Phần mềm quản lý doanh nghiệp: Kinh nghiệm lựa chọn và triển khai quy trình

Phần mềm quản lý doanh nghiệp, về lâu dài sẽ là giải pháp hữu hiệu dành cho lãnh đạo hoặc điều hành doanh nghiệp. Sẽ không còn cám cảnh “24/24” chỉ có công việc. Ứng dụng phần mềm vào trong quản lý doanh nghiệp “giải thoát” những nhà lãnh đạo khỏi bài toán chi phí, nhân sự,… đang diễn ra hành ngày. Chỉ một cú “click” hay chạm tay, tình hình sức khỏe tài chính doanh nghiệp hay tài năng suất của nhân viên sẽ được báo cáo rõ nét. 

Vậy với những doanh nghiệp đã biết tới phần mềm quản lý doanh nghiệp, nhưng chưa biết áp dụng từ đâu thì những kinh nghiệm mà Taca chia sẻ trong bài phân tích dưới đây dành cho bạn.

Phần hệ Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả những phần mềm thuộc về quản trị kinh doanh mà một doanh nghiệp sử dụng để hoàn tất việc kinh doanh của họ. Những phân hệ của phần mềm quản lý doanh nghiệp đã lên đến con số hơn 30. Thế nhưng, có khoảng 13 phân hệ phần mềm quản lý doanh nghiệp cơ bản như sau: tài chính, mua sắm, sản xuất, tồn kho, CRM, HRM,..

Tích hợp đồng bộ – Điểm khác biệt cơ bản của ERP so với nhiều phần mềm quản lý rời rạc

Phần mềm ERP là MỘT HỆ THỐNG phần mềm quản lý doanh nghiệp, bao gồm các tính năng quản lý các khía cạnh khác nhau của một tổ chức dựa trên một cơ sở dữ liệu chung. Trong khi đó, “phần mềm quản lý doanh nghiệp” là một thuật ngữ rộng hơn và có thể ám chỉ tất các phần mềm được sử dụng để quản lý hoạt động kinh doanh.Vậy nên phần mềm ERP có thể coi là một loại phần mềm quản lý doanh nghiệp, nhưng phần mềm quản lý doanh nghiệp không nhất thiết phải là hệ thống ERP.

Điểm khác biệt cơ bản của phần mềm quản lý ERP so với nhiều phần mềm rời rạc là khả năng tích hợp. ERP là một hệ thống phần mềm duy nhất, các mô-đun của nó có chức năng tương tự các phần mềm rời rạc, nhưng chúng còn làm được nhiều hơn thế nhờ khả năng tích hợp. Trong hệ thống ERP, các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau giống như các bộ phận trên cùng một cơ thể người. Chính vì vậy, thông tin được chia sẻ ngay lập tức từ bộ phận này qua bộ phận khác, đảm bảo sự chính xác và nhanh chóng.

Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp 

Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ việc áp dụng Phần mềm quản lý doanh nghiệp, cụ thể phần mềm này giúp họ: 

• Xem tổng quan: Hiển thị dữ liệu trực quan và tổng quan về các khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh như doanh thu, lợi nhuận, hiệu suất vận hành, khách hàng, và hơn thế nữa.
• Phân tích chi tiết: TÁCH RỜI dữ liệu để phân tích chi tiết, tìm ra các xu hướng, mô hình và biểu đồ có thể giúp lãnh đạo hiểu rõ hơn về nguyên nhân và hướng đi.
• Dự báo và dự đoán: Sử dụng các công cụ dự báo và dự đoán để đoán trước xu hướng tương lai và HỖ TRỢ đưa ra các quyết định dựa trên thông tin này.
• Tùy chỉnh báo cáo: Tạo và tùy chỉnh báo cáo dựa trên yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp và lãnh đạo, giúp họ có cái nhìn sâu hơn về các khía cạnh cần theo dõi.
• Định hướng quyết định: Dựa vào dữ liệu và thông tin từ phần mềm quản lý doanh nghiệp, lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định chiến lược và thay đổi kế hoạch kinh doanh.
• Theo dõi hiệu suất: Theo dõi hiệu suất theo THỜI GIAN THỰC và có khả năng tìm ra các vấn đề nhanh chóng để đưa ra các biện pháp khắc phục.
• Tối ưu hóa hoạt động: Dựa vào thông tin từ phần mềm quản lý doanh nghiệp, lãnh đạo có thể tìm cách tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, tăng cường hiệu quả và lợi nhuận.

Nhân viên là hình ảnh phản chiếu một phần nào đó kỳ vọng và mong muốn của lãnh đạo doanh nghiệp. Vậy nên nếu chính lãnh đạo doanh nghiệp không mấy “mặn mà” với những phần mềm quản lý doanh nghiệp thì nhân viên cũng khó mà “hết lòng”, và phần mềm quản lý doanh nghiệp lúc này, dù có “xịn” đến mấy cũng chỉ là đồ bỏ. 

Lãnh đạo hãy là người “quyết liệt” nhất khi ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp 

Và nếu bạn đã sẵn sàng cho hành trình lựa chọn và sử dụng những phần mềm quản lý doanh nghiệp thì hãy đón nhận những kinh nghiệm được chia sẽ dưới đây một cách cởi mở và đầy hào hứng.

Trên thị trường hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Để lựa chọn được giải pháp phù hợp, dễ dàng triển khai và đem lại hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo các tiêu chí dưới đây. 

1. Nhu cầu sử dụng 

Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu quản lý của mình & đánh giá cần sử dụng bộ giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể hay CHỈ CẦN các phần mềm riêng lẻ như phần mềm quản trị nội bộ riêng, phần mềm quản trị nhân sự riêng, phần mềm CRM ?

2. Khả năng đáp ứng

Đánh giá phần mềm quản lý doanh nghiệp nào đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp.

Nhiều nền tảng chỉ có 1 vài phân hệ cơ bản, khó đáp ứng nhu cầu quản trị toàn diện nên đây là yếu tố quan trọng doanh nghiệp cần cân nhắc.

Hoặc một phần mềm quản lý doanh nghiệp có quá nhiều tính năng doanh nghiệp không sử dụng hết, không chỉ mặc áo quá rộng mà còn gây lãng phí chi phí sử dụng. 

3. Tình hình tài chính: 

Thông thường, các phần mềm quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều module – phân hệ khác nhau, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng các phân hệ phù hợp với nhu cầu của mình. Lúc này, dựa vào ngân sách dành cho công nghệ, SO SÁNH với chi phí triển khai của các đơn vị, doanh nghiệp có thể đưa ra được lựa chọn phù hợp.

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp của Việt Nam thấp hơn nhiều so với phần mềm nước ngoài. Trên thực tế doanh nghiệp cũng chỉ cẩn lựa chọn những phần mềm được cung cấp bởi các nhà cung cấp tại Việt Nam. Vì sự thành bại của phần mềm khi đưa vào sử dụng phụ thuộc vào sự “phù hợp” chứ không phải “cứ hiện đại nhất = tốt nhất”. 

• Chi phí đầu tư hợp lý

Việc đảm bảo chi phí đầu tư hợp lý vừa tránh tình trạng “đứt gãy” trong quá trình triển khai dự án, vừa giúp việc vận hành phần mềm quản lý doanh nghiệp theo đúng tiến độ. Tốt nhất doanh nghiệp cần có một kế hoạch ngân sách “bám sát sườn” các quy trình và giai đoạn triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp. Đặc biệt nhấn mạnh vào kế hoạch. 

Nếu không có kế hoạch cho phát triển phần mềm thì doanh nghiệp của bạn đang lập kế hoạch cho sự thất bại

• Tỷ suất hoàn vốn cao

Bên cạnh tổng chi phí và lợi nhuận tỷ suất hoàn vốn (ROI) cũng là một trong những tiêu chí quan trọng. Việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp đem lại ROI cao sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn lại tiền vốn đã bỏ ra, từ đó, có nguồn tài chính để tiếp tục hoạt động hoặc đầu tư vào các hoạt động kinh doanh khác. 

4. Dễ dàng tích hợp với hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp khác 

Có trường hợp doanh nghiệp có rất nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp “xịn”, hiện đại nhưng mà không thằng nào nói chuyện được với thằng nào. Ví dụ với phần mềm CRM của Sales không kết nối được với phần mềm kế toán. 

Khi thông tin thanh toán của khách hàng được lưu trữ trong CRM, thì dữ liệu này cứ “dồn” lại ở khâu này. Kế toán mà muốn sử dụng, lại phải “lóc cóc” nhập liệu tay vào phần mềm kế toán. Vừa mất thời gian vừa tốn chi phí duy trì phần mềm mà chẳng được tích sự gì. 

Có tầm 5 cái phần mềm như thế cần sử dụng thông tin, thế là ta nhập liệu lại 5 lần. Doanh nghiệp lúc này chỉ đang huy động NHIỀU NGƯỜI HƠN để làm nhiều công việc “vô bổ” hơn chứ chẳng tiết kiệm ở chỗ nào. 

Mức độ liên thông, kết nối giữa các phần mềm của nhiều nhà cung cấp khá hạn chế. Ảnh hưởng đến quy trình, sự phối hợp của các bộ phận cực kì. 

Vậy nên, Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các nền tảng có khả năng “nói chuyện” được với nhau giữa các phân hệ nội bộ. Đây là một trong những tư duy số cần có nếu doanh nghiệp muốn áp dụng tổng thể các giải pháp phần mềm để thực hiện chiến lược chuyển đổi số toàn diện trong tương lai.

5. Khả năng tùy biến vượt trội

Trong tương lai, khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp sẽ phát sinh các nhu cầu mới. Chính vì vậy, các nhà lãnh đạo nên lựa chọn các phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện để ngay khi có nhu cầu, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm  quản lý doanh nghiệp trong cùng nền tảng có khả năng kết nối với nhau thay vì đi tìm kiếm phần mềm riêng lẻ từ nhà cung cấp khác. 

Tính linh hoạt của phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào nhiều khía cạnh. Nhìn chung, khả năng tùy biến của phần mềm quản lý doanh nghiệp tiêu chuẩn sẽ có khả năng mở rộng phân hệ và sửa đổi các tính năng dễ dàng mà không gây ảnh hưởng đến dữ liệu có sẵn.

6. Dễ triển khai và sử dụng

Ưu tiên lựa chọn các phần mềm dễ sử dụng. Nếu hệ thống quá phức tạp, nhân viên sẽ rất khó sử dụng hiệu quả. 

7. Năng lực và uy tín của đơn vị cung cấp: 

Các nhà đơn vị uy tín lâu năm có khả năng cung cấp phần mềm ổn định, đưa ra những tư vấn hữu ích cho doanh nghiệp thay vì CHỈ ĐƠN GIẢN là bán phần mềm.

8. Dịch vụ hỗ trợ: 

Doanh nghiệp cần một đơn vị có thể hỗ trợ, đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình trước – trong – sau triển khai.

Không phải cứ lắp đặt phần mềm xong là xong. 

Phần mềm nào cũng sẽ có “lỗi” khi áp dụng vào thực tế doanh nghiệp, dù cho bạn lập trình viên hay người thiết kế phần mềm có giỏi đến đâu. Doanh nghiệp sẽ mất một thời gian để “sửa chỗ này một tý, sửa chỗ kia một tý”. 

Vậy nền để có một phần mềm “fix 100%” theo doanh nghiệp của bạn, hãy lựa chọn những doanh nghiệp cung cấp phần mềm “sẵn sàng” giúp bạn ở các giai đoạn trước-trong- sau triển khai.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiểm một đơn vị vừa có thể tư vấn và theo sát quá trình thiết kế xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp,  Taca rất vinh hành nếu có thể trở thành đối tác đồng hành với doanh nghiệp.

Với kinh nghiệm tư vấn thiết kế và triển khai nhiều dự án xây dựng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp,  tư vấn triển khai chuyển đổi số toàn diện,..và với đội ngũ chuyên gia hơn 20 năm kinh nghiệm trong phát triển, duy trì và mở rộng giải pháp phần mềm cho DN dựa trên nền tảng hiện đại, độc quyền. Taca cam kết sẽ luôn mang đến cho doanh nghiệp những ý kiến chuyên gia sâu sắc, đảm bảo độ khả thi, thành công của hệ thống từ khi bắt đầu cho đến tận khi kết thúc và cả sau khi đã đưa vào hoạt động.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm

Kinh nghiệm quy trình áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Quy trình phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp

1.Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Chắc chắn là phần mềm quản lý doanh nghiệp cung cấp nhiều giải pháp cho nhiều vấn đề mà doanh nghiệp đang phải đối mặt, thì doanh nghiệp mới sử dụng.

Tuy nhiên, điều đầu tiên và rất quan trọng là xác định được vấn đề và đặt mục tiêu triển khai phần mềm. Trong bước này, việc tự đánh giá của mỗi công ty là rất cần thiết. Khi mục tiêu lựa chọn và triển khai phần mềm đều xuất phát từ tính hình thực tế, thì việc triển khai và sử dụng về sau mới bền được. “Đầu xuôi” thì “đuôi lọt”.

2. Lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp

Ở bước đầu tiên, doanh nghiệp đã tự đánh giá được doanh nghiệp của mình về nhiều khía cạnh, biết được những đặc trưng kinh doanh của doanh nghiệp của mình.

Ví dụ đặc thù của công ty xây dựng là vận hành chủ yếu theo dự án nên doanh nghiệp phải xác định Quản lý Dự án là chức năng cốt lõi bắt buộc phải xây dựng. Bên cạnh đó, chức năng quản lý kinh doanh như quản lý thông tin khách hàng, giao dịch, hợp đồng và công nợ cũng là một chức năng phải có của hệ thống vì nó rất quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp, đồng thời là đầu vào thông tin cho chức năng quản lý dự án.

Đối với một chuỗi cửa hàng thời trang (hoặc nhiều doanh nghiệp trong các ngành khác nhau nữa), con người được coi là tài sản quan trọng nhất thì chức năng Quản trị nhân sự cũng không thể thiếu.

Không chỉ vậy, việc quản lý chi phí (đặc biệt là chi phí trực tiếp) các dự án có ý nghĩa vô cùng quan trọng.Vậy nền doanh nghiệp cần rất cẩn trọng để lựa chọn những phần mềm phục vụ quan trọng trước nhất cho mình nhất tùy vào đặc trưng kinh doanh của ngành và doanh nghiệp phụ thuộc nhiều nhất vào đâu. Một doanh nghiệp xây dựng có thể lựa chọn “các trục” phần mềm quản lý doanh nghiệp ban đầu như sau: CRM-PM-HRM: phần mềm quản lý quan hệ khác hàng, phần mềm quản lý dự án và phần mềm nhân sự. 

Học tập người đi trước trong quá trình thiết kế phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp với doanh nghiệp là bước đi khôn ngoan và tiết kiệm được chi phí

Cấu phần được lựa chọn thiết kế đầu tiên là CRM. Có thể là  do đây là cấu phần đầu tiên về mặt quy trình của hệ thống, cũng như tự đánh giá là cấu phần có thể triển khai nhanh nhất do ít người tham gia và tính cấp thiết cao. Các doanh nghiệp nếu thất mình đang “cần kíp” phần mềm nào, mà dễ triển khai và có tính cấp thiết nhất trên thang đánh giá, thì làm phần mềm này trước. 

Việc tự thiết kế một phần mềm quản lý doanh nghiệp từ con số 0 là khá khó khăn, dù cho doanh nghiệp của bạn có thể hiểu rất rõ quy trình và có những thành viên phần mềm có kinh nghiệm, có một cách tiếp cận an toàn và tiết kiệm thời gian hơn – học tập những phần mềm đi trước.

Doanh nghiệp thực hiện so sánh các phần mềm quản lý doanh nghiệp sẵn có, cần lựa một phần mềm có các quy trình tương đối phù hợp với mô hình của một công ty xây dựng, bán lẻ, phần mềm ,…của mình.

Tiến hành dùng thử (đưa số liệu mô phỏng vào phần mềm, chạy thử). Sau khi đã có một lượng thông tin tương đối, các báo cáo được sinh ra đã “sinh động” hơn nhờ có số liệu, doanh nghiệp mới bắt tay vào việc thiết kế cùng với đối tác phần mềm.

Nhờ có hệ thống mô phỏng này mà hệ thống CRM của đối tác thiết kế ra đáp ứng khá tốt nhu cầu quản lý doanh nghiệp và nhanh chóng được đưa vào vận hành thực tế.

Tất nhiên, hệ thống CRM này còn phát triển thêm nhiều chức năng mới so với hệ thống demo như quản lý hợp đồng, quản lý công nợ, tạo dự án và sau này được tích hợp với các hệ thống khác như PM hay HRM.

Vấn đề là ở sự tham gia của doanh nghiệp trong việc thiết kế phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình. Nhiều doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm nhưng ngay từ đầu đã “phó mặc” cho doanh nghiệp đối tác tự triển khai, “em thấy phần mềm nào hợp và chi phí oke thì triển khai cho anh”. Sai để đâu cho hết.

Doanh nghiệp thiết kế phần mềm làm sao mà hiểu doanh nghiệp của ông bằng chính ông được, làm sao mà biết được ông cần cái gì, không cần cái gì mà thiết kế cho ông. Thế nên không biết gì về thiết kế phần mềm cũng phải tham gia cùng với bên đó, tự nghiên cứu thêm, để trao đổi, yêu cầu cho bên đơn vị thiết kế, có thể phần mềm quản lý doanh nghiệp ra thành quả “chưa fix 100%” thì cũng phải được “60-70%” ngay từ đầu.

3. Lựa chọn đơn vị triển khai chất lượng

Sử dụng hệ thống có sẵn hay xây mới từ đầu là một quyết định khó khăn – và cũng có không ít tranh luận về vấn đề này. Phải nói rằng, việc quyết định tự xây dựng hệ thống và đặc biệt là tiếp tục đặt niềm tin vào một nhà cung cấp còn non trẻ, có thể đã từng thất bại trong dự án trước đó giữa hai bên là một quyết định có phần mạo hiểm. 

Tuy nhiên, chỉ nên tiến đến tự xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp khi doanh nghiệp của bạn đã:

(1) Có nền tảng quản lý tương đối rõ ràng,

(2) Nhóm dự án triển khai hiểu sâu sắc về quy trình và yêu cầu quản lý,

(3) Nhóm Trưởng nhóm phần mềm có tư duy hệ thống và phân tích doanh nghiệp tốt – có thể nói là hiếm gặp so với các nhóm phần mềm mà tôi đã có cơ hội tiếp xúc. Hiếm có ai mà vừa có năng lực số & năng lực lãnh đạo hài hòa với nhau. 

Vậy làm sao để lựa chọn đơn vị triển khai chất lượng nếu doanh nghiệp của bạn chưa thể tự xây dựng phần mềm cho mình? Việc lựa chọn gói gọn trong những chữ sau: phù hợp, giá cả hợp lý, kinh nghiệm của nhà cung cấp.

Doanh nghiệp nên tìm nhà cung cấp phù hợp hơn là nhà cung cấp hiện đại. Không phải cứ hiện đại là tốt, cứ xịn xò nhất trên thị trường là tốt.

Giá cả cũng phải cân nhắc trong tiến trình. Giá ban đầu có thể “hơi chát” nhưng dùng được lâu, bao gồm nhiều dịch vụ kèm theo còn hơn là giá cả lúc đầu “bèo bọt” mà về sau độn giá lên cao chót vót. Phải có chiến lược ngân sách phân bổ cho phần mềm thông minh. Các doanh nghiệp cũng nên yêu cầu bên đơn vị cung cấp phần mềm làm điều tương tự, để tránh trường hợp không kiểm soát chi phí trong quá trình làm phần mềm.

Làm việc chặt chẽ  bên đơn vị cung cấp để thiết kế mô hình vận hành của hệ thống

Thời gian thiết kế phần mềm là thời gian nhóm dự án của doanh nghiệp làm việc rất chặt chẽ với BA của công ty phần mềm. Bản thân lãnh đạo cao nhất cũng phải tham gia trực tiếp vào các buổi làm việc, cả trực tiếp và on-line để đảm bảo BA lĩnh hội được đúng và đủ các yêu cầu của phần mềm.

Quá trình dùng thử và test về sau cũng đòi hỏi sự tham gia của người quản lý trực tiếp để đảm bảo phần mềm quản lý doanh nghiệp được thiết kế đúng với ngôn ngữ của người dùng. Sự khác biệt về ngôn ngữ và kinh nghiệm quản lý giữa 2 bên, đặc biệt là bạn BA khiến cho quá trình làm việc này tương đối vất vả. Tuy nhiên, nhìn lại khi nhìn lại thành quả doanh nghiệp sẽ  thấy rằng những nỗ lực “vượt khó” này là xứng đáng.

4. Lên kế hoạch xây dựng hệ thống bài bản 

Lên kế hoạch tận dụng các chức năng miễn phí có sẵn (google calendar, Google Contacts)

Nếu doanh nghiệp lựa chọn việc tự xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ mất thời gian và công sức nên hãy đã chủ động tìm kiếm và tích hơn thêm ứng dụng của bên thứ ba vào hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp nhằm tối ưu hoá thời gian.

Ví dụ, Google Calendar và Google Contacts có thể  được lựa chọn để đồng bộ với hệ thống lịch làm việc – sinh ra từ các kế hoạch dự án và liên hệ. Bằng việc tích hợp này, doanh nghiệp có thể cập nhật được lịch làm việc đến từng chuyên gia tư vấn và điều phối viên các dự án qua thiết bị di động, đảm bảo tối ưu hóa được nguồn lực tư vấn quý giá cho các dự án của khách hàng.

Còn nếu doanh nghiệp bạn đã có một đơn vị tư vấn đồng hành, hãy hỏi họ là bạn có thể tích hợp thêm phần mềm thiết kế miễn phí tương tự hay không.

Tập trung thiết kế báo cáo đầu ra 

Sau khi tham khảo nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp, TACA nhận thấy điểm yếu của khá nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp là các báo cáo đầu ra hoặc không đáp ứng được nhu cầu quản lý, hoặc không đủ hấp dẫn để trở thành một công cụ hàng ngày của nhà quản lý và điều hành.

Mà một phần mềm không có báo cáo thì chẳng có gì để đánh giá doanh nghiệp, chẳng có gì để mà nâng cấp.

Vì vậy, đối với phần mềm quản lý doanh nghiêp, việc thiết kế báo cáo đầu ra là một nhiệm vụ được quan tâm đặc biệt. Nhờ đó các báo cáo thiết kế ra về cơ bản đáp ứng tốt các nhu cầu quản lý, thậm chí có những báo cáo khó tìm thấy ở những phần mềm quản lý doanh nghiệp khác như tình trạng nợ xấu và quỹ dự phòng rủi ro, so sánh doanh thu với dòng tiền vào, so sánh chi phí với dòng tiền ra

Tối ưu hóa việc sử dụng thông tin từ phần mềm quản lý doanh nghiệp để tự động hóa các công đoạn khác trong quy trình kinh doanh

Đối với bất kỳ công ty nào, việc cập nhật hồ sơ năng lực và CV/Profile  luôn là một công việc mất thời gian và nhiều khi không đảm bảo tính nhất quán. Hệ thống phần mềm mà bạn tích hợp nên cho phép những thông tin căn bản trong hồ sơ năng lực và CV/Profile được trích xuất tự động từ phần mềm và luôn sẵn sàng cho sử dụng.

Tối ưu hóa các thao tác có tính lặp đi lặp lại nhiều lần

Một khó khăn mà doanh nghiệp có thể  gặp phải là tối ưu hóa các thao tác cho người dùng. Bản thân BA của đối tác phần mềm đôi khi không phân biệt rõ được thao tác nào cần tối ưu (giảm thiểu số động tác để thực hiện một công việc, nhập liệu hoặc cập nhật số liệu).

Biết rằng việc tối ưu hóa tất cả các thao tác của người dùng sẽ vô cùng mất thời gian, doanh nghiệp có thể phân tích và lựa chọn/yêu cầu tối ưu hóa các thao tác có (1) Nhiều người dùng, (2) Tần suất sử dụng lớn – ví dụ chấm công. Những thao tác có số lượng người dùng ít (ví dụ cho Admin) hay tần suất sử dụng nhỏ (ví dụ điều chỉnh thông số hàng năm) có thể chấp nhận đánh đổi ở mức độ ít tối ưu hơn.

Một số sáng tạo của thiết kế cho phép người dùng dễ dàng phân bổ chí phí của mình cho các dự án tạo giá trị quan trọng thay vì mất quá nhiều thời gian suy nghĩ về nó.

Cơ chế xử lý nhiều số liệu cho người dùng (luật 80-20)

Đặc biệt, doanh nghiệp nên tối ưu những thao tác với lượng lớn dữ liệu theo hướng 80-20. Tất nhiên lượng lớn dữ liệu ở đây là nói ở quy mô công ty tuy nhỏ như nhưng có xu hướng quản lý sát theo kết quả.

Tất cả những thao tác dạng này, ví dụ duyệt chấm công cho toàn bộ tư vấn ở tất cả các dự án diễn ra trong tháng, được thiết kế theo hướng xử lý cá biệt thay vì động tác bấm duyệt từng dòng dữ liệu đơn lẻ.

5. Phát triển hệ thống quản lý doanh nghiệp theo kế hoạch

Triển khai cuốn chiếu các cấu phần

Hệ thống phần mềm gồm nhiều cấu phần và không thể đợi triển khai đồng bộ từng cấu phần mà phải thực hiện theo hướng CUỐN CHIÊU, cấu phần nào xong trước thì số liệu vào trước. Để làm được điều này, phải quyết định cấu phần nào đi trước, cấu phần nào đi sau. Có một nghịch lý là phần số liệu sau cùng (báo cáo kế toán) lại luôn là phần yêu cầu chuẩn chỉnh trước và có sẵn hệ thống phần mềm kế toán đang sử dụng.

Một quyết định được đưa ra là đến khi các hệ thống phần mềm khác được triển khai đồng bộ, trách nhiệm nhập liệu cần được giải thoát khỏi phần mềm kế toán để chuyển lại cho các bộ phận khác – đầu mối phát sinh số liệu… Với quyết định triển khai CRM – điểm đầu trong dòng số liệu, sau đó đến PM, rồi đến HRM và BC là hợp lý để đảm bảo khi những cấu phần sau đi vào hoạt động thì toàn bộ số liệu phát sinh từ cấu phần trước đã chuẩn chỉnh, tránh việc nhập liệu nhiều lần – vừa giảm sai sót, vừa giảm thời gian nhập liệu.

Khoanh vùng dữ liệu khi triển khai

Khi triển khai đưa phần mềm vào quản lý, hay nói cách khác đưa dữ liệu vào phần mềm quản lý doanh nghiệp, có một thách thức khác là tính “đứt đoạn” hay “trọn vẹn” của dữ liệu. Đối với một doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án, thời gian triển khai dự án có thể kéo dài qua các kỳ kế toán khác nhau.

Vì vậy việc khoanh vùng dữ liệu – quyết định mỗi loại dữ liệu sẽ được nhập và sử dụng từ kỳ nào là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, đồng thời giảm thiểu việc sử dụng đồng thời 2 hệ thống: hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp  mới và hệ thống quản lý cũ trên các file excel.

Dữ liệu và cảm xúc

Việc triển khai trên số liệu thực tế, tuy vậy, có lợi thế là mang lại nhiều cảm xúc cho đội ngũ cán bộ điều hành và quản lý, từ đó tạo động lực cho việc chạy thử và phản hồi để tiếp tục hoàn thiện.

Thực sự thì “trở ngại tâm lý” lớn nhất đối với tác giả, cũng là chủ dự án này, và nhiều đồng nghiệp là khi bắt đầu tự tay nhập những dòng dữ liệu đầu tiên vào phần mềm quản lý doanh nghiệp, trong bối cảnh một số tính năng còn lỗi, gây trở ngại và tâm lý ức chế khi sử dụng.

Tuy nhiên, khi thấy những nhìn thấy hình thù của các báo cáo đang dần phản ánh rõ ràng và chính xác hơn bức tranh vận hành của doanh nghiệp, đó là một cảm giác khác, “một cảm giác rất Yomost”.

Vấn đề nhập liệu

Đối tượng nhập liệu lớn nhất là tư vấn luôn quá bận và có phần amateur – nghiệp dư, không thèm nhập số liệu chấm công của mình, trả số liệu chấm công muộn, khiến các bộ phận xử lý thông tin phía sau luôn phải “đuổi theo bạt mạng”. Mất 1 năm để đưa việc chấm công vào khuôn khổ, tháng nào hết tháng đấy và loại trừ tình trạng đuổi theo số liệu như khi còn sử dụng các hệ thống trên Excel.

Các tính năng khóa số liệu “nghiêm khắc hơn” trên phần mềm quản lý doanh nghiệp cũng góp phần đáng kể vào vấn đề này.

6. Kiểm thử chất lượng hệ thống 

Bước 1: Xây dựng tài liệu chức năng cần thiết

Bước 2: Xây dựng các kịch bản kiểm thử theo các nghiệp vụ của các phòng ban 

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu, báo cáo đo lường các thông số hệ thống

Bước 4: Điều chỉnh hệ thống nếu cần thiết

Bước 5: Xác nhận hệ thống vận hành đúng yêu cầu và tiến hành sang giai đoạn đưa hệ thống vào vận hành chính thức

Chạy thử và kiểm tra báo cáo

Chạy thử và kiểm tra các báo cáo và so sánh với các báo cáo thực tế đang sử dụng là một khâu quan trọng để đảm bảo dữ liệu trên báo cáo – được sinh ra từ dữ liệu gốc và hệ thống công thức phản ánh đúng thực tế và được tính toán, tổng hợp chính xác.

Điều này khá vất và và đòi hỏi làm việc thường xuyên với đối tác phần mềm quản lý doanh nghiệp để đối chiếu do bản thân nhóm dự án không thể nhìn được các công thức tính toán trong phần mềm – như đối với Excel.

7. Bảo trì và nâng cấp phát triển sản phẩm phần mềm quản lý doanh nghiệp tùy chỉnh 

Các phần mềm quản lý doanh nghiệp khi đi vào Go-Life – hoạt động sẽ có “chỗ này cần sửa một tý, chỗ kia cần chỉnh một tý”, điều này là không thể tránh khỏi. Bước 6: Kiểm tra chất lượng hệ thống sẽ cho doanh nghiệp biết “chỗ này” “chỗ kia” đó là gì và đến bước tiếp theo là “nâng cấp”. 

Sau khi quá trình triển khai ứng dụng phần mềm doanh nghiệp hoàn tất, không có nghĩa là bạn không còn quyền quản lý ứng dụng. Sau khi ứng dụng phần mềm được triển khai, đã đến lúc duy trì hoạt động và cập nhật ứng dụng đó để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của khách hàng hoặc các bên liên quan.

Động thái này bao gồm các thay đổi chương trình mới, thay đổi giao diện người dùng và mọi thứ khác xảy ra trong giai đoạn phát hành.

Để duy trì các quy trình và thiết bị an toàn khỏi các cuộc tấn công từ bên ngoài và liên tục cập nhật các ứng dụng phần mềm để lưu trữ hoặc nâng cấp đám mây, quản lý dữ liệu và web, cập nhật phần mềm thường xuyên và các bản vá bảo mật. Công ty cần phải làm mọi thứ để luôn cập nhật quá trình phát triển ứng dụng doanh nghiệp tùy chỉnh của mình.

Từ bước 5 cho đến bước 7 là một vòng lặp mà doanh nghiệp phải thực hiện liên tục để ngày càng kiện toàn phần mềm quản lý doanh nghiệp này. Vòng tròn phi tuyến tính “triển khai – kiểm thử – nâng cấp” cần sự bền bỉ của doanh nghiệp

8. Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp chưa?

Câu hỏi này nên được trả lời trước khi doanh nghiệp lựa chọn và triển khai các bước phía trên. Taca chỉ viết câu hỏi này để “khuyến khích” doanh nghiệp hãy sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp ngay hôm nay.

Không quan trọng doanh nghiệp của bạn có quy mô thế nào? (lớn hay SME), thuộc ngành nghề nào, đối tượng khác hàng là ai?,… thì việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp cần thiết hơn so với bạn tưởng rất nhiều. Hãy tự dấn thân thân để thấy được doanh nghiệp của mình sẽ “đổi thay” như thế nào khí có nhưng công cụ hỗ trợ “ảo” cho toàn bộ hệ thống.

Taca Business Consulting,