Quy trình xây dựng KPI chi tiết: Đo lường để quản lý hiệu quả

Nếu chúng ta không biết đo lường, chúng ta sẽ không thể quản lý

Xây dựng KPI là một quá trình quan trọng giúp nhà lãnh đạo đo lường, theo dõi và đánh giá hiệu suất hoạt động của tổ chức thông qua các chỉ số KPI. Khi quy trình xây dựng KPI được tiến hành hiệu quả sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi thế như: Làm cơ sở để khen thưởng-thúc đẩy tinh thần làm việc, làm cơ sở để xác định nội dung đào tạo, làm cơ sở để lên kế hoạch bổ sung, khiến nhân viên hành xử theo văn hóa doanh nghiệp,… từ đó giúp nhà quản lý nâng cao sự chủ động của nhân viên và hiệu quả của đội ngũ.

Các doanh nghiệp có nguồn nhân lực dồi dào luôn mong muốn các nhân viên của mình làm việc thật năng suất để đem lại hiệu quả cao nhất có thể. Nhưng trong mỗi môi trường vẫn luôn tồn tại những cá nhân lao động làm việc qua loa, không hết mình cho dù khả năng làm việc của họ tốt hơn thế rất nhiều. Vậy việc nên việc xây dựng KPI toàn diện và cho từng nhân viên sẽ tạo động lực thúc đẩy họ làm việc nghiêm túc và hăng hái. Công việc của nhân viên hiệu quả hơn thì sẽ góp phần đem lại sự thành công cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn.

Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu kiếm nhiều lợi nhuận hơn trong năm tới, thì có thể xây dựng KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn đo lường hiệu quả của phòng nhân sự thì có thể xây dựng KPI theo hiệu quả tuyển dụng, chất lượng đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực… Hiện nay, rất nhiều công ty muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần xây dựng KPI khác nhau cho từng vị trí phòng ban, nhân viên. 

Vậy quy trình cụ thể chi tiết để một doanh nghiệp xây dựng KPI hiệu quả là gì hãy cùng Taca tìm hiểu trong bài phân tích dưới đây. 

Quy trình xây dựng KPI chi tiết cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI

Thường thì người xây dựng KPI sẽ là cán bộ quản lý cấp cao của doanh nghiệp. Họ là những người có sự am hiểu tổng quan nhất về nhiệm vụ cũng như yêu cầu của từng vị trí trong bộ phận. Tuy nhiên, trong trường hợp phòng ban hay bộ phận đó quá lớn, việc xây dựng KPI cho nhân viên sẽ do các quản lý cấp thấp hơn đảm nhận. Đây cũng là 2 bộ phận/ đối tượng thường được giao để xây dựng KPI:  

• Các trưởng bộ phận/phòng/ban chức năng là người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận sẽ trực tiếp xây dựng KPI cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó. Bộ phận/Phòng/Ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPI cho các cấp dưới.  
• Đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho từng phòng/ban/bộ phận. Các chỉ số KPI mà các bộ phận tự xây dựng thường có tính khả thi cao và liệt kê rõ được chức năng, nhiệm vụ. Tuy nhiên, có thể dẫn đến trường hợp thiếu khách quan khi đặt mục tiêu quá thấp.

Do đó, hệ thống và các chỉ tiêu KPI sau khi được xây dựng cần có sự đánh giá, kiểm định và góp ý của những người có chuyên môn (Cấp quản lý bộ phận) và cả cán bộ lãnh đạo  cao cấp.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPI

Xây dựng KPI của bộ phận chủ yếu sẽ dựa vào chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đó như thế nào. Người xây dựng KPI sẽ đặt ra chỉ số chung theo đặc trưng của bộ phận và đây cũng là cơ sở để  xây dựng KPI của từng vị trí chức danh. 

>>> KPI là chỉ là thước đo mục tiêu, không phải mục tiêu

Trước khi xây dựng những chỉ số KPI cụ thể doanh nghiệp cũng cần hiểu rằng, mặc dù KPI có thể dễ dàng vị nhầm lẫn là mục tiêu công ty, nhưng chúng chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu. Khi đo lường các mục tiêu theo cách này, nó giúp ta nhận biết điểm sai để sửa và đưa ra quyết định đạt được mục tiêu nhanh hơn.

KPI cũng được coi như một thước đo để doanh nghiệp hướng đến bức tranh tổng quan về hiệu suất. Đặc biệt khi đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng nhằm “đánh bại” đối thủ cạnh tranh. Các dữ liệu thời gian thực mà KPI cung cấp có thể cho phép thực hiện điều chỉnh hệ thống thường xuyên để đạt hiệu quả tốt nhất và tiến đến mục tiêu hiệu suất cuối cùng.

>>> Tiêu chí SMART khi xây dựng KPI

Các chỉ số KPI dù là cho bộ phận và chức danh cũng cần đảm bảo được tiêu chí liên quan đến SMART, đều cần có nguồn thu thập thông tin doanh nghiệp đang áp dụng một cách rõ ràng:  

S – SPECIFIC: MỤC TIÊU CỤ THỂ

Từng thông số của chỉ số phải được tách rõ ràng: Tên chỉ số, Công thức tính, Nguồn thông tin, Trọng số, Đơn vị tính, Số Kế hoạch và Số thực hiện. Việc trộn tất cả những yếu tố này khiến cho việc triển khai, đưa lên phần mềm gặp rất nhiều khó khăn.Tên chỉ số phải ngắn gọn nhưng cần phản ánh được bản chất của chỉ số. Ví dụ: Doanh thu, Doanh thu xuất khẩu. Điều này giúp triển khai thuận tiện hơn, tránh những tranh cãi không cần thiết.

Công thức tính: Trình bày ngắn gọn công thức tính – từ các tham số đã thống nhất như Doanh thu, sản lượng. Tổng trọng số phải bằng 100%

• Số kế hoạch: Là con số hoặc mốc thời gian, thể hiện rõ ràng mục tiêu. Ví dụ: Với chỉ tiêu Doanh thu, Đơn vị tính = Tỷ đồng, Số kế hoạch = 150. Không trộn lẫn Số kế hoạch và Đơn vị tính.

• Số thực hiện: Là con số phản ánh kết quả thực hiện chỉ tiêu. Ví dụ, với chỉ tiêu Doanh thu, số thực tế trong kỳ là 170 (tỷ đồng)

Đây là bước quan trọng nhất trong việc xây dựng KPI và thiết lập KPI. KPI cần phải liên kết trực tiếp với mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp. Đồng thời khi xây dựng KPI cần đảm bảo rằng KPI được diễn tả bằng những con số trực quan, đo lường được. Nó cần phải phản ánh một cách chiến lược những mục tiêu và hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Nhìn vào KPI, người ta có thể hình dung được tầm nhìn và phương thức, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.

>>> Xây dựng các câu hỏi hiệu suất trọng điểm (KPQ – Key Performance Question)  để hoàn thiện mục tiêu cụ thể

KPQ sẽ giúp bạn hiểu rõ bạn cần gì, từ đó cho phép bạn xây dựng KPI đúng để trả lời những KPQ đó. Khi trả lời những câu hỏi này, bộ phận/ người xây dựng KPI được lựa chọn cần đảm bảo tính chính xác, liên quan mật thiết tới doanh nghiệp, tới mục tiêu kinh doanh và chiến lược của doanh nghiệp. Đây cũng là lý do khi xây dựng KPI người được chọn phải là người “rất hiểu” về doanh nghiệp.

Dưới đây là ví dụ đơn sơ về một bảng câu hỏi hiệu suất trọng điểm (Key Performance Question) doanh nghiệp có thể tham khảo: 

Mục tiêu doanh nghiệp khi xây dựng KPI: tăng doanh thu bán hàng trong năm nay.

Các câu hỏi hiệu suất trọng điểm
Mục tiêu công việc của doanh nghiệp là gì?	Mục tiêu là tăng doanh thu bán hàng lên 20% trong năm nay.
Tại sao doanh lại muốn đạt được mục tiêu đó?	Muốn đạt mục tiêu này vì nó giúp hoạt động kinh doanh có lãi.
Đo lường tiến độ, phát triển trong công việc thế nào?	Đo lường bằng cách doanh thu tăng thể hiện qua USD/ Đồng.
Làm thế nào để đạt được mục tiêu công việc đó?	Để đạt được mục tiêu này cần thuê thêm nhân viên bán hàng, thúc đẩy khách hàng hiện tại mua nhiều sản phẩm hơn.
Ai là người sẽ chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh?	Giám đốc bán hàng là người chịu trách nhiệm về số liệu này.
Làm thế nào để đo lường, biết được đã đạt được mục tiêu công việc?	Doanh thu sẽ tăng 20% trong năm nay.
Khi nào thì xem xét, đánh giá tiến độ với mục tiêu công việc?	Xem xét hàng tháng.

Doanh nghiệp có thể làm dài hơn và chi tiết hơn danh sách các câu hỏi hiệu suất phía trên tùy theo mong muốn và thông tin mà doanh nghiệp thu thập được. 

M – MEASURABLE: MỤC TIÊU ĐO LƯỜNG ĐƯỢC

“Nếu chúng ta không biết đo lường, chúng ta sẽ không thể quản lý”

Xây dựng KPI có khả năng đo lường được. Đo lường được có nghĩa là doanh nghiệp phải có thông dưới dạng con số. Nguồn dữ lý tưởng là từ các phần mềm quản lý mà doanh nghiệp sẵn có như ERP, CRM hay Quản lý sản xuất của chính doanh nghiệp đó. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn mới thành lập hoặc đơn giản là doanh nghiệp chưa đủ thông tin để đưa ra được các thông số để xây dựng KPI. Thì, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thu thập thông tin từ bên ngoài nhưng phải chỉ rõ nguồn dữ liệu. 

Ví dụ: Tỷ lệ khách hàng hài lòng, trong quá khứ công ty chưa từng đo lường. Vậy có thể phải bổ sung phương thức đo lường, ví dụ Khảo sát khách hàng của doanh nghiệp đó hoặc tìm đến nguồn dữ liệu khảo sát của đối thủ cùng ngành. Thông tin về tỷ lệ khách hàng hay các thông số khác liên quan đến khách hàng thường sẽ sẽ được thu thập định kỳ và lưu trữ lại và lập nên báo cáo khách hàng khi doanh nghiệp có nhu cầu.  

A – ATTAINABLE: MỤC TIÊU CÓ THỂ ĐẠT ĐƯỢC

Chỉ số KPI phải đảm bảo nằm trong khả năng của công ty hay bộ phận, mặc dù đặt mục tiêu thách thức hơn mức thông thường cũng có cái hay của nó, nhưng chỉ nên cao hơn trong mức cố gắng của nhân viên thôi. Sau này doanh nghiệp có thể tăng dần những mục tiêu khi xây dựng KPI nếu nhân viên của bạn đã quen hơn. 

>>> Xây dựng KPI gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược và chiến thuật

Việc xây dựng KPI và đánh giá KPI không ăn khớp với những mục tiêu cụ thể lâu dài có thể khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn lực và tài nguyên, đồng thời không đem lại kết quả như kỳ vọng. Các mục tiêu mang tính chiến lược: tiền, lợi nhuận, thị phần, … tức là những mục tiêu tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty. Ví dụ doanh nghiệp xây dựng KPI chiến lược phải đạt doanh số 10 tỷ / tháng và mỗi năm 120 tỷ, không đạt được mục tiêu đó thì khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Sales & Marketing phải bị phạt.

Với nguồn lực hiện tại thì mục tiêu KPI chiến lược đặt ra có thể hơi quá sức nhưng doanh nghiệp có thể chia nhỏ ra để thực hiện trong ngắn hạn, từng bước một, gọi là những mục tiêu chiến thuật, hoặc thay đổi mục tiêu chiến thuật theo tình hình thực tế để đảm bảo nâng cao dần đến mục tiêu chiến lược. 

R – RELEVANT: MỤC TIÊU THỰC TẾ

Tính đến các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt mục tiêu. Ví dụ, đại dịch Covid-19 có thể ảnh hưởng lớn đến khả năng đạt mục tiêu của hầu hết doanh nghiệp, cần cân nhắc khi lập chỉ số kế hoạch. Doanh nghiệp phải dựa vào cả những nguyên nhân khách quan thay vì chỉ bằng ý chí chủ quan của doanh nghiệp. 

Những các chỉ số KPI phải mang tính thực tế, có thể điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Ví dụ khi xây dựng KPI có dạng như “Tăng tỉ lệ chuyển đổi bán hàng của website lên 20%” – đây chỉ là  là chỉ số đánh giá kết quả cuối cùng, nhưng không cho thấy nguyên nhân để có được kết quả này. Vô hình chung, chỉ số này sẽ trở nên mông lung và khó có thể đạt được. Giải pháp đó là khi xây dựng KPI, doanh nghiệp bổ sung thêm nguyên do, ví dụ trong trường hợp này: “Tung ra thị trường 3 sản phẩm mới trong năm”. 

Doanh nghiệp cũng không cần xác định mục tiêu KPI quá chi tiết bởi đến khi áp dụng vào thực tế thì chính sự chi tiết này sẽ làm doanh nghiệp bó chân bó tay. Theo nghiên cứu của các chuyên gia thì mỗi công ty không nên có quá 20 KPI tổng, có những nghiên cứu thậm chí giới hạn 10 KPI cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hơn. 

T – TIMEBOUND: MỤC TIÊU CÓ THỜI HẠN CỤ THỂ

Xây dựng KPI phải có mốc thời gian cụ thể. Thường là theo tháng, quý, năm, hoặc một mốc cụ thể trong năm. Ngoài ra, lưu ý là các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPI sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPI chung của phòng ban.

Nếu các chỉ số KPI xây dựng không đạt được tiêu chí SMART, nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung.

Ví dụ về một số chỉ số doanh nghiệp có thể lựa chọn để xây dựng KPI

Chỉ số KPI tài chính 

Lợi nhuận	Điều này là quá hiển nhiên không cần phải nói, nhưng bạn vẫn cần phải chú ý, vì đây là một trong những chỉ số hiệu suất hàng đầu.
Chi phí	Hãy đo lường hiệu quả chi phí và tìm ra cách tốt nhất để giảm thiểu và quản lý chi phí của bạn.
Doanh thu ngành so với mục tiêu	Đây là một sự so sánh giữa doanh thu thực tế và doanh thu dự kiến. Việc lập biểu đồ và phân tích sự khác nhau giữa hai con số này sẽ giúp bạn xác định bộ phận của bạn đang hoạt động như thế nào.
Giá vốn hàng bán	Bằng cách kiểm đếm tất cả chi phí sản xuất của các sản phẩm mà công ty bạn đang bán, bạn sẽ biết rõ hơn về tỷ suất lợi nhuận thực tế của mình.
Số ngày nợ trung bình (DSO)	Tính bằng cách lấy số tiền phải thu khách hàng chia cho tổng doanh thu trả chậm, sau đó lấy kết quả nhân với số ngày trong khoảng thời gian bạn đang xem xét.
Doanh số theo vùng	Thông qua phân tích những khu vực nào hoàn thành mục tiêu bán hàng, bạn có thể cung cấp các kinh nghiệm đó cho những khu vực chưa đạt mục tiêu
Chi phí ngành so với ngân sách	So sánh chi phí thực tế với ngân sách dự kiến của bạn.

===> Xem thêm: Bí quyết xây dựng KPI cho phòng kế toán

Các chỉ số KPI về khách hàng 

Giá trị khách hàng lâu dài (CLV)	Giảm chi phí không phải là cách duy nhất (hoặc tốt nhất) để thu hút khách hàng. CLV giúp bạn nhìn vào giá trị mà tổ chức của bạn thu được từ một mối quan hệ khách hàng lâu dài.
Chi phí bỏ ra để có thêm một khách hàng mới (CAC	Tính bằng cách chia tổng chi phí bỏ ra để có thêm khách hàng mới cho tổng số lượng khách hàng mới (trong khoảng thời gian bạn đang xem xét)
Sự hài lòng của khách hàng và khả năng duy trì khách hàng	Điều này rất dễ hiểu – hãy làm cho khách hàng vừa lòng và họ sẽ tiếp tục là khách hàng của bạn
Sự trung thành của khách hàng (NPS)	Để xác định NPS, hãy gửi các phiếu khảo sát hàng quý cho các khách hàng để xem họ có giới thiệu tổ chức của bạn với những người mà họ biết hay không, và khả năng đó có lớn không
Số lượng khách hàng	Bằng cách xác định số lượng khách hàng bạn đã thu được và mất đi, bạn sẽ biết được liệu mình có đáp ứng tốt các nhu cầu của khách hàng hay không.

Các chỉ số KPI về hoạt động 

Thẻ hỗ trợ khách hàng	Phân tích số lượng thẻ mới, số lượng thẻ đã được giải quyết và thời gian giải quyết
Tỷ lệ sản phẩm lỗi	Lấy số lượng sản phẩm lỗi chia cho số sản phẩm sản xuất ra trong khoảng thời gian bạn đang xem xét. Hiển nhiên, con số này càng thấp càng tốt.
Hiệu suất ngành	Hiệu suất có thể được đo lường theo nhiều cách khác nhau trong mọi ngành công nghiệp. Ví dụ, bạn có thể đo lường hiệu suất của doanh nghiệp mình bằng cách phân tích xem mỗi giờ bạn sản xuất ra bao nhiêu đơn vị sản phẩm

Các chỉ số KPI về nhân sự 

Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc	Tính bằng cách lấy số lượng nhân viên đã rời công ty chia cho số lượng nhân viên bình quân
Tỷ lệ ứng cử cho các vị trí nhân sự trống	Nếu tỷ lệ các ứng viên (đủ tiêu chuẩn) xin ứng tuyển cho các vị trí trống của công ty bạn cao, có nghĩa là bạn đang làm khá tốt trong việc thu hút những người tìm việc phù hợp
Sự hài lòng của nhân viên	Các nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi họ có tâm trạng tốt. Việc đo lường sự hài lòng của nhân viên thông qua các cuộc điều tra khảo sát là rất quan trọng đối với tổ chức của bạn.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI trong thực tế

Sau khi đã xác định được KPI cho từng vị trí công việc trong doanh nghiệp, đã đến lúc áp dụng nó vào trong việc quản trị, cả nhân sự và năng suất. Bản xây dựng KPI thông qua 2 bước trên được áp dụng vào thực tế, đây chưa phải là bản KPI cuối cùng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá sự thực hiện bộ KPI để có thể phục vụ cho nhiệm vụ điều chỉnh và tối ưu về sau. 

>>> Chia sẻ KPI với các bên liên quan trong doanh nghiệp và tiến hành đánh giá từ nhiều góc độ

KPI sẽ trở nên vô nghĩa, nếu như nó không được truyền đạt tới các bên liên quan trong doanh nghiệp. Nhân viên các phòng ban, người trực tiếp triển khai và thực hiện các hoạt động, cần phải là người nắm và hiểu rõ nhất tầm nhìn và chiến lược của công ty trong tương lai.

Nhưng truyền đạt không thôi là chưa đủ, KPI cần phải được diễn đạt một cách tường minh, rõ ràng và cụ thể. Thậm chí, bạn hoàn toàn có thể tham khảo những ý kiến đóng góp của nhân viên nhằm cải thiện KPI, khiến nó trở nên hiệu quả và thực tế hơn trong bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp.

>>>Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định. Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPI hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau. Nhưng tối ưu nhất sẽ là một cuộc họp giữa hai bên để cùng thống nhất rõ ràng. 

Thông thường, sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá nên được khách quan và toàn diện bằng cách kết hợp ý kiến của cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên. 

>>> Kiểm tra xem KPI đã đề xuất có thể thực hiện được hay không

Nếu đề xuất KPI mà doanh nghiệp không thể nào thực hiện được vì nhiều lý do (như không đủ nguồn lực, thách thức tới từ thị trường lớn,..) hiệu quả mà KPI đem về sẽ không thực sự như mong muốn của doanh nghiệp. Nếu đề xuất KPI thấp hơn so với năng lực thực sự, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội để bứt phá trong tương lai. 

Chính vì thế, việc tính toán KPI có tính khả thi cao (khi đang dần áp dụng và đánh giá trong doanh nghiệp) là một điều vô cùng quan trọng, quyết định tới sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Khi phát hiện có những sai lệch và hạn chế thì cần tiến hành điều chỉnh và tối ưu KPI ngay tắp lự. 

Bước 4: Điều chỉnh và tối ưu KPI 

Hệ thống KPI phải được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Ban đầu, hãy xem xét các KPI vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong thời hạn nhất định (thường là 1 năm). 

>>> Review lại KPI hàng tuần hoặc hàng tháng và điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp

Tại sao nên review KPI thường xuyên? Thường xuyên kiểm tra hiệu suất công việc là một điều cần thiết để duy trì và phát triển mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Các mục tiêu có thể thay đổi theo thời gian, và hiệu suất như tiến trình đạt được những mục tiêu đó chắc chắn sẽ thay đổi. Do đó, KPI từ ba tháng trước có thể không phù hợp lắm với thời điểm hiện tại. 

KPI cần phải có những cập nhật và điều chỉnh thường xuyên, để nó không bị trở nên lạc hậu với chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp vốn phải thường xuyên thay đổi để thích ứng với thị trường. 

Nếu một bảng KPI không giúp doanh nghiệp đo lường, theo dõi các chỉ số và đưa ra các quyết định tốt hơn thì đồng nghĩa với việc quá trình xây dựng KPI bị thất bại. Do đó, trong quá trình xây dựng, doanh nghiệp không chỉ cần tuân thủ theo các bước mà còn phải thường xuyên xem lại các biểu đồ đo lường KPI. Điều này đảm bảo rằng các số liệu đã thu thập là hữu ích và các nhà quản trị không phải mất quá nhiều thời gian trong việc đo lường cứng như đánh giá dữ liệu. 

Báo cáo KPI bằng Dashboard giúp tăng tốc quy trình xây dựng KPI của doanh nghiệp

Thay vì báo cáo KPI một cách thủ công thì ngày nay, nhiều doanh nghiệp có xu hướng chuyển đổi sang phần mềm có chức năng đáng giá KPI tự động. Những phần mềm quản lý KPIs có tính năng thống kê báo cáo– quản lý bằng con số. Đây là yếu tố then chốt giúp vận hành doanh nghiệp hiệu quả, nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm chi phí.

Báo cáo KPI trên một Dashboard duy nhất không chỉ giúp doanh nghiệp có được góc nhìn trực quan tức thì về tình hình xây dựng KPI và quản lý KPI mà còn loại bỏ hoàn toàn những nhược điểm khi xây dựng KPI và đo lường KPI một cách thủ công, cụ thể: 

• Khả năng nhầm lẫn và sai sót: Việc tự xây dựng KPI và đo lường KPI thủ công có thể dẫn đến nhầm lẫn và sai sót. Khi xây dựng KPI và đo lường KPI thủ công, nhân viên có thể gặp phải các vấn đề như khó khăn trong việc tính toán và đo lường, không đồng nhất trong cách đo lường, và có thể nhầm lẫn khi nhập liệu. Những sai sót nhỏ này có thể dẫn đến sai sót lớn khi tính toán và xây dựng KPI chi tiết, dẫn đến không đạt mục tiêu.
• Thời gian và công sức: Phương pháp thủ công còn tốn thời gian và công sức. Tính toán và đo lường các chỉ số KPI thủ công yêu cầu sự tập trung và công sức của nhân viên. Điều này có thể dẫn đến việc “nước đến chân mới nhảy”, cuối toán mới tính toán lại KPI toàn bộ công việc, lúc này giả sử có trễ KPI cũng không kịp bổ sung.
• Không đáng tin cậy: Khi xây dựng KPI và đo lường KPI thủ công, nhân viên có thể bị ảnh hưởng bởi những yếu tố khác như tâm trạng, cảm xúc hoặc tình trạng sức khỏe. Điều này có thể dẫn đến việc đo lường không đáng tin cậy và không phản ánh đúng hiệu quả làm việc của nhân viên.

Dưới đây và ví dụ về một dashboard KPI bán hàng, được xuất bởi hệ thống báo cáo quản lý KPI, ứng dụng công cụ phân tích và lọc dữ liệu Power BI:  

Báo cáo Dashboard KPI ngành bán lẻ

===> Khuyến nghị khi xây dựng KPI: 

Xây dựng KPI là một quá trình lâu dài và có thể thay đổi khi mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp thay đổi. Việc sở hữu một hệ thống báo cáo quản lý KPI được cá thể hóa cho phép doanh nghiệp tăng tốc không chỉ quy trình xây dựng KPI mà còn công tác quản lý KPI của doanh nghiệp nói chung.

Vì đây sẽ công cụ sẽ phát triển và thay đổi khi mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp thay đổi, doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm quản lý KPI hoặc hệ thống quản lý KPI được thiết kế riêng phù hợp với doanh nghiệp và tất nhiên, còn có thể cùng doanh nghiệp lớn lên, thích ứng với các nhu cầu xây dựng KPI khác nhau của doanh nghiệp.  

Dịch vụ tư vấn KPI xây dựng theo tầm nhìn chiến lược tổ chức

Tham khảo các dịch vụ tư vấn khác tại TACA: 

• Dịch vụ tư vấn KPI xây dựng theo tầm nhìn chiến lược tổ chức
• Dịch vụ tư vấn tiền lương – xây dựng hệ thống tiền lương hiệu quả và cạnh tranh 
• Dịch vụ tư vấn quản trị nhân sự
• Dịch vụ tính lương và bảo hiểm 

Taca Business Consulting,