Kiểm tra thuế thu nhập cá nhân: Cơ quan thuế kiểm tra khi nào và doanh nghiệp cần kiểm tra những đầu mục gì?

Kiểm tra thuế thu nhập cá nhân luôn là yếu tố cốt lõi trong việc đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho cả người lao động lẫn doanh nghiệp.

Với người lao động, việc nộp thuế đúng đắn không chỉ giúp họ duy trì quyền lợi bảo hiểm và phúc lợi xã hội, mà còn mang lại sự yên tâm trong công việc. Đối với doanh nghiệp, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định thuế thu nhập cá nhân không chỉ giảm thiểu rủi ro pháp lý, mà còn tăng cường uy tín đối với nhân viên và cơ quan chức năng. Tuy nhiên, nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, quy trình kiểm tra thuế thu nhập cá nhân có thể trở nên phức tạp và đầy áp lực.

Vì vậy, xây dựng một kế hoạch kiểm tra thuế thu nhập cá nhân chủ động và toàn diện là giải pháp tối ưu nhằm bảo đảm quyền lợi cho cả hai phía.

Khi nào doanh nghiệp bị Cơ quan thuế kiểm tra thuế thu nhập cá nhân?

Khi nào doanh nghiệp bị cơ quan thuế kiểm tra thuế thu nhập cá nhân vẫn luôn là câu hỏi mà nhiều chủ doanh nghiệp đang đặt ra trong bối cảnh ngày càng siết chặt các quy định về thuế. Việc bị kiểm tra thuế thu nhập cá nhân không chỉ gây áp lực về thời gian và tài chính mà còn có thể ảnh hưởng lớn đến uy tín của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu nắm rõ các quy định và chuẩn bị hồ sơ thuế kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể giảm thiểu nguy cơ bị kiểm tra đột xuất. Vậy những yếu tố nào khiến doanh nghiệp của bạn lọt vào tầm ngắm của Cơ quan thuế?

Trường hợp doanh nghiệp bị Cơ quan thuế kiểm tra thuế thu nhập cá nhân

Trường hợp 1 khi có sự Chênh lệch giữa số thuế TNCN đã kê khai với số điều chỉnh bổ sung trên bản giải trình. Đây là dấu hiệu khiến doanh nghiệp dễ bị Cơ quan thuế kiểm tra thuế thu nhập cá nhân nhất, vì thấy số liệu đã kê khai khác với tờ khai Quyết toán thuế TNCN. Do khai sai nên dẫn đến số thuế điều chỉnh không đúng.

Trường hợp 2 khi Số tiền lương và số lượng người lao động khai ở bảng lương nộp cho Cơ quan thuế có sự chênh lệch giữa số tiền lương và lượng người đăng ký tham gia BHXH (hay thường được gọi là số người đóng bảo hiểm không bằng số người lao động thực tế tại doanh nghiệp).

Trường hợp 3 bị nghi ngờ gián tiếp “sử dụng” tên, mã số thuế, số căn cước công dân (CCCD) của người khác để kê khai, tính chi phí tiền lương, tiền công khi xác định nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) trong khi trên thực tế không phát sinh chi trả thu nhập cho cá nhân đó. Với mục đích để “khai khống chi phí” làm tăng chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Ví dụ: Nhiều người lao động đã “than phiền” và khiếu nại lên cơ quan thuế về trường hợp họ đã bị 2 công ty khai khống thu nhập tiền lương liên tiếp trong 1 năm trong khi không làm tại công ty đó, nguyên do có thể DN đã “lợi dụng” chứng minh thư/CCCD của họ khi đi phỏng vấn tại DN nhưng không làm tại DN đó => với mục đích khai khống lương và làm tăng chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Trường hợp 4 cơ quan thuế nghi ngờ doanh nghiệp có dấu hiệu trốn đóng BHXH, BHYT, BTNT, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Thể hiện qua các dấu hiệu đóng bảo hiểm cho người lao động chậm trên 02 tháng với phương thức đóng hàng tháng; chậm 04 tháng với phương thức đóng 04 tháng; 07 tháng với phương thức đóng 06 tháng.

Trường hợp 5 Khai báo các khoản thu nhập không đầy đủ: Đó có thể là khai thiếu thu nhập chính và các khoản thu nhập từ phụ cấp phụ cấp ăn ở, đi lại, các khoản phúc lợi, khen thưởng, bảo hiểm không bắt buộc khác… Có thể kể đến như bỏ qua phần 15% thu nhập chịu thuế của khoản tiền phụ cấp thuê nhà công ty hỗ người lao động thuê nhà; không tính phần tiền lương làm thêm giờ (phần vượt quá so với tiền lương làm việc bình thường sẽ được miễn thuế) hay không tính vào TNCN của người lao động các khoản chi ăn ca, đồng phục, phụ cấp khác vượt mức. Việc khai báo thu nhập không đầy đủ dẫn đến việc kê khai thuế không chính xác, gây ra sự thiếu hụt trong số tiền thuế phải nộp. Điều này có thể dẫn đến các khoản phạt từ cơ quan thuế, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và có thể làm phát sinh các tranh chấp pháp lý.

=> Xem thêm: Kiểm tra hồ sơ thuế trong doanh nghiệp đúng cách (tổng hợp các bộ hồ sơ cần kiểm tra và quy trình chuẩn để kiểm tra)

Trường hợp 6 khai thiếu mã số thuế: Mã số thuế là yếu tố cần thiết để xác định và theo dõi nghĩa vụ thuế của từng cá nhân. Đây cũng là điểm mà doanh nghiệp hay mắc lỗi và chỉ được phát hiện ra thông qua việc kiểm tra thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, sau khi kiểm tra thuế thu nhập cá nhân, nhiều DN phát hiện rằng, trong quá trình khai báo thuế đôi khi đã bỏ sót mã số thuế của một số cá nhân do sự quản lý không chặt chẽ hoặc do lỗi trong việc nhập liệu. Việc này thường xảy ra khi có nhiều nhân viên hoặc khi doanh nghiệp không cập nhật kịp thời các thông tin thuế. Sự thiếu sót này có thể làm cho việc kiểm tra và xác minh các nghĩa vụ thuế trở nên khó khăn, dẫn đến việc không thể theo dõi chính xác số thuế đã nộp, gây rủi ro về pháp lý và dẫn đến các khoản phạt vì không tuân thủ đúng quy định.

Trường hợp 7 tính toán sai các khoản khấu trừ: Nhiều lúc, doanh nghiệp bỏ qua việc kiểm tra thuế thu nhập cá nhân nên không phát hiện ra lỗi sai nghiêm trọng này. Theo quy định, đối với lao động thời vụ ký hợp đồng < 3 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động, nếu mức thu nhập từ 2.000.000 đồng trở lên thì phải khấu từ 10% trước khi chi trả cho người lao động. (Trừ trường hợp người lao động làm cam kết 02/CK-TNCN). Rồi không khấu trừ, kê khai, nộp thuế TNCN đối với hoạt động đầu tư vốn (khi trả lãi vay, khi bán cổ phần theo ủy thác đầu tư của cá nhân…), cho thuê tài sản của cá nhân theo quy định. Thậm chí không yêu cầu các cá nhân thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh hoặc cung cấp các hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh, còn có thêm trường hợp kê khai không đúng hoặc trùng lặp. Đó có thể là do chưa nắm rõ quy định một người phụ thuộc chỉ được giảm trừ cho 1 người trong cùng 1 thời điểm. Và dĩ nhiên, tính sai các khoản khấu trừ có thể dẫn đến việc xác định số thuế phải nộp không chính xác. Điều này có thể gây ra các khoản nợ thuế không dự đoán trước, làm phát sinh các khoản phạt từ cơ quan thuế và làm giảm tính chính xác của báo cáo tài chính.

Cách giải trình lỗi sai liên quan đến thuế thu nhập cá nhân

Một khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra thuế thu nhập của doanh nghiệp bạn thì có thể họ đã nghi ngờ có sai phạm hoặc có dấu hiệu bất thường rồi, sau đó họ sẽ lập tức gửi mail để thông báo cho DN và yêu cầu làm bản giải trình. Trường hợp xấu là nếu bạn không giải trình được hoặc không kịp thời sửa chữa lỗi sai, cơ quan thuế sẽ xuống trực tiếp tiến thành thanh tra thuế TNCN luôn.

>> Đọc thêm: 

• Quy trình kiểm tra thuế để tìm ra sai phạm của doanh nghiệp
• Kinh nghiệm giải trình thuế cho doanh nghiệp

Trước khi mọi chuyện đi theo chiều hướng xấu, bạn cần phải lập bản giải trình các vấn đề liên quan đến thuế TNCN ngay. Cụ thể như sau:

1. Giải trình các lỗi sai trong tờ khai thuế TNCN

Lỗi sai trong tờ khai thuế TNCN có thể xảy ra ở bất kỳ doanh nghiệp nào, ác lỗi sai đấy có thể liên quan đến số tiền thu nhập, số tiền khấu trừ, số tiền thuế phải nộp,…

Đó có thể là doanh nghiệp quên không tính phần 15% thu nhập chịu thuế của khoản tiền phụ cấp thuê nhà công ty hỗ người lao động thuê nhà. Nếu xảy ra trường hợp này, khi giải trình với Thuế bạn cần nhấn mạnh rằng sai sót là do quá trình hạch toán có sự nhầm lẫn. Doanh nghiệp sẽ bổ sung chi tiết các khoản hỗ trợ đã chi trả và điều chỉnh tờ khai thuế phù hợp để đảm bảo chính xác.

Hoặc là bỏ quên phần tiền lương làm thêm giờ. Trường hợp này doanh nghiệp có thể nêu rõ rằng các quy định về miễn thuế cho khoản này chưa được thực hiện đầy đủ do sự nhầm lẫn trong khâu tính toán. Khi giải trình, cần cung cấp bằng chứng về số giờ làm thêm, mức lương vượt mức, và các chứng từ liên quan để hỗ trợ việc điều chỉnh.

Thậm chí, bạn cũng bỏ sót khoản chi ăn ca, đồng phục, phụ cấp khác vượt mức khi tính toán thuế TNCN. Lúc này, doanh nghiệp nên cung cấp chi tiết các khoản đã chi trả cùng với giới hạn quy định theo pháp luật. Sau đó, thực hiện các điều chỉnh cần thiết vào thu nhập chịu thuế của người lao động và cam kết tuân thủ các quy định trong tương lai.

Hay nếu có sai phạm liên quan đến việc không khấu trừ hoặc kê khai thuế từ các hoạt động đầu tư vốn, cho thuê tài sản, doanh nghiệp cần cung cấp bằng chứng về các khoản đầu tư, lợi tức, và lãi vay mà chưa được khai báo. Trong bản giải trình cần làm rõ rằng doanh nghiệp đang chủ động rà soát và điều chỉnh các khoản thuế còn thiếu.

2. Giải trình việc chậm nộp hồ sơ khai thuế TNCN

Chậm nộp hồ sơ khai thuế TNCN có thể khiến doanh nghiệp phát sinh thêm khoản tiền phạt và lãi suất, dẫn đến tăng thuế doanh nghiệp phải nộp so với tính toán ban đầu. Và thậm chí là phải chịu thêm quyết định cưỡng chế từ cơ quan thuế.

>> Đọc chi tiết: Doanh nghiệp chậm nộp thuế có những rủi ro nào?

Chính vì vậy, giải trình chính là cơ hội cho bạn gỡ rối, tránh những hình phạt nặng. Doanh nghiệp cần phải giải trình rõ ràng và minh bạch với cơ quan thuế nêu rõ nguyên nhân chậm trễ do có lý do bất khả kháng như bệnh tật nghiêm trọng, thiên tai hoặc các sự kiện ngoài tầm kiểm soát gây ảnh hưởng đến quá trình nộp hồ sơ kèm khoảng thời gian xảy ra và ảnh hưởng cụ thể đến hoạt động của doanh nghiệp.

Đồng thời, bạn cần cung cấp bằng chứng chứng minh như giấy xác nhận ốm đau từ bệnh viện, báo cáo thiệt hại do thiên tai, hoặc bất kỳ giấy tờ pháp lý nào liên quan để hỗ trợ giải trình và nhấn mạnh rằng việc chậm trễ này là ngoài ý muốn và cam kết sẽ nộp đủ hồ sơ, tuân thủ đúng các quy định của pháp luật trong các kỳ kê khai tiếp theo.

Và cuối cùng, bạn có thể đề xuất cơ quan thuế xem xét miễn giảm các khoản phạt do hoàn cảnh bất khả kháng, đồng thời khẳng định rằng doanh nghiệp luôn có ý thức trách nhiệm với các nghĩa vụ thuế.

3. Giải trình việc nộp thừa thuế TNCN

Trước hết, doanh nghiệp cần trình bày rõ lý do dẫn đến nộp thừa thuế, thừa nhận rằng mình đã nhập sai số liệu về thu nhập chịu thuế, không tính đúng các khoản giảm trừ gia cảnh, hoặc tính toán không khớp giữa các kỳ kế toán. Bên cạnh đó, cung cấp đầy đủ chứng từ và tài liệu liên quan đến việc kê khai sai bao gồm hóa đơn, biên bản kế toán, báo cáo thu nhập, hoặc các giấy tờ liên quan khác.

Sau khi giải trình nguyên nhân và cung cấp đầy đủ bằng chứng, doanh nghiệp cần đề nghị cơ quan thuế xem xét điều chỉnh lại khoản thuế đã nộp thừa. Việc này có thể dẫn đến hai kết quả: hoặc số tiền thừa được hoàn lại, hoặc được bù trừ vào các khoản thuế phải nộp trong các kỳ thuế tiếp theo. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải yêu cầu phương án xử lý hợp lý và phù hợp với nhu cầu tài chính của mình.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần khẳng định sự tuân thủ các quy định của pháp luật thuế và cam kết sẽ không để xảy ra tình trạng nộp thừa trong tương lai.

Dấu hiệu nào cho thấy một doanh nghiệp cần kiểm tra thuế thu nhập cá nhân ngay?

Thay vì chờ đợi đến khi cơ quan thuế thông báo kiểm tra, doanh nghiệp nên chủ động nhận diện các dấu hiệu cần thiết và thực hiện kiểm tra thuế thu nhập cá nhân ngay từ sớm. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý mà còn tạo điều kiện để điều chỉnh và cải thiện quy trình quản lý thuế một cách chủ động và hiệu quả hơn.

Dưới đây là một số dấu hiệu quan trọng bạn cần lưu ý:

Dấu hiệu 1: Thay đổi kế toán liên tục, số liệu sổ sách không được kế thừa dẫn đến thừa thiếu số liệu

Một trong những nguyên nhân thường gặp nhất là sự thay đổi nhân viên kế toán liên tục. Bất kể nguyên nhân gì đi nữa nhưng việc thay đổi nhân sự sẽ vô tình làm gián đoạn quá trình ghi chép, bàn giao và kiểm tra số liệu kế toán, làm tăng nguy cơ lỗi trong việc kê khai thuế, ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo thuế TNCN. Điều này dẫn đến những mất mát, sai sót hoặc thậm chí là gian lận trong số liệu kế toán.

>> Bài đọc liên quan:

• Cách kiểm tra sổ sách kế toán: Bật mí chiến lược tối ưu để bảo vệ lợi ích doanh nghiệp
• Báo cáo thuế thu nhập cá nhân: Một số điều quan trọng doanh nghiệp cần biết

Do đó, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra thuế thu nhập cá nhân ngay khi phát hiện tình trạng này, để đảm bảo rằng tất cả số liệu thu nhập và khấu trừ đều được cập nhật và phản ánh chính xác. Đặc biệt, việc nghiên cứu và cập nhật tài liệu liên quan sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra và điều chỉnh các sai sót kịp thời.

Dấu hiệu 2: Nghi ngờ đội ngũ nhân sự mắc lỗi sai gây chênh lệch số liệu

Kế toán là công việc đòi hỏi kiến thức và kỹ năng ở nhiều lĩnh vực khác nhau, nhưng không phải người làm kế toán nào cũng có thể đáp ứng được hết nhu cầu công việc. Điều này có thể gây ra những lỗi sai trong việc tính toán, lập báo cáo, hoặc không tuân thủ đúng các quy định kế toán.

Nếu có nghi ngờ về chất lượng và năng lực của đội ngũ nhân sự kế toán, đặc biệt là khi có dấu hiệu sai sót trong số liệu kê khai thuế TNCN, doanh nghiệp nên xem xét việc thuê các chuyên gia kiểm tra thuế thu nhập cá nhân để tránh nguy cơ bị cơ quan thuế kiểm tra và xử phạt. Thuê người kiểm tra chuyên nghiệp sẽ giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn và đảm bảo rằng quy trình quản lý thuế TNCN được thực hiện đúng quy định.

5 Đầu mục doanh nghiệp cần khi kiểm tra thuế thu nhập cá nhân

1- Kiểm tra thuế thu nhập cá nhân đã nộp

Thông thường có 3 cách kiểm tra số thuế thu nhập cá nhân mà doanh nghiệp đã nộp:

Cách 1. Kiểm tra thông qua hóa đơn đã nộp thuế thu nhập cá nhân

Sau khi hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế TNCN, bạn sẽ nhận được một biên lai xác nhận đã đóng thuế TNCN. Đây chính là cơ sở để bạn có thể tra lại những thông tin có trên hóa đơn và đối chiếu khi xảy ra sai sót.

Cách 2. Kiểm tra thông qua website của Tổng cục thuế

Với hình thức kiểm tra thuế thu nhập cá nhân đã nộp qua địa chỉ Tổng cục thuế, bạn chỉ cần cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào đường link: https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Tại mục đăng nhập hệ thống, bạn chọn những thông tin thích hợp và điền đầy đủ.

Bước 3: Sau khi đăng nhập tài khoản tra cứu thuế TNCN thành công, bạn tiến hành kê khai tại mục “kê khai trực tuyến”, điền loại giấy tờ và trạng thái cần tìm. Tiếp đến ấn tra cứu để hoàn tất thao tác.

Bước 4: Những thông tin bạn cần tìm kiếm sẽ hiện ra trên thiết bị mà bạn sử dụng để tra cứu.

Một lưu ý nhỏ là người tra cứu thuế TNCN đã nộp bắt buộc phải có tài khoản tại Cổng thông tin Tổng cục thuế mới tiến hành tra cứu được.

Cách 3. Kiểm tra thông qua ứng dụng eTax Mobile 

Doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng kiểm tra thuế thu nhập cá nhân đã nộp khi sử dụng ứng dụng eTax Mobile, bằng cách:

Bước 1: Download ứng dụng eTax Mobile tại CH Play hoặc AppStore trên thiết bị di động của bạn.

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản bằng cách nhập mã số thuế và mật khẩu của bạn.

Bước 3: Trong giao diện ứng dụng, chọn mục “Tiện ích” sau đó chọn tiếp “Tra cứu thông tin NNT”. Kết quả tra cứu sẽ hiển thị tại thiết bị của bạn.

2- Kiểm tra chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Quá trình này giúp doanh nghiệp xác minh rằng số tiền thuế TNCN đã được tính toán và khấu trừ chính xác theo quy định pháp luật, đồng thời chứng từ khấu trừ thuế được lập đúng quy cách và nộp kịp thời cho cơ quan thuế. Bằng cách kiểm tra chặt chẽ chứng từ, doanh nghiệp có thể tránh các sai sót tiềm ẩn, giảm thiểu rủi ro bị truy thu hoặc phạt do nộp thiếu thuế, từ đó bảo vệ lợi ích của cả doanh nghiệp và người lao động.

• Doanh nghiệp chậm nộp thuế có những rủi ro nào?
• Truy thu thuế: Những quy định mới doanh nghiệp cần phải biết
• Ấn định thuế và những điểm mới doanh nghiệp cần lưu ý

Bạn có thể kiểm tra chứng từ khấu trừ thuế TNCN bằng các bước đơn giản dễ thực hiện trên trang thuế Việt Nam như sau:

Bước 1: Đăng nhập trang thuế Việt Nam.

Bước 2: Chọn “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN/ Tra cứu chứng từ” và nhập các thông tin cần thiết như loại chứng từ, số chứng từ, ngày lập chứng từ, MST người nộp thuế, số CMND/CCCD/Hộ chiếu.

Điền hết các các thông tin cần thiết trên để thực hiện tra cứu chứng từ thuế TNCN

• Bước 3: Bấm chọn “Tra cứu” hệ thống sẽ hiển thị kết quả tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo điều kiện đã nhập và người dùng có thể thực hiện 1 trong 3 các công việc sau:
  In chứng từ
• Tải chứng từ dưới dạng xml
• Gửi lại chứng từ qua email

3- Kiểm tra tờ khai thuế TNCN

Việc kiểm tra thuế thu nhập cá nhân không thể bỏ qua phần kiểm tra tờ khai thuế TNCN, bởi quá trình này giúp doanh nghiệp phát hiện và điều chỉnh các sai sót hoặc bất thường trong việc kê khai thuế, ngăn ngừa các rủi ro pháp lý và tài chính. Đồng thời, kiểm tra tờ khai thuế TNCN còn góp phần duy trì tính minh bạch trong quản lý thuế, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tăng cường uy tín của doanh nghiệp đối với cơ quan thuế.

Bước kiểm tra tờ khai thuế TNCN cũng rất nhanh thôi, bạn chỉ cần:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử theo địa chỉ: http://thuedientu.gdt.gov.vn/.

Chọn “Doanh nghiệp” >>> Đăng nhập vào hệ thống với thông tin thuế kèm mật khẩu của doanh nghiệp. Tên đăng nhập chính là mã số thuế doanh nghiệp, bắt buộc phải thêm hậu tố “-pl” ở phía sau.

Bước 2: Chọn thông tin

Chọn mục “Tra cứu” để tra cứu: Tờ khai, thông báo thuế, thông tin nghĩa vụ

Tiếp theo, bạn chọn phân hệ “Tra cứu” và chọn loại thông báo, tờ khai, tra cứu số thuế còn phải nộp, tra cứu thông tin nghĩa vụ, tra cứu thông báo thuế khác.

Sau đó, doanh nghiệp ấn vào tra cứu, chọn tra cứu tờ khai thuế đã nộp.

Bước 3: Cập nhật các thông tin loại tờ khai, bao gồm tờ khai (loại tờ khai cần tra cứu), mã giao dịch, ngày nộp từ ngày, đến ngày.

Bước 4: Xem kết quả tra cứu hồ sơ khai thuế và tải về

4- Kiểm tra nợ thuế TNCN

Kiểm tra nợ thuế TNCN cũng là một phân đoạn quan trọng trong kiểm tra thuế thu nhập cá nhân. Quá trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tình trạng nộp thuế của mình, tránh tình trạng nợ thuế kéo dài gây ra các khoản phạt lãi suất hoặc các biện pháp cưỡng chế từ cơ quan thuế. Đồng thời, nó còn giúp doanh nghiệp rà soát lại hệ thống kế toán, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp lý và bảo vệ quyền lợi của người lao động, tránh những rủi ro pháp lý không đáng có trong tương lai.

>> Hướng dẫn kiểm tra nợ thuế nhanh chóng và chuẩn xác

5- Kiểm tra quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Mục đích của việc kiểm tra quyết toán thuế TNCN nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp và cá nhân tuân thủ đúng các quy định về kê khai, nộp thuế, và khấu trừ thuế theo quy định pháp luật. Thông qua đó giúp xác minh tính chính xác và minh bạch của các khoản thuế đã khai báo và nộp trong năm. Ngoài ra, kiểm tra quyết toán thuế còn nhằm giảm thiểu rủi ro pháp lý, tránh các khoản phạt do kê khai sai hoặc nộp thiếu thuế, đồng thời giúp doanh nghiệp điều chỉnh các sai sót kịp thời, đảm bảo sự minh bạch trong tài chính và tạo lòng tin với cơ quan thuế.

>> Bài viết liên quan: Báo cáo thuế thu nhập cá nhân: Một số điều quan trọng doanh nghiệp cần biết

Bạn có thể thực hiện kiểm tra thông tin quyết toán thuế TNCN qua ứng dụng Etax Mobile để biết số thuế còn phải nộp và có cần nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm hay không, theo các bước như sau:

Bước 1: Tải về và đăng nhập vào ứng dụng Etax Mobile bằng tài khoản thuế điện tử hoặc đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID.

Bước 2: Tại giao diện trang chủ, lướt xuống mục “Tiện ích” và chọn “Tra cứu thông tin quyết toán”

Sau đó, chọn năm quyết toán cần kiểm tra. Ví dụ nếu tra cứu thông tin quyết toán thuế TNCN năm 2023 thì chọn năm 2023.

Bước 3: Bấm “Tra cứu” để nhận thông tin quyết toán thuế TNCN năm được chọn.

Bước 4: Màn hình sẽ hiển thị kết quả tra cứu thông tin quyết toán thuế TNCN bao gồm: thông tin quyết toán qua tổ chức trả thu chi trả, thông tin kê khai thuế thu nhập cá nhân tháng/quý và dự kiến số thuế cần phải nộp.

Có thể bấm vào dấu hình con mắt bên cạnh các mục thông tin để xem chi tiết thông tin.

Lưu ý thêm đối với trường hợp số thuế còn phải nộp từ 50.000 trở xuống thì không phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

Doanh nghiệp nên làm gì khi có sai sót về thuế thu nhập cá nhân?

Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp và người lao động, việc khắc phục các lỗi sai sau kiểm tra thuế thu nhập cá nhân là vô cùng quan trọng, giúp đưa doanh nghiệp về khuôn khổ pháp luật và tránh rủi ro về pháp lý.

Vậy doanh nghiệp nên xử lý các lỗi sai sau kiểm tra thuế thu nhập cá nhân như thế nào?

Cách xử lý 1: Khai bổ sung

Sau khi kiểm tra thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp phát hiện lỗi sai, bạn có thể tiến hành kê khai bổ sung đối với các trường hợp kê khai thiếu khoản thu nhập chịu thuế TNCN, khai thiếu mã số thuế.

Cụ thể, doanh nghiệp cần lập các tờ khai bổ sung để bổ sung các khoản thu nhập đã bị bỏ sót, bao gồm điền các thông tin bổ sung vào mẫu tờ khai thuế. Bên cạnh đó, rà soát và điều chỉnh các hồ sơ liên quan để đảm bảo rằng tất cả các khoản thu nhập đều được ghi nhận chính xác trong các báo cáo thuế và báo cáo tài chính.

>> Tìm hiểu chi tiết: Các loại báo cáo thuế doanh nghiệp phải nộp

Đồng thời với việc kê khai bổ sung, Doanh nghiệp nên thông báo cho cơ quan thuế về việc điều chỉnh và kê khai bổ sung để tránh các vấn đề pháp lý và phạt do kê khai sai.

Đối với trường hợp kê khai thiếu MST, doanh nghiệp cần nộp tờ khai bổ sung để cập nhật các mã số thuế bị thiếu, điều chỉnh các thông tin trong tờ khai thuế để đảm bảo rằng mã số thuế của tất cả các cá nhân đều được ghi nhận.

Cách xử lý 2: Khai điều chỉnh

Đối với lỗi sai đến từ các khoản khấu trừ, bạn cần kê khai điều chỉnh để sửa chữa các sai sót trong việc tính toán, bao gồm việc nộp các tờ khai bổ sung hoặc điều chỉnh các thông tin trong hệ thống thuế. Sau đó cần kiểm tra đối chiếu với các quy định về khấu trừ thuế và đảm bảo rằng các khoản khấu trừ được áp dụng đúng cách.

Đối với trường hợp áp dụng phương pháp tính thuế TNCN chưa đúng với từng nhóm cá nhân chịu thuế, doanh nghiệp cần đánh giá lại và điều chỉnh phương pháp tính thuế để phù hợp với từng nhóm cá nhân và loại thu nhập. Thực hiện kiểm tra và sửa chữa các sai sót liên quan đến phương pháp tính thuế đã áp dụng.

Đối với trường hợp không xác định được khi nào khai thuế TNCN theo tháng và khi nào theo quý, bạn cần phải nắm rõ các quy định về thời hạn khai thuế theo tháng và quý, và điều chỉnh kế hoạch nộp thuế để phù hợp với các yêu cầu này.

Cụ thể, nếu phát hiện sai sót trong kỳ kê khai thuế theo quý, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai bổ sung theo tháng kể từ tháng đầu của quý tiếp theo. Không cần nộp lại hồ sơ khai thuế theo tháng của các quý trước, nhưng cần nộp bản xác định số tiền thuế phải nộp theo tháng tăng thêm so với số đã kê khai theo quý.

>> Quan tâm thêm: Kiểm tra hồ sơ thuế trong doanh nghiệp đúng cách

Kiểm tra thuế thu nhập cá nhân đúng cách doanh nghiệp sẽ được:

Kiểm tra thuế thu nhập cá nhân thực tế mang lại nhiều giá trị tích cực cho doanh nghiệp bao gồm việc đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, tạo điều kiện để rà soát lại hệ thống tài chính, đồng thời là cơ hội để phát hiện ra những điểm cần cải thiện.

Giá trị 1: Kiểm tra thuế thu nhập cá nhân giúp doanh nghiệp kiểm soát được việc nộp thuế có bị sai sót hay nhầm lẫn không.

Việc nộp thiếu hay thừa số thuế thu nhập cá nhân cần nộp là điều hoàn toàn có thể xảy ra, nên việc tra cứu thuế TNCN đã nộp là hoàn toàn cần thiết và không nên bỏ qua.

Kiểm tra thuế thu nhập cá nhân giúp doanh nghiệp tránh những sai phạm hoặc nhầm lẫn trong quá trình nộp thuế. Việc này giúp doanh nghiệp rà soát và xác minh lại thông tin đã kê khai, đảm bảo rằng các số liệu về thuế thu nhập cá nhân là chính xác. Sai sót trong kê khai thuế, chẳng hạn như nộp thiếu hoặc thừa số thuế, có thể dẫn đến các khoản phạt hoặc phải điều chỉnh sau này. Do đó, việc tra cứu và kiểm tra thuế thu nhập cá nhân đã nộp là rất cần thiết để tránh các vấn đề pháp lý và tài chính.

Giá trị 2: Kiểm tra thuế thu nhập cá nhân giúp doanh nghiệp hạn chế được các sai phạm có thể gặp phải trong quá trình nộp thuế.

Kiểm tra thuế thu nhập cá nhân cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro sai phạm bằng cách phát hiện và sửa chữa các lỗi trước khi nộp thuế. Việc kiểm tra định kỳ giúp doanh nghiệp nhận diện các vấn đề tiềm ẩn, như thiếu sót trong kê khai hoặc áp dụng sai quy định thuế, từ đó hạn chế khả năng gặp phải các trường hợp vi phạm.

Và tất nhiên, Kiểm tra thuế thu nhập cá nhân giúp phát hiện và khắc phục các lỗi sai sót sớm sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt và chi phí phát sinh không đáng có. Từ đó giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ pháp luật và xây dựng một hệ thống quản lý thuế hiệu quả hơn.

Giá trị 3: Kiểm tra thuế thu nhập cá nhân tạo cơ sở vững chắc cho quá trình kê khai và quyết toán thuế TNCN sau này.

Kiểm tra thuế thu nhập cá nhân cung cấp một nền tảng vững chắc cho các hoạt động kê khai và quyết toán thuế TNCN trong tương lai. Thông qua việc kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin và số liệu thuế hiện tại, doanh nghiệp có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu chính xác và đáng tin cậy cho các kỳ quyết toán thuế năm.

Điều này vừa giúp đơn giản hóa quy trình kê khai thuế mà còn giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc thiếu sót thông tin hoặc sai sót trong kê khai. Việc chuẩn bị tốt từ các bước kiểm tra thuế thu nhập cá nhân trước sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế một cách suôn sẻ, đồng thời bảo đảm rằng tất cả các nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng hạn và đầy đủ. Có cơ sở vững chắc từ việc kiểm tra trước cũng giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả các yêu cầu từ cơ quan thuế khi có kiểm tra hoặc thanh tra.

Lưu ý quan trọng để tối ưu hoá việc kiểm tra thuế thu nhập cá nhân

Việc tối ưu hóa quá trình kiểm tra thuế thu nhập cá nhân là một bước quan trọng để đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hiệu quả quản lý thuế trong doanh nghiệp. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần áp dụng những bí quyết cụ thể nhằm nâng cao tính chính xác, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả trong việc kiểm tra thuế thu nhập cá nhân.

Lời khuyên quan trọng cho doanh nghiệp là luôn tuân thủ đúng và chuẩn xác các quy định về thuế TNCN, bởi vì bất kỳ sai sót nào trong việc kê khai hay khấu trừ thuế cũng đều có thể bị cơ quan thuế nghi ngờ là hành vi gian lận hoặc trốn thuế. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần áp dụng những bí quyết cụ thể nhằm nâng cao tính chính xác, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả trong việc kiểm tra thuế thu nhập cá nhân.

>> Tìm đọc bài: Các hành vi gian lận thuế TNCN doanh nghiệp và người lao động cần tránh

Lưu ý 1: Am tường các quy định về thuế TNCN

Việc nắm rõ các quy định về thuế TNCN là yếu tố then chốt trong việc đảm bảo kiểm tra thuế thu nhập cá nhân hoạt động hiệu quả. Đó là các quy định, luật lệ và phương pháp tính thuế TNCN, giúp doanh nghiệp biết cần kiếm tra những gì, thực hiện như thế nào để chính xác nhất và đầy đủ nhất. Khi nắm vững các quy định, doanh nghiệp có thể tránh được những sai sót phổ biến, từ đó giảm thiểu rủi ro về pháp lý và các khoản phạt không mong muốn, đồng thời còn nâng cao sự chính xác trong các báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Lưu ý 2: Thường xuyên cập nhật các quy định thuế mới nhất

Quy định thuế có thể thay đổi liên tục, và việc thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất là rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng luật. Doanh nghiệp cần theo dõi thông tin từ cơ quan thuế và các tổ chức liên quan để không bỏ lỡ bất kỳ thay đổi nào. Cập nhật quy định kịp thời giúp tránh các rủi ro pháp lý, giảm thiểu khả năng bị phạt vì kê khai sai sót do không nắm bắt thông tin mới. Áp dụng các công cụ phần mềm quản lý thuế được cập nhật liên tục cũng là một cách hiệu quả để theo dõi và quản lý thay đổi quy định. Điều này rất có lợi do doanh nghiệp trong kiểm tra thuế thu nhập cá nhân duy trì sự tuân thủ mà còn tận dụng được các ưu đãi thuế hoặc các chính sách có lợi mới.

Lưu ý 3: Lưu trữ chứng từ và sổ sách đầy đủ

Để kiểm tra thuế thu nhập cá nhân hiệu quả nhất không thể thiếu đi bước lưu trữ chứng từ và sổ sách. Bạn cứ tưởng tượng khi bạn cần kiểm tra thuế thu nhập cá nhân nhưng chả thể thu thập đủ chứng từ sổ sách, bạn có thể làm gì lúc này?

Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống lưu trữ chứng từ một cách có tổ chức, giúp việc kiểm tra và rà soát thông tin trở nên dễ dàng hơn. Việc lưu trữ chính xác không chỉ hỗ trợ trong việc kiểm tra và điều chỉnh sai sót mà còn bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong trường hợp bị thanh tra hoặc kiểm tra thuế thu nhập cá nhân. Các hồ sơ cần được cập nhật thường xuyên và kiểm tra định kỳ để tránh mất mát dữ liệu. Đồng thời, việc sử dụng công nghệ để quản lý và lưu trữ chứng từ có thể nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin.

>> Tìm hiểm chi tiết:

• Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán trong bao lâu?
• Thanh tra kiểm tra thuế – Doanh nghiệp cần làm gì đạt kết quả tốt?

Lưu ý 4: Tư vấn từ các chuyên gia thuế

Nhận sự tư vấn từ các chuyên gia thuế cũng là một bí quyết quan trọng để tối ưu hóa quy trình kiểm tra thuế thu nhập cá nhân. Họ là người có kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng có thể cung cấp các giải pháp và hướng dẫn cụ thể để giải quyết các vấn đề phức tạp liên quan đến thuế. Họ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy định thuế và áp dụng chúng đúng cách, từ đó giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình kê khai thuế. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn bảo đảm rằng doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Việc kiểm tra thuế thu nhập cá nhân không chỉ là một chiến lược tài chính quan trọng mà còn là một yếu tố cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh hiện nay. Hy vọng với những kiến thức đắt giá về cách kiểm tra thuế thu nhập cá nhân trên đây mà TACA mang lại, doanh nghiệp đã tự có cho mình một chiến lược bảo vệ và phát triển kinh doanh phù hợp trong tương lai.

Tham khảo ngay Dịch vụ soát xét sổ sách kế toán – kiện toàn hồ sơ thanh kiểm tra thuế tại Taca. Đồng hành là đội ngũ chuyên gia với kinh nghiệm thực chiến nhiều năm trong ngành, chúng tôi tự tin cung cấp bộ hồ sơ chứng từ sổ sách kế toán thuế hoàn chỉnh tối đa nhất đảm bảo đúng luật kế toán và luật thuế hiện hành, để chuẩn bị sẵn sàng cho quyết toán thuế và cho các mục tiêu tài chính của công ty; Đưa ra danh mục các rủi ro tiềm ẩn không xử lý được để DN chuẩn bị phương án khi quyết toán; Dự tính số thuế bị phạt/ truy thu thêm nếu có và chịu trách nhiệm làm việc với cơ quan thuế trong thời gian quyết toán.

=> Đọc thêm: THUÊ DỊCH VỤ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý NHỨNG GÌ?

Tham khảo thêm các dịch vụ liên quan tại TACA

1. Dịch vụ tư vấn kế toán
   
2. Dịch vụ quyết toán thuế trọn gói- Bảo vệ tối đa lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp
   
3. Dịch vụ setup hệ thống kế toán
4. Dịch vụ soát xét số liệu kế toán nội bộ
5. Dịch vụ kế toán thuế trọn gói – Chiến lược quản trị tối ưu chi phí thuế
6. Dịch vụ hoàn thuế XNK – GTGT: Tối đa số tiền thuế hoàn về một cách nhanh chóng

Taca Business Consulting,