Bí quyết Quản lý chuỗi cửa hàng thời trang hiệu quả và ứng dụng ERP

Phát triển thành “chuỗi” lớn mạnh là ước mơ của mọi chủ shop thời trang. Và đúng với khái niệm “ước mơ”, việc phát triển từ một cửa hàng thời trang thành “nhiều” cửa hàng thời trang chưa bao giờ là việc dễ dàng. Vòng đời sản phẩm tương đối ngắn trong khi nhu cầu thất thường yêu cầu người chủ đưa ra quyết định càng lúc càng nhanh. Việc quản lý chuỗi cửa hàng thời trang cũng lại khó khăn hơn bao giờ hết. 

Vậy đâu là những điểm cốt lõi để quản lý chuỗi cửa hàng thời trang thành công và những giải pháp công nghệ ERP giúp quản lý những điểm cốt lõi này như thế nào, hãy cùng theo dõi trong bài phân tích  dưới đây của Taca. 

Cột trụ quan trọng trong quản lý chuỗi cửa hàng thời trang 

Cột trụ quan trọng để quản lý chuỗi cửa hàng thời trang

Quản lý tài chính 

Cần kế hoạch quản lý tài chính cụ thể và rõ ràng để dự định được các nguồn tài chính phải chi trả trong tương lai cũng như kiểm soát các chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh một cách hiệu quả. 

Bên cạnh đó, người kinh doanh cần nắm bắt được các chỉ số tài chính cơ bản: tiền lời tiền lỗi, dòng tiền, và tài sản. Cụ thể hơn bạn có thể tập trung vào: 

• Cần lập kế hoạch dự báo dòng tiền: dự đoán những khoản tiền cần chi vào từng thời điểm.
• Quản lý tốt công nợ của khách hàng: cân nhắc khi quyết định bán thiếu, bán chịu, có cách thức giám sát chặt chẽ và biện pháp thu hồi công nợ hiệu quả.
• Cân đối hàng nhập: nắm bắt tốt nhu cầu của khách hàng để ra quyết định sáng suốt trong quản lý hàng tồn kho và nhập hàng mới.
• Dự phòng những khoản đầu tư lớn: những khoản dự phòng trong việc đầu tư thêm chủng loại hàng hóa hay mở rộng quy mô cửa hàng.
• Thiết lập mục tiêu về doanh số theo tuần và tháng: giúp bạn nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh, năng suất làm việc của nhân viên và giúp ích trong việc đưa ra những chiến lược thu hút khách hàng hợp lý.
• Tận dụng hiệu quả từ khuyến mãi của nhà cung cấp: có kế hoạch thông minh trong việc sử dụng những chương trình khuyến mãi mà không tồn đọng vốn, tăng số hàng tồn kho. 

Trong trường hợp bạn phải quản lý một chuỗi cửa hàng thời trang có tiếng (Zara, H&M,..), tất cả các công việc đề có quy trình. Từ quản lý tài chính, quản lý hàng tồn kho, đào tạo nhân viên,…sẽ dễ dàng hơn vì đã có quy trình. 

Nhưng nếu bạn đang điều hành quản lý chuỗi thời trang của riêng bạn, một doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc mới khởi nghiệp, thì lợi khuyên của chúng tôi đó là hãy hiểu về tài chính kế toán trước khi bắt đầu. Bạn phải biết quản lý tài chính thông minh. Có rất nhiều doanh nghiệp thời trang thành lập kiếm được được rất nhiều tiền, nhưng lại không giữ được đó là do bản thân họ không biết cất tiền vào đâu. 

Lấy ví dụ, trong thời trang có hai mùa: “gieo trồng” = xuân hè và “gặt hái” = thu đông. Do rằng nhu cầu mua hàng thời trang của người tiêu dùng trong mùa xuân hè ít hơn nhiều so với mùa thu đông, dòng tiền của doanh nghiệp không ổn định. Vậy nên bạn phải biết cách KIẾM TIỀN  và cả cách CẤT TIỀN vào mùa thu đông.

Nếu bạn mới đang Startup với ngành thời trang và cảm thấy những con số dòng tiền bên trên quá là “khó nhằn” và “phức tạp” thì hãy chỉ cần tập trung vào 3 con số: lợi nhuận, chi phí và doanh thu. Càng rõ ràng các chi tiết càng tốt và theo dõi TỪNG NGÀY nếu có thể. Còn rất nhiều lỗ hổng trong dòng tiền mà bạn cần vá lại để tối ưu TỪNG ĐỒNG chi phí. Và trong quá trình theo dõi thực chiến như thế bạn sẽ học được cách sử dụng của những con số và chỉ số phức tạp hơn, để cải thiện sức khỏe doanh nghiệp hoặc cửa hàng của bạn.

Quản lý chuỗi cửa hàng thời trang muốn bền vững thì phải có tiền. Nếu bạn không có doanh số, không có dòng tiền ổn định, không có lợi nhuận thì bạn sẽ không nuôi được mình và những nhân viên đi theo bạn cũng sẽ đói. Không chỉ trong quản lý chuỗi cửa hàng thời trang mà quản lý trong kinh doanh nói chung đều như vậy, có “bột mới gột được nên hồ”.   

Quản lý kho hàng và hàng tồn kho 

Từng có một doanh nghiệp thời trang nợ đến hơn 4 tỷ đồng hàng tồn kho khi “sản xuất” nhiều nhưng không bán được, hoặc tốc độ bán chậm. Thời trang là loại sản phẩm có vòng đời cực kỳ nhanh. Những chủng loại sản phẩm bắt kịp “trends” và “insight” khách hàng có thể chỉ bán được 1 thời gian. Vậy nên việc quản lý hàng tồn kho thông minh cũng khá quan trọng. 

Nếu doanh nghiệp và chuỗi cửa hàng của bạn phải quản lý chưa nhiều và mới thành lập, keyword là hãy KIỂM TRA THƯỜNG XUYÊN. Sắp xếp mỗi ngày, giảm giá những sản phẩm tồn để bán nhanh hoàn trả hàng vốn,… đó là câu chuyện trong NGẮN HẠN. 

Trong dài hạn thì sao. Hãy thôi nhập hoặc thôi sản xuất những sản phẩm không bán được. Một chiến lược rất hay trong khâu này mà một số doanh nghiệp có thể áp dụng đó là chiến lược ĐÁNH DU KÍCH, làm nhỏ thẳng lớn hơn là làm to mà không có lãi.

Trong chiến tranh, dùng thế lực quân đội mỏng đánh bất ngờ, chớp nhoáng vào thế lực địch mạnh hơn. Giành chiến thắng với ít tổn thất và nguồn lực hơn, 

Lấy ví dụ khi đệ đơn hàng gia công về bán, thay vì nhập 1000-2000 cái ngày từ đầu thì giờ “bớt tham” đi một chút, sản xuất 100-200 cái trước xong bán thử. Bán không được thì thôi không sản xuất tiếp nữa. 

Vậy cụ thể là khi quản lý kho và hàng tồn kho cho chuỗi cửa hàng bán lẻ có những đầu mục như sau: 

Phân loại sắp xếp sản phẩm trong kho 

Ở những chuỗi cửa hàng thời trang hóa thường được để trong các hộp đựng sản phẩm và được sắp xếp trong kho hàng nằm sau cửa hàng. Khi các sản phẩm được sắp xếp một các khoa học có sơ đồ chi tiết sẽ mang lại hiệu quả làm việc cao cho nhân viên. Từ đó năng suất hoạt động của cửa hàng sẽ được cải thiện đáng kể. 

Một vài gợi ý để sắp xếp hàng hóa hợp lý: 

• Sắp xếp theo mã SKU (mã hàng hóa ) và theo thứ tự hàng hóa 
• Phần loại để sắp xếp theo chủng loại, kích thước và khu vực 

Sắp xếp theo từng khu cùng kích thước từ bé đến lớn, theo chủng loại hàng dành cho người lớn, trẻ em hay theo mặt hàng như quần áo, đầm,…

• Sắp xếp theo kiểu sản phẩm nhập trước sẽ xuất trước: mặt hàng thời trang nhập trước sếp trước, mặt hàng nhập sau xếp phía sau
• Chia ra và sắp xếp khu vực hàng lỗi: sắp xếp một khu vực để chữa những mặt hàng kém chất lượng, bị lỗi giúp dễ dàng xử lý hàng cho khách hơn
• Sắp xếp khu vực soạn hàng: Sắp xếp một khu vực có thể soạn và đóng gói hàng nhanh chóng.

Sắp xếp hàng hóa thông minh sẽ giúp cho việc quản lý kho hàng trở nên dễ dàng

Theo dõi hàng tồn kho

Trong công tác quản lý chuỗi cửa hàng thời trang yêu cầu người bán hàng phải theo dõi sát sao số lượng hàng tồn khi mỗi ngày để đưa ra được định mức hàng tồn nhất định. Định mức hàng tồn kho này sẽ phụ thuộc và quy mô, tính chất và hoạt động kinh doanh của mỗi cửa hàng thời trang. 

Lưu ý: định mức này cần phải phù hợp với sự thay đổi về số lượng sản phẩm nhập, xuất kho mỗi ngày. Thông qua nghiên cứu đo đạc hành vi khách hàng để có định mức phù hợp cho từng loại hàng.

Chấp hành quy định các vấn đề an toàn kho

Hãy yêu cầu mọi chủ cửa hàng và nhân viên cửa hàng phải đáp ứng được những quy định về phòng cháy chữa cháy. Chấp hành nghiêm chỉnh các hoạt động an toàn khu như kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng (ỗi thoát hiểm, thông, gió, thiết bị điện,..) trình trạng kho hàng (hư hỏng, ẩm ướt,..) 

Quản lý nhân viên 

Quản lý chuỗi cửa hàng thời trang không phải lúc nào cũng có mặt tại cửa hàng để bao quát hết mọi việc nên nhiều nhà bán lẻ từ lâu đã phó mặc cửa hàng cho sự trung thực và đạo đức của nhân viên. Không ít cửa hàng bán lẻ đã chịu thất thoát lớn khi đối mặt với sự không trung thực của nhân viên bán hàng.

Khi mới Startup, để giảm thiểu chi phí quản lý chuỗi cửa hàng thời trang, người chủ có thể bỏ ra một chi phí tương đối khiêm tốn để thuê người về làm cho mình, nhưng điều này thực sự là sai lầm. Một doanh nghiệp mới thành lập cần có những nhân viên CỐT CÁN CHỦ LỰC để xây dựng một đội ngũ mạnh từ ban đầu. Thay vì thuê một bạn nhân viên bán hàng không có kinh nghiệm, trình độ thấp thì nên thuê một bạn có kinh nghiệm để ít nhất có những chỗ bạn không để ý, thì nhân viên của bạn có thể giúp bạn được. 

Rộng hơn nữa, liên quan đến triết lý quản trị nhân sự. Khi bạn gắn kết được tập thể thì doanh nghiệp của bạn gắn kết được mọi cuộc chơi, còn khi chia rẽ mọi người, hơn thua thì doanh nghiệp khó mà trụ vững. Nếu mà mình cứ giữ thái độ “một mình chấp hết”, cái tôi của mình lớn quá thì khó để có thể quản lý chuỗi cửa hàng thời trang thành công được và đi xa được. 

Hãy giữ tâm thế hợp tác với nhân viên của mình, và dưới đây là một số điều mà người chủ cần lưu ý khi quản lý nhân viên: 

Đào tạo nhân viên bài bản 

Công tác đào tạo và tập huấn cho nhân viên bán hàng là cách quản lý chuỗi cửa hàng thời trang vô cùng cần thiết. Việc này giúp nâng cao kiến thức cũng như cải thiện kỹ năng bán hàng cho nhân viên. Ví dụ như kỹ năng bán hàng, kỹ năng thuyết phục,…

Bạn cũng có thể lập ra một bảng “xử lý tình huống” để lên trước câu trả lời cho những trường hợp trong có thể xảy ra. Về cách thuyết phục khách hàng, về chương trình khuyến mãi, về những các khách hàng từ chối mua hàng (để thuyết phục khách tốt hơn), các xử lý tổn thất , mất mát,.. Điều này không chỉ tạo tính kỷ luật trong nhân viên mà còn tạo một ấn tượng dịch vụ nhất quán trong trải nghiệm của khách hàng

Cung cấp những kiến thức về sản phẩm thời trang, về phương hướng kinh doanh của cửa hàng sẽ góp phần xây dựng được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cho cửa hàng. Cũng là một hình ảnh dịch vụ tốt. Nếu nhân viên bán hàng không thân thiện với khách hàng thì họ sẽ không quay lại để mua hàng nữa

Xây dựng bản phân công làm việc rõ ràng

Cần lên kế hoạch phân công công việc rõ ràng và cụ thể cho từng nhân viên cửa hàng là cách quản lý chuỗi cửa hàng thời trang hiệu quả. Nên dựa vào điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên để phân công phù hợp hoặc phân chia theo thời gian và mục tiêu phát triển. 

Bên cạnh đó, cũng cần xây dựng thêm kế hoạch dự phòng để có đủ nhân viên làm việc trong những trường hợp thiếu hụt nhân viên đột xuất.

Kiểm tra nhân viên với tần suất thích hợp

Việc kiểm soát nhân viên quá khắt khe sẽ làm cho nhân viên bị gò bó và cảm thấy “ngộp thở”. Vì vậy hãy tinh tế trong việc theo dõi nhân viên với tần suất hợp lý.

Ngoài ra, chủ cửa hàng có thể theo dõi và đánh giá nhân viên của mình thông qua kết quả bán hàng, đánh giá của khách hàng, thái độ làm việc, giao tiếp và chịu trách nhiệm của mỗi nhân viên. Thông qua đó sẽ dễ dàng đánh giá đúng khả năng của từng nhân viên là cách quản lý chuỗi cửa hàng thời trang tốt nhất.

Quản lý trưng bày

Duy trì quy chuẩn trưng bày đồng nhất, đồng thời tăng sự nhận diện thương hiệu cho chuỗi cửa hàng. Bạn cần thiết lập quy chuẩn trưng bày và gửi đến nhân viên của các cửa hàng để triển khai nhanh chóng và thuận tiện.

Sắp xếp vị trí sơ đồ hàng hóa để thu hút khách hàng, dễ dàng tìm kiếm: Đối với các cửa hàng thời trang bày bán trực tiếp, việc sắp xếp sơ hồ hàng hóa trưng bày càng đặc biệt quan trọng.

Sắp xếp quầy hàng sao cho vừa tiện lợi kiểm tra, vừa hấp dẫn khách hàng; từ đó, khách sẵn sàng chi nhiều tiền hơn cho đơn hàng của họ.

Hiện này khi mà cửa hàng online đang ngày một phát triển, việc quản lý hàng trưng bày tại cửa hàng trở nên ít quan trọng hơn. Những kênh bán hàng qua facebook, shopee, tik tok kiếm được nhiều hơn các cửa hàng truyền thống rất nhiều. Tuy vậy, có những thương hiệu vấn rất TRÂN TRỌNG những cửa hàng truyền thống này. 

Vì rằng họ không chỉ bán sản phẩm mà còn đem lại trải nghiệm cho khách hàng đi mua hàng. Họ được đến tận nơi, trải nghiệm trực tiếp, họ mua và họ hài lòng. Đây là những trải nghiệm mà cửa hàng trực tuyến không thể mang lại. 

Quản lý tệp khách hàng

Mỗi một thương hiệu cần phải có những khách hàng trung thành của mình. Bạn cần xác định liệu đâu là tệp khách hàng quan trọng và yêu thích các sản phẩm của mình rồi từ đó mới phát triển thêm các tệp khách hàng mới. 

Trong chiến lược seeding của một chuỗi cửa hàng, có một cách tri ân khách hàng trung thành tương đối đặc biệt. Khi mà thương hiệu này cho ra đời một bộ sưu tập mới, họ sẽ làm gửi trước cho những khách hàng thân quen của họ (được tập hợp trong một group facebook chẳng hạn). Tặng cho họ những sản phẩm mới trước mà họ thích. Còn đối với những sản phẩm nào mà có tặng người ta cũng không lấy thì tốt nhất doanh nghiệp không nên tiếp tục bán nữa.

Trong thuật ngữ chuyên ngành, những sản phẩm tung ra thị trường mà không có ai mua gọi là “mã hàng chết”, doanh nghiệp cần cố gắng để cho mã hàng chết này chiếm ít % trong bộ sưu tập nhất có thể. 

 Một tip hay ho đó nữa là, hãy “lắng nghe khách hàng định kỳ”. Một tháng hãy dành thời gian để nói chuyện với những vị khác tiêu nhiều tiền nhất cho thương hiệu của bạn. Hỏi rằng “bạn muốn sản phẩm gì trong thời gian tiếp theo”, hoặc đại loại như vậy. Rồi ngồi cùng với team của mình để cải thiện sản phẩm từ những phản hồi và nghiên cứu từ khách hàng. 

“ Thiết kế phải xuất phát từ nhu cầu” .Chúng ta phải bán những thứ khách hàng cần chứ không phải thứ chúng ta muốn bán. Nên hãy luôn lắng nghe khách hàng nếu bạn muốn đi đường dài

Khi quản lý được thông tin và nhu cầu của người tiêu dùng thì chủ các cơ sở thời trang sẽ có kế hoạch chăm sóc và hỗ trợ khách hàng phù hợp từ đó nâng cao và cải thiện dịch vụ, tăng trải nghiệm của khách hàng. Có thể quản lý khách hàng hiệu quả bằng quy trình sau

Thu thập dữ liệu khách hàng

Nắm bắt và cập nhật thông tin của người tiêu dùng như: Thông tin cá nhân, thông tin nhân khẩu, tình hình tài chính và những thông tin có ích cho công việc quản lý chuỗi cửa hàng thời trang.

Thu thập dữ liệu khách hàng càng chi tiết càng tốt. Đây được xem là bước đầu trong hành trình thấu hiểu nhu cầu khách hàng để có thể đưa ra chính sách tiếp cận khách hàng phù hợp nhất.

Phân tích để lựa chọn khách hàng tiềm năng

Nắm bắt và cập nhật thông tin của người tiêu dùng như: Thông tin cá nhân, thông tin nhân khẩu, tình hình tài chính và những thông tin có ích cho công việc quản lý chuỗi cửa hàng thời trang.

Thu thập dữ liệu khách hàng càng chi tiết càng tốt. Đây được xem là bước đầu trong hành trình thấu hiểu nhu cầu khách hàng để có thể đưa ra chính sách tiếp cận khách hàng phù hợp nhất.

Sử dụng thông tin khách hàng một cách hiệu quả

Cần phân loại người tiêu dùng theo từng nhóm khách hàng cụ thể giúp tăng hiệu quả trong quá trình quản lý khách hàng. 

Cần phân loại người tiêu dùng theo mong muốn, thói quen, sở thích, tình hình kinh tế,… để quá trình quản lý khách hàng trở nên đơn giản hơn, từ đó có thể xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng phù hợp và hiệu quả.

Theo dõi đơn hàng

Quản lý đơn hàng là cách quản lý chuỗi cửa hàng thời trang bằng cách quản lý từ bước xác nhận đơn hàng, đóng gói, xuất hàng, giao hàng cho đến khi sản phẩm đến tận tay khách hàng. Khi quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ hạn chế được rủi ro và thất thoát hàng hóa đáng kể, cũng như giải quyết nhanh chóng những vấn đề khiếu nại về hàng hóa cho khách hàng.

Để quản lý đơn hàng thông minh cần phải nắm được cách bước sau:

• Xác nhận đơn đặt hàng và tiến hàng ghi nhận và xử lý thông tin đơn hàng thời trang.
• Đóng gói hàng hóa theo đúng số lượng, mẫu mã, kích thước, màu sắc,… đúng với thông tin đơn hàng đã được đặt.
• Lựa chọn và sắp xếp hình thức vận chuyển hàng hóa thích hợp hoặc theo yêu cầu của người đặt hàng.
• Bắt đầu gửi hàng cho đơn vị vận chuyển để giao sản phẩm đến tay cho khách hàng
• Thường xuyên theo dõi và cập nhật trạng thái của đơn hàng để có thể nhanh chóng giải quyết tình huống phát sinh xảy ra.
• Tiếp nhận và giải quyết các trường hợp khiếu nại nếu có sau khi giao hàng thành công

Quản lý nhà cung ứng

Nhà cung ứng mặt hàng thời trang có tầm quan trọng rất lớn trong hoạt động quản lý chuỗi cửa hàng thời trang, vừa cung ứng những mẫu mã thời trang chất lượng với mức giá phù hợp giúp gia tăng sức cạnh tranh của cửa hàng trên thị trường kinh doanh thời trang.

Nếu bạn tự thiết kế và tự sản xuất sản phẩm bày bán trong cửa hàng, thì tương ứng đây là khâu bạn lựa chọn nhà sản xuất sản phẩm cho mình. 

Tổng kết danh sách nhà cung ứng 

Đối với các chuỗi cửa hàng thời trang, chọn lựa được nhà cung ứng thời trang phù hợp là yếu tố cực kỳ quan trọng để quá trình kinh doanh chuỗi thời trang được diễn ra thuận lợi.

Bạn cần tìm kiếm và tổng hợp thông tin chi tiết của những nhà cung ứng thời trang tiềm năng để tiến hành công tác phân tích, đánh giá và lựa chọn.

Yếu tố để đánh giá nhà cung ứng tiềm năng

• Chất lượng của mặt hàng: Có thể dựa vào các tiêu chuẩn về chất lượng trên thị trường, chế độ bảo hành, chính sách đổi trả, cam kết của nhà cung cấp.
• Chi phí của sản phẩm: Tham khảo giá của mỗi sản phẩm, các chi phí phát sinh khi đặt hàng, giá ưu đãi khi hợp tác lâu dài. Nên lựa chọn dựa trên ngân sách của cửa hàng để tìm được những nhà cung cấp phù hợp nhất.
• Dịch vụ giao hàng: Một nhà cung ứng tốt phải đảm bảo được thời gian giao hàng chính xác, vận chuyển cẩn thận không làm hư hỏng hàng hóa. Có thể dựa vào thời gian giao hàng thực tế để xác định được độ tin cậy của nhà cung cấp sản phẩm đó.

Đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng sản phẩm thời trang

Sau khi đã có danh sách nhà cung ứng tiềm năng thì chủ cửa hàng thời trang sẽ bắt đầu đánh giá mức độ uy tín và khả năng phù hợp của mỗi bên cung ứng dựa trên những dữ liệu được thu thập được thu thập cũng như các yếu tố đã nêu trên. 

Sau khi đã so sánh và đánh giá một cách khoa học sẽ lựa chọn ra được nhà cung ứng phù hợp nhất. Nhà cung cấp thời trang này vừa đáp ứng được những yếu tố đã đưa ra, vừa phù hợp với tính chất kinh doanh online của chuỗi cửa hàng thời trang. 

Theo dõi quá trình hợp tác với nhà cung ứng

• Sau khi đã tìm ra được nhà cung ứng sản phẩm phù hợp và hợp tác kinh doanh cần phải theo dõi tất cả các hoạt động giao dịch trong suốt quá trình hợp tác để đưa ra những đánh giá và nhận định trước khi quyết định hợp tác lâu dài.
• Hành động theo dõi quá trình hợp tác với nhà cung ứng sản phẩm để xem xét đưa ra những yêu cầu cho nhà cung cấp để quá trình hợp tác diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.

Quản trị marketing 

Marketing đang ngày càng quan trọng trong quản lý chuỗi cửa hàng thời trang. 

Sản phẩm của bạn đẹp và phù hợp với thị hiếu túi tiền của người tiêu dùng thì bạn mới chỉ thành công 50% thôi, còn lại sẽ là vấn để kinh doanh (bao gồm marketing và hệ thống (con người, quy trình, giá trị))

Để quản lý chuỗi cửa hàng thời trang được lâu dài, ngày từ đầu phải quản trị thương hiệu. Có nhiều người bảo “ sản phẩm của tôi không phải thương hiệu mạnh nhưng vấn có khách hàng đấy thôi”. Nhưng đến khi thị trường đang đi xuống, những thương hiệu thời trang “không mạnh” sẽ  c.h.e.t đầu tiên. Thương hiệu trong marketing cực kì quan trọng nếu bạn xác định đi lâu dài với nghề.

Nếu không “khác biệt” được thi hãy “nổi bật”. Những thương hiệu thời trang có chút “điên điên” mang sắc thái riêng có tỷ lệ thành công cao hơn những thương hiệu “an toàn” mà rất nhiều người đã làm rồi. Giống như con bò tím trong đàn bò đen sẽ luôn được để ý hơn. 

Những chiến lược marketing cũng đang dần chuyển sang hướng ĐÁNH DU KÍCH thay vì tấn công “ồ ạt” và “đại trà” và “mưa móc đều dính” như trước đây. Một chiến dịch quảng cáo nếu trước đây thương hiệu có thể chi 500 triệu -1 tỷ để mời một người nổi tiếng thì giờ đây họ chuyển sang mời nhiều KOL và KOC khác nhau, phù hợp với phong cách của thương hiệu . Mỗi KOC và KOL này đều đang phục vụ cộng đồng của riêng mình, và nó hiệu quả hơn nhiều so với chiến lược marketing trước đây. 

Bạn muốn bắt đầu mở một chuỗi cửa hành thời trang ngay lúc này hoặc bạn muốn mở rộng chuỗi cửa hàng thời trang của mình một cách “bài bản” và “hệ thống” hơn, nhưng bạn lại lo lắng rằng mình không đủ kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn về các vấn đề quản lý (tài chính, khách hàng, nhận sự,..). Vì giải pháp cho bạn đó là Dịch vụ tư vấn quản trị doanh nghiệp, được cung cấp bởi đội ngũ chuyên gia Taca với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn quản trị doanh nghiệp.

Những rủi ro khi quản lý chuỗi cửa hàng thời trang 

• Tình trạng thất thoát hàng hóa
• Xuất hiện gian lận trong giá bán 
• Tư vấn sai thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mãi
• Gian lận thời gian làm việc

=> Xem thêm: Dịch vụ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Taca

Phần mềm ERP quản lý chuỗi cửa hàng thời trang 

Excel là ứng dụng rất quen thuộc đối với tất cả mọi người trong quá trình quản lý chuỗi cửa hàng thời trang bởi vì những ưu điểm như sau:Chi phí sử dụng thấp, Thao tác dễ dàng; Sở hữu nhiều hàm tính toán giúp lưu trữ số liệu kinh doanh nhanh chóng.

Tuy nhiên, quản lý chuỗi cửa hàng thời trang bằng Excel cũng có những nhược điểm như sau: Dung lượng lưu trữ thấp; Tốc độ xử lý hay bị chậm;Phải nhập liệu bằng tay gây mất thời gian và dễ sai sót; Không có khả năng đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận; Tính bảo mật kém. Những yếu điểm này lại được phóng đại lên hơn khi chúng ta phải quản lý chuỗi cửa hàng thời trang với nhiều cửa hàng hơn, nhiều nhân viên và nhiều hàng hóa hơn

Nếu doanh nghiệp muốn quản lý chuỗi cửa hàng thời trang đơn giản, hệ thống và nhanh chóng hơn thì ERP và các giải pháp số mà bạn đang tìm kiếm không chỉ rút ngắn thời gian ra quyết định mà còn tăng doanh thu nhờ việc ra quyết định nhanh chóng. Từng phân hệ của phần mềm ERP để giúp cho việc quản lý chuỗi cửa hàng thời trang trở nên dễ dàng hơn: tài chính, hàng tồn kho, khách hàng, nhân viên, bán hàng đa kênh,…

Chuyển đổi số trong ngành bán lẻ đang diễn ra nhanh chóng và là vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Quản lý chuỗi cửa hàng thời trang cũng như vậy, nếu không thể tích hợp các giải pháp số (ERP và các giải pháp số khác), việc tồn tại bền vững là khó khăn

ERP có nhiều phân hệ khác nhau, để quản lý chuỗi cửa hàng thời trang hiệu quả, đây có thể là những phần mềm liên kết trong ERP hiệu quả các các doanh nghiệp có thể lắp đặt:

Các phân hệ ERP để quản lý chuỗi cửa hàng thời trang hiệu quả

Tùy vào mục đích/ quy mô chuỗi cửa hàng mà doanh nghiệp có thể chọn các phân phân hệ phù hợp, nhưng có những phân hệ là nền tảng (tài chính, nhân viên, hàng tồn kho) cho hoạt động quản lý chuỗi cửa hàng kinh doanh mà doanh nghiệp cần có trước khi bổ sung thêm các phân hệ khác.

>>>Xem thêm: “Trợ lý” Phần mềm Quản lý Chuỗi cửa hàng từ xa mà hiệu quả

Phân hệ Quản lý tài chính

• Quản lý các khoản thu, chi tại cửa hàng: thu tiền bán hàng, thu tiền đặt cọc, chi tiền lương nhân viên, chi tiền tạm ứng, chi văn phòng phẩm…
• Các báo cáo sổ quỹ cuối ngày
• Báo cáo chi tiết các khoản thu/chi
• Tạo và quản lý kết quả các đợt kiểm kê trên phần mềm
• Cho phép nhập kết quả kiểm kê thực tế từ file excel
• Điều chỉnh kết quả kiểm kê sau kiểm kê
• Các báo cáo theo dõi kiểm kê
• Báo cáo chi tiết các tài khoản ngân hàng
• Quản lý các tài khoản ngân hàng. Luân chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng, giữa tài khoản ngân hàng và tiền mặt.

>>> Xem thêm: Phần mềm kế toán doanh nghiệp: Lựa chọn đúng đắn nào cho các doanh nghiệp

Phân hệ Quản lý hàng tồn kho, sản phẩm và dịch vụ       

• Có thể quản lý hàng chục nghìn sản phẩm với các thuộc tính màu sắc, kích cỡ size, chất liệu, hình ảnh…
• Giao diện đơn giản và thông minh giúp tra cứu hàng hóa dễ dàng, cập nhật thông tin sản phẩm mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị, giúp bán hàng hiệu quả hơn.
• Quản lý cùng một lúc nhiều kho.
• Thống kê số lượng hàng tồn theo từng kho.
• Cảnh báo tồn kho min, max.
• Quản lý các loại nhập, xuất điều chuyển kho:
• Luân chuyển hàng hóa giữa kho tổng – kho cửa hàng, cửa hàng – cửa hàn
• Xuất hàng cho mượn
• Xuất hàng tặng…

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho: Hàng trong kho không còn là “nỗi lo” của doanh nghiệp

Đối với khách hàng trên các nền tảng số, có thể quản trị hệ thống, bao gồm: 

• Thiết lập các tham số tùy chọn chung cho toàn bộ hệ thống
• Quản lý danh sách người sử dụng, nhóm người sử dụng
• Phân quyền chức năng sử dụng theo người sử dụng, nhóm người sử dụng

>>> Xem thêm: Phần mềm Quản lý bán hàng đa kênh để tăng điểm chạm khách hàng trên nền tảng số

Phân hệ Quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên gồm các nhiệm vụ chính như chấm công, giao việc, quản lý tiến độ công việc, theo dõi năng suất làm việc của nhân viên. 

Để có thể hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả, phần mềm tích hợp các tính năng check-in/out ngay trên thiết bị di động. Các hoạt động chấm công của nhân viên theo đó sẽ được ghi nhận theo thời gian thực trên hệ thống. 

Quản lý cửa hàng có thể truy cập hệ thống để nắm bắt tình hình làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi. Không những vậy, các phần mềm hiện nay còn cung cấp khả năng giám sát năng suất làm việc nhân viên trực tuyến.

Các chỉ số về năng suất làm nhiệm vụ, doanh số bán hàng được thể hiện chi tiết và trực quan với biểu đồ đường.

Các nghiệp vụ bao gồm:

• Thêm nhân viên, quản lý vai trò, ca làm của nhân viên
• Tổng hợp được dữ liệu lên báo cáo Doanh thu theo nhân viên
• Cho phép hoặc không cho phép tra cứu tồn kho của cửa hàng khác trong chuỗi
• Với mọi tác nghiệp của nhân viên, các số liệu sẽ được thay đổi ngay trên app di động giúp quản lý dễ dàng biết được nhân viên nào đang làm gì qua số liệu, kiểm soát được hóa đơn từng nhân viên tạo ra, qua đó có thể nâng cao được ý thức và trách nhiệm của từng nhân viên bán hàng.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự: Hiểu và ứng dụng giúp đem lại lợi ích

Phân hệ Quản lý thông tin khách hàng 

Sử dụng ERP để làm thân với khách hàng, mang lại trải nghiệm cá nhân hóa

• Cơ sở dữ liệu khách hàng tập trung: 

Kho lưu trữ tập trung dữ liệu khách hàng, lưu trữ thông tin như chi tiết liên hệ, lịch sử mua hàng, tương tác, sở thích, v.v. Cơ sở dữ liệu hợp nhất này cho phép doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về từng khách hàng và các tương tác của họ giữa các bộ phận và điểm tiếp xúc khác nhau.

• Tích hợp quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Hệ thống ERP thường bao gồm phân hệ CRM hoặc tích hợp với các hệ thống CRM độc lập. cho phép doanh nghiệp quản lý các mối quan hệ với khách hàng hiệu quả hơn bằng cách nắm bắt và theo dõi các tương tác của khách hàng, quản lý khách hàng tiềm năng và cơ hội cũng như tự động hóa quy trình bán hàng và tiếp thị. Nó đảm bảo rằng dữ liệu khách hàng được chia sẻ liền mạch giữa các phòng ban, tăng cường sự hợp tác và dịch vụ khách hàng.

• Quy trình quản lý đơn hàng và bán hàng

Hợp lý hóa quy trình quản lý đơn hàng và bán hàng, từ nhận đơn đặt hàng của khách hàng đến thực hiện và lập hóa đơn. Bằng cách tích hợp dữ liệu khách hàng, thông tin sản phẩm, mức tồn kho và giá cả, doanh nghiệp có thể xử lý đơn đặt hàng, quản lý tài khoản khách hàng một cách hiệu quả và cung cấp cập nhật trạng thái đơn hàng chính xác và kịp thời.

• Phân khúc và đánh giá khách hàng mục tiêu 

Cung cấp các công cụ và chức năng để phân tích dữ liệu khách hàng và phân khúc khách hàng dựa trên các tiêu chí khác nhau như nhân khẩu học, lịch sử mua hàng, hành vi, v.v. Các khả năng phân khúc này cho phép doanh nghiệp xác định khách hàng có giá trị cao, hiểu nhu cầu của họ và nhắm mục tiêu họ bằng các dịch vụ và chiến lược tiếp thị được cá nhân hóa.

• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Kết hợp các chức năng hỗ trợ khách hàng,  cho phép các doanh nghiệp theo dõi và giải quyết các vấn đề của khách hàng, quản lý các thỏa thuận ở cấp độ dịch vụ và duy trì hồ sơ về các tương tác của khách hàng để tham khảo trong tương lai. Các nhóm hỗ trợ khách hàng có thể truy cập dữ liệu khách hàng có liên quan trong hệ thống ERP, cho phép hỗ trợ hiệu quả và được cá nhân hóa.

>>> Xem thêm: Phần mềm CRM – Lựa chọn “trợ lý ảo” trợ giúp Doanh nghiệp tăng điểm chạm khách hàng

Phân hệ Quản lý trưng bày

Để có thể tăng nhận diện thương hiệu cho chuỗi cửa hàng, việc quản lý trưng bày sao cho đồng bộ cũng đóng vai trò quan trọng. Trước đây, các giám sát trưng bày phải kiểm tra trưng bày cửa hàng một cách thủ công (sử dụng spreadsheet, kiểm tra email). 

Cách thức làm việc này mất rất nhiều thời gian để đi giám sát trực tiếp chưa kể đến các thông tin bị rời rạc, không liên kết. 

Phần mềm giúp gói gọn mọi công việc liên quan trưng bày từ thiết lập chuẩn trưng bày, tạo checklist kiểm tra trưng bày đến lấy báo cáo về tỷ lệ triển khai trưng bày vào một nguồn duy nhất. 

Nhờ đó, cấp quản lý có thể truy vấn các dữ liệu và tình hình thực hiện trưng bày tại các cửa hàng thời trang dễ dàng hơn.

Ngoài ra doanh nghiệp có thể đặt những máy cảm biến trong cửa hàng để biết được gian hàng nào có nhiều người dừng lại nhất, rồi trưng bày ở đây những sản phẩm mà cửa hàng đang muốn đẩy đi. Bên ngoài cửa hàng cũng để một máy cảm biến, để biết được rằng có bao nhiêu người đã dừng lại bên ngoài cửa hàng và bao nhiêu người thực sự bước vào cửa hàng để có thể thu hút khách hàng bằng những cách trưng bày khác nhau. 

Những máy cảm biến này cũng có thể được quản lý bằng phần mềm ERP. 

===> Xem thêm: Câu chuyện thành công truyền cảm hứng của Coolmate

Lợi ích khi ứng dụng ERP vào quản lý chuỗi cửa hàng thời trang 

• Giải pháp phần mềm ERP cho chuỗi cửa hàng thời trang có thể quản lý chi tiết tới từng mặt hàng trong shop. Bao gồm nhóm hàng, lô hàng, chất liệu, màu sắc, kích cỡ…
• Phần mềm ERP cho chuỗi cửa hàng thời trang hỗ trợ phân tích top những mặt hàng nào bán chạy nhất trong tháng, trong quý. Làm cơ sở để nhà quản lý đưa ra quyết định nhập hàng phù hợp với thị hiếu khách hàng, giảm lưu kho.
• Bên cạnh đó tính năng định mức tồn kho trong phần mềm giúp đảm bảo hàng luôn sẵn trong kho tương ứng với mức cầu trong khoảng thời gian nhất định;
• Phần mềm ERP cho chuỗi cửa hàng thời trang giúp quản lý chương trình khuyến mãi, phiếu tích điểm, thẻ Vip cho khách hàng. Tính năng này rất cần thiết cho kinh doanh ngành thời trang theo chuỗi.

Giải pháp tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm 

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay, đau đầu để chọn ra được một phần mềm phù hợp khi đứng trước các “mê cung phần mềm”. Dù đã tổ chức nhiều cuộc họp cùng nhân viên để triển khai sử dụng thử các phần mềm miễn phí,… nhưng doanh nghiệp vẫn chưa biết bắt đâu và làm thế nào cho hiệu quả.Gây lãng phí thời gian, thiệt hại tiền bạc và cả doanh số. Vậy thì, đội ngũ Taca với 20 kinh nghiệm trong phát triển, duy trì và mở rộng giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp là sự lựa chọn cho doanh nghiệp của bạn.

Taca sẽ tư vấn phần mềm dựa trên yêu cầu phần mềm phác nhau, luôn muốn có tính năng riêng biệt theo ngành của doanh nghiệp, tạo nên “bệ phóng” hoàn hảo cho các định hướng chiến lược và cạnh tranh.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm

Taca Business Consulting,