Cơ cấu chi phí trong doanh nghiệp

Cơ cấu chi phí là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng góp phần quyết định doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc phân bổ cơ cấu chi phí sao cho hợp lý lại là vấn đề vô cùng hoóc búa đối với mỗi doanh nghiệp. Dưới đây là bài biết giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về cơ cấu chi phí cũng như phương pháp phân bổ chi phí để kiểm soát chi phí hợp lý, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thiết thực và chính xác trên con đường phát triển doanh nghiệp vững mạnh.

Xác định cơ cấu chi phí của doanh nghiệp như nào là hợp lý?

Đầu tiên nhà quản lý cần hiểu rõ bản chất của cơ cấu chi phí. Trong đó, cơ cấu chi phí bao gồm chi phí cố định và chi phí biến đổi:

• Chi Phí Cố Định:

Chi phí cố định là chi phí phát sinh thường xuyên và sẽ không biến động theo thời gian.Ví dụ đặc biệt của loại chi phí cố định đó là chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí nhân công trực tiếp mặc dù có xu hướng sẽ thay đổi dựa theo số giờ một người lao động làm việc, nhưng loại chi phí này vẫn có xu hướng tương đối ổn định.

Do đó, nó có thể được tính là chi phí cố định, mặc dù nó thường thuộc loại là chi phí biến đổi khi công nhân làm việc theo giờ.

>>> Xem thêm: Chi phí cố định trong doanh nghiệp

• Chi Phí Biến đổi:

Chi phí biến đổi là khoản chi phí sẽ thay đổi theo sản lượng sản xuất. Chẳng hạn như những chi phí về nhân công trực tiếp, chi phí vật liệu trực tiếp, các tiện ích, tiền thưởng hay hoa hồng, chi phí tiếp thị.

Chi phí biến đổi thường sẽ đa dạng hơn chi phí cố định. Với những doanh nghiệp bán sản phẩm, chi phí biến đổi có thể bao gồm các nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí về tiền hoa hồng và tiền lương theo tỷ lệ.

Đối với những bên cung cấp dịch vụ, chi phí biến đổi gồm có tiền lương, tiền thưởng và chi phí đi lại. Đối với các doanh nghiệp dựa trên dự án, các chi phí về tiền lương hay các chi phí khác của dự án đều phụ thuộc vào số giờ đầu tư cho mỗi dự án.

Ví dụ về cơ cấu chi phí: Một công ty có tổng chi phí sản xuất chung sử dụng giờ lao động trực tiếp làm cơ sở phân bổ cơ cấu chi phí. Đầu tiên, công ty tích lũy chi phí chung của mình trong một khoảng thời gian, chẳng hạn như trong một năm, sau đó chia tổng chi phí chung cho tổng số giờ lao động để tìm ra chi phí chung “trên mỗi giờ lao động” (tỷ lệ phân bổ). Cuối cùng, công ty nhân chi phí hàng giờ với số giờ lao động đã bỏ ra để sản xuất một sản phẩm để xác định chi phí chung cho dòng sản phẩm cụ thể đó.

Tiếp theo, để nói về sự hợp lý của cơ cấu chi phí thì quả thực đây là một yếu tố rất trừu tượng, khó nói, bản thân mỗi doanh nghiệp cũng không thể nào có lời giải đáp hoàn toàn chính xác trong mỗi thời kì được. Bởi vì, cơ cấu chi phí của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như: Các chính sách của doanh nghiệp, thuộc tính, kế hoạch kinh doanh…

Khi doanh nghiệp được đặt trong điều kiện ổn định với điều kiện kinh tế có sự phát triển và có tốc độ tăng trưởng cao thì doanh nghiệp nào có cơ cấu chi phí lớn hơn so với khoản chi cố định của doanh nghiệp thì tức là doanh nghiệp đó đang sở hữu quy mô tài sản cố định lớn hơn, chiếm lĩnh thị trường tốt hơn. Khi doanh nghiệp được đặt trong điều kiện nền kinh tế không có tính ổn định thì việc mà doanh nghiệp thực hiện tiêu thụ các sản phẩm buôn bán sẽ có nguy cơ gặp nhiều khó khăn hơn. Khi đó, doanh nghiệp nào mà có cơ cấu chi phí của khoản chi nhiều hơn so với các khoản chi phí biến đổi thì doanh nghiệp đó sẽ có quy mô của lượng tài sản cố định ít hơn.

Với dạng doanh nghiệp này thì sẽ có thể linh động và dễ dàng hơn nhiều đối với quá trình chuyển đổi về mặt cơ cấu của hàng hóa, doanh nghiệp đó cũng sẽ ít gặp phải những nguy cơ các giao dịch có tính giao thương hơn.

>>> Xem thêm:  Chi phí biến đổi

Mối liên hệ giữa cơ cấu chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp

Điều đầu tiên có thể khẳng định là cơ cấu chi phí của doanh nghiệp có mối liên hệ chặt chẽ với lợi nhuận của doanh nghiệp đó. Dựa vào đây, có thể phân tích mối liên hệ này một cách chi tiết như sau:

– Đối với những doanh nghiệp có cơ cấu chi phí và chi phí cố định cao hơn sẽ mang lại nhiều lợi nhuận hơn khi doanh thu tăng. Và ngược lại, thì doanh nghiệp nào có khoản doanh thu giảm thì có nguy cơ gặp phải nhiều rủi ro trong quá trình phát triển.

– Nếu doanh nghiệp có thể xác định được chính xác cơ cấu chi phí, điều này sẽ góp phần hỗ trợ cho doanh nghiệp đó có thể tiến hành dự toán cho lợi nhuận chính xác hơn.

>>> Xem thêm:

Cơ cấu doanh thu trong doanh nghiệp

Cơ cấu lợi nhuận

Doanh nghiệp cần làm gì để tăng doanh thu và lợi nhuận?

Ví dụ:

Bảng so sánh cơ cấu chi phí của Doanh nghiệp A & B

Hai doanh nghiệp trên sẽ có kết cấu chi phí lần lượt là:

* Doanh nghiệp A

– Chi phí cố định chiếm:

(260,910,000 / (260,910,000 + 521,820,000)) × 100% = 33,33%

– Chí phí biến đổi chiếm:

(521,820,000 / (260,910,000 + 521,820,000)) × 100% = 66,67%

* Doanh nghiệp B

– Chi phí cố định chiếm:

(521,820,000 / (521,820,000 + 260,910,000)) × 100% = 66,67%

– Chí phí biến đổi chiếm:

(260,910,000 / (521,820,000 + 260,910,000)) × 100% = 33,33%

Ta có tỉ suất lãi trên chi phí biến đổi (tỉ suất lãi trên biến phí) của hai doanh nghiệp này cũng sẽ khác nhau và lần lượt là 40% (doanh nghiệp A) và 70% (doanh nghiệp B).

Tuy nhiên cả hai doanh nghiệp này đều có cùng mức lợi nhuận.

Giả sử doanh thu của cả hai doanh nghiệp đều tăng 20% thì lợi nhuận của hai doanh nghiệp sẽ thay đổi như thế nào?

Khi doanh thu tăng 20% thì lãi trên biến phí sẽ tăng:

869,700,000 x 20% x 40% = 69,760,000 (vnd) (doanh nghiệp A)

869,700,000 x 20% x 70% = 121,758,000 (vnd) (doanh nghiệp B)

Do chi phí cố định không thay đổi nên phần tăng thêm của lãi trên biến phí này sẽ góp phần làm cho lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên là:

(69,760,000 / 86,970,000) x 100% = 80% (doanh nghiệp A)

(121,758,000 / 86,970,000) x 100% = 140% (doanh nghiệp B)

Kết luận: Doanh nghiệp B có kết cấu chi phí với định phí chiếm tỉ lệ cao hơn do đó khi doanh thu gia tăng sẽ đem lại nhiều lợi nhuận hơn.

Mối liên hệ giữa cơ cấu chi phí và doanh thu của doanh nghiệp

Từ mối quan hệ chặt chẽ giữa cơ cấu chi phí và lợi nhuận ta có thể nhận ra được mối liên hệ giữa cơ cấu chi phí với doanh thu cũng rất chặt chẽ. Tuy nhiên, không phải lúc nào cơ cấu chi phí lớn cũng thu lại doanh thu tốt, và cơ cấu chi phí nhỏ cũng mang lại doanh thu như mong muốn. Trên thực tế để đạt được doanh thu như kỳ vọng, doanh nghiệp cần cân bằng giữa cơ cấu chi phí và doanh thu của của doanh nghiệp một cách hợp lý.

Để có thể cân bằng được cơ cấu chi phí doanh nghiệp với các khoản doanh thu thì các doanh nghiệp cần phải cực kỳ chú ý tới các vấn đề sau:

Thứ nhất, doanh nghiệp có thể sử dụng chi phí trong kế toán để bù trừ

Các công ty trước tiên cần phải xác định doanh nghiệp mình đang thuộc loại hình kinh doanh nào. (Ví dụ như loại hình: Kinh doanh Thương mại, Dịch vụ, bất động sản, Đầu tư, Xây dựng…)

Thứ hai, doanh nghiệp sẽ cần phải cực kỳ chú ý tới vấn đề kế toán của từng loại hình doanh nghiệp.

Chẳng hạn như:

+ Đối với doanh nghiệp sản xuất:

Giá trị mua bán cho nguyên vật liệu sẽ chiếm khoảng 70% cho tới 90%. Bên cạnh đó là khoản chi phí dùng cho nhân công trong khoảng từ 10% cho tới 30% so với giá vốn của một sản phẩm được tạo ra.

Nếu doanh nghiệp tính toán mua các loại công cụ để sử dụng trong các phân xưởng thì cần phải tính toán làm sao để công cụ đó có thể sử dụng được trong khoảng 2 năm.

+  Đối với doanh nghiệp Thương mại:

Khi doanh nghiệp thương mại mua hàng hóa đều cần có hóa đơn và chứng từ gốc. Hàng hóa nào được nhập vào và chứng từ rồi, có hóa đơn rồi thì mới được bán ra cho khách hàng.

Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa mà xuất hiện các chi phí phát sinh khác chẳng hạn như là vận chuyển thì những chi phí này sẽ tính vào trong chi phí mua hàng.

Đối với các trường hợp mua thêm trang thiết bị hay dụng cụ phục vụ cho doanh nghiệp thì cũng sẽ phát sinh nhiều chi phí khác.

+ Các khoản chi phí khác

Với các loại hình doanh nghiệp khác thì sẽ có thể xuất hiện thêm nhiều chi phí như là: Thẻ điện thoại, chi phí may đồng phục, chi phí phục vụ cho việc tiếp khách, chi phí hỗ trợ ăn trưa, chi phí dùng cho quảng cáo sản phẩm, chi phí văn phòng phẩm hay một số chi phí đặc thù khác, …

>>>Xem thêm:

21 Giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp

Giải pháp “vàng” giúp nhà quản trị quản lý chi phí hiệu quả

PHƯƠNG PHÁP PHÂN BỔ CƠ CẤU CHI PHÍ

Sự cần thiết phải phân bổ cơ cấu chi phí hợp lý:

– Thứ nhất: Chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của Người quản lý doanh nghiệp là phải quản lý được chi phí, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho hợp lý, hiệu quả nhất.

– Thứ hai: Do đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của mỗi ngành có ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. có thể thấy ảnh hưởng này qua việc xem xét hoạt động của doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, dịch vụ…

– Để tối đa hóa lợi nhuận, doanh nghiệp phải tìm mọi cách có thể để giảm thiểu chi phí. Mặc dù một số chi phí cố định rất quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh, nhà quản lý phải luôn xem xét báo cáo tài chính để xác định các khoản chi phí có thể quá mức không mang lại giá trị bổ sung nào cho các hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Phương pháp phân bổ cơ cấu chi phí

Khi một nhà quản lý hiểu được cơ cấu chi phí tổng thể của một công ty, nhà quản lí có thể xác định các phương pháp giảm chi phí khả thi mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm bán ra hoặc dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Nhà quản lý cũng nên theo dõi chặt chẽ xu hướng cơ cấu chi phí trên Báo cáo cơ cấu chi phí để đảm bảo dòng tiền ổn định và không xảy ra đột biến cơ cấu chi phí.

Phân bổ cơ cấu chi phí là một quá trình quan trọng đối với một doanh nghiệp vì nếu chi phí được phân bổ sai, thì doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định sai lầm, chẳng hạn như định giá quá cao / định giá thấp hơn một sản phẩm hoặc đầu tư các nguồn lực không cần thiết vào các sản phẩm không sinh lợi. Vai trò của nhà quản lý là đảm bảo cơ cấu chi phí được phân bổ chính xác cho các đối tượng chi phí được chỉ định và lựa chọn cơ sở phân bổ cơ cấu chi phí phù hợp.

Phân bổ cơ cấu chi phí cho phép nhà quản lý tính toán chi phí trên mỗi đơn vị cho các dòng sản phẩm, đơn vị kinh doanh hoặc phòng ban khác nhau và do đó, tìm ra lợi nhuận trên mỗi đơn vị. Với thông tin này, nhà quản lý có thể cung cấp những hiểu biết sâu sắc về việc cải thiện lợi nhuận của các sản phẩm nhất định, thay thế các sản phẩm ít sinh lời nhất hoặc thực hiện các chiến lược khác nhau để giảm chi phí.

Q&A liên quan đến cơ cấu chi phí

Cơ Cấu Chi Phí Là Gì?

Trong tiếng anh, cơ cấu chi phí là Cost Structure. Đây là thuật ngữ sử dụng trong lĩnh vực kinh doanh, chỉ mối quan hệ cụ thể về tỷ trọng đối với chi phí cố định và đối với chi phí biến đổi xuất hiện tại các doanh nghiệp.

Cơ cấu chi phí của mọi doanh nghiệp có liên quan trực tiếp tới tính chất hoạt động của doanh nghiệp, nghĩa là các doanh nghiệp khác nhau sẽ có cấu trúc khác nhau. Đồng thời, với những doanh nghiệp có các khoản chi khác nhau thì doanh nghiệp đó cũng sẽ đạt được những thành quả của việc kinh doanh là khác nhau ngay cả khi các doanh nghiệp đó có cùng mức cấp độ tăng nhanh chóng từ doanh thu.

Hay nói cách khác, cơ cấu chi phí của doanh nghiệp chính là mối quan hệ liên quan đến tỷ trọng trong từ loại chi phí có tính chất biến đổi, các loại chi phí cố định trong tổng chi phí.

Hầu hết mọi doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu tối ưu hóa lợi nhuận một cách tối đa để có thể tăng cường sự phát triển của doanh nghiệp, do đó mà doanh nghiệp không chỉ cần phải có mức doanh thu tối đa mà còn cần phải cân đối được những chỉ số về mặt chi phí nhằm đảm bảo luật bù trừ và theo dõi sát Báo cáo cơ cấu chi phí để từ đó hướng doanh nghiệp đến sự phát triển bền vững, lớn mạnh.

Thông thường trong cơ cấu chi phí sẽ có những khoản chi phí cố định (những chi phí này chắc chắn sẽ phát sinh cho dù chúng ta có sản xuất thứ gì đó hay không) và các chi phí phát sinh (những chi phí này doanh nghiệp phải chịu trong những trường hợp thực hiện một số hoạt động sản xuất, kinh doanh). Như vậy, để doanh nghiệp đạt mục tiêu giảm chi phí đến mức tối thiểu, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp đến tối đa hóa thì nhà quản lý cần hiểu rõ cơ cấu chi phí của doanh nghiệp mình nhằm điều phối chi phí một cách hợp lý.

>>> Xem thêm:

Báo cáo quản trị chi phí:Kiểm soát tối chi phí để tối đa hóa lợi nhuận

Giai pháp cắt giảm chi phí trong mỗi doanh nghiệp

Quản trị chi phí trong doanh nghiệp

Một số cơ cấu chi phí trong báo cáo chi phí doanh nghiệp

Thứ nhất: Báo cáo cơ cấu chi phí giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán là chỉ tiêu quan trọng trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Giá trị của giá vốn sẽ thay đổi tùy theo chuẩn mực kế toán áp dụng để tính toán giá trị giá vốn (HTK). Hiểu một cách đơn giản, đây là giá trị vốn của hàng bán đã tiêu thụ trong một khoảng thời gian nhất định (1 kỳ/1 năm). Tức là tất cả các chi phí (nguồn vốn) được sử dụng để tạo ra sản phẩm.

Số liệu cụ thể:

a/ Biên lợi nhuận của các ngành hàng: Xem ở báo cáo Doanh thu theo ngành hàng.

b/ Hiệu quả quản trị hàng tồn kho: Xem ở báo cáo Hàng tồn kho.

Thứ hai: Báo cáo cơ cấu chi phí nhân sự

– Chi phí nhân sự là tổng của tất cả tiền lương trả cho người lao động, cũng như chi phí phúc lợi của người lao động,tuyển dụng đào tạo và thuế trả lương do người sử dụng lao động trả. Chi phí nhân sự được chia thành chi phí trực tiếp và gián tiếp ( chi phí chung ). Một chú ý khi bạn là chủ sở hữu hoặc người quản lý công ty, trách nhiệm đầu tiên của bạn luôn là đảm bảo doanh nghiệp phát triển, và chỉ dấu là doanh thu phải đủ lớn để bù đắp chi phí nhân sự và nhiều chi phí khác.

• Chi phí nhân sự trong Báo cáo cơ cấu chi phí bao gồm chi phí lương, thưởng, tuyển dụng đào tạo.
• Tốc độ tăng của chi phí nhân sự cao hơn so với tốc độ tăng của doanh thu từ đó làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh.

– Cả 2 chỉ tiêu đều có xu hướng giảm gây bất lợi cho cả công ty và người lao động;

+ Doanh thu/người giảm: phản ánh hiệu quả khai thác nhân sự giảm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh;

+ Chi phí/người giảm phản ánh thu nhập của người lao động giảm về dài hạn là điều không tốt cho việc quản trị công ty;

Thứ 3: Báo cáo cơ cấu chi phí Marketing

Trong Báo cáo chi phí, chi phí marketing được định nghĩa là chi phí liên quan trực tiếp đến việc bán sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu. Các danh mục chi tiêu marketing có thể bao gồm các tài liệu công khai được in, quảng cáo báo chí, tiền lương của nhóm marketing và chi phí quảng cáo trên facebook…Theo quy tắc ngón tay cái (quy tắc đánh giá dựa trên kinh nghiệm) thì các doanh nghiệp kinh doanh hàng tiêu dùng nên dành 6-12% doanh thu cho Marketing còn các doanh nghiệp B2B nên chi khoảng 2-6% doanh thu cho Marketing.

Tương tự chi phí nhân sự, tốc độ tăng của chi phí marketing trong Báo cáo quản trị chi phí cao hơn nhiều so với tốc độ tăng của doanh thu từ đó làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh. Cần phải làm rõ nguyên nhân gây giảm sút hiệu quả hoạt động marketing trong công tác quản trị là gì, bởi theo nguyên lý thông thường chi phí marketing là chi phí có tính lợi thế theo quy mô trong Báo cáo chi phí.Trường hợp nguồn khách hàng đang dần kiệt, làm cho chi phí marketing tăng mạnh thì nên cần nhắc việc mở mới cửa hàng trên địa bàn hiện tại.

Thứ 4: Báo cáo cơ cấu chi phí khác

Trong Báo cáo cơ cấu chi phí, tồn tại Chi phí mặt bằng và chi phí khấu hao: Đây là các chi phí có tính chất cố định, có chiều hướng giảm (chi phí/1 đơn vị doanh số) khi quy mô kinh doanh được mở rộng (Có tính hiệu quả theo quy mô) ngược lại khi doanh thu giảm nó sẽ cắt sâu vào lợi nhuận Q1/2022 chi phí mặt bằng và chi phí khấu hao có sự biến động tương đồng với doanh thu, là do việc đầu tư Văn phòng miền Bắc và các cửa hàng mới.

Chi phí dịch vụ mua ngoài gồm chi phí điện, nước, điện thoại, internet, phí chuyển tiền, chi phí công cụ đồ dùng, chi phí vận chuyển… Đây là các chi phí có tính chất biến đổi theo doanh số, việc Q1/2022 tỉ trọng giảm so với Q1/2021 là tín hiệu tốt;

Thứ 5: Báo cáo thể hiện biến phí, định phí, đòn bẩy hoạt động và điểm hòa vốn

Trong kinh tế, Biến phí là chi phí có tỷ lệ biến đổi khi mức hoạt động biến đổi, còn Định phí thì là những chi phí không thay đổi trong thời kỳ xác định biến phí tương ứng. Biến phí tỷ lệ thuận với doanh số và sản lượng còn định phí thì không. Nên thế, với biến phí thì việc hạch toán chi phí được xác định dễ dàng hơn,khi phát sinh biến phí trong quá trình sản xuất kế toán doanh nghiệp cần xác định tài khoản của loại chi phí đó và tiến hành hạch toán chúng theo giá trị thành phẩm và giá trị chi phí sản xuất. Đối với định phí thì kế toán cần xác định các giá trị khác như chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí sửa chữa, bảo hành thay thế và những tài khoản tương ứng để tiến hành hạch toán.

Như vậy, TACA đã cung cấp cho bạn đọc hiểu chi tiết hơn về cơ cấu chi phí cũng như phương pháp phân bổ cơ cấu chi phí cho mỗi doanh nghiệp. Ngoài ra, Taca có thể cung cấp cho quý doanh nghiệp giải pháp để xây dựng báo cáo cơ cấu chi phí thông minh, chính xác và mang lại hiệu quả tối ưu hơn cho chính doanh nghiệp của bạn nằm trong hệ thống báo cáo quản trị toàn diện thông qua dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị TACA

Link chi tiết Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị của TACA:

Dịch vụ setup Quản trị – Tài chính – Vận Hành & Phân tích kinh doanh thông minh

Hoặc vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội