Ứng dụng phần mềm quản lý KPI: Khắc phục những sai lầm trong quản lý KPI của doanh nghiệp

Một doanh nghiệp vẫn sử dụng công cụ truyền thống như Excel để theo dõi KPI. Cần phải thu về bao nhiêu file Excel để đủ số lượng chỉ tiêu cá nhân của từng nhân sự và của chung các phòng ban. Chỉ riêng việc đảm bảo những form mẫu đó đúng quy chuẩn và chính xác về số liệu đã rất mệt mỏi rồi. Nếu làm bằng form giấy thì sẽ mất nhiều công nhập liệu lại cũng như xử lý số liệu – mà giờ còn mấy DN làm như thế đâu?

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang gặp phải tình trạng: 

• Tốn thời gian khi tổng hợp file báo cáo vì dữ liệu rải rác, phân tán trên nhiều nguồn khác nhau (file excel, file word, tin nhắn trao đổi…)
• Thông tin không được cập nhật theo thời gian thực – realtime gây ảnh hưởng đến việc điều chỉnh/ ra quyết định
• KPI đánh giá thiếu tính minh bạch, rõ ràng, dựa trên cảm tính dẫn đến mất đoàn kết trong doanh nghiệp
• Gây áp lực lớn cho cả nhân viên và sếp khi phải thúc giục gửi báo cáo hàng ngày/ tuần/ tháng
• Khó kiểm soát quá trình triển khai KPI của nhân viên trong khu vực đánh giá và hỗ trợ
• Khó so sánh kết quả KPI giữa các nhân viên, phòng ban, so sánh các chu kỳ
• Thiếu sự liên kết giữa các phòng ban gây đứt mạch trong quá trình giao tiếp nội bộ

Thì đã đến lúc, doanh nghiệp sắm sửa cho một một phần mềm quản lý KPI để công việc quản lý KPI của nhân sự riêng lẻ và các phòng ban trong công ty được cải thiện đáng kể. 

Phần mềm KPI hoặc phần mềm quản lý KPI (Indicator Performance Indicator Software) được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp = doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn sử dụng. Tuy nhiên những sai lầm trong công tác quản lý KPI nói chung đang trở thành rào cản cho sự ứng dụng phần mềm KPI và đặc biệt là sự phát triển của doanh nghiệp nói chung.

Những sai lầm đó là gì và kinh nghiệm triển khai phần mềm KPI để doanh nghiệp có thể khắc phục những sai lầm đó sẽ được Taca trình bày trong bài viết dưới đây. 

Những sai lầm gây khó khăn trong công tác quản lý KPI doanh nghiệp

Khi mà doanh nghiệp không khác phục được những sai lầm trong khâu đặt KPI thì việc ứng dụng phần mềm KPI cũng kém hiệu quả hơn nhiều, giống như “xây lâu đài trên cát” – dễ sụp, dễ đổ. 

Vậy nên trước tiên, doanh nghiệp cần nhận biết được minh đang gặp vấn đề gì trong quá trình quản lý KPI, và ứng dụng phần mềm KPI để “hỗ trợ” giảm thiểu những sai lầm này.

Một vấn đề thường gặp là doanh nghiệp chưa có thói quen và hệ thống theo dõi số liệu vận hành đủ tốt. Do đó khi cần số liệu để tính toán kết quả thực hiện các chỉ tiêu ngoài tài chính, doanh nghiệp thường gặp rất nhiều khó khăn. Nhiều chỉ tiêu trông rất hiển nhiên và dễ tính toán, nhưng đến khi đưa vào triển khai thì lại không có số liệu thực tế. Mà bạn biết rồi, KPI cần số liệu định lượng. Nếu không có số liệu thực tế thì coi như chỉ tiêu “xếp xó”.

Xây dựng hệ thống đánh giá KPI chi tiết giúp doanh nghiệp kiểm soát và đánh giá năng lực cá nhân, hiệu suất phòng ban minh bạch, rõ ràng. Tạo nên quy chuẩn chung, chuyên nghiệp giúp phát huy năng suất tối đa toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên thực tế cho thấy, chỉ có số ít doanh nghiệp Việt Nam triển khai thành công. Hầu hết, các nguyên nhân thất bại đều bắt nguồn từ việc đo lường thủ công, chưa có bộ KPI chuẩn, loay hoay khi ứng dụng công cụ đo lường…

90% nhà quản lý gặp khó khăn khi triển khai đo lường KPI

Sai lầm 1: Không có chiến lược KPI phù hợp 

Ai đã từng tìm hiểu về BSC – Balance Scorecard hẳn đã nghe qua thuật ngữ “Bản đồ chiến lược” và biết được rằng hệ thống chỉ tiêu KPI cần phải xây dựng từ chiến lược. Nếu không đảm bảo được điều này, việc thực hiện KPI cũng chỉ mang tính vận hành chứ không thực sự giúp công cụ phát huy hết khả năng để hỗ trợ doanh nghiệp quản trị và thực thi chiến lược.

Về bản chất, một hệ thống chỉ tiêu KPI cần phải được xây dựng dựa trên chiến lược. Và hệ thống chỉ tiêu KPI phải bám sát được các yếu tố thành công then chốt hoặc các bản đồ chiến lược mà doanh nghiệp đề xuất.

Do đó, sẽ là một khó khăn khi áp dụng KPI lớn nếu doanh nghiệp không có và không thể áp dụng được các chiến lược KPI phù hợp. Bởi nếu không có một chiến lược KPI phù hợp, các chỉ tiêu được thiết kế sẽ chỉ có thể là những chỉ tiêu mang tính vận hành, được sử dụng với mục đích hoàn thành mục tiêu chức năng chứ không mang tính chất như KPI. 

Đây là sai lầm trong xây dựng KPI cho doanh nghiệp thường thấy nhất. Sai lầm này dẫn đến việc nhân viên chỉ “làm việc cho có” để đáp ứng những con số mà quản lý đưa ra. Nhưng đáp ứng được KPI rồi mà mục tiêu doanh nghiệp hướng đến lại chưa đạt được. Đây mới chính là điều khiến các doanh nghiệp đau đầu nhất. 

Với doanh nghiệp cũng vậy, KPI không phải là những con số vô hồn và ngẫu nhiên, doanh nghiệp cảm thấy nó có thể đo lường được thì liền gắn nó với KPI. Để xây dựng được KPI hiệu quả, cần gắn KPI với kế hoạch chiến lược của công ty.

Xây dựng KPI không gắn với chiến lược cũng giống như đặt ra mục tiêu mà không hướng về mục đích. Dù đạt được mục tiêu, bạn vẫn không về được đích đến.

KPI Vận hành KPI không gắn với lương thưởng

Các doanh nghiệp  không vận hành KPI gắn với lương thưởng thường bàn giao chỉ tiêu và đánh giá nhân sự mà không tạo ra những tác động – động lực có thể tạo ra được sự khác biệt giữa thành tích & khả năng hoàn thành công việc căn bản, giữa kết quả làm việc vượt trội & những kết quả thông thường.

Sự thiếu đồng bộ này sẽ vô tình khiến cho các cá nhân và bộ phận thiếu đi động lực hoàn thành tốt các chỉ tiêu được đưa ra.

Điều này sẽ dẫn tới việc các nhân viên và các bộ phận của doanh nghiệp chỉ áp dụng KPI một cách hời hợt.

Sai lầm 2: Không biết cách truyền đạt KPI

Một thực trạng thường thấy ở các doanh nghiệp là việc quản lý giao KPI cho nhân viên nhưng không lý giải cho nhân viên hiểu lý do tại sao họ phải thực hiện những điều đó.

Mục đích là yếu tố rất quan trọng, vừa là định hướng vừa là động lực để con người hành động. Chỉ đưa ra yêu cầu hành động mà thiếu đi mục đích rất dễ khiến nhân viên rơi vào trạng thái mất định hướng và không có động lực làm việc. 

Truyền đạt KPI thất bại còn do các nhân viên thiếu nền tảng tư duy về KPI. Lãnh đạo là người xây dựng KPI nhưng nhân viên mới là người thực thi. Nếu không có sự tương thích giữa tư duy người xây dựng và người thực thi thì KPI có hoàn hảo đến đâu cũng chỉ là những “con số vô hồn”.

Việc không biết cách truyền đạt KPI không chỉ liên quan đến yếu tố giao tiếp, truyền thông hay tư duy mà bản chất của nó nằm ở việc doanh nghiệp thiếu nền tảng văn hóa vững mạnh.

Hiểu một cách đơn giản, văn hóa doanh nghiệp là những chuẩn mực chung về nguyên tắc và phong cách làm việc được thể hiện qua suy nghĩ, lời nói và hành động của từng nhân viên.

Sâu xa hơn, văn hóa doanh nghiệp giúp mỗi cá nhân nhận ra con đường mình đang đi hướng về đâu, và bản thân mỗi người đang đóng vai trò gì trên hành trình đó. Chính nhờ yếu tố này, mỗi cá thể sẽ ý thức được từng chỉ tiêu “được đặt ra cho mình” cho ý nghĩa gì và “vui vẻ” hoàn thành nó.

Không truyền đạt được KPI thì làm sao nhân sự có thể hoàn thành KPI và làm sao KPI có thể phục vụ cho mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp? 

Không biết cách truyền đạt KPI không chỉ liên quan đến yếu tố giao tiếp, truyền thông hay tư duy mà bản chất của nó nằm ở việc doanh nghiệp thiếu nền tảng văn hóa vững mạnh.

Nhân viên không hợp tác khi triển khai KPI

Vì chưa có cách truyền đạt KPi hiệu quả nên nhân viên của bạn sẽ “chống đối” việc hoàn thành KPI của chính họ. Một hệ quả mà không chủ doanh nghiệp nào mong muốn cả.

Như đã phân tích ở phía trên, muốn nhân viên hợp tác – ông chủ khoán KPI cho nhân viên – nhân viên tự khoán KPI cho chính mình, doanh nghiệp hãy tìm cách để truyền đạt KPI hiệu quả: lý giải cho nhân viên hiểu “KPI của họ có ý nghĩa gì với công ty”, tạo ra sự tương thích trong tư duy KPI của người xây dựng = CEO và người thực thi = nhân viên, và xây dựng một văn hóa doanh nghiệp vững mạnh – mỗi nhân viên đều biết con đường mình đi.

Sai lầm 3: Xây dựng KPI bất khả thi

Có nhiều doanh nghiệp xây dựng KPI “trong mơ”, thiết lập những con số đẹp và giao cho đội ngũ thực thi nhưng hoàn toàn không để ý tới tính khả thi của những chỉ tiêu mình đề ra. Hậu quả là những chỉ tiêu ấy vượt quá năng lực của đội ngũ khiến nhân viên phải “gồng mình, gắng sức” để thực hiện, mà kết quả chưa chắc đã cao. 

Các chỉ tiêu của KPI không thể dễ dàng hoàn thành như để “cho có”, nhưng cũng không thể quá khó so với năng lực đội ngũ.

Hệ thống KPI hợp lý là khi chúng đủ tính thách thức mà vẫn trong khả năng cố gắng của nhân viên. Nghĩa là không nằm trong tầm tay, lại không quá tầm với.

Có như vậy, nhân sự mới có đủ động lực và hứng thú để hành động, đồng thời quản lý cũng có thể thông qua việc thực hiện tiêu chí KPI để phát triển đội ngũ “mạnh” cho doanh nghiệp. 

Ngoài ra, xây dựng KPI không thể đo lường cũng là một kiểu “bất khả thi”. Điều này thoáng nghe thì thật vô lý, vì KPI vốn là công cụ đo lường. Tuy nhiên, đo lường những gì và đo lường như thế nào lại do người xây dựng KPI thiết kế. Chính vì nguyên nhân này mà xảy ra trường hợp có những chỉ tiêu rất cảm tính hoặc không thể đo lường một cách cụ thể.

Ví dụ như “tăng mức độ hài lòng của khách hàng” nhưng không biết mức độ hài lòng của khách hàng hiện tại là bao nhiêu, muốn tăng lên bao nhiêu % và thời hạn hoàn thành trong thời gian bao lâu. Như vậy làm sao nhân viên có thể hoàn thành KPI? Như vậy là lãnh đạo hoặc người quản lý đang tự làm khó mình và đội ngũ trong việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp.

Sai lầm trong xây dựng KPI cho doanh nghiệp chính là sử dụng công cụ đo lường nhưng lại không thể đo lường.

Áp đặt các chỉ tiêu đánh giá lượng hóa là KPI

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp không thể lý giải được cách thiết kế, phương pháp sử dụng chỉ tiêu kết quả và hiệu quả hoạt động nào của doanh nghiệp có thể gắn được với KPI nhưng vẫn mô tả hệ thống chỉ tiêu đánh giá lượng hóa là KPI.

Thậm chí, có rất nhiều chỉ tiêu được gọi là KPI trong khi nó không được sử dụng để đánh giá các chức năng hay mục tiêu quan trọng của từng bộ phận, cá nhân hay doanh nghiệp. Tất cả những điều này khiến số đông các nhà quản lý có thể hiểu sai lệch về bản chất của KPI

Xây dựng quá nhiều chỉ tiêu KPI cho một vị trí, bộ phận

Việc xây dựng cho một vị trí, một bộ phận quá nhiều chỉ tiêu KPI sẽ khiến cho sự tập trung của các nhân viên vào từng chỉ tiêu trọng yếu có xu hướng thấp và bị “cào bằng”. Khó khăn khi áp dụng KPI này có thể khiến nhiều cá nhân, bộ phận tuy có thể được đánh giá là hoàn thành nhiệm vụ nhưng kết quả lại không đạt được theo đúng mục tiêu chủ đạo mà doanh nghiệp mong muốn.

Ngoài ra, trong việc quản lý, nhiều doanh nghiệp thường coi KPI là liều thuốc bách bệnh dẫn đến việc đánh giá cao KPI và xây dựng hệ thống KPI một cách đồng loạt cho tất cả các vị trí trong doanh nghiệp. Điều này không chỉ gây ra sự lãng phí về thời gian, công sức của cả người quản lý và nhân viên trong việc thiết kế và theo dõi những chỉ tiêu không cần thiết đó.

Sai lầm 4: Xây dựng KPI “độc tôn” 

Sai lầm các doanh nghiệp tiếp theo gặp phải chính là việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp mà không tìm hiểu và ứng dụng thêm các công cụ quản trị khác như BSC, OKR, OGMS hay MBO. Việc tìm hiểu các công cụ khác sẽ giúp doanh nghiệp có được đôi mắt trực quan, so sánh để hiểu rõ ưu – nhược điểm của từng công cụ, từ đó phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm cũng như phối hợp sử dụng các công cụ sao cho hiệu quả.

BSC ( Balanced ScoreCard) – một mô hình quản trị chiến lược được sử dụng nhằm định hướng cơ bản cho doanh nghiệp và các phương pháp để chuyển đổi tầm nhìn chiến lược thành các mục tiêu, chỉ tiêu đánh giá, hoạt động cụ thể.

OKR (Objective Key Results) – phương pháp quản lý theo mục tiêu giúp liên kết nội bộ tổ chức và các cá nhân trong công ty để đảm bảo được rằng tất cả thành viên đang đi đúng hướng mục tiêu đã đề ra. 

OGMS (Ojectives – Goals – Strategies – Measures) – hương pháp lập kế hoạch mang tính chiến lược, giúp triển khai và kiểm soát hoạt động kinh doanh của tổ chức

MBO (Management by Obejctives) – phương pháp tiếp cận chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của một tổ chức. Ở đó, ban lãnh đạo và nhân viên cùng thảo luận & giám sát kết quả thực hiện các mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. 

Mặt khác, khi doanh nghiệp ứng dụng nhiều công cụ quản trị và đo lường thì lại không có sự kết hợp, hỗ trợ giữa các công cụ.

Ví dụ như xây dựng KPI cho phòng ban kế toán, nhưng không liên kết với BSC của phòng ban, KPI của từng nhân sự lại không hỗ trợ cho KPI phòng ban kế toán. Giữa các KPI và BSC của các phòng ban cũng không có mối tương quan, cùng phục vụ và hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Nếu không có sự gắn kết & tương quan giữa KPI với những công cụ quản trị khác, KPI sẽ không phát huy được hết vai trò của mình. 

Một cây làm chẳng nên non” – một công cụ cũng không thể quản trị doanh nghiệp cách toàn diện. Do đó, xây dựng KPI một cách độc tôn, không có sự tìm hiểu hay phối hợp với các công cụ quản trị khác là một sai lầm trong việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp.

Một cây làm chẳng nên non” – một công cụ cũng không thể quản trị doanh nghiệp cách toàn diện. Doanh nghiệp không thể thành công nếu chỉ xây dựng KPI mà không ứng dụng và phối hợp với các công cụ quản trị khác.

Sai lầm 5: Xây dựng nhưng không thực thi

Có một số doanh nghiệp cho nhân sự tham gia các khóa học về KPI để họ có thể xây dựng KPI cho doanh nghiệp một cách bài bản. Tuy nhiên, vấn đề là khi họ đã xây dựng được hệ thống KPI thì lại không có người cụ thể đứng ra thực hiện, cũng không có người chịu trách nhiệm giám sát, quản lý. Bên cạnh đó, khi nhân viên không thực hiện theo KPI thì công ty cũng không có hình thức kỷ luật để cảnh báo họ. Hậu quả là hệ thống KPI không được triển khai thực tế.

 Kế hoạch dù hay đến đâu vẫn chỉ là kế hoạch nếu không có người hành động dựa trên kế hoạch đó. Cũng vậy, xây dựng KPI nhưng không đốc thúc nhân sự làm việc, không tiến hành kiểm tra, đánh giá thì KPI ấy cũng không có giá trị. Sau những thay đổi về mặt tư duy, hiểu đúng và hiểu sâu về KPI, xây dựng được hệ thống KPI hợp lý rồi thì yếu tố quyết định chính là hành động. Chỉ có hành động mới mang lại được kết quả cho doanh nghiệp và phải có kết quả thì KPI mới thực hiện được vai trò đo lường của nó.​quen với việc được đánh giá bằng cảm tính.

Kinh nghiệm trong triển khai phần mềm KPI thành công cho doanh nghiệp 

Nhiều CEO hoặc Giám đốc nhân sự phàn nàn là họ tốn rất nhiều thời gian, thậm chí thuê tư vấn về sau khi xây xong bộ KPI vẫn không biết triển khai tiếp như thế nào, cuối cùng lại xếp xó.?

Dù bạn có thiết kế bộ KPI tốt như thế nào, nếu bạn không đưa vào triển khai, thì cuối cùng cũng lãng phí mà thôi. Thay vì lo lắng, băn khoăn là liệu nó có phù hợp không, bạn cần đưa vào sử dụng. 

Cũng có nhiều DN mà Taca biết, rất băn khoăn không biết triển khai như thế nào? 

Trong phần tiếp theo của bài viết, Taca sẽ chia sẽ kinh nghiệm triển khai phần mềm KPI trong doanh nghiệp, những lưu để quá trình ứng dụng của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. 

Liên kết hệ thống KPI cá nhân với hệ thống mục tiêu chiến lược và hiệu suất của doanh nghiệp.

Nên ưu tiên phần mềm KPI dạng SaaS: Doanh nghiệp bạn có định hướng sẽ mở rộng quy mô sử dụng phần mềm khi tăng trưởng trong tương lai hay không? Chắc hẳn là có. Vì thế, hãy ưu tiên những phần mềm KPI dạng SaaS (Thuê bao dịch vụ) vì nó có khả năng tùy biến, mở rộng và cho phép doanh nghiệp của bạn xây dựng cách thức quản lý nhân sự đặc thù của riêng.

Đừng chỉ coi phần mềm KPI như một phần mềm quản lý chức năng: Phần mềm KPI không phải là phần mềm quản lý các mảng công việc theo chức năng như marketing, sales hay sản xuất. Đây là một công cụ thu thập thông tin từ các phần mềm hoặc hệ thống quản lý các chức năng vận hành của doanh nghiệp, từ đó tính toán và thể hiện kết quả của các chỉ tiêu KPI dưới một định dạng đã quy định, hoặc báo cáo tổng hợp (dashboard).

Mạnh dạn đổi mới, thay đổi cách giao việc song song với triển khai KPI theo quy trình chuẩn 

Muốn đưa phần mềm KPI vào vận hành doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị và quy trình:

Quy trình chuẩn bị và áp dụng phần mềm KPI

Thiết kế chỉ tiêu KPI theo từng cấp: Công ty, Bộ phận, Cá nhân

Phần mềm quản lý KPI cần cung cấp tính năng thiết kế chỉ tiêu KPI theo từng cấp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn thiết kế chỉ tiêu KPI từ công ty xuống bộ phận, bộ phận xuống cá nhân hoặc bổ sung các chỉ tiêu KPI của riêng bộ phận hoặc cá nhân. Phần mềm đánh giá KPI cũng cần hỗ trợ người dùng “import” bộ chỉ tiêu đã thiết kế trên Excel, tất nhiên là theo biểu mẫu được quy định trên phần mềm KPI. 

Thiết kế chỉ tiêu cũng cần tạo được các thông số cụ thể như tên chỉ tiêu, công ty, bộ phận hay cá nhân nhận chỉ tiêu, người phụ trách, kỳ đánh giá, số kế hoạch, đơn vị tính, công thức tính kết quả KPI…

Phân cấp duyệt chỉ tiêu KPI

Sau khi thiết kế bộ chỉ tiêu, doanh nghiệp cần có cơ chế duyệt ban hành bộ chỉ tiêu. Việc duyệt bộ chỉ tiêu có thể thực hiện theo một hoặc nhiều cấp tùy doanh nghiệp. Tuy nhiên, thông thường việc duyệt bộ chỉ tiêu được phân cấp ở những doanh nghiệp lớn để tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo cấp cao. Do đó phần mềm KPI cần đáp ứng nhu cầu phân cấp duyệt chỉ tiêu cho các cấp quản lý khác nhau.

Giao chỉ tiêu KPI cho người phụ trách

Khi tạo chỉ tiêu, đồng thời người tạo cũng cung cấp thông tin về người phụ trách chỉ tiêu. Khi chỉ tiêu được duyệt cũng đồng nghĩa với việc chỉ tiêu KPI đó được giao về người phụ trách cụ thể. Tổng hợp các chỉ tiêu của người phụ trách sẽ là bộ chỉ tiêu cá nhân của người đó. Họ có thể chia nhỏ chỉ tiêu KPI thành các đầu việc nhỏ hơn để dễ theo dõi, quản lý.

Nhập liệu/ đánh giá trực tiếp bởi quản lý trực tiếp

Trong quá trình thực hiện, người phụ trách chỉ tiêu KPI hoặc người được phân quyền nhập liệu sẽ nhập dữ liệu kết quả của chỉ tiêu (nếu không tích hợp vào các hệ thống khác để lấy dữ liệu tự động). Trường hợp kết quả thực hiện là đánh giá trực tiếp của trưởng bộ phận, nhân sự này sẽ đánh giá trực tiếp vào biểu mẫu.

Duyệt kết quả KPI theo các cấp được phân quyền. Đánh giá kết quả thực hiện KPI

Dữ liệu về kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI sẽ được duyệt bởi các cấp có thẩm quyền theo phân quyền trên phần mềm KPI. Trưởng bộ phận duyệt kết quả của nhân viên, Giám đốc duyệt kết quả của Trưởng bộ phận. Số liệu sau khi được duyệt sẽ cập nhật về báo cáo thực hiện KPI của chủ thể. 

Việc duyệt kết quả thực hiện KPI cũng đồng thời cập nhật tình trạng thực hiện các chỉ tiêu KPI thành Kết thúc (đã duyệt số liệu).

Trên cơ sở kết quả được duyệt của từng chỉ tiêu trong bộ chỉ tiêu của mỗi cá nhân, trưởng bộ phận có thể bấm nút Đánh giá để hoàn tất quá trình đánh giá và tính điểm KPI tổng hợp cho cá nhân.

Tổng hợp kết quả đánh giá KPI và Xếp hạng thực hiện KPI trong công ty, bộ phận

Các bộ phận hoặc cá nhân đã được đánh giá KPI sẽ được tập hợp thông tin về giao diện Tổng hợp kết quả đánh giá, với mức độ hoàn thành (%), xếp loại theo quy chế đã quy định.

Báo cáo kết quả tổng quan thực hiện KPI theo từng cấp

Các chỉ tiêu đã được đánh giá của từng chủ thể (công ty, bộ phận hay cá nhân) sẽ được cập nhật về giao diện báo cáo hoặc dashboard tương ứng. Nhà quản lý có thể xem được báo cáo của các bộ phận hay cá nhân mình phụ trách để có thể ra quyết định quản lý phù hợp.

Quản lý bộ KPI bằng phần mềm quản lý KPI

Việc tiếp theo đó là đưa phần mềm KPI vào quản lý bộ KPI được được xây dựng, thiết kế bên trên. Dưới đây là những tiêu chí cơ bản để doanh nghiệp lựa chọn một phần mềm KPI phù hợp doanh nghiệp.

Tiêu chí cho một phần mềm KPI tối ưu

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, thao tác đơn giản. Phần mềm KPI nên có Dashboard đẹp, logic, linh hoạt và cung cấp thông tin hữu ích, gọn gàng trong 1 – 2 trang màn hình.
• Thiết kế phù hợp với nhiều mô hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Bên cạnh đó là khả năng tùy biến để phục vụ cho các mô hình muốn thiết kế cho riêng mình.
• Cho phép nhập liệu dưới nhiều hình thức khác nhau (nhập tay, import dữ liệu từ file excel, tích hợp với các phần mềm khác), có phân quyền cho người nhập liệu.
• Đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu, kiểm soát chặt chẽ.
• – Không mất nhiều thời gian triển khai.

Công nghệ có đủ đảm bảo cho thành công của dự án KPI?

Rõ ràng công nghệ có thể giúp chủ DN hay CEO rất nhiều trong việc triển khai KPI, đặc biệt là ở quy mô lớn. Vậy đã đủ đảm bảo cho thành công của dự án KPI chưa?

Đương nhiên là chưa đủ. Công nghệ chỉ là công cụ, thành bại lại là do ý chí và năng lực của con người. Đầu tiên, KPI cần triển khai từ trên xuống. Do đó, bắt buộc phải có định hướng của lãnh đạo để đảm bảo triển khai KPI thành công. Tiếp theo, cần có đại diện lãnh đạo doanh nghiệp đóng vai trò “Dẫn dắt sự thay đổi”, thúc đẩy, động viên, tháo gỡ vướng mắc trong quá trình triển khai.

Ngoài lãnh đạo DN thì đội ngũ nhân sự chủ chốt, gồm nhóm Đặc nhiệm KPI và các trưởng bộ phận cần được đào tạo đầy đủ và bài bản về KPI. Nếu lãnh đạo không bao giờ sờ vào phần mềm KPI, trưởng bộ phận không biết phải duyệt chỉ tiêu như thế nào, thì làm thế nào để dự án thành công được?

Doanh nghiệp nên giới hạn phạm vi chỉ triển khai một vài KPI quan trọng để dễ dàng theo dõi và thực hiện.

Nếu số lượng chỉ tiêu KPI quá lớn (bạn có thể không lường trước điều này khi mới bắt tay vào làm), nên giảm số chỉ tiêu, giữ lại một số chỉ tiêu quan trọng và triển khai, đảm bảo là bạn thực hiện thành công số lượng chỉ tiêu nhỏ, rồi tăng dần ở các kỳ sau. 

Nếu 1 tập đoàn 5000 người mà triển khai KPI, chỉ tiêu KPI cá nhân, có thể lên đến 10 chỉ tiêu x 17 kỳ (năm, quý, tháng) x 5000 tức là 840.000 chỉ tiêu. Đây là một con số khổng lồ nếu triển khai trên diện rộng. Do đó nên bắt đầu ở quy mô nhỏ rồi tăng dần.

Triển khai KPI là bắt đầu một dự án thay đổi lớn về cách thức quản lý và làm việc. 

Thường CEO không thể xử lý hết khối lượng chỉ tiêu, dữ liệu lớn như thế nên cần có sự tham gia của các trưởng bộ phận cũng như sự hỗ trợ của một nhóm Đặc nhiệm KPI. Nhưng để nhóm đặc nhiệm này có thể thực sự thay CEO xử lý các vấn đề liên quan đến KPI, bạn phải chọn được người có năng lực phù hợp, được đào tạo đủ tốt về KPI và giao quyền cho họ. 

Đi kèm với nhóm đặc nhiệm, chế tài là cần thiết để đảm bảo mọi thành viên trong công ty coi trọng việc triển khai, đo lường, đánh giá KPI. Ngoài ra, đào tạo và truyền thông không bao giờ là thừa.

===> Xem thêm: Six Ways To Improve Your Business Leverages KPIs To Drive Maximun Perfomance –  Sáu cách để cải thiện cách doanh nghiệp sử dụng KPI

==> Khuyến nghị: 

Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín cập nhật công nghệ trong vận hành, nhiều tính năng tiện ích tùy chỉnh nâng cao, có thể CUSTOMIZE, CODE riêng đáp ứng đầy đủ theo ngành nghề, nhu cầu thực tế doanh nghiệp. Tránh tình trạng doanh nghiệp sử dụng phần mềm đã lỗi thời, load chậm, thiếu bảo hành, bảo trì, thiếu update, thường xuyên gây ra lỗ hổng, hacker xâm nhập, không tương thích với xu hướng hiện đại.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đối tác phần mềm có thể cung cấp những phần mềm từ cơ bản cho đến nâng cao, phù hợp với nhu cầu quản lý KPI của bạn thì Taca rất vinh hạnh khi được trở thành đối tác sẽ mang đến giải pháp số toàn diện này cho doanh nghiệp của bạn.

Với kinh nghiệm tư vấn thiết kế và triển khai nhiều dự án xây dựng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp,  tư vấn triển khai chuyển đổi số toàn diện,..và với đội ngũ chuyên gia hơn 20 năm kinh nghiệm trong phát triển, duy trì và mở rộng giải pháp phần mềm cho DN dựa trên nền tảng hiện đại, độc quyền. Taca cam kết sẽ luôn mang đến cho doanh nghiệp những ý kiến chuyên gia sâu sắc, đảm bảo độ khả thi, thành công của hệ thống từ khi bắt đầu cho đến tận khi kết thúc và cả sau khi đã đưa vào hoạt động.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm

Taca Business Consulting,