Phần mềm quản lý nhân sự: Hiểu và ứng dụng giúp đem lại lợi ích

Phần mềm quản lý nhân sự HRM là gì?

HRM – Human Resource Management – Quản trị nguồn nhân lực. Quản lý toàn bộ các hoạt động nhân sự, các quyết định liên quan tới nhân sự trong doanh nghiệp được gọi chung là quản trị nguồn nhân lực. 

Phần mềm quản lý nhân sự HRM là công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp trong công tác quản trị nhân sự. Ứng dụng của công nghệ thông tin trong phần mềm quản trị nhân sự giúp quá trình quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn. Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp khai thác nguồn lực hiệu quả, tăng năng lực nhân sự, tạo sự gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp, hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. 

Phần mềm quản trị nhân sự hiện nay được thiết kế trực quan gần gũi với người dùng, bám sát các yêu cầu nghiệp vụ về quản trị nhân sự, quản trị phúc lợi nhân viên, quản lý chấm công – tính lương, nghỉ phép trực tuyến, các công việc quản lý khác liên quan đến đồng phục, phúc lợi, thăng tiến, v.v.

Ngoài ra, phần mềm còn giúp doanh nghiệp tập trung nâng cấp chiến lược quản trị nguồn nhân lực, thông qua việc xử lý các khâu tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nguồn nhân lực – nguồn tài nguyên quý giá nhất của công ty.  Với sự hỗ trợ của phần mềm, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo mọi hoạt động thực hiện đầy đủ, hiệu quả cao, đem lại lợi ích và giá trị như mong đợi. 

Việc giữ người và giữ tiền trong kinh doanh luôn là điều quan trọng đối với các ông chủ

Một lưu ý, khi xây dựng hệ thống phần mềm nhân sự cho mỗi công ty thuộc các ngành nghề khác nhau sẽ có những vấn đề riêng biệt, TACA hiểu:

• Doanh nghiệp sản xuất gặp vấn đề rất mệt mỏi trong việc xử lý dữ liệu công hằng ngày khi Ca làm việc không cố định gồm: ca ngày, ca đêm, OT, tăng ca, công ngày lễ, công thời gian trống, Nhân sự liên tục điều chuyển giữa các dây chuyền và tổ sản xuất. Một số công nhân lớn tuổi quen chấm công giấy, không biết sử dụng công nghệ. Vì thế dữ liệu khó kiểm soát. Thứ hai, việc tính lương xuyên đêm không phải chuyện hiếm, Hệ thống lương của DN sản xuất không đơn giản 8 tiếng/ ngày mà được đặc thù hóa theo ngành (Ví dụ:Đơn giá tiền lương từng công đoạn khác nhau, Lương hệ số, lương khoán theo tổ, sản phẩm, dây chuyền,…Công nhân hưởng lương sản lượng nhiều dây chuyền cùng lúc, Thường xuyên xảy ra bất thường về công: thiếu chấm công, sai công, đăng ký nghỉ nhưng vẫn chấm công,…). Ngoài ra Nhân sự của ngành này biến động thường xuyên: Nhân lực chất lượng cao thiếu hụt trên thị trường, nhân lực phổ thông có tỉ lệ nghỉ việc cao, cần tuyển liên tục. Về mặt lưu trữ hồ sơ, Nhân sự thường xuyên thay đổi, thời vụ có, toàn thời gian có, bán thời gian có. Lưu trữ hồ sơ giấy thì khó kiểm soát, theo dõi và tìm kiếm. Lưu trữ Excel thì khó cập nhật liên tục.
• Ngành xây dựng có hệ thống Lương không đơn giản 8 tiếng/ ngày. Các chính sách lương của ngành Xây dựng thường phức tạp với nhiều công thức tính khác nhau: Lương khoán trong quỹ lương cố định, Bảo hiểm theo lương khoán, Lương khoán từng dự án, Phụ cấp theo từng dự án,Quy chế Lương OT: OT ngày, OT đêm, OT ngày lễ, OT cuối tuần, Thủ công tính toán chỉ làm khó Hành chính Nhân sự, làm chậm thời gian trả lương. Nhân viên không có lịch làm việc cố định, câu hỏi đặt ra: Quản lý dữ liệu công sao cho chính xác và logic khi có quá nhiều nhân sự với lịch làm việc không cố định; nhiều ca, kíp khác nhau và làm việc tại nhiều công trường?. Hơn nữa còn vấn đề công nhân vào, ra liên tục xảy ra (chưa kể những nhân sự thời vụ). Lưu trữ giấy tờ chiếm nhiều diện tích và khó hệ thống hóa. Xây dựng kho lưu trữ thế nào để đảm bảo thông tin luôn xuyên suốt và bảo mật?
• Ngành thương mại luôn ‘’đau đáu’’ với bài toán: Nhân viên làm việc không cố định – Nhân sự thường xuyên điều chuyển, xoay ca, đổi ca giữa các cửa hàng hay làm việc bên ngoài. Làm sao để kiểm soát mà không cần dò hỏi thiếu tinh tế?. Cơ chế lương, thưởng đa dạng: Quy chế lương, thưởng, phạt khác nhau theo từng vị trí, cửa hàng.Bài toán Lương OT, kiêm nhiệm, lương KPI phức tạp. Về đánh giá KPI: Với mong muốn tạo động lực cho nhân viên, doanh nghiệp thường đặt ra nhiều tiêu chí đo lường. Nhưng đến khi thực thi, tiêu chí quá xa vời, nhận định bị cảm tính hay chưa có mức thưởng phù hợp. Hơn nữa, thị trường tuyển dụng đầy biến động: là ngành có tỉ lệ turnover cao, doanh nghiệp cần làm gì để thu hút nhân tài ngành Kinh doanh khi có quá nhiều đề mục công việc và thương hiệu Nhà tuyển dụng chưa nổi bật?. Cuối cùng, lưu trữ hồ sơ nhân sự luôn bị rối bời: lưu trữ vật lý và thao tác thủ công khiến việc cập nhật thông tin hay tìm kiếm trở nên khó khăn. Nhất là khi đội ngũ liên tục thay đổi.

==> Xem thêm:

Nghệ thuật quản trị nhân sự: để nhân sự không là ”nỗi đau”

Quản trị nhân lực hiệu quả trong kỷ nguyên số

Forbes – Best HR Management Software 2023

Đánh giá chung các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay

Hiện nay, các phần mềm quản lý nhân sự đã đáp ứng khá đầy đủ các nhu cầu cơ bản trong công việc quản trị nhân sự như quản lý thông tin cá nhân của nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, chấm công, tính lương thưởng và nhiều chức năng khác. Thậm chí, trên thị trường còn có các phần mềm có tính năng đánh giá, đào tạo, cấu tạo chức danh dựa theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp. 

Sự đa dạng lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự giúp các doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm giải pháp phần mềm phù hợp nhất cho mình. Hiện nay, trên thị trường có 2 dạng phần mềm đó là phần mềm quản lý nhân sự Free (miễn phí) và có tính phí. Phần mềm miễn phí cung cấp các nhu cầu đơn giản của các doanh nghiệp nhỏ, không yêu cầu quá nhiều về chức năng quản lý. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, yêu cầu về quản lý nhân sự cao hơn và cần phải tìm kiếm các phần mềm có đa dạng tính năng và tiện ích hơn. Do đó, phần mềm quản lý nhân sự có tính phí là lựa chọn tốt nhất để đáp ứng các yêu cầu cao hơn của các doanh nghiệp vừa và lớn.

Phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với doanh nghiệp nào?

Các tập đoàn, tổng công ty có quy mô lớn, cơ cấu nhân sự đa dạng, phức tạp là đối tượng đầu tiên cần ứng dụng phần mềm quản trị nhân lực. Thông thường, các tập đoàn sẽ có nhiều chi nhánh, phải quản lý nhân sự từ xa và có nhiều đặc thù trong công tác quản lý. Để làm tốt công tác quản lý, họ không thể sử dụng cách thủ công.

Nhà máy sản xuất có quy mô từ 1000 nhân sự, cơ chế chấm công, tính lương đa dạng, hoạt động sản xuất đặc thù cũng rất cần tới hệ thống phần mềm quản trị nhân sự.

Các doanh nghiệp quy mô vừa, từ 200 nhân sự trở lên, hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau cũng có thể tìm đến giải pháp quản trị nhân sự phù hợp.

Một thực trạng, nhiều doanh nghiệp hiện nay đang cảm thấy bị ‘’bỏ rơi’’ sau khi xây dựng xong hệ thống phần mềm quản trị nhân sự. Các tính năng của phần mềm sau khi được đưa vào sử dụng bị thiếu hoặc thừa không dùng được hết, chưa tối ưu được theo ngành nghề hay DN chưa được hỗ trợ đào tạo bài bản.

Ưu điểm của phần mềm nhân sự

Tối ưu chi phí

Nhằm tối ưu hóa hiệu suất công việc nhân sự và tránh lãng phí nguồn nhân lực, doanh nghiệp có thể đầu tư vào hệ thống công nghệ quản lý. Một phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp sẽ giúp tự động chấm công, tính lương và quản lý hồ sơ một cách hiệu quả. Sự đồng bộ hóa thông tin và dữ liệu từ hệ thống này sẽ đẩy mạnh năng suất làm việc của đội ngũ.

Giảm thiểu giấy tờ và hồ sơ trong quản lý

Với các phần mềm quản lý nhân sự, công việc quản lý giấy tờ và thông tin cá nhân của nhân viên, chấm công và quá trình làm việc, được tự động hóa bằng phần mềm giúp giảm thiểu giấy tờ và tài liệu cần thiết. Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp độ bảo mật cao hơn rất nhiều so với phương pháp quản lý dữ liệu bằng Excel hoặc giấy tờ trước đây. Dữ liệu được lưu trữ tại các máy chủ mạnh mẽ của trung tâm dữ liệu, được bảo vệ bởi giao thức SSL, tường lửa và có các chính sách bảo mật mạng nghiêm ngặt. Dữ liệu chỉ có thể truy cập thông qua một số key position được ủy quyền truy xuất, đảm bảo tính an toàn và bảo mật tuyệt đối.

Tính năng đa dạng và vượt trội

Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp nhiều tính năng vượt trội, bao gồm: 

• Quản lý thông tin cá nhân và kỹ năng: Đảm bảo việc quản lý chi tiết thông tin cá nhân, quá trình làm việc, trình độ học vấn, và kỹ năng nghiệp vụ của mỗi nhân viên. Nhờ vào phần mềm, nhân viên và quản lý nhân sự có thể dễ dàng truy cập và tra cứu các thông tin quan trọng như hồ sơ cá nhân, thông tin lương, thời gian làm việc, kỹ năng và vị trí công việc một cách thuận tiện.
• Thông báo hợp đồng lao động: Tự động thông báo về việc hết hạn hợp đồng lao động để đảm bảo quản lý hợp đồng một cách hiệu quả.
• Quản lý chu trình tuyển dụng và đào tạo: Theo dõi toàn bộ quá trình tuyển dụng và đào tạo từ việc lập kế hoạch, triển khai, đến kết quả đánh giá.
• Tạo sơ đồ tổ chức: Xây dựng sơ đồ tổ chức thể hiện cấu trúc và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp.
• Tính toán chấm công và quản lý lương: Giải pháp chấm công không tiếp xúc đang là xu hướng. Nhân viên có thể chấm công bằng điện thoại thông qua hệ thống Wifi, nhận dạng khuôn mặt hoặc định vị vị trí GPS. Đồng thời, phần mềm quản trị nhân sự giúp tính toán mức lương, ngày công, tăng ca của nhân viên, tính toán thuế, quản lý bảo hiểm và lưu trữ các thông tin liên quan đến lương một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
• Đánh giá hiệu suất nhân viên: Phần mềm quản trị nhân sự cung cấp giải pháp đánh giá hiệu suất nhân viên một cách rõ ràng và mạch lạc. Điều này giúp quản lý nhân sự đánh giá hiệu suất làm việc hàng ngày của nhân viên một cách chính xác, từ đó tạo cơ sở để hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả.
• Tối ưu quản lý thời gian làm việc của nhân viên: So với cách làm thủ công hoặc sử dụng Excel, phần mềm quản lý nhân sự cung cấp một phương thức phân chia ca khoa học hơn, tự động hóa quá trình chấm công và cho phép nhân viên linh hoạt đổi ca hoặc thay đổi ca nhanh chóng. Điều này giúp tổng hợp công việc nhanh chóng và chính xác hơn.

Đảm bảo bảo mật dữ liệu tuyệt đối

Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp độ bảo mật cao hơn rất nhiều so với phương pháp quản lý dữ liệu bằng Excel hoặc giấy tờ trước đây. Dữ liệu được lưu trữ tại các máy chủ mạnh mẽ của trung tâm dữ liệu, được bảo vệ bởi giao thức SSL, tường lửa và có các chính sách bảo mật mạng nghiêm ngặt. Dữ liệu chỉ có thể truy cập thông qua một số key position được ủy quyền truy xuất, đảm bảo tính an toàn và bảo mật tuyệt đối.

Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ công, tuy nhiên vẫn còn một số nhược điểm mà cần lưu ý trước khi chọn sử dụng. 

Phần mềm nhân sự miễn phí thường hạn chế nhiều chức năng cho nghiệp vụ nhân sự, không được thiết lập quy trình tự động hóa hoặc kết nối với thị trường tuyển dụng, gây khó khăn trong việc sàng lọc ứng viên phù hợp và báo kết quả trúng tuyển. 

Việc hạn chế dung lượng cũng gây bất cập trong công tác quản lý nhân sự, vì công việc này đòi hỏi lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn.Hơn nữa, các bản phần mềm miễn phí có tỷ lệ rủi ro bảo mật cao hơn và không được hỗ trợ kịp thời khi gặp sự cố. 

>> Khuyến nghi sử dụng:

Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, cập nhật công nghệ mới trong vận hành, nhiều tính năng tiện ích tùy chỉnh nâng cao, có thể CUSTOMISE, CODE riêng đáp ứng đầy đủ theo ngành nghề, nhu cầu thực tế doanh nghiệp. Tránh tình trạng DN sử dụng phần mềm đã lỗi thời, load chậm, thiếu bảo hành bảo trì, thiếu update thường xuyên gây ra nhiều lỗ hổng, hacker xâm nhập, không tương thích với xu hướng hiện đại.

Đối với các ông chủ, thời gian cũng qúy báu như tiền bạc 

Chức năng và tính năng mà phần mềm quản lý nhân sự nên có

Quản lý và thiết lập Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp​

Dưới đây là một số tính năng quan trọng trong phần quản lý cơ cấu tổ chức:

Danh sách đơn vị/phòng ban: Hỗ trợ lưu trữ thông tin về danh sách các đơn vị/phòng ban trong công ty, bao gồm thông tin liên hệ, trực thuộc và chức năng của mỗi đơn vị.Sáp nhập/giải thể đơn vị: Cho phép quản lý thực hiện các hoạt động sáp nhập hoặc giải thể đơn vị trong công ty, đồng thời theo dõi quá trình triển khai và cập nhật thông tin liên quan.Mô hình tổ chức đơn vị: Hiển thị cơ cấu tổ chức bằng các biểu đồ và mô hình dễ hiểu, giúp lãnh đạo và quản lý có cái nhìn tổng quan về tổ chức và cấu trúc của công ty.

Kế hoạch nhân sự hàng năm: Hỗ trợ lãnh đạo và quản lý trong việc lập kế hoạch nhân sự hàng năm, bao gồm dự đoán nhu cầu nhân lực, xác định mục tiêu tuyển dụng và đào tạo, và phân bổ nguồn nhân lực một cách hiệu quả.

Báo cáo thống kê: Hệ thống cảnh báo, nhắc nhở nghiệp vụ (nâng lương, hợp đồng, bổ nhiệm,…); Biểu đồ thống kê, phân tích nhanh; Hệ thống báo cáo theo mẫu có sẵn; Hệ thống báo cáo động, tìm kiếm thông minh –> Xuất dữ liệu dễ dàng; Phân quyền xem các loại báo cáo linh hoạt tùy theo đối tượng người dùng.

Quản lý nhân sự và tuyển dụng

Phần lớn, các phần mềm quản lý nhân sự đều có chức năng xây dựng quy trình tuyển dụng một cách nhanh chóng, thông minh. Tất cả các thao tác đều được tự động hóa và dữ liệu ứng viên được lưu trữ trên 1 nền tảng. Qua đó, doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả công tác tìm người phù hợp với đơn vị.

• Tùy chỉnh tuyển dụng theo nhu cầu: Tạo quy trình tuyển dụng linh hoạt và tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Quản lý hồ sơ ứng viên hiệu quả: Sử dụng hệ thống để quản lý hồ sơ của ứng viên, thực hiện sàng lọc và so sánh thông tin giữa các ứng viên.
• Tích hợp trang web tuyển dụng: Kết nối và tích hợp nhiều trang web tuyển dụng khác nhau để mở rộng phạm vi tìm kiếm ứng viên.
• Tự động gửi email thông báo: Tự động gửi các email thông báo như kết quả, trúng tuyển, mời phỏng vấn, cảm ơn, hoặc từ chối dựa trên các mẫu email đã có sẵn.
• Đo lường hiệu quả tuyển dụng: Sử dụng hệ thống báo cáo tuyển dụng để đo lường hiệu quả tuyển dụng, bao gồm số lượng ứng viên, mức lương mong đợi, mức lương đề xuất, và độ trễ trong việc trả lời.
• Chuyển hồ sơ ứng viên: Chuyển thông tin từ hồ sơ ứng viên sang hồ sơ nhân viên chính thức khi ứng viên trở thành thành viên của doanh nghiệp. Tính năng này nên được tùy chỉnh bổ sung lưu trữ thông tin cá nhân chi tiết về từng nhân viên, bao gồm họ tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, thông tin gia đình và các thông tin cá nhân khác. Ngoài ra, vì đây là những thông tin quan trọng nên độ bảo mật cũng là một yếu tố nên được cân nhắc.

Quản lý hồ sơ và Đơn từ

Phần mềm cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu nhân viên trên hệ thống. Hơn nữa, mọi thông tin và hồ sơ nhân sự đều được bảo mật và dễ dàng tra cứu. Nhờ đó, bộ phận nhân sự sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong công việc giấy tờ.

• Tạo và quản lý hồ sơ nhân sự của từng nhân viên một cách tự động từ hồ sơ tuyển dụng.
• Truy vấn và hiển thị thông tin nhân sự theo các tiêu chí tìm kiếm nâng cao.
• Lưu trữ hồ sơ nhân viên dưới dạng pdf, máy scan không cần giấy tờ rườm rà.
• Tạo hợp đồng lao động trực tiếp từ hồ sơ tuyển dụng hoặc khi cập nhật hồ sơ nhân sự. Đặc biệt có thể in trực tiếp hợp đồng theo mẫu hợp đồng lao động của nhà nước.​
• Hệ thống quản lý, nhắc nhở các ngày quan trọng, ngày lễ tết, sinh nhật nhân viên, hay ngày hết hạn hợp đồng/thử việc.
• Cho phép tìm kiếm, thiết lập vị trí làm việc và cấp bậc của nhân viên trong hồ sơ cá nhân.
• Qua đó, cơ cấu thu nhập cũng được tự động cập nhật và hiển thị chi tiết.

Tính năng này giúp tổ chức quy trình phê duyệt đơn từ một cách trơn tru và hiệu quả. Người dùng có thể chọn người phê duyệt tương ứng với từng loại yêu cầu và đơn từ. Quy trình phê duyệt có thể linh hoạt và tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp. Những đơn từ biến động lao động cũng sẽ được tích hợp tại phần này bao gồm: Lao động mới tăng; Bổ nhiệm, miễn nhiệm; Luân chuyển, điều động; Kiêm nhiệm, biệt phái; Gián đoạn, thôi việc. 

Ví dụ: khi nhân viên đề đơn đi công tác gặp gỡ khách hàng, không thể lên công ty để chấm công, nhân viên có thể chủ động đề đơn lên phần mềm, hành động này sẽ giúp nhà quản lý ghi nhận ngày công cho nhân viên dù nhân viên đó không trực tiếp lên văn phòng để chấm công trực tiếp. Những đơn từ quan trọng sẽ bao gồm: Đơn đăng ký công tác ngoài, Đơn đăng ký tăng ca có thể ở công ty hoặc ở ngoài vị trí quy định, Đơn đăng ký về sớm thai sản, Đơn đăng ký giờ ăn, Đơn đăng ký phép/ tăng ca/ nghỉ sớm / bù công/ etc.

Chấm công, quản lý chấm công

Phần mềm HRM cho phép tích hợp với các loại máy chấm công thông dụng để hỗ trợ doanh nghiệp điểm danh, giám sát, truy xuất thời gian đi làm, ra về của nhân sự. Đặc biệt, đây sẽ là một chức năng cực quan trọng đối với những công ty có quy mô nhân sự ngày càng rộng, cơ chế hoạt động lại thêm nhiều ca, kíp.​

• Nhận dữ liệu từ máy chấm công và tự động chuẩn hóa theo các nội quy được thiết lập bởi doanh nghiệp
• Tùy chỉnh các ca làm với chính sách khác nhau như Giờ ra, giờ vào, đi muộn hay về sớm và giờ giải lao…
• Xây dựng ca làm theo từng phòng ban, bộ phận nhân sự
• Tự động tổng hợp thông tin chấm công cho nhân viên theo dõi song song
• Bảng tổng hợp chấm công tháng sẽ tự động tổng hợp dữ liệu chấm công trong một khoảng thời gian cụ thể, giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về thời gian làm việc của nhân viên.

Tùy vào phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng, khách hàng và người quản lý có thể kiểm soát được vị trí của nhân viên, điều này giúp nhà quản lý biết được vị trí thực tế của nhân viên trong thời gian thực, kiểm tra xem nhân viên có thực sự ở tại vị trí chỉ định không và nhân viên đi thực địa đã đến đúng vị trí thực địa chưa. 

Bản đồ trên website quản lý sẽ hiển thị tất cả vị trí chi nhánh, số lượng nhân viên đi làm tại mỗi chi nhánh, đảm bảo công việc được thực hiện đúng đắn và đủ nguồn lực. Tính năng này giúp quản lý nhân sự dễ dàng theo dõi tình hình và đưa ra quyết định chính xác.

Thực tế tại Việt Nam, đã có nhiều công ty áp dụng những phần mềm chấm công vào doanh nghiệp nhưng do phần mềm chấm công đã quá cũ, một vài nhân viên có thể tìm được lỗ hổng bảo mật từ đó lợi dụng dẫn đến tổn hại cho công ty. Ví dụ đơn giản là chấm công quét mặt, một vài nhóm cá nhân có thể chấm công hộ bằng cách sử dụng ảnh chân dung để chấm công hộ. Hiện tại chỉ có một vài công ty cung cấp giải pháp chấm công bằng công nghệ AI quét 3D, không chỉ quét 2D khuôn mặt mà phần mềm sẽ ứng dụng AI để quét tổng thể 3D cũng như phần hình nền đằng sau của nhân viên, điều này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa gian lận trong chấm công và tránh thất thoát quỹ của công ty.

Quản lý tiền lương

Hệ thống phần mềm HRMs còn hỗ trợ tự động tính tiền lương nhân sự một cách chính xác, nhanh chóng.

• Công thức tính lương linh hoạt: Cho phép định nghĩa các công thức tính lương linh hoạt dựa trên quy chuẩn của doanh nghiệp. Các phương pháp như tính theo bảng chấm công, thời gian làm việc, hoa hồng đều có thể được áp dụng.
• Tính toán khoản phạt và thưởng: Dễ dàng tính toán các khoản phạt và thưởng dựa trên chính sách của công ty, giúp đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quản lý tiền lương.
• Hỗ trợ tính thuế và bảo hiểm: Phần mềm HRMs hỗ trợ tự động tính toán thuế và bảo hiểm, giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác trong quá trình tính lương.
• Theo dõi kỳ tạm ứng lương: Cho phép theo dõi các kỳ tạm ứng lương của nhân viên, đảm bảo tính minh bạch và quản lý tốt tài chính.
• Tự động tổng hợp bảng lương: Hệ thống tự động tổng hợp thông tin liên quan đến lương như các khoản trích theo lương và gửi đến từng nhân viên một cách hiệu quả.
• Xuất bảng lương theo mẫu: Dễ dàng xuất bảng lương theo mẫu của doanh nghiệp để cung cấp thông tin chính xác và chuyên nghiệp cho nhân viên.

Đánh giá nhân sự

• Quản lý Dữ liệu Đánh giá: Tạo và quản lý thông tin đánh giá nhân sự, bao gồm tiêu chí, phương pháp và thang đánh giá.
• Tạo Phiếu Đánh giá Dễ dàng: Dễ dàng tạo phiếu đánh giá theo các tiêu chí quan trọng để định rõ hiệu suất nhân viên.
• Quản lý Trạng thái Đánh giá: Theo dõi và quản lý trạng thái của các phiếu đánh giá nhân sự, bao gồm kết quả đánh giá hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc cuối kỳ.
• Khen thưởng và Kỷ luật: Theo dõi và quản lý hồ sơ khen thưởng và kỷ luật, bao gồm thời hạn khen thưởng/kỷ luật và thông tin về nhân viên.
• Tính Hoa hồng Đa dạng: Tính toán hoa hồng cho các hình thức khác nhau, bao gồm nhân viên kinh doanh và marketing.
• Thiết lập Chế độ Khen thưởng/Kỷ luật Tài chính: Thiết lập và cập nhật chế độ khen thưởng/kỷ luật tài chính cho nhân viên trong phân hệ tính lương, để tính toán tăng/giảm thu nhập một cách chính xác và công bằng.

Có thể tùy chỉnh các tính năng

Phần mềm có thể cung cấp khả năng tùy chỉnh các chức năng và tính năng theo yêu cầu của doanh nghiệp. Người dùng có thể chọn và kích hoạt các tính năng phù hợp với quy trình làm việc và nhu cầu quản lý nhân sự của họ. Điều này giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kinh doanh. Ví dụ doanh nghiệp có quầy bar, bếp riêng, phần mềm có thể cập nhật menu của bếp vào app. Từ đó doanh nghiệp có thể có một hệ sinh thái riêng trong phần mềm và mọi nhân viên sẽ sử dụng nó như một phần cốt lõi của doanh nghiệp.

Hỗ trợ phiên bản Mobile và Website

Phần mềm quản lý nhân sự được hỗ trợ phiên bản Mobile

Trên thị trường hiện tại, có những phần mềm quản lý nhân sự không hỗ trợ phiên bản mobile, điều này gây bất tiện với rất nhiều nhân viên, mỗi lần họ muốn thực hiện kiểm tra lương nhanh đều phải sử dụng qua website. Phần mềm nên được tối ưu hóa để hoạt động trên các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng. Giao diện và chức năng được thiết kế sao cho dễ dàng sử dụng và tương thích trên màn hình nhỏ của điện thoại, đồng thời đảm bảo tính linh hoạt và tiện lợi trong việc quản lý nhân sự khi người dùng không có truy cập vào máy tính cá nhân.

Website sẽ được thiết kế với giao diện dành riêng cho quản trị viên và người dùng được cấp quyền. Giao diện quản trị viên sẽ hiển thị dưới dạng lưới, giúp thao tác nhanh chóng hơn. Quyền của quản trị viên cao hơn, cho phép họ gỡ đơn, duyệt hộ đơn và xử lý dữ liệu nếu người dùng làm sai (chỉ sửa khi có quyền từ ban giám đốc). Điều này giúp giảm tải công việc cho phòng code và giúp quản trị viên hỗ trợ khách hàng một cách chính xác và hiệu quả. Phần mềm cũng hỗ trợ quản lý công tác phí, cấu hình sẽ được thực hiện trên website. Ngoài ra, tính năng truy vết ngược sẽ giúp tìm lỗi nếu có người cố tình làm sai.

Kinh nghiệm lựa chọn và triển khai phần mềm quản lý nhân sự

Dựa vào một số tiêu chí dưới đây để doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp:

• Tìm hiểu nâng cao kiến thức về phần mềm HRIS

Trước khi xác định yêu cầu, mong muốn về phần mềm HRIS cho doanh nghiệp, bạn phải hiểu về tổng quan và những tính năng của HRIS. Kiến thức này sẽ giúp bạn xây dựng được yêu cầu chi tiết, sát với thực tế doanh nghiệp và khả năng thực hiện của phần mềm. Bạn có thể tìm hiểu trên Internet, vào website của các nhà cung cấp phần mềm HRIS hoặc gọi điện tới bộ phận tư vấn phần mềm.

• Quy mô kinh doanh

Khi lựa chọn và triển khai phần mềm quản lý nhân sự, quy mô kinh doanh của doanh nghiệp sẽ là yếu tố quan trọng cần xem xét. Ban đầu, doanh nghiệp hãy chọn phần mềm phù hợp với quy mô kinh doanh.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần một phần mềm quản lý nhân sự dễ sử dụng, không quá phức tạp, và nhanh chóng triển khai. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong quá trình triển khai và đào tạo nhân viên. Cũng như có khả năng tùy chỉnh để có thể phù hợp với quá trình phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp lớn thì cũng sẽ cần một phần mềm có khả năng mở rộng linh hoạt để đáp ứng nhu cầu quản lý nguồn nhân lực trong tương lai, khi doanh nghiệp mở rộng và phát triển.

Tóm lại: Phần mềm quản lý cần có khả năng mở rộng trong tương lai để đáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô kinh doanh.

• Xác định nhu cầu, yêu cầu và mong muốn của doanh nghiệp

Bước này rất quan trọng, giúp bạn xác định rõ, chi tiết các yêu cầu, nhu cầu thực tế và mong muốn của doanh nghiệp bạn, phù hợp với chiến lược trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Việc xác định rõ nhu cầu sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm được nhà cung cấp mà bạn mong muốn trong hàng trăm nhà cung cấp hiện tại. Đồng thời cũng giúp bạn dễ dàng xác định được ngân sách dự kiến. Khi xây dựng nhu cầu, yêu cầu, bạn cần xác định rõ những chức năng, dữ liệu gì bạn muốn quản lý, những báo cáo bạn cần, quy trình bạn thực hiện và những giao diện, tích hợp với hệ thống khác. Hãy trao đổi, phỏng vấn, lấy ý kiến từ lãnh đạo, các bộ phận, phòng ban khác để đảm bảo những yêu cầu, nhu cầu đó đầy đủ, đồng bộ và thống nhất.

• Nhu cầu nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự quản lý những gì?

Nhu cầu quản trị rất đa dạng, mỗi doanh nghiệp lại có những nhu cầu quản trị khác nhau. Phần mềm từ các nhà cung cấp cũng có những điểm khác biệt trong tính năng. Vì thế, cần nắm rõ nhu cầu quản lý của tổ chức để tìm hiểu và chọn phần mềm.

• Bộ tính năng bổ sung

Phần mềm quản lý nhân sự sẽ có bộ tính năng cốt lõi. Ngoài các tính năng này, phần mềm cần có bộ tính năng bổ sung để đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của từng doanh nghiệp, giải quyết những thách thức về quản lý nhân sự theo ngành mà TACA vừa nhắc ở trên. Hơn nữa, khi nhu cầu quản lý mở rộng, phần mềm cũng cần điều chỉnh cho phù hợp.

Một phần mềm hấp dẫn nhân viên có thể có cơ chế tích điểm thưởng tùy chỉnh theo quy chế của công ty. Ví dụ doanh nghiệp có cơ chế tích điểm thưởng, mỗi khi đạt được chỉ tiêu, KPI, nhân viên sẽ nhận được điểm để tiêu dùng trong các dịch vụ mà công ty cung cấp, có thể là phòng tập gym, ngày nghỉ phép có lương hay đơn giản những bữa ăn, cafe chiều tại phòng bếp của công ty. 

• Giá phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm có thể thuê theo tháng/năm hoặc mua đứt. Chi phí đầu tư cũng khác nhau. Phần mềm từ nước có thường có giá cao hơn so với các phần mềm phát triển ở trong nước.
Các dạng phần mềm cho thuê theo gói hàng tháng/năm thường sẽ có bảng giá công khai để tham khảo. Phần mềm yêu cầu cần thiết kế, tùy chỉnh, tích hợp thêm sẽ có chi phí khác hẳn. 

Vì vậy, doanh nghiệp luôn cần nắm rõ nhu cầu sử dụng và tham khảo chi phí kỹ lưỡng khi chọn phần mềm. Một lưu ý khi xây dựng xong hệ thống phần mềm quản lý nhân sự, bạn cũng cần có kế hoạch đào tạo và bảo trì, bảo hành hợp lý.

• Mở rộng vô hạn

Theo mong muốn của chủ doanh nghiệp, phần mềm có thể tùy chỉnh nên được đặt lên hàng đầu. Một phần mềm liên tục cải tiến có thể sẽ biến thành một phần cốt lõi của doanh nghiệp, khi phần mềm không còn chỉ là một phần mềm chấm công đơn giản mà góp sức tạo ra giá trị văn hóa doanh nghiệp, cải thiện, nó chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân được nhân tài.

• Lựa chọn, mời tối thiểu 05 nhà cung cấp phần mềm HRIS để phỏng vấn, demo

Bạn nên tìm một danh sách các nhà cung cấp, sau đó vào Website hoặc gọi điện trực tiếp đến nhân viên tư vấn đề tìm hiểu về tính năng, khoảng giá. Từ đó bạn sẽ tìm được tối thiểu danh sách 05 nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu và ngân sách của bạn. Thông thường các hệ thống HRIS nhỏ, đơn giản sẽ công khai chính sách giá chi tiết. Trong khi các hệ thống HRIS lớn, phức tạp thường cung cấp khoảng giá và chi tiết thường được cung cấp sau khi Demo, khảo sát. Tiến hành sắp xếp lịch, mời từng nhà cung cấp đến phỏng vấn và demo

• Đàm phán với nhà cung cấp

Sau khi cụ thể hóa lại các yêu cầu và phạm vi triển khai của dự án, bước tiếp theo là tiến hành đàm phán với các nhà cung cấp có trong danh sách tối giản. Dựa trên các tiêu chí đánh giá đã được thiết lập trong bảng đánh giá, bạn sẽ tham gia vào quá trình đàm phán để đạt được mục tiêu doanh nghiệp liên quan đến yêu cầu, phạm vi, chi phí, lộ trình triển khai và dịch vụ hỗ trợ.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, chúng tôi khuyên rằng bạn nên tiến hành một sự xem xét tỉ mỉ về chiến lược phát triển phần mềm và dịch vụ hỗ trợ được cung cấp bởi các nhà cung cấp. Điều này nhằm đảm bảo rằng ứng dụng phần mềm sẽ tương thích với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong cả ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.

• Ra quyết định

Việc đưa ra quyết định lựa chọn thường là thách thức đối với nhiều người. Tuy vậy, nếu bạn tuân thủ kỹ các bước được nêu trên và sử dụng một bảng đánh giá yêu cầu, nhiệm vụ này sẽ trở nên dễ dàng hơn, mang lại sự thống nhất và đồng thuận cao hơn.

Như vậy, một phương pháp hữu hiệu để tự động hóa DN, hệ thống hóa các quy trình, giải quyết các thách thức vấn đề nhân sự theo đặc thù ngành để đạt hiệu quả cao và nhanh chóng đó là tận dụng ưu thế của công nghệ thông tin từ phần mềm quản lý nhân sự. Các ứng dụng khoa học công nghệ giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng kinh doanh mới, hoàn thiện mô hình và cải tiến quy trình hiệu quả. Có thể nói, trong thời đại công nghệ 4.0 tiến tới 5.0 hiện nay, sử dụng công nghệ trong hoạt động doanh nghiệp sẽ là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và cải thiện vị thế trên thị trường.

TACASOFT cung cấp giải pháp quản trị chuỗi hoạt động trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Chúng tôi tự tin sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện và gia tăng các giá trị công việc, loại bỏ lãng phí và cải thiện hiệu quả trong các quy trình quản lý doanh nghiệp.

?? Bạn có biết: “Doanh nghiệp xây dựng tiết kiệm được 1 tỷ đồng/năm nhờ áp dụng công nghệ chấm công AI hiện đại”

Một quý khách hàng doanh nghiệp xây dựng của TACA tâm sự rằng công ty anh nắm giữ thị phần không nhỏ trong thị trường Việt Nam, nhưng đi cùng với nó là những thách thức nội bộ khiến anh rất căng thẳng. Việc chấm công truyền thống đã trở thành một gánh nặng khi các vấn đề như gian lận trong chấm công và sự lãng phí tài nguyên khi chuyển động nhân sự qua các công trường khác nhau xuất hiện. Mỗi lần một công trường mới mở cửa, công ty phải đầu tư thêm vào quy trình đăng ký và chấm công vân tay truyền thống, làm tốn đi cả thời gian và nguồn lực.

Một giải pháp đã được doanh nghiệp áp dụng thành công đó là áp dụng công nghệ chấm công bằng AI tiên tiến nhất. Thay vì phụ thuộc vào quy trình đăng ký và chấm công truyền thống, công ty đã đăng kí tư vấn để ứng dụng phát triển phần mềm chấm công bằng AI. Mọi thông tin của nhân viên được tập trung và cập nhật tại một máy chủ duy nhất. Khi nhân viên đăng ký một lần, hệ thống sẽ tự động áp dụng cho tất cả các công trường khác nhau mà họ tham gia. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc tính toán giờ làm việc. 

Sau bốn năm sử dụng hiệu quả vượt ngoài mong đợi, tích kiệm 1 tỷ đồng hằng năm, đến nay công ty vẫn đang tiếp tục ứng dụng phần mềm vào hoạt động của doanh nghiệp. 

Tất cả những thay đổi này không chỉ giúp doanh nghiệp anh tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp và minh bạch hơn, mà còn đem lại lợi ích cho cả nhân viên và khách hàng. Các quy trình hoạt động trở nên hiệu quả hơn, thông tin được truyền tải một cách chính xác và khách hàng có thể tin tưởng vào dịch vụ của công ty, nhân viên vừa tuân thủ kỉ luật vừa hài lòng khi mình được đánh giá chuẩn xác.

Như vậy, câu chuyện về sự thay đổi trong việc quản lý chấm công đã minh chứng cho sự cần thiết của việc áp dụng công nghệ và cải tiến trong môi trường kinh doanh ngày nay.

Taca Business Consulting,