Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp: Yếu tố sống còn quyết định đến hiệu suất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Với cương vị 1 CEO “am tường” chuyện kinh doanh, bạn hiểu rõ việc kiểm soát chi phí thực sự quan trọng hơn bất cứ vấn đề hóc búa nào do:

“Một đồng doanh thu không tạo ra lợi nhuận, nhưng một đồng chi phí sẽ trừ thẳng vào lợi nhuận >> và nó ảnh hưởng trực tiếp đến vị thế cạnh tranh cũng như sự thành công của một doanh nghiệp.

Hiểu điều đó, TACA mang đến cho quý doanh nghiệp bài viết phân tích tổng quan và bóc tách chi tiết từng khía cạnh để hỗ trợ doanh nghiệp đẩy mạnh công tác kiểm soát chi phí hiệu quả.

Tại sao doanh nghiệp nên ‘chủ động’ kiểm soát chi phí?

– Doanh nghiệp – một tổ chức kinh doanh, hướng đến lợi nhuận là ‘mục tiêu cốt lõi’ – đây được ví như dòng máu duy trì sự trường tồn – nuôi sống và thúc đẩy doanh nghiệp phát triển lớn mạnh theo thời gian. Khác với các mô hình tổ chức phi lợi nhuận như cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, tôn giáo… doanh nghiệp cũng có phân loại riêng tùy thuộc vào từng mô hình kinh doanh như:

• Doanh nghiệp sản xuất: Dồn lực tập trung sản xuất thành phẩm để thâm nhập vào thị trường và đưa đến tay người tiêu dùng, doanh nghiệp thương mại, đơn vị sản xuất khác…;
• Doanh nghiệp thương mại: là cầu nối giữa doanh nghiệp sản xuất và người tiêu dùng qua nhiều kênh bán hàng với các hình thức đa dang (quảng cáo, marketing, mở rộng kênh phân phối…) nhằm hưởng lợi từ hoa hồng chênh lệch;
• Doanh nghiệp dịch vụ: Thông thường các doanh nghiệp này thường mang đến cho khách hàng những dịch vụ vô hình (như dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ ngân hàng, dịch vụ kế toán,…).

>> Dù doanh nghiệp thuộc loại hình kinh doanh nào? Cung cấp những sản phẩm/ dịch vụ khác nhau. Song, hoạt động chủ yếu của các doanh nghiệp đều là chuyển hóa các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu đối tượng khách hàng của mình. Để làm được điều đó, mỗi doanh nghiệp cần đảm bảo một nền tảng ổn định (con người, công nghệ, hạ tầng, tài chính…) và sẵn sàng tiêu hao nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp – trong kế toán đó được xem là chi phí. Hay nói cách khác: “Chi phí là khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện bằng tiền.”

• 21 Giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp
• Chủ doanh nghiệp cần làm gì để kiểm soát tài chính tránh gian lận?

5 cách để tối ưu và kiểm soát chi phí hiệu quả trong doanh nghiệp

5 cách tối ưu và kiểm soát chi phí hiệu quả

Một hệ thống kiểm soát chi phí hiệu quả đối với mỗi doanh nghiệp thường bắt đầu bằng việc lập ngân sách chính xác, bao gồm cả cách đo lường chênh lệch ngân sách trong thời gian thực.

Ví dụ: Một doanh nghiệp đang nhận thầu 1 dự án, trong đó bạn là người quản lý dự án đó, bạn sẽ muốn chủ động đo lường các chênh lệch trong toàn bộ ngân sách và nhanh chóng giải quyết chúng để giữ cho dự án hoạt động trơn tru.

Điều này cũng đúng khi đo lường sự khác biệt trong toàn doanh nghiệp.

Ví dụ: nếu chi phí sản xuất tăng cao, nhà quản lí không muốn đợi đến cuối năm để giải quyết các vấn đề đằng sau việc tăng chi phí sản xuất. Đó là lý do tại sao việc kiểm tra các chênh lệch ngân sách của bạn hàng tháng có thể giúp ngăn chặn sai sót bằng cách thực hiện các thay đổi một cách nhanh chóng.

Cách 1: Đi sâu vào đằng sau những con số

Vào mỗi cuối tháng nhà quản lý cần xem xét lại báo cáo tài chính doanh nghiệp của mình, đặc biệt chủ doanh nghiệp cần chú trọng vào lợi nhuận ròng để so sánh giữa thực tế và dự kiến từ đó đề xuất cách giải quyết các lý do dẫn đến giảm lợi nhuận dự trên các lý do thực sự dẫn đến sự giảm lợi nhuận đó.

Bên cạnh đó, nhà quản lý cần xem xét chi phí cố định của doanh nghiệp có cao hơn dự đoán tài chính ban đầu không? Nhà cung cấp của doanh nghiệp có tăng giá không? Doanh nghiệp có phải trả lương cho nhân viên làm thêm giờ để sản phẩm ra đúng hạn không? Tất cả những điều này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn, nhưng bạn sẽ không thể khắc phục vấn đề nếu bạn không biết nguyên nhân gây ra vấn đề.

Không chỉ có thế, để có thể tiếp cận đi sâu hơn vào đằng sau những con số, nhà quản lý nên phân tích chi phí theo từng mảng riêng biệt và xem xét sự phát triển của chúng theo thời gian. Như vậy, nhà quản lý có thể xác định được những mảng chi phí nào đang tăng lên, mảng chi phí nào có thể giảm bớt và điều chỉnh kế hoạch chi phí để đạt được mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Và sử dụng báo cáo quản trị chi phí là một giải pháp tuyệt vời để phân tích chi phí một cách chi tiết hơn và tìm ra nguyên nhân của vấn đề. Thông qua việc phân tích các chỉ số chi phí như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí vận chuyển, chi phí quảng cáo và chi phí hành chính,..theo từng giờ, từng ngày, theo quý, tháng,.. nhà quản lý hoàn toàn có thể kiểm soát và xác định được các khoản chi phí quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của mình.

Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị chi phí thông minh sẽ giúp cho nhà quản lý có được cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp và giải quyết chu toàn các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Cách 2: Chuẩn bị và tối ưu ngân sách các dự án – sự kiện

Cách tốt nhất để thực hiện cả quy trình kiểm soát và tối ưu chi phí là nhà quản lý cần lập ngân sách cho doanh nghiệp của mình. Dành thời gian để tạo ngân sách không chỉ là ước tính sơ bộ mà sử dụng các số liệu lịch sử làm cơ sở. Nhưng tạo ra một ngân sách là không đủ. Bạn cũng cần thường xuyên theo dõi ngân sách đó để luôn cập nhật những sai lệch khi chúng xảy ra, chứ không phải vài tháng sau khi hành động khắc phục không còn là một lựa chọn khả thi.

Doanh nghiệp sắp tổ chức sự kiện trong năm? Còn cách nào tốt hơn để đảm bảo rằng chi phí dự kiến luôn ở đúng mục tiêu hơn là quản lý các thành phần khác nhau của sự kiện? Mặc dù việc xem lại chi phí sau khi sự kiện kết thúc có thể hữu ích để xem điều gì đã diễn ra đúng và điều gì không, nhưng chẳng phải tốt hơn hết là bạn nên theo dõi chi phí dự án của mình trong thời gian thực và thực hiện hành động khắc phục trước khi dự án của bạn vượt quá ngân sách.

Cách 3: Tối ưu hóa chi phí nhân sự

Những nhân tố quan trọng trong tối ưu hoa chi phí nhân sự bảo bao gồm lựa chọn nhân sự, đào tạo, và thúc đẩy nhân viên làm việc. Sử dụng đúng người có kiến thức, có năng lực, có tiêu chuẩn tốt và muốn làm việc sẽ là yếu tố cơ bản cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Theo dõi năng suất công việc và sắp xếp nhân sự làm thêm giờ hợp lý. Thay thế nhân sự nếu cần thiết.

Cách 4: Theo dõi hàng tồn kho của bạn

Mức tồn kho của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi nhuận tăng, giảm, hay trì trệ. Vì vậy mỗi nhà quản lý cần cân bằng giữa việc có đủ hàng trong kho để đáp ứng các đơn đặt hàng kịp thời và việc có hàng tồn kho dư thừa, điều này làm tăng chi phí và cuối cùng có thể trở thành lãng phí. Điều này đặc biệt quan trọng, cần có những chiến lược để đạt được mức cân bằng thích hợp, có thể giữ mức hàng tồn kho thấp nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

•  4 đề mục phân tích Báo cáo hàng tồn kho có thể bạn chưa biết

Cách 5: Tối ưu chính sách nới lỏng và thắt chặt tài sản

Kiểm soát chi phí tốt hơn thường có nghĩa là chủ động hơn là phản ứng. Ví dụ, khi doanh nghiệp sử dụng thiết bị cũ hoặc bị lỗi trong văn phòng hoặc dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp có thể là một sai lầm, với sự cố máy tính bất ngờ hoặc máy móc bị lỗi làm doanh nghiệp tổn thất cả thời gian và tiền bạc.

Mặc dù bạn sẽ chi tiền để đảm bảo thiết bị văn phòng và nhà máy của mình được cập nhật, nhưng bạn cũng sẽ loại bỏ được những điều bất ngờ tốn kém có thể xuất hiện và tàn phá ngân sách cũng như chi phí của bạn.

Việc biết các phương sai hàng tháng có thể giúp bạn giảm thiểu khủng hoảng trước khi nó bắt đầu, cho phép bạn thực hiện các biện pháp khắc phục, dù đó là tìm kiếm nhà cung cấp mới, loại bỏ nhân viên thiếu năng suất hay giảm giờ làm thêm hay điều chỉnh mức sản xuất.

Xem thêm: Tối ưu chi phí toàn diện để duy trì lợi nhuận và đảm bảo tăng trưởng bền vững

Các giải pháp kiểm soát chi phí trong mỗi doanh nghiệp

Điều phối công việc đúng, đủ cho nhân viên

Cắt giảm nhân sự hay yêu cầu nhân viên làm thêm giờ thực chất không phải là cách hay để tối ưu hóa chi phí.

Thay vào đó, chủ doanh nghiệp có thể sắp xếp, điều phối lại công việc giữa các cá nhân, phòng ban để đảm bảo họ đang có đủ khối lượng công việc và đủ thời gian để hoàn thành công việc trong giờ hành chính của doanh nghiệp.

Ngoài ra, động viên nhân viên đi làm đẩy đủ, hạn chế việc nghỉ phép của nhân viên bằng các chế độ khen thưởng cũng là một cách hay được nhiều doanh nghiệp áp dụng và đem lại hiểu quả cao. Các doanh nghiệp này cho biết khoản chi cho khen thưởng là kinh tế hơn so với chi phí khi để nhân viên nghỉ phép.

Tăng biện pháp an toàn và phòng chống tai nạn lao động

Việc này có thể gây tốn chi phí ban đầu cho doanh nghiệp nhưng bù lại doanh nghiệp sẽ tránh được các rủi ro về chi phí thuốc thang, bảo hiểm, tiền phạt hoặc án phí khi có tai nạn lao động xảy ra. Ngoài ra, việc để xảy ra tai nạn lao động cũng sẽ khiến tinh thần và năng suất lao động giảm, mất uy tin doanh nghiệp và phát sinh những chi phí ngoài tầm kiểm soát.

Các giải pháp kiểm soát chi phí trong mỗi doanh nghiệp

Ứng dụng Công nghệ thông tin

Thay vì phải dùng rất nhiều nhân lực vào qúa trình kinh doanh, sản xuất, quản lý thì chủ doanh nghiệp hãy sử dụng các sản phẩm công nghệ để giảm chi phí vận hành, chi phí nhân sự và tiết kiệm tối đa thời gian lãng phí cho cách làm truyền thống.

Hiện nay, với sự phát triển nhanh và mạnh của công nghệ thông tin đã cho ra đời rất nhiều sản phẩm, giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp. Cùng với đó là sự khuyến khích của Nhà nước về giảm thiểu thủ tục hành chính, tạo cơ sở cho các doanh nghiệp sử dụng công nghệ của các nhà cung cấp vào quy trình vận hành, quản lý doanh nghiệp, từ: kinh doanh, sản xuất đến kế toán, nhân sự, thiết bị,…. Tất cả đều có thể được tối giản với sự trợ giúp của các sản phẩm công nghệ thông tin.

Tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất

Việc làm này tưởng như đơn giản vì trên thị trường có rất nhiều sự lựa chọn nhà cung cấp. Nhưng thực tế, để tìm được đơn vị cung cấp sản phẩm thực sự tốt với chi phí phù hợp thì không phải dễ dàng, nhất là đối với các sản phẩm về công nghệ mềm phần vì khó kiểm định chất lượng đầu vào.

Nhà cung cấp tốt không chỉ đem đến cho bạn một sản phẩm mà còn phải cung cấp được cho doanh nghiệp bạn một dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ đó. Đây là điểm yếu của rất nhiều nhà cung cấp trên thị trường Việt Nam hiện nay.

Do đó, việc bỏ thời gian để tìm kiếm nhà cung ứng tốt nhất là cần thiết bởi nó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí ngay từ đầu và không phải lo lắng cũng như mất thời gian bảo hành, sửa chữa trong suốt quá trình sử dụng.

Q&A liên quan đến chi phí doanh nghiệp

Đầu tiên, doanh nghiệp nên thống nhất cách định nghĩa thuật ngữ ‘kiểm soát chi phí’?

Kiểm soát chi phí là một hoạt động xác định và quản trị chi phí. Điều này bắt đầu với việc lập ngân sách vào đầu năm, nơi chi phí và doanh thu được ước tính cho năm tới. Trong năm, những điều này sẽ được ghi nhận và kết quả sẽ được so sánh vào cuối năm. Như vậy việc kiểm soát chi phí liên quan chặt chẽ đến các khía cạnh như lập ngân sách, so sánh kết quả được lập ngân sách với kết quả thực tế và phân tích phương sai.

Kiểm soát chi phí là một kết quả quan trọng của các quá trình này vì chi phí phát sinh trong kỳ kế toán phải được so sánh với kết quả dự kiến ​​và các biến thể cần được xác định để đưa ra các quyết định trong tương lai. Vì vậy, kiểm soát chi phí là một quyết định quan trọng của ban lãnh đạo. Kiểm soát chi phí chủ yếu quan tâm đến chi phí vượt quá chi phí dự kiến. Những tình huống như vậy gây ra những phương sai bất lợi và những điều này sẽ được kế toán chi phí lưu ý đến các nhà quản lý để các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định cần thiết để thực hiện các hành động khắc phục.

Kiểm soát chi phí không chỉ có nghĩa là cắt giảm chi phí; duy trì chi phí ở mức phổ biến cũng là một phần quan trọng của kiểm soát chi phí. Kiểm soát chi phí cần chú ý đến cả phương sai thuận lợi và bất lợi. Ví dụ, nếu một chi phí cụ thể có phương sai có lợi đặc biệt cao, điều này có nghĩa là chi phí mục tiêu trong quá trình lập ngân sách quá cao. Trong những tình huống như vậy, ngân sách nên được sửa đổi, mặc dù không nên thực hiện bất kỳ hành động nào liên quan đến chi phí phát sinh.

Bên cạnh đó, kiểm soát chi phí còn là việc đi sâu vào các con số trong Báo cáo quản trị chi phí. Với Báo cáo quản trị chi phí, nhà quản lý có thể đánh giá toàn diện hiệu quả chi phí, tìm cách cải thiện và tối ưu hóa quá trình sản xuất kinh doanh khi kiểm soát chi phí hàng tháng của doanh nghiệp và so sánh với các chỉ tiêu đã đặt ra trong kế hoạch kinh doanh, xem xét chi phí sản xuất, chi phí hoạt động, chi phí quảng cáo, chi phí vận chuyển và chi phí hành chính,..để đảm bảo các khoản chi phí này được kiểm soát và duy trì ở mức thấp nhất có thể, trong khi vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Như vậy, nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định thích hợp để cắt giảm chi phí khi cần thiết. Việc kiểm soát chi phí hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí và tăng cường cạnh tranh trên thị trường.

• Báo cáo cơ cấu chi phí: 5 yếu tố cấu thành nên chi phí của doanh nghiệp
• Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp: Kiến thức nhà quản trị cần biết

Quá trình kiểm soát chi phí diễn ra như thế nào?

Sẽ không có 1 quá trình chuẩn chỉnh và chính xác cho từng doanh nghiệp trong việc thiết lập quá trình kiểm soát chi phí. Để có 1 quá trình hoàn thiện doanh nghiệp cần dựa trên chiến lược kinh doanh, mô hình kinh doanh, chiến lược cạnh tranh, bối cảnh kinh doanh, chiến lược tài chính, cơ sở nền tảng (con người, cong nghệ, hạ tầng…) và các tiêu chuẩn, nội dung, mục tiêu kiểm soát chi phí ngắn – dài hạn dựa trên nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí thích hợp đi cùng với chi phí kiểm soát, phương pháp – công cụ và giải pháp phù hợp.

Dưới đây là gợi ý sơ đồ kiểm soát chi phí, mời doanh nghiệp tham khảo:

Sơ đồ quy trình kiểm soát chi phí

>>Xem thêm:

• Quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh trong mỗi doanh nghiệp
• Phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Doanh nghiệp cần lưu ý các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp nào?

• Chi phí tiền lương nhân viên: Tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo tiền lương phải trả cho cán bộ nhân viên làm việc ở các phòng ban trong doanh nghiệp.
• Chi phí vật dụng doanh nghiệp: gồm chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ, chi phí đồ dùng văn phòng…
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: gồm nhà cửa làm việc của các phòng ban, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng…
• Thuế và lệ phí: thuế môn bài, tiền thuê đất và các khoản phí, lệ phí khác.
• Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chi phí bằng tiền khác: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ…

Để kết quả sản xuất kinh doanh tốt đòi hỏi nhà quản lý cần đưa ra các chính sách kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp một cách cụ thể, hiệu quả. Cắt giảm chi phí để tối ưu hóa lợi nhuận là nhu cầu của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi khi doanh nghiệp thực hiện cắt giảm chi phí thường phải gánh chịu nhiều hậu quả khác song hành, đôi khi còn lớn hơn nhiều so với chi phí vừa được cắt giảm. Vì vậy, việc cắt giảm chi phí thế nào cho hiệu quả là điều doanh nghiệp cần phải cân nhắc. Không phải chi phí nào cũng cần cắt giảm. Vì vậy, trước khi thực hiện cắt giảm chi phí, doanh nghiệp cần phải xác định “Cái gì mang lại giá trị cho khách hàng?”.

Doanh nghiệp cần lưu ý các khoản chi phí phát sinh khác tồn tại trong DN?

Để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của mình, trong kỳ doanh nghiệp phải chịu nhiều loại chi phí phát sinh trong cơ cấu chi phí. Tổng chi phí trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản chi phí như:

• Chi phí mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất;
• Chi phí tiền lương;
• Chi phí điện, nước và các nhiên liệu khác;
• Chi phí mua các dịch vụ, từ dịch vụ vận chuyển đến dịch vụ vệ sinh;
• Chi phí bán hàng như chi phí bao bì, chi phí quảng cáo,…;
• Chi phí quản lý như khấu hao các thiết bị văn phòng hay chi phí lương cho nhân viên văn phòng.

Quá trình vận động của chi phí trong doanh nghiệp sẽ nảy sinh đồng thời với quá trình hoạt động của doanh nghiệp từ lúc thành lập đến việc đầu tư mua sắm nguồn lực, sản xuất ra sản phẩm và tiêu thụ.

Theo đó, các loại chi phí thường gặp trong doanh nghiệp bao gồm:

Thứ nhất: Chi phí lao động trực tiếp và gián tiếp:

– Lương và các khoản tiền liên quan đến nhân viên (chẳng hạn như các khoản tiền thưởng, phụ cấp, phúc lợi,…) có thể phân bổ toàn bộ cho một đơn vị sản phẩm cụ thể gọi là chi phí lao động trực tiếp.

– Lương và các khoản tiền liên quan đến nhân viên mà không thể phân bổ cho một đơn vị sản phẩm cụ thể gọi là chi phí lao động gián tiếp (chẳng hạn như chi phí bảo dưỡng máy móc, chi phí điện, nước, điện thoại,…).

– Chi phí lao động trực tiếp tăng hoặc giảm theo tỷ lệ của hoạt động sản xuất được gọi là chi phí biến đổi (hay biến phí).

– Chi phí lao động gián tiếp phát sinh dù không phụ thuộc vào mức độ hoạt động gọi là chi phí cố định (hay định phí).

Thứ 2: Chi phí nguyên vật liệu:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và gián tiếp. Đồng thời tương tự như chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu có thể phân chia thành:

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

+ Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp

• Chi phí tồn trữ

Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp thường mua dự trữ một số loại nguyên vật liệu quan trọng. Các chi phí phát sinh trong quá trình tồn trữ này gọi là chi phí tồn trữ. Đó là một số chi phí như:

+ Tiền lãi mà lẽ ra doanh nghiệp được hưởng nếu đem vốn đi gửi tiết kiệm thay vì tồn trữ nguyên vật liệu. Đây có thể được xem là “chi phí cơ hội”.

+ Tiền lãi phải trả nếu như khoản tiền để mua nguyên vật liệu tồn trữ là khoản vốn đi vay.

+ Chi phí bảo quản nguyên vật liệu.

+ Chi phí thuê mặt bằng kho.

• Chi phí đặt hàng

Chi phí đặt mua hàng hóa dự trữ có thể phát sinh từ một loạt các hoạt động, bao gồm:

+ Lập phiếu yêu cầu mua hàng;

+ Liên hệ các nhà cung cấp yêu cầu cung cấp bảng báo giá;

+ Ký hợp đồng mua hàng hóa với các nhà cung cấp;

+ Tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra hàng hóa và chuẩn bị báo cáo cho các bộ phận quản lý liên quan;

+ Tiếp nhận phiếu thanh toán từ các nhà cung cấp;

+ Thanh toán bằng tiền hoặc bằng phương tiện thanh toán khác;…

Thực tế có rất nhiều bộ phận liên quan tham gia đến quá trình mua nguyên vật liệu, nên chi phí đặt mua các mặt hàng tồn trữ thường sẽ đáng kể. Nếu nguyên vật liệu tồn trữ không được đặt mua đúng thời hạn, thì doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn trữ

Quản trị hàng tồn kho là một vấn đề mà các nhà quản lý cần quan tâm, vì nếu tồn trữ quá nhiều nguyên vật liệu cũng có thể phát sinh thêm chi phí, nhưng tồn trữ quá ít cũng gây ra chi phí. Đó là các tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn trữ và các tổn thất này phát sinh khi nguyên vật liệu tồn trữ thay thế chưa được chuyển đến kịp thời. Tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn trữ có thể xảy ra khi:

• Mức nguyên vật liệu đã giảm xuống quá thấp trước khi đặt mua hàng;
• Các nhà cung cấp chuyển hàng chậm;
• Các sai sót về thủ tục giấy tờ xảy ra ở lần đặt hàng tiếp theo;
• Các sự kiện xảy ra ngoài khả năng kiểm soát của doanh nghiệp,chẳng hạn như biến động mạnh về giá, nhà cung cấp phá sản,….

Chi phí chung

Đó là những chi phí phát sinh những không thể gắn chúng với một hoạt động hay một sản phẩm cụ thể nào đó. Chi phí chung bao gồm chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

+ Chi phí sản xuất chung– Chi phí bán hàng: Chi phí này bao gồm các chi phí chung như chi phí điện nước cho các cửa hàng, hoa hồng hàng bán, chi phí vận chuyển, quảng cáo, các khoản chi phí của nhân viên bán hàng,…

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tóm lại, quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh nhiều loại chi phí khác nhau, việc nhận diện chúng là bước khá quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chi phí của nhà quản lý.

Hiểu được ý nghĩa quan trọng của việc kiểm soát chi phí cũng như việc cân đối một cách hợp lí trong việc cắt giảm chi phí trong mỗi doanh nghiệp, Taca trân trọng gửi tới bạn đọc 5 cách để tối ưu việc thực hiện kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp.

Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết trên TACA mang đến cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quát và giải pháp cụ thể giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, từ đó giúp nhà quản lý chú trọng và phát huy hoạt động kiểm soát nội bộ 1 cách bài bản, chuyên nghiệp và hiệu quả. Tuy nhiên, để làm được điều đó, doanh nghiệp cần căn cứ vào mục tiêu – chiến lược – mô hình và quy mô kinh doanh của mình để thiết lập chính sách phù hợp nhất với doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi người ra quyết định cần tường tận kỹ năng – chuyên môn cũng như tầm nhìn bao quát để có thể xây dựng được chính sách kiếm soát chi phí phù hợp và hiệu quả nhất. Hoặc doanh nghiệp có thể nhờ đến sự cố vấn cấp cao của các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực này nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt hiệu quả tối ưu nhất có thể.

Tận dụng 3 NGUỒN SỨC MẠNH: CHUYÊN MÔN – KINH NGHIỆM và CÔNG NGHỆ. TACA tự hào là một trong các đơn vị hàng đầu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, tối ưu hệ thống nội bộ nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng suất cho mọi doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Để trở thành, đơn vị tiếp theo được thừa hưởng nền tảng vững chắc về chuyên môn – kinh nghiệm – công nghệ giúp phát hiện và kịp thời xử lý các rủi ro, gian lận, thất thoát, sự bất hợp lý trong hệ thống kiểm soát nội bộ (công cụ quản trị đến cách thức vận hành trong doanh nghiệp). Đồng thời, tăng năng suất lao động, giảm sức người, tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng cơ hội mở rộng kinh doanh. TACA gửi đến bạn đọc dịch vụ tư vấn về “kiểm soát nội bộ” dưới đây:

• Dịch vụ kiểm soát nội bộ
• Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Nếu doanh nghiệp bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Webiste chính thức của TACA.

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.