quy trình kiểm tra thuế

Quy trình kiểm tra thuế để tìm ra sai phạm của doanh nghiệp

Taca
Kiến thức luật thuế
Cập nhật: 20 Tháng 4, 2024

Quy trình kiểm tra thuế để tìm ra sai phạm của doanh nghiệp – CƠ QUAN THUẾ ĐÁNH GIÁ RỦI RO THUẾ DOANH NGHIỆP NHƯ THẾ NÀO?

Trong hàng nghìn doanh nghiệp lớn nhỏ, làm sao cơ quan thuế lại dễ dàng và nhanh chóng phát hiện ra RỦI RO ở một doanh nghiệp, trong khi kế toán mất 1 năm trời làm việc từ nhận hồ sơ, hạch toán, chi chép từng giao dịch, nghiệp vụ rồi đến tổng hợp thành 1 bản báo cáo tài chính hoàn chỉnh??

Chính là đây, là nguyên tắc của cơ quan Thuế, quá trình đi “tìm lỗi sai” của các doanh nghiệp ngược với quá trình làm việc của kế toán, họ không đi theo hướng kiểm những chi tiết rồi mới đến cái lớn mà là đánh giá tổng quan rồi mới “vạch lá tìm sâu” ở chi tiết nhỏ.

Để hiểu cơ quan thuế cụ thể là đi ngược như thế nào, cách thức làm việc ra sao, từ đấy xác định phương hướng cũng như điều chỉnh theo để đáp ứng được yêu cầu với mục tiêu cuối cùng là làm việc hiệu quả với cơ quan thuế, thì bài viết này Taca sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện hơn cho bạn về quy trình thanh tra kiểm tra của cơ quan Thuế.

Quy trình kiểm tra thuế để tìm ra sai phạm của doanh nghiệp

Trước hết, cơ quan Thuế đi vào cái chung nhất, vĩ mô nhất từ loại hình, quy mô và ngành nghề kinh doanh của công ty.

Nếu như con người chúng ta rất hay ấn tượng với những người có ngoại hình nổi trội, thì cơ quan thuế cũng sẽ đặc biệt chú ý đến những doanh nghiệp có “ngoại hình” chưa “thuận mắt lắm” sau khi đánh giá tổng thể công ty. Do thời gian và nguồn lực hạn chế (3-5 người), nên để tối đa hóa mức độ hiệu quả của quá trình thanh – kiểm tra thuế, cơ quan thuế đánh giá rủi ro về các doanh nghiệp ngay từ đầu, sau đó lựa chọn nơi có rủi ro cao hơn để kiểm tra. Thêm 1 điều nữa là, thay vì kiểm tra hết từ đầu đến cuối, họ sẽ đi theo mức độ rủi ro mà họ đánh giá.

Cụ thể, mỗi loại mô hình doanh nghiệp sẽ có những điểm yếu gây rủi ro thuế riêng, và tất nhiên cơ quan thuế thừa biết với loại hình như này, mô hình như thế này thì sẽ có rủi ro như này. Từ đấy họ tập trung hơn đi theo hướng kiểm tra đó. Ví dụ, ở mô hình doanh nghiệp nhỏ hay siêu nhỏ, hệ thống kế toán chưa hoàn chỉnh, thậm chí không có nên rủi ro từ đây chắc chắn sẽ có. Khi đến kiểm tra, họ đi thẳng vào hệ thống kế toán đầu tiên luôn.

Vì thế, kế toán cần có sự chuẩn bị trước cẩn thận hơn về kê khai, ghi chép số liệu để có thể dễ dàng “pass vòng đầu” của cơ quan thuế. Nếu là kế toán giỏi thì bạn đã hạn chế được rủi ro ở ngay bước đầu tiên rồi đấy.

Xem thêm:

Rủi ro về thuế và Quản trị rủi ro về thuế

Các hành vi gian lận thuế & xử phạt doanh nghiệp cần tránh

Thứ hai, đơn vị thanh-kiểm tiếp cận hệ thống sổ sách, chứng từ của doanh nghiệp.

Sau khi có ấn tượng về “ngoại hình”, cơ quan thuế sẽ bước vào đánh giá “tính cách’ của doanh nghiệp, trước hết qua hệ thống nội bộ của công ty. Thường thì đầu tiên, đơn vị sẽ tiếp cận hệ thống sổ sách, lưu trữ chứng từ và các vấn đề nội bộ khác.

Hệ thống sổ sách, chứng từ là nơi chứa đựng rất nhiều số liệu lớn nhỏ, chứa thông tin về hoạt động kinh doanh và thuế của doanh nghiệp. Hệ thống này được xem là một nguồn dữ liệu quan trọng mà cơ quan thuế bám vào để xác định xác suất các doanh nghiệp có tình trạng vi phạm quy định hay sai lầm trong quá trình thuế hay không.

Cho nên, để đảm bảo sai phạm không xảy ra, bộ phận kế toán cần đảm bảo thông tin trong sổ sách phải chính xác, minh bạch nhất.

Xem thêm: > Cách kiểm tra sổ sách kế toán: Bật mí chiến lược tối ưu để bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp

Thứ ba, BCTC, tình trạng nộp tờ khai và nộp ngân sách là nơi cơ quan Thuế sẽ “ghé thăm” tiếp theo.

Tình trạng kiểm toán, nộp tờ khai thuế và nộp ngân sách nhà nước khá quan trọng, vì chúng là cơ sở giúp cơ quan Thuế kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đánh giá xem doanh nghiệp đã tuân thủ các quy định thuế và thanh toán nợ thuế đúng hạn hay chưa. Nếu doanh nghiệp bạn không hoàn thành đúng nghĩa vụ, cơ quan Thuế sẽ xác định rủi ro thuế cao hơn và có thể áp dụng các biện pháp kiểm soát nghiêm trọng hơn.

Chính vì lẽ đó, kế toán cần đảm bảo nghĩa vụ nộp thuế đúng hạn, đúng quy định về thuế để tránh các khoản phạt cho doanh nghiệp.

Xem thêm: > Chậm nộp thuế và những điều cần lưu ý cho doanh nghiệp

Thứ tư, cơ quan Thuế bắt đầu đi sâu hơn vào xem xét BCTC như bảng báo cáo KQHĐKD, BCĐKT, BCLCTT.

Nơi cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh, tài sản,… như BCTC là nơi xuất hiện nhiều rủi ro thuế mà cơ quan Thuế để mắt tới rất nhiều. Bởi thông qua BCTC, cơ quan Thuế sẽ đánh giá được rủi ro thuế dựa trên tình hình tài chính, tình hình kinh doanh, luồng tiền của doanh nghiệp. Ngoài ra, họ còn đánh giá khả năng thanh toán nợ thuế thông qua tài sản và lợi nhuận và đánh giá xem doanh nghiệp có khả năng tìm kiếm và thanh toán nợ thuế khi có sự thay đổi trong các quy định thuế hoặc trong trạng thái kinh doanh hay không.

Do vậy, doanh nghiệp cũng như kế toán nên cẩn thận, kỹ lưỡng hơn với các con số ở khâu này.

=> Xem thêm:

Thứ năm, đơn vị Thuế đi chi tiết vào kiểm tra các loại thuế

Cuối cùng, sau khi tiếp cận và phân tích những hồ sơ trên, cơ quan Thuế sẽ ‘dừng chân” vào cụ thể từng giao dịch một, từng nghiệp vụ một và yêu cầu từng bộ hồ sơ của từng sắc thuế để kiểm tra. Các loại thuế như thuế TNDN, GTGT, TNCN và NTNN,… kiểm tra nợ thuế và kiểm tra hồ sơ thuế của doanh nghiệp

Thuế là nơi dễ “chứa” rủi ro thuế nhất đúng như cái tên của nó. Mỗi loại thuế sẽ “mang theo” những rủi ro khác nhau, điểm chung của chúng là đều tác động tiêu cực đến sự phát triển của doanh nghiệp. Kiểm tra sắc thuế giúp cơ quan Thuế nhận biết và xử lý các tình trạng không phù hợp trong hệ thống thuế, giúp đảm bảo rằng hệ thống thuế vẫn hoạt động ổn định và hiệu quả.

Mặc dù cơ quan Thuế có nguyên tắc kiểm tra khác với quy trình làm việc của kế toán, tuy nhiên, muốn quản trị rủi ro về thuế thì không phải là khó. Kế toán cũng như doanh nghiệp cần chủ động tiếp cận và nhận diện hướng rủi ro có thể xuất hiện theo quy trình thanh tra của đơn vị Thuế, sau đấy dựa trên bộ tiêu chí đánh giá của cơ quan Thuế tự đánh giá lại rủi ro để có phương hướng bài trừ kịp thời.

=> Xem thêm:

Cách quản trị rủi ro trong quy trình kiểm tra thuế

Đề quản trị rủi ro trong quy trình kiểm tra thuế doanh nghiệp cần:

– Hiểu được điểm nóng trên BCTC mà cơ quan thuế nhắm tới, nhận diện được bộ tiêu chí đánh giá rủi ro của cơ quan thuế.

– Nắm vững kiến thức, kỹ năng soát xét và hoàn thiện hệ thống thuế cho doanh nghiệp một cách kịp thời mà không vi phạm pháp luật.

– Nắm vững rủi ro để lên được chiến lược thuế cho doanh nghiệp theo từng giai đoạn.

– Biết cách đánh giá được RỦI RO trên bảng cân đối kế toán thường liên quan đến các khoản mục.

– Nhận diện đánh giá được RỦI RO trên báo cáo kết quả HĐKD qua các khoản mục.

– Sở hữu QUY TRÌNH rà soát CHUẨN CHỈNH toàn bộ hoá đơn, chứng từ, doanh thu, chi phí hợp lệ…

=> Xem thêm:

Quy trình kiểm tra thuế vat đầu ra của doanh nghiệp

Khi bắt đầu công đoạn kiểm tra yếu tố thuế VAT, cơ quan Thuế lựa chọn kiểm tra VAT đầu ra của doanh nghiệp, xem là DN có thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ, xuất hóa đơn đúng kỳ và đúng quy định hay chưa.

Thay vì mất quá nhiều thời gian trong công việc kiểm kê “đống” tài liệu, chứng từ, hóa đơn, bảng kê, chúng ta nên chủ động tìm hiểu, nắm rõ “suy nghĩ” của cơ quan Thuế để có phương hướng rà soát hồ sơ rõ ràng, hiệu quả. Từ đấy giúp chúng ta có thể kiểm soát tình hình tốt hơn và đưa ra các giải pháp kịp thời.

Dưới đây chính là những thủ tục của cơ quan thuế khi đi kiểm tra VAT đầu vào, kèm theo đó là cách “gỡ rối” hiệu quả mà bạn cần đấy.

Xem thêm:

> Rà soát tờ khai thuế giá trị gia tăng: Doanh nghiệp bạn có đang tuân thủ đúng luật?

> Kiểm tra thuế thu nhập cá nhân: Cơ quan thuế kiểm tra và xuất toán những gì?

Cơ quan Thuế sẽ tiến hành thu thập PHIẾU XUẤT KHO của thủ kho để so sánh với HÓA ĐƠN của kế toán.

Hàng tồn kho là yếu tố quan trọng nhất của đa số doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp thương mại và doanh nghiệp sản xuất. NÊN, phiếu xuất kho chính là bằng chứng đáng tin cậy chứng minh hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.

Vì lẽ đó, khi thuế xuống thanh – kiểm tra, họ sẽ xuống kho đầu tiên, thu thập phiếu xuất kho mà thủ kho đang lưu, về đối chiếu với hóa đơn của kế toán để truy ra vấn đề.

Ở đây, đơn vị Thuế sẽ so sánh thời gian và số lượng xuất đi của từng mặt hàng giữa 2 bản ghi chép để “soi” liệu có sự chênh lệch lớn nhỏ nào không.

Nếu mà số liệu đồng nhất với nhau, CQT tiếp tục đối chiếu ngày xuất kho xem có khớp nhau không.

– Trường hợp không trùng với nhau, CQT sẽ liệt kê ra những phiếu xuất kho tháng này mà qua tháng sau xuất hoá đơn để “vặn” ngược lại doanh thu và VAT đầu ra. Từ đây tính lại tiền phải nộp rồi truy thu VAT hàng tháng, tính phạt và tính tiền chậm nộp.

Nếu số liệu sai khác với nhau, cơ quan thuế sẽ lấy phiếu xuất kho làm chuẩn, rồi so sánh hoá đơn xuất ra hàng tháng đề tính ra chênh lệch và truy thu doanh thu cũng như VAT đầu ra.

Cơ quan Thuế có thể sẽ thực hiện thêm nhiều thủ tục khác khi PHIẾU XUẤT KHO và HÓA ĐƠN đã đồng nhất với nhau rồi.

Ở trường hợp trên, khi đã truy ra vấn đề của doanh nghiệp, cơ quan Thuế có thể sẽ dừng lại luôn ở bước đấy mà không làm thêm bất kỳ thủ tục nào khác vì họ nghĩ bước đấy là đủ rồi. Tuy nhiên, DN không nên chủ quan vì cũng có 1 số trường hợp cơ quan Thuế nhận ra một vài dấu hiệu “báo động” bắt buộc họ phải tiến hành rà soát thêm như:

– Xem xét DN có xuất đúng thuế suất đối với hàng hóa bán ra chưa? Hàng hóa đó thuộc trường hợp không chịu thuế, chịu thuế 5%, 10% hay DN không tính thuế?

– Kiểm tra DN có xuất bán bằng giá thị trường không vì sẽ có trường hợp, cùng 1 mặt hàng mà giá bán cho từng khách hàng khác nhau.

– Đánh giá xem DN có những hóa đơn xuất khống để trốn thuế hay không?

– Kiểm kê những mặt hàng tồn kho lâu từ năm này qua năm khác, liệu DN đã thanh toán thuế đúng quy định chưa?

– Xem những nghiệp vụ mua quà biếu, quà tặng doanh nghiệp có xuất hoá đơn đầy đủ không?

VAT đầu ra ngày càng “nguy hiểm”, cơ quan Thuế theo đó ngày càng “tinh ranh” trong quá trình tìm lỗi ở các doanh nghiệp. NÊN, để tránh sai phạm về thuế GTGT đầu vào, kế toán ngoài việc ghi chép số liệu chính xác thì cũng cần NÂNG CAO kỹ năng NHẬN DIỆN RỦI RO và thực hiện nghiệp vụ RÀ SOÁT, ĐỐI CHIẾU lại VAT đầu ra một cách cẩn thận.

Điều tiên quyết phải làm là CHECK tổng thuế GTGT ở bảng kê đầu ra. Đây là bước QUAN TRỌNG NHẤT để Kế toán có thể kiểm tra và rà soát được hoá đơn bị sót, hoá đơn bị thay thế/ bổ sung và ghi nhận.

Cụ thể, doanh nghiệp cần làm các đầu việc như:

– Sắp xếp lại hóa đơn GTGT đầu ra

– Kiểm tra hóa đơn đầu ra theo quy định, xem xét số liệu và thời gian xuất hóa đơn có trùng khớp với phiếu xuất kho không

– Kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đầu ra đã kê khai nhưng có vấn đề.

– Kiểm tra giá bán ra của hàng hóa có hợp lý không?

– Kiểm tra hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 0%, 5% hay không chịu thuế

– Kiểm tra doanh thu xuất hóa đơn khác với doanh thu thực bán có khớp với nhau không?

NẾU phát hiện sai sót về VAT đầu ra, doanh nghiệp cần làm ngay:

– Kê khai điều chỉnh trực tiếp trên tờ khai thuế của kỳ kê khai sai

– Điều chỉnh chỉ tiêu 37/38 trên tờ khai thuế GTGT kỳ phát hiện nếu có

Xem thêm: > Cách kiểm tra hóa đơn: Đảm bảo tính hợp pháp và an toàn tài chính cho doanh nghiệp

Quy trình kiểm tra thuế trên bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán như một bức tranh toàn cảnh về toàn bộ nguồn lực tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm. Do đó, bạn cần phải đặc biệt “giữ an toàn” với các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán để tránh những rủi ro khi thanh, kiểm tra thuế.

4 chỉ tiêu tài sản quan trọng có thể gây rủi ro khi kê khai thuế cần ĐẶC BIỆT kiểm tra:

Kiểm tra Rủi ro từ chỉ tiêu Thanh toán với người mua

Với trường hợp tài khoản 131 có số dư Có, kế toán cần kiểm tra Thuyết minh BCTC để xác định cụ thể khách hàng nào đã ứng trước tiền, nội dung ứng trước là gì, căn cứ theo hợp đồng kinh tế nào, đã có biên bản đối chiếu công nợ ký xác nhận 2 bên hay chưa và thời điểm phát sinh doanh thu là vào thời điểm nào.

Nếu không thực hiện các bước trên, kế toán có thể khiến doanh nghiệp mắc phải rủi ro là khai thiếu doanh thu tính thuế, đặc biệt là hoạt động dịch vụ, do:

– Doanh thu không ghi đúng kỳ

– Xuất hóa đơn sai thời điểm

– Doanh thu đã phát sinh theo hợp đồng nhưng không được ghi nhận

– Doanh thu xuất hóa đơn khác với doanh thu thực bán

– Doanh thu xuất hóa đơn ít hơn doanh thu thực bán

– Doanh thu không có thực

Với trường hợp tài khoản 131 có số dư Nợ, kế toán cần kiểm tra lại thời điểm phát sinh doanh thu, biên bản xác nhận công nợ, hợp đồng có quy định về điều khoản trả chậm hay không?

Bởi với trường hợp này, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro là khai thiếu thu nhập do:

– Kế toán hạch toán sai mã khách hàng mua và thanh toán

– Khách hàng đã thanh toán/tạm ứng cho dịch vụ nhưng chưa xuất hóa đơn

– Khách hàng thanh toán qua NH nhưng kế toán không xuất hóa đơn

– Công nợ của khách hàng quá lâu nhưng không thu được tiền

Không đối chiếu được công nợ với khách hàng

– Công nợ phải thu khác, tạm ứng quá lớn, quá lâu, không có lý do

Kiểm tra Rủi ro từ chỉ tiêu hao mòn tài sản cố định

Đối với TK 214 có trích khấu hao TSCĐ, kế toán cần kiểm lại vấn đề sử dụng phương pháp khấu hao nào để tránh sai sót về chi phí được trừ. Cụ thể:

Nếu áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, kế toán cần xác định thời gian khấu hao bình quân cho từng loại TSCĐ.

Thời gian khấu hao bình quân = Nguyên giá (trung bình cộng) : Giá trị hao mòn

Đồng thời, kế toán cũng cần so sánh với thời gian khấu hao tối thiểu theo quy định để ước lượng mức khấu hao đã được trích có phù hợp hay không.

Nếu không áp dụng phương pháp trên thì tùy trường hợp, kế toán căn cứ vào Thuyết minh BCTC xem xét từng loại TSCĐ, so sánh với quy định để xác định khấu hao đã trích có phù hợp với quy định hay không.

Một số TSCĐ điển hình doanh nghiệp cần rà soát lại việc trích khấu hao có đúng quy định hay chưa:

TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất lâu dài

Công trình, nhà xây dựng trên đất không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

Khấu hao TSCĐ phải tạm dừng do sản xuất mùa vụ, do ảnh hưởng của Covid từ 09 tháng trở lên; hoặc tạm dừng để sửa chữa, di chuyển địa điểm, bảo trì, bảo dưỡng từ 12 tháng trở lên

Xe ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống, tàu bay dân dụng và du thuyền không sử dụng cho mục đích kinh doanh có nguyên giá trên 1.6 tỷ đồng

Kiểm tra Rủi ro từ thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng

Nếu TK 337 phát sinh Số Dư Có, kế toán cần kiểm tra Thuyết minh BCTC để làm rõ nội dung: Công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng công việc nào đã hoàn thành, nghiệm thu, đã xác định doanh thu tính thuế.

Rủi ro xảy ra ở trường hợp này là:

– Kế toán khai thiếu doanh thu tính thuế

– Hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định, dẫn đến ghi nhận doanh thu sai thời điểm

– Theo dõi công nợ không đúng với thực tế phát sinh do không xác định được thời điểm ghi nhận

– Hồ̀ sơ không được thu thập đầy đủ để chứng minh doanh thu, chi phí

– Không tính được giá thành theo từng công trình, hạng mục

Kiểm tra Rủi ro từ các khoản phải thu khác

Đối với tài khoản 138 phát sinh số dư Nợ: kế toán cần kiểm tra nội dung cụ thể trên Thuyết minh BCTC và rà soát xem có các nghiệp vụ cho vay mượn tiền không lãi suất hay không, để tránh rủi ro kê khai thiếu doanh thu tài chính vào thu nhập chịu thuế TNDN hoặc rủi ro bị loại chi phí lãi vay tương ứng không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Cụ thể, kế toán cần rà soát lại các trường hợp:

– Lãi vay cá nhân không nộp thuế TNCN

– Lãi vay ngân hàng bị làm mất khế ước/không hạch toán được theo từng khế ước

– Lãi vay khi có giao dịch liên kết

– Lãi vay trong thời gian đầu tư, xây dựng

Đối với tài sản thiếu hoặc mất đang chờ xử lý để xác định nguyên nhân, kế toán cần kiểm tra lại hồ sơ vì cơ quan thuế đánh giá đây là rủi ro về thuế GTGT.

Dịch vụ hỗ trợ kiểm tra thuế tại doanh nghiệp

Soát xét sổ sách đánh giá rủi ro về thuế để tìm căn nguyên gốc rễ dẫn tới rủi ro về thuế: Bản chất của việc đánh giá RỦI RO THUẾ là TÌM RA vấn đề, ƯỚC TÍNH mức thiệt hại và tìm ra HƯỚNG ĐI đúng đắn trong tương lai. Nhưng rất nhiều doanh nghiệp từ khi mới thành lập tới nay, họ tập trung quá nhiều vào dòng tiền, lợi nhuận mà vô tình lờ đi việc đánh giá rủi ro, đến mức không biết DN mình đang nằm trong “nấc thang” nào trong bộ chỉ số đánh giá rủi ro của cơ quan thuế.

Tìm đơn vị tư vấn thuế đưa ra phương án xử lý vấn đề một cách hiệu quả: Một điều quan trọng trong việc thực hiện “chiến lược quản trị chi phí thuế” đó là một hình thức “tối ưu chi phí thuế trong khuôn khổ pháp luật”. Việc hiểu rõ chính sách thuế giúp doanh nghiệp tận dụng được tối đa chính sách thuế HỢP PHÁP và các ƯU ĐÃI THUẾ của nhà nước vào kế hoạch thuế. Để thấy rằng, chính sách về thuế là một điều vô cùng cần thiết và khắt khe.

Sử dụng dịch vụ kế toán uy tín: Về lâu dài, việc sử dụng các dịch vụ thuê ngoài trong quá trình kinh doanh là một hình thức mang lại lợi ích lớn cho nền kinh tế, vì mọi thứ sẽ được tiết kiệm và chi phí làm việc rẻ hơn rất nhiều.

==> Tham khảo dịch vụ chuyên nghiệp:

=> Đọc thêm: THUÊ DỊCH VỤ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý NHỨNG GÌ?

Tham khảo thêm các dịch vụ liên quan tại TACA