Các chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN thường bị loại

Trong các cuộc thanh kiểm tra thuế luôn có rất nhiều vướng mắc xoay quanh các khoản chi phí không được trừ bị cơ quan thuế loại ra khi tính thuế TNDN.

Các chi phí bị loại khi tính thuế tndn thông thường đều nằm ở 1 trong 3 trường hợp:

• Những chi phí không hợp lý không tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh (mặc dù có hóa đơn chứng từ)
• Chi phí cần thiết trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp như: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí tiền lương, chi trợ cấp … nhưng không có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Các hành vi trốn thuế, gian lận thuế TNDN được thể hiện dưới nhiều hình thức đa dạng

Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN thường bị loại

Theo khoản 2, Điều 9 Luật Thuế TNDN 2008, các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN (Income tax) đã được quy định, tuy nhiên tựu chung lại được chia làm 4 nhóm như sau:

Nhóm 1: Chi phí không được trừ do vượt mức quy định, khống chế

Chi phí	Được khấu trừ	Không được trừ
Chi phí đồng phục	· Bằng tiền: Được khấu trừ, giới hạn ở mức 05 triệu/người/năm; · Bằng hiện vật: Khấu trừ toàn bộ; · Bằng cả tiền và hiện vật: Khấu trừ toàn bộ với hiện vật và giới hạn 05 triệu/người/năm đối với tiền mặt; (Cần Lập kế hoạch liên quan đến quy trình về thuế TNCN)
Chi phí phúc lợi cho người lao động	Chi phí phúc lợi được chi trả trực tiếp cho nhân viên không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trả trong năm tính thuế;	Phần vượt quá
Mua hàng hoá, dịch vụ từ cá nhân, hộ gia đình không có hoá đơn	Yêu cầu chuẩn bị bảng kê 01/TNDN đối với: ·     Hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu không quá 100 triệu/năm; ·     Hộ và cá nhân không kinh doanh (chi tiết tại Thông tư 40/2021/TT-BTC và Thông tư 100/2021/TT-BTC)	Hộ và cá nhân kinh doanh có tổng doanh thu vượt quá 100 triệu đồng/năm
Chi phí sử dụng lao động – Mua quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên	Khoản thanh toán cho quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ không vượt quá 03 triệu VNĐ/tháng (Bảo hiểm nhân thọ: TT78/2014: giới hạn 1 triệu VNĐ/tháng, TT25/2018: 3 triệu VNĐ/tháng)	Phần vượt quá 03 triệu VNĐ/tháng;
Công tác phí	–	(Vượt mức quy định tại hợp đồng/chính sách…)
Chi phí lãi vay	Thường được khấu trừ;	· Lãi vay cá nhân vượt quá 1,5 lần lãi vay của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; · Lãi vay cho khoản vay tương ứng với phần vốn điều lệ chưa góp đủ; · Vượt mức 30% EBITDA thuần (thu nhập trước thuế + khấu hao + lãi vay thuần) trong trường hợp có giao dịch với bên liên kết trong năm tài chính;
Chi phí thuê tài sản khấu hao/phân bổ vượt mức	Số tiền được phân bổ chính xác/phù hợp	Phần giá trị phân bổ vượt mức
Khấu hao	Thường được trừ	· Khấu hao tài sản không có giấy chứng nhận quyền sở hữu; · Khấu hao tài sản không phục vụ cho mục đích kinh doanh trong kỳ tính thuế (trừ trường hợp tài sản tạm dừng sử dụng do sản xuất theo mùa vụ không quá 09 tháng, tài sản tạm dừng sử dụng do sửa chữa định kỳ hoặc bảo trì không vượt quá 12 tháng); · Khấu hao tài sản vượt mức quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC về chế độ thanh lý tài sản cố định; · Khấu hao quyền sử dụng đất vô thời hạn; · Khấu hao xe dưới 9 chỗ ngồi với phần vượt quá 1,6 tỷ VNĐ/xe;
Chi phí làm thêm giờ	Trong khoảng 200 giờ (hoặc 300 giờ đối với một số ngành nghề ưu tiên) và có Thông báo lên Sở LĐ TB&XH	· Vượt mức 200 giờ đối với một số ngành nghề ưu tiên nhưng không thông báo; · Vượt mức 200 giờ đối với một số ngành nghề không ưu tiên; · Vượt mức 300 giờ/năm
=> Khẩn trương hoàn thành cơ chế, chính sách điều chỉnh tăng thời gian làm thêm giờ/ tháng, đảm bảo không quá 300 giờ/năm”. (Nghị quyết 155/NQ-CP) => Năm 2022: Tham khảo Nghị quyết 17/2022/UBTVQH15 của UBTV Quốc hội – Được làm thêm tới 300 giờ trong năm đối với tất cả các ngành nghề – Nâng giới hạn 60 giờ làm thêm trong tháng đối với các DN được làm thêm tới 300 giờ trong năm. => Năm 2023: Nghị quyết 17 hết hiệu lực -> Quy định hiện hành về số giờ làm thêm từ 2023 sẽ quay lại thực hiện theo Khoản 2, Khoản 3 Điều 107 Bộ Lao Động 2019, trong đó số giờ làm thêm 1 tháng tối đa là 40 giờ.

Nhóm 2: Chi phí không được trừ do “không thỏa mãn quy định cụ thể

Chi phí	Được khấu trừ	Không được trừ
Chi phí sử dụng lao động – lương, thưởng, phụ cấp	Thường được khấu trừ;	– Lương trả cho người sáng lập không tham gia làm việc, thành viên Hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh hàng ngày. – Chi phí tiền lương không được quy định trong các văn bản lao động (hợp đồng lao đồng, thỏa ước lao động, quy chế tài chính, v.v). – Lương và thưởng không được thực trả trước thời hạn nộp quyết toán thuế TNDN. – Thanh toán cho nghỉ việc/ trợ cấp thôi việc không phù hợp với quy định lao động
Chi phí trích trước	Chi phí trả trước tương ứng với phần doanh thu đã khai báo trên cơ sở hợp lý và được thanh toán theo thời gian đã thỏa thuận.	Các trường hợp khác (trích trước tới hạn chưa chi/không chi).
Chi phí dự phòng	Chỉ có 4 loại dự phòng theo hướng dẫn của BTC tại TT 48/2019/TT-BTC được chấp thuận
Hàng hóa bị hư hỏng không được bảo hiểm đền bù	(1) Tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh và các trường hợp bất khả kháng (2) Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên hoặc hết hạn sử dụng	Tất cả các trường hợp khác
Tiêu hao NVL trong sản xuất	x
Chi phí không tương ứng với doanh thu		x

Nhóm 3: Chi phí không tuân thủ không được trừ bao gồm

Chi phí	Được khấu trừ	Không được trừ
Phạt hành chính		x
Lãi chậm nộp		x

 

• Phạt hành chính: Bao gồm tất cả các khoản phạt hành chính: vi phạm giao thông, phạt chậm nộp thuế, …)

• Lãi chậm nộp: Trước thời điểm 01/07/2013 lãi chậm nộp được coi là “phạt” chậm nộp; các doanh nghiệp kì vọng sau khi thay đổi từ hoạt động “phạt” sang tính “lãi” chậm nộp, khoản trên có thể được khấu trừ. Tuy nhiên thực chất đây là quy định giúp cơ quan Thuế tăng thời hạn xử phạt, thay vì thời hạn 05 hoặc 10 năm, thì hiện tại có thể truy thu vô thời hạn, đây có thể được coi là một điểm bất lợi đối với doanh nghiệp.

Nhóm 4: Các chi phí không được trừ khác

Chi phí	Được khấu trừ	Không được trừ
Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện do đánh giá lại các khoản mục tiền mặt, nợ phải thu, nợ phải trả (Giai đoạn hoạt động)	Lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại khoản mục nợ phải trả (AP) -> Không điều chỉnh về thuế	Lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại khoản mục tiền mặt và nợ phải thu -> Điều chỉnh để tăng thu nhập chịu thuế
Lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá đã thực hiện và chưa thực hiện trong giai đoạn xây dựng cơ bản – chưa đi vào Hoạt động SXKD của DN mới thành lập	· Theo dõi lũy kế trên Bảng cân đối. · Tính vào chi phí/doanh thu tài chính vào năm đưa TSCĐ vào khấu hao hoặc Phân bổ tối đa trong vòng 5 năm kể từ khi bắt đầu hoạt động
Trường hợp khác	· Thuế TNCN/ Thuế nhà thầu (Gross basis) – không được trừ · Chi phí thuế TNDN (Act. 821) – không được trừ · Chi phí thuê tài sản từ cá nhân (ví dụ thuê nhà) – được trừ (yêu cầu: hợp đồng, chứng từ thanh toán, điều khoản về thuế TNCN) · Chi phí thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân – được trừ (Điều 6 khoản 2.9) · Chi phí mua vé máy bay điện tử không có hóa đơn – được trừ (Điều 6, khoản 2.9) => Tài trợ: Chỉ có các khoản tài trợ bao gồm giáo dục, chăm sóc y tế, xây dựng nhà cho người nghèo, thiên tai, nghiên cứu khoa học/ địa bàn đặc biệt – các đối tượng được hỗ trợ bởi chương trình của Chính Phủ được trừ.

Xử lý chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN

• Trong năm tính thuế, kế toán tự xác định các khoản chi phí không được trừ và loại ra khi quyết toán thuế TNDN.
• Về chế độ kế toán, kế toán đều phải ghi nhận vào tài khoản chi phí, và cuối kỳ kết chuyển lên Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
• Về chính sách thuế, các khoản chi phí đó không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, và sẽ phải loại ra khi quyết toán thuế TNDN.

1. Trường hợp kế toán phát hiện chi phí không được trừ trước khi Cơ quan thuế kiểm tra

Như đã đề cập ở mục 1, kế toán cần phải chủ động rà soát lại tất cả các khoản chi phí trong năm tài chính nhằm phát hiện ra các chi phí có thể bị loại khi quyết toán thuế.

Kế toán tổng hợp các khoản chi phí không được trừ vào tờ khai thuế TNDN, điền tổng chi phí không được trừ vào chỉ tiêu B4: “Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế” trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Tờ khai 03/TNDN).

Đặc biệt lưu ý, kế toán không thực hiện bất cứ bút toán điều chỉnh kế toán nào khi tổng hợp số liệu chi phí không được trừ vì bản chất đây là các chi phí kế toán thực tế phát sinh của doanh nghiệp.

2. Trường hợp chi phí không được trừ sau quyết toán thuế

Khi cơ quan thuế đã thực hiện quyết toán tại doanh nghiệp và phát hiện ra các khoản chi không được trừ mà kế toán chưa chủ động loại ra khi làm tờ khai quyết toán thuế TNDN thì các chi phí này sẽ được nêu trong biên bản kiểm tra thuế của cơ quan thuế tại doanh nghiệp.

Khi đó, kế toán xử lý như sau:

– Không điều chỉnh hạch toán kế toán của các khoản chi phí bị loại sau quyết toán thuế (Giống nguyên tắc của trường hợp 2.1).

– Xem xét điều chỉnh phần thuế TNDN phải nộp tăng thêm (nếu có) và phạt chậm nộp thuế (nếu có) theo số liệu tại Biên bản kiểm tra thuế.

Lưu ý: Rất nhiều kế toán nhầm lẫn các chi phí bị loại sau quyết toán thuế và đưa vào hạch toán vào tài khoản chi phí khác (TK 811). Đây là cách hạch toán hoàn toàn sai và phản ánh sai bản chất chi phí.

Việc bị loại chi phí khi quyết toán dẫn tới 2 trường hợp sau: Không tăng thuế TNDN phải nộp và tăng thuế TNDN phải nộp.

2.1 Chi phí bị loại nhưng không tăng thuế TNDN phải nộp

Trường hợp này kế toán không cần xử lý gì thêm. Tuy nhiên cần lưu ý số lỗ được kết chuyển sang các năm sau để tính thuế TNDN sẽ thay đổi.

2.2 Chi phí bị loại làm tăng thuế TNDN phải nộp và bị phạt chậm nộp thuế

Trường hợp này thường gặp ở hầu hết các doanh nghiệp là việc bị loại chi phí dẫn tới hậu quả là tăng thuế TNDN phải nộp của năm quyết toán thuế và phạt chậm nộp thuế TNDN tương ứng với số ngày chậm nộp theo biên bản kiểm tra thuế.

Khi đó, kế toán cần phải thận trọng xem xét đến tính trọng yếu của khoản thuế TNDN phải nộp bổ sung để xác định là điều chỉnh phi hồi tố hay hồi tố.

“Trọng yếu” trong kế toán được hiểu theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01- Chuẩn mực chung như sau:

Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính.

Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể.

Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính.

=> Như vậy, căn cứ vào hướng dẫn nêu trên của Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, kế toán cần xem xét và đánh giá kỹ lưỡng về tính trọng yếu của khoản tiền thuế TNDN phải nộp thêm cho năm quyết toán thuế.

Trường hợp 1: Tăng thuế TNDN phải nộp chỉ dẫn tới điều chỉnh phi hồi tố (Không trọng yếu)

Trường hợp thuế TNDN phải nộp tăng thêm theo Biên bản kiểm tra thuế được đánh giá là không trọng yếu, kế toán thực hiện điều chỉnh phi hồi tố vào BCTC của năm hiện tại bằng bút toán tăng thuế TNDN và phạt chậm nộp thuế (nếu có) vào sổ sách kế toán của năm hiện tại:

Hướng dẫn cụ thể cho việc hạch toán chi phí bị loại sau quyết toán thuế:

– Hạch toán chi phí thuế TNDN phải nộp tăng:

Nợ TK 8211 (Chi phí thuế TNDN hiện hành)

Có TK 3334 (Thuế thu nhập doanh nghiệp)

– Hạch toán khoản tiền phạt chậm nộp thuế TNDN:

Nợ TK 811

Có TK 3339 (Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác)

Trường hợp 2: Tăng thuế TNDN phải nộp dẫn đến phải điều chỉnh hồi tố BCTC (Trọng yếu)

Trường hợp thuế TNDN phải nộp thêm theo Biên bản kiểm tra thuế được kế toán đánh giá là trọng yếu. Kế toán phải áp dụng điều chỉnh hồi tố theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 29- Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót theo nguyên tắc: Điều chỉnh lại BCTC của tất cả các năm bị ảnh hưởng bởi khoản thuế phải nộp thêm và khoản phạt thuế TNDN.

Lưu ý: Việc xem xét điều chỉnh hồi tố chỉ áp dụng với khoản tiền thuế TNDN bị truy thu (tiền thuế nộp bổ sung), còn khoản phạt chậm nộp tương ứng với khoản tiền thuế TNDN trên Biên bản kiểm tra thuế thì không cần xem xét điều chỉnh hồi tố mà hạch toán vào chi phí năm hiện hành (TK 811).

Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động nắm vững các quy định của pháp luật về thuế để tránh bị loại chi phí khi thanh kiểm tra quyết toán thuế.