“Trợ lý” Phần mềm Quản lý Chuỗi cửa hàng: Quản lý từ xa mà hiệu quả

Mở rộng phạm vi kinh doanh như tăng diện tích, số lượng nhân viên hay số lượng chi nhánh là mục tiêu mà tất cả các chủ cửa hàng đều nghĩ đến khi chi nhánh đầu tiên hoạt động tốt và ổn định. Nhưng làm thế nào duy trì và quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ một cách hiệu quả nhất?

Thật khó để quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả theo cách thông thường. Với một cửa hàng duy nhất, người quản lý có thể thường xuyên có mặt tại cửa hàng để nắm bắt được tình hình và hoạt động của cửa hàng đó, tuy nhiên không thể áp dụng phương thức đó đối với chuỗi cửa hàng vì chủ cửa hàng không thể cùng một lúc có mặt ở 2,3 thậm chí là 10 nơi. Chủ các chuỗi cửa hàng thuê nhân sự quản trị từng cửa hàng một và thực hiện gửi báo cáo theo doanh số và những việc phát sinh định kỳ, cách này một phần nào đó giải quyết được khó khăn trong khâu quản lý, nhưng lại không thể giúp chủ chuỗi cửa hàng nắm bắt được chi tiết từng cửa hàng một.

Quản lý từ xa bằng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng mang lại hiệu quả cao hơn nhiều, không những không phải trực tiếp đến từng cửa hàng một để kiểm tra mà còn có thể quản lý tỉ mỉ từng hoạt động trong từng cửa hàng. Trong bài phân tích dưới đây, Taca sẽ mang đến cho bạn đọc những khía cạnh mà phần mềm quản lý cửa hàng có thể “hỗ trợ” và chiến lược tổng thể để phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả. 

“Trợ lý ảo” phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng giúp bạn những khía cạnh nào

“Trợ lý” phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng có thể giúp

Bán hàng tại quầy – Nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn

Không cần tốn nhiều thời gian để tạo đơn hàng, nhân viên bán hàng chỉ cần quét mã vạch của sản phẩm. 

Đẩy nhanh quá trình in hóa đơn cũng như thanh toán cho khách hàng, tránh sai lệch về thông tin đơn hàng cũng như khách hàng, và những nhầm lẫn khi tính toán giá cả.

Trước đây, để biết được tình hình hoạt động và hiệu quả bán hàng của từng cửa hàng một, chủ của chuỗi cửa hàng thường được biết thông qua quản lý cửa hàng đó hoặc một người thứ 3 – do đó, thông tin có thể bị sai lệch do vô ý hoặc cố ý và có thể tạo cơ hội cho gian lận xuất hiện và phát triển.

Với tính năng bán hành trực tiếp tại quầy, thông tin bán hàng được chuyển trực tiếp lên hệ thống, chủ cửa hàng không cần phải thường xuyên lui tới từng cửa hàng trong chuỗi, mà vẫn có thể nắm bắt và kiểm soát được công tác bán hàng của từng cửa hàng với một chiếc máy tính xách tay, máy tính để bàn, máy tính bảng hay tiện lợi hơn là một chiếc điện thoại thông minh.

Ngày hôm nay, cửa hàng A bán được bao nhiêu đơn hàng, cửa hàng B bán được bao nhiêu đơn hàng và số đơn hàng bán ra có tương ứng với số sản phẩm/ nguyên vật liệu còn tồn trong kho hàng hay không, chủ chuỗi có thể “đối chiếu” được thông qua phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng.  Như vậy, người quản lý có thể có cái nhìn khách quan nhất về tình hình kinh doanh của từng cửa hàng, qua đó có những điều chuyển hợp lý cho phù hợp với tình hình thực tế ở từng cửa hàng dựa trên “số thực” trên “màn hình ảo” 

Phân quyền quản lý nhân viên – Giám sát và đánh giá kết quả 

Bởi tính chất của mô hình chuỗi cửa hàng với rất nhiều nhân viên, để kiểm tra thái độ làm việc hay hiệu quả công việc của từng nhân viên, mà từ trước đến nay, các ông chủ chỉ có thể nắm bắt được thông tin về nhân viên thông qua người quản lý trực tiếp nếu muốn trả lương theo hiệu quả làm việc của nhân viên. Nhân viên này làm việc có tốt không, có trung thực không,… đều được truyền tải qua người quản lý và đôi khi vì những lý do vô tình hoặc cố tình, thông tin của nhân viên không được truyền tải đúng.

Với phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, không cần đến trực tiếp tại cửa hàng,chủ chuỗi cũng có thể kiểm tra được hiệu quả làm việc của nhân viên. Với việc phân quyền cho từng nhân viên thao tác trên phần mềm, các chủ cửa hàng có thể dễ dàng quản lý được hiệu quả bán hàng của nhân viên, giám sát được mọi hoạt động liên quan đến bán hàng của nhân viên mà không cần tốn thời gian cho việc quan sát trực tiếp. Với mọi tác nghiệp của nhân viên, các thông tin sẽ được lưu trữ ngay trên phần mềm giúp quản lý dễ dàng biết được nhân viên nào đang làm gì, kiểm soát được TỪNG HÓA ĐƠN do TỪNG NHÂN VIÊN xuất ra (nếu muốn), qua đó có thể nâng cao được ý thức, trách nhiệm của từng nhân viên bán hàng và hạn chế được gian lận trong quá trình vận hành.

Mỗi nhân viên sẽ có một tài khoản làm việc riêng để bán hàng, các thông tin về thời gian đăng nhập phần mềm, thời gian chốt ca, doanh số bán hàng của từng nhân viên sẽ được CẬP NHẤT đầy đủ và chính xác trên phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng. Tất cả các thao tác của nhân viên đều lưu lại lịch sử, các chủ cửa hàng có thể dễ dàng kiểm tra khi có chênh lệch. Quy trình chặt chẽ như vậy cũng hạn chế tối đa tình trạng thất thoát, gian lận tại các cửa hàng.

Chủ doanh nghiệpcó thể biết giờ làm việc của mọi nhân viên, biết nhân viên đến sớm hay muộn hoặc tự động thay ca khi chưa được phép bằng cách kiểm tra thời gian đăng nhập / đăng xuất hệ thống trong phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng. Tất cả các hành động của nhân viên, từ tạo đơn hàng, bán hàng, đến chế biến sản phẩm, đều được ghi lại chi tiết trong nhật ký hoạt động của phần mềm. 

Doanh số bán hàng của nhân viên được tự động ghi lại trong máy bán hàng và gửi lên hệ thống quản lý phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng. Chủ cửa hàng có thể xem và lọc các báo cáo bán hàng của nhân viên để nắm được năng suất lao động của nhân viên. Các báo cáo bán hàng của phần mềm quản lý nhân viên phân loại nhân viên có thu nhập / thu nhập cao nhất, được trình bày dưới dạng biểu đồ họa trực quan hoặc bảng số liệu.

Đến cuối tháng, chủ chuỗi cửa hàng hoặc kế toán chuỗi có thể “ngồi nhà” thực sự là “ngồi mát ăn bát vàng”,  khi thực hiện báo cáo bán hàng theo từng nhân viên trên hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp để biết được doanh số tổng của nhân viên đó và thực hiện tính lương theo hiệu quả. Không cần tổng hợp sổ sách, không sợ nhân viên khai khống không trung thực. Vẫn là những con “số thực” trên “màn hình ảo”. 

Một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tích hợp tính năng quản lý và kiểm soát nhân viên, nhìn chung, đều có thể:

• Giới hạn quyền truy cập trong hệ thống: Chủ cửa hàng hoặc quản lý chi nhánh có thể tùy chọn những thao tác mà nhân viên được phép thực hiện bằng tính năng Phân quyền nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ được phân một vai trò phù hợp với từng hoạt động ở cửa hàng.
• Cải thiện hiệu quả quy trình làm việc: Cho phép chủ cửa hàng theo dõi hoạt động của nhân viên, quản lý thời gian và năng suất làm việc của từng người. Từ đó đảm bảo mọi thứ diễn ra tốt đẹp và phát hiện sớm tình trạng nhân viên không trung thực, gây thất thoát cho cửa hàng.
• Quản lý nhân viên nhiều chi nhánh cùng lúc: Bạn có thể quản lý hiệu suất làm việc của hàng trăm nhân viên cùng một lúc ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng, tạo tính minh bạch trong quá trình làm việc từ đó có thể đưa ra lương thưởng rõ ràng cho từng cá nhân.

Quản lý hiệu quả doanh thu – Loại bỏ thất thoát không đáng có

Đối với bán lẻ nói chung và đặc biệt là chuỗi cửa hàng bán lẻ, việc kiểm tra và quản lý theo thời gian thực (just in time) doanh thu bằng cách thông thường là rất khó khăn bởi không phải lúc nào người quản lý cũng có thể có mặt hoặc nhân viên cũng có thể kiểm tra được mọi hoạt động của cửa hàng để có báo cáo cho chính xác và hợp lý.

Những khó khăn doanh nghiệp có thể gặp phải về tài chính đó là: Khó quản lý dòng tiền và quản lý nguồn vốn; cập nhật báo cáo doanh thu, tính lãi lỗ chậm; không tối ưu được lợi nhuận tài đầu tư chậm hoặc đầu tư sai chỗ. Với chức năng Report – báo cáo, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng giúp: báo cáo doanh thu nhanh chóng, theo thời gian thực, xuất báo cáo tài chính nhanh chóng theo thời gian thực, nhà quản trị nắm bắt thông tin nhanh→ Giảm thời gian tính toán lợi nhuận, xác định được nhu cầu thị trường và dự đoán được các xu hướng và chiến lược đầu tư

Mà một khi có những sai sót và chênh lệnh trong doanh thu (theo tháng theo tuần, thậm chí là theo ngày), chủ chuỗi cũng có thể truy xuất và xử lý kịp thời sai sót này, trước khi gây ra thiệt hại lớn hơn cho chuỗi.

Một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tích hợp tính năng quản lý tài chính -doanh thu, nhìn chung, cần phải:

• Cho phép bạn quản lý mọi thu chi của các cửa hàng một cách chi tiết nhất mà không cần thường xuyên có mặt tại mọi chi nhánh, chỉ với một nền tảng duy nhất.
• Theo dõi tổng quan báo cáo doanh thu chi tiết mọi lúc, mọi nơi nhờ có biểu đồ theo dõi trực quan.
• Thông qua đó bạn có thể theo dõi và so sánh hiệu quả kinh doanh của từng cửa hàng để có thể đưa ra một đánh giá tổng quan nhất, và có thể đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng chi nhánh trong chuỗi cửa hàng.Nhưng con “số thực” trên “màn hình ảo” lúc này sẽ là những con số “biết nói”. 

Quản lý thông tin khách hàng – Nắm bắt khách hàng

Cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ cũ bỏ lỡ khách hàng cũ như thế nào?

• Quản lý data khách hàng lẻ tẻ, rời rạc, thiếu thông tin;
• Không có cách phân loại đối tượng, khiến việc chăm sóc không hiệu quả;
• Không có chiến lược chăm sóc khách hàng; bỏ lỡ khách hàng cũ tiềm năng do không hiểu khách hàng 

Bên cạnh chất lượng sản phẩm thì dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng là YẾU TỐ CẠNH TRANH mà cửa hàng bán lẻ hiện nay hướng tới, tuy nhiên lại chưa có phương pháp thu thập và quản lý thông tin khách hàng một cách khoa học khiến khách hành “dứt áo” rời bỏ doanh nghiệp không thương tiếc.

Nhất là đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, gia tăng trải nghiệm khách hành là vũ khí cạnh tranh mũi nhọn, khi mà doanh nghiệp vừa và nhỏ không thể cạnh tranh về giá, thương hiệu hay chất lượng sản phẩm với các doanh nghiệp “to lớn” hơn. Đó cũng là lý do tại sao CRM doanh nghiệp vừa và nhỏ lại là một lựa chọn sáng suốt cho doanh nghiệp “bứt tốc”. 

Với cách làm thủ công, khi cần tra cứu lại thông tin khách hàng để đổi trả hàng, khuyến mãi hay tặng quà tri ân, các cửa hàng phải tìm lại các hóa đơn mua hàng hoặc tra cứu lại số sách rất mất thời gian chưa kể đến sai sót thông tin, đặc biệt là với nhiều cửa hàng có hệ thống khách hàng lớn.

Việc lưu thông tin tất cả khách hàng trên phần mềm như tên, số điện thoại, địa chỉ, doanh số và công nợ khách hàng sẽ giúp các chủ cửa hàng tìm kiếm khách hàng nhanh chóng và quản lý hiệu quả. Với tính năng quản lý chuỗi cửa hàng, thông tin khách hàng sẽ là chung ở tất cả cửa hàng. Khách hàng mua sản phẩm tại cửa hàng này có thể đổi trả hay hưởng khuyến mãi ở cửa hàng khác. Đây là đặc trung mà chỉ kinh doanh chuỗi cửa hàng mới có. Việc nên, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng cũng sẽ có cơ sở dữ liệu chung để phục vụ đa cửa hàng như một: tốt như nhau.

Giải pháp Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sẽ giải quyết cho bạn những vấn đề này thông qua: nhập và lưu trữ thông tin, khách hàng đầy đủ, đồng bộ tập trung; hỗ trợ phần nhóm đối tượng khách hàng; đánh dấu tiến trình chăm sóc cho từng khách hàng cụ thể. Nhờ vậy doanh nghiệp: Hiểu khách hàng, có chiến lược chăm sóc phù hợp với từng đối tượng cụ thể, theo dõi quá trình chăm sóc → Tỷ lệ khách hàng quay lại sử dụng sản phẩm, dịch vụ tăng→ tăng doanh số bán hàng.

Đến cả một số công việc chăm sóc khách hàng tỉ mẩn hơn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng cũng có thể giúp bạn. Ví dụ như, Cửa hàng sẽ gửi được các email tự động cho từng khách hàng để giới thiệu sản phẩm mới, các chương trình khuyến mãi để kích thích mua hàng và những lời chúc mừng khách hàng vào những dịp đặc biệt.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tích hợp khả năng quản lý quan hệ khách hàng hoặc một phần mềm CRM cho chuỗi cửa hàng hoạt động hiệu quả có thể:

• Thu thập thông tin khách hàng hiệu quả: Đối với các khách hàng đã thực hiện mua sản phẩm thì thông tin của họ đều được thu thập và lưu trữ trên một trang quản trị duy nhất, giúp người bán có thể truy xuất dữ liệu, nắm bắt sở thích, lịch sử mua hàng… của từng cá nhân để áp dụng các chiến lược marketing phù hợp.
• Gia tăng doanh số bán hàng: Dựa vào những nhu cầu, mong muốn và sở thích của khách hàng, bạn có thể tạo ra những chiến dịch marketing phù hợp với từng nhóm đối tượng nhằm giúp khách hàng quay trở lại để tiếp tục mua sản phẩm. Từ đó giúp bạn gia tăng doanh số bán hàng.
• Hiểu rõ hành vi khách hàng: Việc lưu lại thông tin và lịch sử mua hàng giúp bạn dự đoán được hành vi của khách hàng trong tương lai. Khi đó, bạn dễ dàng đẩy mạnh chiến lược marketing như gửi email, thông báo đẩy nhắm đúng vào tâm lý, mong muốn của người mua, giúp bạn gia tăng doanh số bán hàng.
• Chăm sóc khách hàng: Các dữ liệu thu thập được như lịch sử mua hàng, địa chỉ email, số điện thoại hoặc ngày sinh có thể phục vụ tốt cho các hoạt động chăm sóc khách hàng. Gia tăng lượng khách hàng thân thiết.

Quản lý đơn hàng – quản lý đơn hàng từng chi tiết thành công

Quản lý đơn hàng của tất cả các kênh bán hàng như GoMUA, Shopee, Lazada… và chính website của bạn về cùng 1 nền tảng.

Hơn hết ở tính năng quản lý đơn hành này bạn còn có thể theo dõi chi tiết thông tin đơn hàng từ người lên đơn, thông tin khách hàng đặt đơn, ngày giờ mà đơn hàng được tạo.

Theo dõi quá trình vận chuyển của đơn hàng để đảm bảo rằng đơn hàng có thể đến tay khách hàng đúng thời gian đã được định, theo dõi các đơn hàng đổi trả hoặc bị hủy.

Nếu có sai sót gì trong quá trình vận đơn và giao hàng, hệ thống quản lý chuỗi cửa hàng sẽ cảnh báo cho bạn xử lý.

Quản lý kho hàng – cập nhật tự động tồn kho 

Quản lý kho của một cửa hàng là một công việc khó khăn, quản lý kho của chuỗi cửa hàng lại khó khăn gấp bội

Thật không đơn giản để thường xuyên cập nhật số lượng hàng hóa thực tế của các kho hàng khi mà công việc kiểm kho thủ công mất rất nhiều thời gian và công sức – tuy nhiên việc này rất cần thiết trong việc cập nhật số liệu chính xác về kho dữ liệu chung để nhà quản lý có thể kiểm soát được số lượng hàng hóa và có kế hoạch điều chuyển hàng hóa giữa các kho hàng khi cần thiết. Quản lý kho không chặt chẽ còn rất dễ tạo điều kiện cho gian lận xảy ra.

Với chức năng báo cáo chuỗi kho liên cửa hàng của phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, chỉ cần một thiết bị di động, các ông chủ đã có thể kiểm soát được số lượng hàng tồn kho từ bất kỳ nơi nào. Thay vì phải kiểm kho hàng hóa mất rất nhiều thời gian, với phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, mỗi khi có giao dịch phát sinh hóa đơn bán hàng, hàng hóa bán ra sẽ được trừ trực tiếp trên kho hàng, vì thế kho hàng sẽ được tự động cập nhật số lượng hàng tồn trên thực tế.

Toàn bộ dữ liệu hàng hóa ở các kho hàng sẽ được cập nhật liên tục lên kho tổng và quản lý theo thời gian thực, nên chủ chuỗi cửa hàng dễ dàng biết được tình trạng hàng hóa ở từng kho để có những kế hoạch xuất nhập hàng và điều chuyển hàng hóa giữa các kho cho hợp lý.

Khi quản lý kho nhà hàng mà không có những quy trình quản lý thông qua phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, cụ thể thì rất khó xác định chính xác đâu là kẽ hở dẫn đến thất thoát hàng hóa và những hậu quả khó lường liên quan trực tiếp đến tình hình kinh doanh. 

Một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng có tính năng quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể trợ giúp chủ chuỗi cửa hàng như sau:

• Tính năng kiểm kê và báo cáo hàng hóa giúp bạn biết được thông tin về nguyên vật liệu đầu ngày và cuối ngày. Có phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng – danh mục hàng tồn kho còn cho phép xuất file excel để kiểm tra nguyên vật liệu trong kho, giúp việc kiểm kê trở nên nhanh chóng, đơn giản hơn.
• Đồng bộ quy trình bán hàng, tự động trừ nguyên liệu trong kho mỗi khi có đơn hàng bán ra. Mọi dữ liệu được nắm bắt theo thời gian thực, từ đó giảm thất thoát tối đa. 
• Dễ dàng đặt mức hàng tồn kho cho từng nguyên liệu. Bạn có thể cài đặt cảnh báo khi mức tồn kho đạt đến mức PHẢI ĐẶT HÀNG LẠI. Đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, tránh xảy ra tình trạng HẾT HÀNG, HOẶC HẾT NGUYÊN LIỆU.. 
• Quản lý thời gian sử dụng của các nguyên liệu chế biến, đặc biệt là những mặt hàng dễ hỏng. Nhận thông báo khi các MẶT HÀNH SẮP HẾT HẠN.
• Phân chia hàng hóa theo chi tiết: tên sản phẩm, mã sản phẩm, màu sắc, kích thước, chất liệu,…giúp bạn kiểm soát được số lượng hàng hóa cũng như tồn kho sản phẩm. *
• Tồn kho của từng sản phẩm sẽ được cập nhật tự động khi sản có bất cứ giao dịch được hoàn thành, bạn không cần phải tốn thời gian công sức để rà soát kiểm kho như các phương pháp cũ.
• Theo dõi quản lý lịch sử nhập hàng, theo dõi công nợ của các cửa hàng đối với các nhà cung cấp.

Tạo và quản lý hiệu quả chương trình khuyến mãi 

Tâm lý chung của khách hàng là mong muốn lựa chọn được sản phẩm có chất lượng tốt, giá thành rẻ hơn. Chính vì lẽ đó mà trong kinh doanh, các cửa hàng luôn chú trọng đến các chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng ghé thăm. Tạo ra các chương trình khuyến mãi, ưu đãi và giảm giá là cách hiệu quả nhất và nhanh nhất để thu hút và tiếp thị.

Chuỗi cửa hàng của bạn có thể tạo các chương trình khuyến mãi theo nhiều hình thức như mã giảm giá, miễn phí vận chuyển, giảm giá theo % sản phẩm… Hoặc tạo các chương trình cho từng tệp khách hàng, từng chi nhánh quản lý khác nhau dựa trên phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng. Từ đó kích thích mua sắm từ phía khách hàng cũ cũng như tiếp cận khách hàng tiềm năng mới, nhằm tăng doanh thu.

Cụ thể bạn có thể:

• Tạo cài đặt cho từng chương trình khuyến mãi như thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, số lượng mã giảm cho chương trình, số lượng khách hàng có thể tham gia chương trình…
• Theo dõi trực quan hiệu quả của chương trình đưa ra đối với từng chi nhánh.
• Nếu giá của nhiều sản phẩm có sự chênh lệch, nhờ các chức năng có sẵn của phần mềm bán hàng- hệ thống quản lý chuỗi cửa hành, cửa hàng có thể tạo bảng giá mới cho từng sản phẩm, dữ liệu được cập nhật vào hệ thống toàn chuỗi.  Khi nhân viên bán hàng tạo hóa đơn thì hệ thống tự động thanh toán theo giá ưu đãi mới dành cho khách hàng, hoặc thiết lập cho các mặt hàng như mua 1, mua 1 miễn phí, mua 3 tặng 1, hoặc tặng kèm sản phẩm khác.

Việc quản lý đồng bộ chuỗi chi nhánh trong quá trình khuyến mãi sản phẩm cũng rất cần thiết. Các chủ cửa hàng hoàn toàn có thể tin tưởng vào công cụ phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng. 

Xem báo cáo tổng quan từng chi nhánh, chuỗi cửa hàng 

Tất cả các báo cáo từ phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng được hiển thị hàng ngày, thậm chí hàng giờ. Điều này có nghĩa là  công việc kinh doanh của bạn sẽ trở nên HIỆU QUẢ HƠN.

Ví dụ, ngày hôm đó cửa hàng đã có lãi là bao nhiêu? Lượng khách ra vào quán là bao nhiêu… Mọi thứ đều hiển thị trên màn hình tổng hợp của phần mềm. Báo cáo được trình bày dưới dạng biểu đồ để dễ dàng so sánh giữa các cửa hàng, điểm bán và hiệu quả làm việc của từng cá nhân nhân viên. Tất cả các báo cáo này có thể dễ dàng xuất sang các tệp Excel, PDF để lưu và so sánh.

Với phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, doanh nghiệp có thể tạo báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn giúp đưa ra những quyết định thông minh khi kinh doanh chuỗi cửa hàng. Cụ thể hơn, hệ thống phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng này có thể:

• Lọc báo cáo theo những dữ liệu bạn quan tâm. Từ đó, có cái nhìn trực quan hơn về số liệu. 
• Dễ dàng xem báo cáo hàng giờ, ngày, tuần, tháng, năm để phân tích tổng thể.
• Đánh giá hiệu suất các mặt hàng bằng cách xem doanh số bán hàng theo mặt hàng. Biết được mặt hàng nào bán chạy sẽ giúp bạn điều chỉnh hàng nhập trong kho. 
• Kiểm soát chặt chẽ tình hình kinh doanh với những dữ liệu được lưu trữ an toàn trên điện toán đám mây. 
• Báo cáo thể hiện hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp chủ nhà hàng đưa ra những quyết định đúng đắn trong việc thưởng/ phạt.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng trên điện thoại di động? Tại sao không? 

Các chủ cửa hàng không thể luôn có mặt tại một chi nhánh. Vậy làm sao để quản lý từ xa mà không cần đến cửa hàng? Giải pháp từ phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng – giúp quản lý một cách nhanh chóng, ngay trên chiếc điện thoại Smartphone.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng qua điện thoại di động giúp người dùng vô cùng tiện lợi trong việc quản lý công việc kinh doanh của mình mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh kết nối mạng, chủ chuỗi có thể sử dụng ứng dụng phần mềm quản lý trên mọi thiết bị. Đặc biệt với sự phủ sóng rộng khắp của mạng Wi-Fi và 3G như hiện nay, các chủ cửa hàng sẽ rất thuận tiện trong việc quản lý mọi đơn hàng từ xa  mà không cần phải có mặt tại cửa hàng 24/24.

===> Xem thêm: Bí quyết quản lý chuỗi cửa hàng quản lý thời trang hiệu quả và ứng dụng ERP

Chiến lược xây dựng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ ra sao?

Ứng dụng 2,3 phần mềm riêng lẻ tự phát để quản lý chuỗi cửa hàng sẽ không thực sự mang hiệu quả cho quá trình quản lý. Ông chủ chuỗi cửa hàng sẽ không thể thoát khỏi công việc quản lý bận rộn chứ đừng nói đến quản lý cửa hàng từ xa. 

Phải có chiến lược xây dựng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng thì hiệu suất của các “trợ lý ảo” mới “hiển hiện rõ ràng. Nếu chưa thể bắt tay vào thực hiện toàn bộ chiến lược thì ít nhất doanh nghiệp sẽ biết được mình sẽ phải ứng dụng những phần mềm nào, “đổ tiền” vào những chỗ nào mới là “khôn ngoan”

Doanh nghiệp hãy xây dựng chiến lược phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng với các yếu tố sau: 

Chiến lược xây dựng phần hệ đầy đủ phần mềm chuỗi quản lý cửa hàng

Phần mềm quản lý bán hàng thông minh, linh hoạt

• Bán hàng đa kênh, dữ liệu chuyển về đồng bộ trên một hệ thống để dễ kiểm soát đơn hàng.
• Hỗ trợ thanh toán theo nhiều hình thức: tiền mặt, ATM, VISA, ví điện tử,…
• Hỗ trợ bán hàng trên nhiều thiết bị: máy tính, di động, tabs, PC,… và trên các hệ điều hành khác nhau.
• Sử dụng và quản lý các thiết bị ngoại vi: máy quét mã vạch, in tem, hoá đơn,…
• Hệ thống hỗ trợ bán hàng liên tục ngay cả khi không có kết nối mạng.
• Tốc độ xử lý nhanh chóng: Hệ thống phần mềm quản lý cửa hàng bán lẻ cần có tốc độ truy cập nhanh, tránh mất thời gian của cả khách hàng và người bán. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng trực quan, dễ sử dụng: Không phải nhân viên nào cũng có khả năng công nghệ tốt, doanh nghiệp hãy lựa chọn phần mềm thiết kế trực quan và dễ sử dụng.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng giải quyết vấn đề quản lý kho

• Quản lý sản phẩm và biến thể sản phẩm: Mẫu mã, màu sắc, chất liệu, kích thước, số lượng,…
• Cập nhật theo thời gian thực thông tin tồn kho, xuất nhập kho,… của từng cửa hàng và của toàn hệ thống.
• Quản lý kho bằng mã vạch, QRcode,… và hệ thống truy vấn nguồn gốc, thông tin sản phẩm nhành chóng bằng một lần quét mã.
• Phần mềm có khả năng tổng hợp, truy xuất báo cáo phục vụ cho chiến lược marketing như: Đẩy mạnh sản phẩm, đưa chương trình khuyến mãi, xả hàng tồn,…

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tích hợp chăm sóc khách hàng thông minh

• Lưu trữ thông tin do khách hàng cung cấp và lịch sử mua hàng, có thể phân loại khách hàng phục vụ cho chiến dịch marketing.
• Quản lý các thông tin tích điểm, khuyến mãi, chiết khấu,… cho từng khách hàng vào các thời điểm chạy chiến dịch.
• Theo dõi công nợ, tiến độ thanh toán, đặt cọc, trả góp,… tránh sai sót cho quá trình bán hàng.

Quản lý các chiến dịch sale, marketing

• Tích hợp email marketing, tổng đài,…
• Tích hợp với website, leadform,… để thu data lead, lưu trữ vào hệ thống tổng
• Công cụ tạo mã giảm giá, khuyến mãi, coupon, voucher,…

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng giúp quản lý nhân sự

• Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng có phân quyền truy cập cho từng nhân viên, theo cấp bậc và quyền hạn tùy chỉnh.
• Quản lý thông tin nhân viên, ca làm việc, lịch sử công việc, truy vết thao tác,… để có thể đánh giá chất lượng nhân sự, truy cứu trách nhiệm.
• Theo dõi kpi nhân sự để có chính sách lương, thưởng phù hợp.
• Có công cụ hỗ trợ quản lý nhân sự từ xa, trong điều kiện không thể làm việc trực tiếp tại cửa hàng.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng với tính năng quản lý tài chính

• Quản lý công nợ nhà cung cấp, đối tác, vận chuyển, khách hàng,…
• Quản lý dòng tiền, lưu vết chính xác từng thao tác trong xuất nhập hàng, bán hàng,…
• Báo cáo tài chính, phục vụ cho các chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Các yêu cầu chung khác về phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ

• Thiết kế giao diện trực quan, tập trung, dễ sử dụng
• Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng có tốc độ xử lý nhanh chóng
• Có thể tùy chỉnh, tích hợp linh hoạt theo yêu cầu doanh nghiệp
• Cam kết về tính bảo mật thông tin, dữ liệu
• Có sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp trong: Cài đặt, đào tạo sử dụng, nâng cấp, bảo trì

Trên đây là “chân dung” một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng với đầy đủ tính năng và phần hệ để quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả nhất. Trên thực tế không có chủ chuỗi nào áp dụng đồng loạt tất cả các tính năng này của phần mềm quản lý này mà thành công cả. Doanh nghiệp cần “chia nhỏ” những tính năng và lên kế hoạch chiến lược thông minh để việc tích hợp phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng đạt được kết quả cao nhất với nguồn ngân sách ít nhất.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiểm một đơn vị vừa có thể tư vấn và theo sát quá trình thiết kế xây dựng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng của bạn, Taca rất vinh hành nếu có thể trở thành đối tác đồng hành.

Với kinh nghiệm tư vấn thiết kế và triển khai nhiều dự án xây dựng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp,  tư vấn triển khai chuyển đổi số toàn diện,..và với đội ngũ chuyên gia hơn 20 năm kinh nghiệm trong phát triển, duy trì và mở rộng giải pháp phần mềm cho DN dựa trên nền tảng hiện đại, độc quyền. Taca cam kết sẽ luôn mang đến cho doanh nghiệp những ý kiến chuyên gia sâu sắc, đảm bảo độ khả thi, thành công của hệ thống từ khi bắt đầu cho đến tận khi kết thúc và cả sau khi đã đưa vào hoạt động.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm

Taca Business Consulting,