệp sẽ không được cấp CO theo quy định.

Thứ 2: Doanh nghiệp đảm bảo các điều kiện sau để được cấp CO form D

Doanh nghiệp lưu ý quy định tại Hiệp định CEPT, hàng háo được pháp cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO form D phải đáp ứng các điều kiện sau:

Trong thành phần của hàng hóa có chứa ít nhất 40% hàm lượng có xuất xứ từ bất kỳ một nước thành viên nào của ASEAN.
Hàng hóa được vận chuyển từ một nước thành viên ASEAN này đến một nước ASEAN khác.
Hàng hóa xuất khẩu không được mua bán, tiêu thụ tại nước quá cảnh;
Không được phép tác động đến hàng hóa tại nước quá cảnh, ngoại trừ việc bốc dỡ hàng hóa hoặc những việc cần thiết để giữ hàng trong điều kiện đảm bảo.

Với trường hợp hàng hóa được vận chuyển qua một hoặc một vài nước trung gian gần ASEAN thì hàng hóa tuyệt đối không được mua bán, tiêu thụ tại quốc gia đó. Đồng thời không được có bất kỳ tác động gì đến hàng hóa tại nước quá cảnh ngoài việc dỡ bỏ và xếp hàng.

Nếu như vi phạm các quy định trên thì cho dù là bất kỳ loại hàng hóa nào cũng sẽ không được cấp chứng nhận CO.

>>Xem thêm: Làm sao xuất xứ hàng hóa của doanh nghiệp đáp ứng hiệp định ATIGA, EVFTA, CPTPP, RCEP?

Thứ 3: Doanh nghiệp tránh các sai sót thường gặp ở CO form D

Dưới đây là những sai lầm phổ biến trong CO form D doanh nghiệp cần lưu tâm để tránh gặp phải những sai lầm đó:

– Không xác định đúng mã HS dẫn đến sai sót trong quá trình xác nhận chuyển đổi mã số hàng hóa giữa NVL đầu vào và TP sản xuất (Change of Tariff Classification – CTC)

– Sử dụng BOM kỹ thuật khi tính toán tỷ lệ và thể hiện trên BOM giải trình:

Thiếu/thừa các đầu mã NVL so với thực tế
Sai sót về hệ số định mức so với thực tế

– Tên hàng, mã HS trên bảng BOM giải trình không giống với tờ khai và các chứng từ trong hồ sơ hải quan.

– LVC/RVC không phản ánh đúng hàm lượng nội địa/khu vực của sản phẩm xuất khẩu, và thiếu các chứng từ chứng minh nguồn gốc của các NVL đầu vào.

– Không kiểm soát tồn với các tờ khai, hóa đơn đưa vào chứng nhận xuất xứ hàng hóa

>>Xem thêm:

Thứ 4: Doanh nghiệp có thể từ tra cứu chứng nhận xuất xứ mẫu D điện tử của mình

Doanh nghiệp thực hiện các bước dưới đây để tra cứu CO form D:

Bước 1: Truy cập vào website với đường link https://vnsw.gov.vn/, sau đó chọn tra cứu C/O.

Bước 2: Chọn mục cần tra cứu

Nếu nhập khẩu thì chọn vào mục Importing C/O;
Nếu như mua nội địa thì chọn vào mục Domestic;
Sau đó, nhập số C/O vào ô trống và click vào ô tìm kiếm;
Những thông tin về số, ngày cấp, loại, quốc gia, trạng thái của C/O sẽ được hiển thị một cách đầy đủ.

Giao diện tra cứu điện tử C/O form D trong xuất nhập khẩu hàng hóa mà các cá nhân, Doanh nghiệp cần biết.

Giao diện tra cứu điện tử C/O form D trong xuất nhập khẩu hàng hóa mà các cá nhân, doanh nghiệp cần biết.

– Cách tra cứu C/O Form D điện tử từ Cambodia:

Vào trang thông tin điện tử https://tracking.nsw.gov.kh/public-search/atiga?
Điền thông tin C/O. Chẳng hạn như: VN-KH 20/06/07214.

– Cách tra cứu C/O Form D điện tử từ Indonesia:

Khi nhận được bản Form D điện tử từ Indonesia,
Doanh nghiệp truy cập vào website

– Chọn e-CoO Verification rồi điền số tham chiếu C/O;

Xem trạng thái Status bên dưới:
Trường hợp Status là pending/processing thì C/O đang được cập nhật trên hệ thống của nước nhập khẩu và chờ khoảng 1 ngày nữa.

– Cách tra cứu C/O Form D điện tử từ Malaysia:

C/O mẫu D do Malaysia có con dấu và chữ ký điện tử từ ngày 13/4/2020 (AANZFTA, AKFTA, AHKFTA và ATIGA)
Điền tên và mật khẩu vào User Login.

– Cách tra cứu C/O Form D điện tử từ Singapore:

Vào trang thông tin điện tử https://www.ntp-international.gov.sg/vp/.
Điền thông tin C/O và nước nhập khẩu vào 2 ô: Certificate No và Country/ Region of Final Destination.

Thứ 5: Doanh nghiệp có thể xin CO form D tại đâu?

Hiện tại ở nước ta có cơ quan có thẩm quyền được phép cấp mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO form D Bộ Công Thương (hoặc 1 số cơ quan cấp phát CO được Bộ Công Thương ủy quyền). Do đó, doanh nghiệp có thể đến các cơ quan tổ chức/ một trong 21 Phòng quản lý XNK gần nhất.

Thứ 6: Doanh nghiệp lưu ý về thời gian xin cấp, xử lý CO form D

– Thời gian doanh nghiệp xin cấp CO form D diễn ra như thế nào?

Thời gian nhận hồ sơ: Sáng 7h30 – 11h00, Chiều 13h30 – 16h00
Thời gian trả hồ sơ: Sáng 8h00 – 11h30, Chiều 14h00 – 16h30

– Thời gian xử lý chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO form D?

ATIGA là một Hiệp định tiến bộ khi cho phép C/O có thể cấp trước, trong hoặc sau thời điểm xuất khẩu của hàng hóa (một số Hiệp định chỉ cho phép cấp trong hoặc sau thời điểm xuất khẩu, mà chưa cho phép cấp trước thời điểm xuất khẩu). Điểm chung của ATIGA và các FTA khác là thời hạn cấp sau đều không quá 1 năm/ 12 tháng kể từ ngày xuất khẩu và phải đánh dấu vào ô “Issued Retroactively” trên C/O:

Tùy thuộc vào việc xuất trình các chứng từ chứng minh, C/O được cấp trước hoặc vào thời điểm xuất khẩu hoặc một thời gian ngắn sau đó nhưng không được muộn quá 3 ngày tính từ ngày xuất khẩu, nếu hàng hóa xuất khẩu được xác định là có xuất xứ từ lãnh thổ của Nước thành viên xuất khẩu theo các quy tắc xuất xứ quy định.
Trong trường hợp ngoại lệ khi C/O không được cấp vào thời điểm xuất khẩu hoặc trong thời hạn 3 ngày tính từ ngày xuất khẩu do sai sót hoặc bỏ quên không cố ý hoặc có lý do chính đáng, C/O có thể được cấp sau nhưng không quá 1 năm kể từ ngày xuất khẩu và phải đánh dấu vào ô “Issued Retroactively”.

Dưới đây là bảng các mẫu chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO phổ biến, giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt các thông tin để mở rộng thị trường xuất nhập khẩu trong dài hạn:

C/O form EAV	C/O mẫu S
C/O mẫu VJ	C/O mẫu AK
C/O mẫu AI	C/O mẫu B
C/O mẫu AANZ	C/O mẫu A
C/O mẫu VC	C/O mẫu E

Khuyến nghị giúp doanh nghiệp tối ưu chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO form D

Bất cứ doanh nghiệp nào tham gia vào quá trình xuất nhập khẩu đều mong muốn gia tăng lợi thế cạnh tranh thông qua việc đảm bảo sự chấp thuận của Hải quan về chứng nhận xuất xứ hàng hóa và hưởng ưu đãi thuế quan. Tuy nhiên để điều đó diễn ra, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng – chính xác các thông tin trên chứng nhận xuất xứ hàng hóa và quy định pháp luật liên quan

*Khuyến nghị giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin CO form D

C/O phải làm trên giấy màu trắng, khổ A4, phù hợp với mẫu quy định tại Phụ lục VIII. C/O phải được làm bằng tiếng Anh
Một bộ C/O bao gồm một bản gốc và hai bản sao các-bon.
Mỗi C/O mang một số tham chiếu riêng của Tổ chức cấp C/O.
Mỗi C/O mang chữ ký bằng tay và con dấu của Tổ chức cấp C/O.
Bản C/O gốc do Người xuất khẩu gửi cho Người nhập khẩu để nộp cho cơ quan Hải quan Nước thành viên nhập khẩu tại cảng hoặc nơi nhập khẩu. Bản thứ hai do Tổ chức cấp C/O của Nước thành viên xuất khẩu lưu. Bản thứ ba do Người xuất khẩu lưu.
Tất cả các nước thành viên ASEAN, trong đó có Việt Nam hiện đang cấp C/O mẫu D bản giấy.

>> Lưu ý:

Các nước thành viên ASEAN đã ký Nghị định thư áp dụng C/O mẫu D điện tử (eC/O) bao gồm In-đô-nê-xi-a, Xinh-ga-po, Thái Lan và Việt Nam dự kiến sẽ chính thức thực hiện việc trao đổi dữ liệu và áp dụng C/O mẫu D điện tử kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2018. Việc cấp C/O mẫu D bản giấy và chấp nhận C/O mẫu D bản giấy vẫn được thực hiện giữa các thành viên còn lại của ASEAN và giữa Việt Nam với các thành viên đó.
Đây là điểm khác biệt quan trọng giữa ASEAN với các FTA ASEAN là thành viên, là tiền đề để ASEAN (trong đó có Việt Nam) thực hiện C/O điện tử với các đối tác FTA trong tương lai, giúp giảm thiểu thời gian, chi phí và nhân sự liên quan đến C/O; giúp quản lý hệ thống C/O tốt hơn, qua đó tạo thuận lợi thương mại, góp phần thúc đẩy dòng thương mại nội khối và tăng trưởng thương mại bền vững trong ASEAN.

*Khuyến nghị giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin chứng từ bổ trợ cho CO form D nên có:

Thông thường, nhiều doanh nghiệp bị bác bỏ giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa xuất nhập khẩu từ Việt Nam sang Liên Minh Kinh tế Á – Âu mà không biết nguyên nhân do đâu, có thể là doanh nghiệp đã sơ xuất trong:

Thông tin hàng hóa
Thông tin xuất xứ không chính xác hoặc thiếu minh bạch
Thiếu chữ kỳ và xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền
Thời hạn chứng nhận
Chưa đáp ứng các quy định đặc biệt của nước nhập khẩu
Vấn đề từ chứng từ đi kèm…

>> Khuyến nghị:

– Doanh nghiệp cần am hiểu quy trình, pháp luật liên quan đến giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa từ Việt Nam – ASEAN bao gồm: luật thuế quan, quy định về xuất xứ, và quy tắc đặc biệt cho từng loại hàng hóa (mã HS, trị giá hải quan…) theo hiệp định thương mại đa phương CEPT gồm:

Hiệp định về hàng hóa
Hiệp định về dịch vụ
Hiệp định về đầu tư nhằm hình thành khu vực thương mại tự do

– Chứng nhận xuất xứ hàng hóa và tài liệu liên quan đảm bảo tính chính xác và thống nhất:

+ Doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về form mẫu – định dạng – thông tin điền trên chứng từ

+ Đảm bảo tất cả các CO và tài liệu được chứng thực và xác nhận bởi cơ quan chứng nhận có thẩm quyền hoặc đại sứ quán của nước xuất khẩu (vd: Việt Nam)

+ Xác định đúng mã HS để đảm bảo tính chính xác trong quá trình xác nhận chuyển đổi mã số hàng hóa giữa NVL đầu vào và TP sản xuất (Change of Tariff Classification – CTC)

+ Sử dụng BOM kỹ thuật khi tính toán tỷ lệ và thể hiện trên BOM giải trình:

Thiếu/thừa các đầu mã NVL so với thực tế
Sai sót về hệ số định mức so với thực tế

+ Tên hàng, mã HS trên bảng BOM giải trình giống với tờ khai và các chứng từ trong hồ sơ hải quan

+ LVC/RVC phản ánh đúng hàm lượng nội địa/khu vực của sản phẩm xuất khẩu, và thiếu các chứng từ chứng minh nguồn gốc của các NVL đầu vào

+ Không kiểm soát tồn với các tờ khai, hóa đơn đưa vào chứng nhận xuất xứ hàng hóa

– Thường xuyên kiểm tra và cập nhật các tài liệu hay giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO form để đảm bảo mọi chứng từ không bị hết hạn trước khi hàng hóa nhập khẩu;

– Hợp tác chặt chẽ với đại diện hải quan tại cảng nhập khẩu để kịp thời bổ sung – sửa đổi – xử lý các phát sinh ngoài ý muốn tại biên giới về hàng hóa và chứng nhận xuất xứ CO form D.

– Nhờ đến sự hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm về hỗ trợ xin cấp – rà soát CO để tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính hợp lệ cao nhất.

Để thực thi tốt điều này, doanh nghiệp nên ‘lưu tâm’ đến Dịch vụ rà soát CO của TACA, nơi không chỉ cố vấn cách thức giải quyết mọi vấn đề liên quan đến chứng nhận xuất xứ CO form D mà còn dọn đường cho doanh nghiệp gia nhập vào hệ sinh thái liên kết chặt chẽ với các Cục Hải quan.

>>Xem thêm: Hướng dẫn Kiểm tra Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – CO chính xác, hiệu quả cao

Quy trình giúp doanh nghiệp xin cấp CO form D nhanh chóng

Đầu tiên: Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp CO form D

Để được cấp C/O form D thì mỗi doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ như sau:

– Bản sao vận đơn đường biển Bill of Lading: Sao y bản chính (Phần lớn xuất hàng đi Đông Nam Á, nhà xuất khẩu dùng surender bill. Bộ công thương yêu cầu sao y bản chính sur BL chứ draft BL không được chấp nhận. Mình từng chứng kiến nhiều trường hợp chỉ vì nhầm lẫn này mà các bạn đi xin C/O phải chạy về công ty bổ sung).

– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Bản gốc.

– Phiếu đóng gói (Packing List): Bản gốc.

– Tờ khai hải quan: Sao y bản chính.

– Bản sao giải trình quy trình sản xuất ra sản phẩm từ các nguyên vật liệu đầu vào (Giải trình quy trình sản xuất ra sản phẩm từ các nguyên vật liệu đầu vào).

– Bản sao bảng định mức nguyên vật liệu: % nguyên liệu A, % nguyên liệu B … trong lô hàng

– Bản sao hóa đơn mua bán vật liệu trong nước hoặc tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên vật liệu khi nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài

– Bản sao kèm bản gốc hóa đơn mua bán sản phẩm xuất khẩu (trong trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu là công ty thương mại, không trực tiếp sản xuất mà mua sản phẩm về đề xuất khẩu đi).

– Đơn đề nghị cấp C/O: Theo mẫu Phụ lục 10 – Ban hành kèm theo Thông tư số 21/2010/TT-BCT ngày 17/5/2010 của Bộ Công Thương thực hiện quy tắc xuất xứ trong Hiệp định thương mại hàng hóa ASEAN

– Ngoài ra thì doanh nghiệp cần phải có một số giấy tờ như giấy phép xuất khẩu, hợp đồng mua bán, công văn cam kết, phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu và các chứng từ để chứng minh xuất xử của sản phẩm. Tùy vào từng mặt hàng cụ thể mà cán bộ sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cung cấp các giấy tờ này.

– Mẫu nguyên, phụ liệu hoặc các sản phẩm xuất khẩu; Các chứng từ, văn bản khác để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của sản phẩm. Tùy vào từng mặt hàng cụ thể mà cán bộ C/O sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cung cấp các giấy tờ này.

– Doanh nghiệp còn phải khai online trên hệ thống cấp C/O của Bộ Công Thương EcoSys.

– Sau khi cán bộ C/O duyệt online và cấp mã số C/O cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ in mã số đó lên trên form C/O.

Thứ 2: Doanh nghiệp nên thực hiện đề nghị cấp CO theo quy trình sau:

Hiện nay CO form D có 2 hình thức là bản giấy và bản điện tử. Về cơ bản, nội dung của CO form D ở bản giấy và bản điện tử là giống nhau.

– Quy trình xin cấp CO form D bản giấy:

Để thực hiện quy trình xin CO form D bản giấy, các doanh nghiệp thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Truy cập vào website của Bộ Công thương tại đường dẫn http://ecosys.gov.vn để khai báo thông tin. Nếu chưa có đăng ký thương nhân, thì doanh nghiệp chuẩn bị một bộ hồ sơ thương nhân để đăng ký, sau đó xin cấp tài khoản trên hệ thống Ecosys.
Bước 2: Tiến hành lấy số thứ tự và chờ được gọi tại quầy thích hợp.
Bước 3: Nộp hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận C/O, tại đây bạn sẽ được cán bộ cấp C/O kiểm tra và tư vấn cụ thể về hồ sơ.
Bước 4: Nếu bộ chứng từ đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp số C/O và nhận dữ liệu C/O từ Website.
Bước 5: Cán bộ ký duyệt C/O/
Bước 6: C/O mẫu D sẽ được mang đi đóng dấu và trả cho doanh nghiệp một bản và lưu lại 1 bản.

Thời gian cấp C/O form D bản giấy sẽ không quá 1-2 ngày làm việc, kể từ khi doanh nghiệp nộp đầy đủ hồ sơ.

>>Xem thêm:

– Quy trình xin cấp giấy C/O form D bản điện tử:

Đối với hàng hóa xuất khẩu từ Việt Nam đi các nước: Campuchia, Brunei, Indonesia, Malaysia, Singapore và Thái Lan, C/O form D bản điện tử đang được áp dụng.

Lưu ý: là toàn bộ thông tin phải được khai báo bằng tiếng Anh hoặc chọn những trường đang có sẵn trên hệ thống. Sau khi đăng nhập vào Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử tại địa chỉ http://ecosys.gov.vn bằng tài khoản và mật khẩu.

Để xin cấp C/O form D bản điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện:

Đầu tiên doanh nghiệp cần: Khai báo hồ sơ

– Doanh nghiệp chọn menu “Khai báo C/O / Khai báo C/O” để khai báo hồ sơ C/O.

– Ở Tab C/O, doanh nghiệp cần nhập các thông tin đầy đủ theo form mẫu. Trong đó một số ô có dấu * là trường bắt buộc nhập dữ liệu.

– Chọn Form C/O sẵn có trong hệ thống.

– Importing Country: Chọn nước nhập khẩu có tên sẵn trên hệ thống.

– Export Declaration Number và Export Declaration Attached: Nhập số hiệu tờ khai hải quan và các tài liệu đính kèm (nếu có).

– Good consigned from: đây là phần dành cho thông tin Doanh nghiệp xuất khẩu, thông tin DN lấy từ hồ sơ doanh nghiệp.

Exporter’s Business Name: Tên của Doanh nghiệp xuất khẩu.
Address line 1: Ghi địa chỉ tiếng Anh của nhà xuất khẩu (tối đa 70 ký tự)
Address line 2: Ghi Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố. Thông thường Address line 2 không bắt buộc và chỉ ghi khi khi Address line 1 quá 70 ký tự.

– Good consigned to:

Consignee’s name: Tên đơn vị nhập khẩu hàng hóa
Address line 1: Ghi địa chỉ tiếng Anh của nhà nhập khẩu (tối đa 70 ký tự)
Address line 2: Ghi Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố. Thông thường Address line 2 không bắt buộc và chỉ ghi khi khi Address line 1 quá 70 ký tự.
Country: nước nhập khẩu.

– Transport Type: Hình thức vận chuyển (chọn các hình thức có sẵn trong hệ thống)

– Port of Loading: chọn các cảng trong nước (nước xuất khẩu) có sẵn trong hệ thống, có thể nhập các cảng đi trong trường hợp hệ thống không có sẵn.

– Port of Discharge: chọn các cảng dỡ hàng (nước nhập khẩu) có sẵn trong hệ thống, chọn others nếu chưa rõ là cảng nào.

– Vessel’s Name/Aircraft etc và Transportation document attached: Tên tàu và Bill vận chuyển (nếu có)

– Departure date: Ngày tàu chạy

– Phần hàng hóa:

– Chọn Add/ Update Items để khai báo phần hàng hóa.

Importing country: Tên nước nhập khẩu.
Export Declaration Number và Export Declaration Attached: Nhập số hiệu tờ khai hải quan và đính kèm.
Good consigned from: Nhập thông tin doanh nghiệp xuất khẩu về tên doanh nghiệp và địa chỉ.
Good consigned to: Nhập thông tin doanh nghiệp nhập khẩu bao gồm tên, địa chỉ.
Transport Type: Nhập phương thức vận chuyển.
Port of Loading: Chọn thông tin cảng có sẵn trên hệ thống (nếu không có thì bỏ trống hay bổ sung sau).
Port of Discharge: Chọn địa điểm cảng dỡ hàng có sẵn trên hệ thống.
Vessel’s Name/Aircraft etc và Transportation document attached: Tên tàu và Vận đơn (nếu có).
Departure date: Ngày tàu chạy.
Goods (Hàng hóa): Chọn Add item và nhập đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn có sẵn trên màn hình máy tính.

Sau khi nhập đầy đủ thông tin cần thiết có trên hệ thống, doanh nghiệp sẽ ký phê duyệt sẽ được gửi đến Phòng quản lý xuất khẩu. Nếu hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp cũng sẽ được cấp C/O điện tử, cùng lúc này Hệ thống Ecosys sẽ tự động gửi C/O sang các nước thành viên theo cơ chế một cửa quốc gia. Đối với người xuất khẩu và nhập khẩu sẽ theo dõi thông tin và hiệu lực của C/O thông qua hệ thống một cửa của ASEAN.

Exporting/Importing HS Code: Chọn Mã HS xuất khẩu/nhập khẩu có sẵn trên hệ thống.
Goods description: mô tả hàng hóa chi tiết .
Origin Criterion: Chọn các tiêu chí xuất xứ có sẵn trên hệ thống.
Quantity/ Unit: Số lượng hàng hóa (Chọn đơn vị tính có sẵn trên hệ thống).
Gross Weight/ Unit: Trọng lượng hàng hóa (Chọn đơn vị tính có sẵn trên hệ thống).
Invoice Number/ Date: Số và ngày hóa đơn.
Mark and Number on package: Ghi ký hiệu trên thùng (Nếu không rõ thì ghi No Mark).
Package Quantity: Số thùng (Chọn đơn vị tính có sẵn trên hệ thống).
FOB value: Ghi rõ giá trị, mặc định là USD (Có thể chọn ngoại tệ khác).
Tích chọn hoặc không tích Show FOB Value on C/O để thông báo cho chuyên viên phòng là có muốn hiển thị trị giá FOB trên C/O giấy hay không.

– Chọn Save item sau khi khai báo để khai báo 1 dòng hàng. Nếu có nhiều dòng hàng hóa thì khai tiếp rồi lại ấn Add item.

– Có thể ấn sửa hoặc xóa để sửa/ xóa dòng hàng hóa đã khai.

– Khai báo Third Country Invoicing/Exhibition/ Back to back C/O.

Third Country Invoicing: Khai báo chi tiết Company Name, Address, Country của bên hóa đơn thứ 3.
Exhibition C/O và Back to back C/O cũng làm tương tự như trên.

>>Xem thêm: Quy trình khai báo và cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – CO

Bước 2: Tải lên các tệp đính kèm

– Khi khai báo C/O có mục để tải lên các tệp tài liệu đính kèm: Export Declaration Attached (đính kèm Tờ khai Hải quan), Transport document attached (đính kèm Số vận đơn), Document proving the origin status attached (đính kèm Bảng kê hàm lượng), Invoices Attached (đính kèm Hóa đơn).

– Cách tải lên tài liệu đính kèm:

Ở mục cần tải lên tài liệu đính kèm, click chọn biểu tượng {keywords} sau đó chọn file cần upload từ máy tính.
Hệ thống hiển thị yêu cầu bạn nhập mã pin của thiết bị để ký lên file đính kèm.
Chọn {keywords} trong trường hợp cần sử dụng lại file đính kèm đã từng upload.
Danh sách các file upload lên được hệ thống tự động sắp xếp theo ngày. Doanh nghiệp có thể chọn ngày đã upload file, rồi click đúp vào file cần chọn để thực hiện chọn file.

– Khi chọn file hoặc file đã upload thành công, link của file trên hệ thống sẽ được hiển thị ở ô bên cạnh.

Bước 3: Ký và gửi duyệt hồ sơ

Sau khi nhập đầy đủ dữ liệu cho hồ sơ khai báo C/O bạn click chọn nút {keywords} để gửi hồ sơ tới Phòng xuất nhập khẩu.

– Sau khi Ký và Gửi duyệt hồ sơ C/O xong, hồ sơ của doanh nghiệp sẽ được chuyển sang trạng thái GĐDN đã duyệt.

– Trong trường hợp doanh nghiệp chưa muốn gửi ngay thì có thể ấn lưu để Lưu tạm. Trường hợp này Phòng xuất nhập khẩu sẽ không nhận được hồ sơ của doanh nghiệp.

– Kiểm tra số C/O đã được cấp trên hệ thống

– Sau khi có số C/O, doanh nghiệp xuất in đơn xin C/O đã được cấp số và nộp cùng bộ hồ sơ theo yêu cầu của Cơ quan quản lý cấp C/O

Hoàn thành khai C/O điện tử

Bước 4: Chỉnh sửa C/O

Trong giao diện Quản lý và tìm kiếm C/O phần II, Doanh nghiệp muốn chỉnh sửa hồ sơ nào có thể chọn nút {keywords} tại các dòng tương ứng để vào giao diện xem và chỉnh sửa hồ sơ.

Trường hợp C/O ở trạng thái lưu tạm và GĐDN đã duyệt

– Trường hợp này, chuyên viên phòng XNK vẫn chưa xử lý hồ sơ. Doanh nghiệp lúc này có thể sửa lại hồ sơ và chờ đợi kết quả phê duyệt từ phòng XNK.

Trường hợp C/O đã được xử lý

– Trong trường hợp này, chuyên viên phòng XNK đã xử lý hồ sơ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp vẫn có thể sửa hồ sơ, nhưng phải được chuyên viên phòng XNK chấp nhận/từ chối những chỉnh sửa của hồ sơ..

– Nếu chuyên viên chấp nhận những yêu cầu chỉnh sửa của hồ sơ thì hồ sơ sẽ về lại trạng thái Chờ duyệt, thông tin trên hồ sơ sẽ là thông tin mới sửa của doanh nghiệp.

– Nếu chuyên viên từ chối chỉnh sửa của hồ sơ thì trạng thái và thông tin trên hồ sơ sẽ như lúc chưa sửa.

– Số C/O vẫn được giữ nguyên.

Bước 5: Hủy C/O

– Khi có các vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thể yêu cầu hủy C/O.

– Click vào Hủy C/O và chờ phòng XNK phê duyệt việc hủy C/O của doanh nghiệp

Bước 6: Quản lý và tìm kiếm hồ sơ C/O

Để quản lý các hồ sơ khai báo C/O đã tạo, bạn chọn menu Khai báo C/O / Tìm kiếm hồ sơ C/O

Sau khi hồ sơ được duyệt và C/O điện tử cấp thành công, hệ thống EcoSys sẽ gửi dữ liệu C/O đã cấp qua Cơ chế một cửa quốc gia sang các Nước thành viên ASEAN. Chủ hàng có thể kiểm tra bằng cách truy cập vào hệ thống một cửa của ASEAN.

Thứ 3: Doanh nghiệp check kỹ nội dung CO form D

Sau khi nhận được giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO form D, chủ doanh nghiệp/chủ bộ phận xuất nhập khẩu có thể check trước các thông tin trên chứng nhận xuất xứ hàng hóa trước khi phê duyệt/ tiến hành giai đoạn theo nhằm đảm bảo độ chính xác tuyệt đối và giảm thiểu rủi ro phát sinh.

Dưới đây là bảng mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO form D:

Mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO from D

Doanh nghiệp cần kiểm tra các nội dung sau trên CO form D:

Mục 1: Thông tin doanh nghiệp bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax;
Mục 2: Thông tin doanh nghiệp nhập khẩu bao gồm tên , địa chỉ, số điện thoại và fax;
Mục 3: Thông tin tên, số hiệu phương thức vận chuyển, thời gian, ngày tàu chạy, địa chỉ cụ thể của cảng đi, cảng đến;
Mục 4: Mục này “trống”;
Mục 5: Thông tin Số mục (có thể có / trống);
Mục 6: Thông tin về ký mã hiệu (có thể ghi số cont/seal hay số kiện đóng gói của hàng hóa);
Mục 7: Thông tin mô tả hàng hóa bao gồm các thông tin như: Số đơn hàng, số L/C, tên hàng, đóng gói, mã HS…;
Mục 8: Thông tin tiêu chuẩn xuất xứ (Mỗi loại hàng sẽ có tiêu chuẩn riêng, bạn sẽ xem cuối trang C/O để chọn);
Mục 9: Thông tin trọng lượng tổng và giá trị FOB của lô hàng (số liệu được ghi rõ bằng số và bằng chữ);
Mục 10: Thông tin số và ngày của invoice;
Mục 11: Thông tin chữ ký và dấu xác nhận của Công ty xuất khẩu;
Mục 12: Thông tin chữ ký và đóng dấu xác nhận của Công ty nhập khẩu;
Mục 13: Thông tin loại CO (thường sẽ là Issued Retroactively).

– Số Reference: Như trước thì số này do Bộ công thương tự đóng cho doanh nghiệp nhưng quy định mới thì doanh nghiệp phải khai báo online trên hệ thống cấp CO Bộ cộng thương và sau đó tự in số này trên form CO

>>Xem thêm:

Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu đảm báo tính hợp lệ của CO form D

– Bước đầu tiên, mỗi doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần đảm bảo xây dựng được hệ thống đội ngũ có khả năng rà soát chi tiết, chính xác các thông tin trên CO, đồng thời cập nhật và nâng cao kiến thức về CO cho mỗi nhân sự phòng ban xuất nhập khẩu của doanh nghiệp mình nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật hiện hành.

– Doanh nghiệp cần rà soát và đối chiếu hồ sơ chứng từ CO theo biên độ (v.d. tháng, quý,…), bao gồm:

Bút toán nhập – xuất – tồn của nguyên vật liệu giữa kế toán và hải quan;
Công cụ rà soát trừ lùi các nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất thành phẩm xuất theo CO,

– DN tận dụng triệt để “cơ chế một cửa quốc gia” hoặc nhờ đến sự cố vấn của các chuyên gia giàu kinh nghiệp thực chiến để tìm ra những lỗi sai còn tồn đọng trên giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nói chung và các vấn đề về hải quan nói riêng.

Thấu hiểu sâu sắc những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, đặc biệt là công tác rà soát giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO form D. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm thực chiến của TACA gửi đến doanh nghiệp “Giải pháp rà soát chứng nhân xuất xứ hàng hóa” tối ưu được gói gọn trong 3 giai đoạn xuyên suốt:

– Giai đoạn 1: Đánh giá khả năng xin cấp C/O

Với giai đoạn này, TACA sẽ cùng doanh nghiệp rà soát hàng hóa, chứng từ xem đơn vị đã đủ tiêu chí để được cấp C/O và được hưởng ưu đãi thuế từ FTA không?

Nếu doanh nghiệp chưa đủ điều kiện >> Chuyên gia của chúng tôi sẽ “xắn tay” cùng bạn lên kế hoạch để tối ưu nguồn lực và chuẩn chỉnh hóa chứng từ để đảm bảo được chấp thuận C/O ngay từ lần xin cấp đầu tiên.
Nếu doanh nghiệp đã đủ điều kiện xin cấp >> Chuyên gia sẽ cùng bạn nghiên cứu đặc thù ngành hàng, thị trường, hiệp định FTA để từ đó đưa ra giải pháp tiết kiệm thuế tối đa.

– Giai đoạn 2: Hỗ trợ doanh nghiệp xin cấp C/O

Thành công ngay từ lần xin đầu tiên
Đảm bảo tối đa số thuế được giảm
Đẩy nhanh tiến độ và tỷ lệ chấp thuận từ cơ quan Hải quan sớm nhất có thể

– Giai đoạn 3: Rà soát hệ thống C/O trong vòng 5 năm gần nhất

Để đảm bảo công tác kiểm tra sau thông quan được diễn ra thuận lợi
Kịp thời khắc phục các sai sót, giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn và phát hiện cơ hội tiết kiệm thuế từ các hiệp đinh FTA
Nâng cao năng lực kiểm soát nội bộ, kiểm soát chứng nhận xuất xứ hàng hóa trong doanh nghiệp

Tất cả sẽ có trong Dịch vụ rà soát C/O với cam kết đảm bảo tuân thủ 100% theo đúng quy chuẩn của Tổng Cục Hải quan nhằm giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn & tối đa hóa mức thuế ưu đãi cho doanh nghiệp bạn!