Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp – 5 trọng yếu trong quy trình báo cáo

Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn là căn cứ đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động và phát triển bền vững của một doanh nghiệp. Chính vì thế, hiểu và xử lý đúng báo cáo thuế TNDN không chỉ là nhiệm vụ quan trọng mà còn là yếu tố sống còn để tự bảo vệ doanh nghiệp trước pháp luật.

Để giúp các doanh nghiệp nắm rõ và thực hiện quy trình báo cáo thuế TNDN một cách hiệu quả, bài viết này sẽ đi sâu vào các khía cạnh quan trọng nhất trong việc báo cáo thuế, từ việc xác định hình thức kê khai, nắm rõ thời hạn nộp báo cáo, chuẩn bị giấy tờ cần thiết, cho đến các bước kê khai và nộp báo cáo thuế TNDN trực tuyến nhanh chóng. 

2 lỗi phổ biến trên báo cáo thuế TNDN cần tránh: Chủ động bảo vệ lợi ích doanh nghiệp của bạn

Báo cáo thuế TNDN đề cập tới hoạt động khai báo chi tiết các thông tin về thu nhập, chi phí, số thuế phải nộp từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và các loại thu nhập khác của một doanh nghiệp. Chính vì mức độ phức tạp trong loại báo cáo thuế này nên doanh nghiệp thường gặp sai sót gây rủi ro.

2 lỗi phổ biến trên báo cáo thuế TNDN

Thứ nhất, Lỗi trong báo cáo số liệu: Một trong những lỗi phổ biến nhất doanh nghiệp hay mắc phải chính là sai sót trong việc báo cáo số liệu.

Đơn giản như nhân sự nhập sai số liệu từ hệ thống ghi chú hoặc hệ thống kế toán vào báo cáo thuế TNDN chẳng hạn.

Sử dụng chứng từ, tài liệu không phản ánh đúng bản chất giao dịch hoặc giá trị giao dịch thực tế, điều này sẽ “giúp” doanh nghiệp bạn xác định sai số tiền thuế phải nộp, số tiền thuế được miễn, số tiền thuế được giảm, số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế không phải nộp.

Hay các bạn kế toán quên không kê khai hoặc khai sai về thuế đối xuất nhập khẩu.

Ngay cả trường hợp doanh nghiệp có doanh thu bằng đồng ngoại tệ, theo quy định phải quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh giao dịch, nhưng thực tế, một số doanh nghiệp thực hiện không đúng theo quy định, áp dụng sai tỷ giá quy đổi để làm giảm doanh thu trong tính thuế TNDN theo hướng có lợi cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, các nghiệp vụ kinh tế đã được phản ánh đầy đủ trên hệ thống sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ hợp pháp nhưng doanh nghiệp nhầm lẫn rồi khai sai căn cứ tính thuế hoặc số tiền thuế được khấu trừ hoặc xác định sai trường hợp được miễn, giảm, hoàn thuế dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn.

Nghe thì đơn giản nhưng chính các lỗi đơn giản này dẫn đến sự không khớp giữa báo cáo thuế và các hồ sơ tài chính, cơ quan Thuế nhìn vào sẽ xác định DN cố tình khai lệch, có hành vi trốn thuế nên DN có nguy cơ bị phạt từ Thuế.

Thứ hai, Lỗi thiếu thông tin hoặc tài liệu hỗ trợ: Nếu báo cáo thuế không có đủ thông tin hoặc nộp thiếu tài liệu hỗ trợ để minh chứng cho các số liệu được báo cáo, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu phải cung cấp thêm thông tin hoặc làm lại báo cáo.

Thông thường,doanh nghiệp hay bỏ sót bảng đăng ký tiền lương, hay khi hạch toán chi phí tiền lương nhưng thiếu hợp đồng lao động; thậm chí là bảng lương còn không có người ký nhận.

Ngoài ra, việc thiếu bảng kê đi kèm hồ sơ quyết toán thuế cũng là một lỗi doanh nghiệp thường bỏ quên khi nộp báo cáo thuế TNDN.

Để tránh được những lỗi không đáng trên, mời bạn đọc tiếp nội dung phần sau.

5 trọng yếu trong quy trình báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp

1. Lựa chọn hình thức kê khai thuế TNDN phù hợp

Báo cáo thuế sẽ đơn giản hơn nếu bạn làm đúng ngay từ bước đầu tiên. Đó là muốn lập báo cáo thuế TNDN vẹn toàn, bạn cần xác định được hình thức kê khai thuế phù hợp với doanh nghiệp mình. 

Hiện nay có 2 hình thức kê khai thuế TNDN được thiết kế để phù hợp với đặc thù hoạt động của các doanh nghiệp, bao gồm:

Hình thức 1: Kê khai tạm tính thuế TNDN theo quý

Về cơ bản, trong năm tính thuế TNDN, bạn chỉ được chọn một trong hai hình thức kê khai thuế tạm tính theo quý theo mẫu số 01A/TNDN hoặc 01B/TNDN. 

Giả sử có những doanh nghiệp xảy ra trường hợp bị lỗ năm trước hoặc doanh nghiệp mới thành lập thì phải kê khai thuế tạm tính theo quý theo mẫu số 01A/TNDN.

Tuy nhiên hiện nay, DN kê khai thuế TNDN theo quý chỉ cần kê khai số tạm tính phát sinh và nộp chậm nhất vào ngày thứ 30 của quý sau. Doanh nghiệp không cần phải nộp tờ khai thuế TNDN tạm tính hàng quý nữa (theo thông tư 151/2014/TT – BTC).

>> Xem thêm bài viết liên quan:

• Các loại báo cáo thuế doanh nghiệp phải nộp
• Báo cáo thuế giá trị gia tăng – 6 vấn đề doanh nghiệp cần lưu tâm
• Báo cáo thuế thu nhập cá nhân – Một số điều quan trọng doanh nghiệp cần biết 
• Những lưu ý khi làm báo cáo thuế nhà thầu nước ngoài

Hình thức 2: Kê khai theo từng lần phát sinh

Những ai có thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản và hoạt động kinh doanh khác thì sẽ sử dụng hình thức kê khai theo từng lần phát sinh thu nhập.

Ngoại trừ trường hợp thuế TNDN từ chuyển nhượng vốn của nhà thầu nước ngoài hay thuế TNDN kê khai theo theo từng lần phát sinh, thì hầu hết doanh nghiệp phải khai quyết toán năm và quyết toán đến thời điểm giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc tổ chức lại doanh nghiệp (chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp).

2. Thời hạn nộp tiền thuế và nộp báo cáo thuế TNDN

Theo lẽ, thực hiện tốt nghĩa vụ nộp báo cáo thuế TNDN phải song hành với việc nắm được thời gian nộp tiền thuế và thời gian nộp báo cáo thuế. 

Xét theo quy định, doanh nghiệp bạn phải nộp tiền tạm tính thuế TNDN muộn nhất vào ngày thứ 30 của quý tiếp theo. 

Việc quyết định đóng bao nhiêu tiền thì doanh nghiệp bạn tự tính toán, nhưng phải đảm bảo số tiền tạm nộp trong 4 quý tính đến 30/1 năm kế tiếp làm sao ít nhất bằng 80% số tiền quyết toán phải nộp cả năm. Hiểu đơn giản là, khi số tiền tạm nộp dưới 80% thì bạn sẽ bị cơ quan Thuế phạt.

Ví dụ, khi quyết toán thuế TNDN năm 2022, công ty B tính toán số tiền phải nộp là 100 triệu tính đến 30/1/2023. 

Tức là, tiền thuế tạm nộp 4 quý ít nhất phải là 100 x 80% = 80 triệu. 

Giả sử công ty B đã nộp 70 triệu đồng chẳng hạn, công ty sẽ bị tính tiền chậm nộp là “(80 – 70) x 0.03 x số ngày chậm nộp” tính từ 1/2/2023 đến ngày nộp số tiền 10 triệu đồng còn thiếu trước đó.

>> Quan tâm:

• Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành & hoãn lại
• Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN – chi phí hợp lý hợp lệ
• Các chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN thường bị loại

Tuy nhiên, nếu bạn thuộc doanh nghiệp phải khai quyết toán thuế TNDN khi giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc tổ chức lại doanh nghiệp, thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNDN chậm nhất là ngày thứ 45, kể từ ngày có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động doanh nghiệp.

Có thể ví dụ như sau, ngày 21/10/2023, công ty X ra quyết định giải thể công ty. Như vậy, công ty X phải khai quyết toán thuế chậm nhất là ngày 26/11/2023. Tuy nhiên, ngày này lại trùng với ngày nghỉ hằng tuần (Chủ nhật), do đó hạn chốt của thời hạn nộp thuế được tính là ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ đó, cụ thể là ngày 27/11/2023 (thứ Hai).

3. Báo cáo thuế TNDN “chuẩn” bao gồm những giấy tờ gì?

Sự đầy đủ và chính xác của một báo cáo thuế phụ thuộc phần lớn ở khâu này. Theo yêu cầu của cơ quan Thuế, báo cáo thuế TNDN của bạn chỉ được chấp thuận khi bộ hồ sơ có đầy đủ các loại giấy tờ sau:

1- Tờ khai quyết toán thuế TNDN theo mẫu số 03/TNDN kèm theo Thông tư 151/2014/TT-BTC 

2- Báo cáo tài chính năm quyết toán

Bộ BCTC bao gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bảng cân đối tài khoản

Ngoài ra còn có phụ lục đi kèm: Thuyết minh báo cáo tài chính và Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.

3- Phụ lục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (tùy vào lĩnh vực kinh doanh của DN để có thể lựa chọn phụ lục phù hợp)

Nếu bạn là DN thuộc ngành sản xuất, thương mại, dịch vụ: sử dụng phụ lục 03-1A/TNDN.

Nếu bạn là các ngân hàng, tổ chức tín dụng: sử dụng phụ lục 03-1B/TNDN.

Nếu bạn là công ty chứng khoán hay quản lý quỹ đầu tư chứng khoán: áp dụng phụ lục 03-1C/TNDN.

4- Hồ sơ quyết toán thuế TNDN

5- Một số phụ lục khác (tương ứng với những trường hợp cụ thể)

*Lưu ý thêm là riêng với các doanh nghiệp có dự án đầu tư tại nước ngoài thì cần bổ sung thêm các hồ sơ khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

>> Tìm hiểu thêm:

• Các hành vi gian lận thuế TNDN doanh nghiệp cần tránh
• Kinh nghiệm quyết toán thuế công ty sản xuất – 4 lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp & kế toán
• Kinh nghiệm quyết toán thuế công ty xây dựng – cách thức chuẩn để quyết toán thành công

4. Hướng dẫn làm báo cáo thuế TNDN trực tuyến chuẩn xác

Giống như báo cáo thuế GTGT, quá trình kê khai thuế TNDN cũng đã trở nên dễ dàng hơn khi sử dụng phần mềm Hỗ trợ Kê khai Thuế (HTKK), thông qua các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào phần mềm HTKK, tiến hành đăng nhập.

Sau đó, tiến hành chọn mục quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Bước 2: Tiếp theo, điền đầy đủ các thông tin như chọn năm quyết toán, danh mục nghề nghiệp, phụ lục kê khai, gắn phụ lục bắt buộc là 03-1A/TNDN – Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chọn đồng ý.

Bước 3: Điền các chỉ tiêu theo biểu mẫu hiển thị.

Bước 4: Hoàn thành việc nhập dữ liệu lên biểu mẫu. Xuất kết quả ở dạng XML và gửi trực tuyến cho Cơ quan Thuế..

5. Nhanh hơn với 3 bước nộp tờ khai thuế TNDN lên cơ quan thuế

Khi đã hoàn tất bộ hồ sơ và hoàn thành xong việc kê khai, DN có thể nộp báo cáo thuế TNDN lên cơ quan thuế thông qua trang hệ thống của Tổng cục Thuế.

Chi tiết quy trình nộp báo cáo thuế TNDN như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống cổng thông tin của Tổng cục Thuế tại website https://thuedientu.gdt.gov.vn.

Bước 2: Trên giao diện website, chọn chức năng khai thuế, chọn tiếp mục Nộp tờ khai XML, sau đó bấm Chọn tệp tờ khai.

Cửa sổ Open hiện ra, tìm đến thư mục lưu tệp tờ khai đã Kết xuất, sau đó bấm vào tệp tờ khai cần kê khai, rồi bấm Open. Từ đó có thể chọn được file XML cần nộp.

Bước 3: Nhấn ký điện tử.

Trên giao diện “Nộp tờ khai XML”, DN nhấn chọn “Ký điện tử”.

Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ nhập mã PIN của USB Token, người nộp thuế cần nhập mã PIN của chữ ký số vào phần “User PIN” rồi nhấn chọn ô “Login”.

Trường hợp thông tin hoàn toàn chính xác, bước ký điện tử thành công thì hệ thống sẽ gửi thông báo “Ký tệp tờ khai thành công!”. Việc của người nộp thuế khi này là nhấn “OK” để xác nhận.

Bước 4: Nhấn lệnh “Nộp tờ khai” để gửi tờ khai thuế GTGT lên cơ quan thuế.

Bước 5: Chọn chức năng “Tra cứu” để kiểm tra xem báo cáo này đã chắc chắn được gửi đi hay chưa.

Hệ thống hiển thị thành công thì DN bạn đã thực hiện nộp báo cáo thuế GTGT thành công rồi đấy.

4 lưu ý khi lập tờ khai thuế TNDN

Việc kê khai thuế liệu có diễn ra đúng quy trình và hợp pháp hay không phụ thuộc rất lớn vào người thực hiện kê khai. Nhất là những tân kế toán chưa có cơ hội thực chiến nhiều. 

Vì vậy, đứng trên cương vị là một người đi trước, Taca đã lọc ra một số nguyên tắc quan trọng sau dành cho kế toán mới nói riêng và doanh nghiệp nói chung.

1. Kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin theo quy định.

Đây là nguyên tắc, là trách nhiệm, là đạo đức của người thực hiện kê khai. Hãy thử đứng từ góc độ DN, nếu từng con số, từng thông tin trên tờ khai đều chính xác, có phải là quá trình xét duyệt diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn? Điều này không chỉ giúp DN bạn tránh những sai sót không đáng có mà còn chứng minh rằng, bạn đang thực hiện nghĩa vụ của mình một cách trung thực và minh bạch. 

2. Chữ viết và chữ số trên tờ khai phải rõ ràng, dễ đọc.

Bên cạnh đảm bảo tính đầy đủ, chính xác ở trên, để quá trình xét duyệt của cơ quan Thuế diễn ra “ok” thì bạn cần chú trọng hơn độ dễ đọc của các thông tin được ghi trên tờ khai thuế. Dĩ nhiên điều này sẽ giúp cho quá trình xử lý và xét duyệt của Thuế dễ dàng hơn mà bạn còn giảm thiểu nguy cơ nhầm lẫn và sai sót gây rủi ro.

Giả sử rằng, bên phần doanh thu tính thuế TNDN bạn ghi số này, nhưng trong bảng doanh thu tính GTGT, bạn vô tình viết thừa nét, cơ quan Thuế khi kiểm tra nhìn thành số khác. Lúc này, số liệu chênh lệch xảy ra, cơ quan Thuế sẽ làm gì? Cơ quan Thuế lập tức gửi yêu cầu doanh nghiệp bạn phải giải trình số liệu không đồng nhất này. Việc này không chỉ làm cho quy trình trở nên phức tạp hơn mà còn tốn thêm thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.

>> Tham khảo thêm: 

• Rủi ro về thuế và quản trị rui ro về thuế
• Quy trình kiểm tra thuế để tìm ra sai phạm của doanh nghiệp
• Thanh tra kiểm tra thuế – doanh nghiệp cần làm gì đạt kết quả tốt?
• Kinh nghiệm giải trình thuế cho doanh nghiệp

3. Bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu của người nộp thuế hoặc người đại diện hợp pháp của người nộp thuế theo pháp luật.

Chữ ký và con dấu của người nộp thuế hoặc người đại diện hợp pháp là minh chứng cho sự xác nhận và cam kết về tính chính xác của thông tin kê khai. Đây cũng là yếu tố quan trọng để cơ quan thuế có thể xác minh và truy cứu trách nhiệm khi cần thiết. 

Vì vậy, nó không chỉ là yêu cầu hình thức mà còn là biện pháp bảo vệ cho mình trong quá trình giao tiếp với cơ quan thuế, điều này đồng nghĩa với việc thiếu sót 1 trong 2 điều có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý không đáng có.

4. Lập tờ khai thuế trước thời hạn nộp.

Tại sao phải lập tờ khai thuế trước thời hạn nộp? Việc chuẩn bị và nộp tờ khai thuế đúng hạn hoặc sớm hơn thời hạn quy định vừa giúp DN bạn tránh được các khoản phạt do nộp trễ vừa tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý và kiểm tra thông tin bởi cơ quan thuế. Đừng để “nước đến chân mới nhảy”, “ra trận mới mài giáo”. Bạn có thể tưởng tượng rằng, khi nộp tờ khai sớm, bạn phát hiện có thông tin sai sót. Lúc này, bạn lại có thêm thời gian để khắc phục các sai sót đó và điều chỉnh lại thông tin trước khi hạn chót.

Việc nắm vững quy trình và yêu cầu của báo cáo thuế TNDN không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, thực hiện báo cáo chính xác và kịp thời, mà còn giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình hoạt động kinh doanh. TACA hy vọng rằng những kiến thức và hướng dẫn liên quan đến loại báo cáo thuế quan trọng này sẽ là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hóa quản lý tài chính và chiến lược phát triển của mình. 

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm thực chiến trong ngành giúp bạn định hướng được bài toán kế toán thuế cho DN của mình; với quy trình thực hiện bài bản, chuyên nghiệp được thiết kế riêng phù hợp theo nhu cầu thực tiễn từng doanh nghiệp và sự đồng hành dài lâu khi bạn gặp vấn đề cần các chuyên gia giải đáp, dịch vụ báo cáo thuế tại Taca sẽ là “chỗ dừng chân lý tưởng” nhất cho bạn. Ở đây, Taca sẽ giúp bạn thực hiện một báo cáo thuế vẹn toàn từ hoàn thành các thủ tục về thuế đúng hạn, tối ưu chi phí thuế phải nộp hàng tháng/quý cho doanh nghiệp, bàn giao số liệu chuẩn xác đến việc xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh.

Dịch vụ báo cáo thuế TACA

>> Các dịch vụ liên quan:

• Dịch vụ kế toán thuế trọn gói
• Dịch vụ soát xét sổ sách kế toán
• Dịch vụ quyết toán thuế 
• Dịch vụ hoàn thuế

Taca Business Consulting!