Cách kiểm tra hóa đơn: Đảm bảo tính hợp pháp và an toàn tài chính cho doanh nghiệp

Taca
Kiến thức luật thuế
Cập nhật: 7 Tháng 8, 2024

Một quy trình kiểm tra hóa đơn hoạt động tốt có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc duy trì dòng tiền lành mạnh và giải quyết mọi rủi ro có thể xuất hiện.

Khi đề cập tới quản lý doanh nghiệp, chúng ta thường nghĩ đến việc tăng trưởng, mở rộng quy mô, hay tối ưu hóa chi phí. Tuy nhiên, một khía cạnh quan trọng mà nhiều doanh nghiệp đôi khi lơ là, đó là việc kiểm tra hóa đơn. Dù có vẻ như là một chi tiết nhỏ, nhưng thực tế, bỏ qua quy trình kiểm tra hóa đơn có thể kéo theo những hậu quả không lường trước được.

Vậy doanh nghiệp có thể đối mặt với những rủi ro nếu không thực hiện kiểm tra hóa đơn gì? Có thể xóa bỏ những rủi đó hay không? Mời bạn đọc tiếp.

Doanh nghiệp có thể gặp rủi ro gì nếu bỏ qua quy trình kiểm tra hóa đơn?

Hóa đơn luôn là mối nguy cơ tiềm ẩn nhiều rủi ro ảnh hưởng tới sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Trong thực tế đã ghi nhận nhiều trường hợp doanh nghiệp ẩn chứa nhiều “lỗ hổng” rủi ro, gây thất thoát cho doanh nghiệp và vi phạm pháp luật thuế. Nguyên nhân chính được xác nhận là do doanh nghiệp còn chưa ý thức được tầm quan trọng của quy trình kiểm tra hóa đơn nên họ chưa dành nhiều thời gian cho quy trình này. Vậy doanh nghiệp có thể gặp phải rủi ro gì?

Rủi ro 1: Thiếu sót hóa đơn.

Hãy tưởng tượng một ngày, khi cơ quan Thuế đến thanh kiểm tra, nhưng vào lúc này doanh nghiệp bạn mới phát hiện ra một lỗ hổng trong báo cáo tài chính chỉ vì một hóa đơn nhỏ bị bỏ quên hoặc ghi sai. Bạn lúc này có thể làm gì để “xoay chuyển đại cuộc”?

>> Bạn đọc tìm hiểu thêm: Quy trình kiểm tra thuế để tìm ra sai phạm của doanh nghiệp

Lỗ hổng đó chính xác xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa đặc biệt chú trọng tới khâu kiểm tra hóa đơn kỹ lưỡng do bình thường doanh nghiệp còn nhiều vấn đề quan trọng cần phải giải quyết.

Cũng phải công nhận việc nhập liệu hóa đơn đầu vào khá rắc rối, thêm phần đa số các doanh nghiệp còn ngó lơ khâu kiểm tra hóa đơn thì sẽ rất dễ khiến doanh nghiệp đối mặt với các rủi ro liên quan chẳng hạn như nhập sai thông tin, nhập trùng lặp dữ liệu, hay thiếu sót hóa đơn. Những lỗi này có thể làm sai lệch số liệu khi ghi nhận doanh thu, chi phí, tất nhiên là ảnh hưởng lên báo cáo tài chính cũng như các quyết định kinh doanh quan trọng và quyền lợi thuế của doanh nghiệp.

Rủi ro 2: Khó khăn trong việc truy xuất, kiểm tra thông tin hóa đơn khi cần thiết.

Quy trình quản lý và kiểm tra hóa đơn không khó, chỉ khó khi doanh nghiệp chưa nhận thức đủ tầm quan trọng của công việc này.

Một ngày trôi qua là hàng chục, hàng trăm, thậm chí hàng nghìn, hàng vạn giao dịch được ký kết, hóa đơn theo đó cũng tăng lên nhiều hơn. Bỏ qua trường hợp mọi hóa đơn đều hợp lệ, nếu chúng được “chất đống” một cách “vô tổ chức”, trong đó lại có một số hóa đơn chưa đủ điều kiện gọi là hợp pháp chưa được phát hiện kịp thời. Lại có trường hợp doanh nghiệp còn ghi nhận thiếu thừa giao dịch,… mà không biết do không kiểm tra hóa đơn kỹ càng, điều này rất nguy cho doanh nghiệp.

Vậy doanh nghiệp gặp nguy trong trường hợp nào? Bạn có bao giờ gặp tình huống phải tìm kiếm một hóa đơn cũ giữa hàng tá tài liệu chưa sắp xếp mỗi khi cơ quan Thuế yêu cầu? Thậm chí hóa đơn còn bị thất lạc, rách nát, rồi hư hỏng từ lâu, điều này ảnh hưởng xấu đến quá trình hạch toán chi phí và quyết toán thuế, bởi nó liên quan đến xác định tính hợp lệ của hóa đơn. Chỉ 1 sai lệch thôi cũng đủ để doanh nghiệp bạn có nguy cơ bị truy thu thuế, bị ấn định thuế và phạt tiền là điều khó tránh khỏi.

>> Tìm đọc các bài viết liên quan:

Rủi ro 3: Kê khai thuế, quyết toán thuế không chính xác.

Theo quy định thuế, doanh nghiệp phải lưu giữ đầy đủ hóa đơn đầu vào để hạch toán thuế. Thiếu hóa đơn khiến doanh nghiệp kê khai thuế sai, Thuế kiểm tra xác định doanh nghiệp này đang cố tình khai sai, có dấu hiệu gian lận thuế, cố tình trốn thuế.

Khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần xuất trình đầy đủ hóa đơn để chứng minh chi phí. Nếu không có hóa đơn, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế, gây thiệt hại tài chính.

Nguyên nhân chính là trước đấy bạn không kiểm tra hóa đơn xem đã đảm bảo hợp lệ chưa. Có nhiều trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng hay hết giá trị sử dụng rồi mà không nhận ra. Hoặc có trường hợp bạn sử dụng hóa đơn sai tên, địa chỉ, MST, sai tên hàng hóa, dịch vụ, ghi sai cả mức thuế suất áp dụng. Và khi bị xác định tồn tại nhiều hóa đơn không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các hậu quả pháp lý nghiêm trọng, bao gồm cả truy cứu trách nhiệm hình sự.

3 thời điểm “vàng” doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn

Việc kiểm tra hóa đơn là một trong những hoạt động quan trọng trong quá trình quản lý tài chính và tuân thủ các quy định về thuế của doanh nghiệp. Để giảm thiểu tối đa các rủi ro liên quan đến thuế, doanh nghiệp cần xác định rõ những thời điểm quan trọng cần thực hiện kiểm tra hóa đơn.

Hầu hết các doanh nghiệp thường bị phát hiện có lỗi sai liên quan đến hóa đơn tại 3 thời điểm quan trọng, đó là khi thực hiện lập hóa đơn, trong ngày thanh-kiểm tra và sau thanh kiểm tra để đưa vào lưu trữ hồ sơ thuế. Chính vì vậy, thời điểm tại 3 mốc này chính là thời gian vàng để bạn kiểm tra hóa đơn và xử lý lỗi sai.

Thoi-diem-kiem-tra-hoa-don

Thời điểm 1: Ngay khi nhận hóa đơn hoặc lập hóa đơn

Kiểm tra hóa đơn ngay sau khi giao dịch diễn ra là thời điểm tối ưu nhất để đảm bảo tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn. Việc này giúp doanh nghiệp phát hiện các sai sót hoặc nhầm lẫn trên hóa đơn dễ nhất, nhanh nhất và chính xác nhất.

Doanh nghiệp cần kiểm tra lại các thông tin như mã số thuế, số tiền, ngày lập hóa đơn, thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ, và chữ ký điện tử (nếu có). Kiểm tra ngay sau giao dịch giúp doanh nghiệp có đủ thời gian để xử lý các vấn đề phát sinh, chẳng hạn như yêu cầu bên bán điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới nếu có sai sót.

Điều này cũng tạo thuận lợi cho quá trình kê khai thuế sau này vì tránh được tình trạng phát hiện ra lỗi quá muộn, khi thời gian điều chỉnh đã hết gây ra những rắc rối pháp lý không đáng có.

Thời điểm 2: Trước khi Thuế thanh tra – kiểm tra

Trước khi cơ quan thuế hoặc các đơn vị chức năng khác tiến hành thanh tra, việc kiểm tra hóa đơn lại nhiều lần nữa là bước cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn đều tuân thủ đúng quy định pháp luật, giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi vi phạm không đáng có.

Đây cũng là thời điểm đủ “kịp” để mọi lỗi sai có thể được xử lý. Cụ thể doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hệ thống hóa đơn, từ hóa đơn đầu vào đến hóa đơn đầu ra, để đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn đã được kê khai đầy đủ, đúng quy định, không có hóa đơn nào bị thiếu hoặc kê khai sai. Các báo cáo tài chính, báo cáo thuế cũng cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng chúng khớp với các hóa đơn đã phát hành và nhận được.

Ngoài ra sẽ có thêm trường hợp luật lệ thay đổi, doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn để đảm bảo hóa đơn đang tuân thủ đúng quy định hiện hành.

>> Tham khảo thêm các bài:

Thời điểm 3: Sau thanh kiểm tra, trước khi đưa vào lưu trữ hồ sơ thuế

Sau khi quá trình thanh tra, kiểm tra kết thúc, việc kiểm tra hóa đơn trước khi đưa vào lưu trữ hồ sơ thuế là bước quan trọng cuối cùng để đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn đều đã được xử lý và ghi nhận đúng cách.

Nhiều lúc trong quá trình kiểm tra, cơ quan Thuế không có đủ thời gian để kiểm tra kỹ từng doanh nghiệp một nên chưa phát hiện ra sai phạm lúc đấy. Mặc dù thế, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra hóa đơn lại xem có cái nào cần điều chỉnh hay không, để tránh trường hợp sau thanh tra vẫn bị gọi lên giải trình. Điều này bao gồm việc kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn đã được cơ quan chức năng xem xét, đảm bảo rằng không có hóa đơn nào bị bỏ sót hoặc kê khai sai. Sau đó tiến hành lưu trữ các hồ sơ liên quan để có thể dễ dàng tra cứu và đối chiếu khi cần thiết.

Tuy nhiên, cũng không phải cứ chăm chăm vào 3 thời điểm này để kiểm tra hóa đơn, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra hóa đơn theo định kỳ tháng, quý hoặc năm để đảm bảo mọi thứ đều ở trạng thái ổn phòng trường hợp có quá nhiều hóa đơn cần phải kiểm tra nhưng không đủ thời gian. Đặc biệt là trường hợp Thuế kiểm tra mà không báo trước.

Những hóa đơn doanh nghiệp cần tập trung kiểm tra

Sẽ có những hóa đơn nắm điểm “chốt” doanh nghiệp hay ngó lơ nhưng cơ quan Thuế chắc chắn sẽ nhắm vào, vậy nên doanh nghiệp cần tập trung kiểm tra hóa đơn:

(1) Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

Hóa đơn GTGT thể hiện rõ các khoản thuế GTGT phải nộp và được sử dụng phổ biến trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với nhau. Vì liên quan trực tiếp đến việc khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý kiểm tra hóa đơn GTGT về tính hợp lệ và hợp pháp của loại hóa đơn này. Sai sót hoặc gian lận liên quan đến hóa đơn GTGT có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng về thuế và pháp lý.

(2) Hóa đơn bán hàng được sử dụng cho các doanh nghiệp khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

Tuy nhiên, hóa đơn bán hàng thường được sử dụng trong các giao dịch bán lẻ hoặc các giao dịch không áp dụng thuế GTGT. Doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn bán hàng kỹ lưỡng để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch đều được ghi nhận đầy đủ và chính xác, tránh tình trạng bỏ sót doanh thu hoặc ghi nhận sai lệch.

(3) Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…

Đây là các loại hóa đơn hoặc chứng từ đặc biệt, thường được sử dụng trong các ngành nghề hoặc dịch vụ cụ thể. Doanh nghiệp cũng cần chú trọng kiểm tra để đảm bảo rằng các loại hóa đơn này được sử dụng và ghi nhận đúng cách, đặc biệt là trong các giao dịch đặc thù, để tránh những sai sót trong việc kê khai thuế.

(4) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Đây là các chứng từ đặc biệt, được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật Việt Nam. Việc kiểm tra các chứng từ này rất quan trọng, đặc biệt là trong các giao dịch quốc tế hoặc các dịch vụ đặc thù như vận tải và ngân hàng. Sai sót trong việc ghi nhận các chứng từ này có thể ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Quy trình 3 bước để kiểm tra hóa đơn nhanh chóng và chính xác

Quá trình kiểm tra hóa đơn đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác từ doanh nghiệp để tránh các rủi ro liên quan đến thuế. Việc thực hiện đúng các bước sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được một kế hoạch kiểm tra hóa đơn hiệu quả, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời giảm thiểu nguy cơ bị truy thu thuế hoặc xử phạt từ cơ quan thuế.

=> Xem thêm: Kiểm tra hồ sơ thuế trong doanh nghiệp đúng cách (tổng hợp các bộ hồ sơ cần kiểm tra và quy trình chuẩn để kiểm tra)

Quy-trinh-kiem-tra-hoa-don

Bước 1. Thu thập toàn bộ hóa đơn trong kỳ.

Trước tiên, bạn cần phải thực hiện thu thập toàn hộ hóa đơn lại trong một khoảng thời gian nhất định, có thể là theo từng kỳ kế toán.

Sau đó, bạn tiến hành kiểm tra sơ bộ và lập danh sách các loại hóa đơn có dấu hiệu sai lệch về nội dung hay số liệu.

Bước 2: Phân loại và xây dựng kế hoạch kiểm tra hóa đơn cụ thể.

Căn cứ vào kết quả thu thập, doanh nghiệp cần phân loại hồ sơ, báo cáo về hóa đơn để xây dựng kế hoạch kiểm tra cụ thể. Đây cũng chính là một bước quan trọng trong quy trình để không hóa đơn nào dễ dàng “pass” vòng kiểm tra.

1- Kiểm tra hóa đơn đã kê khai có dấu hiệu có sai sót

Đầu tiên, doanh nghiệp cần rà soát lại các hóa đơn đã kê khai trong báo cáo thuế để tìm ra các sai sót có thể xảy ra, như số liệu không khớp, hóa đơn trùng lặp, hoặc các thông tin không chính xác.

>> Đọc chi tiết các kiến thức hay:

Ngoài ra, doanh nghiệp cần so sánh các hóa đơn đã kê khai với số liệu trên hệ thống kế toán và với các báo cáo tài chính. Điều này bao gồm việc kiểm tra tính hợp lý của số tiền ghi trên hóa đơn, tính chính xác của các thông tin về người mua, người bán, và các thông tin chi tiết khác. Những sai sót phổ biến có thể bao gồm việc ghi sai mã số thuế, ghi nhầm ngày tháng, hoặc ghi sai số tiền.

2- Kiểm tra hóa đơn chưa kịp kê khai

Có những hóa đơn vì lý do nào đó chưa được kê khai trong các kỳ trước. Việc kiểm tra này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn đều được kê khai đúng hạn.

Doanh nghiệp cần rà soát lại tất cả các giao dịch và hóa đơn đã phát sinh nhưng chưa được kê khai trong các kỳ báo cáo thuế trước. Việc này có thể liên quan đến việc kiểm tra lại các thư từ điện tử, hồ sơ giấy tờ, hoặc dữ liệu trong phần mềm kế toán để đảm bảo không có hóa đơn nào bị bỏ sót.

3- Kiểm tra hóa đơn đầu ra theo quy định hiện hành

Hóa đơn đầu ra là cơ sở để doanh nghiệp ghi nhận doanh thu và xác định số thuế giá trị gia tăng (VAT) phải nộp. Việc kiểm tra hóa đơn đầu ra giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn đã phát hành đều tuân thủ quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp cần đối chiếu các hóa đơn đầu ra với doanh thu ghi nhận trong sổ sách kế toán, đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn đầu ra đều được lập đúng thời hạn, đúng mẫu hóa đơn và đúng thông tin theo quy định của pháp luật. Điều này cũng bao gồm việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, bao gồm chữ ký điện tử, mã số thuế của người mua, và các thông tin khác theo yêu cầu của cơ quan thuế.

4- Kiểm tra hóa đơn đầu vào của DN bỏ trốn

Đây là bước kiểm tra liên quan đến việc xác định các hóa đơn đầu vào từ các doanh nghiệp đã bỏ trốn, ngừng hoạt động hoặc bị coi là “công ty ma”. Hóa đơn từ những doanh nghiệp này thường không có giá trị pháp lý và không được khấu trừ thuế.

Doanh nghiệp cần xác minh các đối tác cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ đã phát hành hóa đơn đầu vào, từ kiểm tra thông tin về tình trạng hoạt động của doanh nghiệp đối tác trên cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế đến tra cứu thông tin doanh nghiệp để đảm bảo rằng đối tác vẫn hoạt động bình thường và không có dấu hiệu bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động.

>> Tham khảo: Danh sách doanh nghiệp rủi ro cao về hóa đơn

Bước 3. Tiến hành kiểm tra hóa đơn kỹ lưỡng

Đối với tổ chức được tự in hóa đơn và các tổ chức đặt in hóa đơn

Thứ nhất, doanh nghiệp cần kiểm tra các căn cứ để xác định điều kiện được tự in hóa đơn của tổ chức được tự in hóa đơn trước.

Thứ hai, tiến hành kiểm tra tính liên tục, logic của số lượng hóa đơn xuất dùng được phản ánh trên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để phát hiện tình trạng sử dụng cách số hóa đơn, trùng hóa đơn.

Thứ ba, bạn cần kiểm tra tính chính xác của tờ thông báo phát hành hóa đơn, kiểm tra mẫu hóa đơn để xác định có đảm bảo nội dung theo quy định hay không.

Trường hợp qua quy trình kiểm tra hóa đơn, bạn phát hiện bản thân không đủ điều kiện để in hóa đơn hoặc có vi phạm các quy định về in ấn hóa đơn thì có thể sẽ xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

Đối với tổ chức mua hóa đơn tại Cơ quan Thuế.

Thứ nhất, kiểm tra tính hợp lý của các thông tin ghi trong đơn đề nghị mua hóa đơn. Đó có thể là tên doanh nghiệp, mã số thuế hay địa chỉ…

Thứ hai, tiến hành kiểm tra sổ mua hóa đơn được Cơ quan Thuế cấp để xác nhận số lượng hóa đơn mua đã khớp với yêu cầu trước đó chưa, xác nhận ngày mua chính xác chưa hay sổ mua đã có dấu xác nhận của cơ quan Thuế chưa.

Thứ ba, doanh nghiệp cũng cần đối chiếu họ tên, số chứng minh thư nhân dân của người trực tiếp đến mua hóa đơn với họ tên, số chứng minh thư ghi trong đơn hoặc trong giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền.

Thứ tư, kiểm tra, đối chiếu số lượng hóa đơn đăng ký mua lần trước đã sử dụng để đảm bảo số lượng hóa đơn bán tối đa không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của lần mua trước đó.

Một số lỗi sai doanh nghiệp hay mắc phải về hóa đơn sau khi kiểm tra?

Thực tế có không ít những khó khăn và sai sót có thể xảy ra về hóa đơn, nhất là trong quá trình chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ hay mắc phải những lỗi sai chính sau khi thực hiện quy trình kiểm tra hóa đơn dưới đây.

Lỗi sai 1: Hóa đơn ghi thiếu địa chỉ, ghi thiếu mã số thuế, ghi sai tên khách hàng, sai ngày thành lập

Nhiều doanh nghiệp sau khi kiểm tra hóa đơn mới phát hiện ra mình thường gặp lỗi ghi thiếu địa chỉ, mã số thuế, tên khách hàng hoặc sai ngày thành lập… Điều này có thể gây khó khăn trong việc đối chiếu và làm giảm tính hợp lệ của hóa đơn, dẫn đến việc hóa đơn không được chấp nhận khi quyết toán thuế hoặc khi thực hiện các giao dịch tài chính.

>> Tìm hiểu thêm tại:

Lỗi sai 2: Lập 1 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn ghi sai của cùng bên mua

Nhiều doanh nghiệp cũng hay thực hiện gộp thành 1 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn ghi sai của cùng một bên mua mà không tách bạch từng trường hợp sai sót. Điều này có thể gây nhầm lẫn và khó khăn trong việc theo dõi, kiểm tra lại từng giao dịch cụ thể, và làm cho việc xử lý thuế trở nên phức tạp hơn.

Lỗi sai 3: Lập hóa đơn điều chỉnh ghi sai tên hàng hóa

Sau kiểm tra hóa đơn 1 lượt, nhiều khi doanh nghiệp phát hiện ra có một số hóa đơn điều chỉnh được lập nhưng ghi sai tên hàng hóa hoặc dịch vụ. Sai sót này có thể gây ra sự nhầm lẫn về loại hàng hóa, ảnh hưởng đến việc áp dụng thuế suất, quản lý tồn kho và xác nhận giao dịch.

Lỗi sai 4: Hóa đơn ghi sai thuế suất phải lập biên bản và hóa đơn điều chỉnh

Áp dụng sai thuế suất khiến cho doanh thu tính thuế có thể tăng hoặc giảm bất hợp lý, khi cơ quan Thuế phát hiện ra sẽ quy về lỗi doanh nghiệp bạn đang cố tình gian lận thuế.

Lập hóa đơn điều chỉnh để sửa lỗi này chính là cách nhằm tránh rủi ro bị phạt hoặc yêu cầu hoàn thuế không hợp lệ.

Lỗi sai 5: Hóa đơn ghi sai giá tính thuế GTGT, số tiền chiết khấu

Ghi sai giá tính thuế GTGT hoặc số tiền chiết khấu trên hóa đơn ảnh hưởng lớn đến khâu tính toán thuế GTGT phải nộp, dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính và quyết toán thuế.

Rủi ro từ lỗi này ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp, vì vậy, bạn cần phải kiểm tra hóa đơn thật kỹ càng.

Vậy doanh nghiệp có thể làm gì để xử lý hóa đơn sai phạm một cách vẹn toàn?

Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan Thuế nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai

Căn cứ tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phương án xử lý hiệu quả nhất doanh nghiệp có thể làm là hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.

Bước 1: Người nộp thuế lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan Thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn có mã đã lập có sai sót.

Bước 2: Sau khi cơ quan Thuế thực hiện hủy hóa đơn đó, doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn mới, ký số gửi Thuế để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót

Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ người mua, các nội dung khác cũng không sai.

Căn cứ theo Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bạn cần phải thông báo hóa đơn có sai sót cho cả người mua và cơ quan Thuế mà KHÔNG PHẢI LẬP LẠI HÓA ĐƠN.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT.

Trường hợp 3: Hóa đơn sai về MST, giá tiền trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…

Căn cứ theo Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:

Phương án 1: Lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH cho hóa đơn có sai sót.

Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua.

Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
Người bán ký số trên hóa đơn mới điều chỉnh, sau đó gửi cho người mua (đối với hóa đơn không có mã) hoặc gửi cho cơ quan Thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (đối với hóa đơn có mã).

Phương án 2: Lập hóa đơn THAY THẾ

Bên bán có thể lập hóa đơn mới để thay thế cho hóa đơn có sai sót rồi gửi lại cho bên mua.

Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn mới thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn mới thay thế, sau đó gửi cho người mua (đối với hóa đơn không có mã) hoặc gửi cho cơ quan Thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (đối với hóa đơn có mã).

Trường hợp 4: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ

Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định nhưng sau đó phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn đã lập đồng thời thông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn.

Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, trường hợp đơn vị đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng phát hiện hóa đơn giấy đã lập trước đó có sai sót thì phương án xử lý như sau:

Lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót.
Người bán thực hiện thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi tới Cơ quan thuế.
Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn sai sót đã lập phải có dòng chữ: Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm.

Trường hợp 6: Phát hiện hóa đơn Điều chỉnh hoặc Thay thế tiếp tục có sai sót

Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, trường hợp người bán đã lập hóa đơn điện tử Điều chỉnh hoặc Thay thế cho hóa đơn bị sai sót, nhưng sau đó tiếp tục phát hiện hóa đơn có sai sót thì ở các lần xử lý tiếp theo, người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Ví dụ A: Khi phát hiện tên hàng hóa có sai sót trên hóa đơn điện tử -> Người bán lập hóa đơn điều chỉnh -> Hóa đơn tiếp tục có sai sót -> Tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh, không được lập hóa đơn mới để thay thế.

Ví dụ B: Tiền thuế trên hóa đơn điện tử bị viết sai -> Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế -> Hóa đơn tiếp tục có sai sót -> Tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới thay thế, không được lập hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp 7: Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan Thuế có sai sót

Căn cứ khoản 2 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC

Cách xử lý:

Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu HĐĐT tại bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT: Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.
Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu đã gửi có sai sót: Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phải điền đủ các thông tin: Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (Chỉ trừ các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Trên đây là toàn bộ kiến thức bổ ích về quy trình kiểm tra hóa đơn cho doanh nghiệp. Việc kiểm tra hóa đơn là một bước vô cùng quan trọng, vì nếu có sơ suất nhỏ mà không phát hiện kịp thời, doanh nghiệp bạn sẽ phải chịu đựng có thể là hậu quả nặng nề nhất nếu không thể giải trình đúng. Hi vọng rằng những kiến thức mà Taca cung cấp trên đây sẽ là hành trang hữu ích cho bạn trong quá trình điều hành và phát triển doanh nghiệp.

Tham khảo ngay Dịch vụ kế toán thuế, chiến lược quản trị tối ưu chi phí thuế tại Taca. Ngoài việc có thể giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt những kiến thức liên quan đến tối ưu thuế, tại đây, Taca cung cấp toàn bộ các thủ tục từ phát hành hóa đơn, giao dịch hành chính thuế, biên tập hóa đơn chứng từ, kê khai báo cáo thuế, ghi nhận sổ sách kế toán thuế, lập báo cáo tài chính, lập báo cáo quyết toán thuế (gồm cả thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân), kiện toàn hoàn thiện hồ sơ chứng từ liên quan để bảo vệ số liệu về doanh thu, thu nhập và chi phí được trừ ghi nhận trong năm và cuối cùng là trách nhiệm giải trình số liệu kế toán thuế khi có quyết định thanh tra thuế.