Kinh nghiệm giải trình thuế cho doanh nghiệp

Kinh nghiệm giải trình thuế cho doanh nghiệp – Làm thế nào để giải trình một cách hiệu quả?

Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp có thể gặp một số sai sót liên quan đến hóa đơn, tờ khai thuế hay BCTC,… Và trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể nhận được yêu cầu lập biên bản giải trình thuế từ cơ quan quản lý thuế để giải thích lý do. Do đó, biết cách giải trình đúng rất quan trọng, không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị phạt mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và sự tuân thủ pháp luật cũng như sự minh bạch trong hoạt động tài chính.

Trong bài viết này, Taca sẽ phân tích cho bạn các trường hợp mà doanh nghiệp sẽ bị yêu cầu giải trình kèm theo kinh nghiệm giải trình phù hợp cho từng trường hợp. Ngoài ra, bài viết còn cung cấp thông tin bổ ích về thời hạn giải trình, mẫu văn bản giải trình theo quy định. Mời bạn đọc tiếp để tìm hiểu thêm!

4 trường hợp cơ quan Thuế yêu cầu doanh nghiệp phải giải trình

Trường hợp 1: DN bị đánh giá có hóa đơn đầu vào không hợp pháp

Khi cơ quan Thuế phát hiện một DN có phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ với nhóm doanh nghiệp thuộc diện rủi ro về thuế, hóa đơn hay có giao dịch mua bán với doanh nghiệp bên bán đã ngừng hoạt động kinh doanh hay bỏ trốn, họ sẽ thông báo yêu cầu doanh nghiệp đó phải giải trình tính hợp pháp của các hóa đơn này.

Nếu rơi vào trường hợp này, để có thể giải trình hiệu quả và tránh bị phạt vi phạm hành chính, DN cần giải thích và chứng minh được giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa 2 bên là hoàn toàn hợp pháp. 

Cụ thể, đối với trường hợp mua bán với DN đang hoạt động kinh doanh bình thường, DN có thể giải trình với cơ quan Thuế rằng, tại thời điểm mua bán hàng hóa, dịch vụ, tình trạng kinh doanh của DN bên bán vẫn bình thường. Kèm theo đó, DN nộp thêm các tài liệu ghi nhận thời điểm xác lập giao dịch, mục đích mua hàng, hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán,… với bên bán lên đơn vị Thuế để minh chứng hóa đơn, chứng từ hiện tại hoàn toàn hợp lệ. 

Còn đối với trường hợp có giao dịch với những DN được cơ quan Thuế xác định là DN có rủi ro, DN cần giải trình được là hóa đơn đầu vào của DN mình được xuất hợp pháp trước thời điểm DN bên bán bị cơ quan Thuế xác định là DN bỏ trốn hay ngừng hoạt động kinh doanh; hoặc là trước thời điểm cơ quan Thuế  kết luận đó là hóa đơn bất hợp pháp.

>> Xem thêm: Giải trình hóa đơn bất hợp pháp – hóa giải rủi ro & tạo là chắn pháp lý

Có thể lấy ví dụ, năm 2024, doanh nghiệp A nhận được yêu cầu giải trình về hóa đơn bất hợp pháp do có giao dịch liên quan đến nhóm DN có rủi ro về thuế.

Khi đó, DN A đã tiến hành chuẩn bị các loại tài liệu ghi nhận thời điểm xác lập giao dịch, mục đích mua hàng và nhận cung cấp dịch vụ, thời điểm thanh toán, mã số hoá đơn; hợp đồng mua bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ được xác lập hợp pháp giữa các bên; biên bản giao nhận hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ; văn bản thanh lý hợp đồng; chứng từ thanh toán. 

Sau khi nộp bản giải trình kèm đầy đủ hồ sơ trên, cơ quan quản lý Thuế đã chấp nhận toàn bộ hóa đơn của DN A là hoàn toàn hợp lệ và quyết định không phạt vi phạm hành chính đối với DN.

Tuy nhiên cần lưu ý rằng, nếu khi giải trình mà cơ quan thuế phát hiện DN thuộc một trong các trường hợp vi phạm theo Luật Quản lý thuế về cố tình khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn, không thu hay có hành vi trốn thuế thì DN bên mua sẽ bị phạt vi phạm hành chính.

Nắm rõ 3 bước quan trọng để tránh liên quan đến trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Để bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro liên quan đến hóa đơn bất hợp pháp, việc nắm vững các bước phòng tránh là điều vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp có thể thực hiện 3 bước sau đây để đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn luôn minh bạch và hợp pháp, tránh bị cơ quan Thuế yêu cầu giải trình thuế:

Bước 1: Doanh nghiệp cần phải cập nhật liên tục và kịp thời danh sách các DN được cơ quan Thuế đánh giá có rủi ro về hóa đơn để tránh giao dịch với các DN thuộc diện rủi ro về thuế này.

>> Chi tiết: Danh sách doanh nghiệp rủi ro cao về hóa đơn

Bước 2: Doanh nghiệp cần xác minh thông tin về DN bên bán trước khi quyết định thực hiện giao dịch. 

Hiện nay, việc kiểm tra thông tin của các DN khác có thể được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng trên cổng thông tin đăng ký kinh doanh, trang thông tin người nộp thuế, trang web của DN, thực tế kiểm tra địa điểm trụ sở hay tại địa điểm kinh doanh của DN bán hàng.

Bước 3: Doanh nghiệp cần phải lập hồ sơ lưu trữ các tài liệu có liên quan đến nghiệp vụ giao dịch của mình, chẳng hạn như hợp đồng mua bán, cung cấp dịch vụ; các biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán,… 

Điều này rất cần thiết bởi các tài liệu này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho DN trong quá trình giải trình nếu nhận được yêu cầu từ cơ quan Thuế, lúc này, DN có thể chứng minh được hóa đơn mua bán với DN khác hoàn toàn minh bạch, hợp lệ.

Trường hợp 2: DN có chênh lệch số liệu giữa doanh thu tính thuế GTGT và doanh thu tính thuế TNDN

Khi đối chiếu, so sánh số liệu mà cơ quan Thuế phát hiện có sự chênh lệch giữa doanh thu tính thuế GTGT trên tờ khai thuế và doanh thu tính thuế TNDN trên tờ khai quyết toán thuế, DN sẽ bị yêu cầu phải giải trình sao cho hợp lý, chi tiết, phù hợp với các quy định hiện hành, nếu không DN sẽ truy thu thuế tương ứng với doanh thu nào được kê khai thấp hơn.

Ở trường hợp này, DN có thể giải trình theo một số hướng như sau:

3 hướng giải trình chênh lệch giữa doanh thu tính thuế GTGT và thuế TNDN

Hướng 1: Doanh thu từ hàng hóa cho, biếu, tặng

DN có thể giải trình rằng, một phần doanh thu trên tờ khai là từ hàng hóa cho, biếu tặng không đăng ký với cơ quan quản lý về Khuyến mại. 

Bởi theo quy định hiện hành, đối với loại hàng hóa này, DN sẽ phải kê khai và tính thuế GTGT như bình thường, nhưng lại không được ghi nhận vào doanh thu tính TNDN, điều này dẫn tới sự chênh lệch giữa doanh thu tính thuế GTGT và doanh thu tính thuế TNDN.

>> Bạn có thể tìm đọc: 

• Các chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN thường bị loại
• Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN – chi phí hợp lý hợp lệ 
• Các hành vi gian lận thuế TNDN doanh nghiệp cần tránh

Hướng 2: Do chênh lệch thời điểm ghi nhận doanh thu đối với hoạt động cung ứng dịch vụ

DN có thể áp dụng quy định để giải thích cho sự không đồng nhất về doanh thu là do chênh lệch về thời điểm ghi nhận doanh thu đối với hoạt động cung ứng dịch vụ. Cụ thể, theo quy định, thời điểm ghi nhận doanh thu TNDN là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ cho người mua. 

Còn về thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền, trong trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Như vậy, chênh lệch doanh thu tính thuế GTGT và tính TNDN đã xảy ra.

Hướng 3: Doanh thu từ hàng hóa xuất khẩu

Đối với trường hợp hàng hóa được xuất khẩu theo điều khoản mà quyền sở hữu, sử dụng hàng hóa chỉ được chuyển giao sau khi hàng hóa đã được thông quan, DN có thể làm rõ sự chênh lệch theo 2 hướng như sau:

Vì theo điều khoản, quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao chỉ sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, nên được ghi nhận doanh thu tính thuế GTGT nhưng lại chưa được ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN, điều này dẫn đến chênh lệch số liệu doanh thu.

Ngoài ra, việc ghi nhận doanh thu với hàng xuất khẩu ở những thời điểm khác nhau đôi khi dẫn tới sử dụng tỷ giá khác nhau để kê khai doanh thu tính thuế GTGT và hạch toán doanh thu tính thuế TNDN cũng gây ra chênh lệch giữa 2 khoản doanh thu này.

>> Bài viết liên quan:

• Khắc phục sai sót thường gặp trong chứng nhận xuất xứ hàng hóa
• Các hành vi gian lận thuế xuất nhập khẩu doanh nghiệp cần tránh

2 cách giảm thiểu rủi ro trong giải trình chênh lệch giữa doanh thu tính thuế GTGT và thuế TNDN

Để tránh sai sót không đáng có, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán có chức năng vừa hạch toán, vừa kê khai thuế GTGT vừa kê khai thuế TNDN từ cùng một cơ sở dữ liệu.

Tuy nhiên, nếu xảy ra sai sót, doanh nghiệp có thể áp dụng 2 cách sau đây để hạn chế tối đa rủi ro có thể có.

Cách 1: Đối với các chênh lệch hợp lý, DN cần tập hợp, phân loại, photo sẵn chứng từ chứng minh và căn cứ pháp lý cho các khoản chênh lệch đó để khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình thì cung cấp ngay, tránh mất thời gian tìm kiếm. 

Cách 2: Đối với các chênh lệch có khả năng bị truy thu thì DN cần sớm khắc phục, xuất hóa đơn bổ sung, kê khai bổ sung, hạch toán bổ sung, nộp thuế bổ sung,… để giảm thiểu khoản phạt vi phạm hành chính và tiền chậm nộp.

Trường hợp 3: Có sự sai sót trong phân bổ thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào được khấu trừ

Dựa vào số liệu phân bổ thuế GTGT đầu vào trên sổ sách kế toán đối chiếu với các chỉ tiêu trên Tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT), cơ quan Thuế sẽ đánh giá được độ chính xác và nhất quán của số liệu kê khai. Trong trường hợp phát hiện ra sự không hợp lý hoặc chênh lệch bất thường giữa doanh thu chịu thuế và tỷ lệ khấu trừ thuế đầu vào, cơ quan Thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp thực hiện giải trình ngay.

Quy trình Thuế kiểm tra sự phân bổ thuế GTGT của hàng hóa mua vào được khấu trừ 

Quy trình Thuế kiểm tra sự phân bổ thuế GTGT của hàng hóa mua vào được khấu trừ

Bước 1: Cơ quan quản lý Thuế sẽ yêu cầu DN cung cấp các Sổ cái, Sổ chi tiết tài khoản thuế GTGT được khấu trừ (TK 133), tài khoản doanh thu (TK 511) cùng bảng tính toán/phân bổ số thuế GTGT đầu vào dùng chung do doanh nghiệp tự lập.

Bước 2: Sau đó, họ sẽ tiến hành đối chiếu các chỉ tiêu tổng doanh thu, doanh thu chịu thuế GTGT, thuế GTGT của hàng hóa dịch vụ mua vào và thuế GTGT mua vào được khấu trừ trên bảng tính nội bộ này với các chỉ tiêu tương ứng trên Tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT) tháng/quý của doanh nghiệp.

Bước 3: Tiếp theo, cơ quan Thuế sẽ đối chiếu các chỉ tiêu doanh thu chịu thuế, doanh thu không chịu thuế trên bảng phân bổ với dữ liệu hóa đơn điện tử bán ra đã phát hành trên hệ thống của Tổng cục Thuế nhằm đảm bảo tỷ lệ doanh thu dùng để phân bổ là chính xác.

Bước 4: Sau cùng, cơ quan Thuế sẽ kiểm tra lại công thức tính toán và việc thực hiện phân bổ cuối năm (phân bổ lại) của doanh nghiệp để xác định xem việc tính toán tỷ lệ phân bổ đã đúng quy định chưa.

Quy trình này có mục đích kiểm tra lại độ chính xác việc tính toán tỷ lệ phân bổ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, bởi cơ quan Thuế biết rõ các DN thường quên không tính phân bổ.

Nếu như Thuế phát hiện DN tính toán phân bổ không chính xác, họ sẽ yêu cầu DN phải giải trình sự sai lệch này.

Để xử lý tốt trường hợp này, doanh nghiệp có thể giải trình với cơ quan Thuế rằng, DN đã có sự nhầm lẫn trong phân loại hàng hóa, dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế; ngoài ra cũng sai sót trong xác định tỷ lệ phân bổ thuế GTGT cho hàng hóa, dịch vụ mua vào, nên đã tính toán sai trong phân bổ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Đồng thời khi DN nộp bản giải trình cần đính kèm bản kê khai điều chỉnh bổ sung phân bổ thuế GTGT hàng hóa mua vào được khấu trừ.

>> Tìm hiểu thêm: 

• Quy trình kiếm tra thuế để tìm ra sai phạm của doanh nghiệp
• Các hành vi gian lận thuế GTGT doanh nghiệp cần tránh
• Giải trình chênh lệch thuế GTGT đầu vào

Trường hợp 4: Khi doanh nghiệp có sai phạm về hóa đơn và thuế

Trong kinh doanh, việc tuân thủ các quy định về hóa đơn và thuế là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, việc duy trì sự tuân thủ này không phải lúc nào cũng dễ dàng, doanh nghiệp có thể gặp phải một số sai sót không đáng có dẫn đến vi phạm. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp sẽ bị cơ quan Thuế yêu cầu giải trình rõ ràng những sai phạm này.

Căn cứ Nghị định 125/2020/NĐ-CP (bổ sung, cập nhật bởi Nghị định 291/2026/NĐ-CP), có một số trường hợp mà cơ quan Thuế yêu cầu DN phải giải trình, cụ thể là khi phát hiện DN vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, bao gồm:

• DN vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được cơ quan thẩm quyền  phát hiện thông qua công tác thanh – kiểm tra thuế hoặc những trường hợp bị lập biên bản do vi phạm hành chính điện tử.
• DN khai thiếu hoặc sai trong bản báo cáo thuế, dẫn đến việc thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được giảm, miễn, hoàn.
• DN có hành động gian lận thuế.
• DN vi phạm hành chính về thuế đối với ngân hàng thương mại hoặc người bảo lãnh nộp tiền thuế.
• DN sử dụng hóa đơn theo mẫu đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc dùng hóa đơn trùng với số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
• DN có hành vi cho/bán hóa đơn hay sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp các hóa đơn.

Xem thêm:

• Giải trình hóa đơn rủi ro hiệu quả và đúng trọng tâm 
• Lưu ý về công văn giải trình hóa đơn rủi ro

Khi giải trình thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Nhận được yêu cầu giải trình thuế từ cơ quan Thuế là điều mà không một doanh nghiệp nào mong muốn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng không cần quá lo lắng khi nhận được giấy thông báo yêu cầu giải trình nếu có sự chuẩn bị tốt. Để chuẩn bị tốt trước khi giải trình, các doanh nghiệp cần lưu ý và thực hiện các bước sau:

1– Đầu tiên, hãy xác định và thu thập các tài liệu và báo cáo tài chính cần thiết để hỗ trợ cho việc giải trình.

2– Rà soát lại các tài liệu để đảm bảo rằng thông tin thu thập được chính xác và không có sai sót, điều này sẽ giúp tránh tình huống phải giải trình do sai lệch thông tin.

3– Trước khi giải trình cần tìm hiểu kỹ về các quy định và hướng dẫn thuế liên quan đến vấn đề mà bạn cần giải trình, để đảm bảo rằng thông tin cung cấp là hợp lý và tuân thủ quy định pháp luật.

4– Tìm hiểu về các bước cụ thể trong quy trình giải trình với cơ quan thuế để chuẩn bị tinh thần và kiến thức cần thiết.

5– Xác định mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được khi giải trình, ví dụ như làm rõ một số thông tin tài chính cụ thể, giải thích nguồn gốc của các khoản chi phí,…

6– Cuối cùng là chuẩn bị sẵn kế hoạch trình bày thông tin một cách có logic và cơ bản để đạt được mục tiêu.

Việc giải trình thuế với cơ quan Thuế là một quá trình đòi hỏi sự cẩn trọng và chuẩn bị kỹ lưỡng. Nếu có sự chuẩn bị tốt, doanh nghiệp không chỉ tăng cơ hội thành công trong việc giải trình mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

5 nguyên tắc giúp doanh nghiệp tránh bị yêu cầu giải trình thuế

Việc tuân thủ các nguyên tắc để tránh vi phạm là rất cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp tránh phải đối mặt với yêu cầu giải trình thuế. Bằng việc thực hiện đúng quy định, duy trì sổ sách, hồ sơ và báo cáo thuế một cách chính xác và kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể tạo ra một hệ thống quản lý thuế hiệu quả, từ đó giảm thiểu rủi ro bị yêu cầu giải trình thuế.

5 nguyên tắc giúp doanh nghiệp tránh bị yêu cầu giải trình thuế

Nguyên tắc 1: Tuân thủ đúng các quy định pháp luật về thuế

Trước hết, doanh nghiệp cần nắm vững và thực hiện đầy đủ các quy định pháp luật liên quan đến thuế và phối hợp với cơ quan thuế trong quá trình thực hiện công tác quản lý thuế. Điều này bao gồm việc cập nhật thường xuyên các thay đổi trong luật thuế, thực hiện đúng các quy định về khai báo, nộp thuế, cụ thể là cần kê khai thuế chính xác, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng thời hạn.

Có như vậy, các doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa việc bị yêu cầu giải trình từ cơ quan thuế.

Nguyên tắc 2: Duy trì sổ sách kế toán chính xác và minh bạch

Việc ghi chép sổ sách kế toán phải được thực hiện đầy đủ, chính xác và minh bạch. Mọi giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh, sản xuất, dịch vụ cần được phản ánh trung thực và có đầy đủ chứng từ hợp lệ đi kèm.

Khi đó doanh nghiệp sẽ giảm thiểu rủi ro bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình vì các sai sót và bất thường trong sổ sách có thể dẫn đến sự nghi ngờ và yêu cầu giải thích rõ ràng từ cơ quan thuế.

Nguyên tắc 3: Kiểm tra và đối chiếu số liệu thường xuyên

Doanh nghiệp cần thực hiện việc kiểm tra, rà sóat, đối chiếu số liệu kế toán và thuế thường xuyên để phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro bị phát hiện sai phạm trong các cuộc kiểm tra của cơ quan thuế và tránh được tình trạng phải giải trình.

Nguyên tắc 4: Lưu giữ sổ sách, hóa đơn, chứng từ  một cách khoa học

Chứng từ kế toán và các tài liệu liên quan đến thuế cần được lưu trữ một cách khoa học và hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra và cung cấp thông tin khi làm việc với cơ quan Thuế.

Nguyên tắc 5: Thực hiện các báo cáo và nộp thuế đúng hạn

Việc nộp các báo cáo thuế và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đúng hạn là một trong những yếu tố then chốt để hạn chế bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Doanh nghiệp cần có kế hoạch và lịch trình rõ ràng để đảm bảo không bỏ sót hoặc chậm trễ trong việc thực hiện các nghĩa vụ thuế.

Thời hạn giải trình thuế

Căn cứ Thông tư 89/2026/TT-BTC quy định:

Giải trình lần 1: Khi cơ quan Thuế phân tích hồ sơ thuế mà phát hiện nội dung khai không chính xác, khai thiếu hoặc có những nội dung cần làm rõ liên quan đến số thuế phải nộp, số tiền thuế được miễn, được giảm, được hoàn, số tiền thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì cơ quan thuế thông báo lần 1 theo mẫu số 01/KTT về việc yêu cầu DN giải trình, bổ sung tài liệu.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế yêu cầu giải trình, doanh nghiệp phải giải trình, bổ sung tài liệu. Việc giải trình được thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc bằng văn bản (bản giấy hoặc bằng phương thức điện tử).

Giải trình lần 2: Sau giải trình thuế lần 1 mà việc giải trình được đánh giá là chưa đủ căn cứ chứng minh nội dung khai thuế là chính xác hoặc có những nội dung cần làm rõ thêm, cơ quan Thuế sẽ ban hành thông báo lần 2 theo mẫu hiện hành yêu cầu DN tiếp tục giải trình, cung cấp thêm tài liệu. 

Thời hạn giải trình, cung cấp thêm tài liệu là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ban hành thông báo. Sau lần 1 hoặc lần 2 giải trình, DN chứng minh được số tiền thuế đã khai là đúng thì hồ sơ thuế được chấp nhận; hồ sơ giải trình, bổ sung thông tin được lưu cùng hồ sơ thuế.

Một điểm DN cần lưu ý là theo Quyết định 1161/QĐ-CT, Cơ quan thuế thông báo người nộp thuế giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu không quá 2 lần đối với mỗi cuộc kiểm tra tại trụ sở cơ quan thuế (trước khi quyết định có xuống kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp hay không)

Do đó, hết thời hạn theo thông báo lần 2, nếu DN không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu; hoặc giải trình, khai bổ sung hồ sơ thuế nhưng vẫn không chứng minh được số thuế đã khai là đúng thì cơ quan thuế sẽ ấn định số thuế phải nộp nếu có đủ căn cứ ấn định; trong trường hợp không đủ căn cứ ấn định số thuế phải nộp, cơ quan thuế ban hành quyết định kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế hoặc làm cơ sở để xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra theo nguyên tắc quản lý rủi ro.

Mẫu công văn giải trình thuế theo quy định cho doanh nghiệp

Công văn giải trình thuế là văn bản hành chính được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp soạn thảo để giải thích, làm rõ thông tin các vấn đề gặp phải, khi thực hiện công việc nào đó với cơ quan quản lý thuế. Đây là một công đoạn bắt buộc trong việc xử phạt vi phạm hành chính về thuế, nhằm làm rõ mọi sai sót về vấn đề như kê khai thiếu tiền thuế, sai lệch số liệu,…

Dưới đây là mẫu công văn giải trình thuế được nhiều người sử dụng.

>> Chi tiết hơn: Công văn giải trình thuế và những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Ngoài ra, DN cần phải lưu ý một số vấn đề khi làm công văn giải trình sau: 

– Nội dung công văn phải rõ ràng, ngắn gọn, bám sát vào vấn đề giải trình: nguyên nhân tại sao DN giải trình thuế, lý do xảy ra các sai sót là gì,…

– Nội dung công văn phải đảm bảo tính trung thực, chính xác, không được khai gian. 

– Ngôn ngữ được sử dụng trong công văn phải lịch sự, nghiêm túc, có tính thuyết phục. 

– Hình thức trình bày cần phải rõ ràng, khoảng cách giữa các dòng, cỡ chữ vừa phải, đúng chính tả, in đậm, in nghiêng hợp lý.

– Các doanh nghiệp cần lưu ý gửi đúng đến đối tượng nhận, tránh sai sót khiến việc giải trình chậm trễ…

Đối tượng gửi đơn giải trình là chi cục thuế quản lý của DN tại khu vực xảy ra sai sót liên quan đến thuế.

– Thông tin của doanh nghiệp, tổ chức bao gồm: Tên, Mã số thuế, Địa chỉ, Phương thức liên hệ (Điện thoại, email, fax)

– Thông tin của người đại diện bao gồm: Chức vụ, CMND/CCCD, nơi cư trú.

Hướng dẫn DN nộp công văn giải trình thuế qua mạng nhanh chóng

Hiện nay, đa số doanh nghiệp lựa chọn nộp công văn giải trình thuế thông qua hệ thống thuế điện tử ETAX (https://thuedientu.gdt.gov.vn), bao gồm các bước:

Bước 1: Kết nối USB Chữ ký số BkavCA Token (CKS) với máy tính đã cài đặt phần mềm BkavCA Token Manager (BTM). Đảm bảo máy tính đã cài đặt phần mềm BTM và USB CKS BkavCA token được kết nối với máy tính.

Bước 2: Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập.

Bước 3: Trên tab Biểu mẫu thuế, nhấp vào Gửi biểu mẫu XML, sau đó chọn Tệp biểu mẫu.

Bước 4: Chọn tệp tờ khai cần nộp và bấm Mở.

Bước 5: Khi màn hình biểu mẫu thuế xuất hiện, bấm vào Chữ ký số.

Bước 6: Cửa sổ nhập mã PIN USB token xuất hiện. Nhập mã PIN chữ ký số của bạn và nhấp vào Đăng nhập.

Bước 7: Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Tệp khai báo đã được ký thành công” bên trên. Nhấn Chấp nhận để quay lại màn hình Khai thuế.

Bước 8: Giao diện biểu mẫu thuế hiện ra. Nhấp vào Gửi tờ khai.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp giải trình thuế hiệu quả?

Trên đây là toàn bộ những kinh nghiệm đắt giá về giải trình thuế. Nhìn chung, muốn giải trình thuế được vẹn toàn, DN trước hết cần chú trọng vào việc chuẩn bị tài liệu, sổ sách thật chính xác, đầy đủ, kịp thời, minh bạch; cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ chứng từ kỹ lưỡng để đảm bảo không có sự sai sót nào hay có thể xử lý tốt khi có vấn đề phát sinh. Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp sẽ có cho mình những kiến thức, những kinh nghiệm riêng để không còn phải “ngại” mỗi khi nhận được yêu cầu giải trình thuế nữa.

Tham khảo ngay Dịch vụ tư vấn thuế – chiến lược quản trị tối ưu chi phí thuế tại Taca. Ngoài việc có thể giúp doanh nghiệp giải trình tốt, tại đây, Taca cung cấp toàn các thủ tục từ phát hành hóa đơn, giao dịch hành chính thuế, biên tập hóa đơn chứng từ, kê khai báo cáo thuế, ghi nhận sổ sách kế toán thuế, lập báo cáo tài chính, lập báo cáo quyết toán thuế (gồm cả thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân), kiện toàn hoàn thiện hồ sơ chứng từ liên quan để bảo vệ số liệu về doanh thu, thu nhập và chi phí được trừ ghi nhận trong năm và cuối cùng là trách nhiệm giải trình số liệu kế toán thuế khi có quyết định thanh tra thuế.

Dịch vụ tư vấn thuế – Sử dụng chiến lược thuế như các tập đoàn hàng đầu đang làm

=> Đọc thêm: THUÊ DỊCH VỤ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý NHỨNG GÌ?

Bạn có thể tham khảo thêm các dịch vụ liên quan:

1. Dịch vụ báo cáo thuế
2. Dịch vụ soát xét sổ sách kế toán
3. Dịch vụ quyết toán thuế 
4. Dịch vụ kế toán thuế trọn gói

Với sự hỗ trợ từ Taca, doanh nghiệp sẽ đảm bảo xây dựng được một hệ thống kế toán và thuế vững chắc, tuân thủ đúng luật pháp và tối ưu hóa chi phí thuế.

TACA – Kiến tạo sự vượt trội!