Kinh nghiệm quyết toán thuế công ty Xây dựng – Cách thức chuẩn để quyết toán thành công

Taca
Kiến thức luật thuế
Cập nhật: 13 Tháng 12, 2023

Kinh nghiệm quyết toán thuế công ty xây dựng – làm thế nào để quyết toán một cách vẹn toàn?

Khi quyết toán thuế công xây dựng, nhất là trong các kỳ thanh kiểm tra, quyết toán thuế, điều mà hầu hết doanh nghiệp quan tâm là có thể “bảo vệ” được vẹn toàn quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp mình, điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có một sự chuẩn bị kỹ càng từ khâu chuẩn bị hồ sơ quyết toán, tới việc giải trình một cách thông minh trước các nghi vấn của cơ quan thuế. Dựa trên đặc thù của doanh nghiệp xây dựng, bài viết sẽ chỉ rõ sai sót dễ xảy ra trong quá trình quyết toán thuế và giúp doanh nghiệp xây dựng có một góc nhìn toàn cảnh về quyết toán thuế tại doanh nghiệp mình.

Cơ quan thuế sẽ tập trung kiểm tra những gì tại DN xây dựng?

Cơ quan thuế sẽ tập trung kiểm tra:

Hợp đồng xây lắp, hồ sơ dự thầu, bảng tổng hợp theo dõi doanh thu tính thuế GTGT và doanh thu tính thuế TNDN đã hạch toán của các công trình.
Biên bản nghiệm thu A-B đối với công trình hoặc hạng mục công trình. Các sai phạm thường có (nghiệm thu không ghi ngày tháng, nghiệm thu khối lượng nhưng không nghiệm thu giá trị…).
Đối với các công trình thực hiện dở dang mà tiến độ hợp đồng đã quá hạn, không xác định rõ nguyên nhân cần yêu cầu cung cấp xác nhận của chủ đầu tư hoặc nhà thầu chính công trình đang thực hiện dở dang.

Cần chuẩn bị:

Chuẩn bị bảng tổng hợp Doanh thu và Giá thành các công trình đang thực hiện.
Biểu tổng hợp chi tiết từ Hợp đồng, Doanh thu đã kê khai và hạch toán hàng năm; TK chi phí 621,622,627 và TK giá thành tương ứng; phân bổ chi phí TK641, TK642.
Trên cơ sở đánh giá tổng hợp sẽ tiến hành lựa chọn các Hợp đồng có dấu hiệu bất thường đề kiểm tra chi tiết theo tiêu thức: Công trình số dư Nợ TK 154 lớn (So với thời hạn và tiến độ trong hợp đồng đã đến hạn phải hoàn thành hoặc đã kéo dài quá lâu). Các công trình có số dư Có TK 131.

Xem thêm:

Quy trình kiểm tra thuế để tìm ra sai phạm của doanh nghiệp

Xu hướng thanh kiểm tra quyết toán thuế, kế toán & doanh nghiệp cần làm gì để đối mặt?

Nhận biết 5 lỗi sai thường gặp khi quyết toán thuế tại DN xây dựng

1/. Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

Nhiều doanh nghiệp xây dựng xuất hiện tình trạng “tận dụng” các khoản chi phí không có hóa đơn (VD: hoa hồng để thắng thầu) và có khuynh hướng hợp thức hóa bằng việc mua hóa đơn. Một số lỗi liên quan đến hóa đơn phổ biến như:

Sử dụng hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh (thường là đất, đá, cát, thuế xe cẩu, xe lu, xe tải để vận chuyển nguyên vật liệu) để làm tăng chi phí.
Sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp có thông báo về việc ngừng/nghỉ hoạt động và chuyển khỏi địa chỉ kinh doanh.
Công trình nghiệm thu nhưng không xuất hóa đơn kể cả nghiệm thu giai đoạn; Không xuất thì sẽ bị truy lại doanh thu và Thuế GTGT tại thời điểm nghiệm thu;

Các lỗi liên quan đến hóa đơn trong DN xây dựng thường bị lặp lại nhiều với tần suất lớn -> gây lên những tổn thất “nặng nề” cho DN như không được khấu trừ hay hoàn thuế, bị phạt chậm nộp hay truy thu…

2/. Ghi nhận doanh thu sai thời điểm, sai giá trị

Việc kiểm tra lại doanh thu và thời điểm ghi nhận doanh thu giúp phát hiện rủi ro và có thể nhanh chóng tìm ra cách khắc phục. Đối với trường hợp ghi nhận doanh thu sai thời điểm, sai giá trị sẽ xảy ra một số trường hợp:

*Trường hợp thời điểm ghi nhận doanh thu sau thời điểm trên hợp đồng dễ dẫn đến các rủi ro: Tăng doanh thu tính thuế của kỳ tính thuế trước, bị phạt 20% do kê khai sai làm giảm số thuế phải nộp theo Điều 16 Nghị định 125/2020, loại trừ chi phí phát sinh sau ngày ấn định lại về thời điểm ghi nhận doanh thu, phạt do xuất hóa đơn sai thời điểm (tuy nhiên trường hợp này ít gặp hơn).

Ví dụ: Hợp đồng Xây dựng X, có giá trị 5 tỷ đồng, thời điểm hoàn thành trên hợp đồng là ngày 30/10/2021. Trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp, thời điểm ghi nhận doanh thu là ngày 02/05/2022. Chi phí phát sinh của hợp đồng này trong năm 2022 là 1.3 tỷ đồng. Qua kiểm tra, doanh nghiệp không giải trình được lý do hợp lý của việc nghiệm thu và ghi nhận doanh thu vào ngày 02/05/2022 – Lý do doanh nghiệp đưa ra là chủ đầu tư chưa thanh toán nên chưa nghiệm thu bàn giao và xuất hóa đơn.

Cơ quan thuế xử lý thời điểm ghi nhận doanh thu: Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Ấn định lại thời điểm ghi nhận doanh thu của doanh nghiệp vào 30/10/2021. Do đã hoàn tất (nghiệm thu) nên các hóa đơn chi phí về sau ngày 30/10/2021 (1.3 tỷ đồng) đã bị cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp loại ra khỏi chi phí được trừ.
Cách bảo vệ chi phí được trừ: Doanh nghiệp phải chứng minh các chi phí về sau ngày nghiệm thu này là “thực tế phát sinh” cho hợp đồng Xây dựng X và giải trình. Do doanh thu bị kéo về năm 2021, vậy trong kỳ tính thuế 2021 doanh nghiệp đã kê khai sai làm giảm số thuế phải nộp theo Điều 16 Nghị định 125/2020.

*Trường hợp thời điểm ghi nhận doanh thu trước thời điểm trên hợp đồng

Rủi ro: Trường hợp doanh nghiệp nghiệm thu trước cho chủ đầu tư để giải ngân. Việc thực hiện chưa thực sự xảy ra nên doanh nghiệp có khuynh hướng “mua hóa đơn” để hợp thức hóa. Cơ quan thuế sẽ tập trung vào kiểm tra chi phí đầu vào của các hợp đồng này.

*Trường hợp giá trị xuất hóa đơn (ghi nhận doanh thu) nhỏ hơn trên hợp đồng dễ dẫn đến Rủi ro: Ấn định lại doanh thu tính thuế, nếu doanh nghiệp không giải trình được lý do. Biên bản thỏa thuận/ phụ lục hợp đồng của hai bên với lý do hợp lý là tốt nhất (Lưu ý: Mọi khoản thỏa thuận giảm về giá trị hợp đồng đều cần có lý do và thỏa thuận bằng văn bản của 2 bên). Phạt 20% do kê khai sai làm giảm số thuế phải nộp theo Điều 16 nghị định 125/2020/NĐ-CP. Trường hợp giảm giá trị trên hợp đồng do giảm khối lượng thi công, thì chi phí dự toán cũng giảm tương ứng khi phân tích giá vốn. Trường hợp do chất lượng – giảm giá theo quy định tại chuẩn mực kế toán số 14 ghi nhận doanh thu, thì biên bản phải thể hiện rõ.

3/. Các lỗi về chi phí nhân công

Chi phí nhân công trong công ty xây dựng là một trong những điểm nhạy cảm khi quyết toán thuế. Trước đây hệ thống thuế chưa thể kiểm tra phát sinh TNCN ở nhiều tỉnh thành trong cùng một thời điểm, nên DN thường “nhặt” hồ sơ lao động và lập bảng lương, hợp đồng lao động để làm giả hồ sơ, gian lận chi phí tiền lương. Các lỗi phố biến thường gặp như:

Chi phí tiền lương cao hơn so với tổng mức nhân công ở tổng hợp kinh phí hạng mục của dự toán
Nhân công thời vụ nhưng không có bảng kê 23 (là mẫu dùng để kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong đó cá nhân cam kết về các nguồn thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân) và không khấu trừ đầu nguồn.
Công trình đã ngừng thi công nhưng vẫn chấm công tính lương vẫn đưa vào, thậm chí vẫn trích khấu hao và phân bổ chi phí máy móc thi công.
Tiền lương nhân công không đúng quy định, kê khai khống chi phí tiền lương: Lập bảng chi lương khống đối với nhân công thuê ngoài
Thiếu hồ sơ của công nhân thời vụ: Chi phí lương cho nhân công thời vụ để là chi phí hợp lý được trừ và xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có hồ sơ đầy đủ của nhân công thời vụ: Hợp đồng lao động, bản sao chứng minh thư nhân dân của nhân công, bảng chấm công hàng tháng, bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó, phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi.
Chênh lệch giữa chi phí nhân công trực tiếp phát sinh so với tổng mức nhân công dự toán: Chi phí nhân công thực tế ghi nhận phải thấp hơn mức dự toán. Nếu chi phí nhân công trực tiếp cao hơn so với dự toán, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận phần chi phí bằng với dự toán là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, phần chi phí chênh lệch vượt quá sẽ bị xuất toán.
Lỗi không có người ký vào bảng chấm công tính lương: Chấm công tính lương cần phải có xác nhận của người có thẩm quyền để làm cơ sở cho việc tính lương.
Lỗi bảng lương: ghi phụ cấp tiền ăn cho nhân công trên Bảng lương nhưng thực tế trong hợp đồng lao động của nhân công không có phụ cấp này. Kế toán lưu ý tất cả các khoản phụ cấp, trợ cấp cho công nhân đều phải được ghi đầy đủ trong hợp đồng.

Việc sử dụng hồ sơ lao động giả khi bị phát hiện, cơ quan thuế sẽ yêu cầu giải trình và xử phạt, vì từ năm 2017 hệ thống đã có thể truy xuất mọi nguồn thu nhập của một cá nhân ở một thời điểm. Các lỗi về nhân công thực tế đều có thể giải quyết từ sớm, nhưng vì nhiều nguyên do chủ quan và khách quan mà kế toán viên có thể chưa chú ý đến. Để đảm bảo quyết toán thuế diễn ra suôn sẻ thì kế toán viên nên xác định và giảm thiểu các lỗi về nhân công từ sớm.

4/. Lỗi hạch toán vật tư không qua kho

Đối với lỗi hạch toán vật tư không qua kho, doanh nghiệp sẽ không thể theo dõi trên phần mềm vật tư chi tiết sử dụng cho từng công trình, từ đó không thể làm phương pháp chứng minh biến động giá, biến động lượng để bảo vệ chi phí hợp lý cho doanh nghiệp.

Làm thế nào để cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp hạch toán vật tư không qua kho? Đơn giản là lọc bút toán đối ứng bên có của sổ cái tài khoản 621 – Các bút toán như Nợ 621/ Có 331 là dấu hiệu của vật tư không qua kho.

===> Xem thêm: Kinh nghiệm quyết toán thuế doanh nghiệp sản xuất

5/. Rủi ro ấn định thuế (giá vốn) hàng bán

Một trong những lý do “kinh điển” khiến doanh nghiệp dễ bị ấn định giá vốn đó là: Không lập bảng tính giá thành theo dõi cho từng công trình dẫn đến bị ấn định giá vốn.

Cụ thể hơn, theo điều 14 nghị định 126/2020, cơ quan thuế có thể ấn định thuế trong các trường hợp: Không phản ánh hoặc phản ánh không đầy đủ, trung thực, chính xác số liệu trên sổ kế toán để xác định nghĩa vụ thuế. Không xuất trình sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và các tài liệu cần thiết liên quan đến việc xác định các yếu tố làm căn cứ tính thuế, xác định số tiền thuế phải nộp trong thời hạn quy định hoặc khi đã hết thời hạn kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế.

=> Vậy, trong trường hợp doanh nghiệp không mở sổ theo dõi chi tiết chi phí phát sinh cho từng công trình, hạng mục công trình và mở chung và mở chung một tài khoản 154 – theo dõi cho toàn bộ các công trình đang phát sinh, rồi phân bổ cho các công trình hoàn thành theo tỷ lệ doanh thu là không hạch toán đúng quy định và không chứng minh được tính đúng đắn của số liệu; trong trường hợp này là giá vốn hàng bán có thể bị ấn định lại tỷ lệ lợi nhuận hoặc tỷ lệ giá vốn theo 14 nghị định 126/2020.

Kinh nghiệm quyết toán thuế công ty xây dựng – Các khắc phục và giải trình

Cách phòng tránh lỗi sai về hóa đơn

*Sử dụng công cụ tra cứu thông tin NNT và công cụ tra cứu hóa đơn điện tử

Công cụ tra cứu thông tin người nộp thuế sẽ hỗ trợ doanh nghiệp phát hiện các dấu hiệu rủi ro của đơn vị cung cấp hóa đơn, thông qua các trạng thái hoạt động như (ngừng hoạt động, đã chuyển cơ quan thuế quản lý, giải thể, phá sản…).

Đối với hóa đơn điện tử có thể tra cứu theo 3 cách:

Cách 1: Tra cứu mã số trên từng hóa đơn theo link của doanh nghiệp cung cấp hóa điện tử

Cách 2: Tra cứu trên Website của Tổng cục thuế (dành cho đối tượng người mua chưa đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo TT78 và nghị định 123).

Link: Hoadondientu.gdt.gov.vn
Lưu ý: Khi nhập ký hiệu hóa đơn thì bỏ bớt ký tự số ở đầu dãy ký hiệu

Cách 3: Đăng nhập trên Website của Tổng cục thuế (Dành cho đối tượng người mua đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo TT78 và nghị định 123 và được CQT cấp tài khoản truy cập).

Link: Hoadondientu.gdt.gov.vn
Đăng nhập => Tra cứu hóa đơn => Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra/mua vào.

Cách này NNT có thể xem được các hóa đơn bán ra, mua vào áp dụng thực hiện theo TT78/2021 và NĐ 123/2020/NĐ-CP

=> Thực hiện cách tra cứu số 3 sẽ tra cứu được trạng thái của hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp.

*Nắm chắc các quy định liên quan đến việc sử dụng hóa đơn của DN bỏ trốn

Doanh nghiệp cần nắm chắc quy định về việc: sử dụng hóa đơn của người mua hàng ở Điều 25 Thông tư 39 và Điều 22, 23 thông tư 39/2014 hướng dẫn về việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Khi đọc kỹ quy định trên, bạn sẽ thấy doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn cho việc hạch toán đầu vào (mua vào hàng hóa), dịch vụ, kê khai các loại thuế và hóa đơn, nhưng phải đảm bảo quy định tại khoản 2 Điều 25, một trong số đó là hóa đơn phải có giá trị sử dụng. Đối với những hóa đơn của DN bỏ trốn đã được cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng tại thời điểm lập hóa đơn, thì việc sử dụng hóa đơn này sẽ bị coi là việc sử dụng bất hợp pháp -> dễ dẫn tới bị xử phạt hành chính.

Lưu ý: Theo luật quản lý thuế 38/2019/QH14 – Khoản 2, Điều 136, nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế áp dụng từ ngày 01/07/2020 thì sử dụng không hợp pháp hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn không đúng quy định dẫn đến thiếu thuế, trốn thuế thì không xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn mà bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

*Kê khai, khấu trừ, hoàn thuế GTGT đối với hóa đơn của DN đã bị khóa mã số thuế và ngừng hoạt động

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xác định rõ thời điểm phát sinh hóa đơn đầu vào đó là trước hay sau khi doanh nghiệp bỏ trốn.

Nếu hóa đơn phát sinh sau ngày doanh nghiệp bán hàng bỏ trốn thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí xác định thu nhập chịu thuế.
Nếu hóa đơn phát sinh trước ngày doanh nghiệp bán hàng bỏ trốn thì Cục thuế phát kiểm tra xem xét, đối chiếu với hoạt động kinh doanh của DN để xác định có hàng hóa thực tế mua hay mua bán hóa đơn khống.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn, dịch vụ của đơn bị bỏ trốn để kê khai khấu trừ thuế GTGT, tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN mà thời điểm mua hàng hóa, dịch vụ phát sinh trước ngày xác định DN bỏ trốn theo thông báo của cơ quan thuế. Lúc này chưa đủ căn cứ để kết luận đó là hóa đơn bất hợp pháp.

Vì vậy cơ quan thuế phải thực hiện kiểm tra xác định đúng có hàng hóa, dịch vụ mua vào và yêu cầu DN chứng minh và chịu trách nhiệm trước pháp luật việc mua bán là có thật: có hợp đồng mua bán, văn bản chứng từ thanh lý hợp đồng (nếu có), phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán tiền, hàng hóa, dịch vụ mua vào của cơ sở bỏ trốn được sử dụng để phục vụ hoạt động kinh doanh đã bán ra và đã kê khai thuế, có hạch toán kế toán đầy đủ, đúng quy định thì DN được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn mua hàng đó và tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Xem thêm: Cách kiểm tra hóa đơn: đảm bảo tính hợp pháp và an toán tài chính cho doanh nghiệp

Cách phòng tránh sai phạm về chi phí nhân công khi Quyết toán

Để phòng tránh các sai phạm về chi phí nhân công trong công ty Xây dựng, bạn cần:

Kiểm tra về chi phí nhân công, trong xây dựng, chi phí nhân công là một khoản chi chiếm tỷ trọng không nhỏ trong giá thành xây dựng. Khoản chi này không quy định phải có hóa đơn tài chính => Vì vậy doanh nghiệp thường lập bảng kê thanh toán chi trả tiền lương cho công nhân tùy ý.
Kiểm tra khoản chi tiền lương công nhân chú ý phải căn cứ vào định mức được duyệt, để làm cơ sở xác định chi phí hợp lý.
Bộ hồ sơ lao động cần thực hiện đúng theo quy định

Điều quan trọng nhất trong việc ghi nhận chi phí, không chỉ chi phí nhân công đó chính mà là tính thực tế phát sinh. Tuy nhiên, khi đóng bảo hiểm xã hội cho nhân công, doanh nghiệp sẽ có 3 lựa chọn sau:

*Lựa chọn 1: Đưa phần chi phí nhân công dưới dạng tiền lương – tiền công

Trường hợp doanh nghiệp tự tổ chức đội ngũ thi công; thì tiền lương tiền công cần phải tuân thủ quy định về ghi nhận chi phí tiền lương, đó là phải quy định cụ thể điều kiện được hưởng, mức được hưởng tại các hồ sơ theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, chứng từ thanh toán cũng phải thật chú ý.

Lưu ý: Cơ quan thuế chỉ cần xếp 12 bảng lương của 12 tháng, đối chiếu chữ ký nhận lương, sẽ phát hiện ngay những bạn kế toán làm lại hồ sơ và giả chữ ký của người ký nhận lương.

Các cá nhân không đóng BHXH có được đưa vào chi phí được trừ?

Hiện tại chưa có văn bản pháp quy nào quy định doanh nghiệp không đóng bảo hiểm cho nhân viên thì chi phí tiền lương không được tính vào chi phi được trừ.
Tuy nhiên, hiện đã có thỏa thuận hợp tác giữa cơ quan thuế và BHXH. Khi kiểm tra thuế, nếu phát hiện doanh nghiệp vi phạm, cơ quan thuế sẽ thông báo cho cơ quan BHXH xử lý. Doanh nghiệp sẽ bị phạt chậm nộp và truy thu bảo hiểm khi cơ quan bảo hiểm phát hiện thanh tra theo quy định tại Luật bảo hiểm.

Truờng hợp doanh nghiệp khoán cho tổ trưởng tổ thi công thực hiện, ký hợp đồng với cá nhân này (1 cá nhân duy nhất) => chi phí tiền lương được ghi nhận dưới dạng tiền lương tiền công.

Theo khoản 1 Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về TNCN. Thì khi thanh toán, doanh nghiệp phải tạm khấu trừ 10% trên số tiền chi trả và nộp cho nhà nước. Tuy nhiên, cá nhân này cuối năm phải quyết toán lại số thuế trên số tiền này, và nếu số tiền lớn – rõ ràng thiệt hại của cá nhân về thuế suất áp dụng có thể ở khung cao nhất 35% – Các bạn kế toán cần cân nhắc sao cho cân bằng giữa số thuế giữa cá nhân và doanh nghiệp.

Về mặt BHXH, nguyên tắc của BHXH là đóng trên “tiền lương và các khoản phụ cấp cố định” => vì đây là hợp đồng khoán việc, nên không thuộc đối tượng tính và nộp tiền BHXH.

Chứng từ để ghi nhận chi phí được trừ và nộp thuế TNCN: Hợp đồng giao khoán Chứng từ thanh toán cho cá nhân giao khoán, biên bản nghiệm thu khối lượng giao khoán hoàn thành, xác nhận khối lượng giao khoán hoàn thành, chứng từ khấu trừ và nộp thuế TNCN.

Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng với một “nhóm người”: Nhóm người đó cử một đại diện để ký hợp đồng giao khoán với công ty. Thì tương tự trường hợp doanh nghiệp tổ chức thi công. Chứng từ để ghi nhận chi phí được trừ và nộp thuế TNCN:

Hợp đồng giao khoán; trên hợp đồng giao khoán phải ghi rõ: Nguyễn Văn N, đại diện cho các thành viên B,C,D…theo bảng phụ lục đính kèm…
Bảng lương ghi rõ các đối tượng B,C,D – chặn trừ thuế TNCN theo quy định nếu trên 2.000.000 đồng và không đủ điều kiện làm cam kết
Chứng từ thanh toán, có ký nhận của các đối tượng nhận
Biên bản nghiệm thu khối lượng giao khoán hoàn thành
Xác nhận khối lượng giao khoán hoàn thành
Chứng từ khấu trừ và nộp thuế TNCN phải lập. Cụ thể là hợp đồng cho mỗi thành viên.

Nếu xét về bản chất -> việc này sẽ giúp giảm thiểu số hồ sơ lao động mà doanh nghiệp phải lập, cụ thể là hợp đồng cho mỗi thành viên.

*Lựa chọn 2. Đưa phần chi phí nhân công dưới hình thức giao khoán cho cá nhân kinh doanh

Cá nhân kinh doanh được hiểu là người có đăng ký kinh doanh theo quy định tại thông tư 40/2021. Cá nhân này sẽ nộp thuế trên số thuế ấn định và trên phần doanh thu xuất hóa đơn => Do vậy, khi doanh nghiệp hợp tác với cá nhân kinh doanh để giao khoán một phần công việc thì cần có hóa đơn từ cá nhân kinh doanh này.

Chứng từ để ghi nhận chi phí được trừ (hợp đồng giao khoán, chứng từ thanh toán cho cá nhân giao khoán, biên bản nghiệm thu khối lượng giao khoán hoàn thành, xác nhận khối lượng giao khoán hoàn thành, hóa đơn từ cá nhân kinh doanh).

Việc sử dụng cá nhân kinh doanh sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được việc phải thanh toán các khoản BHXH so với tổ chức tổ đội thi công. Tuy nhiên, việc giao khoán này phải là có thật. Trong trường hợp nghi ngờ, cơ quan thuế sẽ đến xác minh việc thực hiện giao dịch này với cá nhân kinh doanh. Nếu chứng minh được đây chỉ là cá nhân “ảo” để hợp thức hóa chi phí, thì doanh nghiệp sẽ bị xử lý tội trốn thuế theo điều 136 Luật quản lý thuế.

*Lựa chọn 3. Đưa phần chi phí nhân công bằng cách thuê doanh nghiệp khác thực hiện

Khi doanh nghiệp thực hiện điều này, giống như trường hợp sử dụng thầu phụ trong mẫu giải trình giá vốn bên trên. Chứng từ thanh toán, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và bản giải trình là cần thiết.

Trong trường hợp doanh nghiệp giao khoán cho một tổ trưởng, rồi tổ trưởng này mua hóa đơn của doanh nghiệp khác xuất cho doanh nghiệp để hợp thức hóa chi phí => đây là hành vi trốn thuế, không chỉ bị xuất toán chi phí, có thể bị phạt từ đến 3 lần về thuế hoặc truy tố hình sự tùy theo mức độ – quy mô quy định tại iều 143 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14.

===> Xem thêm:

Cách khắc phục các sai phạm về doanh thu tại DN xây dựng

Trường hợp ghi nhận doanh thu sau thời điểm trên hợp đồng: Nếu doanh nghiệp xây dựng có phát sinh nghiệp vụ ghi nhận doanh thu sau thời điểm quy định trên hợp đồng thì cần có bộ hồ sơ đi kèm chứng minh tính “thực tế” của thời điểm ghi nhận doanh thu. Ví dụ: do chủ đầu tư bàn giao mặt bằng trễ, hoặc các vấn đề phát sinh được thể hiện trong hợp đồng và biên bản thỏa thuận với chủ đầu tư. Bộ hồ sơ này là rất cần thiết và thực tế các doanh nghiệp cũng nên cần chuẩn bị để tránh những khoản phạt vi phạm hợp đồng do hoàn thành trễ tiến độ. Vì một lý do nào đó, doanh nghiệp thực sự đã nghiệm thu, nhưng xuất hóa đơn sai thời điểm thì bộ hồ sơ chứng minh chi phí phát sinh sau đó, có đối chiếu với bảng dự toán công trình là rất cần thiết để tránh bị loại trừ chi phí (tham khảo bài viết: hàng về trước hóa đơn về sau).
Trường hợp thời điểm ghi nhận doanh thu trước thời điểm trên hợp đồng: Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đi kèm thật chặt chẽ để chứng minh việc hoàn tất sớm hơn tiến độ này là thực tế phát sinh.
Trường hợp phát hiện doanh thu ghi nhận thiếu bằng khoản khách hàng trả tiền trước: Đối với các khoản khách hàng trả tiền trước đều phải được quy định trên hợp đồng, và bản chất của các điều khoản này phải thực sự là khoản ứng trước của khách hàng. Ví dụ: Hợp đồng quy định tạm ứng đợt 1 sau khi hoàn tất phần A, tạm ứng đợt 2 sau khi hoàn tất phần B. Mặc dù điều khoản là “tạm ứng” – nhưng đã hoàn tất và có nghiệm thu (nghiệm thu rồi chủ đầu tư mới đồng ý thanh toán) thì điều khoản này thể hiện đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu. Thời điểm ghi nhận doanh thu: Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Giải trình giá vốn hàng bán

Khi cơ quan thuế kiểm tra giá vốn tại doanh nghiệp, có nhiều nội dung đòi hỏi kế toán phải giải trình, khi bị yêu cầu giải trình về giá vốn, bạn cần hết sức “tỉnh” tránh mắc các sai lầm về giải trình giá vốn sau:

Thỏa hiệp chuyển phần chi phí vượt dự toán sang kỳ quyết toán sau, sự thật tới 90% là kỳ sau không được đưa vào chi phí được trừ, nếu lại vượt dự toán và không thể điều chỉnh.
Vật tư không qua kho, nên không phân tích được biến động giá vật tư ảnh hưởng đến giá trị thi công thực tế.
Không xác định rõ nguyên nhân của phần chi phí vượt dự toán nên không bảo vệ được chi phí được trừ.
Sử dụng thầu phụ nhưng không có bộ hồ sơ đầy đủ hoặc khác thời điểm. Công trình nghiệm thu với chủ đầu tư tháng 1, nhưng tháng 6 mới có hóa đơn của thầu phụ.

*Nguyên tắc cần lưu ý: Không nên thỏa hiệp về thời điểm ghi nhận chi phí.

Giả sử trong kỳ quyết toán thuế, doanh nghiệp có phần vượt dự toán và bị cơ quan thuế yêu cầu treo lại vào 154 (không đưa vào giá vốn trong kỳ) mà để khi hợp đồng kết thúc (năm 2022) mới đưa vào. Vậy có nên “Thỏa hiệp không loại chi phí chỉ là chuyển sang kỳ sau”?

Theo Căn cứ tại khoản 2.30 Điều 6 của TT96/2015 (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 thông tư số 119/2014 và Điều 1 thông tư số 151/2014) về các khoản chi phí được trừ có quy định: Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế sẽ không được thuế chấp nhận là chi phí được trừ.

Cụ thể, các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi sau:

Các khoản thực chi cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc của doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí đào tạo cán bộ phòng, chống HIV/AIDS của doanh nghiệp, chi phí tổ chức truyền thông phòng, chống HIV/AIDS cho người lao động của doanh nghiệp, phí thực hiện tư vấn, khám và xét nghiệm HIV, chi phí hỗ trợ người nhiễm HIV là người lao động của doanh nghiệp.
Khoản thực chi để thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật có liên quan.
Khoản thực chi để hỗ trợ cho tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội trong doanh nghiệp.
Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp và đào tạo nghề nghiệp cho người lao động
Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động

=> Rõ ràng phần chi phí thực tế phát sinh của kỳ quyết toán chỉ được ghi nhận vào kỳ quyết toán – kỳ tạo ra doanh thu. Phần vượt nếu có thể giải trình (do giá vật tư tăng mà không có phần dự phòng; hoặc do trong quá trình thi công hai bên thỏa thuận phát sinh thêm mà không tăng chi phí…) thì vẫn là chi phí được trừ.

Nếu để sang kỳ sau thì lệ thuộc hoàn toàn vào sự “thông cảm” của cán bộ thuế (đó là điều không DN nào mong muốn). Nếu cán bộ thuế quyết toán vào kỳ sau là một người khác thì khả năng không đưa được vào chi phí càng cao hơn nữa. Nói một cách đơn giản, thì việc thỏa hiệp là một chiến lược không nên thực hiện trong kỳ quyết toán này. Phần chênh lệch sẽ rất kho để đưa vào chi phí, ngay cả trong trường hợp không phát sinh tăng giữa chi phí dự toán so với thực tế.

Giải trình biến động giá nguyên vật liệu

Doanh nghiệp xây dựng được lập dự toán theo quy định của nhà nước, nên phần vượt mức “tiêu hao nguyên liệu” vượt dự toán mà nguyên nhân là giá nguyên liệu tăng so với lúc lập dự toán thì khoản này vẫn là chi phí được trừ.

Căn cứ theo thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế Thu nhập doanh nghiệp. Bạn có thể đọc kỹ Điều 6 của thông tư này quy định về, các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Ví dụ, hạng mục XD002 có chênh lệch giữa giá dự toán và thực tế hơn 33tr đồng. Chúng ta sẽ phân tích nguyên nhân gây biến động do giá nguyên liệu tăng hay do lượng sử dụng tăng. Theo công thức:

Biến động do giá nguyên liệu = (giá thực tế – giá kế hoạch) x lượng thực tế
Biến động lượng sử dụng = (lượng thực tế – lượng kế hoạch) x giá kế hoạch

Chúng ta dễ dàng thấy được, chi phí tăng do giá nguyên liệu tăng: thậm chí lượng tiêu hao ít hơn so với dự toán. Và căn cứ vào quy định pháp luật, phần chi phí vượt do giá tăng này vẫn là chi phí được trừ.

Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế cho doanh nghiệp đầy đủ và chi tiết

Hồ sơ chuẩn để quyết toán công ty Xây dựng

Các giấy tờ, chứng từ hợp pháp luôn được cơ quan thuế hay để ý và ưu tiên kiểm tra, việc chuẩn bị tốt khâu hồ sơ quyết toán sẽ giúp bạn tự tin hơn, trong hồ sơ quyết toán công ty xây dựng sẽ chủ yếu xoay quanh hồ sơ dự thầu, dự toán chi phí, hợp đồng thi công, bản vẽ thiết kế, hợp đồng thanh lý, hoàn công…Vì hồ sơ quyết toán ở công ty xây dựng sẽ phức tạp hơn các DN khác, nên bạn cần chú ý để tránh xảy ra sai sót.

*Bộ hồ sơ thi công hoàn chỉnh sẽ gồm:

(1) Hồ sơ dự thầu gồm: Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình. Quyết định chỉ định thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn các nhà thầu và các hợp đồng giữa chủ đầu tư với các nhà thầu
(2) Dự toán chi phí: Cần có xác nhận của bên lập báo cáo kỹ thuật
(3) Bản vẽ thiết kế: Cần có xác nhận của bên lập báo cáo kinh tế kỹ thuật
(4) Hợp đồng thi công: Kiểm tra lại hợp đồng có đủ chữ ký, đóng dấu của bên chủ đầu tư và bên thi công hay chưa. Các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu giai đoạn (nếu có) trong quá trình thi công xây dựng: Kiểm tra lại có đúng khối lượng hoàn thành có khớp với hóa đơn không về mặt giá trị, Và kiểm tra biên bản khối lượng công việc này về mặt thời gian có phù hợp với hóa đơn xuất hoàn thành công trình hay không. Về mặt nguyên tắc thời gian nghiệm thu công trình, bàn giao đưa vào sử dụng và xuất hóa đơn phải phù hợp với nhau. Căn cứ theo điều 16 thông tư 39. Các kết quả thí nghiệm đối chứng, kiểm định chất lượng công trình, thí nghiệm khả năng chịu lực kết cấu xây dựng (nếu có).
(5) Hồ sơ hoàn công: Các văn bản quan trọng trong hồ sơ hoàn thành công trình như quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng, quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế – kỹ thuật, quyết định phê duyệt thiết kế, biên bản nghiệm thu công trình đưa vào sử dụng, biên bản bàn giao công trình…được lưu trữ bằng bản chính. Trường hợp không còn bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp; nhật ký thi công công trình.
(6) Hợp đồng thanh lý: Về hợp đồng thanh lý công trình trong trường hợp bên DN đã hoàn thành 100% khối lượng công việc so với hợp đồng thi công.
(7) Kiểm tra hóa đơn xuất hoàn thành công trình có đủ chữ ký: Kiểm tra người mua hàng, người bán hàng, giám đốc, ký đóng dấu theo đúng nguyên tắc hay chưa. Biên bản đối chiếu công nợ đối với từng chủ đầu tư và đối với từng công trình (nên phô-tô riêng hóa đơn GTGT đã xuất & giấy báo có ngân hàng liên quan đến công trình).

*Đối với sổ sách kế toán cần chuẩn bị:

In đầy đủ sổ cái: Căn cứ in là căn cứ trên bảng cân đối tài khoản. Nghĩa là công ty bạn sử dụng bao nhiêu tài khoản thể hiện trên bảng cân đối tài khoản thì bạn cần in bấy nhiêu sổ cái.
In đầy đủ sổ chi tiết: Đối với sổ chi tiết cần in các sổ nào có chi tiết liên quan. Có nghĩa là các tài khoản nào có chi tiết thì in ra. Ví dụ như TK: 511: Có TK chi tiết 5111- Doanh thu bán hàng, 5112 – Doanh thu thành phẩm, công trình.
In đầy đủ các báo cáo khác liên quan: Báo cáo về kho hàng hóa, kho nguyên vật liệu, kho công cụ dụng cụ, báo cáo công nợ phải thu của khách hàng theo công trình chi tiết, báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp, báo cáo phân bổ CCDC chi tiết, báo cáo khấu hao TSCĐ chi tiết.
Lập hợp đồng lao động nhân viên: Căn cứ hồ sơ lương, lập hợp đồng tương ứng với bảng lương hàng năm, lưu ý các nội dung về BHXH, lập các mẫu cam kết về thuế TNCN, lập mẫu ủy quyền QT thay thuế TNCN.

*Đối với hóa đơn chuẩn bị quyết toán công ty xây dựng:

Đối với hóa đơn bán ra

Các lưu trữ: Bảng kê 1-2 tháng, quý sau đó đến liên 3 bán ra các hóa đơn theo bảng kê trên.

Kiểm tra các liên có thống nhất chữ ký, đóng dấu đầy đủ 3 liên
Kiểm tra lại hóa đơn xóa bỏ mà đã xé liên 2 ra khỏi cuống xem có biên bản thu hồi hóa đơn không thì kẹp riêng tệp hồ sơ: Hóa đơn xóa bỏ có biên bản thu hồi hóa đơn.
Kiểm tra lại hóa đơn hủy: Hủy có nghĩa là hóa đơn không còn dùng được (nếu có). Hủy trong trường hợp chuyển địa điểm khác quận… Tức hóa đơn hết giá trị sử dụng thì đã cắt góc hóa đơn đó chưa. Nếu hóa đơn có thông báo hủy mà hiện trạng vẫn nguyên thì sẽ bị phạt do làm sai nguyên tắc.
Kiểm tra xem có hóa đơn nào viết ra mà vẫn còn liên 2 chưa đưa cho khách hoặc khách không lấy thì nên xé liên 2 đó bỏ đi.
Kiểm tra lại hóa đơn xuất bán với nội dung: Khách lẻ không lấy hóa đơn – Đối với hóa đơn này thì cần để lại đủ cả 3 liên trên quyển hóa đơn mà không cần xé ra.

Để quyết toán thuế thành công sẽ đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và kinh nghiệm, vì chỉ một chút sơ xẩy, không chuẩn bị kỹ lưỡng hoặc giải trình sai, thiếu sức thuyết phục thì có thể dẫn đến những hậu quả không đáng có. Thực tế, bản chất của việc thanh kiểm tra, quyết toán thuế không phải là tìm ra tất cả lỗi sai của doanh nghiệp, mà cơ quan thuế sẽ dựa vào các bản giải trình của doanh nghiệp trước đó, để “khoanh vùng” và tìm ra các những vấn đề mang tính rủi ro trên đó.

Xem thêm: Kiểm tra hồ sơ thuế trong doanh nghiệp

Dịch vụ Quyết toán thuế Taca sẽ giúp doanh nghiệp Giải trình về chi phí và doanh thu hạn chế tối đa việc bị loại trừ, tư vấn cho doanh nghiệp tránh các rủi ro về doanh thu và chi phí khi Quyết toán thuế. Chưa hết, khi sử dụng dịch vụ quyết toán thuế doanh nghiệp sẽ được:

Xác định tỷ lệ quyết toán thành công cho doanh nghiệp, khi xác định bảo vệ được tối đa bao nhiêu % chi phí được trừ cho DN.
Tư vấn cho khách hàng các quy định, trình tự, thủ tục, hồ sơ quyết toán thuế
Tư vấn cho doanh nghiệp để tối ưu hoá các khoản mục lợi nhuận
Tư vấn cho doanh nghiệp tránh các rủi ro về doanh thu và tránh các chi phí khi quyết toán thuế
Chỉ ra những điểm sai sót trọng yếu trong hồ sơ và chủ động phối hợp với phòng ban kế toán để tư vấn việc bổ sung chứng từ.
Đại diện doanh nghiệp quyết toán giải trình với cơ quan thuế, tự tin quyết toán cho khách hàng thành công, có cam kết với khách hàng
Giúp doanh nghiệp tránh gặp phải các rủi ro về tài chính với chi phí tối thiểu nhất
Cung cấp kịp thời các báo cáo số liệu, hồ sơ cần thiết khi doanh nghiệp cần
Hỗ trợ tư vấn kịp thời các vấn đề liên quan đến quá trình hoạt động và các vấn đề về tài chính của doanh nghiệp